Projektredovisning - Fallgropar och livlinor Inspirationsdag för ekonomer i högskolan, SUHF 10 oktober 2016 Per Setterberg
Innehållsförteckning 1 2 3 Vad gör projektverksamheten så speciell? Fallgropar Vägen mot struktur 4 Vad händer i framtiden?
Fokusområde Externfinansierade projekt 10/13/2016 Chalmers 3
Vad är ett projekt? En uppgift som är tydligt avgränsad från löpande verksamhet Har en definierad början och ett tydligt mål Har en definierad resursram Ofta lett av en särskilt utsedd ansvarig person Ofta krävs ett avtal med uppdragsgivare eller finansiär
Vad gör projektverksamheten så speciell ur ett ekonomistyrningsperspektiv?
Vad gör projektverksamheten så speciell ur ett ekonomistyrningsperspektiv? Vanligt förekommande specifika förhållanden: Projektverksamheten har en egen målbild som inte fullt ut överlappar målbilden för den löpande verksamheten Ledningsfunktioner är tillfälligt sammansatta kanske t.o.m. enbart består av konsulter Unika lösningar vad gäller ansvars- och befogenhetsfördelning
Vad gör projektverksamheten så speciell ur ett ekonomistyrningsperspektiv? forts. Långa tidshorisonter med skiftande förhållanden över tid - verksamheten utgör ett rörligt mål ur ett uppföljningsperspektiv Gränsdragningsfrågor uppstår mellan enskilda projekt samt mellan projekt och löpande verksamhet Ofta stora pengar och betydande resurser på spel
Vad gör projektverksamheten så speciell i vår sektor? Finansieringen knuten till individer Både avseende tillhörighet och sysselsatta resurser Projektet endast en del i ett större (ofta personligt ) sammanhang Inget lönsamhetsfokus Ogynnsamma avtalsvillkor riskerar undergräva verksamheten på sikt Koppling till intäktsredovisning principer om successiv vinstavräkning Beroendeställning framför allt avseende bidrag Ur ett redovisningsperspektiv diffusa leveranser Utmaning att mäta färdigställandegrad
Fallgropar
Vanliga fallgropar Rätt perspektiv i vår redovisning? Finansieringsperspektiv kontra utfallsredovisning Projektet endast en del i större helhet - omfördelningar Klassificering bidrags- eller uppdragsprojekt? Eller är det löpande verksamhet? Samfinansiering Förbrukningskrav avseende anslag/fakultetsmedel Förlustrisker Vad är egentligen en förlust kopplat till oklara färdigställanden? Hantering av avslut Nära kopplat till modeller för hantering av internkapital
Särskilt utmanande områden EU-projekt Internt prissatta varor och tjänster Avstämning mot tidrapportering Infrastrukturer Prissättning och budgetering Centrum Hur hålla isär och ihop relationen med respektive finansiär?
Vägen mot struktur
Processyn exempel bidragsforskning Ansökan Kalkyl Avtal Klassificering av avtal Beslut om samfinansiering Förlustriskbedömning Avslut
Viktiga rutiner, principer och verktyg vid nyckeltidpunkter Ansökan Kalkyl Kalkylprinciper LKP, OH etc. Kompetent ekonomiadministrativt stöd Mallar Avtal Kompetent juridiskt stöd Mallar
Viktiga rutiner, principer och verktyg vid nyckeltidpunkter, forts Klassificering av avtal Vem gör projektupplägg? Stöd checklistor etc. Beslut om samfinansiering Principer för tidpunkt, beräkning etc. Dokumentation
Viktiga rutiner, principer och verktyg vid nyckeltidpunkter, forts Förlustriskbedömning Rutiner hur ofta? Av vem/vilka? Dokumentation Avslut Principer Dokumentation
COSO-perspektiv på projektverksamheten Kontrollmiljö Riskbedömning Kontrollaktiviteter Information & kommunikation Uppföljning Implementerad modell för projektverksamhetens o Roller o Ansvar o Befogenheter Metod för riskhantering på flera nivåer o Projektorganiserad verksamhet o Projektportfölj o Enskilt projekt Rutiner för uppstart/avslut o Vem som är behörig att lägga upp ett projekt o Hur/när upplägg sker o Hur/när avslut skall ske Projektspecifikt behov större fokus på kommunikation utifrån och in Projektverksamhet kräver uppföljning på större bredd varje projekt riskerar sätta sin egen standard för kvaliteten på ISK Styrdokument för projekthantering innehållande Rutiner för kalkyler och uppföljning o Förkalkyler o Projektdefinition o Projektorganisatio n o Ansvar för kommunikation och uppföljning o Löpande uppföljning o Efterkalkyler o Återkoppling från efterkalkyl till förkalkyl
Vad händer i framtiden? IFRS 15 Intäkter Från 1 jan 2018 i noterade bolag Fokus på kund och åtagande som tydligt framgår i kontrakt 5-stegsmodell: 1. Identifiera kontrakt med kunder 2. Identifiera kontraktens olika prestationsåtaganden 3. Fastställa transaktionspriset 4. Fördela transaktionspriset på olika prestationsåtaganden 5. Redovisa intäkten när företaget uppfyller prestationsåtaganden