Protokoll fört vid styrelsemöte #13 som ägde rum 2015 03 16 Närvarande: Roller: Underskrifter: Andreas Fredmer (Ordförande) Marcus Wiking (Vice ordförande) Malin Öhlin (Sekreterare) Simon Lundmark (Informationsansvarig) Gry Frölich (Kassör) Övriga: Charlotte Berglund (Skellefteå Kommun) Jimmy Bråthen (UBS) Daniel Remen (Sexmästeriet) Mötesordförande: Andreas Fredmer Sekreterare: Malin Öhlin Justerare: Gry Frölich Marcus Wiking
Formalia 1. Mötets öppnande 2. Val av mötessekreterare 3. Val av två mötesjusterare 4. Mötets behörighet 5. Fastställande av dagordning 6. Förra mötets protokoll 7. Adjungeringar Rapporter 8. Ordförande informerar 9. Kassören informerar 10. UBS informerar 11. Sexmästeriet informerar Diskussion 12. Förslag till Stadgeändring 13. Inköp till STOCK 14. Samarbete mellan administratör och kassör 15. Övriga frågor Avslutning 16. Nästa möte 17. Mötets avslutande
Formalia 1. Mötets öppnande Andreas Fredmer förklarar mötet öppnat kl. 16:37. 2. Val av mötessekreterare Till mötessekreterare väljs Malin Öhlin. 3. Val av två mötesjusterare Till mötesjusterare väljs Gry Frölich och Marcus Wiking. 4. Mötets behörighet Mötet förklaras behörigt då majoriteten av styrelsen är närvarande. 5. Fastställande av dagordning Dagordningen godkänns av styrelsen. 6. Förra mötets protokoll Förre mötets protokoll är ej medtaget till mötet. 7. Adjungeringar Samtliga närvarande adjungeras yttrande- och förslagsrätt. Rapporter 8. Ordförande informerar Ordförande Andreas Fredmer meddelar följande: Ett år har nu passerat sedan den nuvarande styrelsen steg på. Det har ordnats eftersändning av föreningens post till STOCK, så att den inte längre behöver hämtas i E-huset. Teknologkårens styrelse och kansli kommer att besöka Campus och få en rundtur av ordförande. Han välkomnar styrelsen att delta och efterfrågar även en representant från Sexmästeriets ledningsgrupp. Han har pratat mer med LTU Business och de har tillsammans med Skellefteå Kommun diskuterat möjligheterna att skapa en innovativ miljö/samlingsplats för studenter och företag i en lokal på Campus. Detta är ännu bara i planeringsstadiet, men han kommer att återkomma med mer information om detta blir aktuellt. Det har varit på tal att förbjuda fester, middagar och liknande sammankomster i konferenslokalen på STOCK och hädanefter endast använda den som möteslokal. Detta på grund av att Kommunen vill hålla lokalen hel och fräsch då det är en av få tillgängliga konferenslokaler på Campus. Studentföreningen motsätter sig detta beslut och diskussionen kring detta kommer att fortsätta. Utskriftskonton till undersektionerna är nu skapade.
Folkuniversitetet på Umeå Universitet har hört av sig och erbjudit en styrelseutbildning. Styrelsen konstaterar att det vore mycket bra att ha en utbildning redo inför överlämningen till nästa styrelse, och vill gärna bjuda in de ansvariga för vidare samtal på ett kommande möte. 9. Kassören informerar Kassör Gry Frölich meddelar att revisorerna förhoppningsvis har fått allt de behöver för att skriva revisionsberättelsen. Hon berättar att hon troligen kommer att få reda på när bokslutet blir färdigt någon gång i veckan. 10. UBS informerar Jimmy Bråthen berättar att han har ett fall som ligger kvar, samt att han deltagit vid programråd. 11. Sexmästeriet informerar Daniel Remen meddelar följande: Att en mötesmall för Sexmästeriets ledningsgrupp har efterfrågats. Han visar mallen för styrelsen. Ledningsgruppens mötesfrekvens är just nu ett möte varje tisdag. De ser just nu över om de bör ha ett öppet stormöte varje månad där styrelsen och berörda undersektioner är välkomna att delta. Att alla beslut ledningsgruppen tar kräver majoritet. Varje person i ledningsgruppen har en röst var. Större beslut tas även upp till Styrelsen efter att ha godkänts på ett ledningsgruppsmöte. Vice Sexmästare Sara Johansson kommer att åka på praktik på annan ort under resten av terminen. De kommer därför att ta in en vikarierande ersättare, som de i dagsläget har två kandidater för. De håller på att ta fram ett nytt bandkontrakt som skall agera som ett skriftligt ansvarstagande från båda sidor. De ger ett första utkast till Styrelsen och efterfrågar kritik, inte minst från kassören. Styrelsen kommer att se över detta och återkomma med sina åsikter. Diskussion 12. Förslag till Stadgeändring Andreas Fredmer presenterar sina förslag till stadgeändringar, se Bilaga 1. Mötesdeltargarna anser följande: Ändringen vid punkt 2 bör ses över om stödmedlemskap införs. Att budgeten gäller från höststämman fram tills kommande vårstämma ( 4) är inte idealt då detta inte omfattar början av höstterminen och slutet av vårterminen. Det påpekas dock att föreningen och dess undersektioner inte får tillåtas ha en budget under sommaren, då detta kan komma att kräva att kassören finns på plats och är aktiv året runt. Förtydligandet kring bokslutet under 4 behöver inte tas bort.
8 bör uppdateras då UBS inte är en del av styrelsen och därmed inte kan delegeras rätt att tilldela medlemskap enligt stadgarna. Förmånerna som kommer med stödmedlemskap bör ses över för att förhindra att gamla medlemmar sitter kvar som undersektionsansvariga när de slutat studera, för att fortsatt erhålla förmånerna som ingår i stödmedlemskap. De ordinarie medlemmarnas intressen skall alltid ligga i fokus. Att Studentföreningen inte bör ändras till Styrelsen under 9 då detta skulle innebära att besluten ej kan fattas på stämma. Att val av KF-ledamöter, UBS och administratör på vårstämman ej behöver stadgföras då detta blir svårt att ändra i efterhand om behovet skulle finnas. Att en punkt för övrig diskussion på stämman bör finnas kvar. Att punkt 22 bör uppdateras då UBS och undersektionsansvariga ej bör klassas som styrelsemedlemmar. Det konstateras att många av dessa punkter behöver diskuteras vidare innan de tas upp för beslut på stämman, samt att detta bör ske på ett separat möte. 13. Inköp till STOCK Jimmy B berättar att han efterfrågat förslag på inköp till STOCK via Facebook och fått in ett antal förslag, om än vissa var dyra eller orimliga. Han listar följande exempel: Skötbord till toaletterna Värmeskåp till köket Upp- och nedmonterbara hyllor Han berättar också att en ny vattenkokare redan köpts in. Det föreslås att införa en slags driftfond för STOCK, där en viss summa varje år läggs undan för att köpa in t.ex. möbler och förbrukningsvaror till lokalen. 14. Samarbete mellan administratör och kassör Andreas F berättar att revisorerna undrar hur samarbetet mellan administratör och kassör ser ut, och visar några förslag de skickat in på hur samarbetet kan skötas. Gry F och Jimmy B konstaterar att de generellt följer de punkter som revisorerna tar upp, och att de själva är nöjda med den nuvarande rutinen. 15. Övriga frågor Daniel R undrar vad Styrelsen anser om att Phöseriets sköldar och tavlor hänger på Traversen, och om de i stället vill att dessa finns på STOCK. Styrelsen konstaterar att det är trevligt om dessa hänger på Traversen då många studenter vistas där och kan ta del av dem. Det påpekas också att bland annat STOCK brukar hyras ut som fest- och möteslokal till icke-studenter, och att de därför inte vill sprida ut föreningens saker allt för mycket. De uppmanaräven Sexmästeriet att prata med Phöseriet om var de vill ha sina saker. Daniel R berättar att Gry F haft frågor kring kassarapporten och undrar hur hon vill ha den. Hon tar upp ett par åsikter och konstaterar att hon mailar Sexmästeriet om sina önskemål.
Daniel R frågar om möjligheten att utbilda Traversens personal genom t.ex. drinkblandningskurser eller vin- och ölprovningar, där deltagarna kommer att inta mindre mängder alkohol i utbildningssyfte. Styrelsen konstaterar att detta gjorts tidigare utan problem, men uppmanar honom att ta kontakt med kommunen för att vara på den säkra sidan. Daniel R frågar om det finns något maxbelopp för att hyra in band till Traversen. Gry F berättar att hon tror sig ha hört något om ett maxbelopp, och att ett tidigare band tagits in för ca. 20 000 kr. Tillsammans konstaterar Daniel R och Styrelsen att det vore bra om Sexmästeriet tog fram en pott för hur mycket de planerar att spendera på event under ett år. Daniel R frågar om Styrelsens önskemål gällande informationskanaler mellan dem och Sexmästeriet. Styrelsen föreslår mail och Google Drive, utöver informationspunkterna på möten. Gry F konstaterar att affischer om eftersökta poster bör komma upp snarast, samt att dessa gärna bör ha lite mer information om vad varje post innebär. Gry F berättar att kunskapen verkar vara dålig kring inlämning av kvitton för inköp till föreningen. Hon konstaterar att en guide för detta bör skrivas och göras tillgänglig för medlemmar och ansvariga. Gry F berättar att milersättningen som föreningen ger ut just nu ligger på 18 kr, vilket snabbt uppgår till ganska stora summor. Hon föreslår att sätta ett krav på att buss bör väljas i första hand då detta finns tillgängligt, detta för att minska både kostnader och miljöpåverkan. Styrelsen är positiva till detta. Jimmy B föreslår att ta fram ett dokument med riktlinjer för de inköp som görs till föreningen. Detta med anledning av att det gjorts inköp till event där köparna sedan ville behålla det som köpts in när eventet var över. Styrelsen har tidigare enats om att detta bör sparas så att föreningens medlemmar kan återanvända dessa saker istället för att samma sak köps in flera gånger. Det konstateras att inventarielista behöver införas för att förhindra dubbla inköp. Det konstateras att reglerna kring inköp bör tas upp till beslut på ett kommande möte. Marcus Wiking frågar hur det har gått med beställningen av drakmärket. Andreas F berättar att designen skickats in för beställning av provmärke, men att de fått klagomål på att typsnittet blir oläsligt på det färdiga märket. Jimmy B tar på sig att ändra detta så att märket kan beställas in. Andreas F frågar om det finns planer på att köpa in kortläsare till Traversen. Daniel R berättar att de planerar att ha ett möte om möjligheten till detta, men att de terminaler han hittat hade väldigt lång hanteringstid. Han uppmanar Styrelsen att höra av sig om de hittar snabbare alternativ. Andreas F uppmanar honom att fortsätta se över möjligheterna och återkomma med för- och nackdelar till en framtida diskussion.
Andreas F frågar om Sexmästeriet fortsatt med att ordna en ny hemsida till Traversen. Daniel R berättar att de varit i kontakt med en webdesigner, men att projektet lagts på is tills de vet om de kan ha en server för ett inventeringsprogram. Avslutning 16. Nästa möte Nästa möte blir ett stormöte och kommer att hållas den 31:a mars kl. 16:30 på STOCK. 17. Mötets avslutande Andreas Fredmer förklarar mötet avslutat kl. 18:39.