Hållbar kompetensförsörjning i Sölvesborg SLUTRAPPORT

Förstudien Hållbar kompetensförsörjning i Sölvesborg SLUTRAPPORT Lena Hedvall, projektledare

Innehållsförteckning Förord.. 1 Sammanfattning... 2 Syfte.. 2 Framsteg. 2 Samverkanspartners. 2 Förhållningssätt... 2 Metod 3 Förprojekteringens resultat.. 3 Nya kunskaper. 4 Jämställdhetsintegrering.. 5 Tillgänglighet.. 6 Programkriterier; Lärande miljöer... 6 Samverkan.. 7 Innovation.. 7 Strategisk påverkan.. 7 Uppföljning. 8 Andra erfarenheter... 8 Erfarenheter som projektet vill dela med sig av. 9 Kontaktpersoner.. 9

1(9) Förord Förstudien har nått sitt slut och processen för att nå målet, en långsiktig hållbar plan för kompetensutveckling, har varit både intressant och lärorik. Kontakten med näringslivet har varit en nyttig erfarenhet och skapat många nya kontakter till mer samverkan i framtiden. Som projektledare för denna fantastiska resa vill jag härmed tacka alla deltagande aktörer, både företag och kommunala enheter, för era insatser i förstudien. Jag vill också passa på att tacka hela projektgruppen som gjort allt arbete, utan er hade vi aldrig kommit i mål. Lycka till i framtiden med era nya jobb och hoppas att vi snart ses igen. Ett speciellt tack riktas till Clemens och Ann-Charlott för ert engagemang och stöd när det funnits behov av reflekterande tankar. Ett speciellt tack riktas också till Sig-Britt. Tack för all hjälp, utan din insats hade det varit svårt att få ihop det i slutet. Ett tack riktas även till Företagarna i Sölvesborg och Startveven, för den insats de har bidragit med under förstudien. Till sist vill jag tacka styrgruppen för er insats, tack för kloka tankar och ert stöd under processens gång. Slutrapportens innehåll är uppbyggd utifrån Europeiska Socialfondens mall för slutrapportering. Sölvesborg 2009-05-19 Lena Hedvall Projektledare, Hållbar Kompetensförsörjning i Sölvesborg

2(9) Hållbar kompetensförsörjning i Sölvesborg Sammanfattning Förprojekteringens syfte har varit att göra en analys av kompetensbehov i kommunala verksamheter och ett stort antal företag i kommunen. Analysen har gjorts för att bättre kunna möta framtida samhällsförändringar samt att öka kunskapen om de kompetens- och rekryteringsutmaningar som Sölvesborgs kommunala enheter och företag står inför. Analysarbetet har resulterat i kompetensplaner för varje deltagande arbetsplats samt utbildnings- och aktivitetsförslag som tillgodoser kommunens och näringslivets framtida kompetensbehov. Framsteg som vi vill lyfta fram och som har upplevts positivt, både hos företag och kommunala enheter, är att varje deltagande arbetsplats har fått möjligheten att diskutera framtida mål/visioner, utmaningar, uppdrag och behov. Detta har gett ledningen och de anställda en större insikt om de förändringar och utmaningar som deras verksamhet står inför. Samtidigt har de fått en ökad förståelse för hur den egna arbetssituationen ser ut och vad de själva har för behov gällande kompetensutveckling för att deras arbetsplats ska kunna möta framtida förändringar. Förstudiens arbete har bidragit till att det har blivit en ökad dialog mellan kommun och näringsliv. Det har blivit en större kännedom om hur kommunen är uppbyggd och hur näringslivet ser ut i Sölvesborg. Denna ökade förståelse för varandras verksamheter kan komma att ligga till grund för en större tillit och ett utökat samarbete i framtiden. Under analysarbetet har både ny och ökad kunskap kommit fram om olika verksamheter. Det finns även skillnader inom samma typ av verksamheter och behovet av nätverk eller samverkan har synliggjorts för framtida gemensamma aktiviteter. Förstudien har även skapat stora förväntningar hos samtliga deltagare. Hela processen har gett positiva effekter. Möjligheten att få önskad och personlig kompetensutveckling baserad på verksamhetsmål och framtida behov har skapat förhoppningar som känns oerhört viktiga att kunna slutföra. Samverkanspartners under förstudien har varit två företagsföreningar, Företagarna och Startveven, utöver dessa har även Arbetsförmedlingen och Högskolan i Kristianstad varit samverkanspartners genom sin representation i styrgruppen för projektet. Deltagande aktörer är så gott som samtliga kommunala verksamheter, förbund och bolag samt företag i Sölvesborg från olika branschområden. Största andelen företag verkar inom tillverkningsindustrin och har mellan 1 till 50 anställda. Sammanlagt berör projektet knappt 2000 sysselsatta i Sölvesborg. Analysen hos de kommunala enheterna och företag har genomförts i seminarieform. Arbetet har bedrivits på grupp nivå såväl som på individuell nivå. Fokus har lagts på företagets/enhetens framtida mål/visioner, uppdrag, utmaningar och behov. Arbetet har bedrivits utifrån ett främjande/lösningsfokuserat förhållningssätt där fokus har legat på att ha tilltalande och tydliga mål samt att skapa idéer och bygga lösningar

3(9) om hur dessa ska uppnås. Denna utgångspunkt ökar samarbete och kreativitet, vilket skapar ett klimat som främjar utveckling och uppkomst av nya idéer. Metoden som har använts vid behovsinventeringen är en kombination av SWOTanalyser och arbetsmaterialet Att göra ett bra jobb, framtaget av Sveriges kommuner och landsting. Där utöver har även en webbaserad enkät använts för den individuella behovsinventeringen. Jämställdhetsproblematiken har lyfts fram genom direkta frågor kring jämställdhet utifrån ett kompetensperspektiv. Samtliga möten har dokumenterats och sammanställts i kompetensplaner för varje deltagande arbetsplats. Dessa har återkopplats, prioriterats och justerats av respektive enhet och företag. Återkopplingen har samtidigt varit ett sätt att ytterligare förankra de mål/visioner, utmaningar och behov som framkommit vid behovsanalysen. Den webbaserade enkäten har sammanställts i ett eget dokument och återkopplats till respektive enhet och företag. Framtagna kompetensutvecklingsplaner för deltagande företag och kommunala enheter ligger till grund för ansökan till ett kommande genomförandeprojekt. För att tydliggöra förstudiens arbete har samtliga programkriterier lyfts fram och används från början i alla processer. Förprojekteringens resultat Förstudien har varit ett led i Sölvesborgs långsiktiga strategi att möta framtidens utmaningar. Målsättningen har varit att på bred front planlägga för den framtida kompetensförsörjningen bland kommunala verksamheter och deltagande företag. Det har handlat om att få insikter om verksamhetsspecifika mål och visioner hänger samman med den kunskap som finns om lokala, regionala, nationella och internationella samhällsförändringar. Förstudien har fokuserat kring företagets/enhetens framtida mål/visioner, uppdrag, utmaningar och behov kopplat till anställda. Inför kommande genomförandeprojekt har förstudiens strukturerade analysarbete synliggjort ett bra koncept för ett genomförande. För att uppnå kostnadseffektivitet, samverkansfördelar, skapa nya möten, lära av varandra, har samtliga kompetensbehov bearbetats i flertal steg. De olika utvecklingsbehoven som framkommit hos företagen och kommunala enheter kan sammanföras i 5 gemensamma områden och vid kommande genomförandeprojekt kommer de olika kompetensbehoven, seminarier, workshops m.m. att inordnas under något av nedanstående fem områden. 1. Likabehandling, jämställdhet, tillgänglighet och mångfald 2. Nya och ökade marknadsandelar för bibehållen eller ökad konkurrenskraft 3. Nya tjänster, produkter och verksamheter 4. Utveckla effektiva, lönsamma och hälsosamma verksamheter och företag 5. Ägar/generationsskifte, pensionsavgångar I förstudien har det också identifierats utbildningsaktiviteter som vi kallar övergripande. Syftet med de övergripande utbildningsaktiviteterna är att anordna gemensamma aktiviteter för både företag och kommunala enheter. Det handlar om

4(9) kompetensutveckling genom att skapa möten, nya nätverk, lära tillsammans och av varandra samt en kostnadseffektivitet i kommande genomförandeprojekt. De övergripande utbildningsaktiviteterna är arbetslagsutveckling, benchmarking, bemötande, värdskap och service samt Lean och organisationsutveckling. Trots att det finns många olikheter mellan de deltagande aktörerna och deras kompetensbehov, har det i förstudien framkommit att det finns många behov som kan samordnas i direkta utbildningsinsatser i kommande genomförandeprojekt. Det har under analysprocessen identifierats 25 olika kompetensbehov som går att samordna och som i kommande genomförandeprojekt, i största möjliga mån, kommer att genomföras gemensamt. Detta för att även här uppnå kostnadseffektivitet men det är också ett sätt för att skapa nya kontakter med andra deltagare. Förstudien uppmärksammade även området rekryteringsbehov. När det gäller företagens rekryteringsbehov var läget något annorlunda när vi startade förstudien, sen kom samhällsförändringar och finanskrisen. Men enligt analysarbetet har det framkommit att det finns företag som är i eller inom snar framtid har behov av att nyanställa för att klara uppsatta mål. Det har också visat sig att det kan vara svårt att hitta personal med rätt kompetens i Sölvesborg. Kommunens rekryteringsbehov handlar om att ersätta pensionsavgångar. Inom den närmsta femårsperioden berörs etthundratal anställda. Områden där man inväntar pensionsavgångar är inom omsorgen, skolan och ett antal chefer inom olika förvaltningar. Stora pensionsavgångar innebär att äldre, erfaren personal måste ersättas av yngre. Detta innebär att det kommer bli flertal generationsskiften där det blir viktigt att ta tillvara de äldres erfarenheter och kunskaper till kommande generationer. Förstudiens arbete och process har legat rätt i tid med tanke på hur omvärlden har förändrats. Därför är det oerhört viktigt att stärka Sölvesborgs konkurrenskraft gentemot omvärlden genom kommande genomförandeprojekt. Behovet av att stärka, sysselsatta kvinnor och män att utvecklas i takt med att arbetslivets krav förändras, har bevisats vara stort under förstudiens arbete. Ett kommande genomförande projekt kommer förhoppningsvis att mildra verkningarna under kommande år genom den utveckling företag och kommunala verksamheter får genom den kompetensutveckling som personalen kommer att genomföra. Nya kunskaper som kan nämnas är att trots att det finns många olikheter mellan de deltagande aktörernas kompetensbehov och att det finns en mycket stor bred på branschområden, har förstudien funnit 25 stycken utbildningar/kompetensbehov som går att samordna i direkta utbildningsinsatser. Det tillsammans med övergripande aktiviteter skapar en möjlighet, att genom nya möten och samverkan kan det utvecklas ett gemensamt lärande trots att de deltagandes arbetsuppgifter skiljer sig åt. Detta är och kommer att bli en stor utmaning i kommande genomförandeprojekt.

5(9) Jämställdhetsintegrering Under inledningsfasen av förstudien har projektgruppen haft återkommande diskussioner kring jämställdhet och om hur det skulle integreras i förstudien, men också inför nästa steg, ansökan för genomförande. Projektgruppen har i analysarbetet lyft in direkta frågor om jämställdhet utifrån ett kompetensperspektiv och tagit upp dessa på träffar med enheter och företag i form av diskussioner. Naturligtvis finns även könsuppdelad statistik med men fokus har legat mer på kvalitativa frågor och diskussioner. En jämställdhets SWOT har också genomförts under inledningsfasen av projektgruppen. Resultatet från den gav en tydligare utgångspunkt för det fortsatta arbetet med jämställdhetsintegreringen. I SWOTen framkom att en svaghet är den ojämna könsfördelningen hos merparten av företagen men också de kommunala verksamheterna. Kommunen har en överrepresentation av kvinnor och bland tillverkningsföretagen finns en överrepresentation av män. Ett hot är att jämställdhetsfrågor inte lyfts på arbetsplatsen då det finns en kraftigt överrepresenterad av det ena eller andra könet. Ett resonemang kan vara att det inte behövs diskuteras jämställdhet när det finns få av ena könet, vilket är en misstolkning. Ett hot är också ett lågt intresse från deltagande företag eller enheter, det prioriteras inte. En möjlighet är att via ett genomförandeprojekt öka medvetenheten om jämställdhet via riktade utbildningsinsatser. En styrka är kommunens organiserade jämställdhetsarbete, som kan lyftas fram som exempel på hur man kan arbeta med jämställdhet. Kunskapen och intresset för jämställdhetsfrågor har visat sig vara litet under förstudiens analysarbete. Flertal företag och enheter lägger inte stor vikt vid dessa frågor idag och för många är det synonymt med att kvinnor och män ska behandlas lika. Vid ett genomförandeprojekt ska det genomföras riktade utbildningsinsatser som visar nyttan med att arbeta med jämställdhet, att det faktiskt kan bidra till konkurrensfördelar och vinster. Det är också viktigt att lyfta fram goda exempel, genom att låta företag eller kommunala enheter med goda erfarenheter av jämställdhets- och mångfaldsarbete inspirera dem som inte kommit lika långt. Det blir en utmaning i kommande genomförandeprojekt att stimulera fler företag och enheter att se möjligheter genom att sprida kunskap, idéer och erfarenheter gällande jämställdhet och mångfald. Att det handlar om att se alla människors olikheter som en värdefull tillgång, vare sig det handlar om personlighet, ålder, kön, kulturell bakgrund eller andra erfarenheter. Under förstudien har inga utbildningsinsatser mot jämställdhet genomförts, utan fokus har legat på att få kunskap om hur långt deltagande företag och kommunala enheter har kommit med sitt jämställdhetsarbete. Avsikten är att i kommande genomförandeprojekt införliva ett jämställdhetsperspektiv hos samtliga deltagande aktörer. Målsättningen är att de ska lära sig nyttan med och hur man arbetar med jämställdhet och mångfald för att det skall finnas med och integreras i allt beslutfattande, på alla nivåer i den egna verksamheten.

6(9) Tillgänglighet för personer med funktionshinder Utgångspunkten är att alla, oavsett om deltagande har något funktionshinder eller inte, ska kunna delta i den framtida kompetensutvecklingen. I ett genomförandeprojekt skall utbildningslokaler, informations- och utbildningsmaterial samt kommunikation utformas så att det blir tillgängligt för alla. För att säkra beslut och kvalitet i frågor kring tillgänglighet kommer projektet att använda sig av checklistor framtagna av HANDISAM (Myndigheten för handikappolitisk samordning). Under förstudien har ny kunskap inhämtats från Tillgängligt Projekt och i genomförandeprojektet kommer samarbetet att utvecklas vidare. I förstudien har det framkommit vid analyser att tillgänglighet kan bli ett problem vid behov av omplacering, speciellt för mindre företag med få anställda. Det framgår också att det saknas en medvetenhet kring problematik gällande tillgänglighet, samtidigt finns en efterfrågan på mer kunskap. När det gäller tillgänglighet kommer det vid kommande genomförandeprojekt anordnas riktade utbildningsinsatser eller seminarium som kan inspirera och lyfta fram goda exempel. Programkriterier (samverkan, strategisk påverkan, lärande miljöer och innovation) Lärande miljöer - varje deltagande arbetsplats har fått en möjlighet genom förstudien att diskutera framtida mål/visioner, utmaningar, uppdrag och behov för utveckling. Detta har gett de anställda en större insikt om de förändringar som deras verksamhet står inför. Samtidigt har de fått en ökad förståelse för hur den egna arbetssituationen ser ut och vad de själva har för behov gällande kompetensutveckling för att deras arbetsplats ska kunna möta framtida förändringar. Analysen av både företagets/enhetens och de anställdas kompetensutvecklingsbehov har gjorts genom att projektmedarbetare har träffat anställda och chef i seminarieform. En webbaserad enkät har också använts för kartläggning av individens kompetens och utvecklingsbehov. En viktig frågeställning att ta med sig i genomförandeprojektet är hur företag kan utveckla sitt lärande för att stärka konkurrenskraften på lång sikt, både ur individens och ur företagets perspektiv. Omvärlden förändras snabbt och företagens behov av ny kompetens följer den utvecklingen. Det handlar om att ta tillvara företagens och även kommunala enheters samlade kompetens, att kunna hantera förändringar, utveckla verksamheten och hjälpa anställda till att hitta motivation till kompetensutveckling och förbättring. Lärande miljöer kommer att främjas i kommande genomförandeprojekt genom att otraditionella möten kommer att ske mellan privat och offentlig verksamhet genom samordnade utbildningsinsatser. Under analysarbetet har både ny och ökad kunskap kommit fram om olika verksamheter. För att ta till vara både likheter och skillnader inom samma typ av verksamheter är behovet av lärande miljöer i form av nätverk eller samverkan viktigt. Gemensamma aktiviteterna skapar möjlighet för ett informellt lärande, där det finns mer plats för individen och för en kreativ utveckling. Informellt lärande via nätverk, seminarier och andra samverkansaktiviteter kommer att vara av stor vikt i kommande genomförandeprojekt.

7(9) Samverkan förstudien har omfattat i stort sett samtliga kommunala verksamheter och förbund, allt från vård och omsorg, skola och administrativ personal till tekniska enheter. Bara bland dessa grupper finns en bred sammansättning av aktörer. Därtill har förstudien också omfattat 58 företag från olika branschområden. Detta har gjort att förstudien har haft en mycket bred sammansättning av aktörer, som i sig främjar samverkan. Samverkan kommer att främjas i kommande genomförandeprojekt genom de nätverk, workshops, seminarium som kommer att anordnas. Trots att det finns många olikheter mellan de deltagande aktörerna och deras kompetensbehov, har det i förstudien framkommit att det finns många behov som kan samordnas i ett genomförandeprojekt. Samordnade utbildningar kommer att vara av stor vikt, inte bara när det gäller kostnadseffektivitet utan också när det gäller lärande och samverkan. Genom att samordna ges möjligheten till att skapa nya kontakter med andra deltagare, vilket kan skapa ett nytt lärande och ett effektivare påverkansarbete för att utveckla Sölvesborgs kommun och dess näringsliv tillsammans. Innovation förstudien har haft en tydlig process från början till slut. Metoden för analysarbetet har varit strukturerad och det har funnits en delaktighet genom att samtliga deltagande har haft möjligheten att besvara en individuell enkät gällande vilka kompetensbehov de haft. Men den stora betydelsen är ändå att de deltagande har fått möjligheten att göra en omvärldsanalys för respektive arbetsplats, som gett en större insikt och förståelse för de förändringar som verksamheten/företaget står inför. Upplägget har varit anpassat efter varje företags eller kommunal enhets reella behov, som i många fall varit olika. Detta har gjort att processen varit mycket bred och många olika kompetensbehov har framkommit. Förstudien har omfattat knappt 2000 anställda. Att cirka hälften av de deltagande aktörerna kommer från näringslivet och andra halvan kommer från offentliga sektorn är i sig innovativt. I kommande genomförandeprojekt finns möjligheten att utveckla samverkan mellan olika företag/kommunala enheter och nya vägar för lärande kommer att uppstå genom att deltagarna lär av varandra. Att företag och verksamheter bidrar till varandras utveckling, förbättrade effektivitet och ökade konkurrenskraft är innovativt. Strategisk påverkan har skett genom att företag och kommunala enheter har fått insikter om verksamhetsspecifika mål och visioner hänger samman med den kunskap som finns om lokala, regionala, nationella och internationella samhällsförändringar. Analysarbetet har bedrivits på grupp nivå såväl som på individuell nivå, där fokus har lagts på företagets/enhetens framtida mål/visioner, uppdrag, utmaningar och behov, en så kallad omvärldsanalys för respektive företag/enhet. Förstudiens arbete har varit mycket uppskattat av företag och enheter. Deltagarna har genom analysarbetet nått en större insikt om de förändringar som deras verksamhet står inför. Det har också lett till en ökad förståelse för hur den egna arbetssituationen ser ut och vad de själva har för behov gällande kompetensutveckling för att deras arbetsplats ska kunna möta framtida

8(9) förändringar. Resultatet från förstudien visar betydelsen av att arbeta med strategisk påverkan. Det kommer att vara viktigt i kommande genomförandeprojekt att resultat från projektet skapar förändringar genom varaktig och hållbar utveckling. En viktig bit är att resultat synliggörs, så att andra kan ta lärdom för sin framtida utveckling. Detta gäller både deltagande aktörer och utomstående intressenter. En metod som kommer att användas i kommande genomförandeprojekt är att resultat och goda exempel som framkommer under projektettiden synliggörs på projektets hemsida. Genom att beakta samtliga programkriterier i förstudien, har en bra grund lagts för kommande genomförandeprojekt. Det har varit en stor hjälp vid alla processer i förstudiens arbete att ha med programkriterierna, genom att det har tydliggjort arbetet. Uppföljning under förprojekteringen Arbetet med uppföljning har under förstudien skett kontinuerligt. Projektgruppen har haft återkommande veckomöten, där frågor kring hela processen har lyfts och diskuterats. Vid behov har förändringar genomförts för att förbättra arbetet. Det har även funnits en tydlig projektplan med ansvarsbeskrivning som har uppdaterats regelbundet. Förstudien har styrts av en styrgrupp som har bestått av projektledaren och sex representanter från kommun och näringsliv samt Kristianstad högskola. Styrgruppens uppgift har, förutom att styra projektet, varit att förankra förstudien och stötta projektgruppen. Under de sex månaderna som förstudien har genomförts har styrgruppen träffats vid tre tillfällen. Dessa möten har också använts som ett forum för uppföljning gällande förstudiens arbete och kvalitet. Andra erfarenheter Det som har gått bra under förprojekteringens arbete är att processen och förstudiens upplägg varit strukturerad och att det har gjorts regelbundna uppföljningar/avstämningar för att kontrollera att arbetet fortskridit som det skulle. Projektgruppens olika bakgrunder har också varit en tillgång för förstudien genom att gruppen har kompletterat varandra och bidragit med olika erfarenheter. Kontakten med företag och kommunala enheter har varit bra och mycket uppskattat av de deltagande aktörerna. Det som har fungerat mindre bra är visionen som fanns i början av förstudien, att få med 100 företag. Med tanke på att det inom kommunen finns över 1400 företag, trodde samtliga att det inte skulle vara ett problem att få med 100 företag, snarare att det skulle bli en urvalsprocess. Det har under hela förstudien varit ett hårt arbete och det har testats olika metoder för att få med fler företag. Metoder som har testats är broschyrer, artiklar i bland annat nyhetsbrev och näringslivsnytt, affischer på strategiska ställen, telefonkontakt, personliga besök och arrangemang för företag t ex frukostmöten och företagsvandring. Bästa sättet visade sig vara uppsökande

9(9) verksamhet genom telefonkontakt och personliga besök samt överlämnandet av broschyr vid besöket. Det som visade sig vara svårt var användandet av individuella enkäter. Det har gått åt mycket tid för påminnelser för ifyllnad och det känns som om det tog mer tid än vad det gav. Nu i efterhand hade vi hellre valt nedan beskrivna metod när det gällde att få fram individuella kompetensplaner. En mall för sammanställning av individuella kompetensplaner togs fram tidigt och i slutfasen av förstudien testades den mot företag, för att få in individuella kompetensbehov och det visades sig vara ett mycket bättre sätt än användandet av enkäter och underlättade vårt arbete betydligt. Det som också kan nämnas som en svårighet var slutfasens arbete med att prissätta samtliga deltagandes kompetensbehov. Det var ett mycket omfattande arbete och tog mycket tid i anspråk. Förstudien har efter sitt slut hunnit delge tankar och erfarenheter till utomstående intressenter som befinner sig i startfasen av sin förstudie med ett liknande upplägg. Erfarenheter som projektet vill dela med sig av är; En bra struktur är oerhört viktigt för ett bra resultat. Tydliga mallar för hur kompetensplaner ska redovisas underlättar arbetet och bör tas fram i början av förstudien. Regelbundna uppföljningar är en förutsättning för att veta att projektet fortskrider som det skall. För att tydliggöra förstudiens arbete, lyft med programkriterierna och använd dom från början i alla processer. För att få med företag handlar det om uppsökande verksamhet genom personlig kontakt. Börja i god tid med att få fram kostnader för kompetensbehoven och tag hjälp av de deltagande aktörerna. Att anordna ett slutseminarium är ett mycket bra koncept och en uppskattad avslutning av förstudien som rekommenderas till andra projekt. Kontaktpersoner Lena Hedvall, projektledare Hållbar kompetensförsörjning i Sölvesborg. Clemens Malmberg, verksamhetsutvecklare, Sölvesborgs kommun. Ann-Charlott Andersson, verksamhetsutvecklare, Sölvesborgs kommun