Upphandling av rekryteringsverktyg till Konkurrensverket

KKV1000, v1.3, 2011-12-15 FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG 2015-05-22 Dnr 183/2015 1 (23) Upphandling av rekryteringsverktyg till Konkurrensverket Sista anbudsdag: 2015-06-25 Adress 103 85 Stockholm Besöksadress Torsgatan 11 Telefon 08-700 16 00 Fax 08-24 55 43 konkurrensverket@kkv.se

2015-05-22 Dnr 183/2015 2 (23) 1. Inledning Härmed inbjuds anbudsgivare att lämna anbud enligt nedan angivna förutsättningar. 1.1 Presentation av Konkurrensverket Konkurrensverket är förvaltningsmyndighet för konkurrensfrågor och den offentliga upphandlingen. Konkurrensverkets arbete med den offentliga upphandlingen inkluderar ett upphandlingsstöd. Konkurrensverket ska verka för en effektiv konkurrens i privat och offentlig verksamhet till nytta för konsumenterna samt en effektiv offentlig upphandling till nytta för det allmänna och marknadens aktörer. Konkurrensverket kommer att ha cirka 150 anställda hösten 2015. Mer information finns på Konkurrensverkets webbplats www.konkurrensverket.se. 1.2 Upphandlingens syfte Konkurrensverket avser att upphandla tillhandahållandet av ett webbaserat rekryteringsverktyg med tillhörande tjänster och anta en (1) leverantör för uppdraget. Konkurrensverket har behov av ett användarvänligt och flexibelt rekryteringsverktyg. Konkurrensverket genomför ungefär 10-20 rekryteringar per år med upp till 350 ansökningar per annons. 1.3 Avtalsperiod Avtalet gäller från det datum avtalet är undertecknat av båda parter. Avtalet löper därefter i två (2) år. Konkurrensverket äger rätt men har ingen skyldighet att förlänga avtalet med ytterligare ett (1) år i taget i upp till två (2) år. Den maximala avtalstiden kan alltså komma att uppgå till fyra (4) år. Önskar Konkurrensverket nyttja rätten till förlängning ska detta skriftligen meddelas Leverantören senast en (1) månad innan avtalstidens upphörande. Avtalet upphör i annat fall utan föregående uppsägning. Det finns ingen garanti att Konkurrensverket förlänger avtalet. 1.4 Bilagor/förteckning Detta Förfrågningsunderlag består av detta dokument samt följande bilagor: Bilaga 1 Sanningsförsäkran, underskrift och accept Bilaga 2 Anbudsformulär

2015-05-22 Dnr 183/2015 3 (23) 2. Administrativa förutsättningar och krav 2.1 Upphandlingsförfarande Upphandlingen sker genom ett förenklat förfarande med föregående annonsering enligt 15 kap. 3 lagen (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU). 2.2 Disposition av anbudet m.m. För att säkerställa likabehandling och underlätta utvärdering av anbud ombeds anbudsgivaren att följa dispositionen i detta förfrågningsunderlag. Konkurrensverket ser gärna att Bilaga 2 Anbudsformulär används vid anbudsgivning. Krav som är obligatoriska för anbudsgivare att uppfylla i upphandlingen anges som ska/ska. Krav som ställs på anbudsgivare, eventuella underleverantörer och tjänsten anges som ett ska krav i fet text. Beviskrav på vad som ska bifogas anbudet för att visa på kravuppfyllnad avseende anbudsgivare, anbud eller underleverantör anges som ett understruket ska. Anbudsgivaren ansvarar själv för att samtliga efterfrågade intyg, redogörelser och dokument bifogas anbudet. 2.3 Frågor och svar Om anbudsgivaren har några frågor med anledning av förfrågningsunderlaget ställs sådana frågor skriftligen till upphandling@kkv.se. Frågor och svar publiceras tillsammans med svar på Konkurrensverkets webbplats www.konkurrensverket.se. Svar kommer inte att lämnas senare än 6 dagar före sista anbudsdag. Frågor som inkommer senare än 10 dagar innan sista anbudsdag riskerar att inte besvaras. Publicerade svar och eventuella förtydliganden blir en del av tillämpliga delar som en del av förfrågningsunderlaget och gäller således som ett underlag för anbudsgivning. Anbudsgivaren ansvarar själv för att hålla sig uppdaterad. 2.4 Formella krav på anbudet Följande krav gäller på anbudet: Anbudet ska vara Konkurrensverket tillhanda senast torsdag 25 juni 2015. Anbudsgivaren ansvarar för att anbudet har inkommit i rätt tid. Anbud som inkommer för sent kommer inte beaktas. Anbudet ska lämnas i ett pappersexemplar (anbud via fax eller e-post accepteras inte). Anbudet bör lämnas i en försluten försändelse utan företagsbeteckning och ska vara tydligt märkt att försändelsen innehåller anbud i denna

2015-05-22 Dnr 183/2015 4 (23) upphandling. Förslagsvis kan försändelsen vara märkt med Anbud, dnr 183/2015 Rekryteringsverktyg. Anbudet ska innehålla företagsnamn, organisationsnummer och kontaktuppgifter. Anbudet ska vara undertecknat av behörig företrädare. Anbudsgivaren ska acceptera de kommersiella villkoren. Anbudet ska vara skrivet på svenska (kopior på utländska intyg och diplom utfärdade av behörig myndighet/certifieringsorgan i tredje land godtas dock på engelska). Anbudet ska vara bindande till och med den 30 november 2015. Om denna upphandling blir föremål för överprövning i allmän förvaltningsdomstol kan Konkurrensverket komma att bereda anbudsgivarna tillfälle att förlänga anbudens giltighetstid Anbudets undertecknande, anbudens giltighetstid och accept av de kommersiella villkoren sker genom att Bilaga 1 Sanningsförsäkran, underskrift och accept undertecknas av behörig företrädare. 2.5 Konkurrensverkets adress: Postadress Konkurrensverket 103 85 Stockholm Besöksadress Torsgatan 11 111 23 Stockholm Receptionen är öppen vardagar klockan 08.00 16.30. Önskas kvittens på inlämnat anbud är registraturen öppen vardagar klockan 09.00 11.00 samt 13.00 15.30. Det finns ingen möjlighet att lämna anbud i brevlåda. 2.6 Tilldelningsbeslut och avtalsspärr Efter avslutad prövning och utvärdering av inkomna anbud kommer beslut om val av leverantör (tilldelningsbeslut) att fattas och samtliga anbudsgivare ges skriftligt besked om beslutet och skälen till dessa. Efter att det skriftliga beskedet skickas löper en avtalsspärr då avtal inte får ingås. Avtal kommer därför att undertecknas av Konkurrensverket först efter att avtalsspärren har löpt ut.

2015-05-22 Dnr 183/2015 5 (23) 2.7 Sekretess Konkurrensverket lyder i egenskap av statlig myndighet under det som benämns offentlighetsprincipen. Med detta avses bland annat att allmänna handlingar normalt ska vara tillgängliga för den person som önskar ta del av dem. Anbudsgivare som lämnar anbud i denna upphandling måste vara införstådd i denna aspekt och att handlingar som lämnas in med anbudet inte återlämnas. Garantier för att uppgifter inte kommer att lämnas ut kan därför inte lämnas. Under pågående upphandling gäller absolut sekretess avseende samtliga uppgifter som rör anbuden. Efter det att tilldelningsbeslut har fattats i upphandlingen är leverantörens möjlighet att begära sekretess för uppgifter som rör anbudet begränsade och inkomna anbud blir som regel offentliga. Vissa uppgifter kan dock lyda under sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) om det av särskild anledning kan antas att anbudsgivaren lider skada om uppgiften lämnas ut. Om det finns uppgifter som anses lyda under sekretess och för att underlätta eventuell sekretessprövning av anbudet ombeds anbudsgivaren ange skriftligen i anbudet vilka uppgifter som avses samt på vilken grund som uppgifterna anses vara omfattade av sekretess. Konkurrensverket kommer vid begäran om att få ta del av handling att göra en självständig bedömning av om handlingen kan lämnas ut. 2.8 Kostnader i samband med anbudsgivningen Anbudsgivare äger inte rätt till ersättning för anbudet eller för kostnader i samband med anbudsgivningen. 2.9 Förbehåll Konkurrensverket förbehåller sig rätten att avbryta upphandlingen om t.ex. anbudet överskrider avsatt budget eller om andra omständigheter inträffar som påverkar eller förändrar Konkurrensverkets möjlighet att fullfölja upphandlingen.

2015-05-22 Dnr 183/2015 6 (23) 3. Krav på anbudsgivaren 3.1 Uteslutning av anbudsgivare För att anbud ska godtas ska anbudsgivaren uppfylla samtliga ska-krav. Anbudsgivaren ska intyga att man uppfyller kraven genom att underteckna Bilaga 1 Sanningsförsäkran, underskrift och accept. Konkurrensverket kommer kontrollera anbud genom att hämta in aktuella uppgifter. I de fall anbudsgivaren vid kontroll visar sig inte uppfylla kraven kan Konkurrensverket komma att bereda anbudsgivaren tillfälle att lämna en förklaring. Konkurrensverket förbehåller sig dock rätten att avgöra huruvida förklaringen är godtagbar eller inte. 3.1.1 Lagförda brott Anbudsgivaren, företrädare för anbudsgivaren och eventuella underleverantörer får inte belastas av någon av de omständigheter som nämns i 10 kap. 1 LOU. 3.1.2 Olämpliga omständigheter Anbudsgivaren, företrädare för anbudsgivaren och eventuella underleverantörer får inte belastas av någon av de omständigheter som nämns i 10 kap. 2 LOU. Konkurrensverket kommer att kontrollera att anbudsgivare har erlagt skatter och sociala avgifter. 3.1.3 Registrering Anbudsgivaren ska uppfylla kravet på registrering enligt 11 kap. 6 LOU senast vid tidpunkt för tilldelningsbeslut. Konkurrensverket kommer själv kontrollera att anbudsgivaren uppfyller kraven genom att hämta in aktuella uppgifter. 3.1.4 Ekonomisk stabilitet Anbudsgivaren ska ha en stabil och god ekonomisk och finansiell ställning som är tillräcklig för att genomföra det avtalade åtagandet (rekryteringsverktyg). Som bevis på detta kommer Konkurrensverket kontrollera att anbudsgivare har en riskklassificering enligt UC AB på minst 3 enligt värden redovisade vid utgången av det senaste registrerade och avslutade räkenskapsåret. För de fall lägre riskklassificering innehas eller då ingen klassificering kan erhållas kan anbudsgivaren ändå anses uppfylla kravet om anbudsgivaren lämnar en godtagbar förklaring till förhållandet som visar att den lägre klassificeringen eller avsaknaden av klassificering inte hänför sig till ekonomiska faktorer, samt att anbudsgivaren bifogar dokument efter förfrågan som visar på att erforderlig ställning innehas. Detta kan exempelvis utgöras av bank- eller moderbolagsgaranti, årsredovisning eller liknande av vilken det framgår av de ekonomiska villkoren eller nyckeltalen att anbudsgivaren har tillräcklig kapacitet att genomföra hela det avtalade åtagandet.

2015-05-22 Dnr 183/2015 7 (23) Konkurrensverket kommer att göra en samlad bedömning av dokumenten för att avgöra om anbudsgivaren har en tillräcklig ekonomisk och finansiell ställning för att genomföra det avtalade åtagandet. 3.1.5 Utländska anbudsgivare För utländska anbudsgivare ställs motsvarande krav och sådan anbudsgivare ska till anbudet bifoga intyg från myndigheter i det egna landet enligt följande: - Intyg om registrering i yrkes- eller handelsregister i det land där anbudsgivaren är etablerad, utfärdat tidigast ett år innan anbudstiden löper ut. - Intyg från behörig myndighet i det land där anbudsgivaren är etablerad som visar att anbudsgivaren där betalt föreskrivna skatter och avgifter. - Intyg från behörig myndighet i det land där anbudsgivaren är etablerad som visar att anbudsgivaren där betalt föreskrivna sociala avgifter, samt - Uppgifter om företagets samlade omsättning för de senaste tre åren eller den kortare tid verksamheten bedrivits eller annat bevis för ekonomisk stabilitet som nämns i 11 kap. 7 LOU. 3.2 Anbudsgivarens tekniska och yrkesmässiga kapacitet 3.2.1 Organisation för uppdraget Anbudsgivaren ska ha kapacitet och resurser för att utföra efterfrågat åtagande på ett professionellt och fackmannamässigt sätt. Anbudsgivarens organisation ska anpassad för att åtagandet ska kunna utföras enligt angivna krav. Anbudsgivaren ska styrka detta genom att lämna en kortfattad redogörelse av nuvarande verksamhet, kapacitet och förmåga att kunna tillgodose Konkurrensverkets behov och uppfylla kraven i detta förfrågningsunderlag. Av redogörelsen ska minst framgå hur organisationen ser ut och antal personer som ingår i organisationen. 3.2.2 Anbudsgivarens erfarenhet Anbudsgivaren ska ha erfarenhet av att tillhandhålla webbaserade rekryteringsverktyg samt ha erfarenhet av att ge support och utbildning. Anbudsgivaren ska i anbudet redovisa minst två (2) referenser från tidigare eller pågående liknande tjänster, dvs. tillhandahållande av ett webbaserat rekryteringsverktyg samt tillhörande tjänster. Referensuppdragen ska uppfylla nedanstående krav: Uppdragen ska ha utförts för två (2) olika beställare, varav minst en (1) ska vara en statlig myndighet.

2015-05-22 Dnr 183/2015 8 (23) Uppdragen ska ha gällt en organisation med minst 100 medarbetare. Uppdragen får inte ha avslutats tidigare än två (2) år räknat från sista anbudsdag. Uppdragen ska utföras/ ha utförts i enlighet med avtalade villkor och krav enligt beställaren för uppdraget. Av anbudet ska det framgå beskrivning av utförd tjänst, namn på beställande organisation, kontaktperson hos beställaren samt kontaktuppuppgifter. Konkurrensverket kan komma att kontakta referenserna för att verifiera uppgifterna. 3.2.3 Ansvarsförsäkring Anbudsgivaren ska under hela avtalstiden inneha giltig ansvarsförsäkring. Anbudsgivaren ska under avtalsperioden på begäran kunna uppvisa bevis på betalade försäkringsavgifter. 3.3 Uppgift om eventuell underleverantörs del av åtagandet Anbudsgivaren har möjlighet att anlita underleverantörer för utförande av delar eller hela åtagandet. Om anbudsgivaren åberopar underleverantörers kapacitet ska detta anges i anbudet. Anbudsgivarens eventuella underleverantörer ska ha tillräckliga resurser och kapacitet för den del av tjänsten som underleverantören ska utföra. Anbudsgivaren ska namnge samtliga underleverantörer, beskrivning av den del av tjänsten som underleverantören kommer utföra och beskrivning av underleverantörens organisation inklusive angivelse av antal anställda.

2015-05-22 Dnr 183/2015 9 (23) 4. Krav på tjänsten Tjänsten innefattar att tillhandahålla Konkurrensverket med ett webbaserat rekryteringsverktyg som uppfyller Konkurrensverkets krav. Eventuella uppgraderingar eller uppdateringar till nya versioner av verktyget ska ingå i priset. Systemet ska vara implementerat och kunna tas i bruk senast tio (10) veckor efter avtalets tecknande. 4.1 Rekryteringsverktyget Rekryteringsverktyget ska uppfylla åtminstone nedanstående krav. Anbudsgivare ska i anbudet ange vilket rekryteringsverktyg som erbjuds samt ge en beskrivning av det aktuella verktyget. 4.1.1 System Rekryteringsystemet ska vara webbaserat och driften av detta ska skötas av Leverantören. Verktyget ska inte kräva ett specifikt operativsystem eller lokal installation på slutanvändarens dator. Verktyget ska inte kräva mer än tillgång till en modern browser som följer aktuella standarder. Verktyget ska vara säkert, det vill säga kräva användarnamn och lösenord, samt vara krypterat med minst 128 bitar. Verktyget ska ha en lättförståelig layout på svenska och innehålla hjälpfunktioner. Rekryteringssystemet ska klara av obegränsat antal dokument i ansökan. Systemet ska klara av 30 000 nya ansökningar per år. Systemet ska kunna hantera minimum 30 interna användare samtidigt. Systemet ska vara tillgängligt dygnet runt, 365 dagar om året, minst 98,5 % av tiden. Servicefönster ska aviseras minst två (2) arbetsdagar i förväg. 4.1.2 Annons Rekryteringssystemet ska ge möjlighet att skapa och publicera platsannonser på Konkurrensverkets hemsida och i externa medier.

2015-05-22 Dnr 183/2015 10 (23) Användare på Konkurrensverket ska enkelt kunna välja annonsplatser. Systemet ska ge möjlighet att öppna och kopiera upp tidigare utlagda annonser utan att dessa publiceras på nytt. Det ska finnas möjlighet att lägga in olika publiceringsdatum för olika publiceringsplatser för samma annons. Det ska gå att justera en annons efter det att den har publicerats utan att detta ses som en ny annons. 1 Annonser ska kunna anpassas utifrån myndighetens grafiska profil. Systemet ska ge möjlighet för användare på Konkurrensverket att välja kontaktpersoner från en egen producerad lista som skall vara med i annonsen. Systemet ska automatiskt kunna avannonsera en annons efter ansökningstidens utgång. Kandidaten ska upplysas om Personuppgiftslagen (1998:204) (PuL) i annonsen samt aktivt godkänna PuL vid ansökningstillfället. 4.1.3 Ansökningar Kandidaten ska kunna skapa en profil och logga in på sin e-post adress. Kandidaten ska ges möjlighet till att ha en egen startsida och där kunna se/administrera sina ansökningar samt kunna ändra sina personuppgifter. Rekryteringssystemet ska på ett tydligt sätt guida kandidaten genom ansökningsförfarandet. Kandidaten ska kunna bifoga filer i sin ansökan såsom CV, personligt brev och andra filer. Godkända format ska vara word, pdf, jpeg, tif. Det ska finnas en möjlighet för kandidaten att spara sin ansökan och CV på sin egen startsida för att använda vid nästa söktillfälle. Kandidaten ska kunna få sitt lösenord automatiskt skickat till e-posten om denne begär det. Det ska vara möjligt att registrera ansökningshandlingar manuellt (ansökningar som ankommit per post etc. och scannats in). 1 Förutsätter KKV beslut internt

2015-05-22 Dnr 183/2015 11 (23) Det ska ges möjlighet att enkelt och flexibelt skriva ut samtliga eller valbara ansökningar inklusive bifogade dokument. Flexibla sökfunktioner i databasen ska finnas. Systemet ska spara information från kandidaten i två år. 4.1.4 Urval Rekryteringssystemet ska ge möjlighet till att skapa urvalsfrågor, alternativa frågor, fritext-frågor, graderingsfrågor för att gallra bland kandidaten. Användare på Konkurrensverket ska kunna sortera/prioritera ansökningarna med hjälp av resultat på urvalsfrågor. Systemet ska klara av att anställd på Konkurrensverket prioriterar/rangordnar ansökningar enligt ett poängsystem. Rangordning/prioritering av ansökningar ska kunna göras parallellt av flera personer. Systemet ska innehålla enkelt verktyg för att hantera företrädesrätten. 4.1.5 Intervju Rekryteringssystemet ska ha en kalenderfunktion där det är möjligt att kalla kandidater till intervju via e-post. Kandidaten ska erbjudas att via e- post logga in och välja passande intervjutid. Systemet ska ge möjlighet att skicka mail samt mötesinbjudan till kandidater i grupp och enskilt. Systemet ska kunna registrera händelser per kandidat, exempelvis om personen fått mail med nej-tack, blivit kallad till intervju etcetera. Systemet ska ge möjlighet att sortera kandidater utifrån status i rekryteringsprocessen, exempelvis kunna sortera ut de som blivit kallade till intervju i en särskild lista. Systemet ska ge möjlighet för kallade kandidater att ställa frågor till Konkurrensverket och erhålla e-postsvar. 4.1.6 Administration Rekryteringssystemet ska vara utformat på svenska.

2015-05-22 Dnr 183/2015 12 (23) Det ska vara möjligt att fritt kunna skapa olika roller och olika behörigheter exempelvis enbart läsa/titta, prioritera eller få full behörighet. Systemet ska klara av att en användare kan ha en eller flera roller samtidigt. En systemadministratör eller liknande ska kunna sköta användaradministration, exempelvis ändring av behörigheter, skapa nya användarkonton, hantera rapporter och statistik i systemet. Denne ska även vara kontaktperson mot leverantören. Anställd på Konkurrensverket ska kunna ta del av en fullständig kandidathistorik under förutsättning att kandidaten använder samma e- postadress vid varje ansökan. Det ska finnas möjlighet att enkelt se om kandidaten är aktuell i andra rekryteringsprocesser. Systemet ska klara av manuella anteckningar per kandidat. Systemet ska erbjuda möjlighet att ta ut underlag för uppföljning och statistik kopplat till olika faktorer/nyckeltal. 4.2 Implementering av verktyget Leverantören ska kunna stödja Konkurrensverket vid driftsättning av rekryteringsverktyget med teknisk och pedagogisk kompetens. Leverantören ska tillhandahålla utbildning för personal på Konkurrensverket, totalt upp till 15 personer. Utbildning ska ske i Konkurrensverkets lokaler. Leverantören ska ansvara för att ta fram och leverera komplett manual eller användarguide till samtliga kursdeltagare. Konkurrensverket ska få använda manual/användarguide för att på egen hand utbilda fler inom Konkurrensverket. Information och ansökningar från nuvarande rekryteringssystem ska kunna överföras till systemet. 4.3 Support och kundtjänst Kundtjänst ska ingå i priset och förekomma för en utsedd anställd på Konkurrensverket, öppettider ska vara vanliga kontorstider.

2015-05-22 Dnr 183/2015 13 (23) Supportärenden till kundtjänst ska besvaras inom 60 minuter och administreras inom 24 timmar. All support, undervisning och dokumentation ska ske på svenska. 4.4 Utbildning (option) Leverantören ska under avtalstiden kunna erbjuda Konkurrensverkets personal ytterligare utbildningstillfällen, motsvarande det som ges vid implementeringen, för upp till 15 personer och inklusive manual/användarguide. Konkurrensverket avropar sådant utbildningstillfälle vid behov och garanterar ingen volym. 4.5 Personuppgifter Konkurrensverket är personuppgiftsansvarig och leverantören ska vara personuppgiftsbiträde. Leverantören ska behandla personuppgifter i enlighet med Personuppgiftslagen och personuppgiftsansvariges instruktioner. Leverantören ska erbjuda en tjänst med tekniska och organisatoriska åtgärder för att säkerställa att Personuppgiftslagen (1998:204) (PuL) följs. Vid avtalets upphörande ska leverantören återlämna och/eller förstöra samtliga personuppgifter som leverantören haft tillgång till under avtalstiden. Återlämning eller intyg om förstöring ska ges till Konkurrensverket i samband med avtalets upphörande. 4.6 Uppföljning och kontroll De krav som ställs i denna upphandling kommer följas upp löpande under avtalsperioden. Leverantören ska under hela avtalstiden aktivt medverka till Konkurrensverkets uppföljning av tjänsten och självmant påtala brister eller problem samt komma med lösningsförslag oavsett om Konkurrensverket uppmärksammat dem eller inte. Leverantören ska utan extra kostnad medverka i ett (1) avstämningsmöte med Konkurrensverket per år under hela avtalstiden.

2015-05-22 Dnr 183/2015 14 (23) 5. Prisuppgifter och utvärdering 5.1 Prisuppgifter Pris ska baseras på att Konkurrensverket har en (1) administratörsanvändare, upp till fem (5) huvudanvändare, samt ca 120 tillfälliga användare. Pris ska anges i enlighet med anbudsformuläret i SEK exklusive mervärdesskatt enligt följande: Fast kostnad per år för full funktionalitet av systemet och tillhörande tjänster. Det inkluderar systeminförande, implementering och licenser. Även uppdateringar, underhåll och support. Inga kostnader utöver de i anbudet angivna kommer att accepteras. Option Utbildningstillfälle enligt punkt 4.4. Ersättning för restid, resor, hotellvistelse etc. kommer inte att utgå utan ska ingå i angivna priser. Utvärderingspriset beräknas genom att angivna priser multipliceras med respektive utvärderingsfaktor enligt nedan, och därefter summeras. Pris år 1 Pris år 2 Pris år 3 (option) Pris år 4 (option) Utbildningstillfälle (option) 1 1 1 1 4 5.2 Utvärdering Konkurrensverket tillämpar tilldelningsgrunden lägsta pris som grund för tilldelning av avtal. Konkurrensverket kan komma att, inom ramen för prövningen av anbuden, kontrollera de av anbudsgivaren inlämnade uppgifters inklusive referensuppgifter korrekthet. Konkurrensverket prövar samtliga inkomna anbud i tre (3) steg och har endast möjlighet att anta anbud som innehåller efterfrågad information och som uppfyller de formella kraven på anbudet enligt punkt 2.4.

2015-05-22 Dnr 183/2015 15 (23) I steg ett (1) kontrolleras om det finns grund för uteslutning av anbudsgivare samt om anbudsgivaren uppfyller kraven på leverantören enligt avsnitt 3. Dessa krav kan endast vara uppfyllda till fullo eller inte uppfyllda, krav som endast är delvis uppfyllda accepteras inte. Endast de anbudsgivare som uppfyller samtliga krav enligt steg ett (1) går vidare till steg två (2). De anbud som inte uppfyller samtliga krav i steg ett (1) läggs åt sidan. I steg två (2) kontrolleras att anbudet uppfyller de krav som ställs på föremålet för upphandlingen enligt avsnitt 4 samt att de kommersiella villkoren accepteras. Dessa krav kan endast vara uppfyllda till fullo eller inte uppfyllda, krav som endast är delvis uppfyllda accepteras inte. Endast de anbudsgivare som uppfyller samtliga krav enligt steg två (2) går vidare till steg tre (3) Utvärdering av pris. De anbud som inte uppfyller samtliga krav i steg två (2) läggs åt sidan. I steg tre (3) utvärderas samtliga kvarvarande anbud enligt angiven tilldelningsgrund. Efterfrågade utvärderingspriser lämnas enligt punkt 5.1. Den anbudsgivare som lämnat lägst utvärderingspris kommer att antas som leverantör.

2015-05-22 Dnr 183/2015 16 (23) 6. Kommersiella villkor Avtalsvillkoren nedan utgör tillsammans med till avtalet tillhörande handlingar underlag till det slutliga avtalet mellan Konkurrensverket och leverantören. I det fall anbudsgivarens anbud antas kommer ett originalavtal att tas fram. Originalavtalet kommer att ha samma utförande och innehåll som nedan men med kompletterande uppgifter (leverantörens uppgifter och priser) som saknas i denna version. 6.1 Parter Mellan Konkurrensverket med organisationsnummer 202100-4342 och [Leverantören] med organisationsnummer [xx] har följande avtal, inklusive bilagor (Avtalet) slutits, innebärande att Leverantören förbundit sig att till de villkor som anges i avtalet tillhandahålla ett webbaserat rekryteringsverktyg med tillhörande tjänster åt Konkurrensverket (Tjänsten). 6.2 Avtalshandlingar Parternas åtagande regleras av nedan angivna handlingar: 1. Skriftliga ändringar i eller tillägg till Avtalet. 2. Avtalet inklusive bilagor. 3. Förfrågningsunderlaget, daterat 22 maj 2015, inklusive eventuella förtydliganden och kompletteringar. 4. Leverantörens anbud, daterat den [xx] 2015. Förekommer mot varandra stridande uppgifter i handlingarna gäller de sinsemellan i ovan nämnd ordning, såvida inte omständigheterna uppenbarligen föranleder annat. 6.3 Avtalstid Avtalet träder i kraft när det är behörigen undertecknat av båda parter och gäller därefter i två år. Konkurrensverket äger rätt men inte skyldighet att förlänga Avtalet med ett (1) år i taget i upp till två (2) år. Avtalstiden kan således som längst uppgå till fyra (4) år. Önskar Konkurrensverket nyttja rätten till förlängning ska en skriftlig förlängning ske senast en (1) månad innan avtalstidens utgång. Avtalet upphör utan föregående uppsägning. 6.4 Avtalets omfattning Leverantören ska åt Konkurrensverket tillhandahålla ett webbaserat rekryteringsverktyg med tillhörande tjänster, enligt beskrivning i Förfrågningsunderlaget med bilagor daterat 22 maj 2015.

2015-05-22 Dnr 183/2015 17 (23) 6.5 Support All support ska ske på svenska och ingår i totalpriset. Supporten ska vara tillgänglig via telefon eller e-post under vanliga kontorstider. Telefonnummer: [xx] E-post: [xx] Supportärenden till kundtjänst ska besvaras inom 60 minuter och administreras inom 24 timmar. 6.6 Samarbete och kontaktpersoner Båda parter ska kontinuerligt informera varandra om förändringar som är av betydelse för Avtalets genomförande. Parterna ska utse minst en kontaktperson var som ansvarar för frågor som avser Avtalet, klagomål och fakturaförfrågningar. Om kontaktpersonen byts ut ska part omgående meddela den andra parten. Kontaktpersoner för Avtalet: Konkurrensverket Namn Befattning Telefonnummer E-post Leverantören Namn Befattning Telefonnummer E-post

2015-05-22 Dnr 183/2015 18 (23) 6.7 Pris, fakturering, e-handel 6.7.1 Pris Priset inkluderar samtliga kostnader för Tjänstens utföranden. Ersättning för restid, resor, hotellvistelse etc. utgår inte utan ingår i angivna priser. Tjänst SEK exklusive moms Pris år 1 (inklusive systeminförande, implementering samt utbildning i systemet) Pris år 2 Pris år 3 (option) Pris år 4 (option) Utbildningstillfälle (option) 6.7.2 Betalning Betalning sker per kvartal i förskott mot faktura. Villkor som tagits in i fakturan ensidigt av Leverantören såsom fakturaavgift accepteras inte. Konkurrensverket ska till Leverantören utge betalning för levererade och av Konkurrensverket godkända Tjänster, senast trettio (30) dagar efter dagen då faktura som uppfyller villkoren i punkten 6.7.3 Fakturering har inkommit till Konkurrensverket. Om Konkurrensverket inte utger betalning för utförd Tjänst i enlighet med villkoren i Avtalet är Konkurrensverket skyldig att till Leverantören utge dröjsmålsränta enligt räntelagen (1975:635) och annan lagstadgad ersättning som utgår i anledning av försenad betalning. Inga andra påföljder får göras gällande i anledning av försenad betalning. 6.7.3 Fakturering På varje faktura ska tydligt framgå vad fakturan avser. Vidare ska av fakturan framgå avtalsnummer [xx], fakturadatum, förfallodatum, fakturanummer, Leverantörens fullständiga namn och adress, organisationsnummer, plus- eller bankgironummer, totalbelopp samt momsbelopp. 6.7.4 Faktureringsadress Anges vid avtalsskrivning

2015-05-22 Dnr 183/2015 19 (23) 6.7.5 Prisjustering Avtalade priser är fasta under avtalsperioden inklusive optionsår. 6.7.6 E-handel Konkurrensverket kommer att införa elektronisk e-handel via en tjänst från Statens Servicecenter. Denna tjänst innebär att ett elektroniskt inköpssystem kommer nyttjas. Leverantören ska därför på begäran av Konkurrensverket ansluta till myndighetens elektroniska e-handelssystem och faktureringssystem enligt anvisningar och vid den tidpunkt myndigheten väljer. 6.8 Leverantörens åtagande Leverantören förbinder sig att följa gällande lagar och förordningar samt i övrigt agera i enlighet med för branschen gällande god sed och etiska normer. Leverantören är skyldig att inneha alla tillstånd som erfordras för fullgörande av sina åtagande enligt Avtalet. Leverantören förbinder sig att utföra Tjänsten i enlighet med de instruktioner som kan meddelas av Konkurrensverket. Samtliga data i systemet som hanteras för Konkurrensverkets räkning ska utan extra kostnad levereras digitalt till Konkurrensverket vid Avtalets upphörande. Leverantören är skyldig att utan extra kostnad medverka i ett (1) avstämningsmöte med Konkurrensverket per år under hela avtalstiden. 6.9 Konkurrensverkets åtagande Konkurrensverket åtar sig att erlägga betalning i enlighet med villkoren i Avtalet och till Avtalet överenskommet pris för utförd och av Konkurrensverket godkänd Tjänst. Konkurrensverket lämnar ingen garantivolym. Konkurrensverket ansvarar för att rekryteringsverktyget endast används på det sätt det är avsett och endast används av de personer som har behörighet för att använda verktyget. Inloggningsuppgifter ska hanteras på ett säkert sätt. 6.10 Underleverantörer Leverantören har möjlighet att använda sig av underleverantörer efter godkännande av Konkurrensverket vid utförande av hela eller delar av Tjänsten. Kontakt med Konkurrensverket ska i första hand ske genom Leverantören. Underleverantörer har inte rätt att fakturera Konkurrensverket direkt. Leverantören ansvarar fullt ut för underleverantörs arbete så som för sitt eget.

2015-05-22 Dnr 183/2015 20 (23) 6.11 Personuppgifter Konkurrensverket är personuppgiftsansvarig och leverantören är personuppgiftsbiträde. Enligt 30 i Personuppgiftslagen (1998:204) föreskrivs att det ska finnas ett skriftligt avtal om personuppgiftsbiträdets behandling av personuppgifter för den personuppgiftsansvariges räkning. Parterna undertecknar särskilt Personuppgiftsbiträdesavtal vilket biläggs detta avtal. 6.12 Marknadsföring Leverantören äger inte rätt att använda Konkurrensverkets namn i marknadsföring eller annat offentligt sammanhang utan att i förväg ha inhämtat skriftligt medgivande från Konkurrensverket. 6.13 Sekretess och tystnadsplikt Leverantören är skyldig att beakta de regler om sekretess- och tystnadsplikt som gäller enligt offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) OSL. Leverantören är även skyldig att tillse att anställda, underleverantörer och andra som Leverantören svarar för inser vikten av och beaktar dessa regler och föreskrifter. Sekretess enligt denna punkt gäller även då Avtalet upphört att gälla. 6.14 Försäkring Leverantören förbinder sig att under hela avtalstiden inneha giltig ansvarsförsäkring som minst uppgår till det belopp som är brukligt inom branschen. Leverantören är skyldig att på begäran från Konkurrensverket omedelbart visa upp skriftligt bevis på betalda försäkringsavgifter. 6.15 Ansvar 6.15.1 Dröjsmål med Tjänstens utförande Dröjsmål föreligger om Tjänsten inte levereras enligt detta Avtal om inte annat har överenskommits mellan parterna och under förutsättning att avbrotten inte beror på någon omständighet från Konkurrensverkets sida. 6.15.2 Fel i Tjänstens utförande Fel föreligger om resultatet avviker från vad som avtalats eller vad Konkurrensverket med hänsyn till detta Avtal har rätt att kräva.

2015-05-22 Dnr 183/2015 21 (23) 6.15.3 Påföljder vid fel Vid dröjsmål eller fel som inte beror på något förhållande från Konkurrensverkets sida äger Konkurrensverket rätt att Kräva att felet avhjälps eller att Tjänsten fullgörs på Leverantörens bekostnad. Hålla inne betalningen. Göra avdrag på priset i den utsträckning som motsvarar felet eller dröjsmålet. Säga upp Avtalet. 6.16 Uppsägning av Avtalet Konkurrensverket ska ha möjlighet att säga upp, hela eller delar av Avtalet med tre månaders uppsägningstid utan speciell anledning. Sägs Avtalet upp i förtid utan speciell anledning utgår ersättning till Leverantören för upparbetade kostnader och styrkta nödvändiga avvecklingskostnader. Uppsägning ska ske skriftligt för att vara giltig. Konkurrensverket har rätt att med omedelbar verkan säga upp Avtalet helt eller delvis utan kompensation om Leverantören efter Avtalets ingående gör sig skyldig till avtalsbrott genom att väsentligen brista i sina åtaganden enligt detta Avtal, Förfrågningsunderlaget eller annan handling eller överenskommelse som utgör del i Avtalet, om Leverantören trots att felet påtalats inte har vidtagit rättelse inom trettio (30) dagar. Oaktat att rättelse vidtas äger Konkurrensverket rätt att säga upp Avtalet för de fall Leverantören vid upprepade tillfällen väsentligen brister i sitt åtagande enligt detta Avtal, Förfrågningsunderlag eller annan handling eller överenskommelse som utgör del av Avtalet. Konkurrensverket har därutöver rätt att med omedelbar verkan säga upp Avtalet helt eller delvis om Leverantören försatts i, eller blivit föremål för ansökan om, konkurs, likvidation, tvångsförvaltning, ackord eller tills vidare inställt sina betalningar eller erhållit näringsförbud. Detsamma gäller om Leverantören dömts för brott avseende yrkesutövningen enligt lagakraftvunnen dom, eller på annat sätt gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen eller inte fullgjort sina åligganden avseende socialförsäkringsavgifter och skatter. Konkurrensverket har därutöver rätt att med omedelbar verkan säga upp Avtalet helt eller delvis om Leverantören före eller efter Avtalets ingående underlåtit att lämna uppgifter om Leverantören som är av väsentligt betydelse för Avtalets tillkomst och/eller dess fortsatta giltighet.

2015-05-22 Dnr 183/2015 22 (23) Leverantören har rätt att med omedelbar verkan säga upp Avtalet helt eller delvis om Konkurrensverket efter Avtalets ingående gjort sig skyldig till avtalsbrott genom att brista i sina åtaganden enligt Avtal eller annan handling eller överenskommelse som utgör del i Avtalet mellan parterna, om Konkurrensverket trots att felet påtalats inte har vidtagit rättelse inom trettio (30) dagar. 6.17 Ansvarsbegränsning Leverantören är inte i något fall skyldig att ersätta Konkurrensverket för indirekt eller följdskada på grund av förlorad vinst, förlorad besparing eller förlorade intäkter, under förutsättning att skadan inte orsakats uppsåtligen eller av oaktsamhet. 6.18 Force majeure Part befrias från sina åtaganden enligt detta Avtal om fullgörandet av det förhindras på grund av omständighet utanför parts kontroll, som skäligen inte hade kunnat förutses vid avtalets tecknande och vars följder skäligen inte kunnat undvikas eller övervinnas. Omständigheter som räknas hit är krig, krigsliknande tillstånd, eldsvåda, myndighetsbeslut. Beror dröjsmålet på någon part anlitad för att helt eller delvis fullgöra åtagandena enligt Avtalet, är parten fri från skadeståndsskyldighet endast om också den som parten har anlitat skulle vara fri enligt första stycket. Part som avser åberopa en sådan omständighet ska omedelbart skriftligen underrätta motparten om detta. Då åberopad omständighet upphör ska parten omedelbart återuppta sina skyldigheter enligt Avtalet. 6.19 Tvist Tvist på grund av detta Avtal ska i första hand lösas av parterna, i andra hand ska tvist avgöras i allmän domstol i enlighet med svensk lag. Den omständigheten att tvist hänskjutits till rättsligt avgörande berättigar i sig inte Leverantören att ensidigt avbryta Avtalet. Inte heller äger Konkurrensverket rätt att innehålla belopp som inte direkt omfattas av tvisten, eller underlåta att i övrigt fullgöra sina åligganden. 6.20 Överlåtelse och ändringar Part får inte utan den andra partens skriftliga medgivanden överlåta detta Avtal på annan fysisk eller juridisk person eller på andra sätt ändra eller göra tillägg till Avtalet. Ändringar av och tillägg till Avtalet är bindande endast om de är skriftliga och behörigen undertecknade av Parterna.

2015-05-22 Dnr 183/2015 23 (23) 6.21 Avtalets undertecknande Avtalet har upprättats i två likalydande exemplar, varav parterna erhållit var sitt. För Konkurrensverket: För Leverantören: Stockholm den Ort: datum: Namnförtydligande Namnförtydligande