Sid 1(7) MÖTESPROTOKOLL 1112-KSM-3 Måndagen den 19 september 2011 kl. 18.00 Mötesrummet, Nymble, Drottning Kristinas väg 15 Närvarande Kårstyrelsen Johan Persson Sara Emilsson Elias Lindqvist Sara Wengström Egil Antonsen Ragnvald Lökholm Alvestad Övriga Sara Gabrielsson Johanna Jarl Tomas Hiselius Johan Kvastad Felix Malmenbeck Viqtor Nyström Ordförande Vice ordförande Chefredaktör Osqledaren Mottagningssamordnare Studiesocialt Ansvarig Chef för Utbildningsinflytande Chef THS International Evenemangschef 1. Formalia 1.3 Mötets öppnande Mötesordförande Johan Persson förklarar mötet öppnat 18.13. 1.4 Mötets behöriga utlysande Kallelse se bilaga 1.2.1 finna mötet behörigen utlyst. 1.5 Val av mötesordförande Johan Persson är redan vald föregående möte.
Protokoll KSm8 2010/2011 2010-11-18 Sid 2(7) 1.6 Val av sekreterare Elias Lindqvist nominerar Ragnvald Løkholm Alvestad. välja Ragnvald Løkholm Alvestad till sekreterare. 1.7 Val av justerare Johan Persson nominerar Egil Antonsen. välja Egil Antonsen till justerare. 1.8 Anmälda förhinder Ivan Milles har anmält förhinder. 1.9 Adjungeringar Inga adjungeringar behövs. LG och OL Red. Önskas hjärtligt välkomna. 1.10 Fastställande av föredragningslista Se bilaga 1.8.1 fastställa föredragningslistan enligt bilaga. 1.11 Föregående protokoll Inga protokoll lägga till handlingarna finns tillhanda. 1.12 Anmälningsärenden 2. Stadfästelse av delegationsbeslut 2.3 Presidiebeslut angående valgeneral Se bilaga 2.1.1 stadfästa beslutet enligt bilaga. 3. Rapporter 3.3 Ordförandes rapport Johan har inget tillägga, och får ett antal frågor.
Sid 3(7) Johan påpekar han får lägga mer insats själv på operativt arbete i och med CSN-problemen som återvänt i ny form. Utöver detta går mycket tid till möten med SSCO, rektorsmöten och Reftec. Det finns dock möjlighet för avlastning. På fråga om det finns något långsiktigt med OR med avseende på samordna sektioner svarar Johan det inte finns konkreta långsiktiga planer inom OR för detta. Det finns förslag på etablera kontaktuppgifter och liknande i databasform istället för det varje år återställs nya listor från THS. Detta skulle underlätta för kommunikation till all lokal verksamhet då det i nuläget finns problem med få tag på lämplig funktionär inför exempelvis råd. På fråga om nytta och önskan om jobba mera politiskt påpekas det nog vore en god hjälp i lösa problemen med CSN samt vi redan i nuläget drar i flera kontakter för se var och hur vi kan jobba mer med politisk påtryckning. Under resonemang kommer även fram det inte finns en tydlig agenda för hur LG ska bli en mycket sammansvetsad grupp, men det tros på göra flera saker tillsammans. Angående avsaknad av ägandeskap över verksamheter beror till största delen på det är svårt ta reda på behov, och Johan tror på prata mera med människorna som jobbar i Nymble. 3.4 Vice Ordförande Sara anser hon kan underlätta överlämningen till den kommande kanslichefen genom lägga resurser på gå igenom rutiner för mindre detaljfrågor där det är möjligt, så den tid som Marianne (gamla KC) finns tillgänglig kan användas till fokusera på större utmaningar i jobbet. Arbetsmängden är för tillfället inte övermäktig och skal varnas om innan det blir problematiskt. Mycket tid går åt till medlemssupport i och med problem med medlemssystemet från Upright. Sara äger frågan tills vidare efter resonemang hos presidiet. Upright är komplicerade kommunicera med då de inte har översikt över händelserna (t.ex. överdrivet många mailutskick) från sin sida. Orsaken är kritiska problem i medlemssystemet grunder. Vissa åtgärder har bollats för beklaga förfarandet gentemot medlemmarna. Sara lyfter även ett varningstecken för oförutsedda utgifter då det igen har uppkommit problem med avlopp på plan 1. Detta är dock en möjlig försäkringssak. Långsiktigt är vi bättre garderade mot fastighetsproblem då Roger/Marianne har utrett och beslutat om mer rutinmässiga åtgärder som behövs åtgärdas tidigare. Numera är Sara mera inblandad i dessa frågor. På fråga om vad som faller mellan stolarna, svarar Sara det lyfta blicken och leka styrelse, måste man tvinga sig göra. Hon är medveten om sina uppgifter och prioriterar, och känner hon har koll, men KC-uppdragen tar mycket av den tid som hon skulle vilja lägga på styrelsen och överblicken. Mötet beslutar öppna 3.4. 3.4 Head of THS International Felix tillägger han har öppnat relationer med SUS Något han har varit småkåt på jättelänge. Planen är hålla event tillsammans och han ser fram emot involvera sig mer i SUS internationella arbete för se hur de gör. Felix har blivit kontaktad av företag som arrangerar charterresor till exempelvis Lappland/Gotland och en del andra konstiga ställen. Deras förslag var orimligt och fokus ligger nu på internationella studenter istället. I dagsläget fanns inga konkreta överlämningsplaner för mastermottagningen, men i första hand ska det samlas information så Felix efterträdare ska kunna göra mindre och planera mera. Mottagningen
Protokoll KSm8 2010/2011 2010-11-18 Sid 4(7) engagerade i år ungefär 40 personer, där 5 personer utgör själva kärnan. Felix ser nu på flera av sektionernas mottagning för bygga upp en ny struktur på mastermottagningen. Mötet beslutar öppna 3.3. 3.3 Chefer för utbildningsinflytande. Med referens till ordförandes rapport ovan är en kontaktdatabas för sektionerna på gång inom UR. Johan Kvastad anser det är möjligt expandera denna till andra verksamheter. Doktorandråd finns på samtliga skolor, där vissa fungerar bra och andra fungerar inte alls. Omstrukturering gör processen rörig. Råden har lite oklar finansiering. Det råder viss osäkerhet angående handläggningstiden för studenträttsfall. För närvarande är den sex månader, men någon tycks minnas det finns beslut den ska vara maximalt 3 månader. Johan Fagerhem ska ha drivit denna fråga 08/09. KTH har hittat nya modeord, där begreppet excellens utmärker sig. KTH söker studenter från andra länder som utmärker sig betygsmässigt och driver denna linje gentemot skolorna. På fråga om tidsåtgång och förberedelser berättar Kvastad lärarna förbereder sig inte till mötena men JJ kan lägga en heldag på förberedelser. Dålig struktur på KTHs möten gör nästan inga åsikter kan komma fram under mötena. Förberedelsearbetet känns därmed ibland förgäves. Arbetsprioriteringen är svår och komplicerat, och ibland går det snett därför man inte har full översikt och planerar in för mycket saker. Mötet beslutar öppna 3.6 3.6 Kommunikationschef Stefan vill nå dit han arbetar med större kommunikationsfrågor hellre än utföra faktisk design av affischer och liknande som varit större delen av arbetet, exempelvis Osquariana och restaurangens kampanjer. Rekryteringen av MFG går framåt, men i framtiden ska delar av gruppen rekryteras redan på våren så man har resurser sätta in under mottagningen. Han har fått bidra lite till sektioners tidningar genom utforma säljande texter om THS riktad specifikt mot nøllan och respektive sektion. Detta ska även lyftas i kommunikationsrådet. Stefan har även fått kontakt med kommunikationschefen vid KTH och tror på en plats i KTH:s kommunikations- och informationsråd. Han ska även besöka en konferens i Linköping och hoppas på lära om deras mottagning och deras inbördes konkurrens med sektionerna. I frågan om användning av THS Varumärke och arbete med bilden på THS har det inte funnits kapacitet ta hand om detta än. En kurs i kommunikation vid Berghs School of communication lyfts som ide för kommunikationschefen, och anses möjligen vara nyttigt, men sannolikt mycket kostbart. 3.7 Studiesocialt Ansvarig I samband med Kårens dag fick även Studenthälsan, studentprästerna och KTH-hallen ställa ut på separat yta efter ett möte med Thomas där de uttryckte sitt intresse men inte direkt var förknippade med THS. Thomas har även fiskar efter saker som kan landa på studiesocialts arbetsområde, härunder bland annat KTH-hallen. Sektionernas alkoholtillstånd råder det fortfarande mycket oklarheter, och frågan om sektionslokaler är mycket intressant för många studenter. Studiesocialts direktkontakt med SSCO från tidigare har prioriterats bort av Thomas då han inte ser något direkt värde inom sitt arbetsområde. Han har numera tid över och ska utvärdera sin arbetstidsfördelning. Mötet öppnar punkt 3.9.
Sid 5(7) 3.9 Mottagningssamordnare Johanna är jätteglad hon inte rapporterar sist, och säger hon nu väntar på utvärderingar. Hon förtydligar även sitt resonemang om det har varit en psykisk last men det nu har tagit stopp i och med mottagningens slut. Nu arbetas det med överlämningssaker och anteckningar inför framtiden. 19.51 Tomas Hiselius larmar in sig i LG-rummet Mottagningsrådet kommer Johanna arbeta vidare med så det ska bli ett forum för diskussion och inte bara information i enlighet med ambitionen från Monica (Mottagning 2010). Mötet öppnar punkt 3.5. 3.5 Näringsliv Det första näringslivs- och mässrådet har hållits, med 20 representanter från sektionerna och även Venfall var på plats. Rekryteringen till NG går bra, och N7 jobbar riktigt bra. Hoppas på få urvalet klart inför teambuilding och så gå direkt på HP-veckan. Angående utmaningar med HP-veckan fungerar kontakt med HP direkt fungerar bra, men då med problemet man inte kan säga stopp. Anna känner inte ett längre avtal i dagsläget är intressant, och kontraktet för hela HP-samarbetet har precis inkommit. Längre avtal i allmänhet är kanske intressant, men det måste utarbetas bättre rutiner för överlämnande av ägandeskap. Det har även funderats på om Näringslivschef och projektledaren för Armada borde sitta närmre varandra på jobbet. Kollegor med samma uppdrag jobbar mycket mera tillsammans på andra kårer, och säger det är lättare bolla saker emellan varandra om man sitter vid samma bord. Mötet öppnar punkt 3.8. 3.8 Projektledare THS Armada Oskar börjar ana viss stress nu, rekryteringen är stängd och det har varit mycket stort intresse. Rogers idé i rapporten utbroderas som en magisk idé som handlar om gymnasieelever borde få gå på Armada för se vad man kan göra som ingenjör. Det borde vara genomförbart i år som ett pilotprojekt. Det behövs hittas ett sätt implementera det på som fungerar bra, och företag är sannolikt intresserade. Dock beror det på intresse från KTH om det går genomföra i år. Det har gjorts PR specifikt mot nollan och man har punktmarkerat sektioner med sämre intresse, exempelvis ortscampus och Flyg. På Kårens Dag visade sig de flesta av nollan som besökte Nymble visste vad Armada var. Mötet öppnar punkt 3.10. 3.10 Evenemangschef Har flera pågående projekt som innefar fyra kalas, sångartäflan och två tentapubar. Jobbet under mottagningen hade fast rutin på hjälpa de som arrar, kontorsarbete från 17 till sen kväll, sedan lite sömn, och så upprepades det igen och igen. Söndagen var vilodag med ekonomi och annat. Det har varit många långa arbetsdagar där Viqtor mestadels har varit på plats för en teknisk beredskap då han kommer åt överallt. Planering av egen verksamhet, hjälp till lokalbokning och ekonomiarbete händer numera på dagtid.
Protokoll KSm8 2010/2011 2010-11-18 Sid 6(7) Det har varit mindre jobb för Viqtor i och med NKM håller i pubförsäljningen. Detta ökar intäkterna, men ibland går man back. Lösningen har varit bekväm för arrangörer åt båda håll, men vissa protester på städavgifter, höga barpriser och kostnad för väktare har inkommit. Man har även haft mindre leverantörsutmaningar. Programgruppen är lite ansträngt och har fått lite sömn men folk är allmänt mycket glada. Det uppkommer mycket spontan hjälp. NKM har haft informationsträff med 6 nya intresserade personer, en fördubbling med andra ord. Verksamhetsplanen skrämde lite, men efter samtal med Viqtor har det börjat rulla. Inför nästa år har man en idé om fortsätta med torsdagspubar även under mottagningen nästa år, och Viqtor kommer i så fall reservera Nymble under hela mottagningsperioderna för köra dessa. 3.11 Kanslichef Ingen rapport inkommit då kanslichefen inte är tills. 4. Diskussionspunkter 4.3 Övervakningskameror i Nymble Securitas har varit på rond och ska inkomma med offert. Kamerorna anses som stort stöd till väktare i uppföljning och upptäckt av brott. De behöver dock riktas mot dörrarna då allmänheten har tillträde till huset. Prissättning är en osäkerhet från KS, då det i denna offert kommer vara inräknat central bevakning från Securitas. Merkostnader vid falsklarm och liknande kan ev. medföra kostnaderna drar iväg. Syftet med kamerorna diskuterades kort med fokus på om man vill genomföra skalbevakning eller objektsbevakning. Viqtor anser det finns stort värde i bevaka passager och liknande för täcka in rörelse i huset. Skalbevakning skulle kräva hundratals insatspunkter i och med antal fönster och dörrar. Det önskas nu från KS en grov uppskning av kostnader, samt alternativa lösningar till övervakning tas i beaktning. Man önskar även en helhetsanalys på nuvarande larmsystem och rutiner. 5. Övrigt 5.1 Övriga frågor FAS 3 Katrin Eriksson önskar få THS som arbetsgivare genom arbetsförmedlingen i ett så kallad FAS 3 samarbete. Saken diskuterades och slutade i vi i dagsläget inte har några arbetsuppgifter som kräver det. Dessutom saknas resurser handleda. Restaurangen är den enda verksamhet som KS ser kan genomföra detta. BEST - NordBEC BEST har levererat information ang. samarbete NordBEC. Saken ska lyftas på senare Ksm. Beslutuppföljning Beslutsuppföljningen uppdaterades.
Sid 7(7) 5.2 Nästa möte Nästa möte hålls den 10:e oktober kl 18.00 i Nymble. 5.3 Nästa mötesordförande Johan Persson kandiderar. välja Johan Persson till nästa mötesordförande KSm4. 5.4 Mötets avslutande Mötesordförande Johan Persson förklarar mötet avslutad kl 22.07: Vid protokollet: Ragnvald Løkholm Alvestad Mötessekreterare Justeras: Johan Persson Mötesordförande Egil Antonsen Justerare