Beslut Dnr: 5825/2006-020 2003-10-28 Sid: 1 / 8 Rev 2013-01-07 Universitetsförvaltningen Ledningskansliet Nils-Fredrik Ankarcrona, Controller Föreskrifter för Karolinska Institutets internhyressystem gällande från och med 2004-01-01 (med revidering 2013-01-07, bil 1). 1. Bakgrund En arbetsgrupp vid Karolinska Institutet (KI) lämnade 2001-06-15 på rektors uppdrag ett förslag till internhyressystem vid KI att tillämpas från och med år 2003. Konsistoriet beslutade 2001-09-26 att ett internhyressystem skall införas vid KI år 2003 enligt närmare beslut av rektor. Arbetsgruppen utarbetade därefter de närmare detaljerna kring implementeringen av internhyressystemet och presenterade dessa i en rapport 2002-06-10. De nämnda rapporterna kan erhållas hos Nils-Fredrik.Ankarcrona@ki.se Projektgruppens förslag har presenterats för institutionsledningarna. Rektor beslutade 2002-12-19 att skjuta upp tillämpningen av internhyressystemet till 2004 för att ge institutionerna mer tid för granskning av underlag och därmed till anpassning av lokalbehoven. Rektor har 2003-10-28 beslutat att följande föreskrifter skall gälla för internhyressystemet från och med 2004-01-01. Tidigare föreskrifter om internhyressystem upphör därmed att gälla (2002-09-19 rev 2002-10-22) Föreskrifterna har 2006-11-29 genomgått smärre redaktionella ändringar. 2. Syfte och utgångspunkter med KIs internhyressystem Syftet med internhyressystemet vid KI är att effektivisera lokalhållningen genom att det finns ett pris på de lokaler som institutionerna (inklusive andra enheter) nyttjar. Internhyressystemet omfattar alla institutioner/verksamheter (inklusive gemensamma funktioner som universitetsförvaltning och -bibliotek) som helt eller delvis nyttjar lokaler för vilka KI har dispositionsrätt enligt hyresavtal. De institutioner som nyttjar lokaler vilka omfattas av ALF-avtalet ingår tillsvidare inte i internhyressystemet (se dock p12 vad gäller lokaltillägg på fakturan för de universitetsgemensamma funktionerna). Internhyrorna skall sättas så att de styr mot en effektiv lokalhållning och en optimal fördelning mellan resursen lokaler och övriga resurser. Samtidigt måste de medel Postadress Besöksadress Telefon E-Post 171 77 Solna Nobels väg 5 Solna 08 52480000, vx 08 52486693, dir Nils-Fredrik.Ankarcrona@ki.se Webb Fax ki.se 08 318406 Org. nummer 202100 2973
2 / 8 som idag finns centralt för lokalkostnader fördelas till institutionerna för att de jämte avsättningar från externa medel skall kunna betala hyrorna. Institutionerna skall kunna påverka sitt lokalinnehav och därmed kostnaderna genom att av KI internt hyra större eller mindre lokalarea. Utgångspunkten för systemet är att rektor sätter ett internt pris på de lokaler som respektive nyttjare disponerar. Institutioner får följaktligen inte själva hyra lokaler utanför KIs område utan medgivande från rektor. Lokaler som inte har en given nyttjare hyrs av rektor genom Fastighetsavdelningen (FA). I rektors beslut om resursfördelning till institutioner m fl med verksamhet i KIlokaler inkluderas från och med 2004 ersättning för lokaler. Externa forskningsanslags lokaldel disponeras av respektive institution. 3. Internhyror Priser för fullgoda lokaler För de interna hyrorna gäller priser för fullgoda lokaler enligt konsistoriets årliga resursfördelningsbeslut (Se bilaga 1). Med fullgoda lokaler avses att de har den standard som principiellt skall eftersträvas för alla lokaler (bruksvärdesfaktor = 1,0). KIs lokalbestånd bedöms till mycket stor del ha en sådan standard. I de fall någon del av lokalbeståndet bedöms ha en lägre standard sätts bruksvärdesfaktorn i steg om 0,1 ner till lägst 0,5. I extrema fall kan också bruksvärdesfaktorn sättas högre än 1,0. Gemensamma undervisningslokaler För gemensamma undervisningslokaler gäller att rektor genom FA står som hyresgäst. Dessa hyrs i sin tur ut till institutioner och andra enheter per timme efter bokning i KIs gemensamma lokalbokningssystem. Se vidare p 11. Vad ingår i internhyran Internhyran skall täcka hyrorna till KIs hyresvärdar samt kostnaderna för el, media, vatten, utvändig bevakning, lärosalsunderhåll, interna data- och telenät, post m m samt den del av FA som handhar lokalfrågor. Se vidare bilaga 2. 4. Organisation för lokalfrågor Universitetsdirektören ansvarar på rektors uppdrag för att KI förses med ändamålsenliga lokaler på såväl kortare som längre sikt. Till sitt stöd har universitetsdirektören FA som handlägger lokalärenden, genomför byggprojekt, bevakar den yttre och inre miljön samt utformningen av lokaler. FA kartlägger också lokalbehov och upprättar långsiktliga planer samt handhar lokaladministrationssystemet Facility, frågor om uthyrning av lokaler till såväl institutioner som externa hyresgäster samt svarar för ekonomisk styrning och uppföljning
3 / 8 5. Lokaladministrationssystem FA ansvarar för KIs lokaladministrationssystem (Facility). I systemet registreras de ytor som respektive institution disponerar och internhyran för dessa. Gemensamma ytor fördelas (plan- och husvis) på institutioner i förhållande till deras verksamhetsyta. Systemet är tillgängligt för institutionerna genom inloggningskod som lämnas ut till respektive administrativ chef. Institutionerna kan se KIs lokalytor (byggnadsinfo och hyresgästinfo) i olika vyer och rapporter men inte arbeta i programmet. Rapporterna visar också yta och kostnad per hus eller institution. En totalrapport finns i excelformat där också yta och kostnad för varje enskilt rum finns angiven. Rapporten går att ladda hem via nätet. Den kan bl a användas av respektive institution vid eventuell fördelning av lokalytor mellan olika avdelningar/motsvarande inom institutionen, vilket FA ej har möjlighet att göra i Facility. 6. Debitering av internhyror Debitering av internhyror sker automatiskt månadsvis i samband med fördelningen av anslag och debiteringen av fakturan. Det aktuella hyresbeloppet kommer att finnas tillgängligt i Facility ca fem dagar före debiteringen. 7. Behov av förändrad omfattning av hyrda lokaler Behov av förändrad omfattning av hyrda lokaler anmäls skriftligen av prefekten till FA. Vid uppsägning av lokaler och det inte finns någon annan intern hyresgäst löper en viss uppsägningstid för att KI skall kunna hitta annan extern hyresgäst eller säga upp lokalen hos den externa hyresvärden. En förutsättning för att en institution skall kunna säga upp en del av de lokaler den disponerar är att de är sammanhållna och klart avskiljbara. Följande uppsägningstider gäller: 9 månader för lokaler som är generella och som direkt eller med begränsade anpassningar kan användas av annan nyttjare (kontor samt undervisnings och laboratorielokaler) 24 månader för speciallokaler som endast med större ombyggnader kan användas av annan nyttjare (exempelvis djurhus). Om annan nyttjare kan använda lokalerna tidigare förkortas den debiterade uppsägningstiden i motsvarande grad. Om en nyttjare förändrat lokalernas användningsmöjligheter, genom ombyggnadsåtgärder eller t ex utbyte av ytskikt, utan godkännande av FA, kan ekonomiska krav komma att ställas för att återställa lokalerna. Externa hyreskontrakt får inte tecknas av institutionerna, utan endast av rektor och till den som rektor givit delegation. Se även KIs regler: Arbetsmiljöbedömning vid inskränkning av lokalytor
4 / 8 8. Verksamhetsanpassningar/ombyggnader I de fall en institution vill ha särskilda verksamhetsanpassningar/ombyggnader av lokalerna har institutionen att normalt bekosta dessa. Alla önskemål av anpassningar/ombyggnader skall alltid anmälas till och godkännas i förhand av rektor genom FA, som också inhämtar fastighetsägarens tillstånd. Detsamma gäller ingrepp i byggnadens försörjningssystem. 9. Evakueringar och omflyttningar Följande huvudregel gäller: Vid omflyttningar som initierats av en institution skall institutionen själv svara för alla kostnader inklusive städning i samband med avflyttning. Vid evakueringar och omflyttningar vilka initieras av rektor/fa, svarar KI centralt för dessa kostnader. 10. Andrahandsuthyrning Om en nyttjare har lokaler, som enligt föregående punkt inte är uppsägningsbara eller bara tidsbegränsat är lediga, kan andrahandsuthyrning bli aktuell. I första hand skall lediga lokaler erbjudas annan institution inom KI. I andra hand kan forskande organisationer bli aktuella. Endast i undantagsfall kan företag komma i fråga och då alltid efter samråd med rektor genom FA. Avtal om andrahandsuthyrning skall lämnas till rektor genom FA för godkännande och registrering. Ett annat alternativ är samnyttjande av lokaler. En nyttjare har ansvaret för lokalen. Denna nyttjare överenskommer med övrig(a) part(er) om hur lokalen skall disponeras och kostnaden fördelas. Andrahandsuthyrning av enstaka timmar i sammanträdesrum, seminarierum etc sker på parternas egna villkor. 11. Bokning av undervisningslokaler Bokning av undervisningslokaler görs av respektive institution i lokalbokningssystemet Agendo enligt närmare anvisningar av FA. Debitering av respektive institution sker månadsvis i efterskott i samband med fördelningen av övriga interhyror. Därvid gäller timpriser enligt konsistoriets årliga resursfördelingsbeslut (se bilaga 1) och debitering sker efter den tid som bokats. Observera att den bokade tiden skall inkludera den tid det tar för deltagarna att komma in i respektive lämna lärosalen samt för iordningsställande. För bokning som avser flera timmar i sträck får avbrott i bokningen inte göras kortare tid än en timme. För avbokning som sker senare än 14 dagar före den bokade tiden debiteras fullt timpris.
5 / 8 Undervisningslokaler som inte är bokade av institutioner m fl står till förfogande för KIs studenter för självstudier, projektarbete o d. Om en undervisningslokal inte lämnas i acceptabelt skick riskerar nyttjaren att få bekosta städning och iordningsställande. 12. Resursfördelning Med internhyressystemet fördelas lokaldelen i såväl de statliga anslagen som de externa medlen till institutionerna m fl som disponerar dessa medel i likhet med vad som gäller för andra resurslag. Fördelningen av lokaldelen i statsanslagen görs på samma sätt som för övriga resurser d v s i proportion till aktivitet och prestation. En viss del av dessa lokalmedel måste dock avsättas till gemensamma funktioner (rektor, bibliotek och förvaltning) samt särskilt bidrag som kan behövas för vissa verksamheter. Avsättning måste också göras från externa medel för lokaler till den del som de avser universitetsgemensamma funktioner. Detta görs genom ett särskilt tillägg på det belopp som varje institution har att betala för dessa funktioner (den s k fakturan). Detta lokaltillägg för de universitetsgemensamma funktionerna gäller således all verksamhet vid KI med extern finansiering även KIs kliniska verksamheter som i övrigt inte ingår i internhyressystemet För grundutbildningen innebär fördelningen att ett visst pålägg görs på varje helårsplats för de institutioner som omfattas av internhyressystemet. På motsvarande sätt görs ett procentuellt påslag på den aktivitetsrelaterade tilldelningen (inklusive lärarbasen) i forskningen. I särskilda fall kan detta pålägg komma att reduceras om det är fråga om verksamhet som bedrivs utanför KI och som är av viss minsta omfattning. För övriga tilldelningar (riktade satsningar m m) görs ett särskilt pålägg. Basersättningen ( ALF-kompensationen ) utgör inte grund för fördelning eftersom den inte har någon koppling till lokaler. Med internhyressystemet fördelas lokalmedlen - efter avsättning för universitetsgemensamma funktioner - till styrelserna för vidare fördelning till institutioner vilka omfattas av internhyressystemet på samma sätt som sker med övriga medel. Lokalmedlen för grundutbildningen skall dock inte fördelas ut till programkommittéerna utan det görs genom Utbildningsstyrelsen direkt till institutionerna med hänvisning till samordningen. Styrelserna måste vidare avsätta viss del av dessa medel i sina budgetar att fördela som verksamhetsbidrag för att klara vissa prioriterade verksamheter. För den externfinansierade verksamheten gäller att institutionerna vid ansökan om medel gör kalkylerna på ett sådant sätt att internhyrorna kan täckas enligt de regler som gäller. Den närmare fördelningen till olika institutioner och verksamheter framgår av de årliga resursfördelningsbesluten.
6 / 8 13. Institutioner som har del av sin verksamhet i KI-lokaler Institutioner som har del av sin verksamhet i KI-lokaler skall betala internhyra för den verksamhet som bedrivs i dessa lokaler. För resursfördelningen gäller att för väl avgränsade och lätt urskiljbara verksamheter sker fördelning av hyresmedel efter aktivitet och prestation under förutsättning att det är fråga om verksamheter av viss minsta omfattning. Där en sådan avgränsning inte lika lätt låter sig göras sker fördelningen efter en bedömning från respektive styrelse. Underlaget för en sådan fördelning lämnar berörda institutioner årligen i samband med att de lämnar övrigt underlag till resursfördelningen. Ovanstående gäller inte verksamheter som omfattas av ALF-avtalet. 14. Djurhus och core facilities För djurhus är utgångspunkten att internhyran ersätts fullt ut av styrelsen för forskning eftersom hyreskostnad inte skall läggas på KIs interna användare. För corefacilities som har medel från styrelsen för forskning görs bedömning i varje enskilt fall vad gäller behov av hyresersättning Berörda institutioner bör ha sin redovisning ordnad så att dessa verksamheter lätt kan följas upp. 15. Bibliotek och universitetsförvaltning Bibliotek och universitetsförvaltning har också att betala internhyra. Det är viktigt att även dessa har ett tryck på sig att vara effektiva i lokalhållningen. Vid införandet erhåller därför dessa funktioner medel motsvarande hyran, men med en viss reduktion. För de därefter kommande åren är det liksom hittills ett totalbelopp som konsistoriet beslutar om för de universitetsgemensamma funktionerna. Effektiviteten i dessa enheters lokalhållning skall därvid beaktas. Dessa föreskrifter har beslutats av rektor Harriet Wallberg-Henriksson i närvaro av universitetsdirektör Rune Fransson, fastighetschef Mimmi Calles Hedenberg och controller Nils-Fredrik Ankarcrona, föredragande Harriet Wallberg-Henriksson N-F Ankarcrona
7 / 8 Bilaga 1 Internhyror för 2013 Kontor, laborationslokaler, djurhus m m Kontor/laborationslokaler/gemensamma lokaler 3 150 kr/kvm (3 050) Undervisningslokaler (hörsalar, seminarierum, kurslab) 3 150 kr/kvm (3 050) Djurhus 4 249 kr/kvm (4 114) Anm. Gemensamma lokaler avser gemensamma uppehållsytor, förråd, arkiv, friskvård m m Inom parentes anges 2012 års priser. Gemensamma undervisningslokaler (priserna avser vardagar) Interna nyttjare Normalpris Högpris Prisklass 1: 1-16 pl 156 kr/tim (151) 203 kr/tim (197) Prisklass 2: 17-44 pl 259 kr/tim (251) 335 kr/tim (324) Prisklass 3: 45-90 pl 390 kr/tim (378) 503 kr/tim (487) Prisklass:4: >90 pl 645 kr/tim (625) 839 kr/tim (812) Anm. Högpris (+ca 30 %) avser bokningar kl 9-12. I de fall speciell teknisk assistans krävs sker debitering i särskild ordning. För datorlärosalar gäller ett pris som är 50 % högre än ovanstående priser. För helger är priset 70 % högre än normalpriset. Inom parentes anges 2012års priser Externa nyttjare Normalpris Högpris Prisklass 1: 1-16 pl 192 kr/tim (186) 254 kr/tim (246) Prisklass 2: 17-44 pl 322 kr/tim (312) 422 kr/tim (409) Prisklass 3: 45-90 pl 484 kr/tim (469) 633 kr/tim (613) Prisklass:4 91-150 pl 807 kr/tim (781) 1 054 kr/tim (1 021) Prisklass 5: >150 pl 1 292 kr/tim (1 251) 1 676 kr/tim (1 623) Anm. Högpris (+ca 30 %) avser bokningar kl 9-12. I de fall speciell teknisk assistans krävs sker debitering i särskild ordning. För datorlärosalar gäller ett pris som är 50 % högre än ovanstående priser. För helger är priset 70 % högre än normalpriset. Inom parentes anges 2012 års priser
8 / 8 Bilaga 2 Vad ingår i internhyran Internhyran skall täcka hyrorna till KIs hyresvärdar samt kostnaderna för el, media, vatten, utvändig bevakning, lärosalsunderhåll, interna data- och telenät, post m m samt den del av FA som handhar lokalfrågor Vidare ingår årlig tillsyn av ventilerade arbetsplatser, räddningsstationer, omhändertagande av hushållssopor och visst specialavfall. Avtal kan tecknas med FA om invändig rondering nattetid av vaktbolaget. I internhyran ingår inte städning och fönsterputsning. I internhyran ingår också basinredning med vilket avses befintlig lös och fast inredning som finns i lokalen vid upplåtelsetillfället enligt följande: Lös inredning (bord, stolar, hyllor, inredning för förvaring) i kontorsrum och laboratorium är normalt anskaffad och anpassad till den verksamhet lokalerna ursprungligen upplåtits för. Inredningen disponeras av brukaren under upplåtelsetiden. AVutrustning i verksamhetslokaler ingår inte. För komplettering av lös inredning svarar hyresgästen. Lös inredning som anskaffas av hyresgästen, kan vid avflyttning lämnas kvar efter överenskommelse med den nya hyresgästen. Sådan överenskommelse skall också avse institutionernas reglering av inventarievärdena. Fast inredning är sådan inredning som är ansluten till byggnaden eller byggnadens installationssystem för vatten och avlopp, ventilation, kyla, mm. Fast inredning kan både tillhöra fastigheten, KI-centralt eller institutionen. Exempel på fast inredning är ventilerade arbetsplatser, pentryinredningar, mörkläggningsgardiner, nedföringsstavar för el och tele/data vid arbetsbänkarna. Fast inredning som installerats av brukaren skall avlägsnas vid avflyttning och lokalen skall återställas till ursprungligt skick på brukarens bekostnad om inte annat överenskommes med FA. I mån av tillgång på möbler från centralt förråd kan komplettering beställas mot transportkostnad. Kontakta FA för närmare information. Lås- och passersystem Byggnadernas yttre skalskydd tillhör KIs hyresvärd men tillhörande passersystem med kortläsare handhas oftast av respektive institution. Inre kortläsarsystem och låscylindrar tillhör institutionen som också står för driftkostnaderna och att förvalta systemen. Data/tele IT-centrum ansvarar för drift och utveckling av de gemensamma näten och därtill hörande nättjänster. Dessa tjänster ingår i internhyran. Samtalskostnader och kostnaden för telefonapparater ingår inte i internhyran.