Sessionssalen, Hultsfred kl

Sammanträdesprotokoll 1 (17) Plats och tid Sessionssalen, Hultsfred kl. 08.30-12.10 Beslutande Lars Rosander, C Åke Nilsson, KD Åke Bergh, M Mattias Wärnsberg, S Tomas Söreling, S Övriga deltagande Lars-Erik Rönnlund, kommunchef Lars Gjörloff 133 Britt Olsson, sekreterare Sara Dolk 133 Hans Andersson 135 Cynthia Strömberg 135 Helena Grybäck Svensson 135-140 Karin Anemyr 135 Ylva Gustafsson 135 Henric Sundberg 135 Lars Lundgren 137-140 Staffan Svensson 137-140 Daniel Johansson 137-140 Mattias Wärnsberg Utses att justera Underskrifter Paragrafer 133-144 Sekreterare Ordförande Justerande. Britt Olsson. Lars Rosander. Mattias Wärnsberg Anslag/Bevis Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Kommunstyrelsens arbetsutskott Datum för anslags uppsättande 2013-05-06 Datum för anslags nedtagande 2013-05-29 Förvaringsplats av protokollet Kommunkansliet Underskrift. Britt Olsson

Sammanträdesprotokoll 2 (17) Samhällsbyggnadsgruppen KSAU 133/2013 Samhällsbyggnadsgruppen - lägesrapport Arbetsutskottets beslut Samhällsbyggnadsgruppen får återkomma i ärendet med förslag på kostnadsupplägg m m. Utvecklingschef Lars Gjörloff och planeringsarkitekt Sara Dolk informerar om gestaltningsförslag bland annat för Hultsfreds tätort och Målilla Handelsområde. Några motioner som lämnats till samhällsbyggnadsgruppen och utvecklingskontoret handlar om att göra en attraktivare kommun.

Sammanträdesprotokoll 3 (17) Personalkontoret Kommunarkivet KSAU 134/2013 Dnr 2013/80 004 Uppdatering av dokumenthanteringsplan - personalkontoret Arbetsutskottets beslut Arbetsutskottet beslutar anta dokumenthanteringsplan 2.6 för personalkontoret. Kommunstyrelsens arbetsutskott har delegation på att godkänna dokumenthanteringsplaner enligt punkt 1.16 i delegationsordningen. Personalkonsult Ove Persson har överlämnat en uppdaterad dokumenthanteringsplan för personalkontoret med löpnummer 2.6. I dokumenthanteringsplanen finns ändringarna på sidorna 5,6,7,8. Alla förändringar i förslaget är kursiverade. Förändringarna är följande: Beslut om sjukersättning är flyttad från Avställda personakter (sid1) till Rehabakt (sid 7). Nytillkomna handlingar är Dokumenthanteringsplaner (äldre) och Loggar, e-postlistor och cookies (sid 5). Spontanansökningar/Intresseanmälan och Ansökan via e-post till utlyst tjänst (sid 8). En ny tillkommen anmärkning kopplad till handling Beslut från arbetsförmedlingen avseende bidrag (sid 6).

Sammanträdesprotokoll 4 (17) KSAU 135/2013 Lägesrapport vaktmästeriutredningen Arbetsutskottets beslut Arbetsutskottet har tagit emot lägesrapporten. En lägesrapport lämnas till arbetsutskottet om vaktmästeriutredningen. På mötet deltar controller Ylva Gustafsson, controller Henric Sundberg, förbundsdirektör Helena Grybäck Svensson, barn- och utbildningschef Cynthia Strömberg, kostchef Karin Anemyr och personalchef Hans Andersson.

Sammanträdesprotokoll 5 (17) Kommunchefen KSAU 136/2013 Översyn ägardirektiv AB Hultsfreds Bostäder Arbetsutskottets beslut Arbetsutskottet beslutar ge kommunchef Lars-Erik Rönnlund i uppdrag att ta fram förslag till ägardirektiv för AB Hultsfreds Bostäder utifrån dagens diskussioner. I och med det stora flyktingmottagande i kommunen föreslås en översyn ägardirektiven för AB Hultsfreds Bostäder för att kunna säkra upp en bra mottagning av flyktingar i kommunen.

Sammanträdesprotokoll 6 (17) Miljö- och byggnadsnämnden Östra Smålands Kommunalteknikförbund De berörda Länsstyrelsen i Kalmar län KSAU 137/2013 Dnr 2013/87 303 VA-plan och policy, arbetsgrupp och styrgrupp Arbetsutskottets beslut Arbetsutskottet beslutar följande: 1. En politisk styrgrupp utses bestående av Lars Rosander, ordförande kommunstyrelsen och ersättare i Östra Smålands Kommunalteknikförbund (ÖSK), Åke Nilsson, förste vice ordförande i kommunstyrelsen samt vice ordförande i ÖSK, Mattias Wärnsberg, andre vice ordförande kommunstyrelsen och ledamot i ÖSK samt Lennart Davidsson, ordförande i miljö- och byggnadsnämnden. 2. En arbetsgrupp med Lars Lundgren, ÖSK och miljö- och hälsoskyddsinspektör Daniel Johansson utses och som får följande uppdrag: a. Se över hur arbetet med VA-plan och policy skulle kunna läggas upp, ev ta in konsult b. Se över möjlighet att en VA-lots finns i kommunens regi för att hjälpa invånare vad gäller VA-frågor c. Boka möte i Karlsborg om VA-frågan (dnr 2012/116) 3. Vad gäller LOVA-bidraget kommer kommunen inte att vara klar med VA-plan i september 2013 varför bidraget får tas tillbaka av Länsstyrelsen i Kalmar län. Arbetsutskottet beslutade 314/2102-11-20 att ge uppdrag om att arbeta fram en VA-plan och en VA-policy. En VA-översikt hade redan utarbetats under 2012. I en VA-policy fastställs strategiska vägval som ska vara vägledande för hantering av olika frågor samt prioriteringsgrunder. Dessa beslutas av kommunfullmäktige. En VA-plan sammanställs sedan utifrån översikten och policyn. Då det fanns en möjlighet att söka LOVA-bidrag togs även detta med i beslutet men nu ser man att det inte går att hålla den tidplanen för att vara klar med planen i höst.

Sammanträdesprotokoll 7 (17) Arbetsgruppen VA-plan Miljö- och byggnadsnämnden KSAU 138/2013 Dnr 2012/116 303 Begäran om ställningstagande om kommunalt vatten och avlopp i området Karlsborg - möte Arbetsutskottets beslut Arbetsgruppen får i uppdrag att anordna ett möte för berörda i Karlsborgsområdet. Inför ställningstagande om kommunalt vatten och avlopp föreslås att ett informationsmöte ska ske med berörda i Karlsborgsområdet. Beredning Kommunstyrelsens arbetsutskott 170/2012, 264/2012, 34/2013

Sammanträdesprotokoll 8 (17) Kommunstyrelsen KSAU 139/2013 Dnr 2012/210 359 VA-lösningar i byn Torp Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsen Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen besluta om avslag på begäran om kommunal VA-utbyggnad i Torp. Vidare föreslås fastighetsägarna få information om möjligheten till bildandet av gemensamhetsanläggning och anslutning till överenskommen inkopplingspunkt till den allmänna VA-anläggningen utanför verksamhetsområdet. Tio fastighetsägare i byn Torp har inkommit med skrivelse där man föreslår att kommunen är med och tar sitt ansvar genom att hjälpa till med en lösning av avloppsfrågan i Torp. Begäran behandlades vid kommunstyrelsens arbetsutskotts sammanträde 2012-11-20, 307/2012 varvid beslutades ge Östra Smålands kommunalteknikförbund i uppdrag att besvara skrivelsen samt återkomma om hantering av frågan. Yttrande Östra Smålands Kommunalteknikförbund avlämnar följande svar på fastighetsägarnas begäran om att kommunen ska hjälpa till med en lösning av avloppsfrågan i Torp. Hultsfreds kommun är huvudman för den allmänna va-anläggningen i kommunen med kommunalteknikförbundet ÖSK som driftansvarig. För att det ska finnas en skyldighet för kommunen att ordna allmän VA-försörjning för en bebyggelse och därmed ta in den i verksamhetsområdet för den allmänna VA-anläggningen så krävs att vissa kriterier ska vara uppfyllda enligt 6 lag om allmänna vattentjänster (2006:412). Kraven är att det ska finnas ett behov för skyddet av människors hälsa och/eller skyddet för miljön samt att det gäller en blivande eller befintlig bebyggelse i ett större sammanhang. Uppenbarligen har aktuella tio fastigheter behov när det gäller skyddet för miljön eftersom tillsynsmyndigheten enligt miljöbalken i Hultsfreds kommun ställt krav på åtgärder av befintliga enskilda avloppsanläggningar. Men bebyggelsen i Torp består inte av det större sammanhang som skulle rättfärdiga behovet av kommunal VA-utbyggnad. Av ovanstående skäl

Sammanträdesprotokoll 9 (17) föreslår Östra Smålands Kommunalteknik att begäran om kommunal VAutbyggnad avslås. En alternativ lösning att ordna kommunal avloppstjänst till fastighetsägarna i byn Torp är att fastighetsägarna erbjuds en gemensam anslutning i en överenskommen inkopplingspunkt till den allmänna VA-anläggningen inom verksamhetsområdet som regleras med skriftligt avtal. Förutsättningarna för detta är att fastighetsägarna ansöker om bildande av gemensamhetsanläggning enligt anläggningslagen (1973:1149) hos lantmätare. Avtalspartner blir upprättad samfällighetsförening och kommunen. Samfällighetsföreningen blir abonnent i abonnentregistret. Beredning Kommunstyrelsens arbetsutskott 307/2012

Sammanträdesprotokoll 10 (17) Kommunstyrelsen KSAU 140/2013 Dnr 2012/180 446 Svar på skrivelse om förutsättningar för en gemensam VA-anläggning i nordöstra Hagelsrum Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsen Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen besluta om avslag på begäran om utredning för att anlägga en VA-anläggning i kommunal regi i Hagelsrum. En gemensam skrivelse från flera fastighetsägare i Hagelsrum har lämnats in med en begäran att uppdrag ska ges till Östra Smålands Kommunalteknikförbund att utreda förutsättningarna för en gemensam VAanläggning i nordöstra Hagelsrum. Begäran behandlades vid kommunstyrelsens arbetsutskotts sammanträde 2012-10-23, 272/2012 varvid beslutades ge Östra Smålands kommunalteknikförbund i uppdrag att besvara skrivelsen samt återkomma om hantering av frågan. Yttrande Östra Smålands Kommunalteknikförbund avlämnar följande svar på fastighetsägarnas begäran om att ÖSK ska utreda förutsättningarna för en gemensam VA-anläggning i kommunal regi i nordöstra Hagelsrum. Hultsfreds kommun är huvudman för den allmänna VA-anläggningen i kommunen med kommunalteknikförbundet ÖSK som driftansvarig. För att det ska finnas en skyldighet för kommunen att ordna allmän VA-försörjning för en bebyggelse och därmed ta in den i verksamhetsområdet för den allmänna VA-anläggningen så krävs att vissa kriterier ska vara uppfyllda enligt 6 lag om allmänna vattentjänster (2006:412). Kraven är att det ska finnas ett behov för skyddet av människors hälsa och/eller skyddet för miljön samt att det gäller en blivande eller befintlig bebyggelse i ett större sammanhang. Uppenbarligen har aktuella nio fastigheter behov när det gäller skyddet för miljön eftersom tillsynsmyndigheten enligt miljöbalken i Hultsfreds kommun ställt krav på åtgärder av befintliga enskilda avloppsanläggningar. Men bebyggelsen i nordöstra Hagelsrum består inte av det större sammanhang som skulle rättfärdiga behovet av kommunal VA-utbyggnad. Av ovanstående skäl föreslår Östra Smålands Kommunalteknik att begäran om utredning för att anlägga en gemensam VA-anläggning i kommunalregi avslås.

Sammanträdesprotokoll 11 (17) Kommunstyrelsen KSAU 141/2013 Dnr 2013/83 880 Bibliotekets organisatoriska tillhörighet Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsen Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen att föreslå kommunfullmäktige att biblioteket från och med 1 juli 2013 flyttas över från barn- och utbildningsnämndens ansvarsområde till kommunstyrelsen för att tillhöra kultur- och fritidsförvaltningen. Barn- och utbildningsnämnden har beslutat 48/2013-04-17 att föreslå kommunfullmäktige att biblioteket från och med 1 juli 2013 flyttas över från barn- och utbildningsnämndens ansvarsområde till kommunstyrelsen för att tillhöra kultur- och fritidsförvaltningen. Barn- och utbildningschef Cynthia Strömberg, kultur- och fritidschef Christina Brandt och bibliotekschef Yvonne Åremalm har lämnat en tjänsteskrivelse 2013-03-06 om bibliotekets organisatoriska tillhörighet. Med ojämna mellanrum har det under de senaste åren diskuterats om bibliotekets organisatoriska tillhörighet. Biblioteket har genom sin funktion som skolbibliotek anknytning till barn- och utbildningsnämnden. Bibliotekets verksamhet är till sin karaktär i övrigt närmare besläktat med kultur- och fritidsförvaltningens uppdrag. Biblioteket har en viktig funktion i det demokratiska samhället. Den grundlagsfästa yttrandefriheten kräver att alla har tillgång till ett språk liksom till kunskap och information. Bibliotekets roller kan beskrivas enligt nedan: Kultur Biblioteket ska vara en arena för kultur med ett utbud av evenemang såsom sagostunder, författarbesök, bokpresentationer, utställningar, cirklar, föreläsningar med mera. Även eget skapande ska uppmuntras. Kunskap Biblioteket ska vara ett centrum för såväl formellt som informellt lärande. Information Biblioteket ska vara allmänheten behjälplig med informationssökning och informationsförmedling vad gäller såväl referensservice som

Sammanträdesprotokoll 12 (17) samhällsinformation. Mötesplats Biblioteket är ett av de få offentliga rum som finns i dagens samhälle. Biblioteket ska erbjuda kommuninvånarna en trivsam, trygg och inspirerande miljö. Övrigt Utöver reflektion kring bibliotekets roller och kopplingen till kultur- och fritidsförvaltningen bör lyftas att ledningsorganisationen inom barn- och utbildningsförvaltningen har anpassats kraftigt de senaste åren. År 2006 fanns det två rektorsområden med varsin områdeschef inom förskola och grundskola. För rektorsområde gymnasium fanns en gymnasiechef. År 2008 plockades en områdeschef bort och de två tjänsterna omvandlades till en tjänst som för- och grundskolechef. År 2010 plockades även tjänsten som gymnasiechef bort och lades ihop med för- och grundskolechefstjänsten. Detta blev då en tjänst som biträdande barn- och utbildningschef. Denna tjänst togs bort 2012. Numera är organisationen helt utan chefer i mellanledet och består enbart av barn- och utbildningschef samt förskolechefer och rektorer. Förhoppningen är att utrymmet att driva aktivt förbättringsarbete blir större inom kultur- och fritidsförvaltningen. Beredning Barn- och utbildningsnämnden 48/2013

Sammanträdesprotokoll 13 (17) Kommunstyrelsen KSAU /2013 Dnr 2012/234 299 Minskat och förändrat hyresavtal med Skeppet i Målilla Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsen Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen att godkänna de två nya förslagen till hyreskontrakt med Skeppet i Målilla. Vad gäller engångsbidrag för värmeanläggningen i Skeppet samt utökning i budget för att finansiera lokalhyra i tom lokal har detta beslutats i kommunfullmäktige i samband med ombudgeteringen 2013. Kommunchef Lars-Erik Rönnlund har lämnat följande tjänsteskrivelse: 2004-09-07 fattade kommunstyrelsens arbetsutskott (ksau) beslut om ett nytt hyreskontrakt med Skeppet i Målilla om att hyra lokaler för en summa om 617 000 kr/år i tre år (bilaga a). Enligt protokollet skulle verksamheterna i besparingssyfte flytta ut ur lokalerna efter tre år. Detta återfinns även i det hyreskontrakt som skrevs (bilaga b). Någon utflytt skedde aldrig. Nu har kommunen sagt upp hyresavtalet med Skeppet i Målilla (bilaga b). Avtalet reglerar hyrda lokaler för: - Socialförvaltningen, väntjänst, 196 130 kr/år, - Barn- och utbildningsförvaltningen, förskola, 226 552 kr/år, - Kommunstyrelsen, fritidsgård, 224 612 kr/år. Ksau har sedan genom kommunalråd, 2:e vice ordförande i kommunstyrelsen samt kommunchef fört förhandlingar om hur ett nytt hyresavtal med Skeppet ska utformas. Ett förslag om att Framsteget skulle flytta in i Skeppet förkastades och ksau gav uppdrag till kommunstyrelsens ordförande att finna annan lösning. Det är denna lösning som nu föreligger i denna tjänsteskrivelse. Undertecknad (kommunchefen) har getts i uppdrag att författa lösningen. Förslaget (bilaga c, d) innebär: - att fritidsgården flyttar sin verksamhet till där barn- och utbildningsförvalningen haft sin verksamhet i Skeppet, - att den lokal som Fritidsgården nu finns i ställs tom och att vi hyr den i tre år.

Sammanträdesprotokoll 14 (17) Socialförvaltningen har sedan tidigare lämnat sina lokaler i Skeppet. De 226 552 kr i hyreskostnad på Skeppet som barn- och utbildningsförvaltningen betalade för sina lokaler har sparats in i samband med budget 2013. Detta innebär att nya medel måste anvisas för denna del av detta förslag. Förslaget till nya hyresavtal med Skeppet är bilagt (bilaga c, d). Det är två stycken treåriga avtal med möjlighet till ettåriga förlängningar. Total kostnad 451 164 kr/år. Årlig justering av hyran görs genom indexklausul baserad på KPI (konsumentprisindex). Det avtal som berör den tomma lokalen sägs upp med omedelbar verkan och upphör därmed 2015-12-31. Vidare föreslås det att Skeppet får ett engångsbidrag motsvarande 133 875 kr för att lösa kostnaden man har för investering av sin värmeanläggning via Kylmaster (bilaga d). Det nya avtalet med Skeppet som berör fritidsgården har kommunicerats med verksamhetsledare Tommy Svensson-Pöder. Bidrag och täckning för kostnader i samband med avtal för tom lokal Kommunfullmäktige beslutade 2013-04-29 i samband med ombudgeteringen 2013 följande: 1. Ett engångsbidrag motsvarande 133 875 kr till Skeppet för att lösa kostnaden Skeppet har för investering av sin värmeanläggning via Kylmaster. 2. Anvisning av pengar för 2013 från de pengar som avsatts till detta i 2013 års ombudgetering. Detta för att täcka kostnaderna för hyresavtalet gällande tom lokal samt engångsbidraget för värmeanläggning, totalt uppgående till 360 427 kr. Notering I tjänsteskrivelsen hänvisas till bilagor som finns i ärendets handlingar men inte i själva protokollsbeslutet. Bilagorna är följande: a. Tidigare planerad utflytt ur Skeppets lokaler som skulle gjorts 2006-12-31 men aldrig genomförts b. Tidigare hyreskontrakt med Skeppet samt uppsägning av detta c. Förslag till nytt hyreskontrakt Skeppet Målilla gällande fritidsgården d. Förslag till nytt hyreskontrakt Skeppet Målilla gällande tom lokal som direkt sägs upp och där kontraktet upphör senast 2015-12-31 e. Kostnad för värmeanläggning Kylmaster f. Kommunala medel Skeppet Målilla

Sammanträdesprotokoll 15 (17) Kommunstyrelsen KSAU 143/2013 Dnr 2013/70 822 Skrivelse från Målilla Samhällsförening om ny toalettbyggnad vid Hesjön Arbetsutskottets beslut Arbetsutskottet beslutar överlämna följande information till kommunstyrelsen: 1. Toalettbyggnaden kommer att ägas av Hultsfreds kommun. 2. Skötseln av toaletten kommer att göras av Målilla samhällsförening. 3. Vad gäller byggnadslovsfrågan så är alla tillstånd klara. Frågan om bygglovskostnaden får återkomma. Arbetsutskottet föreslår i beslut 122/2013-04-23 att kommunstyrelsen beviljar ett bidrag med 60 000 kronor där 20 000 kronor anslås ur kontot för samhällsföreningar och 40 000 kronor ur kommunstyrelsens anslag för oförutsedda behov. Då vissa frågor dök upp kommer arbetsutskottet att ta upp ärendet tisdag 30 april 2013 för kompletteringar i ärendet inför kommunstyrelsens behandling 7 maj 2013. Ärendet gäller en ansökan från Målilla Samhällsförening om bidrag till materialkostnaden för att bygga en handikappanpassad toalett i anslutning till badplatsen vid Hesjön. Föreningen ansöker även om att kommunen svarar för bygglovskostnaderna eftersom det är en kommunal badplats som drivs i samverkan med föreningar. Hesjöns badplats är en av kommunens mest välbesökta badplatser. Inom området finns också en badplats för hundar, grillplats samt en vildmarkscamping, vilket gör att badplatsen ofta har besökare som övernattar i husvagnar och husbilar. Intill badplatsen finns även två toaletter som är relativt små i förhållande till besöksantalet vilket ofta påpekas från badgäster och övriga besökare. Målilla Samhällsförening erbjuder sig att med samlade ideella insatser svara för byggnation av handikappanpassad toalett under förutsättning att kommunen står för materialkostnaden. Föreningens medlemmar kommer med egna maskiner att ansvara för allt grund- och grävningsarbete samt snickeri-, plåt- och målningsarbete. Den totala kostnaden för materialet

Sammanträdesprotokoll 16 (17) beräknas enligt bifogad offert och kostnadskalkyl till 60 000 kronor exkl. moms. Kultur- och fritidschef Christina Brandt föreslår att i samverkan med Målilla Samhällsförening byggs en ny handikappanpassad toalett i anslutning till Hesjöns badplats. Samhällsföreningen kommer med ideella insatser att ansvara för hela byggnationen med grund- och grävningsarbete, snickeri-, plåt- och målningsarbete. Kommunen svarar för materialkostnaden på 60 000 kronor. Kostnaden föreslås belasta kontot för Samhällsföreningar med 20 000 kronor samt kontot för kommunstyrelsens oförutsedda med resterande 40 000 kronor. På mötet ställs frågor om skötsel, ägarfrågan och även bygglovskostnaden varför förslag om att ärendet tas upp för komplettering på arbetsutskottet 30 april samt till kommunstyrelsen 7 maj. Beredning Kommunstyrelsens arbetsutskott 122/2013

Sammanträdesprotokoll 17 (17) KSAU 144/2013 Anmälningsärenden 1. Sveriges Kommuner och Landsting, cirkulär om vårpropositionen 2. Nya företag 3. Beslut från Högsby kommun om utökad samverkan räddningstjänst 4. Samrådsmöte för ombyggnad av väg 23/34 Målilla-Hultsfred, 7 maj 2013 i Valhall, Hultsfred