Kommunstyrelsens arbetsutskott 5 september 2016 1 (20) Plats och tid: Bröderna Ericssonrummet kl 09.00-12.47 Ajournering 10.15-10.30, 11.25-11.37, 12.20-12.27 Beslutande: Per Gruvberger (S), ordförande Torbjörn Parling (S) Anders Nilsson (V) Christer Olsson (M) Gisela Nyquist (-) Övriga deltagande: Richard Johansson, föreståndare Riddarnäset 62 Michael Björklund, säkerhetssamordnare 64 Sara Virkki-Björnberg, informatör 65 Jan-Erik Andrén, förvaltningschef 71 Maria Thiery Wase, näringslivschef 74 Annika Alfredsson, personalchef 75 Britt-Inger Gustafsson, ekonomstrateg 66, 67, 68, 69 Inge Nilsson Piehl, teknisk chef 78 Claes Hultgren, kommunchef Catrin Marsell, sekreterare Justerare: Torbjörn Parling Justeringens plats och tid: Kommunstyrelsens kansli 7 september 2016 Underskrifter: Sekreterare Catrin Marsell Ordförande Per Gruvberger Paragraf 62-78 Justerande Torbjörn Parling ANSLAG/BEVIS Justeringen har tillkännagivits genom anslag Organ: Kommunstyrelsens arbetsutskott : 5 september 2016 Anslagsdatum: 8 september 2016 Datum för anslags nedtagande: 30 september 2016 Förvaringsplats Kommunstyrelsens kansli Underskrift Annika Jansson
Kommunstyrelsens arbetsutskott 5 september 2016 2 Au 62 Information om HVB-verksamheten för ensamkommande Föreståndaren Richard Johansson informerar arbetsutskottet om aktuell verksamhet vid kommunens HVB-hem för ensamkommande. Befintliga arbetsprocesser beskrivs liksom förberedelser för tillämpning av boendekedjor (asyl-put-utslussning-lägenhet). Vidare beskrivs Konceptet Hitta-rätt, vilket kommer användas i arbetet inom boendena från och med nästa vecka. Kommunens förvaltningar har en pågående dialog och samverkan för att snabbt kunna strukturera arbetet i syfte att hantera kommande förändringar av det statliga ersättningssystemet. Idag finns 39 unga inom boendena varav 14 vid Riddarnäset (11 pojkar och 3 flickor). att lägga informationen till handlingarna.
Kommunstyrelsens arbetsutskott 5 september 2016 3 Au 63 Dnr 2016/64 Ej redovisade motioner Enligt av fullmäktige antagen arbetsordning skall kommunstyrelsen jämlikt 29 årligen till kommunfullmäktiges april/maj och oktober/november sammanträden redovisa de motioner vilkas behandling ännu ej slutförts. Den redovisning som ska presenteras för fullmäktige i oktober avges enligt följande: Patrik Fornanders (M) Motion ang. revidering av hela den kommunala vindbruksplanen, har behandlats av kommunfullmäktige 12 februari 2015. Motionen är remitterad till chefen för miljö- och bygg i samarbete med näringslivskontoret mfl. Christer Olssons (M) Motion ang. installation av alkolås i kommunens tjänstebilar och övriga fordon, har behandlats av kommunfullmäktige 12 februari 2015. Motionen är remitterad till kommunchefen. Christer Olssons (M) Motion ang. upplåtande av lämpligt område för motion och rastning av hundar, har behandlats av kommunfullmäktige 17 september 2016. Motionen är remitterad till tekniska förvaltninge. Ulla Olssons (L) Motion om återvinnings- och sopsorteringscentral i centralorten Filipstad, har behandlats av kommunfullmäktige 10 mars 2016. Motionen är remitterad till tekniska förvaltningen. Benny Ahremark-Perssons (C) Motion Skogen är framtiden, har behandlats av kommunfullmäktige 7 april 2016. Motionen är remitterad till tekniska i samråd med miljö- och bygg. Filipstadssamverkans Motion ang. policy vid rekrytering och anställning av medarbetare i Filipstads Kommun, har behandlats av kommunfullmäktige 12 maj 2016. Motionen är remitterad till kommunchefen.
Kommunstyrelsens arbetsutskott 5 september 2016 4 Helen Eriksson (FIL) och Frida Olsson (M) Motion om enkät till de lokala pensionärs- och handikapporganisationerna, har behandlats av kommunfullmäktige 12 maj 2016. Motionen är remitterad till socialförvaltningen. Ulf Söhrmans (M) Motion ang. parkeringsförbud, har behandlats av kommunfullmäktige 9 juni 2016. Motionen är remitterad till teknikutskottet. Kommunfullmäktige har vid sammanträde 28 november 1999, 89, beslutat att respektive beredningsorgan skriftligt eller muntligt vid fullmäktigesammanträdet skall redovisa sin beredning av motionerna och ange beräknad tid för sitt yttrande. Arbetsutskottet föreslår Kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige besluta att lägga motionsredovisningen till handlingarna att delge densamma till de instanser och befattningshavare som ännu ej besvarat motionerna samt att notera att Kommunallagens stadgar att en motion ska beredas så att kommunfullmäktige kan fatta beslut inom ett år från det att motionen väcktes.
Kommunstyrelsens arbetsutskott 5 september 2016 5 Au 64 Dnr 2016/46 Information om kommande beredskapsövning RIS 2017 Säkerhetssamordnaren Michael Björklund informerar om kommande krisberedskapsövning RIS 2017. Övningen genomförs i Länsstyrelsen i Värmlands regi och innefattar bland annat de flesta Värmlandskommuner, några Västra Götalandskommuner samt landstingen i Värmland och Västra Götaland. Syftet med övningen är att öka deltagarnas förmåga att hantera extraordinära händelser. Såväl tjänstemän som politiker kommer delta i övningen. RIS 2017 äger rum den 26 april 2017. I samband med informationen besvarades även frågor. att lägga informationen till handlingarna.
Kommunstyrelsens arbetsutskott 5 september 2016 6 Au 65 2016/151 Information om kommunövergripande Facebooksida Informatör Sara Virkki-Björnberg beskriver lanseringen av den kommunövergripande Facebooksida som sker den 12 september 2016. I samband med presentationen besvaras även frågor. att lägga informationen till handlingarna.
Kommunstyrelsens arbetsutskott 5 september 2016 7 Au 66 Information om nytt ekonomisystem Ekonomstrateg Britt-Inger Gustafsson ger en information kring upphandlingen av ekonomisystem. Upphandlingen har genomförts av Degerfors, Filipstad, Karlskoga, Kristinehamn och Storfors kommuner gemensamt. Upphandlingsprocessen har lett till att vi nu kommer byta system. Det nya systemet kommer införas under en projektperiod som redan startat. Filipstads kommun kommer ej anlita extern projektledare utan kommer genomföra arbetet med befintliga interna resurser. Dels hålls kostnaden nere, dels behåller organisationen kompetens som upparbetas i och med projektprocessen. Den 1 maj kommer det nya systemet att tas i bruk. I samband med informationen besvarades även frågor. att lägga informationen till handlingarna.
Kommunstyrelsens arbetsutskott 5 september 2016 8 Au 67 Dnr 2016/191 Investeringsbudget kommunstyrelsens arbetsutskott - Ekonomiskt ledningsstöd 2017 Kommunchefen Claes Hultgren och ekonomstrateg Britt-Inger Gustafsson meddelar i tjänsteskrivelse 1 september 2016 att efter upphandling av ekonomisystem har resultatet blivit att Filipstads kommun kommer att byta ekonomisystem under 2017. Enligt upphandlingsunderlag kommer det att krävas en investering på 2 200 tkr med en avskrivningstid på 13 år. Investeringskostnaden innefattar engångslicenser, installation, implementering, integration, utbildning och projektledningskostnader. Förslag till beslut att godkänna att förslaget lämnas vidare till budgetberedningen. Ekonomstrateg Britt-Inger Gustafsson och kommunchef Claes Hultgren presenterar ärendet och besvarar frågor i anslutning härtill. Med anledning av processen för införande av det nya systemet, kommer det inte att vara möjligt att upprätta en budgetuppföljning per april månad år 2017. Beslutsexp: Ek att förslaget om investeringsbudget om 2,2 mkr lämnas vidare till budgetberedningen samt att föreslå budgetberedningen att i Ekonomisk plan 2017-2019 fastställa att avsteg från ekonomiska styrprinciper får ske under år 2017 om kommunchefen så befinner det nödvändigt med anledning av systemskifte. Avsteg skall informeras kommunstyrelsen.
Kommunstyrelsens arbetsutskott 5 september 2016 9 Au 68 Dnr 2016/188 Delårsbokslut 2016, Kommunstyrelsens arbetsutskott (KSAU) Ekonomienheten har upprättat delårsbokslut för perioden 1 januari - 30 juni 2016 samt prognos för helåret 2016. Sammantaget visar redovisningen att KSAU har ett överskott med 2 650 tkr vid halvårsskiftet. Överskottet avser främst tillgängliga medel för integration, kommunstyrelse och kommunchef vilka ännu inte nyttjats. Underskott finns inom Arbetsmarknads- och integrationsenheten (AIE) med ca 2 000 tkr. Prognosen för år 2015 visar dock en budgetavvikelse om -2550 tkr. Ekonomstrateg Britt-Inger Gustafsson och kommunchef Claes Hultgren presenterar ärendet och besvarar frågor i anslutning härtill. att godkänna delårsbokslutet samt att överlämna delårsbokslutet till kommunstyrelsen.
Kommunstyrelsens arbetsutskott 5 september 2016 10 Au 69 Dnr 2016/80 Budgetuppföljning augusti 2016 Ekonomienheten har upprättat en sammanställning utvisande budgetuppföljningen för augusti månad 2016 för de verksamheter som ingår i kommunstyrelsens arbetsutskotts verksamhetsområde. Sammantaget prognostiseras ett underskott om -300 tkr för år 2016. Ekonomstrateg Britt-Inger Gustafsson och kommunchef Claes Hultgren presenterar uppföljningen och besvarar frågor i anslutning härtill. att godkänna uppföljningen samt Beslutsexp: EK att överlämna uppföljningen till kommunstyrelsen.
Kommunstyrelsens arbetsutskott 5 september 2016 11 Au 70 Dnr 2016/189 Samverkansöverenskommelse polis och Filipstads kommun Kanslichefen Catrin Marsell och säkerhetssamordnaren Michael Björklund meddelar i tjänsteskrivelse 30 augusti 2016 att i februari 2007 beslutade Rikspolisstyrelsen om nationella direktiv angående samverkan mellan polis och kommun för en lokalt förankrad polisverksamhet i hela landet. Syftet med direktiven är att de lokala polisverksamheterna runt om i landet skall utveckla sin samverkan med kommunerna. Med en gemensam problembild skall kommun och polis teckna avtal samt planera gemensamma insatser med målet att skapa en trygg och säker kommun. Filipstads- Storfors- och Kristinehamns kommun och Polisområde ÖST, Polismyndigheten i Värmland tecknade ett första samarbetsavtal 2008-10-16. När avtalet tecknades hade de fyra parterna enats om några gemensamma problemområden att prioritera samverkan kring. Detta avtal skall nu förnyats och respektive kommun skall i försättningen teckna egna strategisk samverkansöverenskommelse med LPO Kristinehamn, Polisregion Bergslagen, att utifrån sina samhällsuppdrag samt gemensam problembild samverka i det brottsförebyggande arbetet för att öka tryggheten och minska brottsligheten. Syftet med överenskommelsen är att den ska vara vägledande i det brottsföre-byggande arbetet att nå målen att minska brottsligheten och öka tryggheten. Överenskommelsen grundas på att effektivare brottsförebyggande arbete bygger på samverkan mellan Polis och Kommun. Överenskommelsen fokuserar på ett antal områden; narkotika (fokus på ungdomar), våld i offentlig miljö, trygghet i centrumkärnorna, trafiksäkerhet, relationsvåld, oseriösa/kriminella rörelser, migrationsströmmar och invandring. Förslag till beslut Att kommunstyrelsens ordförande tecknar samverkansöverenskommelsen mellan Filipstads kommun och LPO Kristinehamn, Polisregion Bergslagen.
Kommunstyrelsens arbetsutskott 5 september 2016 12 att kommunstyrelsens ordförande tecknar samverkansöverenskommelsen mellan Filipstads kommun och LPO Kristinehamn, Polisregion Bergslagen.
Kommunstyrelsens arbetsutskott 5 september 2016 13 Kommunstyrelsens arbetsutskott 13 juni 2016 32 Beslutsexp: J-E A Au 71 Au 60 Dnr 2015/216 Tilläggsuppdrag till skollokalsutredningen Ordförande Per Gruvberger föreslår att förvaltningschefen för barn- och utbildningsnämnden skall uppdras att utarbeta nya elevprognoser för grundskola och förskola under tre scenarier; - Elevutveckling utifrån nuvarande befolkning - Fortsatt inflyttning av nyanlända ytterligare 2-3 år i en omfattning som tidigare 2-3 årsperiod - En avveckling av asylboende, en utflyttning av hälften av de bosatta från utlandet sista 3 åren och ingen ytterligare bosättning av nyanlända att uppdra till förvaltningschefen för barn- och utbildningsnämnden att utarbeta nya elevprognoser för grundskola och förskola enligt ordförandes förslag samt att ärendet redovisas kommunstyrelsens arbetsutskott vid sammanträdet i september. Förvaltningschef Jan-Erik Andrén redovisar elevprognoser utifrån nuvarande befolkning. Sammantaget visar prognoserna ett relativt oförändrat behov av platser i skola och förskola de närmsta åren. Antalet barn och elever är dock större än de prognoser som finns i skolutredningen. Framför allt syns svårigheter att få tillräckligt många platser i låg- och mellanstadiet i Filipstad. att återstående redovisning av uppdraget sker till kommunstyrelsen den 21 september.
Kommunstyrelsens arbetsutskott 5 september 2016 14 Au 72 Dnr 2016/183 Ansökan om bidrag ur fonderade bygdemedel Föreningen John Ericssongruppen Länsstyrelsen meddelar i skrivelse 16 augusti 2016 att till Länsstyrelsen har inkommit en ansökan från Föreningen John Ericssongruppen samverkan ang. bidrag ur fonderade bygdemedel. Enligt 9 (SFS1998:928) förordningen om bygde- och fiskeavgifter ska samråd ske med berörda kommuner innan beslut fattas om bidrag. Länsstyrelsen anhåller om att kommunen avger yttrande senast 2016-09-16. Av ansökan framgår att sökt belopp utgör 7000 kr och att totalkostnaden för projektet uppgår till 7000 kr. att tillstyrka föreningens ansökan om bidrag ur fonderade bygdemedel. Beslutsexp: Länsstyrelsen
Kommunstyrelsens arbetsutskott 5 september 2016 15 Au 73 Dnr 2016/180 Ansökan om kommunal medfinansiering för reparation av torkhus för säd Gåsborns hembygdsförening Skogsbolaget Bergvik Skog AB har erbjudit Gåsborns hembygdsförening att överta ett gammalt torkhus för säd (en ria). Föreningen har tackat ja och beslutat att göra en upprustning av byggnaden. Föreningen kommer att söka bidrag från Landsbygdsprogrammet gällande kulturhistoriska byggnader och har även varit i kontakt med Länsstyrelsen i frågan. För att få bidrag krävs en egen ekonomisk insats om 10 % av kostnaden. Därutöver fodras en offentlig medfinansiär för minst 22,5 % av beloppet varför föreningen 2016-08-11 inkommit med skrivelse till kommunstyrelsen där man ansöker om minst 13 500 kr i bidrag till projektet. att under förutsättning av att bidrag beviljas från Landsbygdsprogrammet och att projektet genomförs, beviljas upp till 13 500 kr i bidrag från Filipstads kommun. att finansiering sker med kommunstyrelsens tillgängliga medel. Beslutsexp: Gåsborns Hembygdsförening
Kommunstyrelsens arbetsutskott 5 september 2016 16 Au 74 Dnr 2016/22 Näringslivsfrågor Näringslivschef Maria Thiery Wase informerar om aktuella projekt. Projektansökan Integration för tillväxt är inskickad till Tillväxtverket. Beslut väntas i december. Näringslivskontoret har sedan hösten 2015 undersökt möjligheter till extern finansiering av Lesjöfors Servicecenter. Det som låg närmast för handen var medel ur Landsbygdsprogrammet. Denna programperiod finns dock inte medel tillgängliga för drift av servicecenter. Projektet Ung idé kommer fortsätta som Ung digital idé i Compares regi. Samverkan med projektet Hållbar handel kan vara möjlig. att lägga informationen med godkännande till handlingarna.
Kommunstyrelsens arbetsutskott 5 september 2016 17 Au 75 Dnr 2016/23 Personalfrågor Personalchef Annika Alfredsson informerar om kommande upphandling av personalsystem. Upphandlingen kommer ske genom den administrativa nämnden och en konsult kommer anlitas för arbetet. Nytt system beräknas tas i bruk i oktober 2018. Personalchefen rapporterar om aktuell status beträffande årets lönerevision. att med godkännande lägga informationen till handlingarna.
Kommunstyrelsens arbetsutskott 5 september 2016 18 Au 76 Dnr 2016/194 Planuppdrag Kommunstyrelsens ordförande Per Gruvberger föreslår att förvaltningschefen för Miljö- och bygg uppdras klarlägga vissa förutsättningar för utveckling av markanvändning. att uppdra till förvaltningschefen för Miljö- och byggnadsförvaltningen att ta fram underlag för planuppdrag gällande Finnshyttan. Uppdraget ska syfta till dels att få fram ett antal byggklara tomter för enskilda hem, dels ge flexibilitet och möjlighet för större projekt att utformas i området. att se på möjligheterna för placering av ett punkthus centralt i Filipstads tätort och se på vilka planuppdrag en sådan placering skulle kräva. Beslutsexp: FC MOB
Kommunstyrelsens arbetsutskott 5 september 2016 19 Kommunstyrelsen 24 augusti 2016 37 Au 77 Ks 78 Dnr 2016/175 Ang. remiss Regional indelning tre nya län (SOU 2016:48) Kommunchef Claes Hultgren informerar om den planerade remisskonferensen i Värmland den 26 augusti, då kommuner i vårt närområde kommer diskutera remissvar och de viktiga frågorna för våra kommuner. De frågorna omfattar bland annat möjligheter till gränsöverskridande samverkan. Vidare diskuterade mötet hanteringen av denna remiss inom Filipstads kommun. Kommunstyrelsen beslutar att lägga kommunchefens information till handlingarna. Christer Olsson föreslår att Filipstads kommun begär förlängd svarstid till och med den 18 oktober. att begära förlängd svarstid till och med den 18 oktober.
Kommunstyrelsens arbetsutskott 5 september 2016 20 Au 78 Information vänortsbesök till Kina Teknisk chef Inge Nilsson Pihl informerar om det kommande vänortsbesöket till Kina. Besöket planeras äga rum runt månadsskiftet oktober/november 2016. att lägga informationen till handlingarna. Beslutsexp: FC MOB