Adm-2002-00002 AdmTjänst Årsredovisning 2001 AdmTjänst det självklara valet av tjänster inom administration, bemanning och kompetensutveckling för verksamheter inom vård, omsorg och utbildning inom regionen landstinget www.lio.se
Sida 1 Presentation av AdmTjänst På dessa 3 orter finns AdmTjänst och bedriver där verksamhet enligt följande: På alla 3 orterna finns service inom följande områden Redovisning- ekonomiservice Lön- o personalservice Patientadministration (patientavgifter). Ekonomi- och Personalkonsulter Palett-Systemstöd (stöd för Palettanvändare) REKO (uthyrning av sjuksköterskor) I Motala finns dessutom Sjukresekontoret (utbetalning sjukreseersättningar) och i Linköping Vårdersättningar (utbetalning av ersättning till privata vårdgivare tandvårdsersättningar mm) Totalt finns c:a 170 personer verksamma inom AdmTjänsts affärsområden. AdmTjänst är en enhet inom landstinget i Östergötland. Landstingets övergripande uppdrag är att utifrån en etisk och demokratisk grund om människors absoluta, okränkbara och lika värde - utveckla en god hälso- och sjukvård och tandvård utifrån befolkningens behov som befrämjar medborgarnas hälsa - stärka den representativa demokratin, utveckla idéer och arbetsformer som svarar mot medborgarnas behov och krav - finna former för att inför medborgarna tydliggöra landstingets ansvar - skapa länkar mellan medborgarna och de politiska företrädarna för att öka kunskapen om samhället och demokratin - som regionalt forum främja en ekologiskt hållbar utveckling i Östergötland och tillväxt för ökat välstånd och bättre livsvillkor, allt detta i ett föränderligt Europa - i övrigt fullgöra de uppgifter som definierats av riksdagen. För att finansiera landstingets uppgifter betalar östgötarna landstingsskatt. Den uppgår till 9,85% av den beskattningsbara inkomsten. Landstinget lämnar uppdrag till egna eller externa utförare/producenter, som genomför den verksamhet som landstinget tillhandahåller östgötarna. Landstingets egen produktionsorganisation är omfattande och uppgår till ca 12 000 medarbetare. Bruttoomslutningen år 2001 var ca 7 miljarder kronor.
Sida 2 Produktionsenhetschefens kommentarer AdmTjänst Hur möter vi framtida konkurrens? Sedan starten av AdmTjänst 1999 har vi arbetat för att bli det självklara valet för våra kunder, när det gäller tjänster inom administration, bemanning och kompetensutveckling. Vi har under året arbetat vidare med våra påbörjade projekt, bl a balanserade styrkort. För att enkelt kunna följa upp våra styrkort och våra mål, har vi utvecklat s k kuber där vi plockar nyckeltalen ur våra befintliga system. Vårt tidsredovisningssystem har vi också utveckla t under året. Registrerad tid mot kund attesteras och går direkt till vårt faktureringssystem. Våra kunder kan via landstingets intranät se vilka insatser som de betalar för. Inom AdmTjänst har bildats 7 st utvecklings-/användargrupper. Dessa har till uppgift att initiera systemutveckling och förändringar av rutiner och arbetssätt. De skall också verka för att kunskaper och erfarenheter sprids till medarbetarna och därmed vara en del i en lärande organisation. Projektet Scanning av fakturor har övergått från att vara ett pilotprojekt till att bli ett införandeprojekt. Hittills har 8 produktionsenheter övergått till elektronisk hantering av fakturor. När införandet är genomfört för hela landstinget beräknar vi att reducera 25 % av tid som idag åtgår till registreringsarbete. Vi beräknar att ha genomfört elektronisk fakturahantering för samtliga enheter till år 2004. För att undvika uppsägningar har vi tagit fram en handlingsplan för hur vi skall möta framtiden. Den innebär bl a att vi kompetensutvecklar 6 assistenter. Dessa läser högre företagsekonomisk utbildning på distans. Inom personalområdet arbetar vi med befattningsutveckling enligt OLIVIA och löneutvecklingsmodell enligt OLA. Vår personalenkät har under året följts upp och handlingsplanerna har kompletterats på styrkorten. Likaså har en kundenkät genomförts under året. Totalt gjordes utskick till 436 namngivna kunder och med en svarsprocent på 73 %. Hur ser AdmTjänst framtid ut? Vi ser lite olika scenarier framför oss, systemutvecklingen kommer att innebära mindre manuellt arbete både inom personal- och ekonomiområdena. För att införandet och rationaliseringseffekterna skall uppnås, måste implementeringen hos kunderna ske jämsides och upplevas positivt. Samtidigt som vi ser en minskning av vissa arbetsuppgifter, ser vi en ökad efterfrågan inom andra affärsområden. Även nya områden såsom sekreterare/receptionistfunktioner har efterfrågats. Ett framtida uppdrag är att genomlysa de administrativa processerna inom vården med syfte att avlasta vårdpersonal administrativt arbete. Detta borde vara ett led i att möta framtidens brist på vårdpersonal. AdmTjänst arbetar för att vara lika affärsmässiga som konkurrerande privata bolag och kunna möta framtiden då monopolsituationen upphör för hela AdmTjänst. Elisabeth Törnqvist Produktionsenhetschef
Sida 3 Verksamhetsgenomgång VISION AdmTjänst ska vara det självklara valet av tjänster inom administration, bemanning och kompetensutveckling för verksamheter inom vård, omsorg och utbildning inom regionen MÅL Minst 2 % avkastning på verksamhetsintäkterna Behålla befintliga kunder och vidga kundkretsen Skapa kundnära lösningar > 95% nöjda kunder som upplever skapat mervärde Säkerställa kvalitén på våra tjänster och arbeta miljömedvetet Utveckla nya och förbättra befintliga produkter > 95% nöjda medarbetare, som är professionella, kompetenta och delaktiga En organisation som klarar att möta framtida förändringar STRATEGIER Utveckla kundkontakter Arbeta i nätverk Benchmarking internt och externt Skapa kundvärde, bl a genom samarbete mellan våra affärsområden Kompetensutveckling Profilering Utveckla informationsstruktur Utifrån det övergripande styrkortet har varje affärsområde gjort sina styrkort med mål och handlingsplaner. Här nedan redovisar vi några mått och mål under de fem perspektiven. Kundperspektivet En kundenkät har genomförts under året. Svarsprocenten var 73%. Enkäten var disponerad med sju block och några enhetsspecifika frågor. Detta var första mättillfället och får därför ses som en tillståndsmätning. Enkäten skall upprepas varje år i 3-4 år framåt. I enkätresultatet kan man också utläsa jämförelser mellan AdmTjänst och privat företag. Servicekomponent Andel 4-5 AdmTjänst Andel 4-5 Privat företag Bemötande 91 83 Hantering av reklamation 69 75 Personalkompetens 80 76 Telefontillgänglighet 69 75 Information om leveransförseningar 41 76 Kundenkäten har gett oss klara indikationer på vad vi behöver förbättra ett område som tydligt framgår är information till våra kunder.
Sida 4 Processperspektivet Inom detta perspektiv har vi i första hand styrt upp våra interna stödprocesser. Arbetsgrupper har bildats som är representerade av de olika affärsområdena och ansvariga har utsetts. Fr o m 2001 skall AdmTjänst ansvara för arkivering av landstingets räkenskapsmaterial. För att kunna utföra denna tjänst har ett nytt arkiv byggts och utrustats i Linköping. Under perspektivprocesser har vi team-work som en framgångsfaktor. Ett viktigt samarbetsuppdrag är att affärsområdena i Motala-Vadstena har flyttat tillsammans i gemensamma lokaler i Motala. Förutom att vi får sänkta hyres- och driftskostnader så räknar vi med att effektivitetsvinster skall uppnås genom personellt utnyttjande mellan de olika affärsområdena. Förnyelse och utveckling Förutom de tidigare nämnda projekten med Elektronisk fakturahantering och tidsredovisning kan vi här redovisa ett utvecklingsprojekt mellan Vårdersättningsgruppen, uppdragsgivaren B-Tand, IMS och Posten. Rutiner och system har arbetats fram för att hantera kapiteringsersättning till de barn i Östergötland som valt privat tandvård. Systemet ersätter ett tidigare system där landstinget distribuerade tandvårdscheckar till ca 10.000 barn/år. Förändringen ger en rationellare hantering för Landstinget i Östergötland samt en smidigare lösning för både barn och tandläkare, som slipper hålla reda på och hantera tandvårdscheckarna. Kostnaderna för systemutvecklingen beräknas vara intjänade inom 2-3 år. Inom affärsområdet Konsulting har en kraftig expansion skett. Fyra nya konsulter och en chef har under året rekryterats. Här fokuseras arbetet på konsultrollen och kundsynsätt. Nya metoder och modeller har arbetats fram för att få synergieffekter på konsulternas arbete. REKO landstingets interna bemanningsföretag för sjuksköterskor har under året agerat värdföretag åt 5 studenter från ekonomiska institutionen vid Linköpings Universitet. Dessa studenter har gjort en strategisk genomlysning av REKO:s verksamhet och också gjort jämförelser med privata bemanningsföretag. Uppdraget har resulterat i en D-uppsats. Ett bra exempel på benchmarking som kan vara till god hjälp i REKO:s fortsatta utvecklingsarbete. Medarbetarperspektivet Framgångsfaktorer för detta perspektiv är värdegemenskap, bra arbetsmiljö, kompetensutveckling och omvärldsorientering. Inom AdmTjänst har samtliga medarbetare regelbundet PoU-samtal. Vi har under året arbetat med befattningsutveckling enligt OLIVIA-modellen. Då kompetenta medarbetare är viktigt för AdmTjänsts framtid satsar vi både på individuell och generell kompetensutveckling. Inom assistentgrupperna budgeterades 7 tkr/anställd/år och i snitt har ca 6 tkr/anställd förbrukats. Under året har 6 chefer deltagit i landstingets ledarutvecklingsprogram, 6 assistenter har påbörjat högre företagsekonomisk utbildning som pågår under 1,5 år på distans och ett antal utbildningsdagar inom bl a moms och skattelagstiftning har genomförts under året. Inom REKO har kompetenskartläggning genomförts. Generella och individuella kompetensutvecklingsplaner har därefter arbetats fram. För genomförandet av detta har REKO erhållit EU:s Mål 3- bidrag med 165.000 Skr.
Sida 5 Ekonomiperspektivet AdmTjänsts ekonomiska förutsättningar inför år 2001 var bl a ett upparbetat eget kapital om 5,9 mkr. I budget för 2001 kalkylerades inte med någon ökning av det egna kapitalet. Det ekonomiska målet var dock ett avkastningskrav på minst 2 % av verksamhetens intäkter. För år 2001 redovisas ett resultat om plus 1,3 mkr, vilket motsvarar avkastningskravet beräknat på budgeterade intäkter. Det utgående egna kapitalet 2001 uppgår då till 7,1 mkr. 2001 års positiva resultatet beror framförallt på att antalet uppdrag ökat under året i en betydande omfattning. Trots oförändrade priser har verksamhetens omsättning ökat med 9% jämfört med budgeten 2001 och omsättningen 2000. Omsättning per affärsområde (tkr) Affärsområde Not 2000 2001 Förändr 2001/2000 % Förändr 2001/2000 tkr Kontorsservice/Ledn/Stab 1) 680 593-13 -87 Konsulting, EA/PA 2) 5 672 7 207 27 1 535 Löne- och personalservice 18 978 19 050 0 72 Redovisning- och ekonomiservice 3) 17 853 21 179 19 3 326 Patientadministration 4) 5 839 5 943 2 104 Sjukreseersättningar - administration 3 802 3 807 0 5 Sjukreseersättningar o glutenbidrag (utbetalat) 5) 55 440 59 322 7 3 882 Lokal Systemförvaltning PALETT 6) 0 965 0 965 Vårdersättningar 7) 2 514 2 752 9 238 REKO 8) 8 248 11 189 36 2 941 Projekt- o systemadministration 9) 2 030 571-72 -1 459 Summa omsättning 121 056 132 578 10 11 522 Noter till omsättningen 1) Här redovisas intäkter inom följande funktioner - Produktionsenhetschef, Ekonomichef, IT-samordnare samt Sekretariat. 2) Ökad efterfrågan på både Ekonomi- och Personalstöd har medfört ökad omsättning jämfört med 2000. 3) Den ökade omsättningen jämfört med 2000 beror till stor del på att under första kvartalet debiterades fasta priser för redovisningstjänster, vilket innebar att AdmTjänst inte fick full kostnadstäckning för nedlagd tid mot kund. Fler produktionsenheter har tillkommit 2001 och detta påverkar också omsättningen. 4) Inom denna grupp har tillkommit nytt uppdrag - administration av "Klimatvård", vilket påverkat omsättningen. 5) Beloppet ingår i den totala omsättningen men avser inte AdmTjänsts egen verksamhet. Summan är totala värdet av kostnaderna för sjukresor och bidrag till glutenallergiker. AdmTjänst förskotterar och debiterar Hälso - och sjukvårdsnämnden samt primärkommunerna (egenavgifter). Jämfört med 2000 och budget 2001 har kostnaderna för sjukresor ökat med 9 % och för bidrag-gluten 7 %. 6) Nytt uppdrag fr o m 2001. Fr o m 2002 utökas området från lokal systemförvaltning till total förvaltning av PALETT-systemet. 7) Av Vårdersättningsgruppens ökning jämfört med 2000 avser drygt 6,5 % intäkter av engångskaraktär för systemutveckling. Resterande ökning avser administration av tandvårdscheckar. 8) Ökad efterfrågan på sjuksköterskor från landstingets enheter har bidragit till en kraftig höjning av omsättningen inom REKO. 9) Området avser intäkter för projekt och viss systemadministration och kommer att upphöra fr o m 2002.
Sida 6 Resultaträkning 2001 (tkr) Not Bokslut 2001 INTÄKTER Bokslut 2000 Budget 2001 % Förändr 2001/2000 Försäljning utbildning 1) 0 10 107 0-100 Försäljning av övriga tjänster 2) 129 568 118 784 120 423 9 Bidrag för personal 3) 335 398 0-16 Övriga bidrag 4) 84 0 0 100 Sålt material varor övr intäkter 5) 2 591 4 904 2 379-47 SUMMA INTÄKTER 132 578 134 193 122 802-1 KOSTNADER Personalkostnader Lönekostnader 6) -37 073-34 991-34 333 6 Arbetsgivaravgifter 6) -15 315-14 457-14 240 6 Övriga personalkostnader 7) -2 393-1 728-2 136 38 Ersättning för personal 8) 2 502 2 804 0-11 Summa Personalkostnader -52 279-48 372-50 709 8 Övriga kostnader Kostnader för köpt verksamhet 1) -1-561 0-100 Verksamhetsnära material o varo 1) -44-386 0-89 Lämnade bidrag -15 191-14 623-14 700 4 Övriga verksamhetskostnader -63 631-66 582-57 183-4 Summa Övriga kostnader 1) 9) -78 867-82 152-71 883-4 SUMMA KOSTNADER -131 146-130 524-122 592 0 Avskrivningar -174-188 -147-7 Nettokostnader 1 258 3 481 63-64 Finansiella intäkter 214 134 135 60 Finansiella kostnader 10) -200-204 -198-2 Resultat före extraord poster 1 272 3 411 0-63 ÅRETS RESULTAT 1 272 3 411 0-63 Noter till resultaträkningen se sid. 8 Finansieringsanalys 2001 (tkr) TILLFÖRDA MEDEL Bokslut 2001 Bokslut 2000 Resultat efter finansnetto 1 272 3 411 Justering för avskrivningar 174 188 Minskning av kortfristiga fordringar 22 203 Ökning av kortfristiga skulder 1 911 0 SUMMA TILLFÖRDA MEDEL 3 379 3 802 ANVÄNDA MEDEL Nettoinvesteringar 36 537 Minskning av kortfristiga skulder 0 3 717 Övriga rörelsekapitalpåverkande poster 0 52 SUMMA ANVÄNDA MEDEL 36 4 306 FÖRÄNDRING AV LIKVIDA MEDEL 3 343-504
Sida 7 Balansräkning 2001 (tkr) Not Bokslut 2001 Bokslut 2000 % Förändr 2001/2000 TILLGÅNGAR Anläggningstillgångar Inventarier 1) 662 730-9 Datutrustning 1) 87 157-45 Summa Anläggningstillgångar 749 887-16 Omsättningstillgångar Kundfordringar 1 147 1 263-9 Övriga kortfristiga fordringar 2) 869 1 637-47 Förutbetalda kostnader o upplupna intäkter 3) 3 016 2 154 40 Kassa och bank 4) 13 311 9 968 34 Summa Omsättningstillgångar 18 343 15 022 22 SUMMA TILLGÅNGAR 19 092 15 909 20 EGET KAPITAL OCH SKULDER Eget Kapital Balanserat eget kapital 5) 5 866 5 866 Resultat 1 272 0 Summa Eget Kapital x) 7 138 5 866 22 Skulder Kortfristiga skulder Leverantörsskulder 6 292 5 694 11 Semesterlöneskuld, okomp övertid 6) 3 971 3 568 11 Upplupna kostnader o förutbetalda intäkter 7) 1 632 590 >100 Övriga kortfristiga skulder 8) 59 191-69 Summa Kortfristiga skulder 11 954 10 043 19 Summa Skulder 11 954 10 043 19 SUMMA EGET KAPITAL OCH SKULDER 19 092 15 909 20 Noter till balansräkningen se sid 8 x) därav: rörelsekapital 6 389 4 979 28 anläggningskapital 749 887-16 Investeringssammanställning 2001 (tkr) Inventarier Bokslut 2001 Dataprojektor 36 Summa Inventarier 36
Sida 8 Noter till sid 6-7 Resultaträkning sid 6 Interna transaktioner om totalt 642 tkr ingår ej i här redovisad resultaträkning. 1) Intäkterna under 2000 avser affärsområdet KompetensCentrum, som fr o m 2001 blev egen produktionsenhet. Även motsvarande kostnadsminskningar kan avläsas nedan vid jämförelse mellan 2000 och 2001. 2) I beloppet ingår ersättning från HSN för utbetalade sjukresekostnader med 54.875 tkr och utbetalade bidrag till glutenallergiker med 1.895 tkr. Jämfört med 2000 har sjukresor och glutenersättningar ökat med sammanlagt 3.882 tkr vilket motsvarar en ökning om 9%. Övrig intäktsökning är en direkt följd av en ökad efterfrågan på tjänster främst inom områdena REKO, EA/PA-konsulter samt redovisning. 3) Avser kostnadstäckning för garantipension samt lönebidrag. 4) Beviljade EU -medel till projekt inom REKO, Mål-3, för täckande av kostnader under 2001. 5) Av beloppet utgör 2.552 tkr ersättning från kommunerna avseende deras kostnadsåtagande för sjukresor. Motsvarande belopp under 2000 var 2.509 tkr. 6) De ökade lönekostnaderna jämfört med budget för 2001 beror främst på den under 2001 ökade efterfrågan på tjänster som nämnts under not 2 ovan, vilket medfört behov av nyanställningar. 7) I kostnaderna ingår 1.295 tkr för kompetensutveckling vilket motsvarar i snitt 7,6 tkr per anställd. Kostnaderna för hälso- o friskvård och övriga personalvårdsåtgärder uppgår till totalt 293 tkr, vilket motsvarar i snitt 1,7 tkr per anställd. I redovisat belopp för 2001 ingår också en icke budgeterad kostnad för garantipension om 305 tkr. 8) Avser icke budgeterad kostnadsersättning för bl a facklig tid och för personal som tjänstgjort vid annan enhet inom landstinget. 9) I beloppet ingår kostnader för sjukresor och bidrag till glutenallergiker om sammanlagt 59.322 tkr (se not 2 ovan betr kostnadsökning) 10) Av de finansiella kostnaderna om 200 tkr avser 193 tkr kostnader för lönespecifikationer. Balansräkning sid 7 1) Bokslut 2000 har justerats genom överföring av anläggningstillgångar till KompetensCentrum (PE 570) med 149 tkr för Inventarier och 51 tkr för Datautrustning. 2) Övriga kortfristiga fordringar avser huvudsakligen ej reglerad ingående moms för dec 2001. 3) Beloppet avser bl a fordran på HSN och kommunerna för sjukresor om sammanlagt 2.788 tkr, fordran av EU-medel om 84 tkr för projekt inom REKO. 4) Bokslut 2000 har justerats med 2.046 tkr genom delning av balansräkningen i samband med att KompetensCentrum blev egen produktionsenhet. 5) Bokslut 2000 har justerats med 1.500 tkr (se orsak under not 4). 6) Saldot avser okompenserad övertid 385 tkr, semesterskuld 3.306 tkr samt 280 tkr för ej utbetald retroaktiv lön 2001. 7) Beloppet om 1.632 tkr består av kostnader som avser 2001 för vilka fa kturor erhållits eller beställningar har gjorts. Avser bl a kostnader för flyttning av verksamhet till nya lokaler i Motala och ej betalda sjukresekostnader avseende december månad. 8) Avser ej reglerad utgående moms för december 2001.
Sida 9 Landstingets organisation Organisation AdmTjänst 2002 Produktionsenhetschef Sekreterare Kontorsservice Personalchef IT-ansvarig Ekonomichef Konsulting Ekonomi Personal Lön- och personalservice Redovisning- och ekonomiservice Palettsystemstöd Patientadministration Sjukreseersättningar Vårdersättningar REKO