CAMPUSSERVICE BASTJÄNSTER OCH UPPDRAG 2015

CAMPUSSERVICE BASTJÄNSTER OCH UPPDRAG 2015 Campusservice är en sektion inom Serviceenheten vid området för infrastrukturstöd och bildades i samband med organisationsförändringen 2013 då flera servicefunktioner samordnades och fördelades enligt geografiska områden, campus för att tillhandahålla likvärdig service i rätt tid och med rätt servicenivå till hela universitetet. Campusservice utför daglig närservice för medarbetare och studenter för att skapa bra arbets- och studiemiljö vid vårt lärosäte. De tjänster som definierats som bastjänster för campusservice utförs vid samtliga campus men lokala avvikelser avseende servicenivå och detaljinnehåll förekommer. Bakgrunden till detta är de individuella behov och förutsättningar som kärnverksamheten har som inte är identiska utan kan skilja sig åt markant mellan olika verksamheter. Campuschefen ska säkerställa att behovet av närservice uppfylls inom ramen för tilldelad budget. I begreppet närservice avses inte bara lokaliseringen utan också graden av följsamhet och i vilken mån servicen tillgodoser och är anpassad efter de aktuella behoven. Bedömningen av detta görs av campuschefen i dialog med verksamhetsföreträdare i avsedda fora på respektive campus. Varje campus ska ha fora för dialog, uppföljning och planering av frågor som berör lokaler och närservice. Varje tjänst har en övergripande tjänsteansvarig som samlar in synpunkter och utvecklar tjänsten för hela universitetet samt svarar på övergripande frågor. Frågor som rör den lokala verksamheten tas i första hand med respektive campuschef. Området för infrastrukturstöd 1 (9) Haraldsgatan 5, Box 100, 405 30 Göteborg www.gu.se

2 / 9 Bastjänster Samtliga tjänster är tillgängliga under ordinarie arbetstider om inget annat är överenskommet. Lokalservice är en grundläggande tjänst för att våra lokaler ska fungera tillfredsställande. Här ingår intern hantering av felanmälan, tillsyn av lokaler samt enklare reparationer och justeringar i lokalerna. Det innebär att campusservice tar emot och förmedlar felanmälningar till fastighetsägaren eller externa entreprenörer/leverantörer samt följer upp och vid behov återkopplar till kund/brukare. Vidare sker rutinmässig rapportering av fel och incidenter och tillsynsrundor i lokaler som exempelvis innefattar kontroll av ljuskällor, inredning, el, lås etc. Lokalservice inkluderar även enklare reparationer av t.ex. lös inredning, lås, byte av ljuskällor, iordningsställande av möbler i ex studentutrymmen och undervisningslokaler vid terminstarter. Planering av lånsiktigt underhåll och genomförande av fastighetsrelaterad service och underhåll utförs inte av campusservice utan av fastighetsägaren eller utsedd entreprenör. Kontaktperson för övergripande frågor: Peter Edwardsson, campuschef, peter.edwardsson@gu.se Lokalplanering är ett strategiskt arbete som innefattar lokaloptimering (högt nyttjande av lokaler), löpande lokalplanering och hantering av behovs- och kravställning inför lokalförändringar. Det innebär att definiera, följa upp och uppdatera ytor och ytanvändning (LOA kvm). Samordna önskemål och behov inför lokalförändringar samt föreslå och driva lokaleffektiviseringsarbete. Det innebär även att ta fram underlag för lokalbudgeten varje år i dialog med respektive hyresgäst/verksamhet. I de fall det finns behov av projektledning vid ombyggnationer och större flyttar kan detta beställas som ett uppdrag. Arbetet planeras och följs upp i lokala campusfora där campuschef och verksamhetsrepresentanter deltar. Kontaktperson för övergripande frågor: Freddy Magnusson, intendent, freddy.magnusson@gu.se Lokalsamordning innefattar samordning av lokalbokning och schemabokning för universitetets anställda och studenter. Tillsammans med fakultetsansvariga på respektive fakultet säkerställer lokalsamordnaren att lokalbokning och schemabokning sker enligt upprättade processer. Vidare utförs lokalt systemunderhåll i TimeEdit för ingående objekt såsom lokaler, kurser, personer, utrustning etc. Lokalsamordnaren ansvarar även för samordning av behov inom campus gällande information, utbildning och utveckling samt statistik för uppföljning av nyttjande och optimering av lokaler. Verksamheter som har undantag från tjänsten enligt överenskommelse: IT-fakulteten, Naturvetenskapliga fakulteten, delar av Konstnärliga fakulteten. Kontaktperson för övergripande frågor: Maria Kanflo, lokalsamordnare, maria.kanflo@gu.se

3 / 9 Användarstöd för AV-utrustning i undervisnings- och konferenslokaler eller motsv. innebär felanmälan och support gällande teknisk utrustning tillhandahållen av universitetet. Den sker vanligen med telefonsupport alternativt på plats vid behov. Om en konferens eller föreläsning kräver en tekniker på plats under bokad aktivitet går det att beställa mot offert. Verksamheter som har undantag från tjänsten enligt överenskommelse: IT-fakulteten, delar av Sahlgrenska akademin, Kontaktperson för övergripande frågor: Peter Edwardsson, campuschef, peter.edwardsson@gu.se Större undervisningslokaler Fr.o.m. 2014 har Området för infrastrukturstöd tagit över ansvaret för ett antal undervisningslokaler, inledningsvis större föreläsningssalar och lärosalar enligt nedanstående lokalförteckning. I tjänsten ingår drift, förvaltning och planering av lokalernas inredning och utrustning samt kostnader för schemaläggning- och lokalbokningssystemet inkl förvaltning och support för bokare. Tjänsten innefattar lokalkostnader inklusive inredning vilka uppfyller krav för fysisk arbetsmiljö, lokalvård enligt basutförande samt befintliga säkerhetsinstallationer och övergripande systemdrift av dessa. Övergripande planering och utveckling av undervisningslokalen sker i samråd med berörda verksamheter vilket kan gälla investering i inredning och teknisk utrustning enligt beslutad standard för dessa undervisningslokaler. Detta gäller genererade kapitalkostnader för genomförda investeringar fr.o.m. 2014. Lokalförteckning http://medarbetarportalen.gu.se/digitalassets/1459/1459466_st--rre-undervisningslokaler-2014_130920.xlsx Tjänsten innefattar inte konferensrum, grupprum och verksamhetsspecifika lokaler eller undervisningslokaler andra än de som specificerats i förteckning. Investeringskostnader och resterande avskrivningar för inredning, teknisk utrustning och säkerhetsinstallationer bokförda 2013 eller tidigare ingår inte. Verksamheter som har undantag från tjänsten enligt överenskommelse: IT-fakulteten, Naturvetenskapliga fakulteten, delar av Konstnärliga fakulteten och Universitetsbiblioteket. I väntan på lokalutredningen görs ingen förändring av tjänsten till 2015. Kontaktperson för övergripande frågor: Freddy Magnusson, intendent, freddy.magnusson@gu.se Avfallshantering innefattar intern hantering av verksamhetens avfall i enlighet med aktuell källsorteringsguide. Den innefattar även beställning och tillhandahållande av utrustning och kärl som behövs för insamling och hantering av avfall samt tillsyn, skötsel och felavhjälpande underhåll av dessa utrustningar. Införskaffning och hantering av kärl för sekretessavfall och hantering av farligt verksamhetsavfall samt beställning av hämtning av farligt avfall från avfallsrum ingår. Tjänsten innefattar även intern transport från miljöstation, källsorteringsmöbel eller motsvarande till avfallsrum och kontakt med avfallsentreprenörer för hämtning och hantering av avfall. Kostnad för avfallshantering såsom behandlingsavgifter, ersättningsavgifter och tömningsavgifter ingår. Campusservice sköter även skyltning och information om avfallsrutiner samt uppföljning av statistik.

4 / 9 Varje enskild anställd ansvarar själv för tömning av verksamhetsavfall, återvinningsmaterial och farligt avfall vilket görs direkt vid anvisad källsorteringsplats. Insamling och transport av restaurangavfall, slamsugning av fett- eller oljeavskiljare och brunnar, samt spolning av rör, avlopp och ledningar ingår inte. Det utgår en kostnad utöver tjänsten för extra kärl och/eller container vid gallringsaktiviteter eller flytt, samt för (pappers) sekretessavfall och sekretesskärl. Verksamheter som har undantag från tjänsten enligt överenskommelse: IT-fakulteten, delar av Sahlgrenska akademin, Kontaktperson för övergripande frågor: Göran Lyckemark, campuschef, goran.lyckemark@gu.se Post-, paket- och godshantering innefattar hantering av in- och utgående post, paket och gods samt tidningar och liknande försändelser. Det innebär sortering samt distribuering och insamling av post till och från anvisad plats 1 gång/dag och distribuering av paket och gods minst 1 gång/dag till och från anvisad plats. Mottagningskvittering görs inte på brevförsändelser. Mottagningskvittering görs på paket och gods som levereras med postbud/distributör. Postbud/distributör kan vid behov hänvisas direkt till beställare. Distribution av kyl och fryspaket görs enligt särskild hantering. Campusservice hanterar även information om priser, rutiner och avtal. Porto debiteras separat för alla typer av post och gods. Tjänsten innefattar inte arkivering och ankomstregistrering, hantering av reklamationer vid skador på inkommande gods eller paketeringsoch adresseringsservice av externt utgående post, paket och gods. Vid behov kan detta utföras mot offert. Distribuering och insamling av post sker till och från anvisad plats 1 gång/dag och distribuering av paket och gods minst 1 gång/dag Lokala tillval kan förekomma i form av: Paketering av paket och gods. Eventuell adressökning samt fraktsedelhantering i PacSoft. Tullfakturor skapas vid försändelser till icke EU-länder samt länder utanför Europa. Material för paketering (kartonger, omslagspapper, snöre, tejp, utfyllnadsmaterial samt etiketter för fraktsedlar). Hämtning av försändelser som hamnat på lokala postkontor. Kontaktperson för övergripande frågor: Björn Hildenwall, campuschef, bjorn.hildenwall@gu.se

5 / 9 Säkerhet och bevakning innefattar säkerhetssamordning, fysisk säkerhet, underhåll och operativ drift av säkerhetssystem och lås inom campus. Övervakning och tillträdeskontroll med hjälp av säkerhetssystem och personell bevakning (väktare). Det är en campusanpassad och samordnad bevakning med anpassad rondering och uttryckning vid larm samt åtgärd vid akuta skador och rapportering av incidenter. Campusservice sköter styrning och uppföljning av bevakning, t ex rondoch bevakningsinstruktioner, inpasseringskontroll inkluderande tilldelning och gallring av behörigheter. Säkerhetssamordnaren på respektive campus ansvarar för styrning av larm och låstider, styrning och samordning av nyckelsystem och nyckelhantering, uppföljning av inpasseringsbehörigheter och nyckeltilldelning samt administration av behörighetsområden. Vidare sker tillsyn, skötsel och underhåll av säkerhetssystem och lås löpande. Utöver detta ingår en samordnad och anpassad larmcentraltjänst inklusive kostnad för telefonabonnemang och larmöverföring, styrning och uppföljning av larmcentraltjänst, t ex åtgärdsinstruktioner och stöd för åtgärder vid säkerhetsincidenter. Campusservice ansvarar för att utveckla lokala tillämpningar utifrån universitetets gemensamma säkerhetsregler i samverkan med verksamheterna samt representerar respektive campus i universitetsgemensamma säkerhetsforum. Det ingår även ett generellt stöd i säkerhetsfrågor från central säkerhetsfunktion och säkerhetsgrupp vid campus inklusive riskanalys. Tjänsten innefattar inte nyinstallationer av säkerhetssystem och lås, inköp, tillsyn, skötsel och underhåll av brandskyddsutrustning eller testningar av brandskyddsutrustning. Hantering av inre risker, drifthot såsom översvämning etc. ingår. Likaså inköp, tillsyn, skötsel och underhåll av staket och grindar. Tillsyn, skötsel och underhåll av säkerhetssystem och lås på ordinarie tjänstetid. 24/7 för bevakning och larmcentraltjänst anpassad utifrån riskanalys. Kostnader generade på campusservice ingår i bastjänsten. Bevakning och larmcentral (externa kostnader) fördelas enligt central fördelningsmodell utifrån risker och behov per verksamhet/lokal. Utöver detta kan respektive verksamhet teckna abonnemang eller uppdrag för särskilda behov. Abonnemang Stationär bevakning Installation och drift av särskild verksamhetsanpassad säkerhetsteknik t.ex. fryslarm, bråklarm. Uppdrag Värdetransporttjänster Extra verksamhetsanpassad/beställd bevakning, t ex ordningsväktare, personskydd Tillfällig extra installation av larmanläggning Tillfälliga personlarm Verksamheter som har undantag från tjänsten enligt överenskommelse: IT-fakulteten, delar av Sahlgrenska akademin, Kontaktperson för övergripande frågor: Leif Bouvin, säkerhetschef, leif.bouvin@gu.se

6 / 9 Samordning av arbetsmiljöarbetet inom gemensamma lokalytor innebär samordning av det systematiska arbetsmiljöarbetet inom gemensamma lokalytor. Tjänsten gäller den fysiska arbetsmiljön. Campusservice svarar för samordning av arbetsmiljöfrågor i gemensamma allmänna lokaler i enlighet med Göteborgs universitets Regler för arbetsmiljöansvar för gemensamma arbetsställen. Kontroller utförs enligt lagkrav, policy, regler och riktlinjer och uppföljning sker av beslutade åtgärder. Tjänsten innefattar även daglig tillsyn i lokalerna. Nyckeltal för beräkning av bastjänsten är frekvens på genomförda kontroller/ronder, antal avvikelser vid kontroll/ronder samt antal incidenter och kostnader för dessa. Campusservice ansvarar inte för arbetsmiljöfrågorna i enskilda lokaler och utför inte kontroll av s k speciallokaler som t.ex. undervisningskök, idrottshallar, verkstäder, laboratorier och dess utrustning. Vid behov kan detta tillhandahållas som uppdrag enligt följande: Stöd för verksamheten vid genomförande av arbetsmiljöronder för identifiering av risker och undersökning av problem på arbetsplatser inom enskilda ytor. Stöd med tekniska arbetsmiljökontroller efter verksamhetens behov. Exempelvis: - skyddsventilation, dragskåp - gasanläggningar - nödduschar - ögonduschar - maskiner - köksutrustning Kontaktperson för övergripande frågor: Peter Edwardsson, campuschef, peter.edwardsson@gu.se SBA - Systematiskt brandskyddsarbete innebär medverkan och stöd i samband med systematiskt brandskyddsarbete och kontroller enligt lagkrav, policy, regler och riktlinjer. Campusservice genomför brandskyddkontroller på gemensamma lokalytor samt medverkar och stödjer vid SBA-kontroller som protokollförs tillsammans med verksamheten. Vidare tillser och genomför man regelbundna kontroller av brandskyddsutrustning samt att utrymningsplaner underhålls och uppdateras. Man följer upp och återkopplar det systematiska brandskyddsarbetet och verkställer beslutade inköp inom området. Tjänsten innefattar inte åtgärder som beslutas vid SBA-kontroller samt kostnader för dessa. Räddningstjänst (exempelvis falsklarm) ingår inte. Kostnader som genereras i samband med förändrad verksamhet vilka kan kräva revidering av utrymningsplan och komplettering av brandskyddsutrustning samt utbildning av verksamheten ingår inte. Mer information finns på http://www.arbetsmiljo.gu.se/arbetsmiljo-a-till-o/brandskydd Kontaktperson för övergripande frågor: Peter Edwardsson, campuschef, peter.edwardsson@gu.se

7 / 9 Flyttservice för enskilda medarbetares arbetsplats utan möbler inom fastigheten. Tjänsten innefattar planering av flytten, beställning och tillhandahållande av flyttlådor och etiketter samt transportering av märkta flyttlådor. Vid behov kontrolleras lås- och nyckelhantering och access för lokalen. Syftet med tjänsten är att samordna de olika funktioner som krävs för att flytta en arbetsplats från ett kontor till ett annat. Det innebär förutom själva flytten även meddelande till IT-enhet för inkoppling av nätuttag för data och telefoni samt meddelande till lokalvård angående flyttstäd vid behov. Kostnad för flyttmaterial, nerpackning och uppackning ingår inte i tjänsten. Flytt av möbler och annan inredning, avlämning av kasserad interiör på soptipp/sorteringsanläggningar etc. samt flytt till annan fastighet kan utföras enligt offert. Se uppdrag Flyttprojekt. Kontaktperson för övergripande frågor: Björn Hildenwall, campuschef, bjorn.hildenwall@gu.se

8 / 9 Uppdrag Repro- och tryckeri Tjänsten innefattar digitalt och analogt tryck från beställning till leverans och fakturering. Tjänsten innefattar även konsultation, rådgivning och hjälp med layout och grafisk design. Vi kan bl.a. tillhandahålla: Trycksaker o avhandlingar o akademiska uppsatser o kompendier o booklets o folders o visitkort Storformat exempelvis roll-ups, posters och banderoller Layout, grafisk design, bearbetning av original, bildbehandling, samt säkerställande av grafisk profil Efterbehandling görs bl.a. genom: o limbindning o tillskärning o wire-o o laminering o montering av storformatsutskrifter Anonyma tentor och andra produkter med variabeldata i form av: o namnskyltar o diplom o föradresserade kuvert Länk till information om repro och kopiering samt prislistan: http://medarbetarportalen.gu.se/servicepa-campus/repro-och-kopiering/ Leveranstider: Tryck av avhandling/bok 2 veckor Tryck annat 1-5 dagar Layout och design (beroende på produkt) 1-14 dagar För bästa resultat rådgör gärna med reprocentralens personal innan ett stort arbete skickas eller lämnas för tryckning. Finansieringsmodell är direktdebitering genom fakturering av faktiskt kostnad utifrån beställning av respektive uppdrag. Uppdraget utförs på två områden inom Göteborgs universitet Campus Lorensberg och Campus Haga men erbjuds till hela universitet. Kontaktperson för övergripande frågor: Carina Fägersten, campuschef, carina.fagersten@gu.se

9 / 9 Lokaluthyrning Tjänsten innefattar administration och samordning av lokaluthyrning för externt bruk och vid behov tillhörande konferensservice på campusnivå. Samordning av beställningar när det gäller: lokal, AV-teknik, tekniker med standby-närvaro, bevakning och extra personal vid bokning utanför normal arbetstid, lokalvård samt tillträde till lokal (lås- och nyckelhantering). Utöver detta kan campusservice även upprätta kontakt mot leverantör av mat och dryck. Finanseringsmodellen är direktdebitering genom fakturering av faktisk kostnad för uthyrningen och ingående beställningar. Uppdraget utförs idag för Handelshögskolan, Samhällsvetenskapliga fakulteten, Utbildningsvetenskapliga fakulteten och Humanistiska fakulteten. Kontaktperson för övergripande frågor: Carina Fägersten, campuschef, carina.fagersten@gu.se Flyttprojekt Tjänsten innefattar arbete och stöd vid flyttprojekt inom Göteborgs universitet. Arbetet kan innefatta planering och projektledning av flytten inklusive att beställa flyttfirma och på plats anvisa vad som ska göras. Demontering och montering av inredning och tillhandahållande av förbrukningsmaterial (flyttkartonger, etiketter och dylikt). Lås- och nyckelhantering i både gamla och nya lokaler. Kontakt med IT-enheten för installation/inkoppling av nätuttag för data och telefoni vid behov. Avlämning av kasserad interiör på soptipp/ sorteringsanläggningar etc. samt se till att bortforsling av inventarier och avfall utförs. Kontakt med Lokalvårdssektionen vid behov av flyttstädning av gamla och/eller nya lokaler. Om behov finns kan uppdraget även innehålla optimering av nya lokaler genom att definiera, mäta, följa upp och uppdatera ytor och ytanvändande i kontor, inköp av möbler, skyltning i nya lokaler, ergonomirond samt möbelmagasinering. Kostnadsförslag lämnas efter genomgång av behov för respektive flyttprojekt. Uppdraget är nytt i sin utformning och införs successivt för hela universitetet. Kontaktperson för övergripande frågor: Björn Hildenwall, campuschef, bjorn.hildenwall@gu.se Inköpssamordning Tjänsten innefattar inköpsstöd, förrådshållning samt intern distribution av kontors- och förbrukningsmaterial inom såväl standardsortiment som beställningssortiment. Rådgivning/konsultation vid inköpsfrågor ingår på nämnda sortiment. Beställningar sker under ordinarie arbetstid och leveranstid är varierande beroende på önskad produkt. Vanligt förekommande produkter lagerhålls med leverans omgående. Samordning och medhjälp vid inköp av ny inredning och andra inventarier som ingår i interiören kan erbjudas vid behov. Uppdraget utförs idag för Handelshögskolan och delar av Samhällsvetenskapliga fakulteten av Campusservice Haga. Kontaktperson för övergripande frågor: Anders Grund, campuschef, anders.grund@gu.se