listen to the world! kommunikationsplan festival Västra Götaland
Kommunikationsplan Listen to the world! Festival Västra Götaland KOMMUNIKATIONSPLAN Listen to the World! Festival Västra Götaland vänder sig till dig som under 2009 arbetar publikt med arrangemang inom Listen to the World! i Västra Götaland. Kommunikationsplanen ger dig en överblick av vad som görs av festivalorganisationen och var ditt arbete kan ta vid. Gränsen är ibland flytande genom samtal finner vi bästa formen för ett gott resultat. Läs den som inspiration, och om du vill, som guide syftet är att i september presentera en givande upplevelse för publiken. Vad finns med i kommunikationsplanen? Här finner du en kortfattad beskrivning över vad festivalen är ur ett praktiskt kommunikationsperspektiv. Vad festivalen är - kort om tänket bakom festivalen Kommunikationsarbetet kommunikationskanaler och vem som gör vad Gemensamma marknadsföringskanaler överlappande områden Tidsplan delmål för Listen to the World! Festival Västra Götaland Checklista kom-i-håg inför informationsspridning + deadlines Kontaktuppgifter hur vi håller kontakten Vad är festivalen? Listen to the World! är ett gemensamt steg framåt för musik och ljudkonsten i Västsverige ett steg för såväl publik som konstnärer och arrangörer. I Västra Götaland pågår den mellan 24 september till 4 oktober. Listen to the World! Med mottot Listen to the World! arbetar vi med en tudelad uppmaning: till publiken att skärpa sinnena och höra hur ljudkonsten med sin direkthet kan berika det egna uttrycket och tillvaron i stort; till artister och tonsättare att bjuda in världen, samhället och andra konstformer, i presenterandet av musik och ljudkonst. Ledord är Nyfiken, Öppen och Delaktig. Inspiration och nyfikenhet Festivalens identitet är: mötesplats, forum för nyskapande musiksamarbeten, inspiration för kulturintresserade, utvecklande för konstintresserade, metod- och verksamhetsutvecklare. Här är öppenhet mot olika musikaliska och konstnärliga uttryckssätt centralt. Festival med tydlig efterklang Arbetet är långsiktigt det är genom att i festivalkostym presentera oväntade evenemang, pröva nya sammanhang och ge utrymme för särpräglade möten som vi tillsammans utvecklar och
(forts. Festival med tydlig efterklang) förstärker Västsverige som en stark musikregion. I fokus står att öka nyfikenheten kring ljudkonsten och förbättra möjligheterna att delta både publikt, som arrangör och som samarbetspart. I detta arbete utgör workshops, samtal, prova-på-dagar och oväntade möten mellan publik och musik en viktig del. Det kan betonas att festivalarbetet är en del i ett långsiktigt arbete på flera plan, för ny kontakt publik och arrangörer emellan, lokalt och regionalt, och för att stärka samarbeten mellan konstnärer och arrangörer - sammantaget att stärka konst- och kulturlivet i Västra Götaland. Det är festivalens efterklang, dess sammantagna avtryck, som kan väcka nyfikenhet och ge mersmak. Osäkerhet kring det som ibland uppfattas som svårtillgängligt med ljudkonst vänds med festivalen till något attraktivt och spännande. Detta sker genom det gemensamma arbetet kring temat att lyssna - med öppenhet och nyfikenhet, kreativitet och lust. Förhoppningen är också att alla som på något sätt deltar berikas med nya erfarenheter kring konst med lyssnande i fokus - en egen upptäckarglädje att arbeta vidare med. Internationell festival Den 1 oktober möter Listen to the World! Festival Västra Götaland den internationella festivalen i stor final. Efter 4 dagar i Visby och 3 dagar i Växjö avslutas Listen to the World! ISCM World New Music Days 2009 i Göteborg 1-4 oktober. Festivalorganisationen Festival Västra Götaland/ ISCM i Göteborg Festivalens huvudkontor för Göteborg/Västra Götaland ligger i Göteborg, Gamlestaden på Konst- och kulturutveckling/kultur i Väst 1. Festivalorganisationen utgörs av fyra funktioner: Konstnärlig ledare/ projektansvarig, Programkoordinator för Västra Götaland, Festivalkoordinator samt Kommunikationsansvarig. Du finner namn och kontaktuppgifter till oss som arbetar direkt med dig som samrarrangör på sista sidan. Kommunikationsarbetet När Listen to the World! går av stapeln i Västra Götaland presenteras en mångfald av arrangemang. Konserter, föreställningar, möten, workshops och nätverksträffar, filmskapande och dans för att nämna några. Varje samarrangör deltar utifrån sina förutsättningar. Du kan lägga in ett arrangemang i samband med redan planerade programpunkter eller ha Listen to the World! som ett separat arrangemang du avgör själv på vilket sätt ditt arrangemang blir en del av festivalen. Diskutera gärna med Programkoordinatorn. 1 På uppdrag av Västra Götalandsregionens kulturnämnd arbetar förvaltningen Kultur i Väst med att stärka konst- och kulturlivet i Västsverige. Under 2009 arbetar förvaltningen med särskilt uppdrag att samordna arbetet med Listen to the World! Festival Västra Götaland. Till detta arbete bjuds alla intresserade in att delta i det långsiktiga arbetet att stärka kulturlivet på det sätt som var och en själv väljer. För Kultur i Väst består uppdraget även av att arrangera och genomföra den Västsvenska delen av den internationella festivalen och kongressen Listen to the World! ISCM World New Music Days 2009. Kultur i Väst består av verksamheterna Konst- och kulturutveckling, Musik i Väst, Regionbiblioteket samt Kultur:Väst. ISCM står för International Society for Contemporary Music.
Publikarbete Ett huvudmål för arbetet med festival är att inspirera och berika invånarna i Västsverige med konstnärliga uttryck i nya sammanhang. Här är ditt arbete ovärderligt och den lokala kännedomen avgörande. Det är du som samarrangör som känner din publik och på vilket sätt du kan använda festivalen för att vidga förväntan och utbudet på din scen/mötesplats. Kanske har du ett pågående publikarbetsprocess igång sedan tidigare använd festivalen som ingrediens! Kanske en workshop eller en samtalskväll kan planeras in för att kommunicera kommande Listen to the World!-arrangemang? Som samarrangör väljer du själv dina målgrupper. Vänd dig gärna till festivalorganisationen och diskutera publikarbetet. Festivalen i stort vänder sig till alla som intresserar sig för konst oavsett konstart (musik, dans, performance, bild, form mm.) Det är genom dig publiken hittar festivalens lokala arrangemang och som gör Listen to the World! rik. Samordning Med festivalorganisationen kan du diskutera hur du hittar publik till arrangemangen och förstås om kommunikationsvägar. Vi håller fokus på att guida och bistå dig som samarrangör. Det handlar både om att undvika krockar i kommunikation med media som att finna bästa vägarna för publiken att nå information, både till vad du arrangerar lokalt som vad festivalen har att erbjuda i det stora hela. Avsändare Du använder ditt eget varumärke och producerar ditt eget marknadsföringsmaterial. Listen to the World!-arrangemang anges med festivalens logotyp efter överenskommelse. Gemensamma marknadsföringskanaler Listen to the World! Festival Västra Götaland är en del av en internationell festival som kommuniceras på flera nivåer. I samråd ser vi till att få bästa spridning och använda den internationella festivalens lyskraft i kommunikationsarbetet för ditt arrangemang. Rikskonserter kommunicerar den internationella delen av festivalen, d.v.s. ISCM-konserterna och den turnerande internationella kongressen som hålls i Visby, Växjö och Göteborg. Den nationella och regionala kommunikationen organiseras av Västra Götalands festivalorganisation. Med start i april sänds Pressmeddelanden och Nyhetsbrev ut från festivalorganisationen. Publiken anmäler sitt intresse att få denna information i nyhetsbrev på. Nyhetsbrev Innehållet i Nyhetsbrevet (digitalt) utgörs av arrangemangen i Västsverige. Vi tar med information om ditt/dina arrangemang om så önskas. Du sänder in information till oss och tillsammans kommer vi överrens om vem som gör vad och när. Därtill kommer ditt arrangemang beskrivas på den nationella hemsidans del för nyhetsbrev.
Mediabearbetning Mediabearbetning sker både på regional och lokal nivå. Pressmeddelande sänds ut från festivalen men det är du som samarrangör som har huvudansvaret för din media- och publikkommunikation av dina arrangemang. Annonsering Festivalen annonseras i rikspressen (Svenska Dagbladet, Dagens Nyheter, Göteborgs-Posten och Metro). Annonserna kommer att innehålla generell information. Du annonserar själv ditt lokala arrangemang. Programbok Programbok för Västra Götaland produceras av festivalorganisationen. Den kommer att innehålla alla festivalens samarrangemang och beräknas utgöra en limmad bok om 80 sidor, upplaga om ca 13 000 ex. (ej fastställt). Det regionala pappersprogrammet arbetas fram under juni. Materialdeadline är onsdag 10 juni. Programmet distribueras från 25 augusti. Deadline för programmet på webbsidan ligger senare, måndag 31 augusti. Webbsida (festivalen nationell/regional/lokal). Information om ditt arrangemang kommer att finnas på hemsidan. Denna kan länkas till din egen hemsida och vice versa. Du sänder in information på svenska (och engelska om du vill få ut informationen på engelska). Logotyp Festivalens logotyp sänder vi till dig i samband med den gemensamma planeringen. Facebook.com På Facebook finns den global nätverksgruppen Listen to the World!. Gå med! Dit kan du bjuda in och informera publikgrupper.
Affischer och flyers Affischer och flyers kommer att distribueras till dig. Fundera på hur många affischer du kan behöva (A3). På affischerna finns utrymme för dig att strajpa med din egen scens tider/artister/ program. Festivalen lanseras med tre bilder (olika tillstånd om man så vill). Festivalbilden ser du på flyern nedan.
Tidsplan Mycket av tidsaxelns information är ungefärlig eftersom vi är många som arbetar parallellt. Nedan följer festivalorganisationens tidsplan där den berör Listen to the World! i Västra Götaland och samarrangörernas arbete. Innehåll i pressmedelanden och nyhetsbrev kommer vi överrens om tillsammans. Mars publiceras och fylls löpande på med information. 1:a nationella pressmeddelandet. ISCM-tonsättare och verk tillkännages (nationell info). April Regionalt Nyhetsbrev I Pressmeddelande I med enstaka highlights. Material in till hemsidan Maj Regionalt Nyhetsbrev II Pressmeddelande II (Nationell programbok deadline) Material in till hemsidan Juni Deadline 10 juni regional programbok Regionalt Nyhetsbrev III Nationella annonser i tidskrifter och festivalprogram Evenemangskalendrar Material in till hemsidan Juli (semesteruppehåll) Augusti Formgivning regionalt program Pressmeddelande III och IV Regionalt Nyhetsbrev IV o V Material till hemsidan deadline 31 augusti Annonser i dagspress från 23 aug (söndag) Biljettsläpp för alla konserter 24 augusti Distribution av programbok 24 augusti September Material till hemsidan för slutgiltiga ändringar (görs löpande) Pressmeddelande V Regionalt Nyhetsbrev VI Genomförande av Listen to the World! Festival Västra Götaland
Oktober Genomförande av ISCM-dagarna i Göteborg 1-4 oktober Frågor för utvärdering (ut) November / December Utvärdering (Redovisning av utvärdering beräknas till 2010 första månader.) CHECKLISTA Vi stämmer gemensamt av vem som gör vad och när det görs. Listan är ett stöd för minnet med det som behövs till programbok/webb och du kompletterar förstås själv med den information du tycker behövs. Kontaktperson på plats Namn - informationsansvarig och presskontakt Telefonnummer E-post Eventuellt faxnummer Spellokal/scen/mötesplats Adress Vägbeskrivning (busslinje/hållplats o annat matnyttigt) Eventuell info om rullstolsramp/café/utskänkning/åldersgräns m.m. Biljetter Pris Försäljningsställe Telefonnummer för bokning/webbadress Föreställning/Konsert/Artist (konstnär/dansare/filmare/tonsättare m.m.) Föreställningens namn/titel/verk Beskrivning av akten / ev. instrument (både för programinfo och pressmaterial) Kontaktväg (tfn/epost för presskontakt) Kontaktväg (om ej direkt med artisten) Bild För webben (72 dpi) Högupplöst för program och pressmaterial (minst 300 dpi) Fotografens namn och vad bilden föreställer OBS! Rättighet att använda bilden ansvarar den lokala arrangören för
Länkadresser Att länka till och från Andra webbadresser för festivalen att känna till? (Vi förbehåller oss rätten att korta och ändra i insända texter.) Lokal marknadsföring Publikarbete - nytänk och arbete med inarbetade publikgrupper, bolla gärna idéer med oss! Mediebearbetning för det egna arrangemanget Använd sammanhanget för god uppmärksamhet Västsvensk/internationell festival Regional marknadsföring Nyhetsbrev Pressmeddelande Programbok Webbsida med information och länkning Affischer Flyers Deadline för material till programboken är onsdag 10 juni. Informationsmaterial sänder du till: festivalinfo@vgregion.se Deadline för material till hemsidan är måndag 31 augusti. Kontaktuppgifter Kommunikationsansvarig Maria Stålhammar: 031-705 17 21, 0705-08 65 00 maria.stalhammar@vgregion.se Programkoordinator Festival Västra Götaland Magnus Lemark: 031-705 17 22, 0738-21 00 04 magnus.lemark@vgregion.se Hemsida festivalen: Hemsida festivalorganisationen i Västra Götaland: www.konstochkultur.vgregion.se Konstnärlig ledare och projektansvarig Nils Wiklander Mer information om Listen to the World! finner du på