1 (10) Kommunledningskontoret 2008-11-04 Dnr Ks2008-855 Stig Metodiusson Rev 2008-12-01 Kommunfullmäktige Förslag till nya resultathanteringsregler med anledning av införande av tvåårsbudget FÖRSLAG TILL BESLUT Kommunfullmäktige föreslås besluta att för bokslutet 2008 tillämpa nuvarande resultathanteringsregler. att fr.o.m. bokslut 2009 tillämpa de nya resultathanteringsreglerna enligt föreliggande förslag att inför 2009 års bokslut justera ekonomistyrningsreglerna avsnitt 9 enligt bilaga 1, samt att besluta att införandet av en tvåårsbudget utgör ett synnerligt skäl att inte återställa uppkomna underskott år 1 i respektive tvåårsbudget. SAMMANFATTNING Kommunfullmäktige har 2008-06-17 106 beslutat att införa en tvåårsbudget för att få ett mer långsiktigt fokus, ge nämnderna 1 möjlighet till en mer långsiktig planering samt minska arbetet med budgeten. För att tvåårsbudgeten inte ska löpa över två mandatperioder föreslås den första tvåårsbudgeten omfatta åren 2009-2010. Nuvarande resultathanteringsregler reglerar hur enheter och nämnder får föra med sig över- och underskott mellan åren, men bygger på en årlig budget. Resultathanteringsreglerna behöver därför ses över och anpassas till den nya situationen. Förslaget innebär att enheternas resultat hanteras som idag, men att nämnderna därutöver behåller sitt resultat under en tvåårsperiod. Uppkomna underskott år 1 ska täckas år 2. Uppkomna överskott får disponeras av nämnden upp till ett belopp av 1 mnkr. Om överskottet är större än 1 mnkr får maximalt 1 % av tilldelad budgetram disponeras. Med hänvisning till Kommunstyrelsens tillsynsplikt föreslås att Kommunstyrelsen i samband med respektive års bokslut gör en finansiell prövning och kontroll av att nämndernas förslag till resultatöverföring ryms inom kommunens ekonomiska ramar och därefter fastställer förslagen till resultatdispositioner. 1 Med nämnd avses även kommunala styrelser I:\KS_FV\Gemensamt\Styrdokument\Styrdokument för publicering\ekonomistyrningsregler, reviderat avsnitt ang resultathantering\081201 Reviderad Nya resultathanteringsregler.docx
BAKGRUND Kommunfullmäktige har 2008-06-17 106 beslutat att införa en tvåårsbudget för att få ett mer långsiktigt fokus, ge nämnderna möjlighet till en mer långsiktig planering samt minska arbetet med budgeten. För att tvåårsbudgeten inte ska löpa över två mandatperioder föreslås den första tvåårsbudgeten omfatta budgetåren 2009-2010. En avsikt med tvåårsbudgeten är att nämnderna ska få större flexibilitet vad gäller hanteringen av uppkomna över- och underskott och att en definitiv resultatavstämning görs först år 2. Nuvarande resultathanteringsregler reglerar hur enheter och nämnder får föra med sig över- och underskott mellan åren, men bygger på en årlig budget. Resultathanteringsreglerna behöver alltså ses över och anpassas till den nya situationen. Enligt lagen om kommunal redovisning ska varje års resultat redovisas och sammanställas i en årsredovisning. Årets uppkomna resultat avsätts till posten eget kapital på balansräkningen. Ett överskott ökar kommunens egna kapital och ett underskott minskar detsamma. Det finns inga lagliga möjligheter att återföra eget kapital till resultaträkningen som en intäkt eller kostnad nästkommande år. Den enda möjligheten att kunna minska posten eget kapital är genom att visa ett underskottsresultat. Det innebär också att eget kapital därigenom visar enhetens eller kommunens ackumulerade resultat. Eget kapital kan redovisas som en samlad post för hela kommunen eller för respektive enhet. Motivet för att redovisa eget kapital för respektive enhet har att göra med ansvarsutkrävande och möjlighet till resultatutjämning mellan åren. Posten eget kapital visar enhetens ackumulerade resultat. Utifrån detta kan man ge möjlighet att på olika sätt ianspråkta tidigare års överskott eller ställa krav på besparingar för att finansiera tidigare års underskott. Det som komplicerar möjligheten att fritt föra med sig uppkomna över- eller underskott mellan åren är det s.k. balanskravet som finns infört i Kommunallagen och som stadgar att ett uppkommet underskott måste återställas inom en 3-års period. 2 NUVARANDE REGELSYSTEM Dagens resultathanteringsregler innebär att kommunens resultat hanteras utifrån följande modell: 1) Resultatet för anslagsfinansierad verksamhet avslutas mot kommunens samlade egna kapital. Efter särskild prövning kan i undantagsfall ej förbrukade anslag för särskilda ändamål tilläggsbudgeteras nästkommande år. 2) Resultat för kommunala utförare förs mot enhetens egna kapital. Efter 3 år förs det vidare till eget kapital under respektive ansvarig nämnd om det inte återställts eller förbrukats. 3) För vissa enheter (Exploateringsverksamheten, Linköpings kommunala friskolor, Gymnasieskolornas uppdragsenheter, Fenomenmagasinet och Fritidsgårdarnas gårdskassor) förs resultatet mot enhetens egna kapital och ligger kvar där och kan bara bokas bort efter särskilt beslut i Kommunstyrelsen.
För att kunna ianspråkta föregående års överskott utan att det påverkar innevarande års resultat har kommunen avsatt 8 mnkr i respektive års budget. Inom den ramen har sedan enheter som haft överskott från tidigare år fått ansöka om att få disponera medel till särskilda åtgärder. Ramen innebär således en beloppsmässig begränsning av hur mycket av ett ackumulerat överskott som kan ianspråktas för enheterna. 3 FÖRSLAG TILL NYTT REGELSYSTEM Med anledning av införandet av den nya tvåårsbudgeten föreslås att resultathanteringen för de kommunala enheterna (utförarna) förblir oförändrad jämfört med idag, men att det införs en ny modell för resultathantering för den anslagsfinansierade verksamheten (nämnderna). Förslaget innebär följande: Intäktsfinansierad verksamhet 1) Resultatet för kommunala utförare hanteras som tidigare och förs mot enhetens egna kapital. 2) Om enhetens resultat är ett underskott har enheten ansvar föra att täcka detta inom en 3-års-period. Om resultatet är ett överskott har enheterna under en 3-årsperiod möjlighet att disponera detta inom den ram som fastställs i budgetarbetet, hittills 8 mnkr per år. 3) Efter 3 år förs resultatet vidare till eget kapital under respektive ansvarig nämnd om det inte återställts eller förbrukats. Om enheten misslyckats med att täcka uppkomna underskott övergår ansvaret till nämnden att inom ytterligare en 3-årsperiod täcka kvarstående underskott. Överskott får disponeras inom den ram som fastställs i budgetarbetet, hittills 8 mnkr per år. 4) Efter sex år förs enheternas kvarstående resultat tillbaka till kommunens samlade egna kapital. 5) För vissa enheter (Exploateringsverksamheten, Linköpings kommunala friskolor, Gymnasieskolornas uppdragsenheter, Fenomenmagasinet och Fritidsgårdarnas gårdskassor) förs resultatet mot enhetens egna kapital och ligger kvar där och kan bara bokas bort efter särskilt beslut i Kommunstyrelsen. Anslagsfinansierad verksamhet 6) För att skilja på eget kapital som nämnden fått från egen verksamhet och den som förts vidare från enheterna måste posten eget kapital delas upp i två olika delar som kan kallas fast eget kapital respektive rörligt eget kapital. Det fasta kapitalet är då det kapital som förts vidare från enheterna och som endast kan ianspråktas inom ramen för de 8 mnkr som avsätts i respektive års budget. Det rörliga kapitalet är det kapital som den anslagsfinansierade verksamheten genererat. 7) Resultatet för anslagsfinansierad verksamhet behålls under 2-årsbudgetperioden. Uppkomna överskott får disponeras av nämnden upp till ett belopp av 1 mnkr. Om överskottet är större än 1 mnkr får maximalt 1 % av tilldelad budgetram disponeras.
4 8) Eftersom Kommunstyrelsen har ansvar för hela kommunens utveckling och ekonomiska ställning är det nödvändigt att det görs en finansiell prövning och kontroll av att nämndernas förslag till resultatöverföring mellan år 1 och år 2 ryms inom kommunens ekonomiska ramar. Därför föreslås att Kommunstyrelsen gör en särskild prövning av förslagen till resultatöverföring och fastställer dessa efter respektive års bokslut. 9) Efter år 2 avslutas nämndernas resultat mot nämndernas rörliga egna kapital vilket innebär att årets resultat kan avläsas ur årets resultaträkning och det samlade 2-årsresultatet för nämnder och enheter kan avläsas ur posten eget kapital. Därefter bokas allt rörligt eget kapital om till kommunens samlade egna kapital, så att nämnderna inför nästa tvåårs-budget återigen börjar om med 0:- i eget kapital. 10) Om kommunens egna kapital efter de två åren har minskat, måste kommunen vidta åtgärder i nästkommande tvåårsbudget för att återställa detta. För att kommunen inte ska tvingas återställa sådana underskott som uppstår år 1 och som nämnderna enligt reglerna ovan har möjlighet att täcka år 2, bör Kommunfullmäktige i budgeten för 2009-2010 uttala att tvåårsbudgeten i sig innebär ett synnerligt skäl att inte återställa uppkomna underskott år 1. RESTRIKTIONER Överskott som beror på försenad driftstart får inte ianspråktas utan särskilt beslut av Kommunstyrelsen. Tillfälligt uppkomna överskott får inte användas för ny verksamhet som innebär permanenta kostnadsökningar om inte den nya verksamheten ingår i nästkommande budget. ÅTGÄRDSPLANER VID OPLANERADE UNDERSKOTT Nämnder och enheter som uppvisar oplanerade underskott måste vidta åtgärder för att komma i ekonomisk balans. När enhet visar underskott i samband med årsbokslut förutsätts att enhetens ledning och berörd nämnd vidtar åtgärder för att inom 3 år eliminera detta. Nämnd som redovisar eller befarar ett underskott som överstiger 1 % av tilldelad budgetram/omsättning ska, om underskottet då uppgår till mer än 1 mnkr, snarast redovisa åtgärdsplanen till kommunstyrelsen. Kommunstyrelsen kan i undantagsfall kräva in åtgärdsplaner även vid mindre underskott.
SCENARIER För att underlätta förståelsen beskrivs nedan ett antal scenarier som kan uppstå: 5 Scenario 1: Nämnden har efter 3 års verksamhet erhållit ett positivt eget kapital från enheterna på 10 000 tkr. Nämnden har efter budgetår 1 redovisat ett positivt resultat på 1 000 tkr. Fast eget kapital Rörligt eget kapital 10 000 tkr 1 000 tkr Nämnden kan utöver budget fritt disponera 1 000 tkr för nästkommande års verksamhet, vilket innebär att nämnden i sin internbudget kan budgetera ett underskott på 1 000 tkr för år 2. Användningen ska dock anpassas utifrån de begränsningar som anges ovan. Nämnden har därutöver möjlighet att begära att få disponera del av de 10 000 tkr i samband med kommande års budgetarbete inom ramen för de budgetmedel som avsätts (hittills 8 000 tkr). Scenario 2: Nämnden har efter 3 års verksamhet erhållit ett negativt eget kapital från enheterna på -10 000 tkr. Nämnden har efter budgetår 1 redovisat ett positivt resultat på 1 000 tkr. Fast eget kapital Rörligt eget kapital -10 000 tkr 1 000 tkr Nämnden kan liksom i exemplet ovan fritt disponera 1 000 tkr för nästkommande års verksamhet. Men nämnden har samtidigt ansvar för att vidta åtgärder för att återställa det fasta egna kapitalet så att underskottet på 10 000 tkr elimineras. Scenario 3: Nämnden har efter 3 års verksamhet erhållit ett positivt eget kapital från enheterna på 10 000 tkr. Nämnden har efter budgetår 1 redovisat ett negativt resultat på -1 000 tkr. Fast eget kapital Rörligt eget kapital 10 000 tkr -1 000 tkr Nämnden har ansvar för att täcka in underskottet på 1 000 tkr i nästkommande års internbudget. Det innebär att nämnden måste budgetera ett överskott på 1 000 tkr för år 2. Nämnden har därutöver möjlighet att begära att få disponera del av de 10 000 tkr i samband med kommande års budgetarbete inom ramen för de budgetmedel som avsätts (hittills 8 000 tkr).
Scenario 4: Nämnden har efter 3 års verksamhet erhållit ett negativt eget kapital från enheterna på -10 000 tkr. Nämnden har efter budgetår 1 redovisat ett negativt resultat på -1 000 tkr. 6 Fast eget kapital Rörligt eget kapital -10 000 tkr -1 000 tkr Nämnden har ansvar för att täcka in underskottet på 1 000 tkr i nästkommande års internbudget. Det innebär att nämnden måste budgetera ett överskott på 1 000 tkr för år 2. Nämnden har därutöver ansvar för att vidta åtgärder för att återställa det fasta egna kapitalet så att underskottet på 10 000 tkr elimineras. TIDPLAN Hösten 2008 Budgeten för 2009-2010 fastställs under hösten 2008. Enheter med positivt eget kapital efter 2007 års bokslut kan i samband med budgetarbetet inför 2009 ansöka om att få ianspråkta detta under 2009 för särskilda insatser inom en sammanlagd ram av 8 mnkr. Våren 2009 Bokslutet för 2008 fastställs. Om det samlade resultatet för 2008 skulle bli negativt så måste det resultatet återställas senast i tvåårsbudgeten för 2011-2012. Hösten 2009 Budgeten för 2010 fastställs redan under hösten 2008, se ovan. Enheter med positivt eget kapital efter 2008 års bokslut föreslås därför i ett särskilt ärende (tilläggsbudget) kunna ansöka om att få ianspråkta detta under 2010 för särskilda insatser inom en sammanlagd ram av 8 mnkr. Våren 2010 Resultatet för 2009 års verksamhet sammanställs i bokslutet. Från och med budgetåret 2009 föreslås de nya resultathanteringsreglerna gälla. Om det samlade resultatet för 2009 blir negativt återställs inte det med hänvisning till Kommunfullmäktiges beslut om synnerliga skäl. Efter år 2010 kan resultatet för de två åren räknas av som summa eget kapital på enheten. Kravet ska då vara minst ett 0-resultat för perioden 2009-2010. Men om det samlade resultatet för åren 2009 och 2010 blir negativt så måste det resultatet återställas senast i budgeten för 2013-2014. Hösten 2010 Budgeten för den nya tvåårsperioden 2011-2012 fastställs. Om det samlade resultatet för 2008 blev negativt så måste det resultatet återställas senast i tvåårsbudgeten för 2011-2012. Ett samlat negativt resultat för 2009 återställs inte med hänvisning till Kommunfullmäktiges skrivning om synnerliga skäl.
Våren 2011 Efter år 2010 förs nämndernas rörliga egna kapital mot kommunens samlade egna kapital och en ny tvåårscykel inleds. 7 Hösten 2012 Budgeten för 2013-2014 fastställs. Om det samlade resultatet för 2009-2010 blev negativt så måste det resultatet återställas i tvåårsbudgeten för 2013-2014. SAMRÅD Samråd har skett med strategisk chefsgrupp som tillstyrker förslaget. MBL MBL-information är inte påkallat i ärendet. KOMMUNLEDNINGSKONTORET Lena Rydin Hansson Per-Anders Svensson
8 Bilaga 1 Förslag till ny lydelse av avsnitt 9 i ekonomistyrningsreglerna 9. Resultathantering Definition av resultathantering Med resultathantering menas de regler som styr hur ett uppkommet ekonomiskt resultat får hanteras över och mellan årsskiften. Bakgrund Kommunens ekonomimodell innebär att enheters och nämnders resultat i bokslutet avslutas mot posten eget kapital på balansräkningen. Enligt lagen om kommunal redovisning ska varje års resultat redovisas och sammanställas i en årsredovisning. Årets resultat avsätts till posten eget kapital på balansräkningen. Ett överskott ökar kommunens egna kapital och ett underskott minskar det. Det finns inga lagliga möjligheter att återföra eget kapital till resultaträkningen som en intäkt eller kostnad nästkommande år. Den enda möjligheten att kunna ianspråkta och därigenom minska posten eget kapital är genom att visa ett underskott. Det innebär också att eget kapital därigenom visar enhetens eller kommunens ackumulerade resultat. I kommunallagen finns ett balanskrav som innebär att om kommunen går med ett underskott så måste det återställas senast i budgeten det tredje året efter det år då det negativa resultatet uppkom. Lag (2004:775 8 kap 5 ). Motivet för detta är att kommunen inte ska förbruka sina tillgångar och att varje generation ska stå för sina kostnader. Resultathanteringsmodell Eget kapital finns på tre olika organisatoriska nivåer; Enhet, Nämnd eller Kommunen totalt. Intäktsfinansierad verksamhet Enheternas resultat avslutas i bokslutet mot posten eget kapital. Om enhetens resultat är negativt har enheten ansvar för att täcka detta inom en 3-års-period. Om resultatet är positivt har enheterna under en 3-årsperiod möjlighet att disponera detta inom den totala ram som fastställs i budgetarbetet, hittills 8 mnkr per år. Efter 3 år förs resultatet vidare till eget kapital under respektive ansvarig nämnd om det inte återställts eller förbrukats. Om enheten misslyckats med att täcka uppkomna underskott övergår ansvaret till nämnden att inom ytterligare en 3- årsperiod täcka kvarstående underskott. Överskott får disponeras inom den totala ram som fastställs i budgetarbetet, hittills 8 mnkr per år Efter sex år förs enheternas kvarstående resultat tillbaka till kommunens samlade egna kapital. Särskilda styrprinciper gäller för Exploateringsverksamheten, Linköpings kommunala friskolor, Gymnasieskolornas uppdragsenheter, Fenomenmagasinet samt fritidsgårdarnas gårdskassor. För dessa verksamheter kvarligger eget kapital hos enheten och kan endast flyttas efter särskilt beslut i kommunstyrelsen.
Anslagsfinansierad verksamhet För att skilja på eget kapital som nämnden fått från egen verksamhet och den som förts vidare från enheterna måste posten eget kapital delas upp i två olika delar som kan kallas fast eget kapital respektive rörligt eget kapital. Det fasta kapitalet är det kapital som förts vidare från enheterna och som endast kan ianspråktas inom ramen för de 8 mnkr som avsätts i respektive års budget. Det rörliga kapitalet är det kapital som den anslagsfinansierade verksamheten genererat. Resultatet för anslagsfinansierad verksamhet behålls under 2-års-budgetperioden. Uppkomna överskott får disponeras av nämnden upp till ett belopp av 1 mnkr. Om överskottet är större än 1 mnkr får maximalt 1 % av tilldelad budgetram disponeras. Eftersom Kommunstyrelsen har ansvar för hela kommunens utveckling och ekonomiska ställning är det nödvändigt att det görs en finansiell prövning och kontroll av att nämndernas förslag till resultatöverföring mellan år 1 och år 2 ryms inom kommunens ekonomiska ramar. Kommunstyrelsen ska därför göra en särskild prövning av förslagen till resultatöverföring och fastställa dessa efter respektive års bokslut. Efter år 2 avslutas nämndernas resultat mot nämndernas rörliga egna kapital vilket innebär att årets resultat kan avläsas ur årets resultaträkning och det samlade 2-årsresultatet för nämnder och enheter kan avläsas ur posten eget kapital. Därefter bokas allt rörligt eget kapital om till kommunens samlade egna kapital, så att nämnderna inför nästa tvåårsbudget återigen börjar om med 0: - i eget kapital. Om kommunens egna kapital efter de två åren har minskat, måste kommunen vidta åtgärder i nästkommande tvåårsbudget för att återställa underskottet. 9 Restriktioner Överskott som beror på försenad driftstart får inte ianspråktas utan särskilt beslut av Kommunstyrelsen. Tillfälligt uppkomna överskott får inte användas för ny verksamhet som innebär permanenta kostnadsökningar om inte den nya verksamheten ingår i nästkommande budget. Åtgärdsplaner vid oplanerade underskott Nämnder och enheter som uppvisar oplanerade underskott måste vidta åtgärder för att komma i ekonomisk balans. När enhet visar underskott i samband med årsbokslut förutsätts att enhetens ledning och berörd nämnd vidtar åtgärder för att inom 3 år eliminera detta. Nämnd som redovisar eller befarar ett underskott som överstiger 1 % av tilldelad budgetram/omsättning ska, om underskottet då uppgår till mer än 1 mnkr, snarast redovisa åtgärdsplanen till kommunstyrelsen. Kommunstyrelsen kan i undantagsfall kräva in åtgärdsplaner även vid mindre underskott.
10