MA NU AL www.ftf.se Mitt lokala FTF UPPDATERAD 2012-05-22
INNEHÅLL 1. Riktlinjer för Mitt lokala FTF 4 1.1. Inledning 4 1.2. Riktlinjernas syfte 4 1.3. Syftet med lokala sidor på FTFs webb 4 1.4. Sidor på Mitt lokala FTF 4 1.5. Sidor för Förtroendevald 5 1.6. Webborganisationen och ansvar 5 1.7. Redaktionella riktlinjer 6 1.8. Utveckling, anpassningar och idéer 6 2. Så hittar du till den lokala sidan 7 3. Startsidan 7 3.1. Att redigera startsidan 8 4. Det här gör vi 9 5. Aktuellt 10 6. Lokal information 11 6.1. Att ändra texten på sidan Lokal information 11 6.2. Att lägga till nya sida under Lokal information 11 7. Dokument 12 8. Kalender 13 9. Ladda upp dokument och bilder i filhanteraren 14 10. Länkar 15 11. Tabeller 16
Klubbens namn Föreningens namn Här kan du ändra dina personliga uppgifter så att dom alltid är aktuella. Namn Namn Xxxvägen 88 77777 Ort epost@epost.se Xxx FTF-förening Förtroendevalda Namn Namn F-Ordförande på XX-förening Mobiltelefon: 070-888888 Arbetstelefon: 08-66666 epost@epost.se
4 1. RIKTLINJER FÖR MITT LOKALA FTF 1.1. Inledning FTFs webbplats ska vara det självklara valet för alla anställda inom försäkringsbranschen när de söker information som rör arbetsliv och villkor på arbetsplatser i branschen. Det är målbilden för FTFs nya webbplats som lanserades i maj 2012. Under hela arbetet med webbplatsen har ledoreden varit användarvänlig, medlemsnära och varumärkesbyggande. t Användarvänlig FTFs webbplats ska vara tydlig, lättnavigerad och lättanvänd. Besökarens behov oavsett målgrupp ska stå i centrum. t Medlemsnära Besökarna på FTFs webbplats är nästan uteslutande medlemmar i FTF. Därför ska webbplatsen svara upp mot deras behov. Medlemsnära handlar också om att använda ett lättbegripligt språk. t Varumärkesbyggande Webbplatsen ska understödja bilden av FTF som det självklara valet för alla som jobbar i branschen. Genom att ge en tydlig bild av FTF, vad vi står för och vad vi gör, stärker vi banden till medlemmar och kan även attrahera nya medlemmar. Dessa ledord gäller också framöver när webben utvecklas vidare. De utgör också grund för FTFs lokala klubbar och föreningar, när ni fyller Mitt lokala FTF med innehåll. 1.2. Riktlinjernas syfte Syftet med dessa riktlinjer är att ge stöd och hjälp för er som lokalt arbetar med det nya verktyget, webben. säkerställa att webben, de centrala och de lokala sidorna tillsammans, bildar en helhet som stärker FTFs varumärke. 1.3. Syftet med lokala sidor på FTFs webb FTF är det medlemsnära förbundet. Eftersom den egna arbetsplatsen och den lokala klubben/föreningen ligger närmare medlemmen än förbundet, är lokala webbsidor något som medlemmarna förväntar sig ska finnas/vill ha. Mitt lokala FTF är ett komplement till de centrala sidorna på webbplatsen och ska ha fokus på lokal information och lokalt material. Ni publicerar bara sådant som rör medlemmar och förtroendevalda i just er klubb/förening. 1.4. Sidor på Mitt lokala FTF De sidor som finns förberedda under Mitt lokala FTF, och som är tillgängliga för alla medlemmar i klubben/föreningen är 1. Startsida 2. Det här gör vi 3. Aktuellt 4. Lokal information 5. Dokument 6. Kalender 7. Mina förtroendevalda Föreningen/klubben har också sidor som endast nås av de förtroendevalda. På dessa sidor kan dokument laddas upp och behörighetssättas så att de enbart är tillgängliga för styrelsen. För förtroendevalda finns dessa sidor: 1. Aktuellt 2. Dokument 3. Kalender 4. Lokalt medlemsregister 5. Lönen på bolaget Så här är de olika sidorna tänkta att användas. Lokal landningssida Innehållet på startsidan hämtas från de sidor som ligger i vänstermenyn. I vissa fall genereras innehållet på startsidan automatiskt, i andra fall pekar ni själva ut vad som ska synas på startsidan. Överst på sidan finns en introduktionstext default som presenterar föreningen/klubben. Denna text är redigeringsbar och kan anpassas efter era lokala förhållanden. Default-texten ska ligga till grund för textens uppbyggnad och omfång. Introduktionstexten får inte tas bort. Läs vidare på sidorna 7 8 om startsidans innehåll. Det här gör vi På den här sidan har ni möjlighet att skriva friare om den verksamhet ni bedriver, presentera styrelsen, berätta om planerna för året med mera. Aktuellt Sidan Aktuellt används för att informera om aktuella lokala händelser och aktiviteter av tillfälliga karaktär. Det ska vara information som vänder sig medlemmar, till exempel inbjudan till medlemsmöten, information från senaste styrelsemötet, läges rapport från pågående förhandling, information om ett nytt lokalt avtal sådant som är på gång och som är aktuellt. Informationen under Aktuellt skrivs in som text, ni laddar inte upp dokument här. De tre senaste notiserna under Aktuellt visas automatiskt på startsidan. Notiserna under Aktuellt avpubliceras automatiskt efter 90 dagar (men ni kan självklart avpublicera själva tidigare än så) efter 90 dagar är det helt enkelt inte aktuellt längre. Skulle ni känna att informationen behöver finnas kvar längre än så, ska informationen förmodligen publiceras under Lokal information i stället. Lokal information Texterna under Lokal information är av mer permanent karaktär. Det kan till exempel vara korta
beskrivande texter om lokala villkor som är specifika för arbetsplatsen. Det kan också vara lokala medlemsförmåner, information om arbetsmiljörelaterade frågor och beskrivning av föreningens arbete i partsgemensamma organ som till exempel ledningsgrupper och bolagsstyrelse. Dokument Vill ni att medlemmarna ska ha tillgång till olika dokument, laddar ni upp dem här. Dokument som laddas upp ska vara så lätta som möjligt och helst i pdf-format. Worddokument bör inte innehålla stora bilder. Detta för att hålla nere utrymmet på servern. Dokumenten ska kategoriseras så att de hamnar under någon av följande rubriker: Protokoll Lokala avtal Nyhetsbrev/utskick Vår verksamhet Årsmöteshandlingar Övrigt Kalender Här kan ni lägga in aktiviter som vänder sig till medlemmar eller som det är bra att de har kännedom om. När ni har styrelsemöte kan till exempel vara bra att medlemmarna känner till. Mina förtroendevalda På den här sidan och undersidorna visas vilka förtroendevalda som finns i er klubb/förening. Informationen hämtas direkt ur medlemsregistret. Visas fel personer, beror det på att uppgifterna inte är uppdaterade i medlemsregistret. Även sidorna suppleanter, kontaktombud, revisorer och valberedare hämtar informationen direkt från medlemsregistret. Porträttbilder på dessa sidor måste läggas in centralt, ni tar då kontakt med webbredaktören på kansliet för att få hjälp med detta. Det finns också sidor för arbetsmiljöombud och representation i bolagsstyrelser och ledningsgrupper. Den informationen måste ni själva lägga in. 1.5. Sidor för Förtroendevald Aktuellt Även på sidorna som nås enbart av förtroendevalda i er förening/klubb, finns en sida som heter Aktuellt. Där kan ni puffa för utbildning eller en FTF-kurs, informera om nytt material, kalla till möten för styrelsen eller för alla förtroendevalda, uppmaningar att läsa på material/information i någon viktig fråga och kampanjinformation i samband med värvning till exempel. Dokument Här lägger ni dokument som enbart vänder sig till förtroendevalda. Sidorna Dokument för kontaktombud och Dokument för arbetsmiljöombud nås av alla förtroendevalda i föreningen/klubben. Dokument som läggs upp under Dokument för styrelsen, nås bara av styrelsen. Dokumenten kategoriseras så att de hamnar under någon av följande rubriker: Möteshandlingar Styrelseprotokoll Övriga protokoll Verksamhetsplanering Motioner Övrigt Dokument som laddas upp ska vara så lätta som möjligt och helst i pdf-format. Worddokument bör inte innehålla bilder. Detta för att hålla nere utrymmet på servern (formulera om kanske?) Kalender Det finns möjlighet att ha ett kalendarium riktat till förtroendevalda i den egna klubben/föreningen. Lokala aktiviteter som rör det fackliga jobbet, ex styrelsemöten, medlemsmöten, planeringsmöten men också bolagsorgan där det finns facklig representation kan läggas här. Om man vill kan också centrala aktiviteter läggas in. Lokalt medlemsregister På den här sidan finns information om det lokala medlemsregistret och en länk till det. Sidan är inte redigerbar. Tillgång till det lokala medlemsregistret har ordinarie styrelseledamöter och medlemsregisteransvarig. Medlemsregistret är inte en del av webbplatsen. När ni klickar på den gröna knappen med texten Lokalt medlemsregister, skickas ni vidare till själva medlemsregistret. Lönen på bolaget Via den här sidan når ni lönestatistik för medlemmarna på bolaget. Själva statistiken ligger i det lokala medlemsregistret, när ni klickar på den gröna knappen med texten Lönen på bolaget, skickas ni vidare till det lokala medlemsregistret. 1.6. Webborganisationen och ansvar Levande webb är bra men viktigast av allt är att det inte ligger gammal eller inaktuell information på er lokala sida. Ni väljer själva hur aktiva ni vill vara på er Mitt lokala FTF men väljer ni att vara aktiva, innebär det också ett ansvar. Även om webbverktyget är hyfsat lätt att jobba i och det finns en manual att tillgå, bör någon i styrelsen gå en utbildning innan ni börjar publicera på Mitt lokala FTF. Alla ordinarie ledamöter i styrelsen samt webbansvarig har behörighet att publicera, redigare och ta bort information på er lokala sida. Men det bästa är att ni ändå utser någon som har huvudansvaret och att ni i styrelsen också har en genomtänkt idé om hur ni ska använda Mitt lokala FTF. 5
Ibland blir det fel. Därför har kansliet rätt att gå in på lokala sidor och redigera/korrigera det som står där. Det kan det vara så lite som att rätta ett stavfel eller göra en mindre språklig korrigering. Vid större ingrepp, som rättat sakinnehåll och borttagande av information, ska kansliet informera berörd förening om det som gjorts. 1.7. Redaktionella riktlinjer Mitt lokala FTF bildar tillsammans med de centrala sidorna en helhet det är en enda webbplats. Därför är de inte tillåtet att lägga in egna bilder och grafiska element på Mitt lokala FTF. Det visuella ska följa FTFs grafiska manual och designspecifikationen för webbplatsen. I sidmallarna för de lokala sidorna finns bilder och bildpuffar som kan aktiveras om så önskas. Dessa kan användas för att skapa variation på sidorna. Innehållet på Mitt lokala FTF kompletterar innehållet på de centrala sidorna, och ska därför ha fokus på det lokala. Information/aktuellt som redan finns på centrala webben ska därför inte läggas in lokalt. Tänk på att texter på webben generellt ska vara korta. Helst ska hela texten på en sida rymmas på en normalstor skärm. Språket som används ska följa FTFs copyplattform. Ha ett du-tilltal, tänk på att du skriver till en medlem. FTF följer Språkrådets skrivregler, www.sprakradet.se. 1.8. Utveckling, anpassningar och idéer FTFs klubbar och föreningar har alla olika behov, beroende på storlek och organisatorisk struktur. Att göra en lokal sida som passar alla föreningar och klubbar är en utmaning, och för några kommer Mitt lokala FTF inte vara optimalt. FTF kommer inte att göra större anpassningar för enskilda lokala föreningar eller klubbar. Däremot tar vi gärna emot önskemål och idéer som input inför vidareutvecklingen av Mitt lokala FTF. Att ta ett samlat grepp kring utveckling och förändringar blir både billigare och mer tidseffektivt. 6
2. SÅ HITTAR DU TILL DEN LOKALA SIDAN Alla föreningar och klubbar har egna lokala sidor med lokal information för sina medlemmar och förtroendevalda. De lokala förenings- och klubbsidorna nås genom inloggning på FTFs centrala webbplats www.ftf.se. Här klickar du för att komma till din föreningssida och även din klubbs sida om du har en sådan. 3. STARTSIDAN Klubb (för dem som har) Förening På startsidan finns ett urval av föreningen eller klubbens information. Informationen på startsidan hämtas från de sidor som ligger i vänstermenyn. Har du en klubb på sin arbetsplats kan du växla mellan förening och klubb i mittenfältet. 2 1 Klubbens namn Föreningens namn Här kan du ändra dina personliga uppgifter så att dom alltid är aktuella. Namn Namn Xxxvägen 88 77777 Ort epost@epost.se 1 Inledningstext 2 Vänstermeny 3 Aktuellt Här finns aktuell information. De tre närmast i tiden ligger på startsidan. 8 Förtroendevalda 3 4 Xxx FTF-förening 9 10 4 Lokal information Här lägger ni mer permanent information. De viktigast ligger på startsidan och resten på en egen sida. 5 Dokument De dokument som ni väljer att visa. 5 6 7 6 Kalender Här visas de tre kalenderhändelser som ligger närmast i tiden. 7 Förtroendevalda - kontakt Här finns bild på ordförande och möjlighet att ställa fråga till lokalt förtroendevalda. Namn Namn F-Ordförande på XX-förening Mobiltelefon: 070-888888 Arbetstelefon: 08-66666 epost@epost.se 8 Förtroendevalda - meny Denna meny ser bara förtroendevalda. 9 Blogg-puff 10 Bild-puff 7
3.1. Att redigera startsidan Så här ändrar du på den information som har att göra med startsidan. Högerklicka någonstans på sidan och välj Till redigeraläge. Föreningens namn Klubbens namn Förtroendevalda Du är nu inne i publiceringsverktyget Episervers redigeraläge. Klicka på Redigera. + Föreningens namn Klubbens namn Förtroendevalda 8
Så här ändrar du startsidans innehåll. När du är klar klickar du på Spara och publicera. För att se sidan utanför Eipserver klickar du på uppe till höger. + 1 1 Inledningstext Längst upp kan du ändra inledningstexten. 2 2 Fråga FTF - text Här ändrar du den text som syns vid ett formulär där besökare kan ställa frågor till er. 3 3 Fråga FTF E-post. OBS! Innan ni fyllt i e-postadress syns inte formuläret på startsidan! 5 4 4 Bloggpuff Här skriver du om du vill skapa en puff med text och länk till en blogg, om ni har en sådan. 6 6 Bildpuff Här kan du lägga in en bild och om du vill ange en länk. I filhanteraren ligger bilder med budskapen Glad påsk!, Skön sommar! och God jul!. Läs mer i avsnittet Ladda upp bilder och dokument i filhanteraren. 5 Dokument på startsidan Här väljer du ut vilka dokument som ska visas på startsidan. Observera att du också behöver lägga upp de här dokumenten i vänster menyn under Dokument, se avsnittet Dokument. 9
Läs mer i avsnittet 4. DET HÄR GÖR VI Gör så här för att skriva text på sidan Det här gör vi. Gå till redigeraläge i Episerver. Fäll ut Menyn genom att klicka på +. Klicka sedan på Det här gör vi i menyn. Klicka på Redigera. Skriv din text och formatera rubriker genom att använda dropdown-fältet Om vi vill kan du välja bild genom att klicka under textfälet på den här symbolen. + Ladda upp bilder och dokument i filhanteraren. Förtroendevalda När du är klar klickar du på Spara och publicera. 5. AKTUELLT Gör så här för att lägga till en ny sida under aktuellt. Gå till redigeraläge i Episerver. Fäll ut Menyn genom att klicka på +. Högerklicka sedan på Aktuellt i menyn och välj Nya sida. Sedan skapar du innehåll på din sida genom att ange Namn Rubrik: Är frivilligt och ger en rubrik på själva sidan som skiljer sig från sidas namn. Innehåll: Här skriver du ditt innehåll och ger rubriker rätt format i dropdown-fältet. Bild: Om vi vill kan du välja bild genom att klicka under textfälet på den här symbolen. När du är klar klickar du på Spara och publicera. 10 Dina aktuella sida kommer dels att visas under rubriken Aktuellt i vänster menyn men dessutom visas de tre senaste i korthet på startsidan.
6. LOKAL INFORMATION 6. 1. Att ändra texten på sidan Lokal information Gå till redigeraläge i Episerver. Fäll ut Menyn genom att klicka på +. Klicka sedan på Lokal information i menyn. Klicka på Redigera. Ändra texten och formatera rubriker genom att använda dropdown-fältet. Om vi vill kan du välja bild genom att klicka under textfälet på Välj bild. När du är klar klickar du på Spara och publicera. + Förtroendevalda 6. 2. Att lägga till nya sida under Lokal information Högerklicka på rubriken Lokal information i vänstermenyn och välj Ny sida. Skapa innehåll på din nya sida genom att ange Namn Rubrik: Är frivilligt och ger en rubrik på själva sidan som skiljer sig från sidas namn. Innehåll: Skriv innehåll och ge rubriker rätt format i dropdown-fältet. Bild: Om vi vill kan du välja bild genom att klicka under textfälet på Välj bild. OBSERVERA! För att sidan ska visas på startsidan måste du kryssa i rutan Visa artikel på Startsidan! När du är klar klickar du på Spara och publicera. Din nya sida kommer att visas under rubriken Lokal information i vänstermenyn och på startsidan om du gjort det valet. 11
Läs mer i avsnittet 7. DOKUMENT Gör så här för att lägga till ett dokument. Gå till redigeraläge i Episerver. Fäll ut Menyn genom att klicka på +. Under Rubriken hittar du en lista på olika typer av dokument. Klicka på den dokumenttyp som passar för det dokument som du ska ladda upp, exempelvis Protokoll. Klicka sedan på Redigera. Klicka på Lägg till länk för att välja dokument från filhanteraren. Ladda upp bilder och dokument i filhanteraren. För att lägga upp en nytt dokument från din dator klicka här. Klicka på fliken Dokument, se till att kryssrutan Dokument på denna webbplats är vald och klicka sedan på rutan längst ned till höger. Klicka sedan på Klubb filer och sedan på mappen med din förenings eller klubbs namn. Välj sedan mappen Dokument (om ni har en sådan mapp) och den fil du vill ladda upp. Klubb filer När du är klar klickar du på Spara och publicera. 12 Ditt nya dokument kommer att visas på sidan Protikoll under Dokument i vänstermenyn. Du kan dessutom välja att dokumentet ska visas på starsidan där motsvarande Lägg till länk finns, se avsnittet Startsidans inenhåll.
8. KALENDER Gör så här för att lägga till händelse i kalendern. Gå till redigeraläge i Episerver. Fäll ut Menyn genom att klicka på +. Högerklicka sedan på Kalender i menyn och välj Ny sida. Sedan skapar du innehåll på din sida genom att ange Namn Rubrik. Är frivilligt och ger en rubrik på själva sidan som skiljer sig från sidas namn. Kalender - datum: När händelsen äger rum (endast startdatum är möjligt att ange). Kalender - plats: Var händelsen äger rum. Innehåll: Här skriver du ditt innehåll och ger rubriker rätt format i dropdown-fältet. Bild: Om vi vill kan du välja bild genom att klicka under textfälet på den här symbolen. När du är klar klickar du på Spara och publicera. Händelsen kommer nu att visas både på sidan Kalender i vänstermenyn men även på startsidan där de tre senaste händelserna listas. 13
9. LADDA UPP BILDER OCH DOKUMENT I FILHANTERAREN För att kunna lägga till en bild på en sida eller länka till ett dokument måste du först ladda upp bilden eller dokumentet i filhenteraren. Det gör du så här. Klicka på symbolen längst upp till höger i episervers redigeraläge...... varvid filhanteraren öppnar sig i till höger i episerver-vyn. Klubb filer Klicka på Klubb filer och sedan på mappen med din förenings eller klubbs namn. Välj sedan den mapp där du vill att bilden eller dokumentet ska ligga. Du kan enkelt skapa en ny mapp genom att klicka på. Klicka på för att lägga till en bild eller ett dokument som du har på din dator. Klicka sedan på Browse för att välja bild eller dokument på din dator. Klicka sedan på Spara. Bilden eller dokumentet ligger nu i filhanteraren. Klubb filer Klubb filer Om det är en bild som du laddat upp kan du lägga till den på en sida genom att öppna rätt sida och sedan klicka på Välj bild. Om det är ett dokument som du laddat upp kan du lägga till dokumentet till exempel under dokument. Läs mer om det under avsnittet Dokument. 14
10. LÄNKAR Du kan skapa klickbara länkar från till en sida på den lokala webbplatsen, eller till FTFs centrala webbplats. En länk kan dessutom gå till en annan webbplats. Så här skapar du en länk. Gå till redigeraläge och välj den sida där du vill skapa en länk. Markera det ord som ska vara klickbart. Klicka sedan på för att ange målet för länken. I den ruta som dyker upp väljer du om du vill länka till en Sidan på denna webbplats eller Sida på annan webbplats. (Bokmärke på denna sida kräver att du gör bokmärke på sidan först och tas inte upp i denna beskrivning.) Ska du länk till sida på webbplatsen klickar du på välja sida i strukturen. för att När du klickat på sida, klicka på Välj och sedan ok. Om du ska göra en länk till en sida på annan webbplats skriver du in hela adressen i fältet, exempelvis http://dn.se. Kom ihåg att ange att länken ska öppnas i nytt fönster vid Målram. När du redigerar startsidan finns, som beskrevs tidigare, möjligheten att skapa en blogg-puff för högerspalten. Om du anger en text och skapar en länk kommer automatiskt en pil att visas före länken.
11. TABELLER Ibland kan du behöva använda tabeller för att beskriva din information. Så här gör du en tabell. Klicka först på den plats där du vill att tabellen ska hamna. Klicka sedan på symbolen infoga tabell Välj antal kolumner och rader. Hoppa gärna över att ange bredd. Då kommer tabellen att fylla ut hela bredden. Ange bredd i procent om du vill att den ska vara smalare. Genom att vid Klass ange Tabell eller Tabell utan ram får du ett snygg fördefinierat utseende på tabellen. Skriv in text i tabellen. Ange gärna rubrikformat Rubrik 3 (grön) till tabellens rubrikrad. Vill du lägga till eller ta bort rad eller kolumn använder du de här symbolerna: Vill du sammanfoga celler, markera cellerna och klicka på den här symbolen. Vill du dela upp en cell klickar du först på cellen och sedan på den här symbolen. Vill du ta bort ramen går du tillbaka till inställningarna genom att klicka någonstans i tabellen och sedan på igen. Vid Klass väljer du Tabell utan ram. 16