Verksamhetsplan 2015 VGR IT

Verksamhetsplan 2015 VGR IT

Inledning 2015 blir på många sätt ett spännande år. IT-utvecklingen går snabbt och det gäller att ta tillvara på de möjligheter som finns. VGR IT:s uppdrag är att vara den självklara tjänsteleverantören för våra kunder. Vi ska fortsätta att se till att Västra Götalandsregionens IT-miljö fungerar varje dag för alla användare runt omkring i regionen och ge dem den IT-support de behöver. Vi ska också fortsätta resan med framtidens vårdinformationsmiljö. Idag har vi inte IS/IT-system som stödjer vårdverksamheterna tillräckligt bra. Vi måste hålla ihop utvecklingen för att skapa en gemensam och funktionell IS/IT-miljö. Målet för vår resa är att IS/IT ska ge inflytande, inspiration och utveckling genom att vara enkel och tillgänglig samt skapa möjlighet till påverkan, delaktighet och kunskapsspridning. Verksamhetplanen beskriver de viktiga områden som VGR IT ska arbeta med under 2015 för att nå målen och visionen - och inte minst göra våra kunder ännu nöjdare. /Göran Ejbyfeldt IS/IT-direktör Västra Götalandsregionen VGR IT:s plats i Västra Götalandsregionen VGR IT är Västra Götalandsregionens gemensamma IS/IT-organisation. Organisatoriskt sett är vi en avdelning inom regionkansliet. Regionkansliet innehåller Västra Götalandsregionens ledningsfunktioner och är ett stöd till den politiska organisationen. Kansliet hanterar frågor om hälso- och sjukvård, ekonomi, personal, IT, säkerhet, information och kommunikation. Kansliets uppdrag är av regionövergripande och strategisk karaktär med inriktning på finansiär och ägarperspektiven. VGR IT:s ca 530 medarbetare finns på fyra kontor i Västra Götalandsregionen; Borås, Mölndal, Skövde och Vänersborg. Vår historia Västra Götalandsregionen bildades 1999 och varje förvaltning ansvarade för sin IT-avdelning. 2005 började man titta på hur en framtida organisation skulle kunna se ut och i april 2006 tog regionfullmäktige beslut om att bilda en gemensam IT-avdelning för hela regionen. Regionfullmäktiges beslut blev verklighet när VGR IT bildades 1 januari 2007. I september 2011 tog man beslut om en ny IS/IT-strategi för Västra Götalandsregionen. Genom att samla både strategisk och operativ verksamhet i en och samma organisation togs ett helhetsansvar för IS/IT i regionen och Nya VGR IT bildades 1 april 2012. Från och med 1 januari 2013 heter Västra Götalandsregionens gemensamma IS/ITorganisation återigen VGR IT. Innehåll VGR IT:s plats i Västra Götalandsregionen 2 Vision, uppdrag och verksamhetsidé 3 Så styrs IS/IT i Västra Götalandsregionen 4 Så styrs VGR IT 6 VGR IT:s organisation 7 Vår kultur 8 Budget 9 Viktiga aktiviteter 2015 9 Styrkort: Kund 10 Styrkort: Process 10 Styrkort: Medarbetare 11 Styrkort: Ekonomi 11 2

Vision, uppdrag och verksamhetsidé Vår vision Nöjda kunder genom att med IS/IT ge inflytande, inspiration och utveckling. Inflytande IS/IT ger inflytande genom att vara enkel och skapa möjlighet till påverkan, delaktighet, kunskapsspridning och utveckling. IS/IT ger möjlighet till regiongemenskap och dialog. Inspiration IS/IT ger inspiration genom att vara enkel, smart och tillgänglig när och där den behövs i rätt omfattning. IS/IT ger stöd för beslutsfattande och informationen är pålitlig och säker. IS/IT ger inspiration genom att ligga i framkant och ge förutsättningar för öppenhet. Utveckling IS/IT skapar utveckling och värde genom att tillgängliggöra information och kommunikation när och där den behövs. IS/IT ger förutsättningar för ökad tillväxt i regionen, effektivitet, lärande, kreativitet och skapande. Vårt uppdrag VGR IT ska vara den självklara tjänsteleverantören för våra kunder genom att leverera attraktiva och anpassade tjänster inom IS/IT Vad innebär detta? Självklar innebär att våra kunder ser oss som den naturliga och givna samarbetspartnern Tjänsteleverantör är vi genom att vi alltid utgår från kundens behov och krav, fokuserar på att leverera värde och nytta i våra tjänster Kund är Västra Götalandsregionens verksamheter, representerade av objekt/bransch Attraktiva innebär att kunden ser tjänstens värde och nytta i verksamheten Anpassade innebär att med regionalt och strategiskt perspektiv på bästa sätt tillfredsställa regionens verksamheter IS/IT innebär drift, support, förvaltning för kontinuerlig och stabil leverans av etablerade tjänster samt att utifrån behov, strategier och omvärld utveckla och förädla tjänster Vår verksamhetsidé Vi får nöjda kunder genom att: Ta befälet och vara ansvariga för all IS/IT i Västra Götalandsregionen Leda och styra samt ligga steget före och påvisa nya möjligheter inom IS/IT för att Västra Götalandsregionen ska nå sina mål Stå för kostnadseffektiv IT och göra det som är bäst för hela Västra Götalandsregionen Leverera vad vi lovat - ha örnkoll på vår verksamhet och leverera vad vi lovat i rätt tid och med rätt kvalitet 3

Så styrs IS/IT i Västra Götalandsregionen IS/IT-styrmodell Västra Götalandsregionens IS/IT-styrmodell utgör ramverket för IS/IT-styrningen. Styrmodellen beskriver roller, ansvar, beslutsforum/beslutsstruktur, vägar för eskalering och en övergripande organisation för IS/IT. Styrningen av IS/IT utgår från IS/IT-huset som beskriver den övergripande strukturen och grunden för hur vi vill arbeta med IS/IT inom Västra Götalandsregionen. Huset utgör grunden för beslutsfattande, finansiering och arbetssätt. Målet är en verksamhetsstyrd IS/ IT-utveckling och en effektivt samlad IS/IT-verksamhet. Styrmodellen bygger på att krav och behov av IS/IT-stöd uppstår i kärnverksamheterna och kompletteras med krav från lagstiftning, nationella krav, ägare och branschernas behov etc. Dessa samordnas, prioriteras och beslutas inom respektive bransch som ansvarar för att skapa förutsättningar för utveckling, förvaltning (förbättringar/ändringar på befintliga objekt/ system) och drift. Realiseringen av besluten sker inom VGR IT med stöd av kärnverksamheterna. I strategin finns fem styrande principer som gäller för alla som arbetar med IS/IT. 1. Kundnytta ska vara överordnad IS/IT IS/IT ska vara ett stöd för att bedriva kärnverksamhet och stödja interna och externa kunder. Konsekvens: Kunden ska alltid identifieras och kundnyttan utvärderas vid varje anskaffning/förändring av IS/IT-funktion. Tydliga regler och strukturer ska finnas för att ta hand om kundbehov. 2. Helheten prioriteras före delarna När värdet för regionen som helhet blir större än värdet för varje enskild verksamhet så hanteras det regiongemensamt eller branschgemensamt. Konsekvens: Gemensam finansiering och styrning av tjänster inom bransch och region kommer att ske. 3. För varje verksamhetsfunktion ska strävan vara att det endast ska finnas en IS/IT-lösning Överlappande IS/IT-lösningar för samma/likartade verksamhetsfunktioner ska undvikas. För att uppnå kostnadseffektivitet, ökad kvalitet och förenklad förvaltning ska det finnas en strävan efter konsolidering av IS/IT-lösningar. Konsekvens: Införande av överlappande IS/IT-lösningar ska särskilt motiveras. 4. Vid anskaffande av IS/IT funktioner ska standardiserade produkter/tjänster/lösningar vara huvudalternativet Enkelhet och igenkänning för medarbetare samt förenklad drift och underhåll är önskvärt. Konsekvens: Egenutveckling av lösningar övervägs i sista hand. Översikt IS/IT-styrmodell IS/IT-strategin och styrande principer Västra Götalandsregionens IS/IT-strategi sträcker sig över den kommande 3-års perioden och fokuserar på önskat börläge för IS/IT i Västra Götalandsregionen. Den övergripande IS/ IT-visionen är: IS/IT inom Västra Götalandsregionen medverkar till Det Goda Livet genom att ge inflytande inspiration och utveckling. IS/IT-målen finns med i VGR IT:s styrkort. 5. Ge användaren tillgång till rätt tjänster, rätt information, vid rätt tillfälle, på rätt plats och på rätt sätt Interna och externa användare ska ha tillgång till tjänster och information som de har behov och nytta av och som de är auktoriserade (t.ex. genom inloggning) att ta del av. Tjänsterna och informationen ska vara tillgänglig när användaren behöver det och på den plats han/hon befinner sig samt kunna nås med den utrustning (dator, telefon, platta etc.) som användaren nyttjar. Konsekvens: Ställer höga krav på infrastruktur, informationsstruktur och säkerhetslösningar 4

Översikt Projektilen Projektstyrning Projektilen är Västra Götalandsregionens modell för projektstyrning. Det är en generell och regional modell för projektstyrning som kompletteras med områdesspecifika behov. För IS/IT-projekt finns ett antal kompletteringar till den generella modellen som beskrivs i dokumentet Så arbetar VGR med IS/ IT-projekt. Förvaltningsmodell för IT-stöd Västra Götalandsregionen använder pm3 som förvaltningsmodell rörande IT-stöd. pm3 är en modell för förvaltning och affärsmässig styrning av verksamhetsprocesser och IS/ IT-system. IT-systemen grupperas i objekt med utgångspunkt i verksamhetsprocesser och arbetssätt. Ett objekt omfattar en grupp av system med beröringspunkter. Ramverk för arbetssätt VGR IT använder ITIL som är ett referensbibliotek och globalt ramverk för att skapa gemensamma arbetssätt och processer utifrån kundens behov av IT-tjänster. Ledorden i ITIL är: kunden i fokus. Det finns ett antal processledare utsedda med uppdrag att arbeta tvärs organisationen och varje process har en utsedd processägare. Arbetssätt och processer i VGR IT:s verksamhet ska finnas beskrivna och visualiserade i en gemensam processkarta i ledningssystemet på intranätet. Varje objekt har ett förvaltningsuppdrag som beskriver vad som ska utföras under året. Uppdraget finns beskrivet i en objektplan, planen godkänns och finansieras av branschledningen, vilket ger en samordnad och tydlig styrning. Samverkan mellan objekten sker i de systemgränsöverskridande styrgrupper - objektledning. Besluten fattas av objektledning och IS/IT-ledning bransch (styrgrupp för objektfamiljen). ITIL 5

Så styrs VGR IT VGR IT:s övergripande strategi är Västra Götalandsregionens IS/IT-strategi. Utifrån den har VGR IT tagit fram en Tjänstestrategi som beskriver hur VGR IT ska utvecklas till att bli en professionall tjänsteleverantör. Vid sidan av dessa finns ett flertal strategier för olika områden som exempelvis IT-säkerhet och datahallar. Utifrån strategierna formulerar VGR IT sina konkreta mål och aktiviteter i verksamhetsplaner med tillhörande handlingsplaner. Inom ramen för VGR IT:s strategiska mål och beslut samt budget har enheterna ansvar och befogenheter att forma sina konkreta strategier och aktiviteter så att verksamheten bidrar till att nå VGR IT:s och därmed också IS/IT-strategins samlade mål. Budgetansvar för respektive enhetschef är en viktig del i styrningen. Enhetscheferna är ansvariga för att hålla sin budget och för att löpande ha kontroll på verksamhet, ekonomi och personal. Styrning sker genom kontinuerlig visuell mätning och uppföljning på alla nivåer. För att nå uppsatta mål krävs det att våra medarbetare har relevant kunskap, både med formell kompetens och med applicerad kunskap. Detta kräver kontinuerlig kompetenshöjning och individuella utvecklingsplaner upprättas för våra medarbetare där hänsyn tas såväl till regionens behov som till individers potential och intresse. VGR IT följer Västra Götalandsregionens delegationsordning samt upprättade policies, regler, riktlinjer, instruktioner och rutiner som gäller för Västra Götalandsregionen, regionkansliet samt de avdelningsspecifika som finns framtagna för verksamheten. VGR IT:s linjeorganisation beskrivs på nästa sida. VGR IT har valt att implementera ITILs beskrivna funktioner och försöker även i absolut möjligaste mån koppla det funktionella ansvaret till den linjeorganisation som ansvarar för dem. Detta ger en tydlig matrisstruktur mellan linje/funktion och processer/arbetssätt där ansvar och ägarskap är tydligt fördelat. Styrningen av VGR IT finns beskrivet i ledningssystemet som finns tillgängligt för alla på intranätet. Modellen beskriver VGR IT:s struktur för styrande dokument. 6

VGR IT IT:s organisation Januari, 2015 Organisationsskiss IS/IT-direktör Göran Ejbyfeldt Ekonomi & Avtal Björn Magnusson Verksamhetsutveckling & Verksamhetsstöd Jeanette Sandén HR Frida Svalstedt Tjänst, Kund & Strategi John Petersson Support Maria Skoglöf Infrastruktur & Drift Peter Lindh Applikation & Utveckling Ann-Sofie Ardfelt Strategier Margareta Karlsson Fyrbodal 6011 Lena Carlstein Projekt & Uppdrag Kenny Rubinsson Projekt & Uppdrag Petra Jörstun Bransch- & Objektstyrning IT John Petersson Skaraborg 6012 Eva Heder Applikation & Verktyg Andreas Hylén BI & Informatik Magnus Ljungqvist Projekt- & Programkontor Peter Teodorsson Sjuhärad 6013 Pernilla Stenström Datacenter & Server/databas Jan Sunnergren Integration Wolfgang Kegel Göteborg Service Desk 6015 Erik Westlund Tele/videoteknik & Operativt center Anders Karlsson Vårdsystem Camilla Larsson Göteborg Klientservice 6014 Mikael Brandberg Klient & Säkerhet Nicklas Yresjö Primär- & Tandvårdssystem Camilla Augustin Göteborg Klientservice 6016 Peter Stålnacke Nät Johan Nilsson Administrativa system Susanna Isegran Teknisk arkitektur, design & förvaltning Christian Eriksson Arkitektur & Utveckling Bjarne Christiansson 2015-01-01 7

Vår kultur Värdegrund Leanprinciper + = VGR IT:s kultur Värdegrund Professionalism Levererar åtaganden i tid, effektivt och med god kvalitet Uppträder ansvarsfullt och är förtroendegivande Följer fattade beslut Serviceanda Har kunden i fokus Följer upp och återkopplar till kollegor och kunder Har gott bemötande och visar respekt Engagemang Tar initiativ, är kreativa och arbetar proaktivt Förbättrar ständigt arbetsmetoder och rutiner Delar aktivt med sig av sin kunskap Ständiga förbättringar med Lean Vi arbetar ständigt med att förbättra vår verksamhet med hjälp av Lean som metodik för att nå nöjda kunder. VGR IT:s bärande Leanprinciper: 1. Sträva efter nöjda kunder Definiera och förstå vad som är värde för kund, leverera och förbättra det kunden vill ha. Sträva alltid efter att uppnå kundnöjdhet och en nöjd kund. 2. Leverans i rätt tid från mig Identifiera värdeflödet och ta bort onödiga aktiviteter, slöserier och steg i processerna. Minska antalet överlämningspunkter. Leverera i tid. Hålla vad vi lovar. 3. Rätt från början från mig Identifiera problemen och lösa dem vid källan där de uppstår. Göra rätt från början. 4. Ständiga förbättringar och standardiserat arbetssätt Kontinuerligt förbättringsarbete med Kaizen och PDCA. Standardisera processerna och bygga in kvalitet. Bidra till en lärande organisation, lära av varandra och använda best-practice. Göra varje dag något litet, bättre än igår. 5. Visuell styrning, mätning och uppföljning Visualisera information och uppföljning. Göra det osynliga synligt. Använda diagram, tabeller och färger för styrning. Ta fram mätetal och mät på det som skapar värde för kund. Följ upp regelbundet och vidta åtgärder. 6. Engagerade och delaktiga medarbetare Samverka i lärande team och informera varandra. Ta tillvara allas engagemang till förbättringsarbete och nya idéer. Arbetet utförs bäst där värde skapas och medarbetarna är. Leanhuset 7. Värdegrund och ledarskap Behandla varandra med respekt. Skapa en kultur och värdegrund som i handling genomsyras av värdeorden professionalism, engagemang och serviceanda. Utveckla ett engagerat och inspirerande ledarskap på alla nivåer. Utvärdera regelbundet. 8

Budget och viktiga aktiviteter för 2015 Budget VGR IT:s omslutning för år 2015 uppgår till 906,4 mnkr. VGR IT är en tjänsteleverantör där samtliga intäkter baserar sig på leverans av tjänster. Stort fokus har lagts på kostnadseffektivitet och kostnadstransparens. 733,3 mnkr avser leverans av tjänster till bransch (tjänster + uppdrag/projekt) och 173,1 mnkr tjänster direkt mot förvaltningarna och regionexterna kunder. Under 2015 fortsätter effekthemtagning av Gemensam IT-plattform (GIT) genom återbetalning av lån med en kostnad av 19 mnkr. Detta finansieras genom intern kostnadseffektivisering enligt ursprunglig plan. Under 2015 kommer VGR IT investera 7,9 mnkr i säkerhetslösningar och reinvestera 50,7 mnkr i nätverksutrustning, lagringsutrustning, servrar och telefoniutrustning. Resultaträkning VGR IT Budget 2015 tkr Verksamhetens intäkter 906,4 Personalkostnader Lokaler (arbetplats samt datahall) Övriga interna kostnader Övriga externa kostnader Avskrivningar -343,6-42,8-79,5-384,8-51,0 Verksamhetens kostnader -901,7 Finansiella intäkter/kostnader -4,7 Resultat 0 Viktiga aktiviteter 2015 VGR IT strävar efter nöjda kunder och efter att vara ett effektivt och värdeskapande stöd till invånarna i Västra Götalandsregionen och Västra Götalandsregionens verksamheter. Under 2015 kommer VGR IT fokusera på ett antal olika områden, så som att: öka förtroendet för organisationen tydlig väg in till och ut från VGR IT öka vår effektivitet och förbättra produktionsstyrningen stärka vår servicekultur framtidens vårdinformationsmiljö Genom att fortsätta definiera, mäta och följa upp våra processer, leveranstider för prioriterade beställningar och tjänster samt följa upp projekt/uppdrag tar VGR IT ytterligare steg i arbetet för att öka förtroendet för organisationen. Vi vill öka kännedomen om vår verksamhet genom relevant marknadsföring och säkerställa att vi har rätt kundforum. För att säkerställa att styrmodellen för IS/IT förverkligas och genomförs fullt ut, kommer VGR IT främst fokusera på att organisationen är rätt anpassad samt säkerställa effektiv och kvalitetssäkrad hantering av projekt och uppdrag. VGR IT:s konsekventa processutveckling kommer att fortgå för att säkerställa gemensamma rutiner och arbetssätt. För att ständigt förbättra verksamheten använder vi oss av Lean. För att möjliggöra kostnadseffektiv IT fortsätter arbetet med standardisering av infrastruktur, som bland annat omfattar fortsatt konsolidering av datahallar, uppdatering av VGRnet samt framtidssäkra telefoniplattformen. Vi kommer under 2015 färdigställa ett antal upphandlingar, bland annat PC som tjänst liksom en ny effektiv skrivarmiljö. VGR IT kommer även sätta upp en molntjänst, OneDrive, för dokument och mobilitet. VGR IT kommer, precis som tidigare, strukturerat arbeta vidare med kommunikation, ledar- och medarbetarutveckling, kompetensförsörjning, värdegrund och bemötande. Vi kommer även fortsätta arbetet med friskvård, åtgärder för att förbättra vår psykosociala arbetsmiljö och att se hälsa som en strategisk kompetens. Ett särskilt fokusområde 2015 kommer bli att stärka vår servicekultur genom ett antal definierade aktiviteter under året. VGR IT kommer dessutom att verka för ökad miljömedvetenhet i organisationen med minskat resande, grön IT med mera. En målsättning är att fortsätta det påbörjade nationella samarbetet med övriga regioner och landsting för att på så sätt hitta smarta och kostnadseffektiva lösningar gällande IS/IT. 9

Styrkort: Kund Övergripande IS/IT-mål VGR IT:s mål Lösningar för interaktivitet, dialog och medskapande Enkelt och säkert att nå rätt information för rätt intressenter Högt förtroende för VGR IT Tydlig väg in till VGR IT Hög leveransprecision i projekt och för beställningar Leverera vad vi lovat Effektiva och ändamålsenliga IT-stöd för medarbetarnas dagliga arbete Mätetal Målvärde Uppföljningsfrekvens Nöjd kund - användare 95% Månad Nöjd kund - SIS 90% Halvår Leveransprecision i projekt och uppdrag 90% Vecka Leverans enligt tjänste-ola 100 % Månad Exempel på aktiviteter: utforma och etablera kundaktiviteter, etablera SPOC Styrkort: Process Övergripande IS/IT-mål VGR IT:s mål Snabba reaktioner och leveranser på identifierade behov Hög nyttjandegrad av de system som finns Effektiva arbetssätt Kvalitetssäkrade system- och applikationsförändringar Det ska vara lätt att göra rätt Konsolidera och avveckla system med samma funktion Mätetal Målvärde Uppföljningsfrekvens Total tid och utförd tid per ärende Beroende av ärendetyp Månad Genomförda förändringar utan störning Antal avvecklade system med funktioner som finns i annat system/antal införda system som ersätter andra 95% Månad Tas fram under året Månad Exempel på aktiviteter: etablera ITIL-funktioner, starta knowledge management-processen 10

Styrkort: Medarbetare Övergripande IS/IT-mål VGR IT:s mål Attrahera och utveckla IS/ITkompetens Nöjda medarbetare Leva och leda enligt vår värdegrund Attraktiv arbetsplats Mätetal Målvärde Uppföljningsfrekvens Nöjd medarbetare 90% Tre gånger per år Hållbart medarbetarengagemang (HME) 80% År Personalomsättning 5-8% Månad Sjukfrånvaro < 3% Månad Exempel på aktiviteter: årshjul för kultur, kartlägga strategisk kompetens Styrkort: Ekonomi Övergripande IS/IT-mål VGR IT:s mål Kostnadseffektiv IS/IT-struktur Ökad andel utveckling i förhållande till förvaltning Ekonomi i balans Konkurrenskraftig och kostnadseffektiv IS/IT Kostnadstransparens Mätetal Målvärde Uppföljningsfrekvens Ekonomiskt resultat +-0 mnkr Månad Lägre pris än marknaden vid benchmarking Kostnadseffektivisering av tjänst och leverans 5% Kvartal 5% Kvartal Exempel på aktiviteter: benchmarking med andra företag/landsting, kostnadsuppföljning per tjänst 11

Västra Götalandsregionen, 405 44 Göteborg Tel: 010-441 00 00, e-post: info.vgrit@vgregion.se