Lokal styrning av TRIS Stöd i arbetet
Vad syftar dokumentet till? I TRIS har vi en styrning på två nivåer där TRIS Länsstyrgrupp ansvarar för den länsgemensamma modellen och de lokala styrgrupperna för implementeringen av densamma, d v s styrning och uppföljning av TRIS-teamens arbete. De lokala styrgrupperna beslutar själva hur de vill organisera sitt arbete utifrån sitt uppdrag, men har efterfrågat stöd i form av riktlinjer att förhålla sig till. Länsstyrgruppen har därför tagit fram detta dokument som vi hoppas ska vara till hjälp. Organisationen och styrningen av TRIS beskrivs i styrdokumentet och förtydligas ytterligare i dokumentet Uppdrag och Mandat i TRIS. I det sammantagna arbetet med att utveckla styrningen av TRIS, har vi valt att utgå från SPel-rapporten Från mötesproffs till utvecklingsmotor en skrift om framgångsrikt styrgruppsarbete 1. Samtliga dokument finns på TRIS webbplats i dokumentbanken. Länsstyrgruppen för TRIS 2015-08-28 (Dokumentet senast reviderat 2016-06-02. Endast formaliaändringar aktuella) 1 Margareta Ivarsson, Gunilla Ivarsson, Andreas Sävenstrand, Anders Axelsson, SPeL-rapport nr 11 2013, SPeL - Strategisk påverkan & Lärande, Europeiska Socialfonden. 1
Att tänka på Ska separat styrgrupp utses? De lokala samverkangrupperna, LSG, kan välja att utse en separat styrgrupp eller att själva utföra uppdraget. Att utse en separat styrgrupp rekommenderas då det ger större möjlighet att bemanna med rätt kompetens - styrgruppsmedlemmen behöver i så hög utsträckning som möjligt arbetar nära TRIS. Genom en separat styrgrupp tydliggörs uppdrag och tidsåtgång för den lokala styrningen. Fokus på en uppgift ger också högre effektivitet i arbetet. Om LSG istället är styrgrupp behöver de säkerställa att tillräckligt mycket tid är avsatt för styrgruppsarbetet. Vilka ska ingå i den lokala styrgruppen? I de lokala styrgrupperna ska det finnas minst en representant från Arbetsförmedlingen, Socialtjänsten, Försäkringskassan, primärvård och psykiatri. Säkerställ att berörda kliniker samt privata vårdcentraler innefattas i representationen. Lämpligt är att psykiatrin representerar samtliga kliniker som ingår i TRIS. Styrgruppsmedlemmens uppdrag och mandat För uppdraget krävs beslutsmandat. Mandatet behöver diskuteras internt och ska vara förankrat hos dem man representerar. Medlemmen har i uppgift att sprida lärande mellan TRIS och den egna organisationen och ansvarar för att det finns uttalade fora för detta fora för förankring samt inhämtande av frågor och synpunkter till styrgruppen. Minnesanteckningar vidarebefordras till dem man representerar. Styrgruppsmedlemmen är även behjälplig när processledaren behöver kommunicera ut aktuell TRIS-information till team och ingående parter. Ordförandeskap För ett effektivt arbete krävs en ordförande som leder styrgruppens arbete. Rekommendationen är ordförandeskap som löper på minst ett år. Ett uttalat ordförandeskap underlättar också kontakten mellan processledaren och den lokala styrgruppen. Ordföranden sammankallar till möten och sammanställer dagordning. Den lokala processledarens roll i styrgruppsarbetet Där lokal processledare finns kan den med fördel fungera som en förlängd arm i styrgruppsarbetet. Då en lokal processledare vanligen arbetar på uppdrag av flera styrgrupper, ger det ett lärande styrgrupperna emellan. Det blir också en enkel väg in för teamen till styrgrupperna och en smidig samarbetspartner för processledaren för TRIS. 2
Hur ofta hålls styrgruppsmöten? Ett bra riktmärke är att styrgruppsmöten hålls en gång varannan månad och att det finns rutiner för hur beslut kan fattas mellan varje möte, exempelvis via mejl. När är vi beslutsmässiga? Styrgrupperna behöver definiera vad som krävs för att styrgruppen ska vara beslutsmässig. Krävs en viss procents närvaro vid mötet eller kan synpunkter och ställningstaganden lämnas på annat sätt inför mötet? Ersättare Ersättare till styrgruppen bör endast sättas in vid längre tids frånvaro. I övriga fall läser medlemmen in sig på aktuella handlingarna för att kunna lämna synpunkter eller ställa frågor via ordföranden, inför mötet. Samspel med TRIS-team Kommunikation, styrning och uppföljning Säkerställ att det är tydligt uttalat hur teamen bäst kommunicerar med styrgruppen. Ta fram rutiner för att löpande och strukturerat inhämta information från TRISteamen gällande deras teamsamarbete och arbetet enligt TRIS-processen. Andra verktyg för strukturerad uppföljning kan vara: Enkätuppföljningar Dialogdagar Stöd och utveckling Styrgruppen arrangerar en gemensam utvecklingsdag för teamen, så kallad TRISdag, en gång per år. Styrgrupper med färre team arrangerar med fördel gemensamma TRIS-dagar. Teamen får då större kontaktytor och bättre förutsättningar för lärande. TRIS-teamen erbjuds även finansiering av utvecklingsdag utifrån ansökan. Finansieringen utgår från aktivitetspengen och täcker kostnader för mat och lokal. Samspel med processledaren för TRIS Processledaren för TRIS har till uppgift att vara metodstöd till de lokala styrgrupperna. Processledaren deltar vid ett styrgruppsmöte per termin, därutöver utifrån behov. Inbjudan går ut via ordförande eller lokal processledare. Processledaren för TRIS deltar även vid planering och genomförande av de lokala TRIS-dagarna. 3
Samspel med TRIS Länsstyrgrupp TRIS Länsstyrgrupp förankrar lokalt innan beslut gällande den länsgemensamma modellen. Förankringen sker via processledaren för TRIS. Frågor från den lokala styrgruppen till länsstyrgruppen lyfts antingen in via processledaren för TRIS eller via ordförande i länsstyrgruppen Styrgruppens praktiska arbete Inför mötet Samtliga medlemmar ansvarar för att anmäla punkter till dagordningen Mötespunkterna har tydliga frågeställningar och vid behov underlag, så att möjlighet till föreberedelse finns Kallelse och dagordning samt övriga underlag, skickas ut av ordföranden ca en vecka innan mötet Vid frånvaro lämnas eventuella synpunkter till ordföranden i förväg. Under mötet Styrgruppens möten leds av ordföranden. Ett öppet, rakt och ärligt klimat krävs då styrgrupperna ibland behöver hantera känsliga frågor och frågor som är personrelaterade. Tydliga minnesanteckningar skrivs där ställningstagande, beslut och ansvar framgår. Medlemmarna är aktiva. Olika uppfattningar kommer till tals och förslag problematiseras. Efter mötet Utifrån det som beslutats arbetar medlemmarna med aktuella frågor mellan styrgruppsmöten Medlemmarna fungerar som talespersoner för TRIS och dess syfte. Frågor och beslut från styrgruppen kommuniceras med de egna teamrepresentanterna och hemorganisationen i övrigt. Lokala styrgruppen lyfter vid behov in frågor till länsstyrgruppen via processledaren eller ordförande för TRIS Länsstyrgrupp. 4