Hur skriva fo r webben? Tips och riktlinjer fo r ansta llda pa Hanken. 1
Innehåll Grundläggande regler för att skriva... 3 Hur läser man på webben?... 3 Underlätta för läsaren... 3 Länkar och hänvisningar... 4 Strukturera din webbtext... 7 Steg till ett relevant innehåll... 7 Steg till en bra disposition... 9 Använd klart och enkelt språk... 9 Följ skrivregler och andra regler för språket du skriver på... 10 Språkprinciper... 12 Källor, handböcker och nyttiga länkar... 13 Om detta dokument Den första versionen av dessa tips och riktlinjer skrevs av Alexandra Ohls år 2010. Inför arbetet med Hankens nya webbplats år 2014 har tipsen och riktlinjerna reviderats av Jannika Lassus. Dokumentet får användas av alla anställda vid Hanken och ska ses som en samling tips och skrivråd som gärna kan diskuteras vidare. Vi vill påpeka att de exempel som ges inte avser att peka ut en sida eller enhet som speciellt dålig eller speciellt bra. Syftet är att visa problem som är vanliga i alla typer av webbtexter och ge lösningsförslag. 2
Grundläggande regler för att skriva För texter som skrivs för webben gäller samma grundläggande regler som för andra brukstexter: texterna ska ha en tänkt läsare och ett uttalat syfte. Börja med att ställa frågan: vem ska läsa texten och varför? Fortsätt sedan med att tänka på vad läsaren ska göra, anse, tycka eller veta efter att ha läst texten, det vill säga vad är nästa steg? Utgå inte från din kunskapsvärld utan den tänkta läsarens kunskapsvärld. Bra texter utgår från läsarnas behov är lätta att hitta i är skrivna på ett enkelt och ett för läsarna begripligt språk. Webbtexter ställer dessutom andra krav på utformningen genom att de ska läsas på skärm och inte på papper eftersom vi inte läser på samma sätt när vi läser på skärm som när vi läser på papper. Hur läser man på webben? På skärmen läser vi sällan ett dokument från början till slut utan vi letar, ibland otåligt, efter en viss information. Vi skumläser och stannar upp vid ord och meningar som är viktiga för oss. Vi klickar lätt vidare om vi inte hittar det vi söker tillräckligt snabbt och enkelt. Det är därför extra viktigt att webbtexter är överskådliga så att läsarna snabbt hittar det de söker. Rubriker är viktiga ingångsportar för fördjupad läsning och punktlistor ökar överskådligheten. Fet stil kan väcka läsarens uppmärksamhet, men är för många element markerade förlorar den feta stilen sin effekt (som i detta stycke). Följ med hur du själv gör då du läser på webben och håll det i minnet då du skriver texter för webben. Underlätta för läsaren Ha en klar visuell hierarki på varje sida. Följ vedertagna principer för webbtexter och länkning m.m. Dela upp sidorna i klart definierade områden och stycken: en tanke i ett stycke och ett huvudbudskap i en text. Gör det klart och tydligt vad som är länkar och överväg om de ska markeras visuellt. Undvik att ha onödig information och onödiga element som drar till sig uppmärksamhet. 3
Länkar och hänvisningar Stryk aldrig under sådan text som inte fungerar som länk. Läsaren blir förvirrad om understreckad text ibland är en länk och ibland inte. Använd länkar sparsamt i brödtexten. Gör gärna i stället/också en lista på länkar efter texten. Undvik onödiga och tomma ord (t.ex. Följ denna länk ). Länka det ord som visar vart länken leder. Det är bra om länken i sin helhet visar vart den leder. Gör gärna länklistorna i form av punktuppställning med beskrivande rubrik. Länkarna ska också tydligt visa vart länkarna leder. En länk som inte fungerar ger ett oprofessionellt intryck. Exempel: Läs mera på IFL:s sidor om fortbildningspaketen. Ordet fortbildningspaketen länkar vidare till den relevanta sidan. Exempel: Beskrivande länkar i form av punktuppställning: Problemområden På Hankens (gamla) webbplats har det funnits och finns det fortfarande många exempel på sidor som inte har en så lyckad struktur. Det är ofta problem på följande punkter: Långa texter utan mellanrubriker och/eller nyckelord. Flera huvudbudskap trängs i en och samma text. Många olika typer av strukturer på en och samma sida som gör det svårt att följa logiken på sidan. Texterna stöder inte läsaren och för inte läsaren vidare till den information han eller hon är ute efter. Istället måste läsaren hoppa av och an mellan olika sidor. Texterna är inte alltid språkligt anpassade för webben (innehåller till exempel många passiva verbformer) och riktar sig inte direkt till läsaren. Språket i texterna utgår ofta från de anställdas perspektiv och innehåller termer och namn som kan vara svåra att förstå. 4
Exempel på en för lång text Observera att sidan har uppdaterats och den ser inte längre ut så här. Informationen i exemplet är svår att ta till sig eftersom sidan saknar mellanrubriker och nyckelord. Besökaren på en sådan här sida ger antagligen upp ganska snabbt och försöker hitta information om vem man kan kontakta för att få hjälp, men också det är svårt eftersom kontaktuppgifterna gömmer sig i den kompakta informationen på sidan. Det här leder sannolikt att besöker klickar vidare med oförrättat ärende. För att förbättra en webbtext som denna kan du börja med att kontrollera att varje stycke har en huvudtanke. Denna huvudtanke formuleras till en mellanrubrik som placeras före stycket. Radera om det finns överlappningar i texten och flytta runt textbitar så att helheten binds ihop. Om det inte är motiverat att ha en mellanrubrik mellan varje stycke kunde du markera med fet stil nyckelordet i de stycken som saknar en egen rubrik. Rubriker och fet stil kan fungera som en ingång till vidare läsning. Om det behövs instruktioner kan de ställas upp som en punktlista. Om läsaren behöver kontakta någon ska kontaktinformationen finnas på sidan och den ska naturligtvis vara aktuell. 5
Exempel på en för fragmentarisk sida Också den här sidan har uppdaterats och ser inte längre ut så här. Problemet med sidan är att det är svårt att se vad som är kursnamn, vad som är en rubrik och vad som är en tidpunkt då kursen ges. Det gör det svårt för läsaren att ta till sig informationen och se vilka kurser som erbjuds. Det är bra att det finns en länk till en webbplats med mera information, men informationen drunknar i helheten på sidan. Förbättringsförslag Informationen kunde delas upp i två olika dokument med tydliga mellanrubriker så att de olika typerna av kurser (Finska för finskspråkiga och Svenska som modersmål), anmälningstiden och kontaktuppgifterna bättre kommer fram. Kursnamnen kunde skrivas med fet stil och texten kunde grupperas tydligare så att kursnamnet och informationen om kursen hör ihop, dvs. större mellanrum mellan de olika kurserna I samband med de enskilda kurserna kunde det gärna finnas en länk till kursinformationen för just den kursen på Språkalliansens webbplats. 6
Strukturera din webbtext Texter som skrivs för webben ska vara tydliga, korta och välstrukturerade. Skriv gärna hälften så kort som på papper. På en smarttelefon eller annan pekskärm är vi vana vid att rulla texten ( skrolla ) men undvik alltför mycket rullning på dator. Gå rakt på sak och undvik information som läsaren inte behöver, ta det som är viktigast för läsaren först. Eftersom du skriver för en tänkt läsare rekommenderas du-tilltal. Hanken kan gärna kallas för Hanken eller Svenska handelshögskolan eller vi. Exempel: Skriv inte: Ansökan om studiestöd görs på en blankett som fås på studiebyrån. Skriv i stället: Du kan göra din ansökan på en blankett som du får på studiebyrån. Fundera över vem som är målgrupp för texten (både den specifika webbsidan och den textsnutt du skriver eller uppdaterar). Anpassa texten enligt målgruppen. Om det finns flera olika målgrupper (t.ex. både inkommande och utgående JOO-studerande) är det bra att fundera på om all information ryms på en webbsida med klar och tydlig struktur, eller om det skulle fungera bättre att dela upp informationen på två skilda webbsidor. Ett exempel på en text med flera målgrupper är ett pressmeddelande. Den primära målgruppen är extern, en nyhetsredaktion eller rentav en tidningsläsare. Internt behöver nyheten skrivas på ett annat sätt. Steg till ett relevant innehåll Gör klart för dig vad du vill uppnå med texten och fundera över vad läsarna vill veta. Sovra i materialet och fundera på: Vad är viktigt? Vad bör lyftas fram? Vad kan tas bort? Undvik att börja med att ge onödig bakgrundsinformation eftersom det lätt ser ut som om texten inte har uppdaterats. Läsaren tror att informationen är gammal om det finns irrelevant information, föråldrade sifferuppgifter eller gamla datum på webbsidan. Ta bara med det mest väsentliga. Detaljinformation kan antingen ges i ett separat dokument via en länk på sidan (t.ex. i form av ett pdf-dokument) eller genom en länk till en annan webbplats eller webbsida. Rikta dig till de 99 studenter som följer en vanlig studiestig, inte till undantaget som behöver få specialinformation. Skriv vad nästa steg är eller vem man kan kontakta för mera information eller i specialfall. 7
Exempel på en sida som inte tar det viktigaste först Observera att sidan har uppdaterats och den inte längre ser ut så här. Kommentar Sidan börjar med irrelevant och gammal information som inte ger något mervärde och inte längre är av betydelse för läsaren. Trots att det internt kan vara intressant hur länge en verksamhet har pågått är det knappast intressant för studenterna. Förbättringsförslag Läsaren vill sannolikt ha kortfattad information om: vad JOO-studier är hur man ansöker om JOO-studierätt vart man ska vända sig vid frågor. Dela därför upp informationen i olika dokument med beskrivande mellanrubriker. Då det gäller instruktioner, t.ex. om hur man ansöker om JOO-studierätt, är det bra att använda sig av en numrerad punktlista och lista de olika momenten i kronologisk ordning. 8
Steg till en bra disposition Skriv hierarkiskt och inled med det som är viktigast för läsaren. Låt huvudrubriken tala om vad sidan handlar om. Låt mellanrubrikerna sammanfatta styckenas innehåll och locka till läsning. Det ska också vara klart vart rubriken hör, dvs. rubriken och texten ska utgöra en tydlig helhet. Tänk på att använda en klar och tydlig styckeindelning enligt principen en tanke ett stycke. Använd punktlistor. När man använder punktlistor gör man det lättare för läsaren att skumläsa sidan och hitta den relevanta informationen. Följ Svenska skrivregler i utformningen av punktlistan. Använd fet stil för att markera nyckelord. Undvik att använda kursiv stil i webbtexter eftersom kursiv text syns dåligt på skärmen. Undvik att skriva med stora bokstäver (versaler) eftersom stora bokstäver är svårare att läsa och på nätet betyder versaler högljutt tal, rop eller skrik. DET ÄR OARTIGT ATT SKRIKA! Stryk under text endast för att markera länkar. Använd klart och enkelt språk Klarspråk är ett ideal som gäller i hög grad i det svenska språket, men också i andra språk (jfr plain language, selkeä kieli). Om du tänker på din läsare och skriver din text ur läsarens perspektiv har du redan kommit en bra bit på väg mot ett klarare och enklare språk. I punkterna nedan ges fler tips. Var konkret: skriv kort och kärnfullt. Undvik onödig text, men försök att varken överskatta eller underskatta läsaren. Det viktigaste ska komma först i texten och det bekanta först i meningen. Termer, namn och förkortningar ska förklaras första gången de används på sidan, om det inte är helt givet vad de står för. En ordlista eller motsvarande kan innehålla de viktigaste definitionerna. Skriv ledigt. Skriv inte överdrivet ungdomligt eller för byråkratiskt. Du kan variera meningslängden från meningar med 2 3 ord till meningar med närmare 20 ord. En mening som går över tre rader kan redan anses vara lång, men ibland behövs det en lång mening. Din text blir inte bättre av att du använder fina ord som ofta är långa, ålderdomliga eller sällsynta i allmänspråket. Din text blir inte heller bättre av att göra verb och bisatser till substantiv, utan ofta är resultatet svårläst och känns osvenskt. Fiktivt exempel på hur du inte ska skriva: *Kontaktskapande och nätverkande går smidigt via Hanken network. 9
Skriv informativa rubriker som lockar till läsning och som har en koppling till texten som följer. Visa hur innehållet hänger ihop. Använd bindeord som t.ex. därför, dessutom, också, som en följd, däremot. En kort text kan fungera bra utan bindeord. Visa aktörerna i texten och använd gärna aktiva verb, t.ex. så här: Hanken Network är ett forum för dialog mellan alumner och Hanken. Genom nätverket kan du bevara kontakten till dina studiekamrater och också skapa nya kontakter. Via nätverket bevarar du också kontakten till Hanken. Du får information om vad som händer på högskolan och framför allt information om de aktiviteter och evenemang som arrangeras för alumni. Följ skrivregler och andra regler för språket du skriver på Olika läsare är i olika hög grad känsliga för språkfel. Grova språkfel kan utgöra ett hinder för läsningen och förståelsen. Trots att vi i vissa sammanhang på webben kan skriva informellt och talspråkligt kan vi inte göra det på Hankens webbplats. Webbtexterna är Hankens ansikte utåt och inåt. De fungerar dessutom som modell både för andra texter som skrivs och för studenterna. De råd som ges här gäller i första hand svenska språket. Skriv lättlästa meningar. Du ska inte skriva som du talar, men skriv inte sådant som du aldrig skulle säga. Tänk på att varje stycke har en huvudtanke som kan formuleras i ett nyckelord eller i en kärnmening. I varje mening presenteras någon aspekt, och meningarna och styckena binds samman med bindeord eller andra övergångar. En övergång kan vara att upprepa i början av en mening det ord som skrevs sist i den förra meningen. I stället för att upprepa ord kan du använda pronomen, så länge det är helt klart vad du avser med den, det, denna, detta, dessa, hon, han, de I svenskan kommer det första verbet vanligtvis på andra plats. Ett undantag till denna regel är instruktioner/uppmaningar där verbet kommer först, och bisatser där verbet kan stå längre in. Använd ord ur allmänspråket så långt det är möjligt. Förklara nya termer, förkortningar och samband där det behövs. Överväg att ha en ordlista där du ger förklaringarna. Hanken kunde till exempel ha en ordlista A-Ö med allt från AoL via EQUIS och Infobiten till Runebergsgatans flygel. Det som finns i ordlistan behöver inte förklaras, och ordlistan kunde betjäna både studenter, nyanställda och besökare. Särskrivningar är ett gissel i dag och beror dels på inflytande från andra språk, dels på stavningskontrollen som inte känner till alla sammansatta ord. Det du säger sammansatt 10
skrivs vanligen sammansatt. (*Sär skrivning är ett gissel i dag och beror dels på *in flytande från andra språk, dels på *stavnings kontrollen som inte känner till alla *samman satta ord.) Använd etablerade ordböcker för översättningar och för att kontrollera betydelsen av ord. Hanken betalar för att ha tillgång till bra ordböcker så använd dem! Du når dem via bibliotekets sidor. På MOT finns en bra svensk-engelsk ordbok (Norstedts) och Talentum Fokus har en bra finsk-svensk ordbok. Svenska ords betydelse kan du kontrollera till exempel i Nationalencyklopedins ordbok. De ordböcker som finns gratis på nätet är inte pålitliga. Utnyttja också andra skrivhjälpmedel, så som Svenskt språkbruk (tryckt resurs som hjälper dig med prepositionerna) och Svenska skrivregler (finns elektroniskt via Hankens bibliotek). Som finlandssvensk behöver du också vara uppmärksam på finlandismer och andra drag som kan vara främmande för sverigesvenska läsare (se t.ex. Finlandssvensk ordbok och Ordförrådet på www.sprakinstitutet.fi). Bokmärk sidor med språkhjälp som du behöver ofta eller skriv en kom-ihåg-lapp: en studerande, studeranden (jfr eleven), flera studerande, studerandena (Du slipper problemet om du använder ordet student.) en sökande, sökanden, flera sökande, sökandena ett seminarium, seminariet, flera seminarier, seminarierna Om du är osäker på om och hur ett ord eller uttryck används eller vilken preposition som är rätt kan du kontrollera det mot tidningskorpusarna i Korp (Språkbanken vid Göteborgs universitet). Du kan också använda Google i nödfall för att se vad som är brukligt i Sverige eller på svenska sidor. Testa följande sökning: "framgår ur" site:.se och därefter framgår av site:.se. I det här fallet har majoriteten (ca 1,8 milj.) rätt, det heter framgå av ngt. Låt ett språk- och stavningskontrollprogram kontrollera din text. Utöver kontrollen i Word kan du gärna använda Svefix för att kontrollera finlandismer i texten. När det gäller termer, sammansatta uttryck och nya ord ska du lita på din expertis och inte blint på språk- och stavningskontrollen. Låt minst en kollega läsa igenom texten innan du lägger ut den på nätet. Det är önskvärt att någon alltid korrekturläser dina texter både med tanke på språket och hur texten fungerar i sitt sammanhang. Det är bra om den som korrekturläser texten inte känner till innehållet lika bra som du om texten ska läsas av utomstående, studenter eller andra som inte är lika insatta som du. 11
Språkprinciper Hankens språkpolitiska riktlinjer (godkända 2013) omfattar alla texter, också webbplatsen. Där konstateras bland annat: Hanken strävar efter hög språklig kvalitet i all sin verksamhet, oavsett språk. Vidare sägs: Dokument som når ut till en större grupp av personal, studerande eller externa parter språkgranskas i regel. Det finns dock ingen anställd språkgranskare för varken svenska eller engelska texter, utan varje enhet och projekt måste ta ställning till hur en eventuell språkgranskning ska finansieras. Lärarna i svenska kan i mån av möjlighet ställa upp och språkgranska viktiga dokument mot separat ersättning eller rekommendera externa språkgranskare. Då det inte är möjligt att anlita en professionell språkgranskare borde texterna i alla fall läsas av minst en kollega, gärna av någon med språköra. Informationen på Hankens webbplats borde i normala fall finnas både på svenska och engelska, men texten behöver inte vara identisk utan bör anpassas till målgruppen. Det är sällan vettigt att ha en förkortad version på det andra språket eftersom det tvärtom ibland kan behövas mera detaljerad information med mera förklaringar eller förtydliganden. Samtidigt kunde enheterna överväga att i högre utsträckning publicera pressmeddelanden eller sammandrag av forskningsresultat på något av de nationella språken, svenska eller finska, då merparten av forskningen går på engelska. 12
Källor, handböcker och nyttiga länkar Datatermgruppen. Tillgänglig: http://www.datatermgruppen.se/. Kontrollerad 23.6.2014. Ehrenberg-Sundin et al. Att skriva bättre i jobbet. En bok om brukstexter. Norstedts juridik. Geijer, Erik: Skriva för webben..se:s internetguide nr 8. Tillgänglig: https://www.iis.se/lardig-mer/guider/hur-man-skriver-for-webben/. Kontrollerad 23.6.2014. Klarspråk i kommunen en skrivhandledning. Tillgänglig: http://shop.kommunerna.net/product_details.php?p=2808. Kontrollerad 23.6.2014. Klart myndighetsspråk ett handlingsprogram. Tillgänglig: http://www.minedu.fi/opm/julkaisut/2014/hyva_virkakieli.html?lang=fi&extra_locale =sv. Kontrollerad 23.6.2014. Lathund för webbskribenter. Tillgänglig: http://www.regeringen.se/sb/d/5326/a/31185. Kontrollerad 23.6.2014 Nationalencyklopedin, www.ne.se Norstedts stora engelsk-svenska ordbok. Norstedts. Tillgänglig via MOT. Norstedts stora svensk-engelska ordbok. Norstedts. Tillgänglig via MOT. Rikstermbanken. Tillgänglig: www.rikstermbanken.se. Kontrollerad 23.6.2014. Rosén, Mikael: Skriva för att övertyga. Sanomautbildning. Språkinstitutet, www.sprakinstitutet.fi Språkrådet, www.sprakochfolkminnen.se Stora finsk-svenska ordboken. Suomi-ruotsi suursanakirja. WSOY. Tillgänglig via Talentum Fokus. Svenska skrivregler. Språkrådet. Liber. Svenskt språkbruk. Ordbok över konstruktioner och fraser. Norstedts. Termbanken TEPA. Tillgänglig: http://www.tsk.fi/tepa/netmot.exe?ui=svgr&height=157 Kontrollerad 23.6.2014. 13