Långsiktig plan för personalförsörjning Barn- och ungdomsförvaltningen Sandra Backlund Utredare Dnr Bun 2013/262
2013-11-21 1 (5) 1. INLEDNING Lärarbrist och svårigheter att rekrytera behörig personal till förskolans och skolans värld är ett problem i många kommuner. Järfälla kommun är inget undantag. Järfälla kommun måste profilera sig som en intressant och attraktiv arbetsgivare för att hävda sig gentemot andra arbetsgivare i konkurrensen om arbetskraften. Att lyckas med en konkurrenskraftig löneutveckling och andra former av ersättningar till anställda, arbetsmiljö och möjligheter till professionsutveckling är grundbultar för att göra läraryrket attraktivt i stort, men också då det gäller att locka arbetskraft till kommunen. Marknadsföring av kommunen som arbetsgivare spelar också en betydande roll. Denna plan utgör ett första steg i att skapa en medvetenhet och beredskap kring den framtida personalförsörjningen. Planen syftar till att fastställa hur barn- och ungdomsförvaltningen bör agera för att attrahera kompetent personal. Inom ramen för en utredning 1 har bland annat grupper av personal tillfrågats om vad de anser är attraktivt hos en arbetsgivare. I utredningen ges också en omfattande beskrivning och diskussion om utmaningarna som barn- och ungdomsförvaltningen står inför gällande personalförsörjningen. Utredningen ligger till grund för de åtgärder denna plan förordar. Planens ambition är inte att ge en fullständig lösning på en problematik som återfinns även på nationell nivå. Snarare är avsikten att initiera ett strategiskt långsiktigt arbete inom barn- och ungdomsförvaltningen där personaltillförsel står i centrum. Planen kommer årligen att uppdateras för att identifiera fler fokusområden utifrån rådande behov och resurser. Planen för personalförsörjning ingår i en grupp av ärenden med ett gemensamt syfte att ge underlag för långsiktig planering, effektiviseringar och resultatförbättring. Utöver planen för personalförsörjning ingår nämndens årliga budget, kapacitetsplanen, program för resultatförbättring och kvalitetsredovisningen i gruppen av större ärenden som revideras varje år. 2. ATTRAKTIONSFAKTORER ATT LYFTA VID MARKNADS- FÖRING 2 Som har nämnts inledningsvis, spelar marknadsföringen av kommunen en betydande roll för personalförsörjningen. För att väcka ett intresse för Järfälla kommun som arbetsgivare, bör ett attraktivt varumärke kring en skolkommun i framkant skapas. Varumärket ska andas professionalism, utveckling och innovation. Om dessutom varumärket kan förenas med ett gott rykte för arbetsmiljön i kombination med ett konkurrenskraftigt löneläge, bör det hållas sannolikt att intresset för kommunen som arbetsgivare växer. För att uppnå detta, krävs att barn- och ungdomsförvaltningen strävar efter att varumärket blir verklighet inom förvaltningens verksamheter. Vid all marknadsföring är det viktigt att synas. Genom att exempelvis delta i mässor och liknande event och berätta om arbetet som sker i Järfälla sätts kommunen på kartan över framstående skolkommuner. Hemsidan och givetvis platsannonser ska 1 Se Utredning Plan för personalförsörjning, Dnr Bun 2013/262 2 Se även Kommunikationsstrategi För- och grundskolor 2013
2013-11-21 2 (5) utnyttjas för att visa bilden av Järfälla kommun som en attraktiv skolkommun att arbeta i. 2.1. Befintliga attraktionsfaktorer Nedan återges aspekter som förvaltningen i dagsläget besitter och som redan nu kan betonas som attraktionsfaktorer vid marknadsföring. Vi satsar på professionsutveckling Det finns goda möjligheter till professionsutveckling i kommunen. En rad intressanta och relevanta utbildningar och nätverk finns möjliga för personal att delta i. Det finns ett utvecklat arbete gällande forskning och utveckling (FoU) och internationellt arbete. Förvaltningen arbetar för att lyfta ett vetenskapligt förhållningssätt i praktiken och värnar om ett nära samarbete med den akademiska världen. Vidare ses stora vinster i internationella samarbeten som anses tillföra perspektiv, nytänkande, inspiration och motivation. Vi står för en utvecklingsinriktad koncern I Järfälla ingår de kommunala verksamheterna i en koncern som verkar för helheten och dess kvalitetsutveckling. Koncernen är utvecklingsbejakande och erbjuder goda möjligheter till erfarenhetsutbyten mellan verksamheter och kollegialt lärande. Här erbjuds karriärtjänster Barn- och ungdomsförvaltningen eftersöker ett större antal förstelärare och lektorer än vad som i dagsläget finns i kommunens verksamheter. Här finns således goda möjligheter att göra karriär och bidra till skolutveckling. Till skillnad mot många andra kommuner, är karriärtjänsterna i Järfälla kommun tillsvidaretjänster och lönepåslaget permanent. 2.2. Attraktionsfaktorer att sträva efter Det finns även attraktionsfaktorer som barn- och ungdomsförvaltningen bör sträva efter att besitta och som i framtiden med fördel lyfts i marknadsföringen. Ett urval av åtgärderna som nämns i nästkommande avsnitt ses i detta avseende som viktiga. En sund arbetsmiljö med goda förutsättningar för personal att göra ett bra jobb Barn- och ungdomsförvaltningen arbetar efter principen att en sund arbetsmiljö bidrar till en högre kvalitet i verksamheterna. Genom att se till personalens arbetsklimat och verka för att arbetsbelastningen är sund, finns en tilltro till att personalen mår bättre och presterar bättre. Samtidigt som detta har kvalitetshöjande effekter, anses detta även ha bäring på förvaltningens rykte som en attraktiv arbetsgivare vilket är av vikt för personaltillförsel.
2013-11-21 3 (5) 3. ÅTGÄRDER FÖR ATT MÖTA BEHOVET AV PERSONAL I detta avsnitt redogörs för utvecklingsområden och åtgärder som anses vara nödvändiga för att öka utsikterna för en god personaltillförsel. Här omfattas åtgärder som syftar till att behålla befintlig personal och åtgärder som i första hand syftar till att öka möjligheterna vid rekrytering av ny personal. 3.1. Arbetsmiljö Genom att skapa en god arbetsmiljö ökar sannolikheten att befintlig personal väljer att fortsätta sin anställning i Järfälla kommun. Betydelsen av kommunens och förvaltningens rykte som arbetsgivare ska inte heller underskattas när det gäller att skapa ett varumärke som en tilltalande arbetsplats och därigenom öka chanserna vid rekrytering. Barn- och ungdomsförvaltningen bör inom detta område skapa avlastning, skapa former för erfarenhetsutbyten samt hitta strukturer för att medvetet hantera och motverka en alltför hög arbetsbelastning inom förvaltningens verksamheter. 3.1.1. Skapa avlastning Att på olika sätt avlasta personal inom förskola, fritidshem och skola ses som en primär åtgärd för att skapa en arbetssituation med tillräckligt utrymme för den pedagogiska kärnverksamheten. Behovet av avlastning finns i alla verksamheter, men hur avlastningen bör skapas skiljer sig åt då organiseringen av arbetsuppgifter ser olika ut. Med detta följer att avlastning bör skapas efter de förutsättningar som finns i varje verksamhet. För att skapa avlastning bör barn- och ungdomsförvaltningen: Initiera en processkartläggning där arbetsuppgifter och arbetsprocesser kritiskt granskas. Genom att göra arbetsprocesser överblickbara kan förbättringsområden identifieras och till exempel flaskhalsar och onödigt tidskrävande rutiner åtgärdas. Även det arbete som sker på förvaltningsnivå, det vill säga de arbetsuppgifter och processer som BUN-kansliet respektive FoG-ledningen ansvarar över, bör ses över. Stöd utifrån bör bistå vid processkartläggningen. Utreda huruvida det är intressant att inrätta en central funktion som hanterar vikarieanskaffning för skolor. Det finns redan en bemanningstjänst för förskolor, fritidshem och kök, men ett alternativ för skolorna saknas. I dagsläget sköter skolorna vikarieanskaffningen på olika sätt. I de flesta fall är det en skoladministratör som ringer in vikarier efter en lista med vikarier som brukar anlitas av skolan. En eventuell bemanningstjänst för skola bör utredas närmre. Konsekvensanalys och kostnadskalkyl efterfrågas. Göra en konsekvensanalys av och en mer detaljerad kostnadskalkyl för personalförstärkande åtgärder. Genomförd utredning visar på att personalen själva förespråkar mer kringpersonal i verksamheterna för att skapa avlastning. Kostnaden för att exempelvis inrätta en tjänst per skola i syfte att skapa avlastning, skulle uppgå till cirka 420 tkr per år 3. 3 Kostnaden inkluderar PO-avgifter och är beräknad utifrån ett löneläge på 25 tkr per månad. Om löneläget skulle uppgå till 30 tkr per månad är den totala kostnaden 504 tkr per år.
2013-11-21 4 (5) 3.1.2. Skapa former för erfarenhetsutbyten Förskolor och skolor arbetar på olika sätt för att möjliggöra för planeringstid och för att hitta sätt att avlasta personal. En del verksamheter lyckas bättre än andra trots att förutsättningarna ter sig liknande. Det kan således finnas goda exempel på hur man kan organisera arbetet vilka bör spridas. Barn- och ungdomsförvaltningen bör: Hitta former för erfarenhetsutbyten kring hur verksamheterna fördelar tid och organiserar sitt arbete. Att lyfta goda exempel kan ha gynnsamma effekter. 3.1.3. Motverka en alltför hög arbetsbelastning Hanteringen av arbetsmiljökompassen ses som en del i att hantera och motverka en osund arbetssituation inom förvaltningens verksamheter. Arbetsmiljökompassen är en enkätundersökning som utförs vartannat år om anställdas upplevelse av sin arbetssituation. I de fall oroande resultat redovisas genomgående över förvaltningens verksamheter, bör åtgärdsarbetet lyftas från den enskilda arbetsplatsen till strukturnivå, det vill säga förvaltningsnivå. Barn- och ungdomsförvaltningen bör: Ta fram rutiner för hantering av resultat i arbetsmiljökompassen som utmärker sig systematiskt och genomgående för verksamheterna. Åtgärdsarbetet bör lyftas från den enskilda arbetsplatsen till förvaltningsnivå. 3.2. Knyta studenter och nyutexaminerade lärare till kommunen Att knyta studenter till kommunen och visa att Järfälla är en attraktiv och intressant arbetsgivare, ses som ett strategiskt viktigt område för att öka chanserna till en god personaltillförsel. Detta görs genom ett ökat nära samarbete med lärosätena och en välfungerande och väletablerad organisation kring den verksamhetsförlagda utbildningen (VFU). Barn- och ungdomsförvaltningen bör: Möjliggöra för att fler VFU-studenter kan tas emot i Järfälla kommuns förskolor och skolor genom att fler handledare utbildas. Sträva efter att övningsskolor etableras i kommunen i syfte att möjliggöra fler VFU-placeringar samt i syfte att verka för ett nära och utökat samarbete med lärosätena. 3.3. Kompetensutveckling för fler behöriga förskollärare och lärare Att uppmuntra den personal som kan nå behörighet genom vidareutbildning är en nyckel i att möta behovet av behörig personal. I barn- och ungdomsförvaltningens verksamheter finns det i dagsläget cirka 20 lärare som har mindre än 30 högskolepoäng kvar på lärarutbildningen. Förutsättningar och incitament bör skapas för att dessa personer ska kunna avsluta sina studier. Det kan även framöver bli aktuellt att se över hur ytterligare incitament till vidareutbildning kan se ut. Barn- och ungdomsförvaltningen bör: Aktivt uppmuntra den personal som genom vidareutbildning kan nå behörighet att fullfölja studierna. Informera om möjlighet till tjänstledighet vid studier.
2013-11-21 5 (5) 3.4. Konkurrenskraftig löneutveckling En konkurrenskraftig löneutveckling blir nödvändig för att kunna attrahera kompetent personal till barn- och ungdomsförvaltningens verksamheter. Sett till den nationella lärarkris som förväntas, kan ingen kommun blunda för löneläget om behöriga lärare ska finnas i undervisningen. Här krävs en medvetenhet om att lönerna måste vara konkurrenskraftiga. 3.5. Professionsutveckling Att skapa ett varumärke kring Järfälla kommun som en kommun i framkant gällande professionsutveckling, ses som en viktig attraktionsfaktor att lyfta vid marknadsföring av kommunen som arbetsgivare. I dagsläget finns ett utvecklat tänkande kring FoU och internationellt arbete och det händer mycket i verksamheterna. Detta måste synliggöras och förmedlas utåt. Barn- och ungdomsförvaltningen bör: Verka för att barn- och ungdomsförvaltningen syns i olika sammanhang och att bilden av Järfälla som en intressant och utvecklingsinriktad skolkommun sprids. Utveckla en hemsida med fokus på FoU- och internationellt arbete, vilken kommer att finnas tillgänglig både internt och externt. Här avses möjligheter till professionsutveckling och aktiviteter knutna till kvalitets- och utvecklingsarbetet att synliggöras. Hemsidan ska utgöra en kanal för att sprida en bild av Järfälla som en intressant arbetsgivare. Direkt information till potentiella arbetssökande avses finnas.