Till nya medarbetare på MBW Del 4 gruppledare Välkommen som ny gruppledare på MBW! Här kommer information om praktiska saker som är bra att veta. Välkommen till MBW!... Fel! Bokmärket är inte definierat. 1. Delegationsordning... 1 2. Arbetsmiljö- och säkerhetsansvar... 1 3. Mentor... 2 4. Att rekrytera doktorand... 2 5. Att rekrytera övriga medarbetare... 2 6. Att anlita timanställda... 3 7. Att dela ut stipendium... 3 8. Medarbetares semester... 3 9. Utvecklingssamtal... 3 10. Rutin kring registrering av ladokpoäng... 3 11. Ekonomi och externa bidrag/anslag... 4 12. Beställningar och leverantörsfakturor... 4 1. Uppföljningar av individuell studieplan... 5 2. Försäkringar och arbetstillbud... 5 3. Riskavfall, radioaktivitet mm... 5 4. Frysar och fryslarm... 5 5. Infrastrukturstöd... 5 6. Diarium och arkiv... 5 1. Delegationsordning I MBW s delegationsordning framgår det vilka befogenheter olika roller inom MBW har. Delegationsordningen finns på MBW s intranät. http://www.su.se/mbw/internt/organisation/delegationsordning 2. Arbetsmiljö- och säkerhetsansvar Som gruppledare har du ansvar för att säkerhetsföreskrifter och lagar följs i labbet. Du är även ansvarig för dina medarbetares arbetsmiljö, fysisk såväl som psykosocial arbetsmiljö. Postadress: Besöksadress: Telefon: +46 8 16 35 09 Stockholms universitet Stockholms universitet E- post: lina.berggren@su.se Arrheniuslaboratorierna F3 Arrheniuslaboratorierna F4 106 91 Stockholm, Sweden Svante Arrhenius väg 20B
MBW s lokala säkerhetsföreskrifter finns på MBW s intranät http://www.su.se/mbw/internt/milj%c3%b6- och- s%c3%a4kerhetsinformation/labbs%c3%a4kerhet- lab- safety 3. Mentor MBW har beslutat att starta ett mentorssystem för nya gruppledare på institutionen. Den nya gruppledaren tar själv kontakt med någon eller några av de befintliga gruppledarna för en kort träff, och gör sedan en förfrågan om mentorskap till den person man önskar. 4. Att rekrytera doktorand På MBW s intranät finns en checklista/rutin för hur man går tillväga för att rekrytera en doktorand. http://www.su.se/mbw/internt/doktorandantagning/checklista- f%c3%b6r- rekrytering- anst%c3%a4llning- av- doktorand- 1.201284 Doktoranders löner är avtalade i en sk. lönestege. Mer information finns på SU s medarbetarwebb http://www.su.se/medarbetare/personal/personaladministration/l%c3%b6n- och- ers%c3%a4ttning/l%c3%b6nes%c3%a4ttning/l%c3%b6nestege- f%c3%b6r- doktorander MBW s finansieringsmodell för doktorander ser ut så här: Respektive gruppledares doktorand nr 1 betalas till 85% av MBW. Doktorand nr 2,3 osv betalas med 55% av MBW. Doktorand nr 1: Doktoranden finansieras med 80% institutionens studiestöd, 5% institutionens grundutbildningsanslag och 15% forskarens medel. Doktorand nr 2,3 osv.: Doktoranden finansieras med 50% institutionens studiestöd, 5% institutionens grundutbildningsanslag och 45% forskarens medel. När de övriga vid antagningstidpunkten i forskargruppens verksamma doktoranderna upphör med sina anställningar som doktorander övergår finansieringen till 80% institutionens studiestöd, 5% institutionens grundutbildningsanslag och 15% forskarens medel. 5. Att rekrytera övriga medarbetare Grundregeln är att anställningar ska utlysas. Undantag kan göras för tidsbegränsade anställningar upp till 6 månader. Om du vill rekrytera, kontakta MBW s personalhandläggare i god tid så får du hjälp med de formella stegen. Du kan även läsa mer om rekrytering på medarbetarwebben http://www.su.se/medarbetare/personal/rekrytering/rekryteringsrutin- 1.122897 Lönesättning ska förankras med prefekten och det är även prefekten som skriver under anställningsavtal. Om man anställer personer som kommer från andra länder i Sverige är det viktigt att de så snart som möjligt ansöker om personnummer. Om man anställer personer som kommer från
länder utan för Norden eller EU är det viktigt att ansöka om uppehålls- och arbetstillstånd. Kontakta personalhandläggaren för mer information. 6. Att anlita timanställda För att en timanställd ska få lön ska en tidrapport fyllas i, blankett SU 9034 i blankettarkivet. Tidrapporten ska skrivas under av gruppledaren/enhetschef och sedan lämnas till personalhandläggaren. Timlöner betalas ut månaden efter arbetad tid. Tidrapporten måste vara personalhandläggaren tillhanda senast 4-7:e i månaden efter arbetad tid. För timanställda laboratorietekniker har MBW fastställda timlöner. Kontakta personal- handläggare för mer information. 7. Att dela ut stipendium Om dina anslag/bidrag tillåter utdelning av stipendier kan du använda det för att finansiera utbildning av grundstudent, doktorand eller postdoktor. Stipendiet måste utlysas. Läs mer om rutiner på medarbetarwebben och på MBW s intranät. Stipendier handläggs av MBW s personalhandläggare. http://www.su.se/regelboken/bok- 2/allm%C3%A4nna- regler/riktlinjer- f%c3%b6r- stipendier- 1.26296 http://www.su.se/mbw/internt/stipendium 8. Medarbetares semester Enligt MBW s delegationsordning är det respektive gruppledare som beviljar semester och ledigheter för gruppens medarbetare. Varje gruppledare har en egen sk. Primula- enhet där gruppens medarbetare är registrerade. När någon av dina medarbetare söker semester kommer det ett mejl som indikerar att det finns semester att godkänna i Primula. Läs mer om regler för semester i introduktionskompendium del 2 samt på medarbetarwebben http://www.su.se/medarbetare/personal/anst%c3%a4llningsvillkor/semester 9. Utvecklingssamtal Utvecklingssamtal är en del i det systematiska arbetsmiljöarbetet och genomförs årligen. På Som gruppledare ska du erbjuda dina anställda medarbetare (doktorander, postdoktorer, forskningsassistenter) utvecklingssamtal varje år. Läs mer på medarbetarwebben. http://www.su.se/medarbetare/personal/arbetsmilj%c3%b6- h%c3%a4lsa/utvecklingssamtal- anvisningar- f%c3%b6r- 1.88015 10. Rutin kring registrering av ladokpoäng Forskarstuderande som har av klarat av kurs och ska tillgodoräkna sig poäng som ska registreras i Ladok ska fylla i blankett som finns på MBW s intranät. Blanketten ska skrivas under av
handledare och ämnesansvarig, sedan lämnas till administratör. http://www.su.se/mbw/internt/till- doktorander/2.33582/blankett- f%c3%b6r- ladok- po%c3%a4ng- 1.151099 11. Ekonomi och externa bidrag/anslag Om du behöver hjälp med budget för en ansökan kan du få hjälp av MBW s ekonom och/eller Forskarservice. När du bli beviljat ett externt bidrag/anslag ska du lämna alla handlingar i original till MBW s ekonom. Ta gärna kopia för att spara om du vill det. Ekonomen handlägger rekvisition och upplägg av projekt. Var tredje månad tillhandahåller ekonomen en sammanställning av den ekonomiska uppföljningen för varje gruppledares ekonomi. Behöver du har uppgifter eller sammanställning vid annat tillfälle kontaktar du ekonomen. Om du är intresserad av att följa upp din ekonomi i detalj finns det möjlighet att göra det på egenhand i ett webbaserat system som heter IVS. Man hittar IVS via Stödystem på medarbetarwebben http://www.su.se/medarbetare/it/st%c3%b6dsystem 12. Beställningar och leverantörsfakturor Institutionens fakturaadress är: Stockholms universitet Box 50741 202 70 Malmö Uppge referens 465/Ditt namn När fakturan har kommit in i MBW s system kommer du att få bekräfta/attestera den genom ett mejl från ekonomiassistenten. Kostnader som ska bekostas av institutionen ska godkännas av prefekt, administrativ chef eller lab manager på förhand.
13. Uppföljningar av individuell studieplan 14. Försäkringar och arbetstillbud 15. Riskavfall, radioaktivitet mm 16. Frysar och fryslarm 17. Infrastrukturstöd 18. Diarium och arkiv 2014- X- X/Lina Berggren