Arbetsmiljöpolicy vid Institutionen för kulturgeografi och ekonomisk geografi Lunds universitet

Arbetsmiljöpolicy vid Institutionen för kulturgeografi och ekonomisk geografi Lunds universitet Fastställd av institutionsstyrelsen 2005-12-19; 74

Innehåll Innehåll 1 Bakgrund 2 Arbetsmiljöpolicy för Lunds universitet 3 Mål och syfte 5 Ansvaret för arbetsmiljön 5 Friskvård 6 Rehabilitering 6 Skyddsrond 7 Stress och arbetsbelastning 7 Systematiskt brandskyddsarbete 8 Miljö- och inköpsrutiner 9 Information och utbildning 9 Uppföljning 10 Handlingsplan 11 Förteckning över lagar och avtal 12 Kontaktpersoner 12 1

Bakgrund Varje arbetsplats skall ha en arbetsmiljöpolicy, vilket framgår av olika styrdokument som reglerar vår verksamhet. I styrdokumenten refereras till Arbetarskyddsstyrelsens författningar (AFS), som framgår av följande citat ur Lunds universitets arbetsmiljöpolicydokument. Enligt föreskriften AFS 2001:1 Systematiskt arbetsmiljöarbete ska det också finnas en arbetsmiljöpolicy. Denna policy ska beskriva hur arbetsförhållandena ska vara och vilka rutiner som ska finnas för att ohälsa och olycksfall ska kunna förebyggas och en tillfredsställande arbets- och studiemiljö uppnås. Som en konsekvens av detta har institutionen under hösten 2005 utarbetat en sådan policy, vilken presenteras nedan. Inledningsvis presenteras dock det övergripande styrdokumentet rörande arbetsmiljöpolicy vid Lunds universitet som helhet. Därefter diskuteras i större detalj de aspekter som relaterar till institutionens verksamhet. 2

Arbetsmiljöpolicy för Lunds universitet Beslutad av rektor den 9 januari 2003: Mål och syfte Ett förebyggande arbetsmiljöarbete leder till en bra arbetsmiljö som gynnar alla på arbetsplatsen och i studiemiljön. Enligt Arbetsmiljölagen ska arbetet bedrivas på ett systematiskt sätt och ingå som en naturlig del i verksamheten. Det är den arbetsmiljöansvarige som leder arbetet men det ska ske i samverkan med anställda och studerande. Det ska omfatta alla fysiska, psykologiska och sociala förhållanden som har betydelse för arbetsmiljön. Enligt föreskriften AFS 2001:1 Systematiskt arbetsmiljöarbete ska det också finnas en arbetsmiljöpolicy. Denna policy ska beskriva hur arbetsförhållandena ska vara och vilka rutiner som ska finnas för att ohälsa och olycksfall ska kunna förebyggas och en tillfredsställande arbets- och studiemiljö uppnås. Arbetsmiljöpolicy - övergripande mål Den ökade profileringen inom och mellan högskolorna har ökat kraven på miljön som helhet. Den utbildning som universitetet erbjuder måste kännetecknas av hög kvalitet och stimulera till kreativitet och bedrivas i ändamålsenliga och trivsamma lokaler, anpassade och tillgängliga för alla. Det ligger i universitetets intresse att, samtidigt som verksamheten inom utbildning, forskning och utvecklingsarbete håller en konkurrenskraftig och hög kvalitet, även se till att kvalitén på arbetsmiljön för studerande och personal ligger på en hög nivå. Av detta följer att vår viktigaste resurs, människan, trivs och fungerar väl i sitt arbete, och på så sätt kan erbjudas en stimulerande arbets- och studiemiljö. Arbetsmiljön ska inte bara vara säker utan också utvecklande samtidigt som den ska vara möjlig att påverka för den enskilde. Ett viktigt mål för universitetet är att erbjuda alla anställda och studerande en etiskt hållbar arbetsmiljö. Etiskt hållbar arbetsmiljö innebär bland annat att kränkande särbehandling inte accepteras. Arbetsmiljöarbetet ska ingå som en naturlig del i universitetets verksamhetsplanering. Resurser för det förebyggande arbetsmiljöarbetet, information och utbildning i dessa frågor skall finnas tillgängliga på varje nivå inom universitetet. Ansvar för arbetsmiljön Rektor har ett övergripande ansvar för arbetsmiljön inom hela universitetet och områdesstyrelserna har motsvarande ansvar inom sitt område. Universitetets skyddskommitté och områdenas arbetsmiljökommittéer behandlar arbetsmiljöfrågor på respektive nivå. Prefekten har ansvar för det löpande arbetsmiljöarbetet på institutionen och arbetsmiljöaspekterna ska finnas med i planering och genomförande av all verksamhet. Prefekten ansvarar för att arbetet bedrivs enligt intentionerna i arbetsmiljölagen så att ingen anställd eller studerande skadas eller far illa på arbetsplatsen. Vid tillfällen när detta ansvar inte kan fullgöras ska prefekten informera områdesstyrelse eller rektor. Alla som är verksamma inom universitetet har ett ansvar för att missförhållanden eller risker uppmärksammas. Instruktioner, föreskrifter och rutiner skall följas och brister eller risker rapporteras till den som är arbetsmiljöansvarig. Skyddsombuden såväl som studerandeskyddsombuden är, genom sin roll och kompetens, en viktig resurs i arbetsmiljöarbetet, men har inget ansvar för arbetsmiljön. Det är alltid den arbetsmiljöansvarige som har det yttersta ansvaret. 3

Handlingsplaner och rutiner En grundsten i arbetet för en god arbetsmiljö är att handlingsplaner och rutiner för hur man ska förebygga och åtgärda eventuellt uppkomna situationer ska finnas. Dessa handlingsplaner och rutiner skall vara väl kända av alla berörda. Vid behov ska det dokumenteras att nyanställda fått nödvändig skydds- och säkerhetsinformation. En annan grundsten i arbetsmiljöarbetet är att arbetsmiljöansvariga kontinuerligt håller sig underrättade om utvecklingen av arbetsmiljön inom sitt ansvarsområde. Regelbundna personalmöten vid arbetsplatsen, skyddsrondverksamhet, medarbetarsamtal, aktivt rehabiliteringsarbete, arbetsskadehantering samt uppföljning av handlingsplaner för arbetsmiljön är exempel på aktiviteter som skall förekomma på alla arbetsställen. Kunskapskrav och uppgiftsfördelning (delegering) Prefekten och övriga arbetsmiljöansvariga skall ha goda kunskaper om verksamheten, samt känna till de arbetsmiljöföreskrifter som gäller. Det är den ansvariges uppgift att informera anställda och studerande om hur dessa föreskrifter skall tillämpas samt att tillse att de berörda har den kunskap som behövs för att undvika skada eller ohälsa. Särskild vikt ska läggas vid introduktion av nya medarbetare, svensktalande såväl som icke- svensktalande. I prefektens ansvar ligger också att ha tillsyn över att verksamheten tillämpar föreskrifterna. Vid behov kan prefekten fördela arbetsuppgifterna i arbetsmiljöarbetet till någon med den kompetens som krävs för uppgifterna. En sådan uppgiftsfördelning (delegation) skall även omfatta de befogenheter och resurser som behövs. Tillsynsansvaret ligger dock alltid kvar hos prefekten. Riskbedömning, åtgärder och uppföljning Risker i arbetet behöver undersökas och bedömas på ett systematiskt sätt. Detta gäller både fysiska och psykiska risker. Riskbedömning kan i många fall göras genom dagliga undersökningar, medarbetarsamtal, enkäter eller skyddsronder. På institutioner med kemiska risker, brand eller explosionsrisker, hantering av maskiner o.d. krävs oftast mer specifika bedömningar av de olika riskfyllda momenten. Riskbedömningar ska alltid dokumenteras och resultera i förslag till åtgärder för att få bort eller minimera riskerna. Det är sedan viktigt att åtgärderna följs upp och vid behov revideras. Inför beslut om nyinvesteringar, ny- eller ombyggnader eller andra förändringar i verksamheten skall arbetsmiljöaspekterna beaktas, riskerna undersökas och konsekvenserna bedömas i samverkan med anställda och studerande. Åtgärder skall vidtas för att så långt som möjligt förebygga negativa effekter och minimera risker i den framtida verksamheten. Denna policy berör endast arbetsmiljöaspekterna av universitetets verksamhet men påverkan på den yttre miljön ska beaktas i alla sammanhang där detta är relevant. För övrigt hänvisas till universitetets policy och mål för den yttre miljön. 4

Mål och syfte Enligt Arbetsmiljölagen skall förebyggande arbetsmiljöarbete bedrivas systematiskt och ingå som en naturlig del i all verksamhet vid institutionen. Arbetet omfattar alla fysiska, psykologiska och sociala förhållanden och skall leda till en god etisk och jämställd miljö på arbetsplatsen och i studiemiljön. Alla anställda, doktorander och studerande har rätt till en arbets- och studiemiljö där var och ens personliga integritet, kön, sexuella läggning, etnicitet och funktionshinder respekteras. För att kunna bedriva god forskning, undervisning, administration och service vid institutionen krävs en arbetsmiljö på hög nivå. Arbetsmiljöarbetet innebär ansvar för friskvård med dess förebyggande åtgärder, översyn och förbättringar av den psykosociala miljön, rehabilitering, genomförande och uppföljning av handlingsplan, samt informations- och utbildningsarbete. Arbetsmiljöarbetet innebär också att inköpsrutinerna är miljömedvetna. Ansvaret för arbetsmiljön Prefekten har det övergripande ansvaret för arbetsmiljön vid institutionen. Genomförandet av arbetsmiljöarbetet har delvis delegerats till ett arbetsmiljöoch jämställdhetsutskott, men inte ansvaret för dess resultat. Arbetsmiljön ingår som en del i all planering och genomförande av verksamheten. Personal, doktorander och studenter har ett ansvar att uppmärksamma missförhållanden och risker, delge skyddsombud eller arbetsmiljöansvarig synpunkter på arbetsmiljön och följa instruktioner. Skyddsombudet har en viktig roll i detta arbete, men är inte ansvarig för arbetsmiljön. Som vägledande för arbetsmiljöarbetet har institutionen formulerat en handlingsplan där målen för arbetsmiljöarbetet framgår. Dessutom ges i handlingsplanen uppgifter om tidsplanen för genomförande, samt ansvarsfördelningen för åtgärdernas genomförande under perioden 2006-2008. Handlingsplanen presenteras längre fram i detta dokument. 5

Friskvård Ett viktigt inslag i arbetsmiljöarbetet vid institutionen omfattar friskvård. I ett par olika avseenden bedrivs en aktiv verksamhet inom detta område och ambitionen är att ytterligare sträva efter att utveckla detta område. Aktuell friskvård för anställda vid institutionen omfattar: Ersättning för terminskort till motionsanläggning (eller dylikt) Medarbetarsamtal (omfattar betydligt mera, men bör ses som bland annat en insats för friskvård avseende den psykosociala arbetsmiljön) Dagliga pauser kl 10 och 15 över en kopp kaffe eller te i en avkopplande miljö med härlig utsikt på femte våningen. Vidare: Vid arbetsmiljöfrågor som rör ergonomi anlitas universitetets företagshälsovård. Arbetsgivaren tillhandahåller terminalglasögon. Rehabilitering Vid sjukdom bland anställda anmäls frånvaro till administrativ chef som också tar emot friskanmälan efter sjukdomens slut. Vid längre sjukdom än 7 dagar skall läkarintyg lämnas. Rehabiliteringsutredning genomförs: Vid sjukskrivning längre än 4 veckor Vid upprepad korttidsfrånvaro (mer än 6 gånger per år) När den anställde själv begär det. Detta innebär att den sjukskrivne tillsammans med ansvarig chef fyller i blanketten Rehabiliteringsutredning vilken sedan sändes till Försäkringskassan/Företagshälsovården. Härefter utformar Försäkringskassan en rehabiliteringsplan i samråd med arbetsplatsen, Företagshälsovården, den sjukskrivne och berörd facklig 6

organisation (ev. också i samråd med behandlande läkare). Åtgärder, ansvar och tidsplan fastställs. Institutionen för kulturgeografi och ekonomisk geografi följer Lunds Universitets handlingsprogram för arbete med alkohol/missbruksfrågor, vilket innebär att ingen, anställd eller studerande, får uppträda påverkad eller vara i bakrus på arbetsplatsen. Vid misstanke om att en påverkad person befinner sig på arbetsplatsen skall prefekten tillkallas som avgör om vederbörande skall sändas hem. Lön eller sjuklön betalas ej vid sådant tillfälle. Omedelbart härefter skall enskilt samtal ske och den anställde hänvisas därefter till Företagshälsovården för ev. hjälp till behandling. Studerande hänvisas till Studenthälsan. Vi har alla ett ansvar att lägga oss i om vi misstänker att en arbets- eller studiekamrat har missbruksproblem. Skyddsrond Basen för arbetet med arbetsmiljö- och trivselfrågor vid institutionen utgörs av utförd skyddsrond en gång per år. Anställda och studerande vid institutionen har möjlighet att lämna synpunkter och förslag på förbättringar av den inre och yttre miljön i samband med i förväg annonserad skyddsrond. Därutöver finns möjlighet att fortlöpande anmäla synpunkter till prefekt och skyddsombud. Vid behov kan personal från Byggnadsenheten respektive Personalenheten adjungeras. I institutionens Systematiska arbetsmiljöarbete ingår förutom protokoll från genomförd skyddsrond en uttalad policy samt en konkret handlingsplan. Policy, handlingsplan samt skyddsrondsprotokoll sändes till fakultetens arbetsmiljökommitté, som utgör ett beredande organ till den Samhällsvetenskapliga fakultetsstyrelsen. Stress och arbetsbelastning På en mellanstor arbetsplats med olika kategorier av personal, många doktorander och flera studenter, finns stora möjligheter till en dynamisk miljö, men också risker för att informationsbrist och kommunikationssvårigheter uppstår. Det finns också risk för att delar av organisationen inte ser helheten 7

eller kommer i konflikt med andra delar av organisationen, att relationer mellan olika personalkategorier eller mellan personal och studerande blir ansträngda, i synnerhet i en tid som präglas av mycket stor förändring och minskande resurser. För att förebygga eller på ett konstruktivt sätt bearbeta uppkomna svårigheter är det därför av vikt att alla delar av organisationen har möjlighet till och faktiskt förmedlar sina intryck, sina upplevelser, sina analyser och eventuella förslag på åtgärder. Det förutsätter att kommunikationen fungerar och att ansvarig personal vidtar lämpliga åtgärder så att berörda blir delaktiga och bekräftade. Arbetsmiljö- och jämställdhetsutskottet bör särskilt bevaka den psykosociala arbetsmiljön. Den bör också ta initiativ till att diskussioner kommer igång, att undersökningar genomförs och att lösningar arbetas fram i samarbete med berörd personal. Systematiskt brandskyddsarbete Ett nytt inslag i arbetsmiljö- och allmänt skyddsarbete vid institutionen rör brandskyddet. Redan genomförda åtgärder inom området är brandskyddsutbildning för flera av institutionens anställda. Ytterligare utbildningar planeras för att få så stor täckning av brandskyddsutbildad personal som möjligt. Arbete med att genomföra konkreta och realistiska utrymningsövningar pågår också. I lagen om skydd mot olyckor (2003:778) läggs ett större ansvar på enskilda arbetsställen för sitt egen brandskydd, vilket rubriceras som systematiskt brandskyddsarbete. Ägare eller nyttjanderättshavare till byggnader eller andra anläggningar skall i skälig omfattning hålla utrustning för släckning av brand eller annan olycka och i övrigt vidta de åtgärder som behövs för att förebygga brand och för att hindra eller begränsa skador till följd av brand. (Lagen om skydd mot olyckor, 2 kap.2 ) 8

Det systematiska brandskyddsarbetet skall bedrivas i samarbete med Akademiska hus. Det skall finnas en organisation och en klar ansvarsfördelning för brandskyddet. Egenkontroll brandsyn i den här formen är ett nytt arbetssätt. Lunds brandförsvar som tidigare medverkade vid brandsyn är numera endast tillsynsmyndighet. Det skall finnas plan och rutiner för allmän brandskyddsutbildning och även för utrymningsövningar. Det skall även finnas rutiner för underhåll, kontroller, information och dokumentation. Enligt AFS 2001:1 Systematiskt arbetsmiljöarbete skall institutionen avdela de arbetstagare som behövs för att uppnå tillfredsställande brandskydd och utrymning. Institutionen skall anmäla till Byggnadsenheten vilka personer som är avdelade. Till dags dato har institutionen skickat två medarbetare på utbildning i Systematiskt brandskyddsutbildning i Byggnadsenhetens regi. Namnen på de utbildade personerna har också meddelats Byggnadsenheten. Miljö- och inköpsrutiner Institutionens miljö- och inköpsrutiner ses över enligt handlingsplanen, som presenteras nedan. Målet är att inköp av utrustning och materiel i första hand skall göras från företag/leverantörer som innehar något slag av miljöcertifikat, samt i första hand omfatta miljö- och rättvisemärkta varor. Källsortering finns vid institutionen. I samarbete med andra institutioner vid Geocentrum ses denna kontinuerligt över och föreslagna förbättringar införs så snart det är möjligt. Information och utbildning Information om arbetsmiljöfrågor till institutionens personal och studenter sker i huvudsak via institutionens hemsida och i samband med personalmöten. Dessutom finns det hos institutionens skyddsombud, hos intendenten och hos prefekten en pärm för det Systematiska arbetsmiljöarbetet vid institutionen. Personalenheten ger en prefektkurs där arbetsmiljöfrågorna ingår som ett moment. Det finns också en mängd olika kurser för lärare och TA-personal som ges angående olika arbetsmiljöfrågor. 9

Vid utbildning i första hjälpen anlitas Lunds Universitets företagshälsovård. Brandskyddsutbildning sker i samarbete med Lunds brandförsvar. För TA-personalens möjlighet till kompetensutveckling finns pengar att söka hos fakulteten. Uppföljning Uppföljning av de olika momenten i systematiskt arbetsmiljöarbete är minst lika viktig som ambitiösa målformuleringar. Uppföljning av handlingsplan sker årligen med framställan till institutionsstyrelsen. Arbetsmiljö- och jämställdhetsutskottet ansvarar för uppföljning av det löpande arbetet med arbetsmiljöfrågor. 10

Handlingsplan 2006 2008 Mål Åtgärd Tidsplan Genomförande Systematiskt arbetsmiljöarbete, SAM, införs Organisation och fysisk arbetsmiljö Delegering till Arbetsmiljö- Under hela och jämställdhetsutskott perioden Prefekt tillsammans med utskottet Upptäcka och avhjälpa brister i den fysiska arbetsmiljön 1 Allmän skyddsrond 2 Ergonomisk skyddsrond Årligen HT 2007 Prefekt, skyddsombud Företagshälsovården, pref. Förbättra miljö- och inköpsrutiner Systematiskt brandskyddsarbete införs Se över rutiner, inhämta information och förslag, förändra, förankra 1 Utbildning, information 2 Brandskyddsrond 2006 Utskott, prefekt 2006 årligen Utskott, prefekt Prefekt, skyddsombud Tillgång till personer som kan bistå vid akuta olycksfall Tillgång till personer som kan agera vid brand All personal ska känna till utrymningsvägar och uppsamlingsplats Utbildning i första hjälpen ges till 2 personer Brandskyddsutbildning ges till 8 personer Årligen Årligen Utskott, prefekt Utskott, prefekt Utrymningsövning för alla 2006 Prefekt, skyddsombud Förbättra inomhusklimat Information, möblering för max antal per rum 2006 Utskott, prefekt Ökat välbefinnande; förebygga sjukdomar och arbetsskador Psykosocial arbetsmiljö friskvård och förebyggande åtgärder Motionskort Årligen Personalfester Varje termin Intendent, prefekt Utskott, prefekt 1 Identifiera brister i den psykosociala arbetsmiljön 2 Inhämta förslag till förbättringar i den psykosociala arbetsmiljön 1 Utvecklingssamtal genomförs med all personal 2 Sammanställa redovisade brister och inkomna förslag, förändra, förankra Årligen Årligen Prefekt Utskott, prefekt Förbättra kommunikationsklimatet 1 Måndagsmöten 2 Personalmöten Varannan vecka 2 ggr per termin Prefekt Prefekt Motverka stressfaktorer i arbetsmiljön Minska sjukskrivning Förbättra samarbete med Samhällsvetarkåren kring studenters arbets- och studiemiljö Ohälsa och sjukfrånvaro 1 Identifiera riskfaktorer Årligen Utskott, prefekt, 2 Utbildning skyddsombud 3 Arbetsplatsmöten Förbättra rutiner för Under perioden Prefekt, utskott rehabilitering 1 Intensifiera kontakter 2006 Utskott, prefekt 2 Ordna för utseende av studentskyddsombud 11

Förteckning över lagar och avtal Lagar och andra föreskrifter finns tillgängliga på Arbetsmiljöverkets hemsida (www.av.se). Nedan ges en lista på centrala arbetsmiljölagar och föreskrifter: Arbetsmiljölagen (1977:1160) http://www.av.se/amnessidor/sam/default.htm Arbetsmiljöpolicy för Lunds universitet http://www.lu.se/upload/lupdf/om_lu/arbetsmiljopolicy.pdf Lag (2001:1286) om likabehandling av studenter i högskolan www.lu.se/likabehandling Riktlinjer för relationer mellan institutioner/fakulteter och forskarstuderande vid Lunds universitet www.lu.se/o.o.i.s/1569 Studenternas rättigheter www.lu.se/upload/lupdf/studentrattigheter.pdf Kontaktpersoner Vid institutionen: Arbetsmiljö- och jämställdhetsutskottets ledamöter är: Eric Clark Prefekt, 046-222 94 96, Eric.Clark@keg.lu.se Karl-Johan Lundquist Skyddsombud, 046-222 84 13 [Ola Dahlbäck Ersättare skyddsombud, 046-222 84 15] Ola Jonsson Barry Ness Ransom Lekunze Kerstin Löffler Franz-Michael Rundquist (sammankallande) 046-222 84 18 Studeranderepresentant Kontaktpersoner och expertstöd: Samhällsvetenskapliga fakultetens arbetsmiljökommitté: Ordf. Sune Sunesson, tel. 046-222 94 02 Huvudskyddsombud för Samhällsvetenskapliga fakulteten: Christer Albertén, tel. 046-222 89 37 12

Företagshälsovården Lunds Universitet: tel. 046-222 32 80 www.ldc.lu.se/fhv/ Studenthälsan vid Lunds Universitet: tel. 046-222 43 77 www.lu.se/stu/studenthälsan/ Personalchef Lunds Universitet: Staffan Svensson, tel. 046-222 71 21 Miljöchef Lunds Universitet: Kerstin Gustafsson, tel. 046-222 70 88, mobil 070-374 47 51 Skyddsingenjör Byggnadsenheten: Klas Nordström, tel. 046-222 41 33 Personalkonsulent Personalenheten: Anders Andréasson, tel. 046-222 70 27 Akademiska Hus: Lennart Persson, tel. 046-31 13 00 vx Arbetsmiljöinspektionen i Skåne Län: 040-38 62 00 vx Vattenverksvägen 47 212 43 MALMÖ 13