Egen bil i tjänsten November 2013 Presentation till Eskilstuna kommun Engelbrektsgatan 28 SE-411 37 Göteborg Sweden Phone +46 31 778 18 50
Innehållsförteckning 1. Introduktion 2. Omvärldsanalys 3. Eskilstuna kommun 4. Sammanfattning & rekommendationer 2
Introduktion Genomförda intervjuer Under utredningsarbetet har 30 personer intervjuats och urvalet baseras på deras kompetens och position inom och utanför Eskilstuna Aktör Antal (hittills) Eskilstuna kommun 12 Övriga kommuner 15 Övriga institutioner 3 Totalt 30 30 intervjuer har genomförts med syftet att ta reda på de interna och omvärldsliga faktorerna som påverkar arbetet att ta fram en resepolicy Under utredningen har ett flertal personer intervjuats och personer har valts ut baserat på deras kompetens och position Intervjuer med medarbetare inom Eskilstuna kommun omfattar främst enhetschefer och utvecklingschefer Urvalet av kommuner som intervjuats för jämförelsen baseras på tillgängliga rapporter samt deras storlek (flera av dem är i samma storleksordning som Eskilstuna) En förteckning över hittills genomförda intervjuer med kontaktuppgifter presenteras på kommande sidor 3
Introduktion Genomförda intervjuer Nedan visas en sammanställning av de 12 personer som intervjuats från Eskilstuna kommun Kommun/bolag Namn Position Eskilstuna kommun Eskilstuna kommun Agne Saläng och Leif Sköldberg Anders Hagander Enhetschefer (rektorer) för Rinmangymnasiet, barn- och utbildningsförvaltningen Utvecklingschef, staben, samt enhetschef för överförmynderiet, arbetsmarknads- och familjeförvaltningen Eskilstuna kommun Anna Bergfors Fall Projektsamordnare, stadsbyggnadsförvaltningen med ansvar för hållbara resor Eskilstuna kommun Birgitta Gillberg Enhetschef (rektor) för musikskolan, kultur- och fritidsförvaltningen Eskilstuna kommun Josephine Härdin Enhetschef för Strategi och planering, vuxenförvaltningen Eskilstuna kommun Kristina Nylander Personalchef på barn- och utbildningsförvaltningen Eskilstuna kommun Lena Erlandsson Enhetschef familjerätten Eskilstuna kommun Marianne Westman Enhetschef för stödcentrum för barn och unga, barn- och utbildningsförvaltningen Eskilstuna kommun Mohammad Deravian Chef för fordonsenheten Eskilstuna kommun Sven-Erik Hjortgren Enhetschef Familjehem Eskilstuna kommun Tryggve Lundh Utvecklingsdirektör och chef för bland annat Nämndadministration, kommunledningskontoret 4
Introduktion Genomförda intervjuer Nedan visas en sammanställning av de 18 personer som intervjuats från andra kommuner och organisationer Kommun/bolag Namn Position Telefonnr Alvesta Marita Lorentzon Miljösamordnare 0472-150 78 Borgholm Tommy Lindström Energi- och klimatrådgivare 0485-880 43 Botkyrka Gunilla Isgren Projektledare, analyser och strategiska frågor klimat & miljö 08-530 611 41 Fagersta Eva With Norra Västmanlands Kommunaltekniska förbund 0223-445 27 Falköping Ida Helander Strategisk utvecklare miljö 0515-88 52 40 Huddinge Katarina Persson Miljöstrateg 08-535 313 97 Köping Hans Eriksson Fordonsansvarig 0221-252 99 Landskrona Göran Dymling Tf. Personalchef 0709-470 090 Osby (Hässleholm och Östra Göinge) Charlotta Gibrand Energi- och klimatrådgivare 044-775 61 79 Strängnäs Eva Lundgren Fordonsansvarig 0152-291 19 Sundsvall Ylva Jakobsson Tf. Miljöchef 070-576 76 57 Varberg Ann-Christin Rosengren Personalsekreterare 0340-885 80 Öckerö Robert Lindberg Informatör 031-97 88 22 Örebro Anna-Carin Lagsten Personalstrateg 019-212 445 Östersund Anne Vågström Område HR - ansvarig för resepolicyn 063-14 46 63 Gröna Bilister Martin Prieto Beaulieu Marknadsanasvarig 018-320 220 Sveriges Ingenjörer Erik Lardnäs Rådgivare arbetsrätt 08-613 80 00 Trafikverket Christer Strömberg Ansvarig för utbildningsmaterial om mötes- och resepolicy 070-323 46 18 5
Innehållsförteckning 1. Introduktion 2. Omvärldsanalys 3. Eskilstuna kommun 4. Sammanfattning & rekommendationer 6
Omvärldsanalys Trender Den övergripande trenden bland tillfrågade kommuner är att resepolicyerna uppdaterats nyligen eller planeras att uppdateras inom en snar framtid Kommun Policy uppdaterad Alvesta 2012 Borgholm 2011 Botkyrka 2011 Fagersta 2012 Falköping 2012 Huddinge* 2007 Köping 2012 Landskrona* 2000 Osby 2009 Strängnäs 2013 Sundsvall 2009 Varberg 2009 Örebro 2008 Östersund 2010 * Dessa kommuner funderar på en uppdatering En trend som är tydlig för de flesta kommuner är att arbetet med resepolicyer har blivit mer aktivt Ofta beror detta på ambitiösa miljömål och politiskt driv Av de kommuner som intervjuats har endast tre en resepolicy äldre än 3 år Detta gör att det inom de olika kommunerna finns aktuell erfarenhet och kunskap om vad en kommun vid utformning av en resepolicy bör tänka på 7
Omvärldsanalys Syftet med resepolicy Resepolicyer finns i många kommuner idag och under de senaste åren har de på flera håll skärpts till följd av ambitiösa miljömål Alvesta ville ge extra tyngd åt sina miljömål, att bli fossilfria till 2030, genom att formulera en resepolicy" Marita Lorentzon, Miljösamordnare Alvesta Ett mål med vår resepolicy är att underlätta för resor kollektivt" Charlotta Gibrand, Energi- och klimatrådgivare Osby Trenden är tydlig många kommuner instiftar mycket ambitiösa miljömål och inför därför även strikta resepolicyer för att minska utsläpp relaterade till transporter" Martin Prieto Beaulieu, Gröna Bilister Många kommuner arbetar idag mer aktivt med sina resepolicys än de gjort tidigare Detta är till största delen en följd av att kommunerna formulerat striktare miljö- och utsläppsmål Transporter utgör ofta minst en tredjedel av kommunens sammantagna koldioxidutsläpp, vilket gör att många valt att införa en resepolicy Syftet med resepolicyn är att göra det lättare för de anställda att välja färdmedel som har lägre klimatpåverkan, vilket gör att kommuner köper in t.ex. miljöbilar, cyklar och kollektivtrafik-kort På vissa håll, exempelvis i Alvesta testas nu en modell med klimatkompensation för olika färdmedel för att ytterligare ge tyngd åt resepolicyn och miljömålen 8
Omvärldsanalys Legala aspekter Legala aspekter har inte utgjort ett hinder vid utformningen av resepolicyer, vid förbud av egen bil i tjänsten bör dock bilavtal ses över Egen bil i tjänsten är inte någon juridisk rättighet som en arbetsgivare är skyldig att erbjuda" Martin Prieto Beaulieu, Gröna Bilister När vi utformade vårt utbildningsmaterial till kommunerna så framkom inga juridiska aspekter att ta hänsyn till, förutom förmånsbeskattning i de fall kommunen subventionerar exempelvis kollektivtrafikkort" Christer Strömberg, Trafikverket Arbetsgivaren har rätt att förbjuda egen bil i tjänsten, däremot kan arbetsgivaren inte styra hur medarbetarna tar sig till och från arbetet utanför arbetstid" Erik Lardnäs, Rådgivare i arbetsrätt, Sveriges Ingenjörer De legala aspekter som tagits hänsyn till är framför allt att policyn endast gäller resor i tjänsten, samt att anställningsavtal som innehöll någon form av bilavtal fasas ut" Marita Lorentzon, Miljösamordnare Alvesta Vid utformandet av resepolicys har arbetsgivaren juridiskt rätt att styra hur de anställda reser i tjänsten Arbetsgivaren är alltså inte skyldig att ersätta resor med egen bil i tjänsten om detta inte är tillåtet Arbetsgivaren kan inte styra hur den anställde tar sig fram och tillbaka till arbetet från hemmet, utanför arbetstid Ett flertal kommuner har haft en stor del anställningsavtal som innehållit någon form av klausul för användande av egen bil i tjänsten Bilavtal tillåter eller förutsätter att den anställde måste ha egen bil i tjänsten och detta bör förhandlas bort från anställningsavtalen innan en ny resepolicy införs Flera kommuner har fasat ut bilavtalen och inte inkluderat denna del i nya avtal, detsamma gäller för eventuellt subventionerade parkeringsplatser Legala aspekter har inte utgjort ett hinder vid utformning av resepolicyer för vissa av de intervjuade kommunerna 9
Omvärldsanalys Legala aspekter Arbetsmiljömässigt har skärpningen av resepolicyerna inte inneburit någon negativ påverkan för medarbetarna Det är viktigt att göra det lätt för personalen att göra rätt val när det gäller transporter, det gör vi genom att bygga upp rätt struktur och systemstöd" Ida Helander, Strategisk utvecklare miljö Falköping Huddinge är nu i ett läge där vi ser över våra system och bygger upp dem inför en uppdatering av resepolicyn" Katarina Persson, Miljöstrateg Huddinge Arbetsmiljömässigt är det snarare bättre än sämre att utesluta egen bil i tjänsten, det gör det lättare att säkerställa bilens säkerhetsnivå, bränsleförbrukning och service" Arbetsmiljömässigt menar flera intervjurespondenter att skärpningen av resepolicyerna inte har inneburit någon försämring för medarbetarna För alla inblandade är det bättre ur försäkringssynpunkt att kommunens bilar nyttjas, kommunen kan även styra bilarnas bränsleförbrukning, service och säkerhetsnivå Om kommunen bygger upp ett fungerande system för att de anställda ska kunna välja rätt blir de arbetsmiljömässiga upplevda inskränkningarna mindre De reaktioner som har varit negativa har ofta rört parkering av egen bil, eftersom fler kommuner nu tar ut högre avgifter på parkeringarna som ett incitament för de anställda att åka mer kollektivt Ylva Jakobsson, Biträdande miljöchef Sundsvall 10
Omvärldsanalys Legala aspekter Olika ersättningsnivåer beroende på vilken bil (miljöklassning etc.) som nyttjats används inte då det är svårt att följa upp I framtiden utesluter jag inte att en modell med olika ersättningsnivåer kan användas, men jag tror inte att vi någon gång kommer att gå så långt som att erbjuda den lägsta avdragsgilla ersättningsnivån" Ida Helander, Strategisk utvecklare miljö Falköping För oss blev det för svårt att införa olika ersättningsnivåer utifrån uppföljningssynpunkt, dock gynnas samåkning ersättningsmässigt" Charlotta Gibrand, Energi- och klimatrådgivare Osby Vi diskuterade olika ersättningsnivåer men beslutade att inte införa det på grund av att det hade blivit svårt att följa upp" Marita Lorentzon, Miljösamordnare Alvesta Generellt använder sig kommuner med strikta resepolicys inte av olika ersättningsnivåer beroende av miljöklassning etc. Gemensamt för flera kommuner är att de diskuterade olika ersättningsnivåer men uteslöt det ur policyn Skälet till att det inte togs med var enligt flera tillfrågade att det skulle vara svårt att följa upp och betala ut nivåbaserad ersättning Ett annat problem som identifierats är att kommunerna skulle vara tvungna att skapa mycket specifika definitioner av bilar som passar in i de olika ersättningsnivåerna I de fall olika ersättningsnivåer har diskuterats har kommunerna inte sett några legala hinder, utan valet att inte implementera detta har snarare berott på bristande systemstöd 11
Omvärldsanalys Införandet av resepolicyn Vid införandet av de olika kommunernas resepolicys har reaktionerna från medarbetarna varit sparsamma, endast i ett fåtal fall har problem uppstått Gensvaret från de anställda har inte varit negativt, de upplever det snarare positivt att kommunen engagerar sig i miljöarbetet" Tommy Lindström, Energi- och klimatrådgivare Borgholm Det är nog viktigt att inte göra alltför stora förändringar på en gång för att undvika världskrig i kommunens organisation" Erik Lardnäs, Rådgivare arbetsrätt Sveriges Ingenjörer Vid införandet av policyn har det varit avgörande att vi har haft ett starkt politiskt driv, vilket jag tror att många kommuner kan tjäna på om de har" Ida Helander, Strategisk utvecklare miljö Falköping Få medarbetare har lämnat negativ kritik, i de fall den kommit fram har det mest handlat om att de är upprörda över att parkeringen inte längre är gratis" Vid införandet av striktare resepolicyer har det sällan uppstått problem i form av motstånd Enligt intervjurespondenterna är det mestadels om kommunen i samband med förändring av resepolicyn även har förändrat parkeringsvillkoren som det har uppstått reaktioner Respondenten från Falköpings kommun menar att det är mycket viktigt att göra det enkelt för personalen att göra rätt val i dessa frågor, varför de lagt stort fokus på att utveckla systemen innan förändring av policy För att motverka negativa reaktioner mot resepolicyn skickades den ut på remiss till alla förvaltningar och reviderades innan den beslutades, på så sätt skapades förståelse i organisationen I Borgholm var reaktionerna på en striktare policy snarare positiva än negativa, eftersom medarbetarna kände att deras kommun tar miljöfrågorna på allvar Anna-Carin Lagsten, Personalavdelningen Örebro 12
Omvärldsanalys Användande av bilpool Användandet av bilpooler är mycket utbrett bland de kommuner som intervjuats och endast två intervjuade kommuner saknar bilpoolslösning Sundsvall har arbetat med bilpool sedan 90- talet, då miljökontoret först införde en, sedan har detta införts på hela kommunens organisation och vi har nu en gemensam bilpool" Ylva Jakobsson, Tf. Miljöchef Sundsvall Bilpoolsbilarna i Alvesta är inte tillgängliga för allmänheten efter arbetstid, då vi bland annat hamnade i konflikt med en biluthyrningsfirma" Marita Lorentzon, Miljösamordnare Alvesta Bilpoolsanvändandet är mycket utbrett bland de kommuner som intervjuats, endast två kommuner saknar någon form av bilpool. Bilpoolerna har dock varierande utformning i olika kommuner En del kommuner anlitar en extern aktör och låter allmänheten få hyra bilarna efter arbetstid, medan andra har helt interna bilpooler Falköping hade tidigare en bilpool men avvecklade inte tjänstebilarna i motsvarande grad. Då effekten av bilpool uteblev beslutade de sig för att avbryta försöket med bilpool Köping står nu inför utformandet av en bilpool som ska öka utnyttjandet av kommunens egna bilar Små kommuner som försökt göra delar av bilpoolsbilarna tillgängliga för allmänheten efter arbetstid 1 har ibland stött på problem med konkurrensen och har därför valt bort denna lösning Kommuner med bilpooler anser att det är ett välfungerande koncept 1) Avser den del av bilpoolen som kommunens verksamhet inte anser sig behöva under vissa tider på dygnet 13
Omvärldsanalys Användande av bilpool Bilpooler ökar utnyttjandegraden av kommunens bilar och många medarbetare upplever i början att det kan finnas risk för bilbrist innan första användning Jag tror att den upplevda risken att det inte skulle finnas bilar tillgängliga vid behov skulle minska om utbytet mellan våra förvaltningar och andelen samåkning skulle öka" Tommy Lindström, Energi- och klimatrådgivare Borgholm Falköping var tidiga med att införa bilpool, men det kombinerades inte med rätt åtgärder och fick därmed inte önskad effekt. Kommunen ämnar dock att införa detta igen" Ida Helander, Strategisk utvecklare miljö Falköping Medarbetarna har ofta förutfattade meningar om användandet av bilpooler innan de införs Ofta handlar det om att de upplever en risk att det inte kommer att finnas bilar att tillgå när de behöver en Dock har intervjurespondenterna pekat på att det är mycket ovanligt att alla bilar är upptagna på samma gång och mycket få klagomål angående detta har inkommit Genom att tillåta visst utbyte mellan förvaltningar med separata bilpooler skulle den upplevda risken att det inte finns tillräckligt många bilar kunna reduceras 14
Omvärldsanalys Uppföljning och effektmätning Uppföljning av resepolicyns efterlevnad sker ofta på förvaltningsnivå, men vissa kommuner har även en central uppföljning några gånger per år Uppföljningen sker i första hand förvaltning för förvaltning men centralt kan de ta fram exakt hur många mil en anställd har kört med tjänstebil och egen bil Tommy Lindström, Energi- och klimatrådgivare Borgholm I Osby och Hässleholm finns goda möjligheter till uppföljning, men den genomförs i dagsläget endast på förvaltningsnivå" Charlotta Gibrand, Energi- och klimatrådgivare Osby Uppföljningen visar en minskning av användandet av egen bil i tjänsten och dessutom en minskning av det totala resandet med ca 1 mil/anställd jämfört med föregående år" Trenden i de kommuner som skärpt upp sin resepolicy är att användandet av egen bil har minskat, men om detta endast beror på resepolicyns utformning eller inte är svårt att avgöra I de flesta kommuner som intervjuats finns goda möjligheter till uppföljning då användningen av kommunens bilar samt egen bil i tjänsten registreras i system De tillfrågade kommunerna följer upp sin resepolicy på olika sätt, antingen per förvaltning eller också även centralt Uppföljningen sker ofta 2-3 gånger per år, med större fokus en gång per år i samband med att kommunens miljörapport skrivs (om en sådan finns) De flesta kommunerna följer upp hur många mil som körs med egen bil i tjänsten genom att kontrollera utnyttjandet i lönesystemet Marita Lorentzon, Miljösamordnare Alvesta 15
Omvärldsanalys Råd till Eskilstuna De tillfrågade kommunerna har gett nedanstående råd till Eskilstuna vad gäller framtagande av resepolicy Två råd till Eskilstuna är att: 1. Säkra att det finns ett politiskt driv 2. Se till att skapa möjligheter för uppföljning från början Ida Helander, Strategisk utvecklare miljö Falköping Se till att säkra revideringen uppåt, helst hela vägen till politikerna för att få driv och tillsätt en arbetsgrupp med olika perspektiv" Ewa Lundgren, Fordonsansvarig Strängnäs Diskutera målet med resepolicyn och vad de prioriterar högst Miljö vs personalpolitik Detta ger en helhetsbedömning så att kommunen kan förmedla att de aktivt tagit ställning, på så sätt kan policyn vägleda cheferna i deras framtida bedömning" Anne Vågström, HR-chef Östersund Två råd: 1. Politiskt driv En förutsättning för att projektledaren ska ha mandat och stöd att genomföra förändringen 2. Uppföljningen är ett måste för att förändringarna ska genomföras och kunna motiveras i längden" Gunilla Isgren, Projektledare Botkyrka 16
Innehållsförteckning 1. Introduktion 2. Omvärldsanalys 3. Eskilstuna kommun 4. Sammanfattning & rekommendationer 17
Eskilstuna kommun Tolv personer på Eskilstuna kommun som representerar 60% av ersättningen för egen bil i tjänsten har intervjuats för att få en bild av nuvarande situation Enheter representerade i intervjuunderlaget Övriga enheter Baserat på hur kilometerersättningen är fördelad på de olika enheterna inom Eskilstuna kommun har tolv intervjurespondenter valts ut Intervjuernas syfte har varit att bland annat undersöka följande: Hur användningen av egen bil i tjänsten ser ut idag Hur de ser på användandet av bil- och cykelpool Hur de skulle vilja att en framtida policy är formulerad för att skapa förutsättningar för mer hållbara resor i tjänsten Under perioden juli 2012-juni 2013 betalade Eskilstuna ut 1,6 MSEK i ersättning för egen bil i tjänsten och de intervjuade personerna representerar 60% av den totala kostnadsmassan 18
Eskilstuna kommun För hela kommunen som helhet finns en balans mellan hur fördelningen kvinnor/män och antalet körda mil för kvinnor/män 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Eskilstuna kommun Andel kvinnor Kultur och fritidsförvaltning Andel kvinnliga mil med egen bil Musikskolan men det finns vissa enheter där det är större andel körda mil som är gjorda av manlig personal Varför är det så 1? 1) En detaljerad analys har ej genomförts av anledningarna då denna presentation färdigställdes 19
Eskilstuna kommun Dagens resepolicy De flesta intervjuade enheter har samsyn vad gäller att egen bil i tjänsten skall undvikas och att grundpolicyn tydliggör detta Vi har en grundpolicy att inte använda egen bil i tjänsten I första hand använder vi bilpoolsbilar och endast i sällsynta undantagsfall beviljar vi egen bil Generellt sett använder sig vår enhet av Fordonsenhetens bilar förutom vid kort ställtid för oplanerade möten Vi går eller cyklar och vid längre resor hyr vi bil från Fordonsenheten En majoritet av de intervjuade personerna har en tydlig grundpolicy på enheten som säger att egen bil i tjänsten skall undvikas För längre transporter hänvisas de anställda i stor utsträckning till Fordonsenheten När det kommer till oplanerade möten med kort framförhållning indikerar intervjusvaren dock att det är vanligt att egen bil används Normalt sett skall resor med egen bil godkännas i förväg 20
Eskilstuna kommun Dagens resepolicy På några enheter finns däremot en förväntan att de anställda skall ha tillgång till egen bil i tjänsten för att klara av sina dagliga arbetsuppgifter Det finns en förväntan att man skall använda egen bil i tjänsten. Det har blivit normen. Idag påverkar kravet på egen bil vår rekrytering negativt då alla inte har råd med egen bil Sjuksköterskor som arbetar på flera skolor förutsätts ha egen bil i tjänsten Det är tur att folk vill använda sina egna bilar. Enheten betalar parkeringskostnaderna för egen bil för de personer som kör mycket i tjänsten Det finns i dagsläget ingen policy för att det skall vara ett visst avstånd för att man skall få köra bil. Det finns inte heller någon policy att man måste ta hyrbil från bilpoolen På enheter där resor i tjänsten förekommer dagligen finns generellt sett en förväntan på att personalen skall ha tillgång till egen bil I vissa fall har detta krav en negativ påverkan vid rekrytering av ny personal då inte alla har de ekonomiska förutsättningarna för att ha en egen bil En oklar gränsdragning har också identifierats vad gäller vilka krav (t.ex. med avseende på sträcka) som skall vara uppfyllda för att få resa med bil likväl som om bilen skall komma från poolen eller om den kan vara egen 21
Eskilstuna kommun Dagens resepolicy Tydlighet i dagens resepolicy att alla resor med egen bil i tjänsten skall godkännas i förväg är det flera enheter där detta inte fungerar praktiskt Jag tror inte att chefen tillfrågas innan varje resa med egen bil i tjänsten. Det är nog vanligare att man frågar när man vill använda en bilpoolsbil De kortare resorna som görs med egen bil ber man ej om lov för innan utan sätter upp på reseräkningen Idag har en person av 200 anställda ett generellt tillstånd för att köra egen bil i tjänsten" Enligt grundprincipen för resor med egen bil i tjänsten skall närmaste chef godkänna varje individuell resa med egen bil i förväg Genomförda intervjuer pekar på att detta inte följs i praktiken utan att man snarare har kommit överens om generella principer för när det är OK Kortare resor som inte har större ekonomisk påverkan på enheten följs upp i mindre utsträckning än långa resor Många av dessa kortare resor kan troligtvis genomföras med andra färdmedel alternativt bil från bilpoolen 22
Eskilstuna kommun Dagens resepolicy Det finns ett mörkertal vad gäller körda mil i tjänsten då det finns anställda som använder sin egen bil utan att göra en reseräkning Jag redovisar oftast inte resor som görs med egen bil då det administrativa arbetet är för stort i förhållande till den ersättning jag får Jag använder ibland min egen bil för kortare resor utan att lämna in en reseräkning Ett par av de genomförda intervjuerna har påpekat att det administrativa upplägget kring reseräkningar är ganska tidsödande Det kan leda till att kortare resor med egen bil inte alltid registreras då det tar mer tid än vad det är värt En konsekvens av detta är att egen bil i tjänsten troligtvis används för en del kortare resor där ett mer miljövänligt alternativ hade varit att föredra Detta är dock svårt att kvantifiera då dessa resor ej ingår i statistiken 23
Eskilstuna kommun Dagens resepolicy Åtminstone en tredjedel av den totala ersättningen för egen bil i tjänsten går i dagsläget till personer som inte är anställda av Eskilstuna kommun Jag har inte godkänt en reseräkning för egen bil på år och dagar. Vår utbetalade ersättning på ca 202 000 kr består av ersättning till ca 400 arvoderade gode män som reser inom ramen för sitt uppdrag Överförmynderiet Jag har godkänt reser med egen bil i tjänsten för några tusenlappar förra året. Resten av de ca 362 000 kr som betalats ut har gått till milersättning för de 180 stödfamiljer som finns inom ramen för vår verksamhet. Stödfamiljerna ersätts för skjuts till skola, fritidsaktiviteter och besök hos släktingar Familjehem De två enheterna Familjehem och Överförmynderiet står för ca 35% av den utbetalade ersättningen för egen bil i tjänsten Utbetalningarna inom dessa enheter går dock inte till anställda inom Eskilstuna kommun utan till personer som reser inom ramen för sina uppdrag (t.ex. gode män och stödfamiljer) En framtida resepolicy kommer att ha mycket svårt att påverka dessa personers resmönster från ett praktiskt såväl som juridiskt perspektiv Resepolicyn bör dock formuleras på ett sådant sätt att kommunen underlättar för dessa personer att göra resor med kollektivtrafik eller cykel och incitament för miljövänliga transporter kan vara ett alternativ (t.ex. milersättning även för cykelresor) 24
Eskilstuna kommun Bilpoolen De enheter som använder bilpoolen i större utsträckning är nöjda med såväl tillgänglighet som service och administration Bilpoolen fungerar och har bra service" Fordonsenheten erbjuder en mycket bra service med utkörning och bra servade bilar. Detta är en av anledningarna till att vi inte har enhetsspecifika bilar. Det är värt en extra kostnad att slippa tanka och hantera service på bilarna Vårt centrala läge gör det lätt att använda bilpoolen. Det är ganska smidigt att boka på nätet även om det blivit mycket administration efter den senaste omorganisationen. Det hade varit bra om man kunde få en samlingsfaktura istället för en faktura för varje bilhyrning som gjorts De enheter som frekvent använder sig av Fordonsenhetens bilar är nöjda med den service som erbjuds De förbättringsområden som nämnts har främst berört administrativa frågor såsom att få automatiska förslag på information att lägga in vid bokning samt samlingsfakturor En särskilt uppskattad service är att Fordonsenheten erbjuder utkörning av bilar 25
Eskilstuna kommun Bilpoolen De enheter som inte använder bilpoolen idag saknar kunskap om Fordonsenhetens service och upplever bokningsförfarandet som krångligt Huvudanledningen till att man använder egen bil är att det känns omständigt att ta ut en hyrbil Vi har en egen intern bilpool. Att använda Fordonsenhetens bilar blir för omständigt då vi har behov som kräver snabb utryckning Jag kände inte till att man kan få en bil utkörd från bilpoolen om så önskas De enheter som inte använder bilpoolen beskriver främst två anledningar: De saknar kunskap om bilpoolen De upplever det som krångligt/tar för lång tid Då flertalet av de som använder bilpoolen ofta inte upplever dessa problem är det troligt att brist på kunskap har en avgörande betydelse i utnyttjandet av bilpoolen Vi har egentligen aldrig testat att använda oss av bilpoolen för den dagliga verksamheten. Det finns ingen bra rutin och bokningsförfarandet upplevs som krångligt 26
Eskilstuna kommun Cykelpoolen Stadsbyggnadsförvaltningens cykelpool är uppskattad av de enheter som sitter i samma hus medan övriga enheter känner inte till att den finns Enheten använder cykelpoolen flitigt och det fungerar bra Vi har tillgång till cyklarna i Värjan och de används ibland Jag upplever att det finns tillräckligt med cyklar tillgängligt via Stadsbyggnadsförvaltningens pool Idag används inte elcyklar men det kanske skulle kunna få fler att tänkta sig cykla i framtiden En cykelpool skulle nog locka några och om elcyklar erbjöds skulle det utöka det tänkbara reviret som ej behöver bil Eskilstuna är ingen bra cykelstad. Snörröjningen är dålig Eskilstuna är ett U-land vad gäller cykelbanor De enheter som är lokaliserade i närheten av Värjan känner till den befintliga cykelpoolen och använder sig av den i många fall Övriga enheter tror att tillgänglighet av kommunala cyklar skulle påverka bilkörandet positivt, om än i begränsad skala Eskilstuna upplevs av många som en dålig cykelkommun där cykelbanor saknas och snöröjningen är begränsad, vilket troligtvis påverkar cykelåkandet negativt på vintern Stadsbyggnadsförvaltningen har 40 cyklar och under det första halvåret så lånades en cykel vid 289 tillfällen vilket motsvarar en utnyttjandegrad på ca 5% 27
Eskilstuna kommun Potential till förbättringar De genomförda intervjuerna har påvisat att resor med egen bil inte har varit prioriterat inom flera enheter, vilket tyder på en potential till förbättring Vi har inte haft fokus på hur personalen reser. Vårt synsätt behöver förändras. Vi saknar tänket och det beror nog mest på slöhet Vi borde kunna bli bättre med avseende på hur vi reser i tjänsten Det går naturligtvis att förbättra och minska antalet körda mil med egen bil. Vi har inte tagit till oss detta fullt ut och bara denna intervju kommer leda till en förbättring Flera enheter är väl medvetna om att de inte haft fokus på hur deras personal reser i tjänsten Baserat på de genomförda intervjuerna har ett ökat intresse för att följa upp genomförda resor identifierats En ny resepolicy med god förankring i organisationen och politiken kan fungera som en katalysator för vidare förbättringsarbete Vi följer inte upp kostnaderna för egen bil i tjänsten då det är en mycket liten del av totalbudgeten 28
Innehållsförteckning 1. Introduktion 2. Omvärldsanalys 3. Eskilstuna kommun 4. Sammanfattning & rekommendationer 29
Sammanfattning & rekommendationer Under de senaste åren har många kommuner uppdaterat sina resepolicys genom att applicera ambitiösa miljömål Sammanfattning Omvärldsanalys (1/2) Resepolicyer finns i många kommuner idag och under de senaste åren har de skärpts, ofta till följd av ambitiösa miljömål och tryck på att reducera transporter Ett flertal kommuner har mycket strikta resepolicyer där egen bil endast får användas i yttersta nödfall eller vid enskilda specialfall Slutsatser kring legala aspekter: Legala aspekter har inte utgjort ett hinder vid utformningen av resepolicyer men vid förbud av egen bil i tjänsten bör förekomsten av bilavtal i anställningsavtal ses över Arbetsmiljömässigt har skärpningen av resepolicyerna i stort inte inneburit någon negativ påverkan för medarbetarna Olika ersättningsnivåer beroende på vilken bil (miljöklassificering etc.) som nyttjats används inte på grund av svårigheter med uppföljning 30