Folkhälsan Syds äldreomsorg har som mål att överträffa användarkundens förväntningar. Detta

PLAN FÖR EGENKONTROLL INOM SOCIALSERVICEN 1. UPPGIFTER OM SERVICEPRODUCENTEN Serviceproducent Privat serviceproducent Serviceproducentens namn Folkhälsan Syd ab Serviceform och klientgrupp för vilken servicen produceras Resurserat serviceboende för äldre Kommun Kommunens namn Vanda Förläggningskommun Vanda Förläggningskommunens kontaktuppgifter Vanhusten ja vammaisten palvelut, Hoiva-asumisen palvelut Simonsvägen 5, 01300 Vanda, tel 09-83911 E-post: Serviceproducentens hannele.nyfors@vantaa.fi officiella namn Folkhälsan Syd ab Verksamhetsenhetens namn Folkhälsanhuset i Vanda, grupphem 1 Verksamhetsenhetens postadress Vallmovägen 28 Postnummer 01300 Postort Vanda Namnet på den som ansvarar för verksamheten Monica Printz Postadress Vallmovägen 28 Postnummer 01300 E-post monica.printz@folkhalsan.fi Postort Vanda Datum för beviljande av regionförvaltningsverkets/valviras tillstånd (privata enheter som bedriver verksamhet dygnet runt) 27.8. 2007 Datum för kommunens beslut om mottagande av anmälan Uppgifter om verksamhetstillstånd (privat socialservice) Serviceproducentens FO-nummer 1801682-8 Telefon 09-3155780 Datum för beviljande av ändringstillstånd 15.3. 2011 Anmälningspliktig verksamhet (privat socialservice) Datum för regionförvaltningsverkets registreringsbeslut Ansvarsförsäkringens giltighetstid (ska styrkas på begäran) Fortlöpande 2. VERKSAMHETSIDÉ, VÄRDERINGAR OCH VERKSAMHETSPRINCIPER Verksamhetsidé Samfundet Folkhälsan grundades 1921 med målsättningen att främja den finlandssvenska befolkningens hälsa och vår verksamhetsidé är densamma ännu i dag, formulerad i den s.k. ändamålsparagrafen från år 1921 ( 1 i Samfundet Folkhälsans stadgar): Samfundet Folkhälsan i svenska Finland har till uppgift att verka för folkhälsans främjande i svenska Finland, dels genom allsidig vetenskaplig undersökning av befolkningens andliga och kroppsliga hälsa, dels genom praktiska åtgärder ägnade att gynnsamt inverka på denna. Folkhälsan Syds äldreomsorg har som mål att överträffa användarkundens förväntningar. Detta avi21u1 1/19

gör vi genom att erbjuda service och omsorg vilken utgår från människans friskresurser, livsstil och önskemål. Vår tankeram är en hälsofrämjande verksamhet där målsättningen är att erbjuda de äldre en möjlighet till en meningsfull tillvaro i en vardag som är hanterbar. Att beakta de anhöriga är en självklar, men uttalad, del av vårt förhållningssätt. Folkhälsans Förbund och Forskning är våra naturliga samarbetspartners för en hälsofrämjande äldreomsorg. Våra mätare för hur vi uppfyllt användarkundens förväntningar är RAI, TAK och responsuppföljning. För att svara mot kundens förväntningar uppfyller vår äldreomsorg de krav övervakningsmyndigheterna ställer. Hur vi uppnått dessa målsättningar mäter vi genom responsen från de årliga auditeringarna övervakningsmyndigheterna ålagt kommunerna. De centrala processerna beskrivs i handboken för äldreomsorg. Enheterna arbetar med sina egna processer under året med RAI som mätinstrument. För att uppnå förbättrade resultat används den senaste samlade kunskapen. För att nå målsättning med klara processer har äldreomsorgen riskhanteringsplan för de största riskerna, befattningsbeskrivningar för de olika yrkesgrupperna samt en beskrivning över informationsprocessen. Äldreomsorgens målsättning är att ha en personal som orkar, kan och vill arbeta mot målsättningen. Vi vill erbjuda en möjlighet att göra ett gott arbete genom att våra medarbetare känner att deras arbete är meningsfullt och genom att arbetsuppgifterna är hanterbara. För att nå detta arbetar ledarskapet salutogent, vilket innebär att vi ger medarbetarna möjlighet till delaktighet och belastningsbalans, samt en effektiv feed-back. Värderingar och verksamhetsprinciper Folkhälsans gemensamma värdegrund Komptens, Engagemang och Omsorg ligger till grund för äldreomsorgens verksamhetsprinciper. Folkhälsan erbjuder en äldreomsorg där människan lever i ett meningsfullt samanhang i enlighet med sin livsstil. Verksamheten konkretiseras i de individuella vårdplanerna där friskhetsfaktorerna är byggstenarna för att göra vardagen meningsfull även på ett grupphem. Vi följer upp hur vi lyckats med hjälp av olika mätare (RAI, TAK, Respons). Vår målsättning är att ha medarbetare som kan (kompetens), vill (engagemang) och orkar (motivation) arbeta i enlighet med äldreomsorgens vision och målsättningarna för enheten som årligen konkretiseras i verksamhetsplanerna. Kunderna erbjuds service, vård och omsorg som utgår från deras unika resurser, livsstil och behov. Varje pensionär har möjlighet att berätta och skriva ner sin livshistoria i form av livsberättelse vid ankomsten till enheten tillsammans med anhöriga, om så önskas, samt den egna vårdaren. RAI-benchmarkingen är vårt viktigaste instrument för enhetens verksamhetsutveckling. Utgående från resultatet av de 29 kvalitetsindikatorerna väljer vi utvecklingsområden som konkretiseras i verksamhetsplanerna i mål, mätetal och tidtabell. Servicen grundar sig på ett hälsofrämjande arbetssätt vilket innebär att i all vår verksamhet utgår från de individuella resurserna och arbetar för att de äldre skall känna att de hanterar sin vardag, är delaktiga i sitt eget liv och upplever att livet är meningsfullt. Handboken för äldreomsorgen är vårt konkreta redskap för ett kvalitativt arbete. Uppdateringsplan Folkhälsan använder kvalitetsmodellen EFQM (European Foundation for Quality Management) som ramverk för ledarskap, verksamhetsutveckling och självutvärdering. De nio kriterierna i modellen fungerar som checklista för utvecklingsarbetet. Kriterierna tar fasta på: grunden för verksamheten, resurserna, arbetsprocesserna och resultaten. Folkhälsans egen variant av det internationella utvecklingsinstrumentet Balanced Scorecard har döpts till Karta och kompass för strategiarbete och långsiktig verksamhetsplanering. I praktiken betyder det att Folkhälsans verksamhetsenheter tillsammans med organisationens högsta ledning kommer överens om målen för verksamheten, uppföljningen och utvecklingen inom fyra perspektiv; kund, ekonomi, processer och personal. En av målsättningarna inom processperspektivet är att varje enhet har en plan för egenkontroll. Planen finns till allmänt påseende på enheten samt arkiveras i Folkhälsans avi21u1 2/19

elektroniska arkiveringsprogram.enhetsansvarig ansvarar för att leda och organisera arbetet för egen kontroll. Team-ansvariga rapporterar till enhetsansvariga och kan delegeras ansvar för att praktiskt förverkliga delar av egenkontrollen. Kvalitetsarbetet grundar sig på Folkhälsans Karta och Kompass vilket för verksamhetsenheternas del konkretiseras i årliga verksamhetsplaner. Verksamhetsplanerna innehåller målen för verksamheten, handlingsplaner för hur dessa mål skall uppnås samt mätetal för uppföljning av hur målen uppnåtts. Obligatoriska mätare för verksamhetens kvalitet är: 1.RAI-benchmarkingens 29 kvalitetsindikatorer. För det första en uppföljning två gånger per år hur många av enhetens indikatorer är bättre, lika med eller sämre än medeltalet för hela landets deltagare i RAI-benchmarking. För det andra en jämförelse av hur många indikatorer av 29 för enhetens del har uppnått det högre internationella gränsvärdet. Rapportering två gånger per år till bolagets ledning. 2.Antalet spontan skriftlig positiv och negativ respons samt antalet åtgärder i förhållande till negativ respons. Enheten förväntas åtgärda all negativ respons vilket innebär minst en personlig kontakt till givaren av responsen samt en analys av möjligheter till åtgärder. Rapportering månatligen till bolagets ledning. 3.Riktad respons. Enheterna utför årligen en enkät till kunder och anhöriga för att mäta kundtillfredsställelsen. Rapportering årligen till bolagets ledning. 4.Antal avvikelser. Uppföljning av avvikelser från god praxis. Månatlig rapportering till bolagets ledning. 5.Antalet läkemedelsavvikelser. Månatlig rapportering till bolagets ledning. Enhetsansvarig för enheten ansvarar för att planen för egenkontroll uppdateras enligt följande: 1. Då det sker en förändring i någon av de punkter eller bilagor som hör till denna plan 2. Årligen inom september månad sänder planen till ansvarig ledningsgruppsmedlem för äldreomsorg för godkännande. Tidigare versioner av plan för egenkontroll överförs i en mapp avsedd för ändamålet och förvaras i 10 år. 3. ORGANISERING OCH LEDNING AV SAMT ANSVARIGA PERSONER FÖR EGENKONTROLLEN Representant/er för ledningen som svarar för egenkontrollen samt dennes/deras uppgifter Äldreomsorgschef Kira Exell-Paakki - Godkänner planen Kontaktuppgifter till den ansvariga personen för egenkontrollen samt dennes uppgifter Enhetsansvarig Monica Printz Tel: 09-3155780 Fax: 09-3155760 E-post: monica.printz@folkhalsan.fi Ansvarar för att planen är uppdaterad och motsvarar myndighetskrav. Ansvarar för att verksamheten följer planen för egenkontroll. Enhetsansvarig ansvarar för att leda och organisera arbetet för egenkontroll. Team-ansvariga rapporterar till enhetsansvariga och kan delegeras ansvar för att praktiskt förverkliga delar av egen kontrollen. Kvalitetsarbetet grundar sig på Folkhälsans Karta och Kompass vilket för verksamhetsenheternas del konkretiseras i årliga verksamhetsplaner. Verksamhetsplanerna innehåller målen för verksamheten, handlingsplaner för hur dessa mål skall uppnås samt mätetal för uppföljning av hur målen uppnåtts. De medlemmar i gruppen för planering och verkställande av egenkontrollen som ingår i enheten (yrkesbeteckningar) Enhetsansvarig Monica Printz, sjukskötare med specialinriktning inom inremedicin och kirurgi Ansvariga vårdare Camilla Simonen, sjukskötare avi21u1 3/19

Personalens medverkan i genomförandet av egenkontrollen: (kan ingå som del i verksamhetsenhetens inskolningsplan) Plan för inskolning och utbildning av personal och studerande i planering och genomförande av egenkontrollen 1. Genomgång av planen för egenkontroll ingår i enhetens introduktionsplan och -mapp. I enhetens introduktionsmapp behandlas egenkontrollen som en egen punkt. För introduktionen finns en skriftlig plan där den för introduktionen ansvariga personen bekräftar med datum och underskrift att introduktionen verkställts. 2. Genomgång av planen för egenkontroll sker 1 gång / år på ett personalmöte Bilaga 1: Introduktionslista för nya arbetstagare enhetsvis Se även beskrivning av introduktion: Folkhälsans Handbok för äldreomsorg. 4. DELAKTIGHET FÖR KLIENTER OCH ANHÖRIGA SAMT KLIENTRESPONS Beskrivning av insamlingen av klientrespons (i planen för egenkontroll införs förfaranden för insamling av respons från klienterna och deras anhöriga, behandling av klientresponsen och användning av responsen vid utvecklandet av verksamheten) Folkhälsan har formulerat en responspolicy som gäller alla verksamheter. Såväl spontan respons (kommentarer, kritik, förslag) som riktad respons (enkäter) förs vidare, besvaras och behandlas. Responsen utgör en viktig grund för utveckling av verksamheten. Inom äldreomsorgen kan den spontana responsen bestå t.ex. av den respons klienten ger i de dagliga kontakterna med personalen, - den respons anhöriga ger vid besök, vid kontakt med personalen, vid anhörigträffar och vårdmöten, respons som ges på responsblanketter eller i en s.k. ris- och roslåda som vilket kan ske anonymt. Bilaga 2: Responsblanketten Beskrivning av behandlingen av klientrespons i enheten/inom serviceverksamheten Responsen behandlas enligt Folkhälsans allmänna handlingsplan för respons: med berörda personer, på enheten i samband med personalmöten. Allvarlig negativ respons rapporteras omedelbart till ansvarig ledningsgruppsmedlem. Hela personalen är uppmärksam på respons och ansvarar för att den åtgärdas på lämpligt sätt. Speciellt egenvårdarens och förmannens ansvar betonas. Enhetsansvariga ansvarar för att en person som gett respons och gett sina kontaktuppgifter får muntligt eller skriftligt svar omgående men senast inom 3 dagar. Årliga enkäter (TAK) riktade till klienter, anhöriga och personal ingår i responssystemet. Resultatet av TAK enkäten presenteras för klienter och anhöriga. Beskrivning av användningen av klientresponsen vid utvecklandet av verksamheten Positiv respons framförs tillsammans med tack till berörda personer och används för att lyfta fram verksamhetens starka sidor. Negativ respons föranleder diskussioner med personerna ifråga och en plan för förbättring görs upp. Planen kan innehåll stödsamtal, utbildning. Negativ respons av mer allmän art behandlas på enhetens personalmöten och gemensamma riktlinjer för att förbättra verksamheten överenskommes. Plan för utvecklandet av klientresponssystemet - Årliga enhetsvisa TAK enkäter till inneboende pensionärer och anhöriga - Månatlig rapportering av positiv och negativ respons till ledningsgruppen - Fortsatt uppföljning av antal positiv och negtiv spontan respons samt åtgärdad negativ respons. 5. IDENTIFIERING AV RISKER OCH MISSFÖRHÅLLANDEN SAMT KORRIGERANDE ÅTGÄRDER För verksamhetsenhetens interna bruk ska dokument gällande olika delar i denna helhet utarbetas, där planer och tidtabeller avtalas för korrigerande åtgärder angående konstaterade brister och skadliga händelser. I planen för egenkontroll införs en beskrivning av förfarandet för förebyggande av skadliga händelser och en beskrivning av registreringen, hanteringen och informationen om skadliga händelser och tillbud. avi21u1 4/19

Beskrivning av förfarandet för föregripande identifiering av risker, kritiska arbetsmoment och farliga situationer Folkhälsan har utarbetat en riskhanteringspolicy. Äldreomsorgen har i enlighet med den kartlagt de kritiska riskerna inom sektorn och beskrivit följande riskområden enhetsvis: Risk för att klienter dör, Risk för klienter skadas, rymmer eller försvinner, Risk för att klienter utnyttjas sexuellt, Risk med felmedicinering, Matförgiftning, Våld mot personal, Olämplig personal (knarkare, pedofiler o. motsvarande), Processer är ineffektiva, Risker för att ITsäkerheten är för låg, Risk att egna IT-servrar skadas, Risk för brand, Risk för stöld, Risk att alarm inte fungerar. Utgående från kartläggningen har enheten gjort upp handlingsplaner för befintliga risker. Alla verksamhetsenheter har en uppdaterad säkerhetsplan vilken innehåller direktiv för brand, räddning, utrymning, rymningar, krishandtering, våld och olycksfall. Samtliga i personalen bekantar sig med planerna vilket verifieras genom namnteckning. Årliga skolningstillfällen ordnas i förfarande vid brand och utrymning samt I:a hjälp. För förebyggandet av fallolyckor har Folkhälsan utarbetat en handbok Bilaga 3. Förebyggande av skador Arbetarskyddet utför riskkartläggning på samtliga enheter samtidigt med personalens hälsogranskningar minst vart tredje år. Beskrivning av förfarandet för behandling av tillbud och observerade missförhållanden Samtliga avvikelser dokumenteras på enheten på en för ändamålet avsedd blankett av den person/de personer som varit i arbetstur då avvikelsen inträffat. Tillbudet rapporteras till enhetsansvarig som ansvarar för att behövliga åtgärder vidtas för att undvika upprepning av avvikelsen. Enhetsansvarig arkiverar blanketten och rapporterar allvarliga avvikelser omedelbart till ledningsgruppsmedlemmen. Alla avvikelser rapporteras månatligen till ledningsgruppen. Antalet avvikelser är ett av mätetalen i processperspektivet i vårt styrkort. Beskrivning av förfarandet för åtgärdande av konstaterade missförhållanden Händelsen analyseras och enhetsansvariga ansvarar för att processer uppdateras och samtliga i personalen informeras om åtgärder som vidtagits. Då avvikelsen direkt berör en inneboende pensionär informeras anhöriga omgående om händelsen samt vilka åtgärder som vidtagits. Beskrivning av hur personal och vid behov samarbetsparter informeras om korrigerande åtgärder Personalen informeras vid skiftbyte och med skriftliga direktiv. Vid följande personalmöte behandlas de korrigerande åtgärderna. För information till samarbetspartners ansvarar alltid ansvarig ledningsgruppsmedlem. Mer information om detta i bland annat SHM:s publikation 2011:15: Riskhantering och säkerhetsplanering. Handbok för ledningen och säkerhetsexperterna inom social- och hälsovården: http://www.stm.fi/julkaisut/nayta/_julkaisu/1571326 (på finska) 6. PERSONAL Beskrivning av antalet anställda och av personalens dimensionering och struktur; yrkesutbildad och assisterande personal (bestämmelserna i dagvårds- och barnskyddslagen, lagen om behörighetsvillkoren för yrkesutbildad personal inom socialvården samt i tillsynsprogrammen) Vårdpersonaltätheten är 0,65 vilket innebär 7,3 personalarbetsår Vårdpersonalen består av: 1 Enhetsansvarig i administrativa uppgifter 2 Sjukskötare eller annan yrkeshögskole utbildning inom social- och hälsovårdssektorn 6 Närvårdare avi21u1 5/19

Övrig personal Matservice från Folkhälsans kosthåll Städtjänster från Folkhälsans städenhet Fastighetsservice från Folkhälsans fastighetsunderhåll Enhetsansvarig ansvarar för uppföljningen av personaltätheten genom att kontrollera att de planerade och förverkligade timantalet motsvarar personaltäthetens timram. Beskrivning av principerna för rekrytering av personal (transparens vid ansökningsförfarandet, säkerställande av behörigheten, kontroll av straffregistret inom barnskyddet, förfaranden för anskaffning av vikarier osv.) Folkhälsan prioriterar tillsvidareanställningar. Vid rekrytering av vårdpersonal förutsätts utbildning inom branschen. Enhetsansvariga ansvarar för kontroll av originalbetyg och för kontroll av att sjukskötare är upptagna i Valviras register. Alla anställningar föregås av personlig intervju. Har sökande en arbetshistoria ansvarar enhetsansvariga för att kontrollera referenser från tidigare arbetsgivare. Vid anställning beaktas personens specialkunnande i jämförelse med enhetens verksamhetsprofil och kompetensbehov samt lämplighet och intresse att arbeta i enlighet med Folkhälsans äldreomsorgs värdegrund och vision. Plan för vikarie användning Folkhälsan Syd har en gemensam personalpool. För detta ändamål finns en person anställd inom organisationen med huvudsaklig arbetsuppgift att rekrytera vikarier. Enheterna beställer vikarier via ett elektroniskt datasystem. För akuta situationer har alla enheter en förteckning över vikarier och den person som är i ansvarstur kallar in vikarier. Vid anställning av vikarier är strävan att personen i fråga har utbildning inom vårdbranschen alternativt är i slutskedet av sina studier d.v.s. två sista terminerna. Är vikarien studerande finns en handledare av samma yrkesgrupp tillgänglig för handledning. Vikarier anställs för kortare frånvaro så att personaltätheten uppfylls. Beskrivning av inskolningen av personalen: (det rekommenderas att en inskolningsplan utarbetas för personalen, se även punkt 3) Introduktion för ny personal och studerande på enheten beskrivs i Handboken för äldreomsorg enligt följande: Allmän introduktion om Folkhälsan som arbetsplats ges i personalguiden och av närmaste förmannen. I introduktionsplanen anges vad introduktionen omfattar, hur och av vem den ges (personligen, i form av skriftligt material etc), vem som ansvarar för den och för varje punkt tidtabell när introduktionen skall ges (genast, inom en vecka etc.). Introduktionen skall omfatta åtminstone följande: Äldreomsorgens handbok, enhetens verksamhetsplan, enhetens processer, mötesrutiner, vård- och serviceplaner, plan för egenkontroll, journaler och dokumentering, utvärderingsinstrument (t.ex. RAI, RAVA), arbetsfördelning, arbetskamrater, samarbete, teamarbete, specialområden, medicinhanteringen, användning av apparatur (vårdinstrument, datorer), förfarande vid olika akuta situationer och vid dödsfall, säkerhetsplan, riskhantering. Bilaga 1: Introduktionslista för nya arbetstagare enhetsvis Beskrivning av upprätthållandet av personalens kompetens och arbetshälsa och av kompetensledningen (t.ex. förfaranden för planering och uppföljning av fortbildningen, uppföljning av frånvarodagar till följd av sjukdom, uppföljning av kompetensen, yrkesskickligheten och dess utveckling, utvecklingssamtal) (det rekommenderas att en fortbildningsplan utarbetas för personalen) Folkhälsan är en hälsofrämjande arbetsplats. Att skapa en välmående arbetsplats kräver ett målinriktat samarbete. En hälsofrämjande arbetsplats ska ge medarbetarna trygghet, trivsel och arbetsglädje. Viktiga samarbetsparter i det hälsofrämjande arbetet är företagshälsovården och arbetarskyddet. Riktlinjerna för Folkhälsans personalpolitik beskrivs i Folkhälsans personalpolicy och ledarskapspolicy. Genom fortbildning, team- och utvecklingsarbete utvecklar Folkhälsan personalens kunnande och yrkesskicklighet. Utbildningsplanen fastställs utgående från utbildningsbehoven vid enheten och vid individuella behov som evalueras årligen i samband med utvecklingssamtal. Varje medarbetare deltar i minst två fortbildningsdagar årligen. Viktiga redskap för att kartlägga enhetens utbildningsbehov är pensionärernas funktionsförmåga (kognitiv, fysisk och social) mätt med RAI-instrumentet, RAI-kvalitetsindiktorerna, kundenkäten, personalenkäten och utvecklingssamtalen. Regelbundna dokumenterade utvecklingssamtal hålls avi21u1 6/19

årligen med alla anställda. Varje år görs också en arbetsvärdering, där medarbetarens kunnande och arbetsprestation bedöms enligt de bedömningsfaktorer som fastställts av Folkhälsans ledningsgrupp. Det rekommenderas att arbetsvärderingen görs i samband med utvecklingssamtalet. Blanketter för utvecklingssamtal och arbetsvärdering finns på intranätet. Ledningsgruppen följer upp antalet utvecklingssamtal med ett krav på 100% genomförda samtal. Antalet sjukledigheter analyseras per kvartal i ledningsgruppen. Analysen görs i hänseende till längden på sjukledigheterna men även till diagnosgrupp. Utvecklingsplan för personalfrågor Äldreomsorgens målsättning är att ha en personal som orkar, kan och vill arbeta mot våra målsättningar. Vi vill erbjuda en möjlighet att göra ett gott arbete genom att våra medarbetare känner att deras arbete är meningsfullt och genom arbetsuppgifterna är hanterbara. För att nå detta arbetar ledarskapet salutogent, vilket innebär att vi ger medarbetarna möjlighet till delaktighet och belastningsbalans, samt en effektiv feedback. Folkhälsans enhetsansvariga deltar årligen i organisationens egen förmansutbildning, dessutom erbjuds förmännen möjlighet att genomföra utbildningen Specialyrkesexamen i ledarskap. Folkhälsan gör kontinuerligt olika personal satsningar via HR för att stöda en personalens välmående, samt via företagshälsovården för hantering, uppföljning och tidigt stödjande av arbetsförmågan. 7. LOKALER, PRODUKTER OCH UTRUSTNING I planen för egenkontroll ska finnas en beskrivning av de lokaler som används för verksamheten och av principerna för hur de används. I principerna för hur lokalerna används beskrivs bl.a. förfarandena för placering av klienter: bl.a. hur klienterna fördelas på olika rum, hur man sköter om att klienternas integritetsskydd förverkligas e.d. Beskrivning av lokalerna som är i klienternas personliga bruk (eget rum, rummets storlek, möbler osv.) Verksamhetsutrymmena är belägna i ett Folkhälsanhus som är specialplanerat för att motsvara kraven för resurserat serviceboende. Alla 11 pensionärer har eget rum, i medeltal 21 m² inklusive kombinerat toalett och badrum. Samtliga rum är handikappvänliga och möblerade med klädskåp och hydraulisk säng. Pensionärerna har möjlighet att själv möblera rummet med egna möbler och tavlor. Ifall pensionären inte äger möbler står huset för möblerningen av rummet. Beskrivning av lokalerna som är i klienternas gemensamma bruk (matsalens funktionalitet, hobby-, rehabiliterings- och aktivitetslokaler, hygienutrymmenas funktionalitet, tillgången till bastu osv.) Verksamhetsutrymmena innefattar gemensamma matsalar och vardagsrum. Dessutom har pensinärerna mölighet att äta i den gemensamma lunchrestaurangen om de så önskar. Pensionärerna har tillgång till bastu i huset. Dessutom finns möjlighet att utnyttja de allmänna utrymmena i Folkhälsanhuset i Vanda som består av bl.a. lunchrestaurang och kabinett/sällskapsrum. Utevistelse befrämjas på enheten för pensionärer med minnestörningarsom har en egen ingärdad innergård som har utemöbler och en liten blomrabatt. På somrarna används innergården aktivt och alla dagar vistas pesnsionärerna ute ifall vädret ger med sig. Gården är handikapp anpassad. Vårdarna och anhöriga går ut med pensionärerna också på marknader, uppköp och bara en promenad ifall pensionären så önskar. Beskrivning av hur klienternas gemenskap tillgodoses i enheten med avseende på lokalerna Vårdarna motiverar pensionärerna att delta i gemensamma aktiviteter enl. pensionärernas önskemål. Även måltiderna sker i gemensam matsal och vårdarna försöker aktivt följa med vem som gärna umgås tillsammans så man försöker ordna pensionärer som har något gemensamt bredvid varandra bl.a. i matsalen. Önskar pensionären äta i restauranten Gullkroann så går det att ordna. Vårdarna är lyhörda för önskemål som skulle sammanföra olika pensionärer med varandra. Pensionärerna har även möjlighet att delta i aktiviteter och fester som ordans i allmänna utrymmen i övriga huset. avi21u1 7/19

Beskrivning av förfaranden i anslutning till städning, avfalls- och tvätthantering Städning: En städdimensionering över underhållsstädningen har gjorts på alla enheter och de uppdateras kontinuerligt. Varje enhet har dessutom en städplan, ur vilken framgår utrymmen, städfrekvenser och arbetsmoment. Grundstädningar och fönstertvätt utförs en gång per år eller efter behov. Dessa utför av städenhetens egen personal som är utbildad och kunnig och består av lokalvårdare, anstaltsvårdare samt ledare inom städningsarbete. De flesta har lång erfarenhet från branschen. Städpersonalen som arbetar på vårdenheter har dessutom hygienpass och kunskaper i första hjälp. Tre av förmännen är utbildade Clean Card kvalitets-coacher. Städmetoder, redskap och medel som används är miljövänliga. Städmaskiner används regelbundet så att ytorna hålls fina och den fysiska belastningen för städpersonalen blir mindre. Städpersonalen deltar vid behov i enhetens tvätthanterings rutiner. Varje enhet och fastighet har direktiv för avfallshanteringen och städpersonalen följer dessa. Tvätthantering: Pensionärerna har egna kläder och lakan som tvättas på enheten. Pensionärernas kläder märks med märkpenna och tvättas i gemensam klädestvätt förrutom ifall det finns infektionsrisk så då tvättas kläderna i separata tvättmaskiner. Kläderna hanteras enl. klädesplaggets markering och torkas antingen i värmetumlare eller på byksträck. Kläderna sorteras i korgar som sedan förs in på pensionärernas rum. De pensionärer som klarar av att sätta in sitt byke i skåpet gör det själv annars gör vårdarna det. Vårdarna ansvarar att ta bort smutsbyke och lakanbyte sker varannan vecka i samband med duschdag och oftare vid behov. Beskrivning av förfarandet för kvalitetssäkring av inomhusluften (förfaranden för konstaterande av fuktskador, mätning av inomhusluften, samarbete med fastighetsskötaren och hälsoskyddsmyndigheterna osv.) FH Syd Ab:s fastighetsorganisation ansvarar för fastighetens skötsel och underhåll. Varje fastighet har en ansvarig fastighetsskötare. Fastighetsservicen sker regelbundet samt varje fastighet har en elektronisk servicebok. Fastighetsskötaren utför månatliga granskningar av hela fastigheten samt dess utrustning inkl. ventilationssystemet. Fastigheterna är även försedda med fastighetsautomation som alarmerar om avbrott och avviklser. Rengöringen av ventilationskanaler sker kontinuerligt i enlighet med myndighetskrav. Luftmätningar samt luftflödesmätningar görs vid behov. Verksamhetspersonalen meddelar felanmälningar direkt till fastighetsskötaren eller fastighetsservicefirman. Felanmälningar kan göras 24h /dygn 7 dagar i veckan antingen ringa direkt till fastighetsskötaren elelr fastighetsservicefirman vid akuta saker annars skriver vårdarna in ärendet i fastighetens elektroniska servicebok, RYHTI. Fastighetsorganisationen samt verksamhetsansvariga är i kontakt med hälsomyndigheter samt utför lagstadgade granskningar. Beskrivning av produkterna och utrustningen för hälso- och sjukvård i enheten Samtliga sängar på enheten är hydrauliska vårdsängar. På enheten finns två olika typer av lyftanordningar, en stålift och en sittlift. Till medicinsk apparatur på enheten kan räknas följande: blodtrycks- och blodsockermätare, Hb-, CRP- och Inr mätare samt febertermometer. Även elektroniska vågar används ss. en sittvåg och vanlig våg man står på. Enhetsansvariga ansvarar för att dessa är funktionsdugliga. Pensionärernas personliga hjälpmedel ansvarar kommunernas hjälpmedelscentraler för dock så att enhetens personal ansvarar för att bristfälliga hjälpmedel repareras av kommunen eller ersätts med nya. Kontaktuppgifter till ansvarspersonen Enhetsansvarig Monica Printz Telefon: 09-3155780, e post monica.printz@folkhalsan.fi E avi21u1 8/19

Med produkter för hälso- och sjukvård avses enligt 5 i lagen om produkter och utrustning för hälso- och sjukvård (629/2010) anordningar som används för vård och behandling, exempelvis sjukhussängar, lyftanordningar, blodsocker- och blodstryckmätare o.d. Om verksamhetsidkarens skyldigheter föreskrivs i 24 26 i lagen om produkter och utrustning för hälsooch sjukvården (629/2010) samt i Tillstånds- och tillsynsverket för social- och hälsovårdens bestämmelse 4/2010. Anmälan om risksituationer orsakade av produkter och utrustning görs till Tillstånds- och tillsynsverket för social- och hälsovården. I planen för egenkontroll ska utses en ansvarig person för de professionellt använda produkternas och utrustningarnas säkerhet. Denna person ska se till att anmälan om tillbud eller risksituationer görs och att andra bestämmelser som gäller utrustning iakttas. Länk till Valviras föreskrifter: http://www.valvira.fi/files/tiedostot/f/o/foreskrift_4_2010_anmalan_om_riskhandelse_anvandare.pdf Utvecklingsplan för lokaler, produkter och utrustning Då en säng, lyftanordning eller annan medicinsk utrustning anskaffas sker det i relation till pensionärernas funktionsförmåga och behov. Varje vårdare ansvarar för att kontrollera att lokaler, produkter och utrustning är funktionsdugliga. Brister rapporteras i Ryhti-programmet. Brister som hotar säkerheten för pensionärer rapporteras omedelbart till förman och kolleger. Samtidigt vidtas åtgärder så säkerheten säkerställs och reparation beställs. 8. KLIENTSÄKERHET För att utveckla klientsäkerheten ska en verksamhetsplan utarbetas, där säkerhetsrelaterade risker i anslutning till direkt klientarbete behandlas Kontaktuppgifter till personen/personerna som ansvarar för enhetens säkerhetsplanering och säkerhetsverksamhet Enhetsansvarig Monica Printz Tel: 09-3155780 Fax: 09-3155760 e-post: monica.printz@folkhalsan.fi Beskrivning av hur klientsäkerheten säkerställs (särdragen hos service som ges hemma samt hos service inom barnskyddet och service till handikappade och åldringar ska beaktas) För säkerheten för pensionärerna på enheten ansvarar den enhetsansvariga. Miljön i Folkhälsanhuset i Vanda är planerad för att vara trygg och anpassad till verksamheten på enheten. Golvmaterialet är valt med tanke på att undvika fallolyckor och utrymmena är anpassade för att personer skall kunna röra sig med hjälpmedel. På enheten finns brandvarnare utplacerade enligt gällande rekommendationer och enheten har automatisk sprinkleranläggning. Enheten är låst med ett elektroniskt lås som endast vårdarna har nyckelbricka till. Dörrarna öppnar sig automatiskt vid brand. Besökare kan ringa på ytterdörren som sedan alarmerar vårdarna. Vårdarna kan se på en tv skärm vem som ringer på före man öppnar ytterdörren. Dörren till enheterna kan öppnas med en nyckelbricka som endast delas ut åt ordinarie personal mot kvittering. Endast ordinarie personal och långtids vikarier kan få nyckel av fastighetsskötaren som förvarar nycklarna bakom låsta skåp. Nycklarna bör kvitteras på ett nyckelregister Bilaga 5: Avainten valvontarekisteri För varje enhet är uppgjort en säkerhetsplan. Säkerhetsplanen uppdateras årligen av enhetsansvariga. Säkerhetsplanen förvaras i en särklid mapp i kansli. Årligen övas evakuering av enheten och brandövningar repeteras. Varje år övar personalen brandsläckning. Ny personal inskolas genom att gå igenom hur man går tillväga vid brand och var säkerhetsplan bevaras. En väsentlig del av säkerheten för pensionärerna utgör trygghetsalarmsystemet Vivago Vista. Systemet möjliggör en uppföljning av den personliga aktivitetsnivån och kan ställas att alarmera vid avvikande aktivitetsnivå. Pensionären kan även alarmera hjälp under dygnets alla timmar genom att trycka på alarmet. Vivago vista kan även ställas in för att ge alarm då personen avlägsnar sig genom dörren eller att automatiskt öppna dörren då personen närmar sig den. Riskkartläggning har gjorts ifall alarmsystemet inte fungerar som det skall. Anvisningar finns för stödfunktioner vid ev. fel i systemet Bilaga 6: Alarmkvittering Bilaga 7: Trygghetsalarmet avi21u1 9/19

Bilaga 8: Enhetens säkerhetsplan och hela husets i en i skild mapp Bilaga 9: Riskkartläggning av trygghetsalarmet Beskrivning av enhetens övervakningsanordningar och av hur deras funktion säkerställs Övervaknings anordningar finns för dörrarnas nyckelbrickor som är individuella för vårdarna. Det blir anmärkning på dörrens kodlås så att man kan se på dator vem som rört sig i huset. Övervaknings anordningarna handhas av fastighetsskötaren. Kamera övervakning finns vid alla ytterdörrar så vårdarna kan se vem de släpper in. Beskrivning av hur det säkerställs att säkerhetsanordningar och larmsystem som används av klienterna fungerar (enhetens larmsystem, säkerhetsarmband, övervakningsanordningar, säkerhetsanordningar hos klienter som bor hemma samt säkerställande att larmresponsen fungerar osv.) På enheten används Vivago Vista trygghetsalarm. Pensionärerna har alamklockor på armen som är individuellt kodade på en dator som endast används till alarmssytemet. Endast specialutbildade vårdare har rättigheter att koda alarmklockor på datorn. Trycker pensoinären på alarmklockan registreras alarmet på en dator och alarmet vidarekopplas till enhetens GSM telefon. Ifall ingen svara på alarmet så vidarekopplas alarmet till en annan enhets gsm telefon. Ifall vårdare inte svara i denna telefon heller så vidarekopplas alarmet ännu till en tredje telefon på en tredje enhet. Varje alarm kvitteras av vårdare som kommenterar vilka åtgärder alarmet krävt och vårdarna kvitterar med hela sitt namn. Andra övervaknings anordningar är dörrarnas nyckelbrickor som är individuella för vårdarna. Det blir anmärkning på dörrens kodlås så att man kan se på dator vem som rört sig i huset. Kodlås övervakningen sköter fastighetsskötaren så som videokamera övervakningen vid ytterdörrar. Videokamera övervakning finns vid alla ytterdörrar. Information över kameror finns utsatt i huset. Fastighetskötaren har tillgång att övervaka videokamerorna. Under nattetid patrullerar väktare från vaktfirman G4S 2 gånger/ natt. De kontrollerar att alla ytterdörrar är låsta och inga tecken på inbrott syns. Ifall tecken på inbrott syns till så kommer väktarna in och lämnar rapport åt fastighetsskötare och kontaktar vårdarna på grupphemmen v.b. Bilaga 5: Trygghetsalarmet Bilaga 6: Riskkartläggning av trygghetsalarmet Utvecklingsplan för klientsäkerhet Ny personal introduceras i säkerhetsfrågor som berör pensionärer och övrig säkerhet i samband med introduktionen Årlig genomgång på personalmöte av förebyggande av fallolyckor, säkerhetsplanen Årlig utbildning i säkerhetsfrågor Årlig släcknings- och räddningsövning 9. KLIENTENS STÄLLNING OCH RÄTTIGHETER Beskrivning av handledningen och rådgivningen för klienten och av utvärderingen av klientens servicebehov, av utarbetandet av serviceavtal/förvaltningsbeslut och service-/klientplan (barnskydd/dagvård) och av uppdateringen av dessa samt av klientens deltagande i beslut Kommunens tjänsteman gör beslut om placering till enheten. Då pensionären flyttar till enheten påbörjas på den tredje dagen en sju dagar lång utvärderings period varefter en RAI (Resident Assessment Instrument)-bedömning utförs av egna vårdaren. I bedömningen deltar pensionären och de anhöriga efter förmåga och önskan. RAI-bedömningen tar fasta på bl.a. fysisk -, kognitiv- och social funktionsförmåga samt psykosocialt välbefinnande, hjälp- och omsorgsbehov, hälsotillstånd, vårdbehov utgående från totalt ca 400 frågor. När RAIbedömingen är utförd i sin helhet uppgörs en RAI-vårdplan utgående från de vårdbehov och individuella resurser (RAPS) bedömningen pekar på. Vårdplanen och bedömningen uppdateras var sjätte månad eller då funktionsförmågan väsentligt förändras. Dessutom dokumenteras varje avi21u1 10/19

persons livsberättelse, livsstil och önskemål som grund för den individuella vårdplanen. RAVA och MMSE mätningar utförs enligt beställarens direktiv och dokumenteras i vårdplanen. Vård- och serviceplanen görs upp tillsammans med pensionären och de anhöriga. Daglig uppföljning dokumenteras elekroniskt på dokumentations programmet RAI. Varje vårdare dokumenterar för varje skift då man utvärderar fysisk, psykisk och sociala händelser utgående från vårdplanen. Bilaga 10: Daglig rapporteting Beskrivning av hur klienten bereds möjlighet att bekanta sig med enheten på förhand När en plats frigörs tar Vanda stad kontakt med pensionären och anhöriga. Anhöriga ombedes att kontakta enheten för att få besöka platsen. Vid första besöket visas pensionärens rum och övriga lokaliteter och förfrågan om de vill möblera själv diskuteras. Vid första besöket delas också ut ett infobrev för pensionärer och anhöriga. I samband med första besöket ber vårdarna att pensionären och anhöriga skulle fylla i en livsberättelse som skulle kunna stödja vården vid inflyttningen. Livsberättelsen är ytterst viktig vid sådana fall där pensionären har svårigheter att uttrycka sig Bilaga 11: Info om Folkhälsanhuset i Vanda Bilaga 12: Livsberättelsen Beskrivning av hur klienten informeras om innehållet i avtalen (serviceavtal, hyresavtal o.d.), om kostnaderna för servicen och om avtalsändringar. Personer som vistas på enheten via stadens produktionsavtal med Folkhälsan Syd ab får information om avgifter av stadens tjänstemän. Privatbetalande kunder gör upp ett avtal med Folkhälsan Syd ab där innehållet i servicen och vården definieras samt avgiften för hyra, kost och service fastställs. Gällande debitering av tilläggstjänster avtalas alltid skilt med pensionären eller pensionärens intressebevakare. Beskrivning av hur klientens självbestämmanderätt och rätt till deltagande förverkligas (privatlivet, integritetsskydd, personlig frihet, okränkbarhet; 7 och 10 i grundlagen, 8 10 i klientlagen) Självbestämmanderätten beaktas enligt de grundläggande principerna i lagen om patientens ställning och rättigheter (785/1992). Pensionärernas rätt att besluta själv betraktas i alla situationer. Självbestämmanderätten för personer med minnessjukdom eller nedsatt funktionsförmåga och vid behov konsulteras expertis, t.ex. sakkunniga inom demensvård. I fråga om pensionärer med minnessjukdom får dock hänsyn till självbestämmanderätten inte leda till att vården försummas. Eftersom frågorna om självbestämmanderätt i dessa fall kan vara mycket svåra och komplicerade fäster personalen speciell uppmärksamhet vid att bedöma var gränsen dras mellan pensionärens självbestämmanderätt och kraven på god vård. Ifall den äldre och de anhöriga har olika önskemål och åsikter om vården respekteras i första hand pensionärens önskemål. Bilaga 13: Vårdtestament Beskrivning av förfarandet för skötsel av pengar, nycklar och andra saker i klientens besittning och information om den som ansvarar för denna egendom Personalen bevittnar inte juridiska eller ekonomiska handlingar, utan de anhöriga bör skaffa utomstående vittnen. Personalen befattar sig inte heller i övrigt med pensionärernas ekonomiska transaktioner. Vid behov tas initiativ för att utse en intressebevakare för pensionären. Vissa kommuner har förutsatt att Folkhälsan administrerar den äldres smärre kontanter och då måste Folkhälsan åta sig uppdraget. Ansvaret ligger då helt hos Folkhälsan. Pengar finns inlåsta i kansliskåp och kvitteras ut av ansvarig vårdare i arbetstur i vittnes närvaro. Båda kvitterar med sitt namn och alla insättningar och uttag bokförs. Summa som förvaras per boende är högst 200. Bankkort med koder hanteras inte av vårdarna. Vid inflyttning skall smycken och andra värdesaker genomgås och dokumenteras. Värdesaker bör helst försäkras av pensionären, eftersom Folkhälsan inte kan ansvara för den äldres personliga värdesaker. På grund av det beroendeförhållande som en pensionär lätt upplever i förhållande till en vårdare upplevs det allmänt som oetiskt att en vårdare tar emot större gåvor eller testamenten av en pensionär. Folkhälsan har därför förbjudit sin personal att ta emot gåvor och testamenten av pensionärer. Ifall pensionären vill ge pengar skall detta avböjas vänligt men bestämt (även smärre avi21u1 11/19

belopp). Sedvanliga smärre gåvor, såsom en blombukett, en chokladask, annat godis eller tårta kan komma ifråga. Plan för hur behovet att vidta begränsande åtgärder och sanktioner avses att minimeras Med begränsande vårdåtgärder avses åtgärder som vidtas av säkerhetsskäl, som begränsar pensionärens rörelse- eller handlingsfrihet och som kan uppfattas som tvång. Användningen av dessa åtgärder minimeras genom en kultur där människan som en unik person alltid är i centrum. Frågor kring begränsande handlingar behandlas återkommande på personalmöten, utbildningar och vid diskussioner om värdegrunden för verksamheten. Genom att handlingarna bör grunda sig på en utvärdering, lov av läkare, information till pensionär och de anhöriga samt en plan för vilken handling vidtas, hur den utvärderas och vilken är tidsdimensionen strävas till att säkerställa att handlingen är genomtänkt och grundar sig på pensionärens behov. Beskrivning av kriterierna för vidtagande av begränsande åtgärder och sanktioner samt av beslut, förfaranden, registrering och uppföljning av konsekvenserna i anslutning till begränsande åtgärder (se bl.a. 11 kap i barnskyddslagen, lagen om utvecklingsstörda, tillsynsprogrammen) Det rekommenderas att anvisningar om förfaringssätt utarbetas I vissa situationer kan det med tanke på pensionärens hälsa, risk för olycksfall eller av andra motsvarande skäl vara nödvändigt att vidta dessa åtgärder. Inom Folkhälsans äldreomsorg vidtas dessa åtgärder endast efter allvarligt övervägande om det är absolut nödvändigt med tanke på vården och om alla andra alternativa möjligheter utretts. Ifall begränsande vårdhandlingar används sker det efter att läkare konsulterats och han givit tillstånd till detta. Om möjligt begärs äldres samtycke i annat fall vidtalas anhöriga eller intressebevakare. Begränsande vårdhandlingar är alltid tidsbundna varefter en ny bedömning bör ske. Blanketten vilken utarbetats för ändamålet bör fyllas i och arkiveras i pensionärens journalhandlingar. I Handbok för äldreomsorg definieras processen för begränsande vårdhandlingar och blankett för plan för begränsande handling. Bilaga 14: Blankett för användning av skyddsutrustning som begränsar rörligheten Beskrivning av förfarandet om det konstateras att en klient har blivit utsatt för osakligt eller kränkande bemötande Varje vårdare är skyldig att ingripa vid misstanke om osakligt eller kränkande bemötande. Enhetsansvarig samtalar med personalen ifråga och kommer överens om hur garantera att liknande situationer inte uppkommer i fortsättningen. En varning uttfärdas om förutsättningarna för en sådan uppfylls. Är personalens beteende återkommande övervägs ifall arbetsförhållandet kan fortsätta. Enhetsansvarig ansvarar för att pensionären får den hjälp och omhändertagande som han behöver för att bearbeta situationen. Beskrivning av beredningen och genomförandet av åtgärder då en klientrelation upphör (förflyttning av klienten från en vårdplats till en annan, beredning av eftervård inom barnskyddet, osv.) Pensionärerna vårdas huvudsakligen till livets slut på enheten. Föreligger det ett uppenbart behov av vård på en annan vårdplats kontaktas kommunens kontaktperson som avgör om och vart pensionären flyttas. Vid en flyttning kontaktas mottagande enhet för överenskommelse om en smidig överflyttning där pensionärens välbefinnande ligger i fokus. En skriftlig blankett där behövliga uppgifter för kontinuiteten i vården finns, följer med klienten till den nya vårdplatsen. Bilaga 15: Vårdarremiss En klient som är missnöjd med sitt bemötande har rätt att framställa anmärkning till den som ansvarar för verksamhetsenheten eller till en ledande tjänsteinnehavare. När servicen baserar sig på ett avtal om köpta tjänster framställs anmärkningen till den myndighet som svarar för organiseringen av servicen (Valviras anvisning 8:2010). Namn och kontaktuppgifter för den person/instans, till vilken anmärkning riktas Palvelupäällikkö Minna Lahna-Lampilahtinen Vanhusten ja vammaisten palvelut Hoiva-asumisen palvelut, Simontie 5, 01300 Vantaa tel 09-83920028 e-post: minna.lahna-lampilahtinen@vantaa.fi avi21u1 12/19

Socialombudsmannens kontaktuppgifter Vanda stads socialombudsmans Miikkael Liukkonen Asematie 10 A, 2 krs 01300 Vantaa tel: 09-83922537 E-post: miikkael.liukkonen@vantaa.fi Beskrivning av förfarandet för behandling av anmärkningar som gäller enhetens verksamhet Eventuella anmärkningar behandlas alltid av äldreomsorgschefen. En anmärkning föranleder alltid en omedelbar utredning. Om den som gjort anmärkningen har lämnat sina kontaktuppgifter kontaktas personen omedelbart och överenskommes om ett möte. Skriftligt svar på anmärkningar ges inom utsatt tid eller högst en vecka. Beskrivning av samarbetet mellan kommunen och serviceproducenten vid planeringen och uppföljningen av klientens vård och service Vanda stads kontaktperson kontaktas vid eventuella frågeställningar gällande pensionärens vård och service. 3-6 månader efter inflyttning skall vården utvärderas och ifrågasättas att har pensionären placerats på rätt vårdplats. Denna utvärdering görs årligen åt Vanda stad. Årligen auditerar Vanda stad grupphemmen. Bilaga 16: Palvelutuottajan arvionti lomake Beskrivning av information som gäller konsumentskydd I avtalet med privata pensionärer ingår information om att menings skiljaktigheter avgörs som konsumenttvisteärende. Utvecklingsplan angående klientens ställning och rättigheter Enheten behandlar på personalmöte årligen frågor som berör pensionärens ställning och rättigheter. 10. SÄKRING AV KVALITETEN PÅ SERVICENS/ENHETENS KLIENTARBETE (VERKSAMHET) Kriterier och nivåer fastställs i de verksamhetsspecifika riksomfattande tillsynsprogrammen, som finns på Valviras webbplats: http://www.valvira.fi/ Beskrivning av verksamheten som upprätthåller och främjar klienternas prestationer, funktionsförmåga och livskontroll samt klienternas fysiska, psykiska och sociala välbefinnande Folkhälsans äldreomsorg bygger på ett hälsofrämjande arbetssätt. Det innebär att se människans resurser och ge henne möjlighet att använda dem i det dagliga livet. Det hälsofrämjande arbetssättet har som mål att hjälpa den äldre att upprätthålla, återfå eller förbättra sin funktionsförmåga och uppleva en meningsfull vardag. Grunden till ett hälsofrämjande arbetssätt ligger i vårdarnas förhållningssätt och bygger på varje enskild vårdares förmåga att se resurser. Att förhålla sig innebär att det är integrerat i vårdarens sätt att gestalta vård och omsorgsverklighet, att se människan. Personalen är lyhörd för den äldres åsikter, förväntningar och önskemål gällande vården och uppmuntrar den äldre till aktivitet och till att försöka klara av vardagen själv, så långt det är möjligt. Den äldre skall alltid vara delaktig i det som sker, i tanke, känsla och/eller handling oberoende funktionshinder. Anhöriga och närstående är viktiga samarbetsparter i den rehabiliterande vården. Estetiken är en viktig del av en meningsfull vardag. Trevliga matstunder eller att kunna känna sig fin och få själv välja sina kläder kan öka glädjen i livet. Likaså är det viktigt att den äldre får vistas ute och få njuta av naturen eller t.ex. lyssna på musik. Den andliga dimensionen är också central för upplevelsen av livskvalitet, kulturella upplevelser är här en del av vardagen på enheten. Folkhälsanhusen erbjuder många möjligheter till en aktiv vardag. Det generationsöverskridande mötet med barn och ungdomar bidrar till glädje i vardagen. avi21u1 13/19

Viktiga hjälpmedel för att finna de personliga resurserna är RAI-instrumentet (Resident Assessment Instrument) och livsberättelserna. Vårdplanerna utgår från hälsofrämjande målsättningar och hur vi uppnått dessa mäts genom individuella RAI-bedömningar minst var sjätte månad. Beskrivning av förfaranden i anslutning till ordnandet av klienternas kost och måltider (intervallerna mellan måltiderna, nattfastans längd, uppföljningen av klienternas näringstillstånd osv.) Ansvaret för matservicen handhas av Folkhälsanhuset i Vandas kök. Köket följer för verksamheten centrala näringsrekommendationer och har tillräcklig och kompetent personal. Köket har färdighet att leverera specialkost enligt ordination. Hygienbestämmelser, kvalitetskontroller och myndighetskrav beaktas vid tillverkning och distribution. Morgonmål och eftermiddagskaffe tillreds på enheten. Under dygnet serveras morgonmål, lunch, kaffe, middag, kvällsmål och ett senare nattmål för att undvika att nattfastan överstiger 10 timmar. Vid framdukning beaktas estetik. Maten serveras i allmänna utrymmen eller i det egna rummet enligt den personliga vårdplanen och den boendes individuella situation och önskemål. Personalen på enheten har hygienpass. Kundernas näringstillstånd uppföljs genom regelbunden vägning minst en gång i månaden (RAI) och dokumenteras i de personliga vårdhandlingarna. Statens näringsdelegation: http://www.ravitsemusneuvottelukunta.fi/portal/se/naringsrekommendationer/ Kontaktuppgifter till ansvarig person för enhetens matförsörjning Ekonomi föreståndare: Zenita Berg, tel: 09-3155772 Fax: 09-3155770 E post: zenita.berg@folkhalsan.fi Beskrivning av hur de dagliga aktiviteterna har ordnats (stöd för barnens skolgång, tryggandet av specialundervisning, utnämning av en person som svarar för frågor som gäller barnets skolgång (barnskyddslagen), arrangemangen för klienternas utevistelser och motionsmöjligheter, verksamhet som stödjer funktionsförmågan samt fritids- och rekreationsverksamhet m.m.) I ett meningsfullt liv ingår möjligheter till olika aktiviteter, intressen, upplevelser och samvaro med andra. De äldre inom äldreomsorgen har möjlighet att efter förmåga och intresse delta i olika aktiviteter. Detta genomgås i samband med vårdplaneringen och egenvårdaren ansvarar tillsammans med den äldre själv att den äldre deltar i olika aktiviteter. En aktivitetsansvarig utses på varje enhet. De äldre har möjlighet att enligt önskemål och rörelseförmåga vistas utomhus regelbundet, t.ex. sitta ute på gården eller på balkongen eller komma ut på promenad. Frivilliga medarbetare är en viktig resurs men personalen ansvarar alltid för vården. Enheten har ett schema där utevistelse följs upp och personalen är medveten om att utevistelse hör till de dagliga aktiviteterna på enheterna. Motion är en viktig del av ett hälsofrämjande arbetssätt. Förutom nyttomotion vid förflyttning på enheterna ordnas regelbundet gymnastik anpassad till de äldres funktionsförmåga t.ex. i form av sittdans. THL:s motionsrekommendationer för olika åldersgrupper: http://www.ktl.fi/portal/suomi/tietoa_terveydesta/elintavat/liikunta (på finska) Beskrivning av hygienförfaranden och förebyggande av spridningen av infektionssjukdomar samt åtgärder vid epidemier En städdimensionering över underhållsstädningen har gjorts på alla enheter och de uppdateras kontinuerligt. Varje enhet har dessutom en städplan, ur vilken framgår utrymmen, städfrekvenser och arbetsmoment.grundstädningar och fönstertvätt utförs en gång per år eller efter behov. Dessa utför antingen städenhetens egen personal eller ett städföretag. Städpersonalen som arbetar på vårdenheter har dessutom hygienpass och kunskaper i första hjälp. Tre av förmännen är utbildade Clean Card kvalitets-coacher. Städmetoder, redskap och medel som används är miljövänliga. Städmaskiner används regelbundet så att ytorna hålls fina och den fysiska belastningen för städpersonalen blir mindre. Städpersonalen deltar vid behov i enhetens tvätthanterings rutiner. Varje enhet och fastighet har direktiv för avfallshanteringen och städpersonalen följer dessa. avi21u1 14/19

Tvätthantering: Pensionärerna har egna kläder och lakan som tvättas på enheten. Pensionärernas kläder märks med märkpenna och tvättas i gemensam klädestvätt ifalld et inte finns risk för infektions risk. Kläderna hanteras enl. klädesplaggets markering och torkas antingen i värmetumlare eller på byksträck. Kläderna sorteras i korgar som sedan förs in på pensionärernas rum. De pensionärer som klarar av att sätta in sitt byke i skåpet gör det själv annars gör vårdarna det. Vårdarna ansvarar att ta bort smutsbyke och lakanbyte sker varannan vecka i samband med duschdag eller oftare vid behov. Bilaga 17: Avfallshantering Folkhälsan Syd ordnar årligen utbildning i hygien. Enheten har skriftliga föreskrifter för handhygien, Enheten följer med antalet infektioner via RAI-benchmarking. Bilaga 18: Föreskrifter för handhygien vid förebyggande av sjukhusinfektioner Bilaga 19: Användning av tvättmedel för förebyggande av smitta Plan för att utveckla klientarbetet och den dagliga verksamheten Folkhälsan arbetar målmedvetet för att den salutogena tankeramen skall genomsyra all verksamhet. För äldreomsorgens del betyder detta att målsättningarna formuleras så att de utgår från resurser och från en meningsfull, begriplig och hanterbar vardag för pensionärerna. Enheten konkretiserar detta i den årliga verksamhetsplanen. Bilaga 20: Verksamhetsplan 11. ORDNANDET AV HÄLSOVÅRDEN OCH SJUKVÅRDEN Beskrivning av hur enheten/servicen ordnat hälso- och sjukvården för sina klienter och beskrivning av enhetens egna ansvarsuppgifter inom hälsovården och sjukvården (hälsofrämjande, hälsokontroller, screeningundersökningar, undersökningar i anslutning till uppföljning av hälsan, kontroller osv.) Då pensionären flyttar till enheten gör egenvårdaren tillsammans med en kollega upp en personlig vårdplan för pensionären. Om möjligt deltar även pensionären och närstående i uppgörande av vårdplanen. Vårdplanen görs i RAI dataprogrammet. Den personliga vårdplanen tar fasta på pensionärens resurser och hälsohinder/risker. Vårdplanen stöder vårdarna i det dagliga arbetet på enheten. Vårdplanen uppdateras minst 2 ggr per år i samband RAI bedömningen. Pensionärernas vikt och blodtryck följs upp månatligen, oftare vid behov. Vid förändring i hälsotillståndet tas tempen, vikten, blodtrycket, urinet kollas med uristix. Läkaren gör årligen hälsokontroll av pensionärena var även medicinerna gås igenom. Beskrivning av hur verksamhetsenhetens läkartjänster ordnas samt vilken aktör som svarar för klienternas sjukvård i ickebrådskande situationer Läkartjänsten från Attendo är en köptjänst av Vanda stad. Läkaren besöker enheten minst varannan månad och följer med pensionärernas hälsotillstånd. Däremellan håller läkaren telefon konsultation med enheten minst en gång i veckan och oftare v.b. Enheten kan vid behov kontakta bakjouren per telefon alla dagar mellan kl. 8-22. Pensionärerna kan även om de så vill anlita en privat egen läkare som tar ansvar för deras hälsa. Enheten samarbetar i så fall med den läkaren, med pensionärens tillstånd, vid behov. Beskrivning av förfarandet för vård av klient som behöver brådskande sjukvård Vid akuta sjukdomsfall bedömer vårdaren situationen, beaktar pensionärens vårdönskemål, eventuella vårdhandlingar som finns och vårdtestamente samt DNR beslut. Om tid finns kontaktar man enhetens läkare per telefon. Ifall situationen så kräver ringer man 112 och tillkallar ambulans. Om pensionären förs till sjukhus skickar enheten med en vårdremiss var framgår pensionärens diagnoser, medicinering, nuläge vad som hänt samt enhetens kontaktuppgifter och anhörigas kontaktuppgifter. Om en pensionär skickas till sjukhus meddelas anhöriga alltid av enheten om detta. Vanda stad informeras om klientens förflyttning till sjukhus per e post på avi21u1 15/19

h24@vantaa.fi Bilaga 15: Vårdarens remiss Bilaga 13: Vårdtestament Beskrivning av användningen av och tillgången till specialiserad sjukvård (terapitjänster, tillgången till barnpsykiatri, psykiatrisk vård osv.) Pensionären kan remmiteras till specialiserad sjukvård av läkare. Personalen ansvarar för att pensionären har möjlighet att besöka den specialiserade sjukvården och agerar som följeslagare om inte anhöriga har möjlighet att göra det. Beskrivning av upprätthållandet, uppdateringen och verkställandet av planen för läkemedelsbehandling samt beskrivning av uppföljningen av planens genomförande (Planen för läkemedelsbehandling ska utarbetas enligt social- och hälsovårdsministeriets handbok Säker läkemedelsbehandling (2005:32).) SHM:s handbok finns på adressen: http://www.stm.fi/julkaisut/nayta/_julkaisu/1083030 (på finska) Enheten har uppgjort läkemedelsplan enligt social- och hälsovårdsministeriets direktiv Säker läkemedelsbehandling (2005:32) och Nationell handbok för genomförande av läkemedelsbehandling inom social-och hälsovården 2007:5. Enhetsansvarig är ansvarig för att läkemedelsplanen uppdateras årligen eller oftare om det skett väsentliga förändringar. Enhetens ansvariga sjukskötare, ansvarar för adekvat läkemedelshantering enligt den uppgjorda planen. Bilaga 21: Läkemedelsplan Kontaktuppgifter till personen som ansvarar för läkemedelsbehandlingen Enhetsansvarig: Monica Printz, tel:09-3155780 Fax: 09-3155760 E post monica.printz@folkhalsan.fi Patientombudsmannens kontaktuppgifter Vanda stads socialombudsmans Miikkael Liukkonen Asematie 10 A, 2 krs 01300 Vantaa tel: 09-83922537 E-post: miikkael.liukkonen@vantaa.fi Utvecklingsplan för hälsovård och sjukvård Vid kommunens årliga auditering diskuteras utvecklingen av hälso- och sjukvården. 12. HANTERING AV KLIENTUPPGIFTER (Det ska finnas skriftliga anvisningar om förfarandet) Beskrivning av registreringen och hanteringen av klientuppgifter och av iakttagandet av bestämmelserna om konfidentialitet Dokumentationen på enheten sker med elektroniska dokumenteringssystemet RAI. När Folkhälsan ingår avtal om serviceproduktion med en kommun följs kommunens regler för dokumentering och arkivering, d.v.s. Vanda stads direktiv i Folkhälsanhuset i Vanda. Då en pensionär byter vårdenhet överlåts samtliga socialvårdshandlingar till den nya vårdenheten med pensionärens eller intressebevakarens tillstånd. Hälso- och sjukvårds dokumentation arkiveras vid Folkhälsan men för den fortsatta vården nödvändiga dokument kopieras och överlåts med pensionärens eller intressebevakarens tillstånd. avi21u1 16/19

Syftet med dokumentationen är att skapa förutsättningar för kontinuitet i vården och servicen och för att arbetet skall löpa smidigt samt att trygga tillgången på information som behövs för vård och service samt säkerställa att vårdarbetet utförs och uppföljs. Dokumentationen skall ge en klar bild av den äldres totala vårdbehov, av målsättningarna, med vilka metoder de uppnås och vilka resultat som uppnåtts. Med dokumentation av vården avses registrering av alla uppgifter som är av betydelse för vårdarbetet som helhet. I dokumentationen ingår vårdplan, uppföljning funktionsförmåga och hälsotillstånd, anteckningar om hur vård- och servicearbetet utförs och annat som är av väsentlig betydelse för vården och servicen. Med journalhandlingar avses sådana dokument, i pappersform eller elektroniskform, som används, uppgörs eller emottas i samband med vården och servicen, och som innehåller uppgifter om en persons hälsotillstånd, vård och livssituation och andra personliga uppgifter. De uppgifter som insamlas och antecknas i journalhandlingarna skall vara riktiga, behövliga och nödvändiga för bedömningen och planeringen av vården och servicen. Rättelser i anteckningarna (då anteckningar ändras, avlägsnas och kompletteras) görs så att den ursprungliga och den rättade anteckningen är synliga. Den som gör rättelsen antecknar namn, tjänsteställning, datum och grunden för rättelsen. Alla uppgifter i journalhandlingarna är sekretessbelagda och skall hanteras konfidentiellt. Journalhandlingarna hanteras av personal med yrkesutbildning inom hälsovården. Den yrkeskunniga personalen har ansvar för de anteckningar som görs och de uppgifter som skrivs in i journalhandlingarna. Anteckningar kan också göras på yrkespersonalens direktiv av annan personal som deltar i eller utför sådant arbete som ansluter sig till vården av pensionären. Inom ramen för sina praktiska studier eller inlärning i arbete kan hälsovårdsstuderande under handledning av hälsovårdsutbildad personal göra anteckningar i journalhandlingarna. Handledaren skall med sin underskrift godkänna studerandens anteckningar. (Hanbok för äldreomsorgen) Folkhälsan Syd ordnar fortlöpande fortbildning i dokumentering och journalhantering. Ny personal introduceras systematiskt i dokumentering och journalhantering. Pensionärerna har rätt att ta del av de journalhandlingar som berör deras person. Anhöriga får ta del av journalhandlingar med pensionärens medgivande eller i egenskap av intressebevakare. Personuppgiftslagen och hanteringen av klientuppgifter inom den privata socialvården: http://www.tietosuoja.fi/uploads/url67adp78.pdf Kontaktuppgifter till dataskyddsansvarig Jan Selén Telefon: 019/27811 (växel) jan.selen@folkhalsan.fi Förhållningsregel om information till klienten vid hantering av personuppgifter: anvisningar www.tietosuoja.fi Dataskyddsbeskrivning: Modellblankett och anvisningar på sidan: http://www.tietosuoja.fi/uploads/pyt8v09dr3cvr.pdf och http://www.tietosuoja.fi/uploads/20v8k_2.pdf jan Klientens samtycke till användning/överlåtelse av konfidentiella uppgifter: Dataskyddsombudsmannens handbok http://www.tietosuoja.fi/uploads/z0fmxdt_1.pdf Beskrivning av hur personalen utbildas i dataskyddsfrågor och dokumentförvaltning och hur deras kunnande på detta område säkerställs (närmare information i socialvårdens klientdokument: http://www.sosiaaliportti.fi/file/eef14b19-bacf-4820-9f6e- 9cc407f10e6d/Sosiaalihuollon+asiakasasiakirjat.pdf (på finska)) Introduktionen av nyanställd personal tar fasta på dataskyddsfrågor och dokumentförvaltning Folkhälsan Syd ordnar återkommande utbildning i dataskydd och dokumentation. Enhetsansvarig ansvarar för att personalens kunnande är tillräckligt inom området. avi21u1 17/19

En serviceproducent som upprätthåller ett klientregister ska göra upp en registerbeskrivning enligt 10 i personuppgiftslagen även i det fall att serviceproducenten verkar i ett annat företags lokaler. Registerbeskrivning (om en sådan inte ingår som bilaga): dataombudsmannens anvisning och blankett: http://www.tietosuoja.fi/uploads/sx3lwv97l_1.pdf och http://www.tietosuoja.fi/uploads/3f7o1lq64njkim_3.pdf Andra broschyrer om dataskydd finns på sidan http://www.tietosuoja.fi/27255.htm: Behandlingen av uppgifter i användarlogg enligt personuppgiftslagen, Gör upp en dataskyddsbeskrivning, Personuppgiftslagen som guide!, Rättelse av en uppgift som ingår i ett personregister, Kontroll av uppgifter som ingår i ett personregister, Påföljdssystemet enligt personuppgiftslagen Beskrivning av hur arkiveringen av handlingar har ordnats (det är viktigt att privata socialserviceenheter på förhand avtalar med klienternas hemkommun om arkiveringen av handlingarna för klienter som lämnat enheten) Enligt produktionsavtalet med kommunen returneras pensionärens handlingar till hemkommunen efter att pensionären lämnat enheten. Beskrivning av hur informationsgången ordnas med de andra aktörerna som deltar i servicehelheten för klienten Sjukskötaren kontaktar hälsovårdscentralen vid behov av vårdingrepp som inte kan utföras på enheten. Sjukskötaren tar kontakt per telefon eller med fax. Egenvårdaren tar också kontakt med hjälpmedels- och vårdmedels centralen ifall det finns behov. Vid hjälpmedels centralen får pensionärerna låna gratis hjälpmedel för att underlätta vardagen. Från vårdmedels centralen kan vårdarna söka t.ex. blodsockermätare, stickor och urin- och stomipåsar. Kommunens kontaktperson kontaktaktas vid behov när en vårdplats blir ledig. Utvecklingsplan för hanteringen av klientuppgifter Fortsatt kontinuerlig utbildning för personalen i dokumenthantering 13. EGENKONTROLL AV SERVICE SOM PRODUCERAS SOM UNDERLEVERANS Beskrivning av enhetens förfarande för övervakning av kvaliteten på tjänster som upphandlats av underleverantörer Vid beställning av varor till huset kontrolleras att rätt varor har anlänt och rätt mängd som det står på bifogad forsedel jämnfört med beställningen Förteckning över underleverantörer - Utvecklingsplan Fördjupning av personalens kunskap i värdig död samt att förbättra perosonalens tankesätt att arbeta mot en god och och värdefull vardag fast pensionären bor på ett grupphem. 14. UPPFÖLJNING OCH UTVÄRDERING AV GENOMFÖRANDET AV EGENKONTROLLEN avi21u1 18/19

Beskrivning av uppföljningen av genomförandet av enhetens egenkontroll Planen för egenkontroll bygger på Folkhälsans lednings- och kvalitetssystem. Systemet omfattar mål, mätetal och rapporteringar vilket garanterar en kontinuerlig uppföljning. Beskrivning av processen för uppdatering av planen för egenkontroll Enhetsansvarig för enheten ansvarar för att planen för egenkontroll uppdateras enligt följande: 1. Då det sker en förändring i någon av de punkter eller bilagor som hör till denna plan 2. Årligen under september månad sänder planen till ansvarig ledningsgruppsmedlem för äldreomsorg för godkännande. Tidigare versioner av plan för egenkontroll överförs i en mapp avsedd för ändamålet och förvaras i 10 år. Uppdateringarna godkänns av äldreomsorgschefen Egenkontrollplanen ska vid behov uppdateras. Ändringar som gjorts i anvisningar eller förhållningsregler ska utan dröjsmål införas i egenkontrollplanen och planen ska fastställas årligen även om den inte ändrats. Ort och tid Vanda den 19.1. 2015 Underskrift (Planen för egenkontroll godkänns och fastställs av verksamhetsenhetens ansvariga föreståndare) Namnförtydligande Monica Printz avi21u1 19/19