KOMMUNGEMENSAM VERKSAMHETSHANDBOK Fastställt av Dokumentansvarig Datum Kommundirektör Annette Andersson Enhetschef Henrik Nilsson 2016-02-05 1 (5) Sociala medier
2 (5) Idag använder många företag och organisationer sociala medier för att kommunicera med sina målgrupper, eftersom det är ett snabbt och enkelt sätt att nå fram och skapa en dialog. Ett skäl till att marknadsföra sig i sociala medier är viral marknadsföring, det vill säga att ett budskap, tjänst eller produkt är så unik/intresseväckande att de individer som exponeras för den har en stor benägenhet att, utan incitament, sprida den vidare i sina nätverk. Syfte Vi vill uppmana till dialog med Kalmar kommun, vi vill underlätta för medborgarna att komma i kontakt med Kalmar kommun och vi vill starta diskussioner om kommunens verksamhet. Den främsta anledningen till att Kalmar kommun ska delta i olika sociala medier är för att möta invånarna på deras egna mötesplatser och skapa bra kanaler för kommunikation med Kalmar kommun. Ett annat syfte är att öka förståelsen för hur kommunen fungerar. Slutligen skapar en ökad omvärldsbevakning ett bättre sätt för oss i kommunen att möta invånarna här och nu. Skäl till att kommunen ska delta i sociala medier Vi tar initiativet och utformar själva våra budskap och informationen. Vi väntar inte på att andra ska göra det åt oss. Vi kan bemöta rykten och öka chanserna för viral spridning. Det ger oss en omedelbar och snabb kommunikation. Vi kan avlasta medarbetare i organisationen genom att ge svar och berätta. Vi får möjlighet till en närmare och mer direkt dialog med invånarna. Tänk på Vi ska definiera varför, för vem och vad vi vill uppnå med vår medverkan. Precis som i alla informationskampanjer. Deltagande kräver engagemang, tid och resurser. Annars är det bättre att låta bli eller att satsa på andra kanaler. Vi ska vara personliga, men inte privata. Innehållet är det viktigaste! Ansvarsfördelning sociala medier Kommunikationsenheten ansvarar för och äger kommunens officiella kanaler inom de sociala medierna. För enskilda projekt eller verksamheter ansvarar handläggarna själva för kanalen och dess innehåll. Innan medverkan i sociala kanaler ska kommunikationsenheten alltid rådfrågas. Den person som kommunicerar för kommunens räkning i de sociala medierna måste ha fått uppdraget av sin närmaste chef. Riktlinjer specificerade för de olika kanalerna finns på kommunikationsenheten. Lagar och regler För samtliga sociala medier Kalmar kommun deltar i gäller förvaltningslagen, det vill säga inlägg får inte lämnas olästa och obesvarade under semester, sjuk-
3 (5) dom eller annan ledighet. Kalmar kommun ska följa JO:s utlåtande om att bevaka inkommande handlingar minst en gång om dagen samt att besvara dem skyndsamt. Kontaktcenter bevakar de officiella kalanerna och svarar på inlägg i samråd med berörd handläggare. Yttrandefriheten gäller alla invånare, det vill säga frihet att i tal, skrift eller bild eller på annat sätt meddela upplysningar samt uttrycka tankar, åsikter och känslor. Handlingar som omfattas av sekretess får inte förekomma på sociala medier. Kalmar kommuns IT-säkerhetspolicy reglerar att tillgången till internet är ett arbetsverktyg. Det finns inga tydliga gränser mellan privatperson och yrkesroll. Sociala medier innebär ingen större skillnad jämfört med tidigare. Samma regler gäller på internet som i det dagliga livet och arbetet. Det är inte acceptabelt att vara otrevlig eller sprida rykten. Det är viktigt att visa hänsyn, vara lyhörd och ha en känsla för andra personers integritet. Tänk på vilken roll du har. När du kommunicerar i din roll som medarbetare i Kalmar kommun ska det alltid framgå tydligt att det är på myndighetens uppdrag. Som privatperson eller politiker är dina inlägg på nätet inte allmän handling, men det är viktigt att du inte blandar ihop dina roller. Tänk på att inte skriva saker som rör din handläggning eller ditt uppdrag. Eventuell tystnadsplikt gäller även på nätet. Tänk alltid noga efter vad du skriver på nätet och vilka uppgifter du har tillgång till. Det är långt ifrån enkelt att ta bort uppgifter som en gång lagts ut. Deltar kommunens anställda privat i sociala medier, men får en fråga som rör arbetet ska den anställde uppmana frågeställaren att skicka vidare frågan till kommunens officiella Facebook-sida eller via e-post så att vi kan registrera den som allmän handling. Gallring och dokumentering De inlägg som görs på olika sociala medier inom ramen för vår verksamhet är allmänna handlingar. Det innebär att du måste ta ställning till diarieföring, förvarande, bevarande och gallring. Dessa handlingar ska hållas ordnande precis på samma sätt som andra allmänna handlingar. Eftersom det som skrivs på sociala medier inte ska vara sådant som omfattas av sekretess, behöver de oftast inte registreras. Gallringsregler finns i den kommungemensamma dokumenthanteringsplanen Dessa säger att inlägg och kommentarer i sociala medier av ringa och tillfällig betydelse får gallras (tas bort) vid inaktualitet. En skärmdump ska tas av sociala medier och skrivas ut en gång per år eller vid betydande förändringar. Denna utskrift ska bevaras i fem år. Kommunikationsenheten ansvarar för detta på de kommunövergripande kanalerna. För enskilda projekt eller verksamheter ansvarar handläggarna själva för. Företeckning över externa webbplatser Kalmar kommun ska ha en förteckning över vilka externa webbplatser vi är aktiva på och vem som har inloggningsuppgifter. Alla som deltar i sociala me-
4 (5) dier i Kalmar kommuns namn måste därför anmäla det till kommunledningskontoret. Andras kommentarer/inlägg Om det finns möjlighet för andra att skriva inlägg har Kalmar kommun ett ansvar för att kontrollera det som skrivs. Dessutom måste kommunen upplysa om att eventuella kommentarer på de externa webbplatserna blir allmän handling. Lagen om elektroniska anslagstavlor innebär att vi tydligt måste informera om vilka regler som gäller på sidan. Vi måste kontrollera minst en gång i veckan att det inte finns några olagliga eller olämpliga inlägg. Dessa kan tas bort om de finns med i gallringsreglerna. c/o Kalmar Sociala medier är precis som telefonsamtal, e-post eller personliga möten exempel på olika kommunikationsvägar. Även här är du en representant för Kalmar kommun och naturligtvis gäller vår kvalitetspolicy och våra kvalitetslöften. Vi möter dig med respekt och engagemang. Vi finns här för dig!
5 (5)