VAASAN SEURAKUNTAYHTYMÄ Kokous 19.1.2012 klo 16.30 Sivu 1 Sammanträdet inleddes med ett besök i de planerade diakonilokalerna i Hallipatruuna Oy:s byggnad på Magasinsgatan 12. Fastighetschef Mikko Päällysaho presenterade ett modellrum, varefter hela byggnaden förevisades. Från Hallipatruuna Oy deltog Sami och Pasi Ilvesoksa. Efter besöket hölls det egentliga sammanträdet i sammanträdesrummet på Vasaesplanaden 3 E, 5:e våningen. 1 Sammanträdet öppnas och beslutförhet konstateras Ordförande öppnade sammanträdet. Sammanträdet konstaterades vara lagligen sammankallat och beslutfört. 2 Val av protokolljusterare Två protokolljusterare väljs. Merja Piipponen och Christel Lax står i tur. Till protokolljusterare valdes Merja Piipponen och Christel Lax. 3 Fastighetsdirektionens protokoll 4/2011 Fastighetsdirektionens protokoll 4/19.12.2011 läggs fram. Antecknas för kännedom, inga åtgärder. 4 Protokoll 4/2011 och 1/2012 från direktionen för familjerådgivningscentralen Protokoll 4/19.10.2011 och 1/11.1.2012 från direktionen för familjerådgivningscentralen läggs fram. Antecknas för kännedom, inga åtgärder. Tilläggsuppgifter om beslutet ges vid behov av byråchef Anneli Dahlbäck, tfn 06-3261 211.
VAASAN SEURAKUNTAYHTYMÄ Kokous 19.1.2012 klo 16.30 Sivu 2 5 Koncentreringen av diakonilokalerna/projektplaneringen och ett föravtal angående hyrande av lokaler Gemensamma kyrkorådet har på sitt sammanträde 16.6.2011 116 beslutat att inleda projektplaneringen av en koncentrering av finska och svenska församlingarnas diakonilokaler. Gemensamma kyrkofullmäktige beslutade att i budgeten för 2011 reservera anslag för projektplanering av en koncentrering av diakonilokalerna. Gemensamma kyrkorådet beslutade 16.6.2011, på förslag av ordföranden, att tillsätta en arbetsgrupp med uppgift att förbereda och planera den centraliserade helhetslösningen. I uppgiften ingick att precisera de krav och behov som ska beaktas i projektet och att ta reda på alternativ att genomföra projektet och att lämna ett förslag till projektplan till gemensamma kyrkorådet. Till medlemmar i projektplaneringsarbetsgruppen valdes Dick Jungerstam, Mikko Päällysaho, Erkki Teppo, Harry Holmberg, Lena Streng, Heli Salmela, Leif Westerlund och Matias Mäkynen. Jungerstam valdes till ordförande och Päällysaho till beredare/sekreterare. Harry Holmberg ersattes senare med Gun-Britt Hammarström. Projektplaneringsarbetsgruppen har analyserat de krav som ställs på diakonilokalerna och kommit fram till att det med tanke på framtiden för Vasaförsamlingarnas diakoniverksamhet finns ett välgrundat behov av att få till stånd en centraliserad lokallösning som tjänar många syften och som skulle inleda en ny slags centraliserad serviceform inom diakoniarbetet. Eftersom de nuvarande diakonilokalerna med mottagningsrum på Vasaesplanaden 3 E, som de båda församlingarna använder gemensamt, är för små och otillräckliga och dessutom har brister i funktionsdugligheten, bl.a. stora brister i säkerheten och inga möjligheter till eventuella utvidgningar, anser arbetsgruppen att det är förnuftigt att skaffa ett helt nytt diakonicenter som uppfyller nutida krav i en hyresfastighet som kan totalrenoveras och där det är möjligt att vid behov göra ändringar i rumsdisponeringen. Projektplaneringsarbetsgruppen har föreslagit att gemensamma kyrkorådet godkänner fastigheten Hallipatruuna Oy på Magasinsgatan 12 som planeringsobjekt, eftersom den uppfyller de kriterier som sattes som mål för den separata lokalutredningen och -kartläggningen. Gemensamma kyrkorådet har godkänt förslaget. Projektplaneringsarbetsgruppen har ansett att det är förnuftigt med tanke på målet att församlingarnas verksamhets- och lokalhelhet ska omfatta följande lokallösningar: - finska och svenska församlingarnas diakoniarbete - familjerådgivningscentralen - samtalstjänsten - matbanken med lager - tillredningskök med matsal
VAASAN SEURAKUNTAYHTYMÄ Kokous 19.1.2012 klo 16.30 Sivu 3 - kapell - lokaler för musikskolan På samma gång ordnas de viktiga totalsäkerhetslösningarna för diakoniverksamheten. Gemensamma kyrkorådet har också förutsatt att de ovannämnda arbetsformerna deltar i och involveras i projektplaneringen. Under Vasa kyrkliga samfällighets projektplanering har de deltagande arbetsformerna informerat om sina lokalplaneringsprogram och -behov samt verksamhetssätt. När beslut fattats om helhetsplaneringen har de ovannämnda frågorna naturligtvis varit centrala. Planeringsarbetsgruppen anser att de stora fördelarna med projektet är: - genomförandet av en helhetsplan med ändamålsenliga lokallösningar - sättet att genomföra projektet (totalentreprenad) - förmånliga totala kostnader för genomförandet - förmånliga driftskostnader - speciallösningarna för säkerhet och arbetarskydd - läget i en växande stadsmiljö som är stadd i utveckling samt - tillgängligheten, som även Vasa stad håller på att främjar. Projektplaneringsarbetsgruppen har sammanträtt tio gånger. Huvudplaneraren arkitekt Antti Mäntylä har tagit fram alternativa lösningar enligt planeringsarbetsgruppens anvisningar. Det utkast till projektplan som läggs fram för godkännande är daterat 1.12.2011. Under projektplaneringens gång har planerna öppet och aktivt lagts fram för båda församlingarnas församlingsråd, fullmäktige, gemensamma kyrkorådet, diakonidirektionen, direktionen för familjerådgivningscentralen, fastighetsdirektionen, musikskolornas koordinatorer och köksfunktionen. Arbetsgruppens projektplan och slutrapport läggs fram. I budgeten för 2012 har 250 000 euro anslagits främst för upphandling av inredning och säkerhetssystem. Hyreskostnaden skulle bli cirka 20 000 euro/månad. Hyran skulle delvis kompenseras genom att till Vasa stad hyra ut 4:e och 5:e våningarna på Skolhusgatan 26 B och Myggvägen 9 (matbankens lager). Dessa hyresinkomster skulle uppgå till totalt cirka 4 000 euro/månad. För genomförandet av projektplanen och för hyrning av de nya lokalerna har fastighetschefen berett ett föravtal, ett utkast till hyresavtal och en utredning över byggsättet. Gemensamma kyrkorådet beslutar att 1. godkänna projektplaneringsarbetsgruppens förslag och planer, tacka arbetsgruppen för utfört arbete och befria den från sin uppgift. 2. godkänna Vasa kyrkliga samfällighets föravtal med Hallipatruuna Oy om hyrning av lokalerna och den utredning över byggsättet som anknyter till
VAASAN SEURAKUNTAYHTYMÄ Kokous 19.1.2012 klo 16.30 Sivu 4 föravtalet. Ordförande för gemensamma kyrkorådet och ekonomidirektören undertecknar föravtalet på Vasa kyrkliga samfällighets vägnar. 3. anteckna förslaget till hyresavtal för kännedom. 4. tillsätta en planerings- och byggkommitté med uppgift att övervaka totalrenoverings-/ombyggnadsarbetena i diakonicentralen. Fastighetschef Mikko Päällysaho presenterade hela processen för projektplaneringen av diakonilokalerna, byggritningarna, det föravtal om hyresavtal som gjorts upp med experter och hyresavtalet. Ärendet diskuterades ingående och livligt, och under diskussionen konstaterades att svenska församlingens diakoniverksamhet vill stanna kvar i de nuvarande lokalerna. Som motivering framför svenska församlingens diakoniverksamhet att församlingen är liten och att diakoniverksamheten har ett nära samarbete med de övriga arbetsformerna. Svenska församlingens diakoniverksamhet motsätter sig inte annars samarbete med finska diakoniverksamheten. Efter diskussionen föreslog Olli Autio att ärendet bordläggs för ytterligare utredningar. Christel Lax bad om en paus i sammanträdet för förhandling med svenska församlingens representanter. Pausen varade 5 minuter. Olli Autios förslag godkändes enhälligt. Ärendet behandlas på följande sammanträde. Med föredragningslistan för följande sammanträde skickas svenska församlingens församlingsråds utlåtanden om ärendet samt alla dokument som gäller utvecklingen av diakonilokalerna. En tilläggsutredning begärs om följande frågor: - vad händer om svenska diakoniverksamheten inte flyttar till de lokaler som reserverats för den/vilka blir de eventuella kostnaderna - användningen av de lokaler som reserverats för svenska diakoniverksamheten - planerna för de nuvarande lokalerna - kan hyresavtalet göras upp för 5 + 5 år - tidtabell för genomförandet - projektets totalkostnad per år inklusive resurserna för vaktmästare/underhåll kostnaderna som uppstår om svenska diakoniverksamheten inte kommer med hyresnivån efter två år - totalentreprenadens entreprenadsumma, om det finns uppgifter om den Utlåtande om diakonilokalsprojektet med motiveringar begärs av båda församlingarnas församlingsråd och av diakonidirektionen. I utlåtandena
VAASAN SEURAKUNTAYHTYMÄ Kokous 19.1.2012 klo 16.30 Sivu 5 önskas också ställningstagande till att svenska diakoniverksamheten lämnar utanför projektet. Tilläggsuppgifter om beslutet ges vid behov av ekonomidirektör Nils-Eric Sahlström, tfn 06-3261 400. 6 Verkställande av budgeten samt verksamhets- och ekonomiplanen Gemensamma kyrkofullmäktige har 8.12.2011 godkänt budgeten samt verksamhets- och ekonomiplanen för åren 2012 2014 inklusive motiveringar och mål. Enligt 4 i ekonomistadgan ska gemensamma kyrkorådet se till att alla berörda förvaltningsorgan och tjänsteinnehavare får information om den av gemensamma kyrkofullmäktige godkända budgeten och verksamhets- och ekonomiplanen samt om anvisningar som gäller verkställandet av budgeten. I bilaga 1/6 ingår ett förslag till anvisning om verkställande av budgeten samt verksamhets- och ekonomiplanen. Gemensamma kyrkorådet beslutar att ge anvisningarna om verkställande i bilaga 1/6 för att iakttas. Ekonomikontoret informerar personalen om ärendet. Tilläggsuppgifter om beslutet ges vid behov av ekonomidirektör Nils-Eric Sahlström, tfn 06-3261 211. 7 Anmälningsärenden - finska församlingens församlingsråds protokoll 12/7.12.2011 - svenska församlingens församlingsråds protokoll 12/7.12.2011 - Kyrkostyrelsens cirkulär 28/19.12.2011 Keva sköter pensionsärendena för evangelisk-lutherska kyrkan i Finland - Kyrkostyrelsens cirkulär 1/2.1.2012 Anvisningar för ordföranden om förrättande av val av lekmannaombud till kyrkomötet och lekmannamedlemmar till stiftsfullmäktige samt modellprotokoll - Kyrkostyrelsens cirkulär 2/11.1.2012 Kyrkans författningssamling nr 110 biskopsmötets beslut om yrkeshögskoleexamen som godkänns som behörighetsvillkor för tjänst som ledare för kyrkans barnverksamhet Antecknas för kännedom.
VAASAN SEURAKUNTAYHTYMÄ Kokous 19.1.2012 klo 16.30 Sivu 6 8 Anvisningar för rättelseyrkande och besvärsanvisning samt avslutande av sammanträdet Gemensamma kyrkorådet gav anvisningar om ändringssökande, bilaga 2/8.