Att utvärdera ett projekt

Att utvärdera ett projekt KAMP Företagsutveckling

2 Innehållsförteckning Inledning...3 Tillvägagångssätt...4 Dokumentet Utvärderingsrapport...6 PUA - projektutvärderingsansvarig...7 Bilaga 1 Inbjudan till utvärdering av Projekt SBID...9 Bilaga 2 Utvärderingsrapport Projekt SBID...10

3 Att utvärdera ett projekt Inledning Att utvärdera ett projekt görs för att kunna dra nytta av såväl det som vi har gjort bra som det vi kunde göra bättre. Det är vansinnigt att inte ta tillvara denna möjlighet att lära sig inför framtiden. Resultatet av denna projektutvärdering är ett dokument Utvärderingsrapporten. Själva utvärderingen tar inte så lång tid. De flesta projekt utvärderas på en eller två dagar. För riktigt stora projekt (Öresundsbron eller JAS-projektet eller motsvarande) tar det lite längre tid, men för de allra flesta projekt är detta en mycket liten del av projektets totala tid men den kan ge väldigt mycket nyttig information inför framtiden! Lämpligt antal deltagare vid en utvärdering brukar vara fem till femton personer. I större projekt gäller det att välja ut deltagarna så att alla olika typer av roller representeras, gärna både funktionella roller och teamroller (exempelvis enligt Belbin). Ta gärna med några delprojektledare, några utförare, någon ur referensgruppen och kanske någon ur kvalitetssäkringssgruppen. Låt gärna några intressenter vara med, exempelvis beställaren. Projektledaren skall vara med och är normalt den som leder själva utvärderingen. Grunden för en lyckad utvärdering läggs i förberedande fas. Vi skall redan där fastställa hur, när och var utvärderingen skall göras. Detta skall dokumenteras i projektdefinitionen - det skall vara en egen rubrik där. Exempel:... Utvärdering av projektet Utvärdering av projektet skall ske närmast följande fredag-söndag efter avslutat projekt. Vi kommer att vara på Konferenshotell Nouveau i Helsingborg. Projektledaren ansvarar för att resan dit ordnas, hotellrum bokas, huvudlokal samt grupprum bokas samt att nödvändig förtäring ordnas. Dessutom skall hela gruppen ha en social aktivitet på lördag kväll. Projektarkivet på Hkserver1 skall finnas tillgänglig och fungera som underlag. En formell inbjudan kommer att skickas ut två veckor före själva utvärderingen. Utvärderingen skall mynna ut i dokumentet Utvärderingsrapport för Projekt GREN....

4 Tillvägagångssätt Boka en lämplig lokal, gör en formell inbjudan samt se till att projektarkivet finns tillgängligt - antingen via datorn eller i utskrivet skick. Börja med att samla alla deltagarna (5-15 st) och gå igenom hela förfarandet. Dela in deltagarna i två - tre grupper och låt grupperna börja med att skriva ned allt som de tycker har fungerat bra respektive har fungerat sämre. Använd gärna Post-it-lappar. Skriv ner en sak per lapp. När detta är klart samlas alla deltagarna igen och man börjar redovisa vad man kommit fram till. Det kan vara ganska lämpligt att sätta upp alla Post-it-lapparna som berör det positiva tillsammans och de som berör de negativa delarna tillsammans. Vissa lappar kommer förmodligen att vara dubbletter (eftersom flera grupper kan ha kommit på samma sak). Ta bort alla dubbletter det räcker att något är med en gång. Försök att gruppera lappar som hör ihop för att på det sättet skapa områden / aktiviteter som har fungerat bra respektive mindre bra. Både den positiva och den negativa informationen kan delas upp i flera rubriker och underrubriker. Exempel: Inledning Kort om projektet Vad gjorde vi bra? Projektorganisation Ändringshantering Informationsspridning Dokumentation Vad kunde vi gjort bättre? Projektorganisation Ändringshantering Informationsspridning Dokumentation

5 Vad lär vi oss av detta? Hur förmedlar vi denna kunskap? Uppdatera PUA Sammanfattning Underskrifter När detta är klart skall allt ner på pränt, dvs någon skall fysiskt skriva in det i en ordbehandlare. Det kan vara ganska lämpligt att projektledaren plus en person till gör detta arbete. Om alla skall vara med att formulera ord och meningar, finns det en risk att det bara blir en massa snack vilket normalt inte leder till någonting. När man skrivit ner allting samlas alla deltagarna igen, för en genomgång där alla har möjlighet att kommentera innehållet i utvärderingsrapporten. Efter eventuella justeringar skrivs utvärderingsrapporten ut och alla deltagarna skriver under med sitt namn. Detta undertecknande är mycket viktigt för att markera att alla har tagit del och varit med om att skriva detta dokument. Detta dokument är inget juridiskt bindande, men jag förordar i alla fall att alla sätter sin namnteckning på rapporten. Använd gärna en mall för själva utvärderingsrapporten (se bilaga).

6 Dokumentet Utvärderingsrapport Projektets utvärdering skall mynna ut i ett dokument, själva utvärderingsrapporten. Grundinnehållet i denna rapport är en sammanställning av vad som har gått bra och vad som kunde ha gjorts bättre. Dessutom bör dokumentet innehålla en inledande del med en kort beskrivning om projektet. Sist bör vi summera och dra slutsatser av det vi beskrivit tidigare i dokumentet. Vi kan även lägga till ytterligare rubriker, exempelvis: Erfarenheter / Vad lär vi oss av detta Projektorganisation Justering av använda nyckeltal Hur undvika samma fällor som i detta projekt Varför hände det som hände Jag tycker att det är viktigt att själva utvärderingsrapporten speglar hur projektet har varit. Det finns ingen anledning att ljuga om ett projekt har haft problem. Det är också viktigt att få in även det som har fungerat, så att vi kan vara lika duktiga i nästa projekt.

7 PUA - projektutvärderingsansvarig Det räcker inte med att vi skriver ned detta i en utvärderingsrapport. Det är mycket viktigt att detta dokument också skickas till någon utsedd person i den egna linjeorganisationen, PUA ProjektUtvärderingsAnsvarig. Genom att använda sig av PUA kan linjeorganisationen lära sig av samtliga projekt som har drivits under en given tidsrymd. PUA skall information om samliga projekt som startas på ett enkelt sätt. Varje projektledare som startar ett projekt (dvs har fått avtalet och skall gå in i genomförandefasen) skall meddela PUA om detta. Det kan ske genom att projektledaren skickar ett mail med denna information eller att PUA får en kopia på projektdefinitionen. Det viktiga är inte tillvägagångssättet utan att det sker. PUA noterar i sin almanacka, när respektive startat projekt skall avslutas. Detta är en löpande process. Några veckor före planerat asvlut för de olika projekten kontaktar PUA projektledaren för att stämma av att projektet följer tidsplanerna och avslutar i tid. PUA kanske då får veta att projektets slutdatum har ändrats (av olika anledningar) och det som då sker är enbart att PUA noterar det nya slutdatumet. PUA påminner projektledaren om att utvärderingsrapporten skall tas fram och skickas till PUA. Varje projekt som avslutas skall alltid utvärderas. Utvärderingsrapporten skall alltså skickas till PUA som samlar in, analyserar och redovisar resultatet regelbundet för hela organisationen. Normalt samlar PUA berörda projektledare, projektmedarbetare, linjechefer och beställare en gång i kvartalet eller en gång i halvåret för att delge resultatet av samtliga projekts utvärdering. Syftet med denna information är ju att kunna dra nytta av varje enskilt projekt samt att alla berörda skall få ta del av detta.

8 PUA i linjeorganisationen VD Ledningsgrupp Ekonomienheten Personalenheten Projektkontoret PUA Utvecklingsavdelningen Försäljningsavdelningen Utbildningsavdelningen Produktionsavdelningen Lokalkontoren

9 Bilaga 1 Inbjudan till utvärdering av Projekt SBID Inbjudan till utvärdering av Projekt SBID Tid: 19 april 09.00-16.30 Lokal: Konferensrummet på lokalkontoret i Linköping Kaffe och lunch ingår. Anmälan till projektledaren på telefon 875 63(internt) eller via e-mail sven-erik.lundegard@trygg.se OBS!!! Alla skall tänka till angående projektet och hur det har varit. Vad har vi varit duktiga på och vad skulle vi kunnat göra bättre? Fundera dessutom på om det är något ytterligare som rör projektet som bör dokumenteras. Projektarkivet kommer att finnas tillgängligt via projektledarens bärbara dator. Välkomna Sven-Erik Lundegård Projektledare

10 Bilaga 2 Utvärderingsrapport Projekt SBID Beskrivning Anledningen till att skriva en utvärderingsrapport är för att tala om hur man ska dra lärdom av de erfarenheter som har gjorts under projektets gång. För såväl Trygg Datorisering AB som Svensk Byggplåt AB är det av största intresse att följa upp varje projekt. Projekt SBID är dessutom av den storleksordningen att den även ur ekonomisk synvinkel är klart intressant. Vad gick bra? Samarbetet mellan företagen har fungerat mycket bra. Det har inte uppstått några vi-och-dom - situationer varken inom projektet eller mellan projektet och Trygg Datorisering AB resp Svensk Byggplåt AB. Givetvis har det funnits fall av oenighet, underligt vore väl annars, men det har alltid gått att lösa med projektets bästa för ögonen. Vad kunde ha gjorts bättre? Det har varit arbetsamt att resa så pass mycket som det har krävts i projektet och tyvärr har en del hotell inte varit de bästa. Ingen skugga skall falla på någon anställd inom Trygg Datorisering AB eller Svensk Byggplåt AB eftersom denna tjänst har lagts på Anderssons Resebyrå. Vi har haft en del problem med informationsspridningen internt inom projektet. Detta måste projektledaren Sven-Erik Lundegård ta på sitt ansvar. Leveransproblemen från framför allt Compaq men även från Hewlett-Packard har stört projektet, dock ej i så stor omfattning som vi befarade. Vad lär vi oss av det? Vi ska vara ännu tydligare vid specifikationer av olika slag. Exempelvis gentemot resebyråer, leverantörer och speditionsföretag.

11 Hur förmedlar vi denna kunskap? Genom de informationsmöten som kommer att hållas i april 2001 med alla i projektet inblandade. Vidare kommer båda företagen att sprida kunskapen om projektet internt dels genom stormöten och dels via en gemensam Lotus Notes-applikation för projektutvärdering. Trygg Datorisering ABs projektutvärderingsansvarig PUA uppdateras med denna rapport som sedan (tillsammans med andra projektutvärderingsrapporter) analyseras och återkopplas till hela företaget. Sammanfattning Avslutningsvis vill jag tacka för det förtroende som jag har åtnjutit under detta halva år som jag fungerat som projektledare. Det har varit både intressant och lärorikt, men också jobbigt. Som jag trodde innan jag hoppade på projektledarskapet skulle all min tid gå åt det har blivit mer Jag tycker mig också tack och lov se att fördelarna för Svensk Byggplåt AB är de som vi förespeglade i projektdefinition och offert. Jag tror dessutom att intresset hos de anställda på Svensk Byggplåt AB för installationerna och den interna datoriseringen har vuxit under projektets gång. Detta ska förhoppningsvis också leda till att de anställda känner en större trygghet för sitt eget arbete vilket medför bättre stämning på arbetet vilket i sin tur leder till ännu större trygghet som i sin tur leder till Vid pennan Sven-Erik Lundegård Deltagare Lars-Olof Åhs Ewa Löfgren Rebecca Berg Jan Wrede Ture Svensson Kurt Strid Lena Swahn Kristina Ormgren Laban Gren Eva Ullerstig Gerd Lovén Gertrud Trude Greta Slovén Gunilla Blomberg Lotta Bladh Sören Andersson Erik von Spar

12