Processägare/rutinansvarig: Björn Ekström Samordn. kval.syst: Louise Ahlqvist Godkänd av: Björn Ekström : Sida: 1(25) Handbok för byggprojektledning Inledning Denna handbok är indelad efter de skeden som normalt hanteras i ett byggprojekt, se bild nedan. Tillämpningen av handboken i det aktuella projektet redovisas i projektets kvalitets- och miljöplan. Om inget annat uttryckligen anges ansvarar projektledaren för aktiviteterna i denna handbok. Vissa rutiner är styrande, medan andra är av rådgivande karaktär. De styrande rutinerna har markerats med ordet Styrande i marginalen. Utöver rutiner i denna handbok hänvisas också till Locums övriga processer, riktlinjer samt mallar och checklistor. Projektets dokumentation hanteras enligt processen Dokumenthantering med tillhörande dokumenthanteringsplan.
Sida: 2(25) Innehållsförteckning Inledning... 1 Projektplanering... 3 Program och projektering... 14 Produktion... 19 Avslut och överlämnande... 22 Bilagor H 6.1 H 6.2 H 6.3 H 6.4 H 6.5 Extern projektledning Kvicksilver i byggprojekt Kalkylarbete Programarbete Projekteringsarbete
Sida: 3(25) Projektplanering Projektledare för projektet utses av Projektchef eller annan enhetschef. Projektplanering genomförs av projektledaren. Planeringens syfte är att skapa en översikt över vad som behöver göras och i vilken ordning. Planeringen åskådliggörs i projektets kvalitets- och miljöplan, se vidare i avsnitt Kvalitet och miljö. I planeringen ingår följande delar: Projektgenomgång Kvalitet och miljö Organisation Tidsplanering Kommunikation Myndigheter Riskhantering Ekonomi Aktiviteter inom dessa områden planeras i detta inledande skede av projektet men genomförs till stor del under program-, projekterings- och produktionsskedet. I de fall en projektpärm upprättas för projektet kan mall Pärmregister användas. Mallar och checklistor Namn på mall/checklista Mall/checklista måste användas när aktivitet genomförs Mall/checklista återfinns i Pärmregister Ja ADVANTUM
Sida: 4(25) Projektgenomgång Projektledaren ansvarar för att en projektgenomgång genomförs, där förvaltare, projektledare och ev. hyresgäst medverkar. I mallen Projektgenomgång framgår vad som hanteras vid projektgenomgången. Det är viktigt att inblandade parters befogenheter tydliggörs så att rätt person fattar rätt beslut. Kvalitet och miljö På intranätet återfinns bland annat Locums Miljö- och kvalitetspolicy och Locums Miljöhandlingsplan. Viktiga kvalitets- och miljöfrågor är också inarbetade i skedena program, projektering och produktion i denna handbok. Upprättande av kvalitets- och miljöplan Projektledaren ansvarar för att en kvalitets- och miljöplan upprättas för alla projekt där projektkostnaden beräknas överstiga 7 prisbasbelopp. För projekt med en totalkostnad över 5 mnkr används mall Kvalitetsoch miljöplan. För övriga projekt kan Kvalitets- och miljöplan mindre projekt användas. Planen projektanpassas, där projektets komplexitet avgör utformning och innehåll i kvalitets- och miljöplanen. Planen godkänns av projektchef eller närmaste enhetschef. Planen uppdateras efter behov. Slutversion hanteras enligt kapitel Avslut och överlämnande av projekt. Leverantörskontroller Locum genomför med jämna mellanrum leverantörskontroller. Leverantörskontrollerna utförs, i första hand, av medarbetare från Fastighetsavdelningen tillsammans med den aktuella projektledaren. Kontrollerna syftar till att följa upp leverantörernas arbete inom områdena Arbetsmiljö Fortlöpande kvalitets- och miljöarbete Ekonomi och organisation Projektutvecklaren kan kontaktas vid frågor om dessa kontroller.
Sida: 5(25) Organisation Projektledaren ansvarar för att organisationsplanering genomförs och kan redovisas i projektets adress- och distributionslista, se mall Adressoch distributionslista. Projektets organisation beror i stor grad på vilken genomförandeform som väljs. Matrisen i detta kapitel beskriver kort för- och nackdelar med de olika genomförandeformerna och den vanligaste ersättningsformen för respektive genomförandeform. Styr- och arbetsgrupper Beroende på vilka frågor som hanteras och projektets art skapas en styrgrupp med eller utan hyresgäst. En styrgrupps huvudsakliga funktion är att fatta erforderliga beslut varför det är viktigt att säkerställa medlemmarnas beslutsmandat. Vilka som ingår i styrgruppen och rutiner för styrgruppens möten fastställs vid projektgenomgången. Utöver styrgruppen kan även arbetsgrupper för utredningsfrågor skapas, se nedanstående exempel: Gestaltning Funktionssamband Risk- och störning Trafik/logistik Teknik Myndighetsfrågor Hygien Extern projektledning I de fall en extern projektledningsorganisation anlitas gäller särskida rutiner, se bilaga H 6.1 Extern projektledning. Mallar och checklistor Namn på mall/checklista Mall/checklista måste användas när aktivitet genomförs Mall/checklista återfinns i Projektgenomgång Nej ADVANTUM Kvalitets och miljöplan alt. Kvalitets och miljöplan mindre projekt Sekretessförbindelse för projektledningskonsulter Ja Ja ADVANTUM ADVANTUM
Sida: 6(25) Översikt över fördelar och nackdelar med olika genomförandeformer Totalentreprenad Generalentreprenad Samordnad generalentreprenad Tidigt upphandlad generalentr. Delad entreprenad Mycket delad entreprenad Produkt Entreprenören har ett Beställaren detaljutformar Beställaren detaljutformar Beställaren detaljutformar Beställaren detaljutformar Beställaren detaljutformar helhetsansvar Liten påverkansgrad i sent Liten påverkansgrad i sent GE och beställare Beställaren bestämmer Större påverkansgrad i sent Risk för snåla lösningar. skede skede gemensamt mål. detaljutformningen skede. Normalt inte produktions- Normalt inte produktions- Större påverkansgrad i sent Större påverkansgrad i sent erfarenhet tidigt i projektet erfarenhet tidigt i projektet. skede. skede. Produktionserfarenhet tidigt i projektet Organisation Mindre resurskrävande Mindre resurskrävande Mindre resurskrävande Resurskrävande Resurskrävande Resurskrävande och Beställaren behöver stark under produktion. under produktion. Roller mellan entreprenör o. Risk för otydlig fördelning Risk för otydlig fördelning ansvar organisation konsult måste tydliggöras. av ansvars- och av ansvars- och Passar sämre för garantifrågor garantifrågor ombyggnadsproj. Beställaren behöver stark Beställaren behöver stark Beställaren behöver stark organisation organisation organisation Tid Tidigare byggstart. Längre genomförandetid Kortare genomförandetid Tidigare byggstart. Tidigare byggstart. Tidigare byggstart. Kortare genomförandetid (parallell proj. och prod.) Kortare genomförandetid Kortare genomförandetid Kortare genomförandetid (parallell proj. och prod.) (parallell proj. och prod.) (parallell proj. och prod.) (parallell proj. och prod.) Ekonomi Totalpris Säkrare kalkyler Säkrare kalkyler Lönsamt för entr. att söka Säkrare kalkyler Säkrare kalkyler Större riskpåslag från entr. Risk för högre anbud kostnadseffektiva lösningar. Beställaren får ej del av ev. Risk för bristfällig vinst. kostnadskontroll hos entr. Upphandling Endast en avtalspart för Endast en avtalspart i Beställaren upphandlar Endast en avtalspart i Många mindre Många mindre och avtal hela projektet produktionsskedet själv blivande UE produktionsskedet upphandlingar. upphandlingar. Många mindre Beslutsrätt i utförande- och Flera avtalsparter Fler avtalsparter upphandlingar. upphandlingsfrågor. Vanlig Fast pris Fast pris Fast pris Löpande ersättning med Fasta priser Fasta priser ersättn. form riktpris och incitament.
Sida: 7(25) Tidsplanering Huvudtidplan Projektledaren ansvarar för att en huvudtidplan upprättas och uppdateras löpande för projektet, mall Huvudtidplan kan användas till detta. Ett av de största hoten mot ett lyckat genomförande av ett projekt är orimliga tidplaner. Om erforderlig tid inte erhålls bör man säga nej alternativt ange detta som en särskild risk med dess konsekvenser. Tidplanen är tänkt att fungera som ett styrinstrument för de olika skedena program, projektering och produktion och kräver därför relativt hög detaljeringsgrad. Vid tidsplaneringen bör bl a följande beaktas: Beslutstider Handläggningstider hos myndigheter Tid för granskning Upphandlingstider Rimlig tid för ett genomförande så att målen avseende kvalitet, miljö, funktion och ekonomi uppnås Leveranstider, installation och montage av inredning/utrustning Injustering och provning Slutkontroll För att säkerställa riktigheten i tidplaner erfordras att projektledaren fortlöpande registrerar och sammanställer förändringar och avvikelser samt rapporterar dessa till bland annat styrgruppen. Se rubrik Kommunikation. Mallar och checklistor Namn på mall/checklista Mall/checklista måste Mall/checklista återfinns i användas när aktivitet genomförs Huvudtidplan Nej ADVANTUM
Sida: 8(25) Kommunikation I projekten är det viktigt att rätt information distribueras till rätt målgrupper och vid rätt tillfälle, mall Adress- och distributionslista kan användas till detta. Eventuella uttalanden till press, planerade eller oplanerade, ska förankras med förvaltare och Locums informationsorganisation inom VD-stab Planering. Information till hyresgäst och kringboende Projektledaren ansvarar för att relevant information distribueras till berörda parter. Information distribueras via informationsblad som delas ut och anslås på lämplig plats. För information till hyresgäster används mall Hyresgästinformation och speciellt brevpapper. er för information till hyresgäster fastställs vid projektgenomgången. Projektrapportering Projektledaren genomför projektrapportering till projektintressenterna, mall Projektrapport kan användas till detta. Rapporteringen kan ske skriftligt eller vid protokollförda möten, tex styrgruppsmöten. Omfattning och kontinuitet avgörs i samråd med förvaltare och styrgrupp. För att säkerställa riktigheten i prognoserna erfordras att projektledaren fortlöpande registrerar och sammanställer förändringar och avvikelser, såväl tekniska, ekonomiska och tidsmässiga. Projektförändringar mot tidigare fattade beslut, beslutas i styrgrupp eller av denna utsedd person. Mall projektförändringar kan användas. Mallar och checklistor Namn på mall/checklista Mall/checklista måste användas när aktivitet genomförs Mall/checklista återfinns i Adress- och distributionslista Nej ADVANTUM Hyresgästinformation Ja ADVANTUM Projektrapport Nej ADVANTUM Projektförändringar Nej ADVANTUM
Sida: 9(25) Myndigheter Projektledaren ansvarar för att erforderliga ansökningar och anmälningar till myndigheter utförs. Nedan förtecknade myndighetsfrågor är exempel på de vanligast förekommande och är inte ämnad att ge en fullständig bild av alla myndighetsfrågor som måste beaktas i ett projekt. Skyddsrumsbesked Vid nybyggnadsprojekt eller vid större till- och ombyggnadsprojekt ska projektledaren göra en förfrågan om skyddsrum ska ingå i projektet. Skyddsrumsbesked söks normalt hos respektive kommuns byggnadsnämnd/förvaltning eller likvärdigt. Lov och anmälningar enligt Plan- och bygglagen Beroende på omfattningen av projektet kan det erfordras olika typer av lov och/eller anmälningar i enlighet med Plan- och bygglagen. Bygglov och bygganmälan är två vanligt förekommande exempel av sådana. Av PBL framgår vilka arbeten som är lov- eller anmälningspliktiga. Locums fastighetsplanerare kan stödja i dessa frågor. Rivningsplan och anmälan om kvicksilversanering En rivningsplan enligt PBL ska upprättas av byggherren i de fall det krävs rivningslov för åtgärden. Utöver detta upprättar också entreprenören som anlitas för rivningsarbeten en rivningsplan, antingen separat eller som en del av deras miljöplan, se även kap. Program och projektering samt Produktion i denna handbok. Locums miljöuppföljare kan stödja i detta arbete. Vid arbeten med avloppsledningar och/eller installationer där kvicksilver kan förekomma gäller särskilda regler, se bilaga H 6.2 Kvicksilver i byggprojekt och mall Anmälan om kvicksilversanering. Miljöfarlig verksamhet och hälsoskydd Projektledaren ansvarar för att kontakt tas med aktuell miljömyndighet då projektet eller den planerade verksamheten omfattas av Förordningen (1998:899) om miljöfarlig verksamhet och hälsoskydd. Locums miljösamordnare och miljöuppföljare kan stödja i dessa frågor.
Sida: 10(25) Ansökan om byggnadstillstånd hos Länsarbetsnämnden Ansökan om byggnadstillstånd ska lämnas för byggnadsarbeten där den totala projektkostnaden beräknas överstiga 5,0 mnkr. Anmälan om planerat byggnadsarbete ska lämnas för byggnadsarbeten inom Stockholms län där projektkostnaden beräknas överstiga 1,0 mnkr. Förhandsanmälan till Arbetsmiljöverket och arbetsmiljöplaner En förhandsanmälan ska göras till Arbetsmiljöverket för arbetsplatser där entreprenadarbetena beräknas pågå under längre tid än 30 arbetsdagar och där mer än 20 personer vid något tillfälle sysselsätts samtidigt eller totalt beräknas överstiga 500 persondagar omfattar arbeten med särskild risk (specificeras i riktlinje Arbetsmiljö i byggprojekt ). Projektledaren ansvarar för att bedömning görs avseende behovet av arbetsmiljöplan i enlighet med Checklista arbetsmiljöplan. Beträffande krav på arbetsmiljöplaner etc. se riktlinjen Arbetsmiljö i byggprojekt samt Arbetsmiljöverkets hemsida www.av.se. Mallar och checklistor Namn på mall/checklista Mall/checklista måste användas när aktivitet genomförs Mall/checklista återfinns i Anmälan vid kvicksilversanering Ja ADVANTUM Förhandsanmälan till Arbetsmiljöverket Nej ADVANTUM Riskanalys arbetsmiljöplan Ja ADVANTUM
Sida: 11(25) Riskhantering Med riskhantering menas att identifiera, kvantifiera, bemöta och styra hanteringen av eventuella riskhändelser. Arbetet med strukturerade riskanalyser bör inledas på ett så tidigt stadium som möjligt i ett projekt, gärna redan i förstudien och i programskedet för att därefter ske kontinuerligt under projektets gång. Genom att arbeta med riskhantering kan överraskningar och problem minimeras och risken för störningar minskas. I ett projekt finns det alltid risker av olika kategorier (tider, ekonomi, utformning, ohälsa etc.). En budgetreserv/oförutsett/detaljeringspåslag är exempel på ett ekonomiskt riskbemötande av en kalkylosäkerhet. I riskhanteringen ingår följande delar: Identifiera riskhändelser (vad kan hända) Beskriv konsekvenser av att en riskhändelse inträffar (vad får det för följder) Bedöm sannolikheten för att en riskhändelse inträffar (hur ofta kan det hända) Kategorisera risker (ohälsa, ekonomi, tider etc.) Prioritera risker (vilka risker är störst med hänsyn till konsekvens och sannolikhet) Utveckla riskbemötande/åtgärdsplanera (hur förebyggs riskhändelsen) Utse ansvariga för åtgärderna Implementera riskstrategier/genomför åtgärderna Utvärdera resultat (fungerade det på avsett sätt) Dokumentera Riskanalysen sammanställs och redovisas i en riskhanteringsplan, mall Riskhanteringsplan kan användas till detta. I genomförandeskedet är det krav från Arbetsmiljöverket att riskanalyser med redovisning av åtgärdsplaner ska upprättas innan arbeten med särskild risk genomförs, dessa redovisas normalt i leverantörens arbetsmiljöplan. Mallar och checklistor Namn på mall/checklista Mall/checklista måste användas när aktivitet genomförs Mall/checklista återfinns i Riskhanteringsplan Nej ADVANTUM
Sida: 12(25) Ekonomi Projektledaren ansvarar för att kostnader kalkyleras, budgeteras och prognostiseras. Kalkyler upprättas enligt mall Projektkalkyl medan budget och prognoser registreras i Locumportalen. Nedan visas principiell hantering av projektets ekonomi. Kalkylen upprättas innan projektstart och ligger ofta till grund för beslut av projektgenomförande. Efter beslut registreras projektet av verksamhetsekonomen i Agresso. Bland uppgifterna som matas in i projektregistret återfinns bl.a. den beslutade budgeten*. I samband med projektstart registrerar projektledaren projektbudgeten i Locumportalen. Under projektets gång gör projektledaren löpande projektprognoser och prognoser för medelsbehov i Locumportalen. Vid avslut av projekt redovisas projektets totala slutkostnad av projektledaren. Denna ligger även till underlag för nyckeltal. * Beslutad budget Den beslutade budgeten är den budget som har beslutats för projektet enligt delegation i investeringsbeslut och eventuella tilläggsbeslut. Som tilläggsbeslut räknas också de överenskommelser som gjorts i samband med t.ex. styrgruppmöten där förvaltaren medverkat. Förvaltaren ansvarar för att verksamhetsekonomen registrerar den beslutade budgeten och förändringar av denna i projektregistret.
Sida: 13(25) Kalkyler Det är viktigt att dialog sker med förvaltare om eventuella brister, gjorda antaganden, tidsplan etc som har betydelse för upprättad kalkyl. Detta kan påverka beslut om genomförande, finansiering och slutligen avtal med hyresgästen. För mer information om kalkyler, se bilaga H 6.3 Kalkylarbete. Kostnadsstyrning Under projektets gång är det viktigt att arbeta med kostnadsstyrning, där tonvikten bör ligga under program- och projekteringsskedet. Att arbeta med kostnadsstyrning innebär att löpande övervaka kostnadsläget, identifiera avvikelser och agera för att styra kostnader enligt fattade beslut. Mallar och checklistor Namn på mall/checklista Mall/checklista måste Mall/checklista återfinns i användas när aktivitet genomförs Projektkalkyl Ja ADVANTUM INTRANÄTET
Sida: 14(25) Program och projektering De allmänna bestämmelser som Locum tillämpar i program- och projekteringsarbetet är ABK 96 alternativt ABT 94. Det är därför viktigt att berörda projektdeltagare är väl förtrogna med dessa dokument. Locums riktlinjer är styrande dokument och dess efterlevnad bör bevakas hos tex projekterande konsulter. Locums CAD-handläggare fungerar som stöd avseende CAD-samordning och bör kallas till det första program- och/eller projekteringsmötet. Parallellt med Locums byggprojekt pågår ofta ett inrednings- och utrustningsprojekt som hyresgästen driver själv. Locum kan med fördel stödja hyresgästen med underlag för inköp av inredning vilket bidrar till goda samordningseffekter. Locums funktionsplanerare kan stödja i detta arbete. Inför och under program- och projekteringsarbetet kontaktas Locums berörda specialister inom teknik, miljö och energi, driftledare och teknikförvaltare för stöd i sakfrågor. Köp av konsulttjänster Inför ett köp av konsulttjänster upprättas en uppdragsbeskrivning/förfrågningsunderlag som ligger till grund för det offererade priset. Det är viktigt att uppdragsbeskrivningen/förfrågningsunderlaget är väl genomtänkt för att minimera eventuella avtalsförändringar, se även upphandlingsprocessen med tillhörande handbok. Upphandling sker enligt Upphandlingsprocessen samt tillhörande Upphandlingshandbok. Locums teknikcontroller upphandling och upphandlingsmentorer kan fungera som stöd avseende upphandlingsfrågor. Kvalitets- och miljökrav på konsulter Krav ställs på leverantörer att i erforderlig omfattning upprätta kvalitetsoch miljöplaner (kontrollplaner) för den specifika tjänsten. Planerna bör omfatta kontroll av att myndigheters och beställarens krav, tex. att riktlinjer följs och att kvalitetskrav uppfylls. Även eventuella underleverantörers arbeten ska inkluderas i kvalitets- och miljöplanerna.
Sida: 15(25) Planerna godkänns av projektledaren och där det erfordras även av projektets kvalitetsansvarige enligt PBL. Avtalsförändringar mot konsulter ( ÄTA, tider etc.) Förändringar utifrån ingångna avtal redovisas skriftligt, mall Ekonomimöte kan användas till detta. Eventuella tilläggsbeställnin gar hanteras enligt upphandlingsprocessen. Hantering av konsulter som inte sköter sina uppdrag Om en leverantör inte uppfyller kontraktskrav anmäls detta till projektchefen eller närmaste enhetschef. Projektchefen avgör om och vilka åtgärder som ska vidtas. Om risk för tvist föreligger kontaktas Locums beställarombud. Kom ihåg att skriftligen anmäla fel och avvikelser till leverantören i samband med att de upptäcks. Programarbetet Programskedets syfte är att efter förstudien slutgiltigt definiera slutproduktens mål, krav och egenskaper och beskriva dessa i programhandlingar. I de fall behovsanalys och förstudie inte har genomförts bör en avstämning mot processen Tidiga skeden ske innan programarbetet inleds. I bilaga H 6.4 Programarb ete finns mer stöd för projekteringsarbetet. I Riktlinjer för projekterande konsulter finns anvisningar för konsulternas arbete. Rumsfunktioner En beskrivning av de olika rumsfunktionerna upprättas. Dessa kan vara i form av rumsfunktionsprogram, lokal- och åtgärdslista eller lokallista. Med rumsfunktionsprogrammet som underlag upprättas en gränsdragningslista över inredning, utrustning och installationer. I första hand kontaktas Locums funktionsplanerare för upprättande av rumsfunktionsprogram, lokal- samt åtgärdslistor och gränsdragningslistor mm. I andra hand kan extern konsult, tex en arkitekt, utföra detta arbete. I dessa fall fungerar funktionsplaneraren som stöd åt denne och granskar även dessa handlingar.
Sida: 16(25) Miljökonsekvensbeskrivning Miljökonsekvensbeskrivning (MKB) upprättas i de fall detta är ett lagkrav. Lagkraven framgår av Miljöbalken (MB) och Plan- och bygglagen (PBL). För Locuminitierade projekt upprättar Locum MKB. I hyresgästinitierade projekt kan Locum upprätta MKB för hyresgästens räkning. Locums miljösamordnare kan fungera som stöd i dessa frågor. Projektspecifikt miljöprogram Ett miljöprogram tas fram för projekt där den totala kostnaden bedöms överstiga 10 miljoner kronor. Locums miljöuppföljare kontaktas vid framtagandet. Miljöprogrammet tas normalt fram för projekt som omfattas av större ombyggnadsarbeten och/eller där åtgärden har betydelse för en byggnads totala energianvändning. Framtagandet av miljöprogrammet påbörjas under programarbetet och följs upp under projektets gång. För mindre projekt kan program tas fram efter behov. Locums miljöuppföljare eller särskild miljökonsult kontaktas för stöd i detta arbete. Styrning och uppföljning av konsulternas arbete Konsulternas arbete styrs och följs upp vid bland annat programmöten, mall Programmöte kan användas till detta. För att säkra kvaliteten på de projekterande konsulternas handlingar kan stickprov av deras egenkontroller genomföras. Observera att genomförda revisioner eller likvärdigt inte fritar leverantören från ansvar för sin egen kvalitetssäkring. Granskning och godkännande av handlingar Projektledaren ansvarar för att granskning av handlingar sker i den omfattning som krävs för det aktuella projektet före godkännandet. Detta görs antingen i ett protokoll eller i själva programhandlingen, beroende på projektets omfattning.
Sida: 17(25) Projekteringsarbetet Utifrån programhandlingar upprättas systemhandlingar och förfrågnings- /bygghandlingar. Detaljeringsgraden av dessa anpassas till projektets art och omfattning. I bilaga H 6.5 Projekteringsarbete finns mer stöd för projekteringsarbetet. I Riktlinjer för projekterande konsulter finns anvisningar för konsulternas arbete. Miljöinventering Projektledaren ansvarar för att miljöinventering genomförs där rivning planeras och där farligt avfall eller annat hälsofarligt ämne kan antas förekomma, mall Miljöinventering används till detta. Kopia på miljöinventering lämnas till Locums miljöuppföljare. Locums miljöuppföljare samt projektledare för miljöinventering kontaktas för information om ramavtalade miljöinventerare och kan stödja vid inventeringsarbetet. Vid de arbeten med avloppsledningar och/eller installationer där kvicksilver kan förekomma, se bilaga H 6.2 Kvicksilver i byggprojekt och mall Anmälan om kvicksilversanering. Locums avvecklingslista och produktdatabas Produkter som innehåller ämnen som finns angivna i Locums avvecklingslista får ej användas utan starka, skriftligt motiverade skäl. Till detta används mall Miljömotivering. I produktdatabasen Byggd Miljö klassificeras kemiska produkter som godkända, godkända tills vidare eller icke godkända. Databasen tjänar som underlag vid materialval. Databasen uppdateras kontinuerligt och finns tillgänglig för Locu ms anställda på www.byggdmiljo.se. Användarnamn och lösenord inhämtas från Locums miljöuppföljare som även kan hjälpa till i kontrollen av produkter. Styrning och uppföljning av konsulternas arbete Konsulternas arbete styrs och följs upp vid bland annat projekteringsmöten, mall Projekteringsmöte kan användas till detta.
Sida: 18(25) Granskning och godkännande av handlingar Projektledaren ansvarar för att granskning av handlingar sker i den omfattning som krävs för det aktuella projektet före godkännandet. Detta görs antingen i ett protokoll eller i själva programhandlingen, beroende på projektets omfattning. Underlag till entreprenörernas egenkontroller Projekterande konsulter kan med fördel ta fram underlag till entreprenörernas egenkontroller som är av kvalitets- eller miljökritisk karaktär t.ex. kontroller åt myndigheter och för bärande konstruktioner. Mallar och checklistor Namn på mall/checklista Mallar avseende upphandling, se Upphandlingshandboken Mall/checklista måste Mall/checklista återfinns i användas när aktivitet genomförs - - RFP Nej DATABAS alt. ADVANTUM Lokallista Nej ADVANTUM Lokal- och åtgärdslista Nej ADVANTUM Gränsdragningslista Locum Ja ADVANTUM Programmöte Nej ADVANTUM Miljöinventering Ja ADVANTUM Miljömotivering Ja ADVANTUM Ekonomimöte Nej ADVANTUM Projekteringsmöte Nej ADVANTUM
Sida: 19(25) Produktion De allmänna bestämmelser som Locum arbetar efter idag är AB 04 alternativt ABT 94. Det är därför viktigt att berörda projektdeltagare är väl förtrogna med dessa dokument. Köp av varor och tjänster Inför ett köp upprättas en uppdragsbeskrivning/förfrågningsunderlag som ligger till grund för det offererade priset. Det är viktigt att uppdragsbeskrivningen/förfrågningsunderlaget är väl genomtänkt för att minimera eventuella avtalsförändringar, se även upphandlingsprocessen med tillhörande handbok. Upphandling sker enligt Upphandlingsprocessen samt tillhörande Upphandlingshandbok. Locums teknikcontroller upphandling och upphandlingsmentorer kan fungera som stöd avseende upphandlingsfrågor. Kvalitets- och miljökrav på entreprenörer AB 04 ställer krav på att entreprenören har upprättat kvalitets- och miljöplan innan arbetena påbörjas. Planerna granskas och godkänns av projektledaren. Planerna bör omfatta kontroll av att myndigheters och beställarens krav, tex. att riktlinjer följs och att kvalitetskrav uppfylls. Även eventuella underleverantörers arbeten ska inkluderas i kvalitets- och miljöplanerna. Planerna godkänns av projektledaren och där det erfordras även av projektets kvalitetsansvarige enligt PBL. Till uppdragsbeskrivningen bifogas Avvecklingslista Kemiska ämnen och Miljöprövade byggprodukter för att säkerställa att dessa listor efterlevs. För mer info om databasen Byggd miljö, se avsnitt Projekteringsarbetet. Startmöte Innan produktionsstart ska, enligt AB 04, ett startmöte hållas mellan berörda parter, mall Startmöte kan användas till detta.
Sida: 20(25) Syn av entreprenadområde Innan entreprenadarbeten påbörjas genomförs en syn av arbetsområdet. Entreprenören för protokoll som justeras och godkänns av beställarens representant genom undertecknande. Rivningsplan Rivningsplan upprättas i de fall detta erfordras enligt PBL eller där farligt avfall kan antas förekomma, se kapitel Myndigheter i denna handbok. Tillbud och skador Eventuella tillbud eller skador hanteras enligt Säkerhetshandboken. Styrning och uppföljning av entreprenörernas arbete Entreprenörernas arbete styrs och följs upp vid bland annat byggmöten, mall Byggmöte kan användas till detta. Hantering av entreprenörer som inte sköter sina uppdrag Om en leverantör inte uppfyller kontraktskrav anmäls detta till projektchefen eller närmaste enhetschef. Projektchefen avgör om och vilka åtgärder som ska vidtas. Om risk för tvist föreligger kontaktas Locums beställarombud. Kom ihåg att skriftligen anmäla fel och avvikelser till leverantören i samband med att de upptäcks. Avtalsförändringar mot leverantörer ( ÄTA, tider etc.) Förändringar utifrån ingångna avtal redovisas skriftligt, mall Ekonomimöte kan användas till detta. Ändrings- och tilläggsarbeten (ÄTA) beställs av Locum i enlighet med Upphandlingsprocessen. Besiktning Färdigställda arbeten kontrolleras mot uppställda krav. Projektledaren ansvarar för att förvaltaren, driftledaren och andra intressenter kallas till slutbesiktning, mall Meddelande om slutbesiktning kan användas.
Sida: 21(25) Slutkontroll av entreprenadarbeten sker normalt via slutbesiktning. I större eller komplicerade projekt kan en produktionsanpassad besiktningsplan utformas. Myndighetsrelaterade besiktningar Projektledaren ansvarar för att kontakt tas med Locums specialister inom teknik, miljö och energi, som ansvarar för myndighetsrelaterade besiktningar inom disciplinerna el, gas, hiss, OVK och brand. I samband med slutbesiktningen genomförs myndighetsrelaterade besiktningar i de fall detta är aktuellt. Ramavtalade besiktningsmän finns upphandlade för att användas till dessa besiktningar. Dessa besiktningsmän är utbildade hos Locum, så att Locums intentioner tillvaratas och att bedömningarna görs likvärdigt. Locums specialister inom teknik, miljö och ener gi kan stödja i detta arbete. Avfallsredovisning Vid entreprenadens färdigställande redovisas uppkomna restprodukter på mall Sammanställning restprodukter, kopia lämnas till Locums miljöuppföljare. Mallar och checklistor Namn på mall/checklista Mall/checklista måste användas när aktivitet gen omförs Mall/checklista återfinns i Mallar avseende upphandling, se - - Upphandlingshandboken Startmöte Nej ADVANTUM Byggmöte Nej ADVANTUM Ekonomimöte Nej ADVANTUM Meddelande om slutbesiktning Nej ADVANTUM Sammanställning restprodukter Ja ADVANTUM
Sida: 22(25) Avslut och överlämnande Ett projekt avslutas i flera olika avseenden, de vanligast förkommande är: Kontraktsavslut med leverantörer Överlämnande till förvaltning Överlämnande till hyresgäst/kontraktspart. Administrativt avslut Ekonomiskt avslut Kontraktsavslut med leverantörer När leverantörens åtaganden är avslutade, godkända och slutfakturan betald anses kontraktsförhållandet vara avslutat. Enligt AB04 har entreprenören normalt rätt att ställa ekonomiska krav inom sex månader efter godkänd entreprenad. Leverantörsbedömning Leverantörsbedömning görs enligt anvisningar i Upphandlingshandboken. Överlämnande till förvaltning Projektledaren överlämnar ansvaret för objektet/projektet med tillhörande dokumentation till Locums förvaltare och driftledare. Driftledaren ansvarar för att objektet infogas i driftentreprenaden. Efter färdigställande av entreprenaden hålls överlämnandemöte med förvaltaren och driftledaren, se mall Överlämnandemöte. Alternativt kan överlämnande ske genom överlämnandebrev, se mall Överlämnande av projekt per brev. Syftet med överlämnandet är att lämna över ansvaret för objektet till förvaltaren och driftledaren samt göra en sista avstämning. Överlämnandet sker vanligtvis i anslutning till godkänd slutbesiktning. Riktlinjer Teknisk dokumentation redovisar vad som ska återfinnas i drift- och underhållsinstruktioner och omfattningen av projektets relationshandlingar. Mall Kvittenslista för driftinstruktioner och relationshandlingar kan användas för att dokumentera överlämnad dokumentation.