2015-04-14 Sida 1 (27) Protokoll från Ledningsutskottets sammanträde 2015-04-14 Innehåll Attraktivitet, Tillväxtverket - medfinansiering... 4 Attraktivitet, Tillväxtverket - medfinansiering... 5 Placering av fonder för bättre avkastning, motion - yttrande... 6 Höglandets samordningsförbund, årsredovisning 2014... 8 Höglandets kommunalförbund, årsredovisning... 9 Amorteringsfritt 2015-2016, Eksjö kommunfastigheter...10 Ansvar för kommunfullmäktiges program...13 Kommunikationspolicy...15 Seminarieserie, deltagande...16 Granskning av kommunens chefsrekrytering...17 Internkontrollplan 2015...18 Kvartalsrapport, KLK...19 Skyddskommittén, information...20 Tiggare på våra gator, information...21 Folkhälsorådet, BRÅ - budget...23 Integration för lyckade studier och en bra framtid, information...24 Förteckning obesvarade motioner och medborgarförlag, KLK...25 Anmälningsärenden...26 Ledningsutskottets protokoll 2015-03-17...27
Ledningsutskottet 2015-04-14 2 (27) Sammanträde med Ledningsutskottet Plats och tid Förvaltningshuset, kl. 13.00-17.25 ande Annelie Hägg (C), ordf 57-59, 61-75 Diana Laitinen Carlsson (S), tjg ordf 60 Bo Bergvall (S) Mikael Andreasson (S) Carina Lindström (M) Annelie Sjöberg (M), tjg ersättare för Anders Gustafsson (M) Ulf Bardh (C), tjg ersättare för Stellan Johnsson (C) Övriga deltagande Utses att justera Lea Peterson (MP), ej tjg ersättare Lennart Gustavsson (S), ej tjg ersättare Ulla Hägg (S), ej tjg ersättare Maria Havskog (C), ej tjg ersättare Linda Davidsson, sekreterare Per Karlsson, ekonom 67, 68 se forts. Carina Lindström Justeringens plats Förvaltningshuset, Eksjö Paragrafer 57-76 och tid Underskrifter Sekreterare Linda Davidsson Ordförande.. Annelie Hägg Justerande.. Carina Lindström Organ ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ 2015-04-14 Förvaringsplats för protokollet Stadshuset Datum för anslags 2015-04-23 Datum för anslags 2015-05-13 uppsättande nedtagande Underskrift Linda Davidsson
Ledningsutskottet 2015-04-14 3 (27) forts. Anette Stendahl, informationsstrateg 64 Lars Persson, destinationsutvecklare 57 Anders Nermo, personalchef 66, 69 Bodil Lind, rehabiliteringsansvarig 69 Stefan Elm, kommundirektör
Ledningsutskottet 2015-04-14 4 (27) Lu 57 Dnr 2015-KLK0120 Attraktivitet, Tillväxtverket - medfinansiering Ledningsutskottet beslutar att till projektet Stärkt lokal attraktionskraft för innevarande år anslå 70 tkr, samt att resterande ansökta medel om 100 tkr för 2016 hänskjuts till budgetberedningen. Projektet syftar till att höja medvetenheten om värdskapets betydelse, att stärka kunskapen om hur ett gemensamt och gott värdskap byggs upp hos samtliga berörda aktörer, samt utveckla en hållbar metod för ett gott värdskap i Eksjö. Målet är att attrahera nya invånare och företag, men också att öka trivseln hos befintliga invånare och företag, samt att locka fler besökare till Eksjö. Näringslivs- och Turismavdelning ansöker om medfinansiering från Eksjö kommun om 70 tkr för 2015, och 100 tkr för 2016. Från Tillväxtverket ansöker man om 172 400 kr för 2015, och 413 760 kr för 2016. sunderlag Ansökan till Tillväxtverket. Ks
Ledningsutskottet 2015-04-14 5 (27) Lu 58 Dnr 2015-KLK0120 Attraktivitet, Tillväxtverket - medfinansiering Ledningsutskottet föreslår kommunstyrelsen besluta att 70 tkr till projektet Stärkt lokal attraktionskraft finansieras med medel från kommunstyrelsens utvecklingspott för 2015, samt att resterande ansökta medel om 100 tkr för 2016 hänskjuts till budgetberedningen. Näringslivs- och Turismavdelning ansöker om medfinansiering från Eksjö kommun om 170 tkr för 2015-2016 för projektet Stärkt lokal attraktionskraft som syftar till att höja medvetenheten om värdskapets betydelse, att stärka kunskapen om hur ett gemensamt och gott värdskap byggs upp hos samtliga berörda aktörer, samt utveckla en hållbar metod för ett gott värdskap i Eksjö. Ks
Ledningsutskottet 2015-04-14 6 (27) Lu 59 Dnr 2015-KLK0108 Placering av fonder för bättre avkastning, motion - yttrande Ledningsutskottets förslag till beslut: Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att uppdra till kommunstyrelsen att genomföra en översyn av förvaltade fonder samt där det är möjligt och lämpligt arbeta för ihopslagning, annat samarbete eller permutation för att medlen i större utsträckning kan användas i enlighet med instiftarnas intentioner, att uppdra till kommunstyrelsen att genomföra en översyn av kommunens finansierings- och placeringspolicy, samt att därmed förklara motionen bifallen. Kommunfullmäktige har 2014-12-18, 101, beslutat att remittera rubricerad motion från Håkan Dufva (KD) till kommunstyrelsen. Håkan Dufva (KD) framhåller i motionen att förvaltningskostnad/revision är orimligt hög till de utdelningsbara summor som avkastningen medger. Han föreslår därför att en utredning görs med tanke på nämnda kostnader. Finns det möjlighet att placera dessa fonder säkert men ändå med bättre avkastning? I beredningen av motionen har diskussion förts med motionären, samt med revisor för de fonder som kommunen förvaltar. Motionen behandlar två områden, dels kostanden för förvaltning och revision av fonderna, och dels avkastningen och placeringspolicyn för fondernas kapital. Kommunen förvaltar och administrerar 31 fonder med ett totalt kapital om 6,8 mnkr. Kostnad för förvaltning och revision är inte beroende av avkastningen. Ekonomi- och upphandlingsavdelningen tillhandahåller bokföringsprogram och lägger ned 76 timmar om året i förvaltning och administration kring fonderna. För den tjänsten debiterar kommunen fonderna årligen totalt 5 tkr plus moms. Storleken på förvaltningsavgiften har inte förändrats på minst 17 år. Kostnaden för revision debiteras faktiskt nedlagd tid för revisorn, vilket motsvarat 3 100-4 300 kr per år de senaste åren. Kostnaden för förvaltning och revision fördelas på de olika fonderna efter storleken på kapitalet i fonderna, vilket innebär att förvaltningsavgiften är mellan 6 kr för den minsta och drygt 1 000 kr för den största fonden, revisionskostanden något lägre.
Ledningsutskottet 2015-04-14 7 (27) Revisonskostnaden som debiteras fonderna är självkostnad. Kommunens kostnad för förvaltning överstiger den debiterade kostnaden, vilket innebär att fondernas förvaltning idag subventioneras av kommunen med uppskattningsvis 18 000 kr. Motionären vill se en minskad förvaltningskostnad så att mer av avkastningen kan delas ut. En möjlig åtgärd i linje med motionen skulle vara att kommunen helt subventionerar förvaltnings- och revisionskostnaden för fonderna, en ökad kostnad för kommunen om ca 9 000 kr per år. Huvudprincipen har i andra sammanhang varit att skattekollektivet inte ska bekosta sådant som hör till annat kollektiv, eller som i detta fall, att förvaltning och revision av de skänkta pengarna inte ska belasta skattekollektivet. Ytterligare subvention av förvaltningen av fonderna föreslås inte införas utan nuvarande kostnad om 5 tkr/år föreslås kvarstå tillsammans med faktiskt revisionskostnad. Fonderna har också kostnader för avgifter till länsstyrelsen, 200 kr/år och fond, samt kostnader för eventuell annonsering m.m. Flera fonder har ändamål som, på grund av förändringar i samhället, är svåra att uppfylla. Det finns också flera fonder med snarlika ändamål. En översyn av fonderna för att se om möjlighet finns i några fall till ihopslagning, annat samarbete eller permutation skulle kunna innebära att medlen i större utsträckning kan användas i enlighet med instiftarnas intentioner. Fondernas kapital är i huvudsak placerade på bankkonto och med den senaste tidens låga ränteläge har avkastningen också blivit betydligt lägre än den historiskt sett brukar vara. Medlen är placerade enligt finanspolicyn som kräver att medlen placeras med säkerhet motsvarande bankräkning. Undantaget är aktier som hos en fond initialt fanns som kapital i fonden. Om medlen ska placeras på annat sätt med möjlighet till bättre avkastning krävs att kommunens finanspolicy förändras. Med anledning av ränteutvecklingen den senaste tiden bör en översyn av kommunens finanspolicy göras och ställning tas för vilken avvägning mellan möjlig avkastning och säkerhet som ska gälla för placerade medel. sunderlag Motion från Håkan Dufva (KD), daterad 2014-12-18 Kommunfullmäktiges beslut 2014-12-18, 101 Tjänsteskrivelse från ekonomichefen, daterad 2015-04-06 Ks
Ledningsutskottet 2015-04-14 8 (27) Lu 60 Dnr 2015-KLK0124 Höglandets samordningsförbund, årsredovisning 2014 Ledningsutskottets förslag till beslut: Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att bevilja styrelsen för Höglandets samordningsförbund, och enskilda ledamöter i detta organ, ansvarsfrihet för verksamhetsåret 2014, samt att godkänna upprättad årsberättelse 2014 för Höglandets samordningsförbund. Diana Laitinen Carlsson (S) deltar inte i beslutet på grund av jäv. Höglandets Samordningsförbund bildades 2011-04-01 och består av Höglandskommunerna, Landstinget, Försäkringskassan och Arbetsförmedlingen. Samordningsförbundet ska stödja myndigheter/organisationer genom att medverka och stödja aktiviteter och grupper som främjar förebyggande hälsa och rehabilitering i allmänhet. Årsredovisning 2014 för förbundet har upprättats. Höglandets Samordningsförbund hemställer att kommunfullmäktige godkänner årsredovisningen avseende 2014, samt beviljar styrelsen för samordningsförbundet ansvarsfrihet för år 2014. Utsedda revisorer tillstyrker i revisionsberättelse, daterad 2015-03-19, att styrelsens ledamöter beviljas ansvarsfrihet för verksamhetsåret 2014. sunderlag Årsredovisning för Höglandets Samordningsförbund, daterad 2015-03-12 Revisionsberättelse, daterad 2014-03-19 Ks
Ledningsutskottet 2015-04-14 9 (27) Lu 61 Dnr 2015-KLK0090 Höglandets kommunalförbund, årsredovisning Ledningsutskottet beslutar att till ordförande vid denna paragraf utse 2:e vice ordförande Diana Laitinen Carlsson, då ordförande anmäler jäv. Ledningsutskottet beslutar vidare: Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att bevilja Direktionen för Höglandets Kommunalförbund ansvarsfrihet för verksamhetsåret 2014, samt att godkänna upprättad årsredovisning 2014 för Höglandets Kommunalförbund. Direktionen för Höglandets Kommunalförbund har 2015-03-30, 27, godkänt upprättat förslag till Årsredovisning 2014 för Kommunalförbundet. Utsedda revisorer tillstyrker att förbundsdirektionen beviljas ansvarsfrihet för verksamhetsåret 2014, samt att förbundets årsredovisning för verksamheten godkänns. sunderlag Årsredovisning 2014 för Höglandets Kommunalförbund Revisionsberättelse, daterad 2015-03-30 Direktionsbeslut fört vid sammanträde 2015-03-30, 27 Ks
Ledningsutskottet 2015-04-14 10 (27) Lu 62 Dnr 2015-KLK0125 Amorteringsfritt 2015-2016, Eksjö kommunfastigheter Ledningsutskottets förslag till beslut: Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att Eksjö kommunfastigheter AB under 2015 och 2016 inte ska amortera på reversen till Eksjö kommun, samt att minska målet för det finansiella sparandet i budget 2015 från 10 mnkr till 5 mnkr. Eksjö kommunfastigheter har en skuld till Eksjö kommun om 101 mnkr som man årligen amorterar av med 5 mnkr. Eksjö kommunfastigheter AB har lämnat in en skrivelse med begäran om amorteringsfritt under 2015-16. Bolaget står inför stora investeringar i förskola och skola på Storegårdsområdet och för att undvika externa lån begärs att planerade amorteringar 2015-16 skjuts upp. För kommunens del innebär en utebliven amortering att utrymmet för finansiellt sparande alternativt investeringar minskas med 5 mnkr årligen 2015 och 2016. Då investeringsbudgeten är lagd på objektsnivå föreslås att lagd investeringsbudget inte förändras. Istället föreslås att det budgeterade utrymmet för finansiellt sparande minskas från 10 mnkr till 5 mnkr för 2015. (I budgetdirektivet 2016-18 har kommunfullmäktige redan sänkt målet för finansiellt sparande till 5 mnkr 2016, vilket ger utrymme för amorteringsfritt 2016). Syftet med finansiellt sparande är att bygga upp likviditet för att kunna investera utan att behöva låna. Investeringarna i grundskola och förskola på Storegårdsområdet kan ses som en sådan investering, men på koncernnivå. Att minska den externa exponeringen i form av lån i koncernen är i linje med syftet med det finansiella sparandet. sunderlag Tjänsteskrivelse från ekonomichefen, daterad 2014-04-14 Ks
Ledningsutskottet 2015-04-14 11 (27) Lu 63 Dnr 2015-KLK0099 Granskning av årsbokslut och årsredovisning 2014, revisionsrapport Ledningsutskottet föreslår kommunstyrelsen besluta att godkänna upprättat förslag till yttrande och avge detsamma till kommunrevisionen, samt att anmäla ärendet i kommunfullmäktige. Revisorerna har i samband med överlämnad granskningsrapport begärt kommunstyrelsens yttrande över densamma senast 11 maj 2015. Inaktiva anläggningar En större utrangering av inaktiva anläggningar skedde 2008. Revisorerna påpekar att genomgång och utrangering av inaktiva anläggningar bör göras löpande varje år. Arbetet med detta har påbörjats och kommer att genomföras från och med 2015, initialt i samband med övergången till komponentavskrivning. Markreserv och exploateringsmark Revisorerna påtalar att en utredning av avskrivning på byggnader/anläggningar under posterna markreserv och exploateringsmark bör ske för att säkerställa att avskrivning inte sker på markvärdet. Utredning av detta kommer att ske i samband med arbetet med övergången till komponentavskrivning Komponentavskrivning Revisorerna påtalar att det är rimligt enligt SKL att man ännu inte följer RKR:s rekommendation nr 11.4 men att det ska stå i årsredovisningen, samt att arbetet måste utföras under 2015. Under redovisningsprinciper (RKR 11.4) i årsredovisningen 2014 framgår följande: I Eksjö kommun har under 2014, processen påbörjats för att från och med 2015-12-31 ha uppdaterat redovisningen för samtliga väsentliga anläggningstillgångar. Tillräckliga medel för återställandet av Gyesjödeponin Revisorerna påpekar vikten av att det är säkerställt att tillräckliga medel finns avsatta när återställandekostnader för Gyesjödeponin uppstår. Sluttäckningen och finansieringen sker enligt följande: Kommunen betalar numera årligen 0,2 mnkr till Eksjö Energi för sluttäckning av Gyesjödeponin. Av renhållningskollektivets avgifter bekostar Eksjö Energi ytterligare 1,5 mnkr årligen för sluttäckning av deponin. Årligen läggs alltså totalt 1,7 mnkr på sluttäckning av deponin. Förutom de budgeterade årliga betalningarna har kommunen också en avsättning om 3 mnkr i sin balansräkning.
Ledningsutskottet 2015-04-14 12 (27) Sluttäckning görs i dialog med länsstyrelsen. Någon av länsstyrelsen fastställd tidpunkt för sluttäckning finns inte. Exakt takt och kostnad är svårt att beräkna då det beror på tillgång på och kostnad för material. Med nuvarande takt beräknar Eksjö Energi att deponin ska vara sluttäckt år 2021, till en återstående kostnad på 11,3 mnkr. Kostnaden beräknas då vara 1,7 mnkr årligen och finansieras som hittills ur kommunens driftbudget och renhållningskollektivets avgifter. Ny utredning om vilken avsättning som bör göras i kommunen och Eksjö Energi kommer att göras under året. Tidplan för sammanställd redovisning Revisorerna noterar att vid tidpunkten för revisorernas granskningsrapport (daterad 2015-03-11) har inte den sammanställda redovisningen delgetts revisorerna. Då bolagen gått över till K3 med komponentavskrivning, vilket inneburit merarbete, har bolagens årsredovisningar försenats, vilket gjort att tidplanen inte kunnat hållas vad gäller den sammanställda redovisningen i kommunkoncernen. I jämförelse med tidigare år har också revisorernas granskningsrapport avlämnats tidigare, förra årets rapport var daterad 2014-04-02, tre veckor senare än årets. En utvärdering av årets bokslutsarbete kommer att hållas i koncernen inför nästa års tidplan. sunderlag Revisionsrapport från KPMG, daterad 2015-03-10 Yttrande från kommunrevisionen, daterad 2015-03-11 Tjänsteskrivelse från ekonomichefen, daterad 2015-04-09 Ks
Ledningsutskottet 2015-04-14 13 (27) Lu 64 Dnr 2015-KLK0087 Ansvar för kommunfullmäktiges program Ledningsutskottets förslag till beslut: Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att fastställa ansvar för respektive kommunfullmäktigeprogram enligt kommunstyrelsens förslag. Vidare föreslår ledningsutskottet kommunstyrelsen besluta att uppdra till nämnderna att ansvara för uppföljning och utvärdering av respektives kommunfullmäktigeprogram enligt redovisat förslag. Bakgrund Mot bakgrund av ny politisk organisation 2015-2018 finns anledning att överväga hur de antagna kommunfullmäktigeprogrammen (KFP) ska hanteras under den aktuella mandatperioden. Under den gångna mandatperioden har kommunstyrelsen haft ansvar för att de mål och den politiska viljeinriktningen som anges i de antagna KFP, följs upp och beaktas i verksamhetsplaneringen. Uppföljningen har skett genom kommunstyrelsens styrkort och där måluppfyllelsen redovisats i samband med delårsrapporter och bokslut. När det gäller visionen så har den en bärighet på 10 års sikt och omfattar hela den geografiska ytan Eksjö kommun, och i princip all den verksamhet som pågår där. Visionen är den samlade politiska viljeinriktningen, därav bör kommunfullmäktige och kommunstyrelsen känna särskilt ansvar för detta dokument. Detta gäller även översiktsplaner. För övriga fullmäktigeprogram gäller att respektive nämnd tar in relevanta mål i sina nämndsspecifika styrkort och stämmer av mot internbudget, samt upprättar handlingsplaner för att på så sätt verkställa viljeintentionen i respektive program. Förutom vision och översiktsplaner ges nedanstående förslag på ansvarsfördelning avseende kommunfullmäktiges program: Samhällsbyggnadsnämnden - Miljöplan - Energiplan/klimatstrategi - Politiskt program med åtgärder för personer med funktionsnedsättning Tillväxt- och utvecklingsnämnden - Tillväxt-och sysselsättningspolitiskt program - Näringslivspolitiskt program - Program för besöksnäringen - Kultur- och fritidspolitsikt program
Ledningsutskottet 2015-04-14 14 (27) Barn- och ungdomsnämnden - Barn och ungdomspolitiskt program Socialnämnden - Äldrepolitiskt program - Alkohol- och drogpolitiskt program Ansvaret innebär att respektive nämnd ska - en gång per mandatperiod aktualitetspröva respektive program - föreslå förändringar i programmet - utifrån fastställda program ta in relevanta mål i respektive styrkort, samt föreslå kommunstyrelsen relevanta styrkortsmål - stämma av fastställda mål mot internbudget och handlingsplaner för att på så sätt säkerställa att viljeintentionen i respektive program uppnås. sunderlag Tjänsteskrivelse från utvecklingschefen, daterad 2015-02-09 Ledningsutskottets beslut 2015-03-17, 52 Tjänsteskrivelse från kommundirektören, daterad 2015-04-07 Ks
Ledningsutskottet 2015-04-14 15 (27) Lu 65 Dnr 2015-KLK0126 Kommunikationspolicy Ledningsutskottets förslag till beslut: Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att anta upprättat förslag till kommunikationspolicy för Eksjö kommun. Kommunikationspolicyn utgör ett ramverk för koncernen Eksjö kommuns interna och externa kommunikation, och ska fungera som ett hjälpmedel och uppslagsverk för samtliga verksamheter. Eksjö kommuns kommunikationsarbete ska präglas av de grundläggande principerna tillgänglighet, korrekthet, planerat och tydligt. En väl fungerande intern kommunikation är en förutsättning för att varje medarbetare och förtroendevald ska kunna utföra sitt arbete. Det är en förutsättning för att kommunen ska kunna förverkliga mål, uppnå en god arbetsmiljö, och lyckade organisationsförändringar. God intern kommunikation kan skapa ökade förutsättningar för delaktighet, engagemang och tillhörighet till organisationen, vilket skapas när varje medarbetare förstår Eksjö kommuns verksamhet som helhet, dess mål och visioner, samt den egna rollen och sin verksamhets roll i att bidra till helheten. Den externa kommunikationen ska ge medborgare, besökare, näringsliv, föreningar och andra intressenter kunskap om Eksjö kommuns verksamhet och tjänster, samt om dess rättigheter och skyldigheter. Med hjälp av extern kommunikation kan kommunen bygga relationer med omvärlden, och genom relationerna skapa intresse, engagemang och delaktighet. Med kommunikationen som verktyg kan man förstärka förtroenden och skapa positiva attityder till Eksjö kommun som kan stärka kommunen både som organisation och som plats. sunderlag Kommunikationspolicy från informationsstrategen, daterad 2014-01-26 Ks
Ledningsutskottet 2015-04-14 16 (27) Lu 66 Dnr 2015-KLK0127 Seminarieserie, deltagande Ledningsutskottet föreslår kommunstyrelsen besluta att en deltagare från alliansen respektive oppositionen delges möjlighet att deltaga vid återsående seminarier, samt att ersättning utgår för eventuell förlorad arbetsförtjänst vid dessa tillfällen. Regionförbundet har tillsammans med Myndigheten för ungdoms- och civilsamhällesfrågor (MUCF), före detta Ungdomsstyrelsen, bjudit in till en serie utbildningsdagar om ungdomspolitik. Utbildningen baserar sig på 2012 års LUPPresultat och det som enkäten visade är att det behöver fokuseras kring ungas uppväxt, ungas hälsa och stress, jämställdhet, ungas delaktighet och inflytande samt den nya ungdomspolitiken och vad den innebär för våra kommuner. Utbildningen riktar sig till politiker och tjänstemän i länets kommuner. Kommunen har erbjudits att bjuda med två politiker och två tjänstemän. Kvarstående seminarier i serien är 7 maj Ungas hälsa och stress, samt i september Uppföljande seminarium. Två politiker bör erbjudas möjlighet att deltaga vid återstående seminarier i maj, respektive september. Deltagarna bör vara politiker som har för avsikt att ingå i ett råd (styrgrupp) för uppföljning och utvärdering av frågor avseende trygghet och livskvalitet i enligt ett eventuellt nytt politiskt program. sunderlag Tjänsteskrivelse från kommundirektören, daterad 2015-04-07 Ks
Ledningsutskottet 2015-04-14 17 (27) Lu 67 Dnr 2015-KLK0108 Granskning av kommunens chefsrekrytering Ledningsutskottet beslutar att uppdra till förvaltningen att upprätta svar att redovisa vid kommunstyrelsens kommande sammanträde. På de förtroendevalda revisorernas uppdrag har KPMG genomfört en granskning av kommunens chefsrekrytering. Revisorerna önskar svar senast 11 maj 2015. Revisorerna framhåller att det är positivt att personalavdelningen har upprättat riktlinjer avseende rekryteringsprocessen. Dock saknas riktlinjer specifikt för chefsrekrytering eller annonsering av dessa tjänster. Det bör även klargöras under vilka förutsättningar rekryteringsbolag ska användas, samt vem som fattar beslut om detta. Rekryteringsprocessen och underlag till urval ska dokumenteras. Vidare rekommenderas att mall avseende tidplan tas fram. Revisorerna rekommenderar även att rutiner och riktlinjer tas fram avseende samverkan vid tillsättning av chefsbefattningar då det i dagsläget finns en otydlighet i tolkningen av samverkansavtalet mellan arbetsgivare och fackliga företrädare vad gäller samverkan vid vissa chefstillsättningar. sunderlag Granskningsrapport från KPMG och kommunrevisionen, daterad 2015-03-11 Ks KD
Ledningsutskottet 2015-04-14 18 (27) Lu 68 Dnr 2015-KLK0085 Internkontrollplan 2015 Ledningsutskottet föreslår kommunstyrelsen besluta att i redovisad internkontrollplan tillägga att kontroll av ramavtalstroheten för skolskjutsar ska ske genom att samtliga fakturor gällande skoltransporter kontrolleras, samt att i övrigt godkänna redovisad rapport angående 2015 års internkontroll. Enligt kommunstyrelsens reglemente för internkontroll ska ledningsutskottet före april månads utgång varje år upprätta en särskild plan för granskning/uppföljning av den interna kontrollen. Planen ska antas av kommunstyrelsen. Av planen ska framgå vad som ska granskas under året vilka reglementen, regler och policyn som berörs vem som är ansvarig för granskningen när granskningen ska rapporteras Syftet med kontrollen är att säkra en effektiv förvaltning och att undgå allvarliga fel. En god intern kontroll ska således bidra till att ändamålsenligheten stärks och att verksamheten med medborgarnas bästa för ögonen bedrivs effektivt och säkert (SOU 1998:71). Ekonomiledningsgruppen har utarbetat anvisningar till arbetet med internkontroll. För att säkerställa att internkontrollen inte enbart fokuserar på ekonomi ska varje sektor enligt anvisningarna i sin internkontrollplan ha rubrikerna: - Kontroll av effektivitet och ändamålsenlighet i verksamheten - Kontroll av finansiell rapportering - Kontroll av följsamhet mot lagar och förordningar (vilket följer COSO:s modell för intern styrning och kontroll) För varje kontrollområde som föreslås ska området värderas utifrån en risk och väsentlighetsanalys. Riskbedömning görs genom att värdera risken utifrån vilken sannolikhetsnivå det finns för att fel uppstår. Väsentlighetsanalys görs genom en bedömning vilka konsekvenser som kan uppstå vid fel. sunderlag Ledningsutskottets beslut 2015-03-17, 50 Tjänsteskrivelse från ekonom, daterad 2015-04-07 Ks
Ledningsutskottet 2015-04-14 19 (27) Lu 69 Dnr 2015-KLK0007 Kvartalsrapport, KLK Ledningsutskottet beslutar att godkänna redovisad information. Ledning och utveckling, administration Det ekonomiska utfallet för 2015 kommer att ha en positiv avvikelse, men först vid delårsbokslutet kommer ett exakt överskott att kunna redovisas. Ekonomi- och upphandlingsavdelningen Den nya upphandlingstjänsten budgeterades för hela året dock tillsattes tjänsten först den första april varför ett överskott om 150 tkr prognostiseras. Personalavdelningen Personalavdelningen prognostiserar ett underskott om cirka 240 tkr vilket beror på att avdelningen ännu inte har kommit i balans efter intäktstappet då Eksjö Energi och Nifsarp inte länger köper löneadministration från avdelning. Merparten av de tappade intäkterna kommer att kompenseras med lägre kostnader, bl.a. kommer löneenheten att minska personal med 20 procent. Kommunikationsavdelningen Telefonikostnaderna gör att avdelningen har en negativ prognos om 1 300 tkr. Räddningstjänsten En större reparation av ett fordon inom räddningstjänsten i Eksjö gör att resultatet för 2015 prognostiseras till ett underskott om ca 120 tkr. Kostenheten Enhetens prognos visar ett underskott om 900 tkr. Städenheten Timpriset för städning har höjt med 6 kr på grund av årets kommande lönejusteringar samt tillkomna IT-kostnader. Denna ökning kompenseras kunderna genom ramjustering. Prognosen för året har ingen avvikelse mot budget. Investeringar Investeringsmedel gällande ärendehanteringssystemet, 900 tkr, kommer inte att belasta 2015 utan ska föras över till 2016 års investeringsbudget. sunderlag Kvartalrapport från ekonomiavdelningen
Ledningsutskottet 2015-04-14 20 (27) Lu 70 Dnr 2015-KLK0085 Skyddskommittén, information Ledningsutskottet beslutar att notera informationen. Kommunens rehabiliteringsansvariga redovisar sjukfrånvaron, liksom frisknärvaron för åren 2011-2014 för hela förvaltningen. Vid överläggningen framkommer att informationen även bör delges nämnderna.
Ledningsutskottet 2015-04-14 21 (27) Lu 71 Dnr 2015-KLK0130 Tiggare på våra gator, information Ledningsutskottet beslutar att uppdra till förvaltningen att initiera ett möte med frivilligorganisationerna, polisen och kommunala förträdare i syfte att få en gemensam bild av läget och utveckla strategier för hur tiggeriet ska hanteras, att uppdra till förvaltningen att bilda ett nätverk i frågan, med kommunen som sammankallande, samt att i övrigt notera informationen Antalet tiggare i landets kommuner har ökat under senare år. Mot den bakgrunden och för att hjälpa de som tigger i Sverige, har regeringen utsett den tidigare statssekreteraren Martin Walfridssons om nationell samordnare. Det huvudsakliga skälet till tiggeriet är bristande försörjningsförmåga i det egna hemlandet. Det är den utsatta situationen för tiggande, främst bland romer med rumänskt medborgarskap som tillfälligt kommer till Sverige, som lett till regeringens beslut att låta en samordnare försöka underlätta samarbetet mellan exempelvis kommuner och frivilligorganisationer, såväl i Sverige som internationellt. Den 4 februari 2015 genomförde Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) en nationell konferens i Linköping om tiggeriet i vårt land. Av redovisiningen framgick att problemet eskalerat i främst de större städerna och som lett till att tillfälliga läger etablerats. Tiggarna utgörs av främst EU-medborgare. Följande gäller: - EU-medborgare har rätt att vistas i annat EU-land i tre månader utan särskilt tillstånd - Det är inte förbjudet att tigga i Sverige - Om det finns barn bland tiggarna som riskera att fara illa har kommunen en undersökningsplikt att kontrollera sakläget och vidta åtgärder i enlighet med Barnkonventionen och socialtjänstlagen - Kommunen kan, om behov finns, ge akut tillfällig hjälp för vuxna som befinner sig i nöd. Det är svårt att få en riktig bild av volymen tiggare i varje kommun. I Eksjö kommun, liksom i flertalet av landets kommuner, är det frivilligorganisationerna (Svenska kyrkan, övriga kyrkosamfund, Röda korset med flera) som har bäst kontakt med tiggarna.
Ledningsutskottet 2015-04-14 22 (27) Sociala sektorn har fått uppgift från kyrkosamfund att antalet tiggare uppgår till 20-30 tiggare. Uppgiften är något osäker. De flesta i Eksjö stad, några i Mariannelund. Kyrkorna och Röda korset har hjälpt till med mat, kläder och natthärbärge. Tiggarna kommer framför allt från Bulgarien och Rumänien. De behov tiggarna framför allt uttalar till de olika frivilligorganisationerna är behovet av pengar. Eksjö kommun bör följa utvecklingen av hur tiggeriet ser ut i vår kommun avseende: - volym - hemvist (land) - om barn finns med och situationen i övrigt (exempelvis hur/var de bor) - stödja frivilligorganisationerna i deras arbete i denna aktuella fråga För att följa utvecklingen och få relevant information bör ett formellt nätverk upprättas bestående av företrädare från frivilligorganisationerna, polisen, primärvård, politiker, sociala sektorn och staben vid kommunledningskontoret. Eksjö kommun bör ta ett initiativ till ett möte med ovanstående i nätverket för att få en gemensam bild av läget och utveckla eventuella gemensamma strategier. sunderlag Tjänsteskrivelse från utvecklingschefen, daterad 2015-04-14 Utvecklingsc