Avrapportering etapp 3 2001-09-30

Förvaltningsinformation 2002 Redovisning av etapp 3 Rekommendationer och krav avseende struktur och arkitektur för central förvaltningsinformation - grunddatabas - IT-- - BYGG--- - OCH--- - FASTIGHET--- - 2002--- Avrapportering etapp 3 2001-09-30 FI2002 Grunddatabas IFC-format Projekteringsoch byggdatabas (IFC/BSABbaserad) Primärverksamhet Planera FM-process Genomföra FM-process Kontrollera FM-process FM-verksamhet Författare Kjell Svensson, Bo Tyrefors Christer Bergenudd, Erik Sandström Finansiärer IT Bygg och Fastighet 2002: Byggherreföreningen Fastighetsbranschens Utvecklingsforum Ufo-Gruppen SABO Vinnova/Nutek 2001-09-30

2 ETAPP 3 FÖRVALTNINGSINFORMATION 2002 Innehåll Författare... 1 Inledning... 3 Arbetets syfte... 3 Redovisning... 4 Grunddatabas Modell- och textdel samt katalog- och exempeldel... 4 Revidering av Rekommendationerna 5 och 6.... 5 Målgrupp... 5 Läsanvisning... 5 Några slutsatser... 5 Nyttor... 6 dokument för beskrivning av grunddatabas... 7 Huvuddokument

FÖRVALTNINGSINFORMATION 2002 ETAPP 3 3 INLEDNING Avrapportering av projektet Förvaltningsinformation 2002 del 3 för projektets finansiärer sker i och med upprättandet av detta dokument med tillhörande modell- och textdel och katalog och exempeldel. ARBETETS SYFTE Projektet Förvaltningsinformation 2002 beskrivs i sin helhet i projektplan daterad 1998-11-18. Arbetet är uppdelat i fyra etapper: Etapp 1: Verksamhetsanalys, teknikutvärdering och branschinventering Etapp 2: Vidareutveckla modeller och ge lösningsförslag Denna Etapp 3: Konkretisering och tillämpning av struktur för förvaltningsinformation. Etapp 4: Implementering och slutlig utvärdering Med etapp 3 ges projektet en tydligare inriktning mot praktiska IT-tillämpningar. De i föregående etapp utvecklade rekommendationerna utgör en plattform för arbetet i etapp 3 men har inte utvecklas mer såvida inte det varit nödvändigt för att definiera datamodellen. Fokuseringen ligger i etapp 3 på att åstadkomma resultat som direkt går att använda inom fastighetsföretagsverksamhet och IT-stöd samt för programutveckling. Huvudmålet för arbetet har varit att åstadkomma standardiserade informationsstrukturer för hantering av förvaltningsinformation under fastighetens hela livscykel. Detta huvudmål har i projektarbetet brutits ner i följande tre delmål: Att utveckla en datamodell för förvaltningsinformation. Med datamodell avses en modell av en informationsstruktur dvs. inte en modell av ett datasystem. Att samverka med andra pågående projekt som har kopplingar till projektets huvudmål standardiserade informationsstrukturer i syfte att påverka och koordinera med det egna modellarbetet Att under projektets genomförande kommunicera med branschens aktörer dvs. fastighetsföretag och programutvecklare så att de ställer sig bakom projektets resultat och därigenom ger förutsättningar för en defactostandard Huvuddokument

4 ETAPP 3 FÖRVALTNINGSINFORMATION 2002 REDOVISNING - Avrapportering av etapp 3 av FI 2002-projektet (detta dokument) Grunddatabas Modell - och textdel Grunddatabas Katalog - och exempeldel Inledning 1. Teori och bakgrund om informationssystem och informationssystemutveckling 2. Strukturmodeller 2.1 Processperspektivet 2.2 Målperspektivet 2.3 Intressentperspektivet 2.4 Resursperspektivet 2.5 Sammanfattande beskrivning av grunddatabasstrukturen och resultatdiskussion 3. Metodik och verktyg för - attributarbete 4. Etapp 3-arbetet och dess tillämpning i FM-systemarkitektur Inledning Modellklasser i olika modeller Processmodell Målmodell Intressentmodell Resursmodell Dokumentmodell Attribut och attributstruktur I olika modellklasser Attributtabeller Reviderad Rekommendation 5 Programarbete och erfarenhetsåterföring samordnad Reviderad Rekommendation 6 Drift - och underhållsinformation Projektresultatet från etapp 3 redovisas enligt bild ovan. Resultatet består av två huvuddelar: Avrapportering med titeln Rekommendationer och krav avseende struktur och arkitektur för central förvaltningsinformation Grunddatabas. Denna resultatredovisning är uppdelad i två dokument: o Grunddatabas Modell- och textdel o Grunddatabas del. Revidering av Rekommendationerna 5 och 6. o Rekommendation 5 Programarbete och erfarenhetsåterföring o Rekommendation 6 Drift- och underhållsinformation GRUNDDATABAS MODELL- OCH TEXTDEL SAMT KATALOG- OCH EXEM- PELDEL Innehållsförteckningarna i dessa två dokument redovisas på sista sidan i detta dokument. Denna resultatdel innebär: en konkretisering och implementering av tidigare publicerade rekommendationer i kravspecifikation avseende en för fastighetsförvaltning central databas praktiskt användbara hjälpmedel och underlag för fastighetssektorns olika aktörer bl a i samband med systemutveckling och verksamhetsutveckling Huvuddokument

FÖRVALTNINGSINFORMATION 2002 ETAPP 3 5 REVIDERING AV REKOMMENDATIONERNA 5 OCH 6. Som ett led i projektets ambition att ge bra underlag för samverkan med andra IT Bof projekt och framhålla FM-verksamhetens krav och behov, har dessa rekommendationer reviderats. De redovisas som ny version av redan publicerade dokument vars huvudresultat är en informationsstruktur för hantering av förvaltningsinformation som är tillämplig under fastighetens hela livscykel. MÅLGRUPP Projektresultatet har primärt tre målgrupper. 1. Beställare inom fastighetssektorn av informationssystem. 2. Utvecklare och/eller leverantörer av informationssystem för fastighetssektorn. 3. Konsulter inom organisations- och systemutveckling LÄSANVISNING Denna skriftliga avrapportering från etapp 3 av FI 2002-projektet rubricerad Rekommendationer och krav avseende struktur och arkitektur för central förvaltningsinformation - Grunddatabasstruktur är uppdelad i två delar: Modell- och textdel (separat dokument) som beskriver grunddatabasens uppbyggnad/struktur via modeller och kommenterande texter. Innehållet i modell- och textdelen är uppdelat i fyra kapitel. De fyra kapitlen heter: 1. Teori och bakgrund om informationssystem och informationssystemutveckling. 2. Strukturmodeller 3. Metodik och verktyg för attributarbete. 4. Etapp 3 arbetet och dess tillämpning i FM-systemarkitektur. Katalog- och exempeldel (separat dokument) som beskriver grunddatabasens innehåll via olika sammanställningar över relevanta objektsklasser och dessas attribut. Innehållet är indelat i två kapitel (modellkatalog och klasstabeller samt attributlistor). De två huvudkapitlen heter: 1. Modellklasser i olika modeller 2. Attribut och attributstruktur i olika modellklasser. NÅGRA SLUTSATSER Sammanfattningsvis visar bl a de samlade erfarenheterna från FI 2002-arbetet att det finns en signifikant utvecklingspotential i FM-verksamheten genom informationsteknikens tillämpning om man inom detta tillämpningsområde förmår att tillvarata den snabba utvecklingen av informationstekniken. Datorer och nätverk skapar stora potentiella möjligheter för FM-applikationer genom att tillhandahålla effektiva verktyg för användning, administration och förvaltning av fastigheter och byggnader. Huvuddokument

6 ETAPP 3 FÖRVALTNINGSINFORMATION 2002 En avgörande grundförutsättning är emellertid utvecklingen av en erforderlig grundstruktur i form av standardiserade informationsstrukturer och processbeskrivningar utvecklade utifrån FM-verksamhetens behov. Medan den generella utvecklingen av hårdvaror, programvaror och nätverksteknik sker oberoende av om FM-sektorn engagerar sig eller ej är det bara genom aktiv och målmedveten aktiv medverkan från FMverksamhetens intressenter som en sådan behövlig grundstruktur kan utvecklas. Etapp 3-arbetet av FI 2002-projektet har resulterat i en grundstruktur för en grundläggande och gemensam databas. Utgångspunkter för denna är processmodeller och verksamhetsmodeller. Etapp 3-arbetet av FI 2002-projektet har även inneburit viss revidering av modeller och checklistor för verksamhetsbeskrivning, utrymmes- och byggnadsprogram samt checklistor för drift- och underhållsinformation. Etapp 3-arbetets centrala resultat är ett förslag till struktur för en grunddatabas, som understödjer mer integrerad och flexibel informationshantering inom förvaltningsområdet men också med primärverksamheten och med projektering och byggande. En schematisk beskrivning finns på detta dokuments framsida. Det är viktigt att arbetet med att utveckla informationssystem för FM-verksamheten tar hänsyn till dagens situation inom tillämpningsområdet. Detta inkluderar t ex hänsynstagande till att mycket av informationen finns som pappersdokument och att bygg- och förvaltningssektorsgemensam klassifikation och terminologi utnyttjas effektivt. Ytterligare en viktig faktor är tillämpning av relevant standardisering inom informationshanteringsområdet såsom utvecklingen av IFC inom byggproduktmodellområdet och tillämpning av internationell standard för dokumentmetadata. I modell- och textdelens avslutande kapitlet beskrivs varför och hur, med bl a utgångspunkt från ovanstående slutsatser, en grunddatabas konstruerad enligt föreslagen grundstruktur kan ingå som en central komponent i en FM-systemarkitektur. NYTTOR Den direkta och indirekta nyttan av redovisat arbete i FI2002 etapp 3 är bland annat följande: Gemensam informationsstruktur för fastighetssektorn o Krav mot systemleverantörer o Generell arbetsmetodik för s k FM-konsulter eller organisationskonsulter. o Bättre ordning och tillgänglighet på informationen o Gemensamt gränssnitt för informationsöverföring (köp, övertagande osv.) o Enklare byta info-system/systemmoduler mot gemensam databas. o Information följer fastigheten o Lättare sälja/köpa fastighet pga. likartad informationsstruktur o Bättre terminologi - ökad förståelse Huvuddokument

FÖRVALTNINGSINFORMATION 2002 ETAPP 3 7 o Bättre anpassningar till teknikförändringar o Samordning med internationell och nationell standardisering Fastighetssektorgemensamt systemtänkande. o Samordning med annan parallell utveckling o Verktyg för erfarenhetsåterföring o Branschgemensamma krav på byggprocessen o Fastighetssektorn styr produktionen (och inte tvärtom) o Nya möjligheter till projektinnovation och projektstyrning genom tydligare informationshantering i tidiga skeden o Bättre kundanpassning av byggnader och utrymmen o Bättre avstämning av krav mot utfall o Mindre informationsförluster i skedes- och verksamhetsgränser. o Samordning internationell/nationell standardisering o Samordning annan parallell utveckling o Bättre kvalitet i egna arbetet genom branschgemensamt grundmaterial Effektivare och lönsammare fastighetsföretag. o Generell processtruktur för FM-området o Nöjda kunder o Sänkta drift- och underhållskostnader o Säkrare arbetsmiljö o Bättre omhändertagande av erfarenheter o Ökad miljösäkring DOKUMENT FÖR BESKRIVNING AV GRUNDDATABAS Modell- och textdel (separat dokument) Katalog- och exempeldel (separat dokument) Huvuddokument

Förvaltningsinformation 2002 Redovisning av etapp 3 Rekommendationer och krav avseende struktur och arkitektur för central förvaltningsinformation - grunddatabas - IT-- - BYGG--- - OCH--- - FASTIGHET--- - 2002--- RAPPORT ETAPP 3 2001-09-30 Rot Relation hanterar Objekt ställer krav Projekt samverkar använder vägleder Process Resurs Intressent Mål Grupp styr mot Objektmodeller Affärshändelsemodell Resursmodeller Intressentmodell Målmodell Författare Kjell Svensson, Bo Tyrefors Erik Sandström, Christer Bergenudd

Kap 2 (82) FÖRVALTNINGSINFORMATION 2002 - FI2002 Rekommendationer och krav avseende struktur och arkitektur för central förvaltningsinformation - Grunddatabasstruktur Inledning... 5 Målgrupp... 5 Läsanvisning... 5 1. Teori och bakgrund om informationssystem och informationssystemutveckling... 7 Vad menas med informationssystem... 7 Vad menas med verksamhet... 8 Utveckling av informationssystem... 9 Modellering av information... 10 Vad är en informationsmodell?... 10 Informationsmodellens begrepp... 11 Redovisning av modell... 12 Utveckling av informationssystem i relation till verksamhetsmodellering... 13 Olika perspektiv i FI2002... 14 Objekt -perspektivet... 14 Process -perspektivet... 14 Mål -perspektivet... 14 Intressent -perspektivet... 14 Resurs -perspektivet... 15 2. Strukturmodeller... 16 Objekt-perpektiv - Sammanfattande beskrivning av grundatabasstrukturen16 Modellbeskrivning... 16 Sammanhållande objektmodellstruktur... 16 2.1 Process-perspektivet... 19 Generell struktur för FM-processer... 19 Processhierarkier och processkartor... 21 Processtabell... 21 Processkartor... 23 Olika processmodeller... 25 Affärshändelsemodell... 25 Affärhändelesemodellens tillämpning i processen upplåta/hyra... 26 Styrmodell för verksamhet... 28

FÖRVALTNINGSINFORMATION 2002 FI2002 Kap 3 (82) Styrning av FM-processerna... 30 Utgångspunkter för styrning och kontroll... 30 Tre kärnprocesser i fokus... 31 Ekonomistyrning... 34 2.2 Mål-perpektivet... 35 Affärsmodell/verksamhetsstyrningsmodell för FM... 35 Målmodellen... 36 Målklassificering... 38 2.3 Intressent-perspektivet... 40 FM-verksamhetens intressenter... 40 Intressentmodell för FM-verksamheten... 40 FM-verksamhetens olika roller... 42 Kundroller... 43 Leverantörsroller... 43 Organisationsroller... 43 Beställar-/ägarroller... 43 Omvärldsroller... 43 2.4 Resurs-perspektivet... 44 Generell resursmodell... 44 Resursmodell... 46 Informationsresurser... 47 Informationsinsatser och informationsutfall i FM-processerna... 48 Styrande och stödjande informationsresurser i FM-processerna... 50 Styrande information... 51 Resursmodeller för fysisk miljö... 52 Objektmodell för primärverksamhet/brukare (brukarmodell)... 53 Objektmodell för den fysiska miljön... 54 Objektmodell för FM... 55 Modell för dokument- och metadatahantering... 57 Liten ordlista... 57 Metadatamodell... 57 Dokumentlista... 60 3. Metodik och verktyg för attributarbete... 61 Attributbeskrivning... 61 Allmänt om attributredovisning... 61 Attributklassificering... 62

Kap 4 (82) FÖRVALTNINGSINFORMATION 2002 - FI2002 Utgångspunkter för klassifikation av egenskaper... 62 Attributklassifikation och förvaltningsresultat... 64 Attributklassifikation och Stanli... 65 Verktyg för attributredovisning... 65 Attributtabeller... 67 Attributförteckning per objektsklass... 67 Attributförteckning... 68 4. Etapp 3-arbetet och dess tillämpning i FM-systemarkitektur... 69 Några slutsatser... 69 Två kategorier av informationssystem inom FM-området... 69 Dagens informationssystemanvändning inom FM-området... 72 Utrymmets roll i informationssystemen... 72 Tre delar i den gemensamma grunddatabasen... 74 Förslag till en övergripande systemstruktur för FM-området... 75 Aktuell situation... 75 Utgångspunkter för systemarkitektur... 77 Schematisk beskrivning av relevant systemarkitektur... 78 Referenslista... 81

FÖRVALTNINGSINFORMATION 2002 FI2002 Kap 5 (82) INLEDNING MÅLGRUPP Projektresultatet har primärt tre målgrupper. 1. Beställare inom fastighetssektorn av informationssystem. 2. Utvecklare och/eller leverantörer av informationssystem för fastighetssektorn. 3. Konsulter inom organisations- och systemutveckling. LÄSANVISNING Den skriftliga avrapporteringen från etapp 3 av FI 2002-projektet är rubricerad Rekommendationer och krav avseende struktur och arkitektur för central förvaltningsinformation - Grunddatabasstruktur är uppdelad i två delar; Katalog- och exempeldel (systerdokument). Innehållet i denna del är indelat i två kapitel (perspektiv och attribut) samt Modell- och textdel (detta dokument). Innehållet i modell- och textdelen är uppdelat i fyra kapitel. Bakgrund till och innehåll i dessa fyra kapitel beskrivs kapitelvis nedan i avsikt att underlätta för läsaren att orientera sig inför läsandet. 1. Teori och bakgrund om informationssystem och informationssystemutveckling Kapitel 1 beskriver först begreppet informationssystem dels utifrån ett slutanvändarperspektiv och dels utifrån ett systemutvecklarperspektiv. Därefter orienteras läsaren om systemutvecklingsarbetet och den centrala roll s k konceptuell modellering har i detta arbete. Avslutningsvis beskrivs hur en typ av konceptuell modellering, nämligen verksamhetsmodellering, har en helt avgörande roll i etapp 3- arbetet av FI2002-projektet. Utveckling av informationssystem för verksamheten och modellering av verksamheten blir två aktiviteter som hänger intimt samman. 2. Strukturmodeller Kapitel 2 beskriver en serie modeller som tillsammans ger en struktur för en databas som kan hantera central information i FM-verksamheten. Modellerna beskriver FM-verksamheten utifrån olika perspektiv. Modellerna är inte omedelbart implementerbara modeller utan snarare diskussionsunderlag och utgångspunkter att tillämpa vid utveckling av modeller i FM-företaget. De perspektiv på FMverksamheten som beskrivs av modellerna är följande. Objekt-perspektivet innehåller en struktur som dels kan ge en sammanhållande struktur för de övriga fyra perspektiven och dels ger en funktionell koppling till den s k IFC-standardens modelltänkande. Process-perspektivet som beskriver FM-verksamheten i form av processmodeller (delkapitel 2.1). Här beskrivs både ett generellt mönster för processtänkandet och ett antal centrala modeller som tillämpar detta processmönster. Mål-perspektivet som beskriver en objektmodell för att hantera information om mål av olika slag och på olika nivåer kan medverka till att planera och styra FMverksamheten (delkapitel 2.2).

Kap 6 (82) FÖRVALTNINGSINFORMATION 2002 - FI2002 Intressent-perspektivet som beskriver en modell för hantering av information om de personer/individer eller grupper an individer som har intresse i FMverksamhetens genomförande och resultat (delkapitel 2.3). Intressentmodellen beskriver relationen mellan en organisation och de individer som medverkar i organisationens arbete och olika typer av information som förklarar denna samverkan. Resursperspektivet beskriver flera resursmodeller som alla kan hantera information om de centrala resurser som behövs för att genomföra FM-verksamhetens aktiviteter och processer (delkapitel 2.4). Delkapitlet innehåller dels en allmän resursmodell för planering och registrering av resurser av olika slag i FMverksamheten. Delkapitlet innehåller också specifik resursmodell för hantering av den i FM-verksamheten centrala utrymmesresursen (primärverksamhetens tillgång till fysisk miljö) och dels en specifik resursmodell för hantering av den informationsresurs som dokument av olika slag utgör i FM-verksamheten. 3. Metodik och verktyg för attributarbete Kapitel 3 innehåller en introduktion till det arbete med attribut som genomförts i etapp 3 av FI 2002-projektet. Kapitlet innehåller dels en allmän beskrivning av attribut och attributredovisning samt texter som beskriver specifikt hur attribut klassificerats och redovisats strukturerat i etapp 3-arbetet. Slutligen beskrivs ett verktyg som utvecklats och använts i detta arbete. 4. Etapp 3-arbetet och dess tillämpning i FM-systemarkitektur Kapitel 4 innehåller inledningsvis en beskrivning av några viktiga slutsatser från etapp 3-arbetet och också från föregående etapper. Därefter beskrivs ganska utförligt hur en central databas kan bli navet i ett system av informationssystem som kan understödja FM-verksamheten.

FÖRVALTNINGSINFORMATION 2002 FI2002 Kap 7 (82) 1. TEORI OCH BAKGRUND OM INFORMATIONSSYSTEM OCH INFORMATIONSSYSTEMUTVECKLING VAD MENAS MED INFORMATIONSSYSTEM I FI 2002-dokumentet Fastighetssektorns rekommendation för förvaltningsinformation nr 4 Ordlista - Förslag till terminologi för fastighetssektorn [Svensson et al, 2000] redovisas begreppet informationssystem enligt följande. informationssystem komplett system för att beskriva, lagra och manipulera information [Keijer et al, 1994] Ett informationssystem samlar in, lagrar, bearbetar och lämnar information, som är relevant för en organisation eller för samhället, på ett sådant sätt att informationen blir tillgänglig och användbar för den som vill använda den inklusive ledning, personal, kunder och medborgare. Ett informationssystem är ett användartillvänt system, som kan, men inte nödvändigtvis behöver, innebära användning av datorer. [Buckingham et al, 1987b] En mera systemtekniskt inriktad definition av informationssystem är följande, som föreslogs av ISO redan år 1982 [STG, 1985]. Enligt denna definition består ett datoriserat informationssystem av ett konceptuellt schema, en informationsbas och en informationsprocessor, enligt Bild 1. Systemgräns Systemets tillämpning In Informationsstruktur (modell) Informationsprocessor Ut Systemets användare Databas Bild 1. De tre huvuddelarna i ett datorbaserat informationssystem enligt ISO-rapport. Efter [STG, 1985] Informationssystemets tre grundläggande delar/element har följande funktioner. Det konceptuella schemat är informationsmodeller/informationsstrukturer som beskriver den formella strukturer för hur information/data skall hanteras i systemet (databasstrukturen). Informationsbasen (databasen) innehåller formaterade data som hanteras av systemet t ex text, bilder och ljud (databasens innehåll). Informationsprocessorer är maskinvara och programvara d v s den informationsteknik (IT) som behövs för att bearbeta informationen. Utveckling av informationssystem innebär arbete inom två problemområden [Sundgren, 1992];

Kap 8 (82) FÖRVALTNINGSINFORMATION 2002 - FI2002 det infologiska problemområdet som avser informationssystemets yttre egenskaper (vad och varför?) och det datalogiska området som avser informationssystemets inre egenskaper (hur?). Det infologiska problemområdet avser de egenskaper som är relevanta för systemets tillämpning och systemets användare. Det hanterar t ex informationssystemets syfte, funktionalitet och innehåll. Viktiga intressenter i detta arbete är beställare av systemet, systemets brukare och slutanvändare av systemets information. Det datalogiska problemområdet innehåller frågeställningar om hur informationssystemet skall realiseras inom ramen för tillgängliga tekniska, ekonomiska, personella och tidsmässiga resurser. Den datalogiska huvudfasen i systemutvecklingsprocessen är inriktad på teknikfrågor och systembyggande och den viktigaste intressenten i det datalogiska arbetet är olika kategorier av informationssystemutvecklare. VAD MENAS MED VERKSAMHET I FI 2002-projektet studeras och analyseras en del av verkligheten som ibland kallas kundorienterad fastighetsverksamhet och ibland facilities management (FM). Denna verksamhet betraktas utifrån ett helhetssynsätt eller systemsynsätt. För att tillämpa systemsynsättet krävs modeller som beskriver det studerade systemet som i sin tur representerar den studerade verksamheten. I ett verksamhetssystem ingår flera olika element enligt följande [efter Eriksson & Penker, 2000]. Här beskrivs ett generellt verksamhetssystem d v s ett system som representerar en valfri produktiv verksamhet. Verksamhetens processer är de aktiviteter/processer som utförs i verksamheten. Verksamhetens insatser d v s de objekt av olika slag som förbrukas eller förändras i processen. Det kan vara materiella objekt eller informationsobjekt. Verksamhetens utfall d v s produkter och/eller tjänster (service) mm som är resultatet av verksamheten. Andra typer av utfallsobjekt är information och avfall. Verksamhetens mål mm d v s verksamhetens syfte som också innefattar affärsidé, vision och strategier. Verksamhetens begränsningar d v s externa relationer och begränsningar som är styrande för verksamheten (verksamhetens omgivning). Verksamhetens aktörer/intressenter d v s de personer och/eller funktioner/roller som medverkar i verksamheten. Verksamhetens praktik d v s de metoder som används i verksamheten. Verksamhetens språk och begrepp d v s det språk som används i verksamheten. Verksamhetens informationssystem d v s de manuella eller datoriserade informationssystem som utnyttjas i verksamheten. De olika komponenter som samverkar med verksamhetsmodellens processer kallas verksamhetsobjekt (affärsobjekt). En verksamhetsmodell som utgår från beskrivningen av verksamhetssystemet ovan redovisas i Bild 2 nedan. Ett specialfall av verksamhetssystem är affärsverksamhet.

FÖRVALTNINGSINFORMATION 2002 FI2002 Kap 9 (82) Mål Begränsning Systemgräns Material/ råvaror Produkter/ service Energi/ media Insats Processer/ aktiviteter Utfall Informationsutfall Informationsinsats Aktör Praktik Språk och begrepp Infosystem Avfall/ miljöpåverkan Bild 2. Organiserad verksamhet som system UTVECKLING AV INFORMATIONSSYSTEM En väl genomförd infologisk systemutvecklingsfas är en nödvändig grund för det datalogiska systemarbetet och ett välgjort infologiskt arbete ger en bra förutsättning för ett lyckat slutresultat d v s informationssystem. Följande arbete avser i huvudsak ett grundläggande infologiskt arbete för hela den svenska FM-branschen/FMverksamheten. Ett (datoriserat) informationssystems användbarhet står i proportion till hur väl det understödjer verksamhetens processer och praktik. Detta faktum är t o m en viktig utgångspunkt för en väl etablerad förklaring av begreppet informationssystem enligt följande och som också ingår som en anmärkning i anslutning till definitionen av begreppet informationssystem refererad ovan i texten. Ett informationssystem är enligt Buchingham et al., [1987b] ett system som samlar in, lagrar, bearbetar och lämnar information, som är relevant för en organisation eller för samhället, på ett sådant sätt att informationen blir tillgänglig och användbar för den som vill använda den. Ett informationssystem är ett användartillvänt system. Det kan, men behöver nödvändigtvis inte, innebära användning av datorer. Denna förklaring poängterar några viktiga frågeställningar. Hur informationen hanteras av informationssystemet: Informationssystemet inkluderar en rad informationshanteringsaktiviteter såsom datafångst, överföring, lagring, återvinning, bearbetning eller presentation av information eller data. Alla dessa olika typer av informationshantering föranleder olika krav på informationssystemet. Vilken information som hanteras av informationssystemet: Informationssystemet skall utvecklas utifrån organisationens och det omgivande samhällets informationsbehov. Detta informationsbehov, t ex typ och mängd av information, klarläggs av organisationens syfte och aktiviteter. Hur informationen hanteras och i vilket syfte: Informationssystemet måste hantera och presentera informationen på ett sådant sätt, att den blir användbar för många olika kategorier av användare. FM-arbetet involverar en lång rad av olika aktörer. Informationssystemet skall inte enbart tillgodose FM-

Kap 10 (82) FÖRVALTNINGSINFORMATION 2002 - FI2002 organisationens eget informationsbehov. Det är minst lika viktigt att andra aktörer, t ex kunder/hyresgäster, leverantörer, driftentreprenörer, konsulter och myndigheter får tillgång till relevant information. FM-arbetet bedrivs i normalfallet som ett organisatoriskt arbete som måste samverka med andra organisationers arbete, t ex primärverksamhet och byggprojekt. Informationssystemets har även här en central funktion genom att det skall underlätta och stödja samverkan och informationsutbyte. MODELLERING AV INFORMATION Ett vanligt problem i samband med informationssystemutveckling är att medverkande parter/intressenter har svårt att förstå varandra. IT-specialisterna koncentrerar sig på teknik medan systemanvändare och beställare koncentrerar sig på verksamhetens processer, medarbetare och praktik. Att arbeta med (informations)modeller har visat sig vara det hittills mest ändamålsenliga sättet att komma runt denna svårighet, denna språkförbistring, mellan systemutvecklare/systemleverantörer och systembeställare/systemslutanvändare. I FI 2002-projektet analyseras FM-verksamheten utifrån ett informationsperspektiv. Vilken information om verksamheten och dess samverkan med omgivningen bör olika specifika informationssystem hantera? Detta arbete görs i hög grad genom analys av verkligheten med hjälp av s k informationsmodeller (informationsanalys) och resultatet av arbetet redovisas likaså i form av informationsmodeller. VAD ÄR EN INFORMATIONSMODELL? En informationsmodell är en formell men förenklad beskrivning av idéer, fakta och processer mm som hör till den studerade verksamheten av intresse och dess omgivning. Modellens syfte är att förmedlar en mängd tydliga och förklarande utsagor om den studerade verksamhetens information och informationshantering. Om informationsanalysen syftar till att definiera all information inom ett informationssystem kallas arbetet för konceptuell modellering och resultatet är en konceptuell modell. Den konceptuella modellen är det samlade underlaget för det fortsatt arbetet att utforma/konstruera aktuellt informationssystem. Innehåll, struktur och omfång av den konceptuella modellen beskriver tillsammans de krav, aktuella eller förväntade, på information och informationshantering som verksamheten ställer på informationssystemet. En av de viktigaste uppgifterna under de inledande skedena (främst i systemutrednings- och systemanalysskedena) i systemutvecklingsarbetet är analys och precisering av dessa krav. Den konceptuella modellen fungerar i detta arbete dels som ett hjälpmedel att inventera och analysera kraven och dels som ett hjälpmedel att formellt och precist redovisa de slutgiltiga kraven. Med utgångspunkt från den konceptuella modellen kan man i senare skeden av systemutvecklingsarbetet (i designskedet och framåt) göra en beskrivning av hur informationssystemets lagring av informationen fysiskt skall utformas (internt schema) och hur olika användare av informationssystemet utnyttjar den tillgängliga informationen i olika applikationer (externt schema). Den konceptuella modellen visar på ett översiktligt och lättbegripligt sätt vilken information om verksamheten och dess omgivning som informationssystemet kommer att innehålla. Konceptuella modeller kan byggas upp med hjälp av olika grundläggande modelleringsbegrepp. Den ansats som bl a används i det FI 2002-arbete som redo-

FÖRVALTNINGSINFORMATION 2002 FI2002 Kap 11 (82) visas i rubricerat dokument utnyttjar huvudbegreppen entitet, attribut och relation. Modelltypen kallas därför ibland entitet-attribut-relations-modell (förkortat EARmodell) och ibland entitet-relations-modell (förkortat ER-modell). INFORMATIONSMODELLENS BEGREPP De tre huvudbegreppen har i objektorienterad systemutvecklingsmetodik och objektorienterad modellering sin motsvarighet i begreppen objekttyp/klass, attribut och relation/förhållande (förhållandetyp). De tre huvudbegreppen i EAR-ansatsen kan definieras/beskrivs relativt utförligt i det följande. Entitet/objekt i den konceptuella modellen motsvarar konkreta eller abstrakta företeelser/objekt i verksamheten som man vill kunna göra utsagor om. I regel behöver man klassificera och generalisera objekten för att kunna hantera dem. Klassificering och generalisering innebär att man abstraherar d v s att man kan gruppera objekt genom att utgå från i sammanhanget intressanta gemensamma drag och egenskaper och bortse från i sammanhanget oviktiga skillnader. Klassificering innebär att bestämma vilka objekt som skall tillhöra en viss objektklass/objekttyp. (Inversen/motsatsen till klassificering är instantiering.) Generiska objekt karaktäriserar objekt som tillhör en viss objekttyp. Varje objekttyp svarar mot ett generiskt objekt. En objekttyp definierar således en viss klass av objekt vilken finns, har funnits eller kan komma att finnas i den konceptuella modellen. Generalisering innebär att betrakta samband mellan generiska objekt (objekttyper). Motsatsen till generalisering kallas specialisering, vilket innebär att man kan skapa objektklass-hierarkier. (Inversen/motsatsen till generalisering är specialisering.) Attribut är en namngiven association mellan en objektklass/objekttyp och ett attributvärde. (Det kan också vara en namngiven association mellan en relationstyp och ett attributvärde.) Till en objektklass knyter man ett antal attribut. Attributen visar vilka egenskaper hos objekten i objektklassen som man vill ha information om. Alla objekt i en objektsklass karaktäriseras alltså med hjälp av samma attribut. Ett attribut kan ha olika värden. Den samlade mängden värden som ett attribut kan anta kallas attributets domän. För vissa attribut är antalet attributvärden ganska litet eller åtminstone starkt begränsat. Domänen kan man i sådana fall ange genom att räkna upp de möjliga attributvärdena eller hänvisa till källa där alla attributvärden finns att tillgå. I andra fall kan attributet anta ett närmast oändligt antal värden men inom två yttre gränser. I sådana fall kan man ange domänen genom att uppge den måttenhet man använder och domänens yttervärden.

Kap 12 (82) FÖRVALTNINGSINFORMATION 2002 - FI2002 Relation avser ett samband (en association) mellan minst två objekt eller objektklasser. Objekten kan vara av samma typ eller av skilda typer. När relationen avser samband mellan objekt av samma typ kan man tala om egenrelationer. Vanligast är dock relationer mellan objekt som tillhör olika objekttyper. Relationen karaktäriseras, förutom genom ett namn, genom att ange hur många objekt i varje objektklass som relationen knyter ihop. Detta kallas relationens kardinalitet. Tre kategorier finns. En-till-en relation (1:1) En-till-många relation (1:n) Många-till-många relation (n:m) Ibland kan man dessutom ange minimum och maximum av antal objekt som kan förekomma på båda sidor i relationen. Relationer mellan generiska objekt. Denna typ av relation kallas is a- relation. Den används för att uttrycka arv av egenskaper och attribut mellan olika objektklasser i en klasshierarki. Arv innebär en möjlighet att låta en klass överta/ärva attribut och metoder som redan har definierats i en överordnad klass. REDOVISNING AV MODELL Den information som kan lämnas till, lagras, beräknas, härledas ur ett informationssystem definieras av systemets konceptuella modell. Den konceptuella modellen består av en schemadel (det konceptuella schemat) och en faktadel (informationsbasen). Jämför med beskrivning av begreppet informationssystem i Bild 1. Den konceptuella modellen omfattar således både typnivå och förekomstnivå. Förekomstnivån består av objekt i verkligheten. Varje objekt har en unik identitet, ett tillstånd som beskrivs via attribut och beteenden. En del av dessa objekt har gemensamma egenskaper. De har samma beteenden och deras tillstånd karaktäriseras med samma attribut. En sådan gruppering representerar en objekttyp och beskrivs som en klass. Mellan objekttyper/klasser finns samband av olika slag. Något förenklat kan man säga att schemat med sina klasser och samband mellan dessa motsvarar typnivån medan faktadelen motsvarar förekomstnivån. Det konceptuella schemat redovisas ibland i ett sammanhang men oftast uppdelat på två delar, där den ena redovisningsdelen beskriver objekt/objektklasser och relationer mellan dessa medan attributen redovisas separat. För att undvika ohanterliga modeller bör man dela upp det konceptuella schemat i delschemor som vardera innehåller maximalt 10-20 objektklasser. De olika konceptuella schemor som tillsamman utgör schemat för den i FI 2002-projektet definierade grunddatabasen för frekvent använd FM-information finns i detta dokument redovisade nedan dels i olika avsnitt i kapitel 2 i detta dokument (konceptuella schemor) och dels i kapitel 3 (attributredovisning) i detta dokument. Den för slutanvändaren av FM-verksamhetens informationssystem mest konkreta och därmed på ett sätt mest relevanta beskrivningen av databasstrukturen redovisas i ett separat etapp 3-dokument som har titeln Rekommendationer och krav avseende struktur och arkitektur för central förvaltningsinformation - (Grunddatabasstruktur) - Katalog- och exempeldel I detta dokument redovisas för var och en av de olika kon-

FÖRVALTNINGSINFORMATION 2002 FI2002 Kap 13 (82) ceptuella modeller, som tillsammans beskriver FM-verksamheten, dels ett stort antal exempel på objekttyper som respektive modell kan hantera och dels en katalog med viktiga attribut som modellera skall kunna hantera. UTVECKLING AV INFORMATIONSSYSTEM I RELATION TILL VERKSAMHETSMODELLERING Ett informationssystems syfte är enligt tidigare refererad definition av begreppet informationssystem att understödja och underlätta informationshanteringen i organisationer av olika slag (organiserad verksamhet). Systemet skall förse organisationen med ändamålsenlig och korrekt information som tillfredställer organisationens verksamhet och därigenom understöder såväl löpande rutinarbete som mer sällan förekommande t ex beslutsfattande. Verksamheters informationssystem är en mer eller mindre integrerad del av verksamheten. Den aktuella utvecklingen innebär att graden av integration ökar. Enligt många experter leder detta till att framtida informationssystem och affärsverksamheter kommer att vara totalt integrerade, en förändring i en verksamhet innebär en förändring av dess informationssystem och tvärtom, [Fagerström et al, 1998]. Det finns metoder för verksamhetsförändringar som bygger på en objektorienterad modellering av verksamheten och resultatet blir en detaljerad modell av verksamheten som direkt kan översättas till programkod. Med utgångspunkt från den ovan refererade förklaringen/definitionen av begreppet informationssystem kan man härleda behovet av att beskriva den verksamhet som skall använda systemet och om vilket det skall hantera information måste ske utifrån några olika perspektiv. En kartläggning och analys av FM-verksamheten påbörjades redan i etapperna 1 och 2 av FI 2002-projektet men det är först i aktuell etapp (etapp 3) av projektet som den genomförs konsekvent och resulterar i formella modeller. Följande fyra perspektiv beskrivna i Bild 3 anses i FI 2002-arbetet som grundläggande. ställer krav på objekt Mål vägleder intressent styr mot mål Objekt Objekt hanteras av Process används av Intressent hanteras, används i process använder resurs Resurser Bild 3. Beskriver sammanfattande olika perspektiv för FM-verksamheten