Kvalitetsuppföljningsplan 2016 Linköpings kommun linkoping.se
Diarienummer: On 2015-394, Dokumentansvarig: Mattias Bly Sökord: 2 (9)
Innehåll Innehåll 1 Bakgrund 4 2 Samverkan med upphandlings och uppföljningsenhet 5 3 Internt utvecklingsarbete 5 4 Uppföljning av specifika avtal 6 4.1 Övergripande uppföljningar 6 4.1.1 Ersättning för extra personalinsatser 7 4.1.2 Granskning av HSL journaler 7 4.1.3 Personalens kompetens påverkan på kvalitet 7 4.1.4 Lex Sarah erfarenheter 7 4.1.5 Genomförandeplaner 7 4.1.6 Fördjupad brukarundersökning inom korttids LSS 8 4.1.7 Lokaler IFO och Socialpsykiatri 8 4.1.8 Brukarundersökning inom öppenvården 8 4.1.9 Aktiviteter/semesterresor inom socialpsykiatrin 8 4.2 Uppföljningsrapport 8 4.3 Samarbete med socialkontoret 8 5 Allmänhetens insyn i verksamheten 9 5.1 Publicering på webben 9 6 Platsbesök 9 7 Uppföljning av nya avtal 9 8 Återrapportering 9 3 (9)
Bakgrund 1 Bakgrund Varje år beslutar omsorgsnämnden om en årlig uppföljningsplan. Planen innefattar vilka fokusområden uppföljningsarbetet kommer att ha under året samt fastställer hur många verksamheter som kommer att följas upp och därtill även på vilket sätt. Två typer av uppföljningar anammas, dessa är; övergripande uppföljningar som berör flera verksamheter, eller enskilda avtalsuppföljningar som endast berör en enhet eller ett avtal åt gången Kvalitets- och utvärderingskontoret gör därefter en detaljerad planering över årets uppföljningar utifrån beslutad kvalitetsuppföljningsplan. För de verksamhetsspecifika uppföljningarna utses ansvarig samt biträdande tjänsteman och uppföljningarna planeras över året. När det gäller de övergripande uppföljningarna utses även där ansvarig samt biträdande tjänsteman. Dessa ansvarar sedan för att utarbeta en projektplan för den aktuella övergripande uppföljningen. Under 2016 kommer en ny upphandlings- och uppföljningsenhet bildas i kommunen. Då denna till del kommer bemannas med personal från kvalitetsoch utvärderingskontoret finns en uppenbar risk för ett kompetenstapp inom omsorgs- och äldreförvaltningen. Detta kommer även leda till en period med vakanser på kontoret. För att möjliggöra uppföljningar under denna period kommer externa tjänster, exempelvis från FoU-centrum eller statistik och utredningar att köpas in. Med anledning av omorganisationen finns dock en risk att justeringar av kvalitetsuppföljningsplanen kan bli nödvändiga under 2016. Eventuella förändringar kommer lyftas till äldrenämnden. Under ett år ska alla utförare lämna in verksamhetsberättelser för sina enheter, detta är reglerat via avtal. Utöver detta planeras alla enheter att varje år vara föremål för uppföljning på strukturell nivå utifrån ett område som bedöms vara relevant för tillfället. Exempel på områden kan vara; personalens kompetens och utbildningsbakgrund, nattbemanning, eller sjuksköterskebemanning. Om det visar sig att någon enhet har brister, eller om det föreligger misstanke om brister, gentemot avtal eller lagstiftning, kommer en djupare analys att göras och en individuell uppföljning av avtalet kan bli aktuellt. Uppföljningsarbetet inom förvaltningen kommer fokusera på de höjda ambitioner avseende kvalitet som finns i majoritetens samverkansprogram. Omsorgsnämndens viktiga områden i samverkansprogrammet är bland annat stärkt arbete mot våld i nära relationer, stöd till EU-migranter, rätt till självbestämmande, barns rätt till en trygg miljö, enkelt att få service, öppenvård till psykiskt sjuka missbrukare, vägen ur kriminalitet. Kvalitets- och utvärderingskontoret har sedan 2013 huvudansvaret för att genomföra de uppföljningar som beslutas i kvalitetsuppföljningsplanen. Kontorets huvudsakliga uppgift är att följa upp avtal ur ett brukarperspektiv och säkerställa att beställaren får det avtalet avser samt att det råder konkurrensneutralitet mellan utförarna. I uppföljningsarbetet behandlas samtliga utförare på samma sätt, oavsett om det är en enskild utförare eller den 4 (9)
Samverkan med upphandlings och uppföljningsenhet kommunala utföraren Leanlink. Genom att inkludera den kommunala utföraren i uppföljningarna kan ledande tjänstemän och politiker få en bättre helhetssyn över samtliga verksamheter. Insyn i den egna verksamheten leder också till ett strategiskt förhållningssätt när privata utförare anlitas. I de verksamheter där Leanlink har ett mer utvecklingsinriktat uppdrag måste även uppföljningen anpassas till aktuella förutsättningar, något som till viss del även är aktuellt vid de mer detaljerade avtalen eftersom dessa har varierat under åren vilket medför att aktuella avtal kan ha olika utformning med olika krav. 2 Samverkan med upphandlings och uppföljningsenhet Under 2016 kommer en central upphandlings- och uppföljningsenhet bildas på kommunstyrelsens förvaltning. I och med den nya uppföljningsenheten på strategisk nivå avser omsorg- och äldreförvaltningen höja ambitionsnivån för uppföljningsarbetet. Den nya enheten förväntas: Skapa ett kompetensnav när det gäller upphandling och uppföljning. Vara aktiv i omvärldsbevakning både nationellt, internationellt och genom deltagande i nätverk upprätthålla en hög kompetens inom området. Bidra till ökad kunskapsutveckling mellan nämnder, styrelser och förvaltningar. Förbättra uppföljningsarbetet genom att utveckla metoder och modeller för detta. Bidra till tydliga rutiner, ramverk och arbetssätt. Säkerställa strategiska perspektiv genom att bistå i utarbetandet av kvalitetsuppföljningsplaner. Bidra till reflektion över arbetssätt och metoder. Den nya enheten förväntas också att göra stickprov på uppföljningar och duplicera dessa för att säkerställa kvalitén på utförda uppföljningar håller en viss nivå. Genom ett gott samarbete mellan förvaltningen och den strategiska enheten förväntas en ökad professionalism och effektivare uppföljning uppnås inom omsorg- och äldreförvaltningen. 3 Internt utvecklingsarbete För att ytterligare stärka personalen i den verkställande enheten genomförs ett värdegrundsarbete vilket kommer förtydliga uppdraget avseende varför och för vem som arbetet utförs. Då omorganisering kommer att ske krävs förnyat arbete med att förtydliga rutinerna och processerna i uppföljningsarbetet. Dels för att ge goda förutsättningar för nya medarbetare men även för att förtydliga och förbättra gränssnitten mellan kvalitets- och utvärderingskontoret, omsorgskontorets olika delar samt socialkontoret. 5 (9)
Uppföljning av specifika avtal För en stärkt uppföljning är det också viktigt att den fristående rollen skyddas, något som ska säkerställas via den övergripande kommunala uppföljningsenheten. 4 Uppföljning av specifika avtal Under 2016 kommer minst 20 specifika enheter inom omsorgsnämndens ansvarsområde att följas upp. Varje uppföljning genomförs av en ansvarig och en biträdande tjänsteman. De ansvarar för att genomföra uppföljningen och skriva en uppföljningsrapport som ska presenteras för äldrenämnden. Inför uppföljningen gör ansvariga tjänstemän flera förberedelser: Läser avtal. Går igenom inkomna synpunkter och klagomål. Hämtar in uppgifter från omsorgskontor, socialkontor och MAS. Hämtar in uppgifter från IT-system. Därefter framställs eventuella frågeguider eller annat material som behövs. Tjänstemännen väljer också ut vilket eller vilka områden från avtalet som ska följas upp. Det kan komma att ändras under uppföljningens gång. Metoder som används kan vara observationsstudier, intervjuer, enkäter eller insamling av dokumentation. En uppföljning kan innehålla flera av dessa metoder. Vid rapportskrivning finns mallstöd tillgängligt via IT-system. De enheter som ska följas upp under 2016 väls ut på följande sätt; ca en tredjedel väljs genom signaler från till exempel, brukare, anhöriga eller socialkontoret. Inkomna klagomål kan också vara vägvisande i urvalet. En tredjedel väljs utifrån val av kvalitets- och utvärderingskontoret tillsammans med beställarfunktionen på omsorgskontoret, dessa val kan baseras på till exempel tidigare uppföljningar, att verksamheter är väldigt anonyma, att det var länge sedan uppföljning genomfördes på enheten, eller att avtalet eventuellt ska förlängas. En tredjedel av avtalsuppföljningarna lottas, i lottningen finns alla avtal till en början med. Verksamheter som tidigare följts upp med ett gott resultat plockas bort från listan tills fördjupad uppföljning skett på samtliga enheter. Utöver de 20 verksamheter som kvalitets- och utvärderingskontoret följer upp inom respektive nämnd genomför omsorgskontoret uppföljningar av alla nytecknade avtal inom två månader från avtalsstart. 4.1 Övergripande uppföljningar Kvalitets- och utvärderingskontoret gör även uppföljningar av specifika frågor, det kan exempelvis gälla personalkontinuitet under en viss period eller annat. Vid dessa uppföljningar följs samtliga eller en kategori av verksamheter upp beträffande den specifika frågan. Detta görs för att få en strukturell överblick samt belysa generella problemområden. En samlad rapport framställs. Övergripande uppföljningar kan leda till enskilda uppföljningar, detta görs om 6 (9)
Uppföljning av specifika avtal brister gentemot avtal uppmärksammats. Övergripande uppföljningar hanteras som projekt. Ansvarig tjänsteman blir då projektledare och sammanställer en projektplan tillsammans med andra som blir involverade i uppföljningen. Projektplanerna är arbetsmaterial. Under 2016 kommer kvalitets- och utvärderingskontoret att genomföra övergripande uppföljningar inom följande områden: 4.1.1 Ersättning för extra personalinsatser Inom omsorgsnämndens ansvarsområde görs omförhandlingar av den ekonomiska ersättningen av avtal i syfte att möjliggöra stöd till personer i behov av omfattande behov. Detta kan ske direkt vid inflyttning i boende med särskild service men kan även handla om brukare vars omvårdnadsbehov kraftigt ökar. Uppföljningen syftar till att kartlägga vilka behov det är som har tillgodosetts med denna typ av ersättning, hur de olika utförarna hanterar situationer när ökade behov av personalinsatser uppkommer samt hur en jämförelse mellan hur dessa ärenden hanteras inom äldrenämnden och omsorgsnämndens ansvarsområden.. 4.1.2 Granskning av HSL journaler Medicinskt ansvarig sjuksköterska kommer granska hur den medicinska dokumentationen hanteras. Syftet är dels att få en bild av hur dokumentationen fungerar och dels bidra till utveckling av densamma. 4.1.3 Personalens kompetens påverkan på kvalitet Under 2015 har personalens kompetens inom särskilt boende kartlagts. Detta material kommer användas för att genomföra korrelationsanalyser med andra kvalitetsfaktorer såsom avvikelser och klagomål, behov av ersättning för extra personalinsatser samt kostnader. 4.1.4 Lex Sarah erfarenheter Det totala ansvaret för rapportering och utredning av Lex Sarah åligger respektive utförare. I avtalen anges att lagstiftningen och kommunens rutin ska efterlevas. En del av kommunens rutin är att samtliga rapporter ska skickas in till omsorgs- och äldreförvaltningen. För att förbättra spridningen av de erfarenheter som utförarna drar av uppkomna missförhållanden kommer en utökad analys av inkomna rapporter sammanställas och diskuteras med utförarna i seminarieform. Syftet är att genom att öka kunskapen undvika att missförhållanden upprepas i andra verksamheter. 4.1.5 Genomförandeplaner Under 2015 avsåg kvalitets- och utvärderingskontoret att via verksamhetssystemet Treserva och utdataplattformen genomföra en granskning av i vilken omfattning brukarna har aktuella genomförandeplaner. Då detta inte var möjligt på grund av att systemet inte tillät uttag av den efterfrågade datan sköts uppföljningen upp. Den efterfrågade funktionen ska levereras under 2016 varför uppföljningen kommer ske då istället. 7 (9)
Uppföljning av specifika avtal 4.1.6 Fördjupad brukarundersökning inom korttids LSS Under 2015 genomfördes en enkät till samtliga vårdnadshavare/gode män till brukare som har beviljats korttidsvistelse inom barn och unga enligt LSS. Då denna studie är den första som genomförts är frågorna allmänt ställda. Utifrån resultaten från enkäten kommer därför en kvalitativ studie att genomföras för att på så sätt få fördjupad kunskap om verksamheten. 4.1.7 Lokaler IFO och Socialpsykiatri Lokalernas utformning och skick är en viktig kvalitetsfaktor brukare i boende med särskild service. Kvalitets- och utvärderingskontoret har under de senaste två åren genomfört kartläggningar inom detta område när det gäller äldreomsorg samt LSS. Under 2016 avslutas detta arbete genom att liknande kartläggning genomförs inom IFO och Socialpsykiatri. 4.1.8 Brukarundersökning inom öppenvården I syfte att möta hur brukarna uppfattar det stöd i form av öppenvård som ges inom omsorgsnämndens ansvarsområde kommer enkätundersökningar att genomföras. Undersökningen kommer följa den struktur som använts tidigare år för att kunna göra jämförelse över tid. 4.1.9 Aktiviteter/semesterresor inom socialpsykiatrin Under 2015 genomfördes en kartläggning över i vilken omfattning brukarna på kommunens samtliga LSS boenden genomförde semesterresor/aktiviteter. Som en fortsättning på detta arbete ska motsvarande undersökning genomföras inom socialpsykiatrin. 4.2 Uppföljningsrapport Samtliga uppföljningar dokumenteras i en rapport. Uppföljningsrapporten skrivs av ansvarig tjänsteman. Det är den som ligger till grund för eventuella beslut av äldrenämnden. Även om inga åtgärder föreligger presenteras rapporten som ett informationsärende till den nämnd som avtalet är kopplat till. Rapporten skickas också till berörd verksamhetschef och publiceras på kvalitets- och utvärderingskontorets hemsida. Alla färdiga rapporter är offentliga dokument. 4.3 Samarbete med socialkontoret Socialkontoret ansvarar för individuppföljning, det vill säga att de bland annat kontrollerar genomförandeplaner och dess innehåll samt att vården och omsorgen bedrivs i enlighet med dessa. Under 2016 kommer minst 3 uppföljningar av specifika avtal göras i samverkan med socialkontoret. Syftet med detta arbete är att ge en bredare bild av verksamheten där både brukarnas enskilda beslut och verksamhetens avtal följs upp. 8 (9)
Allmänhetens insyn i verksamheten 5 Allmänhetens insyn i verksamheten 5.1 Publicering på webben För att öka allmänhetens insyn avseende all typ av verksamhetsuppföljning publiceras samtliga uppföljningar och enkätsvar på respektive verksamhets sida på kommunen tjänst Hitta och jämför verksamhet. På denna tjänst publiceras även aktuella avtal 6 Platsbesök Under 2016 kommer omsorgskontoret genomföra åtta platsbesök tillsammans med politiker från äldrenämnden. Platsbesöken syfta till att lyfta brukarnas upplevelser av aktuell verksamhet 7 Uppföljning av nya avtal Efter att en verksamhet gått över i ett nytt avtal, antingen verksamhet där avtalstiden gått ut eller vid ny verksamhet, har omsorgsnämnden ambition att genomföra en uppföljning för att säkerställa att verksamheten har kommit i gång i samtliga delar. Om det funnits uppstartproblem som varar längre än två månader sker ytterligare uppföljning av kvalitets- och utvärderingskontoret. 8 Återrapportering Kvalitets- och utvärderingskontoret rapporterar uppföljningsarbetet till äldrenämnden i juni och november. Vid dessa nämndsammanträden presenteras också rapporter från de specifika uppföljningarna, med undantag för eventuella uppföljningar som visar på stora brister som då rapporteras snarast. Resultaten av de övergripande uppföljningarna rapporteras till äldrenämnden löpande under året. 9 (9)