Revisionsrapport Granskning av kultur- och fritidsnämndens styrning, uppföljning och kontroll Oxelösunds kommun Håkan Lindahl Januari 2012
Innehållsförteckning 1 Revisionell bedömning 1 2 Bakgrund 1 3 Metod 2 4 Granskningsrsultat 2 4.1 Övergripande styrning och kontroll 2 4.1.1 Kommentarer och förslag 3 4.2 Den ekonomiska styrningen 4 4.2.1 Kommentarer och förslag 4 4.3 Kvalitetsarbete 5 4.3.1 Kommentarer och förslag 5 4.4 Organisering av arbetet 6 4.4.1 Kommentarer och förslag 6 4.5 Omvärldsbevakning och anpassningsförmåga 7 4.5.1 Kommentarer och förslag 7 4.6 Personal- och arbetsmiljöfrågor 7 4.6.1 Kommentarer och förslag 8
1 Revisionell bedömning I sin riskanalys har de förtroendevalda revisorerna i Oxelösunds kommun funnit anledning att granska om kultur och fritidsnämnden har fungerande rutiner och arbetssätt så att kraven i kommunallagen på att styra och följa upp verksamheten följs. Revisionsfrågan som ska besvaras i granskningen är följande Har kultur- och fritidsnämnden en ändamålsenlig styrning, uppföljning och kontroll av den verksamhet man ansvarar för. Granskningen visar att kultur- och fritidsnämnden har mycket väl fungerande rutiner och arbetsmetoder för att styra, följa upp och kontrollera sin verksamhet. Det finns stor samstämmighet mellan politiker och tjänstemän i de bedömningar man gör av hur styrningen och uppföljningen fungerar liksom av hur samverkan mellan nämnd och förvaltning fungerar. Nämnden kan ytterligare förbättra sitt arbete med styrning, uppföljning och kontroll genom olika åtgärder. Förslag på möjliga åtgärder lämnas under respektive huvudrubrik nedan. 2 Bakgrund I kommunallagen betonas nämndernas ansvar för att verksamheten bedrivs effektivt och med god ekonomisk hushållning. I lagen står bl.a. Nämnderna ska, var och en inom sitt område, se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. De ska också se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. (6kap 7 ) I lagens förarbeten sägs vidare:.de krav lagen har i fråga om uppföljning och kontroll förutsätter aktivitet och intresse hos nämndspolitikerna. De måste våga ställa krav på förvaltningarna. Ytterst är det således den politiska ledningen som har ansvar för verksamhetens inriktning, omfattning och kvalitet. Det är revisorernas uppgift att utifrån bl.a. kommunallagens riktlinjer granska hur nämnden fullgör sitt uppdrag och hur man tillsammans med förvaltningsledningen arbetar med styrning, uppföljning och kontroll av verksamheten. De förtroendevalda revisorerna i Oxelösunds kommun har därför beslutat att granska hur kultur- och fritidsnämnden arbetar med styrning, uppföljning och kontroll av sin verksamhet. Ansvarig för granskningen är Håkan Lindahl Kommunal sektor PwC. 1 av 8
3 Metod Granskningen utgår från en metod och modell som utarbetats av PwC. Modellen är uppbyggd på sex områden som alla på olika sätt, vart och ett för sig och sammantaget, är avgörande ur ett styr- och ledningsperspektiv: Övergripande styrning och kontroll av verksamheten Den ekonomiska styrningen Kvalitetsarbete Organisering av arbetet Omvärldsbevakning och anpassningsförmåga Personal och arbetsmiljö Ledamöterna i kultur- och fritidsnämnden samt förvaltningens chefstjänstemän har fått besvara ett antal frågor kring vart och ett av ovanstående kriterier. Vidare har det till varje område funnits utrymme för kommentarer. Utöver egna bedömningar och som verifiering till dessa har tjänstemännen, i en särskild pärm, sammanställt aktuella dokument för mål, planer, andra fattade beslut, rutiner etc. som finns till respektive område/kriterium. Efter sammanställning av ledamöternas och tjänstemännens svar samt materialet i pärmen, har en första analys av materialet gjorts. Ur denna analys har ett antal frågeställningar lyfts fram för en diskussion med nämnden och chefstjänstemän på förvaltningen. I diskussionerna med nämnden och tjänstemännen har tre förtroendevalda revisorer deltagit. De viktigaste delarna av det som framkommit under den ovan beskrivna processen har därefter sammanfattats i denna rapport. 4 Granskningsrsultat 4.1 Övergripande styrning och kontroll Antalet mål som styr nämndens verksamhet är många till antalet och omfattar både koncernnivå, nämndnivå och verksamhetsnivå. Trots detta upplever flertalet politiker och tjänstemän att målstrukturen är relativt lätthanterlig att arbeta med Den övergripande styrningen av nämndens verksamhet sker dels via koncerngemensamma mål och via särskilda mål för kultur- och fritidsnämnden som fullmäktige fastställt. Utifrån de övergripande målen utarbetar nämnd och förvaltning sedan en verksamhetsplan. 2 av 8
Nämnden fastställer också själv övergripande mål för alla verksamhetsområden samt mål för respektive verksamhetsområde. Lagstadgat finns också krav på att kommunen ska ha en biblioteksplan. Den utarbetades första gången 2008 och har nyligen reviderats. För samtliga mål som fastställts har nämnden också tagit fram mått eller nyckeltal som ska användas för att beskriva och bedöma i vilken utsträckning målen uppnåtts. Granskningen visar att flertalet politiker upplever att man har arbetat på ett bra sätt för att hitta en fungerande målstruktur och nyckeltal för att kunna värdera graden av måluppfyllelse. Samtidigt anger flera politiker att det krävs mer utveckling av mått och nyckeltal innan man har effektiva verktyg för att kunna följa upp samtliga verksamhetsmål på ett bra sätt. När det gäller redovisningen av måluppfyllelsen finns en tydlig modell och instruktioner för hur detta ska redovisas. I delårsrapporten 2011 har vissa av redovisningarna mer karaktären av beskrivningar än tydliga värderingar av i vilken utsträckning man nått uppsatta mål. Uppföljning av målen sker främst i samband med delårsrapport och i verksamhetsberättelsen, men det sker också en löpande avrapportering i samband med att olika verksamhetsområden informerar nämnden om hur verksamheten utvecklas. Det finns en påtaglig samstämmighet mellan politiker och tjänstemän i bedömningen av både hur målstyrningen fungerar och vilka utvecklingsområden som finns för att förbättra uppföljningen av målen. När det gäller nämndens arbete med internkontroll så har detta arbete påbörjats och man har fastställt en omfattande plan i två delar en politisk med sju punkter och en som utgörs av en rutinförteckning som mer redovisar hur kontrollsystemet fungerar. Även här är politiker och tjänstemän eniga om att det finns behov av att utveckla internkontroll arbetet. 4.1.1 Kommentarer och förslag På samtliga delar som rör den övergripande styrningen och kontrollen så gör politiker och tjänstemän i allt väsentligt samma bedömningar av hur arbetet fungerar. Det finns en stor tilltro bland politikerna till nämndens arbetssätt, men flera av politikerna upplever behov av att ägna mer tid åt diskussioner i nämnden kring mål och uppföljning av dessa. Beträffande redovisning av måluppfyllelsen bör nämnd och förvaltning diskutera hur man kan utveckla redovisningen så att det för alla verksamheter görs en tydlig värdering av graden av måluppfyllelse som stöd för de pilar som används för att beskriva utvecklingen. 3 av 8
När det gäller arbetet med internkontroll bör nämnd och förvaltningsledning att fokusera internkontrollplanen på de områden/rutiner som man bedömer som mest riskfyllda och som bedöms kunna ge de mest negativa effekterna om de inte fungerar. Ett mer gediget arbete med riskanalysen kan skapa grunden för att utveckla internkontrollarbetet i denna riktning. Rutinförteckningen som redovisas i planen bör läggas som en bilaga så att det blir tydligare vad som är nämndens fastställda plan för året. 4.2 Den ekonomiska styrningen Granskningen visar att både politiker och tjänstemän är nöjda med hur den ekonomiska styrningen och uppföljningen fungerar. Såväl politiker som tjänstemän anger att det görs tydliga prioriteringar när budgeten utarbetas och diskuteras i nämnden och att kopplingarna mellan ekonomi och uppsatta mål är god. För den ekonomiska uppföljningen finns tydliga rutiner utarbetade dels inom förvaltningen dels på kommunnivå. Nämnden får också regelbunden ekonomisk information vid varje sammanträde. Politikerna är överlag nöjda med utformning och innehåll i den ekonomiska informationen man får. När det gäller användandet av verksamhetsmått och nyckeltal för att göra kostnadsjämförelser över tiden och med andra kommuner, bedömer både politiker och tjänstemän att detta sker i begränsad omfattning. Jämförelser görs inte regelmässigt utan mer utefter behov vid olika tillfällen. Tjänstemännen framhåller också att det finns vissa problem att jämföra sig med andra kommuner då det för vissa verksamheter är svårt att hitta kommuner som i alla delar är jämförbara med Oxelösund. För vissa områden finns bra jämförelsetal medan det saknas för andra områden. Inom SKL pågår arbete med att ta fram bättre jämförelsematerial som man i ökande utsträckning använder sig av. 4.2.1 Kommentarer och förslag Granskningen visar att nämnden inom detta område har mycket väl fungerande rutiner för att hantera ekonomin. Uppföljning av ekonomin görs varje månad och underlagsmaterialet upplevs av politikerna som lättillgängligt och redovisningarna i nämnden som mycket bra. När det gäller kostnadsjämförelser är det viktigt att nämnden utnyttjar de olika källor som finns för jämförelser så att man får en god bild av den egna verksamhetens ekonomi jämfört med andra kommuner. 4 av 8
4.3 Kvalitetsarbete Granskningen visar att något särskilt kvalitetsdokument eller likande inte finns för nämndens verksamheter. Däremot framhåller såväl politiker som tjänstemän att flera av de mål som fullmäktige och nämnden faststället handlar om kvalitet i verksamheterna på olika sätt. Samtidigt framhåller några att flera av målen mer handlar om kvantitet än om kvalitet och att det därför finns utrymme att utveckla tydligare kvalitetsmål inom flera verksamhetsområden. Kvalitetsarbetet bedrivs bl.a. genom att man hämtar in allmänhetens synpunkter på olika sätt som grund för att utveckla verksamhetens kvalitet. Man har t.ex. en fastställd rutin för synpunktshantering där allmänheten har möjlighet att lämna sina synpunkter bl.a. Vid Koordinaten och ramdalens fritidsanläggning. Man har också genomfört olika enkätundersökningar bl.a. vid fritidsgården på Koordinaten, publikenkäter vid olika arrangemang och en gästundersökning riktad till besökare i kommunen. En annan viktig del i kvalitetsarbetet enligt både politiker och tjänstemän är de olika former av direktkontakter man har med besökare vid olika anläggningar och arrangemang. Den information man där får del av används vid de interna diskussionerna om utveckling av verksamhetens kvalitet på olika områden. Samtidigt visar granskningen att både politiker och tjänstemän anser att man kan använda informationen man hämtar in på ett mer systematiskt sätt än vad som i dag görs. 4.3.1 Kommentarer och förslag Det görs många bra insatser för att fånga in allmänhetens, nyttjarnas och besökarnas synpunkter på olika verksamheter och att använda denna information som underlag för kvalitetsarbetet. Det finns samtidigt utrymme att utveckla kvalitetsmålen för flera av verksamheterna. Det skulle vara bra med ökad tydlighet i vilken kvalitet man eftersträvar inom olika verksamheter då detta underlättar uppföljningen av kvalitetsutvecklingen. 5 av 8
4.4 Organisering av arbetet Inom detta område visar granskningen att politiker och tjänstemän gör mycket likartade värderingar av de olika frågor som ställs. Båda grupperna anser att organisationen i huvudsak är utformad på ett ändamålsenligt sätt i förhållande till de uppgifter som ska utföras. Man anger även att ansvars- och befogenhetsfördelningen i verksamheten fungerar väl. En ny ansvars och verkställighetsordning har antagits av fullmäktige och ny delegationsordning och verkställighetsordning för kultur- och fritidsnämnden är under utarbetande. Nämnden har även fastställt funktionsbeskrivningar för de tjänster som har personal och budgetansvar. När det gäller nämndens arbetsformer visar granskningen att flertalet politiker och tjänstemän upplever att dessa i huvudsak fungerar bra. Flera av nämndledamöterna är ute i verksamheten för att skaffa information och kunskap. Ordföranden gör också många besök ute i verksamheten och hos föreningar och det finns önskemål från nämndledamöter om att hela nämnden löpande får information från dessa träffar. Det framförs också önskemål från vissa politiker att nämnden bör ha något fler sammanträden bl.a. för att kunna avsätt tid för mer av information och utbildning. Vissa av tjänstmännen anger att kraven på information, beslutsunderlag, uppföljning mm. har ökat och att arbetsbelastningen tidvis är hög. Ytterligare krav på uppföljningar, kvalitetsarbete, stöd till nämnden mm. upplevs därför som svåra att klara av med nuvarande resurser. 4.4.1 Kommentarer och förslag Organisationen och strukturen för arbetet bedöms i allt väsentligt vara mycket god och svara mot de krav och behov som ställs på verksamheten. Nämnden bör diskutera de framförda önskemålen om fler sammanträden och vad dessa i så fall ska innehålla. För att ytterligare förbättra nämndarbetet skulle nämnden kunna pröva att i slutet av verksamhetsåret avsätta tid för att utvärdera det gångna årets arbete. Utvärderingen bör göras av politiker och tjänstemän tillsammans för att därigenom få fram olika perspektiv och förslag till förbättringar. 6 av 8
4.5 Omvärldsbevakning och anpassningsförmåga Inom detta område visar granskningen att nämnd och förvaltning på olika sätt arbetar målmedvetet med omvärldsbevakning. I samband med nämndens beslut om mål och budget antas också en omvärldsanalys. Många gånger återfinns viktig omvärlds- eller bakgrundsinformation beskrivet i de olika ärenden som nämnden ska fatta beslut i. På de temasammanträden som nämnden har förkommer också redovisningar av olika omvärldsfrågor och jämförelser med andra kommuner. Flera politiker anger också att man upplever att nämnd och förvaltning arbetar framtidsinriktat och inte enbart har fokus på dagsaktuella frågor. Samtidigt påpekar flera politiker att det även är ett eget ansvar att söka information som man upplever viktig för att utföra sitt uppdrag. Ett önskemål som framförs är att ägna mer tid på något temasammanträde åt just omvärldsfrågor. Fler politiker upplever att detta inte alltid hinns med i tillräcklig omfattning. Tjänstemännen anser att man har relativt bra tillgång till omvärldsinformation bl.a. genom de olika nätverk som man ingår i och genom vilka man får information inom områden som direkt eller indirekt rör verksamheten. 4.5.1 Kommentarer och förslag Önskemålen om att ägna mer tid vid något sammanträde åt omvärldsfrågor i vid mening bör diskuteras inom nämnden. Man kan då också diskutera värdet av att bjuda in föreläsare inom något aktuellt område eller ta del av något intressant projekt eller liknande från någon annan kommun. 4.6 Personal- och arbetsmiljöfrågor Granskningen visar att det finns väl utarbetade rutiner för flertalet delar inom detta område. För arbetsmiljöarbetet inom förvaltningen finns bl.a. en fastställd handlingsplan samt en checklista för årlig genomgång av arbetsmiljön. Man genomför årligen skyddsronder och en arbetsmiljö-/medarbetarenkät. När det gäller personalens behov av kompetensutveckling inventerar förvaltningen årligen samtliga medarbetares behov och önskemål. Detta sammanställs sedan i en s.k. kompetensplan som sedan fastställs på en arbetsplatsträff. Flera tjänstemän pekar dock på att resurserna för kompetensutveckling är mycket begränsade och att det därför inte alltid finns möjligheter att genomföra önskade insatser. 7 av 8
När det gäller information till nämnden kring frågor inom detta område har flera av politikerna angett att man upplever sig få den information som upplevs som viktig och relevant. 4.6.1 Kommentarer och förslag Granskningen visar att arbetet med personal- och arbetsmiljöfrågor i allt väsentligt fungerar väl och att både politiker och tjänstemän har en relativt samstämmig bild av detta. 8 av 8