Gemensamt IT-stöd för diarieföring hos Sveriges domstolar Jan Käll Produktförvaltare 1
Domstolsverket och Sveriges domstolar Domstolsverket är en statlig myndighet som lyder under regeringen och som fungerar som en serviceorganisation till domstolarna i landet. Domstolsverket har ingen bestämmanderätt över domstolarnas dömande verksamhet eller deras domslut. Domstolsverkets uppgift är att ansvara för övergripande samordning och gemensamma frågor inom Sveriges Domstolar. Arbetet innebär också att ge service till domstolarna, hyres- och arrendenämnderna och Rättshjälpsmyndigheten (82 myndigheter) Utdrag ur Domstolsverkets IT-strategi Vid anskaffande och utveckling av IT-tjänster ska standardiserade lösningar alltid övervägas Drift av domstolsgemensamma IT-tjänster ska vara centraliserad och externa driftlösningar ska kunna övervägas W3D3 verksamhetsstöd för administrativa handlingar. VERA verksamhetsstöd för målhantering 2
Domstolsverket & W3D3 Avrop från Statligt Ramavtal Programvaror och tjänster Licenser Underhållsavgift Applikationsförvaltning (OnDemand) Driftsättning hos Domstolsverket Ramavtal Konsulttjänster W3D3 Fullmakt från domstolarna Avropsblankett Driftsättning pilotdomstolar (2) Riktlinjer för diarieföring i W3D3 Utrullning till domstolar och andra myndigheter (ca 35) Projekt, ca 2 x 3 geografiskt samlade Konfiguration, migrering av data, utbildning och driftsättning 45 kvar, målsättning 2015-01-01 3
Konfiguration En domstol/myndighet per system/db Test och driftsättning - utan att påverka produktions-miljö Testmiljö Ett system/db där varje myndighet har en serie Tilläggsavtal avseende Kunder i separata databaser Konfigurationsmall Standardkonfiguration - Diarieföring En eller flera serier, gamla stängda serier Mappningsspecifikationer ACTA 5.0 (50) ACTA 4.15 (7) ÄHS (7) EDP-Diarium (1) e-dia (1) MS Access, MS Excel & MS Word (14) W3D3 OfficeAddin paketerad för beställning till IT-supporten 4
Checklista - Implementation Övergripande planering Avrop mot ramavtal Avropsmall 2 x 3-4 domstolar Upphandlingsenheten Ca en månad från avrop till påskrivna avtal (per domstol) En leverantör får alla avtal i avropet Uppstartsmöte Telefonkonferens och projektor med MS Lync Deltagare Administrativ chef Huvudregistratorer Registratorer IT-handläggare Leverantör Samordnare från Domstolsverket 5
Checklista Implementation forts. Uppstartsmöte forts. Presentation av mötestdeltagare, leverantör etc. Kort demo av W3D3 Info om implementationsmetod Konfigurationsspecifikation Om migrering Utbildning När? Var? Planering Möten för insamling av konfigurationsinformation Uppföljningsmöten Driftsättning Driftstart ca 3 månader från uppstartsmöte Parallella projekt 6
Checklista Implementation forts. Förberedelser Tidplan Beställning av system/db Beställning av e-postkonton Insamling av konfigurations- och migreringsinformation Beställning av W3D3 OfficeAddin Beställning av XML-rapportfunktion (ACTA 5.0) Förberedelser för utbildningar Kompetensutvecklingsenheten samordnar Kompetensportalen annonsering och kursutvärdering Utbildningssalar hos domstolarna Etablera produktionsmiljön Acceptanstest Konfiguration (DV) och migrering (myndigheten) Etablera testmiljön 7
Checklista Implementation forts. Genomföra utbildningar Leverantör Samordnare från Domstolsverket Driftsättning Produktionsmigrering Driftöverlämning Information till: Användare Domstolsverkets support Intranät Efterarbeten Uppsägning av gamla avtal Avveckling av gamla system Uppdatera produktdokument 8
Dokumentation Riktlinjer för diarieföring i W3D3 Framtagen av arkivarier på Domstolsverket och pilotdomstolar Rekommendationer Domstolarna gör egna anpassningar av dokumentet PM - W3D3 och allmän handling Uppgifter blir allmänna handlingar endast hos den myndighet som har registrerat uppgifterna Domstolsverket är tekniskt ombud PM W3D3 och personuppgifter Personuppgiftsbiträdesavtal mellan olika parter 9