KOMMUNGEMENSAM VERKSAMHETSHANDBOK Fastställt av Dokumentansvarig Datum Ställföreträdande kommundirektör Annette Andersson Enhetschef Christina Karlberg 2014-01-28 1 (5) Sociala medier
2 (5) Sociala medier är enligt Wikipedia ett Samlingsnamn för platser och tjänster på nätet som för samman människor och låter dem skapa eget innehåll och interagera med varandra. Det kan till exempel vara bloggar, forum som Facebook, Linkedin, Twoo eller Socl, mikrobloggar som Twitter eller Wikier alltså en snabb och sökbar webbplats där sidorna enkelt och snabbt kan redigeras av besökarna själva till exempel uppslagsverk som Wikipedia. Det kan också vara webbplatser för att dela med sig av bilder eller filmklipp som till exempel Flickr, Instagram eller Youtube samt Second life alltså spel i virtuella världar, som till exempel Farmville. Det som skiljer sociala medier från andra digitala medier är den sociala interaktionen. Sociala medier handlar enkelt uttryckt om människor som för konversationer online. Idag använder många företag och organisationer sociala medier för att kommunicera med sina målgrupper, eftersom det är ett snabbt och enkelt sätt att nå fram och skapa en dialog. Ett skäl till att marknadsföra sig i Sociala Medier är viral marknadsföring, det vill säga att ett budskap, tjänst eller produkt är så unik och/eller intresseväckande att de individer som exponeras för den har en stor benägenhet att, utan incitament, sprida den vidare till sin bekantskapskrets. Syfte Vi vill uppmana till dialog med Kalmar kommun, vi vill underlätta för medborgarna att komma i kontakt med Kalmar kommun och vi vill starta diskussioner om kommunens verksamhet. Den främsta anledningen till att Kalmar kommun ska delta i olika sociala medier är för att möta medborgare på deras egna mötesplatser och skapa bra kanaler för kommunikation in till Kalmar kommun. Vi ska dock inte räkna med att invånarna kommer att kasta sig över vår information bara för att vi deltar i diskussionen, utan Kalmar kommuns främsta syfte bör vara att öka förståelsen för hur kommunen fungerar. Ett annat syfte är en ökad omvärldsbevakning för att veta vad som diskuteras bland medborgarna. Skäl till att kommunen ska delta i sociala medier Att media inte skriver betyder inte att det saknas en intresserad publik Bemöta rykten och öka chanserna för viral spridning För omedelbar och snabb kommunikation För att avlasta kontaktcenter och medarbetare För en tätare och direkt dialog med medborgarna Att synas i olika sökmotorer Men observera att delta aldrig på måfå, definiera först varför, för vem och vad ni vill uppnå med er medverkan. Precis som i alla informationskampanjer. deltagande kräver engagemang. öppenhet kan innebära risker bestäm var ni drar gränsen. var personlig, men inte privat. andra gör (oftast) jobbet bättre än oss, men det är viktigt att bevaka det som skrivs om Kalmar kommun och vår verksamhet. dialogen sker på mottagarens villkor. Låt användarna agera på egna villkor, men tillhandahåll ramar genom ett starkt budskap
3 (5) tekniken ger möjlighet till nya kommunikationssätt, men förälska dig inte i lösningarna. Innehållet är fortfarande det viktigaste!! Lagar och regler Lagstiftningen har inte hängt med den snabba digitala utvecklingen och därför finns det inga solklara regler för vad som gäller för hur kommunen kan använda sig av de digitala medierna. Det finns dock enligt Sveriges Kommuner och Landstings jurister några tumregler. Yttrandefrihet Yttrandefriheten gäller alla medborgare, det vill säga frihet att i tal, skrift eller bild eller på annat sätt meddela upplysningar samt uttrycka tankar, åsikter och känslor. Handlingar som omfattas av sekretess får inte förekomma på sociala medier. Kalmar kommuns IT-säkerhetspolicy reglerar dock att tillgången till Internet är ett arbetsverktyg. Det finns inga tydliga gränser mellan privatperson och yrkesroll. Sociala medier innebär dock ingen större skillnad jämfört med tidigare. Samma regler gäller på Internet som i det dagliga livet och arbetet. Det är inte acceptabelt att vara otrevlig eller sprida rykten. Det är viktigt att visa hänsyn, vara lyhörd och ha en känsla för andra personers integritet. Tänk på vilken roll du har När du kommunicerar i din roll som medarbetare i Kalmar kommun ska det alltid framgå tydligt att det är på myndighetens uppdrag. Den person som kommunicerar för kommunens räkning i de sociala medierna, måste ha fått uppdraget av sin närmaste chef. Utifrån tryckfrihetsförordningen och utlämnande av allmänna handlingar måste dock fler än en person ha tillgång till inloggningsuppgifter. Privatperson eller politiker Som privatperson eller politiker är dina inlägg på nätet inte allmän handling, men det är viktigt att du inte blandar ihop dina roller. Tänk på att inte skriva saker som rör din handläggning eller ditt uppdrag. En eventuell tystnadsplikt gäller även på nätet. Tänk alltid noga efter vad du skriver på nätet och vilka uppgifter du har tillgång till. Uppgifter kan få snabb spridning och konsekvenserna kan i värsta fall bli olyckliga. Det är långt ifrån enkelt att ta bort uppgifter som en gång lagts ut. Deltar kommunens anställda privat i sociala medier, men får en fråga som rör arbetet bör den anställde uppmana frågeställaren att skicka vidare frågan till kommunens officiella Facebook-sida eller via e-post så att vi kan registrera den som allmän handling.
4 (5) Allmän handling De inlägg som görs på olika sociala medier inom ramen för vår verksamhet är allmänna handlingar. Det innebär att du måste ta ställning till diarieföring, förvarande, bevarande och gallring. Dessa handlingar ska hållas ordnande precis på samma sätt som andra allmänna handlingar. Eftersom det som skrivs på sociala medier inte ska vara sådant som omfattas av sekretess, behöver de oftast inte registreras, men inläggen ska struktureras så att de är lätt sökbara. Gallringsregler Det mesta som skrivs i sociala medier är sådant som kan anses vara av tillfällig eller ringa betydelse. Därför kan vi plocka bort inaktuella inlägg förutsatt att det finns gallringsregler om att handlingar av tillfällig eller ringa karaktär får gallras när de inte längre är aktuella. Dessa regler finns beslutade i kommunens dokumenthanteringsplan. Företeckning över externa webbplatser Kalmar kommun ska även ha en förteckning över vilka externa webbplatser vi är aktiva på och vem som har inloggningsuppgifter. Alla som deltar i sociala medier i Kalmar kommuns namn måste därför anmäla det till kommunledningskontoret. Skärmdump Webbplatsen, bloggen, etc bör ögonblickförvaras genom att man varje halvår gör en skärmdump av de aktuella webbplatserna. Den som registrerat kontot ansvarar för att detta blir gjort och finns med i dokumenthanteringsplanerna. Ansvar för besvarande För samtliga sociala medier Kalmar kommun deltar i gäller förvaltningslagen, det vill säga inlägg får inte lämnas olästa och obesvarade under semester, sjukdom eller annan ledighet. Kalmar kommun ska följa JO:s utlåtande om att bevaka inkommande handlingar minst en gång om dagen samt att besvara dem skyndsamt. Andras kommentarer/inlägg Om det finns möjlighet för andra att skriva inlägg har Kalmar kommun ett ansvar för att kontrollera det som skrivs. Dessutom måste kommunen upplysa om att eventuella kommentarer på de externa webbplatserna blir allmän handling. Lagen om elektroniska anslagstavlor innebär att vi tydligt måste informera om vilka regler som gäller på sidan. Vi måste kontrollera minst en gång i veckan att det inte finns några olagliga eller olämpliga inlägg. Dessa kan tas bort om de finns med i gallringsreglerna. c/o Kalmar Sociala medier är precis som telefonsamtal, e-post eller personliga möten exempel på olika kommunikationsvägar. Även här är du en representant för Kalmar kommun och naturligtvis gäller vår kvalitetspolicy och våra kvalitetslöften. Vi möter dig med respekt och engagemang. Vi finns här för dig!
5 (5)