Övergripande granskning av Intern kontroll

www.pwc.se Revisionsrapport Annika Hansson Cert. kommunal revisor Inger Kullberg Cert. kommunal revisor Marie Lindblad Mars 2013 Övergripande granskning av Intern kontroll Nyköpings kommun

Innehåll 1. Inledning... 1 1.1. Revisionsfråga och metod... 1 1.2. Metod och avgränsning... 1 2. Granskningens resultat...2 2.1. Internkontrollplaner 2012...2 2.1.1. Reglemente och anvisningar...2 2.1.2. Dokumentation av väsentlighet och risk...2 2.1.3. Beslut om internkontrollplaner...3 2.2. Synpunkter och bedömning...3 2.3. Genomförda granskningsaktiviteter 2012...4 2.4. Synpunkter och bedömning...8 2.5. Rapportering till nämnderna...8 2.6. Synpunkter och bedömning...9 2.7. Rapportering till Kommunstyrelsen och revisorer...10 2.8. Synpunkter och bedömning...10 2.9. Kontroller utöver internkontrollplan...10 2.10. Synpunkter och bedömning...11 3. Sammanfattning och revisionell bedömning... 12 Nyköpings kommun

1. Inledning På uppdrag av kommunens revisorer har genomfört en övergripande granskning av den interna kontrollen. Av kommunallagen framgår att kommunens nämnder skall ha kontroll över sin verksamhet. Detta innebär att nämnderna själva ansvarar för att ha en ändamålsenlig styrning så att verksamheten bedrivs på ett effektivt sätt och att det finns säkra rutiner som förhindrar förlust för kommunen och säkerställer att redovisningen är rättvisande. Kommunstyrelsen har ett övergripande ansvar för att den interna kontrollen fungerar och revisorerna ska pröva om den interna kontrollen som görs inom nämnderna är tillräcklig. För att kunna bedöma revisionsfrågan om den interna kontrollen inom nämnderna är tillräcklig genomför revisionerna en övergripande granskning av ett urval av nämndernas internkontrollarbete. 1.1. Revisionsfråga och metod Revisionsfrågan som ska besvaras är: Är nämndernas arbete med intern kontroll tillräcklig? För att kunna besvara revisionsfrågan har nedanstående frågor besvarats: Har nämnden planerat och beslutat om internkontrollplan för år 2012? Har beslutet föregåtts av en dokumenterad bedömning utifrån väsentlighet och risk? Är aktiviteterna enligt internkontrollplanerna genomförda och rapporterade till nämnden? Har nämnden fattat beslut om åtgärder med anledning av resultatet? Har föregående års beslut om åtgärder verkställts och återrapporterats? När och på vilket sätt har nämnden rapporterat till Kommunstyrelsen och revisorerna? Genomförs och dokumenteras internkontrollåtgärder utöver plan? 1.2. Metod och avgränsning Uppdraget har genomförts genom granskning av internkontrollplaner och hur aktiviteter i planerna har genomförts och rapporterats. Intervjuer har genomförts med kommundirektör, samhällsbyggnadschef, miljöchef, divisionschef och divisionsekonom Barn, utbildning och kultur, divisionschef och divisionsekonom Tekniska divisionen, nämndsansvarig tjänsteman Miljönämnden och Bygg- och tekniknämnden (bygg) samt ekonomichef. Granskningen avgränsas till: Produktionsstyrelsen avseende Division Barn, Utbildning och Kultur, Bygg- och Tekniknämnden Miljönämnden Nyköpings kommun 1 av 13

2. Granskningens resultat 2.1. Internkontrollplaner 2012 2.1.1. Reglemente och anvisningar Kommunstyrelsen har 2005 antagit reglemente och anvisningar för internkontroll. Enligt detta har Kommunstyrelsen det övergripande ansvaret för den interna kontrollen. Nämnderna har ansvar inom respektive verksamhetsområde. Nämnderna och Kommunstyrelsen ska anta regler och anvisningar inom sitt respektive verksamhetsområde. Divisioner och verksamheter ska löpande rapportera till Kommunstyrelsen/nämnd om hur den interna kontrollen fungerar. Kommunstyrelsen och nämnderna ska årligen anta en särskild plan för uppföljningen. Nämnd/styrelse ska i samband med årsredovisningen rapportera resultatet från uppföljningen av den interna kontrollen till Kommunstyrelsen. Rapportering ska samtidigt ske till kommunrevisionen. Blanketter finns framtagna för internkontrollplan, rapport över genomförd internkontrollplan och sammanfattning av utförd internkontroll under 2012. En utbildningsdag har anordnats för verksamheterna under november 2012. 2.1.2. Dokumentation av väsentlighet och risk I mallen för internkontrollplan finns rubriken konsekvens/sannolikhet. I anvisningarna anges kriterier som ska användas vid bedömning av väsentlighet och risk. Bedömning görs för konsekvens och sannolikhet. För båda delarna finns en femgradig skala. Konsekvensen bedöms enligt kriterier: 1. Försumbar 2. Lindrig 3. Kännbar 4. Allvarlig 5. Mycket allvarlig Sannolikheten för att en skada ska inträffa bedöms också enligt en femgradig skala med följande kriterier: 1. Osannolik 2. Mindre sannolik 3. Möjlig 4. Sannolikhet 5. Mycket sannolik I anvisningarna för 2012 finns också en matris där dessa olika bedömningar multipliceras och ger ett samlat värde som väger samman konsekvens och sannolikhet. Exempelvis resulterar bedömningen av konsekvens och sannolikhet för att en rutin inte fungerar värdet 8 om det ger en allvarlig konsekvens men är mindre sannolik att det inträffar. (4 x 2) Nyköpings kommun 2 av 13

Det finns inte några särskilda krav på hur dokumentation av väsentlighet och risk ska ske utöver detta. Division Barn, Utbildning och Kultur Det görs bedömningar utifrån kriterierna konsekvens/sannolikhet. Division Barn, Utbildning och Kultur anger siffrorna för bedömningarna. De rutiner som finns med i planen har bedömningar på nivåerna 3 eller 4. Bygg- och Tekniknämnden och Miljönämnden Det finns ingen särskild dokumentation av väsentlighet och risk. I de planer som nämnderna har finns rubriken risk där konsekvenser av felaktigheter nämns, men ingen egentlig bedömning görs. Samhällsbyggnadsavdelningen I interkontrollplanen görs bedömningar av konsekvens/sannolikhet. Samhällsbyggnadsavdelningen redovisar med en siffra där bedömningen för risk och väsentlighet har multiplicerats enligt den matris som finns i anvisningarna. Sammanlagd bedömning för de rutiner som finns med varierar mellan 2 och 16. Tekniska divisionen I internkontrollplanen redovisas konsekvens och sannolikhet i separata kolumner. Bedömningarna varierar mellan 1-5. 2.1.3. Beslut om internkontrollplaner Kommunstyrelsen har antagit internkontrollplaner för alla divisioner samt för övriga underställda verksamheter. Dock inte för vissa mindre verksamheter inom kommunledningskansliet. Bygg- och Tekniknämnden och Miljönämnden har fastställt internkontrollplaner under 2012. Bygg- och tekniknämnden har anmält sin plan till Kommunstyrelsen. Övriga har anmält sina planer till ekonomiavdelningen. De finns då inte i Kommunstyrelsens diarium. 2.2. Synpunkter och bedömning De granskade nämnderna och styrelsen saknar ett enhetligt arbetssätt för den interna kontrollen. Det brister i dokumentationen av väsentlighet- och riskbedömningar. Det går inte att utläsa hur bedömningarna är gjorda eller vad som motiverar vilka moment som ska finnas med i internkontrollplanen. Mallen används inte på ett enhetligt sätt. Det är inte ändamålsenligt att moment som bedöms ha en låg risk/konsekvensnivå tas upp i en internkontrollplan. Nyköpings kommun 3 av 13

Flertalet av de rutiner som ingår i internkontrollplanerna berör administration och endast ett mindre antal berör verksamhet. I vissa fall har det vid intervjuerna kommenterats med att verksamheten följs upp enligt internöverenskommelser eller på annat sätt. Detta är inte dokumenterat. 2.3. Genomförda granskningsaktiviteter 2012 Nedan följer en redovisning av vilka granskningsaktiviteter som genomförts under 2012 Division Barn, Utbildning och Kultur Divisionen har två rutiner som avser verksamheten med i sin internkontrollplan. Det är rätt till Svenska som andraspråk samt rätt till särskilt stöd. Dessa hade vid granskningstillfället inte utförts (januari 2013). Divisionen hänvisar till att mycket av den verksamhet som bedrivs inom förskola, skola och utbildning ingår i kvalitetsredovisningen. Kontrollrutinerna finns kvar i internkontrollplan för 2013 och planen har kompletterats med ytterligare rutiner som avser verksamhet. Det finns tre rutiner upptagna inom området ekonomi. Dessa avser leverantörsfakturor, kontanthantering och trohet till upphandlade avtal vid inköp. Kontroller har utförts under året. Leverantörsfakturor. Ett antal olika moment granskas med stickprov enligt flerårig plan avseende vilka enheter som ska granskas. Vid granskningstillfället var granskning utförd vid 15 av 24 utsedda enheter av personer som inte tillhör enheten. Granskningarna var gjorda vid olika tidpunkter under året. Dokumentation av anmärkningar görs på blankett. I de fall avvikelser finns kommenteras dessa med förslag till åtgärder. Handkassor. Granskningen av handkassor sker också enligt plan. 16 enheter var utvalda för 2012 och vid granskningstillfället hade nio enheter kontrollerats, och protokoll finns från samtliga. En sammanfattning av resultatet finns med förslag till åtgärder. Granskningarna sker genom att utsedda granskare oanmälda åker ut till enheterna och kontrollerar handkassa och kvitton. Köptrohet mot avtal har kontrollerats för fyra typer av material. Kontrollen har genomförts genom stickprov på leverantörsfakturor inom hela divisionen. Sammanfattning finns med bedömd köptrohet i procent och kommentar till vissa avvikelser. Divisionen söker bättre metoder för att kontrollera köptroheten och arbetet kommer att fortsätta under 2013. Man har konstaterat att avtalsdatabasen inte är helt uppdaterad. Nyköpings kommun 4 av 13

Bygg- och tekniknämnden Nämndens internkontrollplan består av tre delar; ordinarie verksamhet, nya åtaganden och administrativa rutiner, med sammantaget totalt fem rutiner att kontrollera. En redovisning över vad som gjorts fanns vid granskningstillfället. En av rutinerna under ordinarie verksamhet är uppföljning av internöverenskommelsen och andra avtal samt beslut. Detta ska göras vid delårsbokslut och årsbokslut. Det uppges dessutom ha varit två uppföljningsmöten under året. Dokumentation finns i redovisningen i delårsbokslutet. Det finns ingen dokumentation av de två uppföljningsmöten som har ägt rum. Den andra rutinen under ordinarie verksamhet avser omvärldsbevakning och jämförelse med andra kommuner. Detta ska redovisas i samband med budgetarbetet (analysdagarna) i maj, vilket också har skett och dokumenterats. Under rubriken nya åtaganden finns en rutin som avser ny lagstiftning. I sammanfattningen av utförd kontroll anges att någon ny lagstiftning som påverkar nämnden inte har tillkommit eller förändrats i den omfattning att nämndens rutiner har behövt justerats. Ny taxa för planverksamheten har antagits men nämnden nämner ingenting om kontroll av den. Under rubriken administrativa rutiner finns två kontrollmoment. För rutinen reglemente och delegationsordning redovisas att en genomgång har skett under hösten 2012 och att revidering kommer att tas upp under 2013. Enligt kontrollplanen ska kontroll att delegationsbeslut rapporteras göras en gång per år, i juni. Många delegationsbeslut hanteras av divisionerna och deras kontroll kommenteras nedan under rubrikerna samhällsbyggnadsavdelningen och Tekniska divisionen. Kontroll av rutinen årlig genomgång av nämndens styrdokument har påbörjats under hösten 2012 och ska avslutas under 2013 och har därmed inte utförts och dokumenterats under 2012. Miljönämnden Internkontrollplanen för miljönämnden är identisk med planen för Bygg- och tekniknämnden. En redovisning över vad som gjorts fanns vid granskningstillfället. En av rutinerna under ordinarie verksamhet är uppföljning av internöverenskommelsen och andra avtal samt beslut. Detta ska göras i april, vid delårsbokslut och årsbokslut. Någon särskild uppföljning gjordes inte i april. Uppföljning har gjorts i samband med delårsbokslutet och dokumentation finns i detta. Den andra rutinen under ordinarie verksamhet avser omvärldsbevakning och jämförelse med andra kommuner. Detta ska redovisas i samband med budgetarbetet i maj (analysdagarna), vilket också har skett och dokumenterats. Under rubriken nya åtaganden finns en rutin som avser ny lagstiftning. I sammanfattningen av utförd kontroll anges att någon ny lagstiftning som påverkar nämnden inte har tillkommit eller förändrats i den omfattning att nämndens rutiner har behövt justerats. Ny taxa för livsmedelskontroll har införts under 2012 antagits men nämnden nämner ingenting om kontroll av den. Nyköpings kommun 5 av 13

Under rubriken administrativa rutiner finns två kontrollmoment. För rutinen reglemente och delegationsordning redovisas att en genomgång har skett under hösten 2012 och att revidering kommer att tas upp under 2013. Vissa felaktigheter uppges ha identifierats och rättats till. Enligt kontrollplanen ska kontroll att delegationsbeslut rapporteras göras en gång per år i juni. Många delegationsbeslut hanteras av divisionen och deras kontroll kommenteras under rubriken samhällsbyggnadsavdelningen nedan. Kontroll av rutinen årlig genomgång av nämndens styrdokument har påbörjats under hösten 2012 och ska avslutas under 2013 och har därmed inte utförts och dokumenterats under 2012, men står med bland genomförd internkontroll. Samhällsbyggnadsavdelningen Samhällsbyggnadsavdelningens internkontrollplan består av fem delar med sammanlagt 18 rutiner. Dokumentation görs i en excelfil som är gemensam för dem som utför kontrollerna och som finns i kommunens dokumenthanteringssystem. Under del ekonomi finns sex rutiner upptagna för kontroll. Kontroll av att underlag finns t ex avseende ramavtal, upphandling görs genom slumpmässigt urval av ett antal fakturor kvartalsvis. Kontrollen utförs av administrativ chef och ekonom. Det dokumenteras bland annat antal granskade fakturor, antal med fel och typ av fel samt kommentar om att rättelse har gjorts där felkontering har upptäckts. Det fanns vid granskningstillfället (8 januari 2013) inga anteckningar om att granskning hade utförts avseende representationsregler och momsregler, men dessa granskningar har utförts och kommenterats inför återrapporteringen för 2012. Kontrollerna ska enligt rutinbeskrivningen göras av en assistent på serviceenheten, men har enligt uppgift utförts av den administrativa chefen. Kontrollen av om rätt taxor/avgifter debiteras och att avtal uppdateras är i planen inte kopplat till någon särskild taxa. Enligt rutinbeskrivningen kontrolleras de taxor och avgifter som avser detaljplan, bygglov samt att fastighetsskatt inte längre betalas för sålda fastigheter. Kontrollerna avseende detaljplan och fastighetsskatt utförs av ekonom på serviceenheten och är en del av rutinen i samband med debiteringen. Den sammanfaller också med kontrollen av rutinen för planrutinen. Enligt uppgift kontrolleras samtliga detaljplaner och planuppdrag. Noteringar finns om avvikelser, men inte antalet kontroller. Enligt planen ska fullständig kontroll göras om planavtal har tecknats vid uppdrag av detaljplan. Rutinbeskrivning saknas, kontrollen ska utföras av ekonom på serviceenheten och kommentar finns om hur det har utförts. Rutinen och kontrollen sammanfaller med kontrollen av taxor/avgifter. Enligt rutinbeskrivningen ska också kontroll av bygglov och bygganmälan göras av chefen för bygglovenheten. Vid granskningstillfället (8 januari) fanns ingen notering om att detta var utfört, men det fanns med i underlaget och redovisningen som lämnades i slutet av januari. Under del HR finns en rutin. Instruktionen innebär att två typer av kontroll ska genomföras. Den ena utförs av ekonom på serviceenheten med stickprov en gång per år, den andra av respektive chef. Vid granskningstillfället fanns ingen notering om att detta var utfört, men det fanns med i underlaget och redovisningen som lämnades i slutet av januari. Nyköpings kommun 6 av 13

Under del säkerhet finns tre rutiner. För två av dem ska rapport skrivas vid tillbud/incident och läggas in i platina samt rapporteras. Respektive enhetschef ska notera detta på listan samt också skriva in skyddsrond/utbildning. Avvikelser ska kommenteras. Den tredje rutinen innebär att administrativa chefen utför en del kontroller som ej är specificerade här och notera detta i listan. Kommentarer fanns vid redovisningen i slutet av januari, men inte vid granskningstillfället. Under övrigt finns åtta rutiner. Sju av rutinerna avser kontroll av att delegationsordning följs, reglementen, dokumentation i verksamhetssystem, att fattade beslut verkställs o dyl. Den åttonde rutinen avser hantering av kommunens egendom. För sex av rutinerna finns personer utsedda som ska utföra kontrollerna. För två rutiner saknas utsedd person, men står att samverkan ska ske med nämndansvarig tjänsteman/nämnd respektive HR. För en av rutinerna är kontrollen utformad som en del av ordinarie rutin och ingen extra kontroll (fastighetsförsäljning). Vid granskningen fanns det kommentarer på två av rutinerna och i samband med redovisningen fanns kommentarer på samtliga. För rutinen att kontrollera att delegationsordningen följs och är aktuell finns endast kommentar att det finns ett uppdrag från Kommunstyrelsen att samtliga delegationsordningar ska ses över under 2013, ingen kommentar om vad som var gjort under 2012. Tekniska divisionen Internkontrollplanen för tekniska divisionen består av fyra delar med sammanlagt 16 rutiner. Vid granskningstillfället fanns en sammanfattning av genomförd internkontroll och resultat för de olika rutinerna. Det finns också en sammanställning i excel där olika delar av kontrollerna av de olika delarna kommenteras mycket kortfattat under gemensamma rubriker. Det framgår vilken enhet som svara för kontrollen 2012 (Tekniska divisionens ekonomienhet, enheterna, Stab/IT, Stab/HR, kommunfastigheter). Kommentar lämnas också om rutinen fungerar enligt rutinbeskrivning, behöver utvecklas och om rutinbeskrivning finns. Kommentarer lämnas också till avvikelser och förslag till åtgärder. Under delen ekonomi och upphandling finns sex rutiner. För fyra av dem finns rutiner där kontroller har gjorts av en person på stickprov från hela divisionen. Kopior på kontrollerade underlag finns i pärm. Kommentarer om eventuella avvikelser finns också. För rutinen avseende inventarier har arbete med att ta fram inventarieförteckningar påbörjats under året. Rutin för kontroll av felaktiga taxor avseende VA och renhållning är under utarbetande. Under delen personal och medarbetare finns fem rutiner. Kommentarer lämnas till kontroller som har gjorts och det finns förslag till förbättringar. Metoden är uppföljning vid ledningsgenomgång och dokumentation med kommentarer om resultatet finns. Under delen IT-system och säkerhet finns tre rutiner. Arbete har genomförts för samtliga tre rutiner och kommentarer lämnas för hur arbetet ska fortsätta under 2013. En separat rapport finns avseende uppföljningen av hantering av farligt avfall/kemikalier samt brandfarligt avfall. Nyköpings kommun 7 av 13

Under delen verksamhet finns tre rutiner. Rutinen avseende kontroll av användningen av kommunens tillgångar privat har mer skett genom åtgärder än kontroll och frågan har varit uppe på ledningslaget. En assistent kontrollerar fakturor. Man avvaktar gemensam översyn i kommunen av avtal kring olika delar. Rutin för uppföljning av besiktningsprotokoll för OVK-besiktning av kommunens fastigheter kommer att fastställas. Arbetsgången för avtalstecknande av externt inhyrda lokaler finns beskrivet i en rutin hos Kommunfastigheter. Rutinen följer tidigare KS-beslut. Vi har inte sett någon dokumentation av uppföljning av rutinen. 2.4. Synpunkter och bedömning Division Barn- utbildning och kultur: Det är positivt att fakturor och handkassor granskats enligt plan och att det finns en tydlig dokumentation. Vi bedömer också den metod som används som ändamålsenlig. Bygg och tekniknämnden: Vi anser inte det motiverat att uppföljning av internöverenskommelsen finns med i internkontrollplanen. Den ska ske enligt kommunens styrmodell. Vi anser att det är en brist att planen inte följts avseende hur delegationsbeslut har rapporterats samt den nya bygglovstaxan. Miljönämnden: Vi anser inte det motiverat att uppföljning av internöverenskommelsen finns med i internkontrollplanen. Den ska ske enligt kommunens styrmodell. Vi anser att det är en brist att planen inte följts avseende hur delegationsbeslut har rapporterats samt den nya taxan för livsmedelskontroll. Samhällsbyggnadsavdelningen: Vi bedömer att dokumentationen av den interna kontrollen på behöver förtydligas så att det framgår vad som kontrollerats och när det skett. Tekniska divisionen: Vi ser positivt på utvecklingsarbetet med intern kontroll. Det går enkelt att följa vad som kontrollerats, när och av vem. Inom de områden som ännu inte har några internkontroll-moment behövs en fortsatt utveckling. 2.5. Rapportering till nämnderna Enligt reglementet har varje nämnd och/eller Kommunstyrelsen en skyldighet att löpande följa upp den interna kontrollen. Nedan följer en redovisning hur verksamheterna rapporterat till styrelse och nämnder. Kommunstyrelsen Enligt anvisningarna ska återrapportering göras i samband med årsredovisningen för året. Någon återrapportering hade därmed inte gjorts för 2012 vid granskningstillfället 17 december 2012. Uppgifter ska vara inlämnade 25 januari 2013. För 2011 har återrapportering skett till Kommunstyrelsen 2012-03-12 74. Återrapporteringen avser både verksamheter underställda Kommunstyrelsen och nämnderna. Kortfattade beskrivningar lämnas av vad som gjorts samt eventuella avvikelser och åtgärder. Nyköpings kommun 8 av 13

Division Barn, Utbildning och Kultur. I uppföljningen 2011 kommenteras grundskolans arbete med särskilt stöd 2011. Detta finns med även 2012, men med lite annan inriktning. I uppföljningen för 2011 anges vilka åtgärder som har vidtagits, inte om man sett några avvikelser. Av rapporteringen för 2012 framgår att kontrollen inte har genomförts under 2012. Bland övriga punkter där åtgärder ska vidtas under 2012 finns följsamhet till upphandlade avtal med i internkontrollplanen även 2012 och kontroller har vidtagits. Vad gäller kontroll av inventarieförteckning uppges att arbetet ska följas upp under 2012. Nya centrala regler för detta har kommit under 2012, och någon särskild uppföljning i den interna kontrollen har därmed inte gjorts. Det kommenterades också att man inte hade följt upp rutinerna för innehav av fordon i verksamheterna, men att verksamheten har berörts av centralt framtagna rutiner. Kommunstyrelsen har fattat beslut om gemensam fordonsadministration 2012-05- 07 140 och den kommer att hanteras av Tekniska Divisionen. Bygg- och tekniknämnden Det rapporterades inte något anmärkningsvärda avvikelser 2011. De områden som kommenterades att uppföljning skett inom under 2011 finns också med i internkontrollplanen 2012. Nämnden har inte haft uppe något särskilt ärende om uppföljning under året utöver det som ingår i bokslutet för 2011. Miljönämnden Några avvikelser rapporterades inte 2011, och de områden som då kommenterades finns även med i internkontrollplanen för 2012. Någon separat uppföljning har nämnden inte gjort utöver det som ingår i bokslutet för 2011. Tekniska divisionen De rutiner som kommenteras att det finns avvikelser på 2011 finns också med i internkontrollplanen för 2012. Åtgärder har vidtagits och har följts upp under 2012. Divisionen har gjort en uppföljning även i maj, som dock inte omfattade hela planen. Denna har inte redovisats till Kommunstyrelsen och mest gjorts i syfte att hålla planen levande under året. Samhällsbyggnadsavdelningen De rutiner som det finns kommentarer om avvikelser på 2011 finns också med i internkontrollplanen för 2012. Rutinerna skulle ses över i några fall. 2.6. Synpunkter och bedömning Rapportering av genomförda aktiviteter görs endast i samband med årsbokslutet till Kommunstyrelsen, vilket strider mot reglementet som anger att rapportering ska ske löpande. Kommunstyrelsen möjlighet att utöva sin uppsiktsplikt minskar. De båda granskade nämnderna har inte heller de fått någon löpande rapportering av internkontrollarbetet. Nyköpings kommun 9 av 13

Divisionerna har i vissa fall vidtagit åtgärder i samband med kontrollerna under året. I andra fall har nya centrala riktlinjer tillkommit. Det förekommer också att åtgärder som skulle vidtas inte har genomförts under 2012. Det senare är en brist. För de nämnder som har granskats fanns inga åtgärder upptagna som skulle vidtas under 2012. 2.7. Rapportering till Kommunstyrelsen och revisorer Enligt reglementet för internkontroll 1 ska nämnden/styrelsen löpande och i samband med årsredovisningens upprättande rapportera resultatet från uppföljningen av den interna kontrollen inom nämnd/styrelse till Kommunstyrelsen. Rapportering ska samtidigt ske till kommunrevisionen. Kommunstyrelsen Enligt anvisningarna ska återrapportering ske löpande och i samband med årsredovisningen och sista inlämningsdag är 25 januari 2013. Under året finns endast en återrapportering till Kommunstyrelsen och det är Vård- och omsorgsnämnden som överlämnade återrapportering av internkontroll 2012 till Kommunstyrelsen 2012-12-07. Uppföljning av internkontroll 2011 som avser både nämnder och divisioner samt verksamheter och ansvar underställda Kommunstyrelsen redovisades i 74 2012-03-12. Revisorer Under 2012 har varken Kommunstyrelsen eller någon av nämnderna lämnat över återrapporteringen av 2011 års internkontrollplaner till de förtroendevalda revisorerna. Utbildnings-Arbetsmarknads- och Integrationsnämnden, Vård- och omsorgsnämnden samt Barn- och ungdomsnämnden har överlämnat sina interkontrollplaner för 2012 till revisorerna. Av Miljönämndens protokoll om att anta internkontrollplan för 2012 2 framgår det att beslutet ska överlämnas till kommunrevisionen, men så har inte skett. 2.8. Synpunkter och bedömning Reglementet avseende löpande rapportering till Kommunstyrelsen efterföljs endast av en nämnd. Rapportering till revisorerna sker inte heller såsom reglementet föreskriver. 2.9. Kontroller utöver internkontrollplan Det förekommer flera andra typer av kontroller som också skulle kunna vara internkontroll. Kommunen driver ett kvalitets- och förändringsarbete och kontroller som skulle kunna vara internkontroller utöver plan sker i samband med det arbetet. 1 Kommunstyrelsen 2005-11-07 233 punkt 2.2 2 Miljönämnden 2012-02-06 5 Nyköpings kommun 10 av 13

Division Barn, Utbildning och Kultur Mycket av den kontroll som sker av verksamheterna sker i kvalitetsarbetet och redovisas i samband med det. Divisionen upplever att den har samma perspektiv som den interna kontrollen. Inom verksamheterna för förskola, grundskola och gymnasieskolan finns lagkrav på ett systematiskt kvalitetsarbete. I internkontrollplanen för 2013 har några kontroller lagts in som avser verksamhet som ej omfattas av lagkrav på systematiskt kvalitetsarbete. Bygg- och tekniknämnden samt Miljönämnden Nämnderna gör inga ytterligare kontroller utöver internkontrollplanen. Tekniska divisionen Divisionen arbetar parallellt med verksamhetssystem för att bli ISO-certifierade. Denna innebär att en mängd kontroller ska göras och dokumenteras. Samhällsbyggnadsavdelningen Kontoret arbetar med LEAN production 3. I samband med detta görs uppföljningar och ständiga förbättringar. Utfallet mäts, och arbetssättet innebär förändrat behov av den interna kontrollen och vilka punkter som ska mätas. 2.10. Synpunkter och bedömning Flera kontroller utförs i verksamheterna inom andra system. Flera av dessa skulle kunna kopplas till internkontrollplanerna. Det finns annars en risk för dubbelarbete eller att vissa väsentliga områden faller mellan stolar. Vi rekommenderar att en samordning sker. 3 Lean production - är en filosofi om hur man hanterar resurser. Syftet med Lean är att identifiera och eliminera alla faktorer i en produktionsprocess som inte skapar värde för slutkunden. Enkelt uttryckt handlar det om Mer värde för mindre arbete. Filosofin kommer ursprungligen ifrån Toyota i Japan Nyköpings kommun 11 av 13

3. Sammanfattning och revisionell bedömning Av kommunallagen framgår att kommunens nämnder skall ha kontroll över sin verksamhet och att kommunstyrelsen har ett övergripande ansvar för att den interna kontrollen fungerar och är ändamålsenlig. Revisorerna ska pröva om den interna kontrollen som görs inom nämnderna är tillräcklig. Verksamhetsnämnderna har antagit internkontrollplaner för 2012 och Kommunstyrelsen har antagit plan för huvuddelen av de verksamheter som är underställda styrelsen. Planerna följer till stor del samma mall och flera av rutinerna och skrivningen i planerna är identiska. De kontrollfrågor som undersökts redovisas nedan: Har nämnderna planerat och beslutat om internkontrollplan för år 2012? Nämnderna, styrelsen och de granskade verksamheterna har alla antagna internkontrollplaner. Dock omfattas inte vissa små verksamheter inom Kommunstyrelsen. Har beslutet föregåtts av en dokumenterad bedömning utifrån väsentlighet och risk? Någon form av väsentlighet och risk har genomförts i de flesta granskningsobjekt. Vi anser att de bedömningar som gjorts inte är ändamålsenliga. Är aktiviteterna enligt internkontrollplanerna genomförda och rapporterade till nämnden? De flesta aktiviteterna är genomförda och rapporterade. Det finns moment som inte är genomförda. Har nämnden fattat beslut om åtgärder med anledning av resultatet? För de nämnder som har granskats fanns inga åtgärder upptagna som skulle vidtas under 2012. Divisionerna har i vissa fall vidtagit åtgärder i samband med kontrollerna under året. I andra fall har nya centrala riktlinjer tillkommit. Det förekommer också att åtgärder som skulle vidtas inte har genomförts under 2012. Det senare är en brist. Har föregående års beslut om åtgärder verkställts och återrapporterats? Återrapportering ska ske i samband med årsredovisning 2012, det finns underlag för detta. Återrapporteringen hade inte skett vid granskningstillfället. Nyköpings kommun 12 av 13

När och på vilket sätt har nämnden rapporterat till Kommunstyrelsen och revisorerna? Endast en nämnd har rapporterat internkontrollplanerna till Kommunstyrelsen. Uppföljning av planerna sker endast i samband med bokslutet och inte löpande som reglementet säger. Viss rapportering har skett till revisorerna, men inte fullt ut. Genomförs och dokumenteras internkontrollåtgärder utöver plan? Kontrollåtgärder genomförs i andra system och dokumentation sker i vissa fall. Det saknas samordning med den interna kontrollen. Den sammanfattande bedömningen är att arbetet med internkontrollen behöver utvecklas. Det finns flera brister, t ex efterföljs inte reglementet, de moment som omfattas av internkontroll är inte alltid motiverade. Vi anser att kunskapen om syftet med internkontroll behöver förstärkas. En tydligare styrning och uppföljning av internkontrollen skulle öka dess ändamålsenlighet. 2013-03-15 Annika Hansson Projektledare Inger Kullberg Uppdragsledare Nyköpings kommun 13 av 13