Checklista för disputationer vid institutionen för historia och samtidsstudier

Transkript

1 Checklista för disputationer vid institutionen för historia och samtidsstudier Regler och rutiner kring forskarutbildningen vid Södertörns högskola finner ni på intranätet under Dokument/Handböcker/Forskarutbildning samt på Min arbetsplats/forskarutbildning. Efter varje punkt nedan anges vem/vilka som är ansvarig(a). Doktorand: Antagande lärosäte: Handledare: Opponent: Betygsnämnd: Officiellt spikningsdatum: Spikningscermoni vid Södertörns högskola: Datum och plats för disputation: För avtalsdoktorander: Kontakta det antagande universitetet för att ta del av rutiner och regler som gäller kring disputation, spikning samt tryckning av avhandlingen. (Doktorand och handledare) Slutseminarium - Innan disputation kan ske ska manus behandlas på ett slutseminarium. Se anvisningar medarbetarwebben, Seminariebehandling av avhandlingsarbeten dlingsarbeten (Handledaren) - Skicka datum samt namn på seminarieledare och opponent vid slutseminariet till institutionssekreterare och studierektor. (Handledaren) 1

2 - Efter slutseminariet ska opponentens utlåtande skickas till studierektor (som ordnar med uppflyttning i lönestege). (Handledaren) Inför disputation - Ca sex månader innan disputationen hålls ett planeringsmöte mellan doktoranden, handledaren, studierektorn och institutionssekreteraren. - Kontrollera att studiedokumentationen är i sin ordning. Alla kurser ska vara inrapporterade i Ladok. - Endast för avtalsdoktorander: Diskutera plats för disputationen. Handledaren kontrollerar vad som står skrivet i avtalet. Kopia på signerat avtal ska finnas hos personalhandläggare på respektive institution. (Handledare, doktorand) - Bokning av disputationslokal. Disputationer skall vara förlagda inom terminen. Doktoranden meddelar även institutionssekreteraren om hen vill ha någon speciell utrustning i lokalen t.ex. dator, projektor, mikrofon. (Institutionssekreteraren bokar på anmodan av doktorand och handledare) - Tid och plats för disputation beslutas av rektor senast tre månader före disputation. Institutionssekreterare skickar ärendet efter behandling i styrgrupp till forskningshandläggare centralt som ansvarar för att anmäla till och föredra vid rektorsföredragning. De behöver få in ärendet senast 3 veckor innan det skall vara beslutat. - Handledaren ansvarar för att kontakta opponent, betygsnämnd och ordförande för disputationsakten (i det fall det inte är handledaren). När alla tackat ja skickas förslaget med kontaktuppgifter till institutionssekreterare och studierektor. Områdets styrgrupp godkänner förslaget och skickar det vidare till Fakultetsnämnden. Beslutet ska tas senast två månader 2

3 före disputation av fakultetsnämnd. (För avtalsdoktorander görs detta i samråd med det antagande lärosätet som tar beslutet.) (Handledare, institutionssekreterare) - Skicka en kopia på fakultetsnämndens beslut till ordförande, opponent och betygsnämnden. - Ansök hos prefekten om bidrag för tryck av avhandlingen, disputationskostnader och eventuell språkgranskning. Blankett och instruktioner hittas på medarbetarwebben Kostnader i samband med disputation : putation (Handledare) - Skicka information om avhandlingen till institutionssekreteraren; Titel, tid och plats för disputationen. Namn på opponent samt avhandlingens omslag och abstract. Institutionssekreteraren ser till att informationen publiceras på Södertörns hemsida, i kalendariet, på intranätet samt mejlas ut till institutionerna och andra berörda personer på högskolan. (Doktorand i samarbete med institutionssekreterare) - Kontakta arkivarien på Södertörns högskola för att ta reda på vad du är skyldig att arkivera. - Upprätta arvodesavtal med opponent. Informera om zink för personer bosatta utomlands. För frågor kontakta ekonomiadministratör. Resor och logi bokas genom högskolans avtal med resebyrå. (Handledare, institutionssekreterare) - Skicka färdig avhandling till opponent och betygsnämnd senast i samband med spikning. - Institutionssekreteraren ordnar med ett anslag inför disputationen som hen sätter upp vid receptionen, disputationslokalen samt på institutionens anslagstavlor. Institutionssekreteraren 3

4 meddelar även receptionen så att de kan hänvisa gäster och blombud rätt. - Ta med ca 20 exemplar av avhandlingen till disputationen. - Mingel efter disputationsakten. Institutionssekreteraren beställer dryck, tilltugg, glas och porslin i samråd med doktoranden samt ser till att uppdukning sköts. - Institutionssekreteraren ordnar med blommor till disputationen samt beställer mat/smörgåsar till betygsnämndens sammanträde. Avhandlingen Vid frågor kring bibliotekets tryck av avhandling kontaktas publications@sh.se. Aktuella kontaktpersoner, se bibliotekets hemsida. Även om man trycker sin avhandling vid ett annat universitet så ska den ingå i avhandlingsserien Södertörn Doctoral Dissertations och man ska använda sig av Södertörn högskolas logga. - Doktorsavhandlingen publiceras antingen av ett kommersiellt förlag eller av högskolan. Oavsett alternativ ska avhandlingen ingå i serien Södertörn Doctoral Dissertations. Om inga formella hinder finns ska avhandlingen i sin helhet även publiceras i elektronisk form. - Biblioteket ansvarar för numrering av avhandlingarna och bistår doktoranderna med information om produktionsprocessen, om mallar och hur de används samt säkerställer att avhandlingarna uppfyller högskolans formmässiga krav. - Om biblioteket ansvarar för trycket kontaktar doktoranden biblioteket senast tre månader innan manus är färdigställt. Senast fyra veckor innan spikning lämnar doktoranden manus framställt i en fastställd grafisk mall. Innan avhandlingen publiceras skrivs ett avtal mellan 4

5 högskolan/biblioteket och doktoranden. Senast två veckor innan spikning skickar biblioteket avhandling och abstract/spikblad till tryckeriet. Doktoranden godkänner provtrycket innan den slutgiltiga tryckningen sker. - Ansök om ISBN och ISSN nummer. Kontakta Greta Linder på biblioteket, för att få hjälp kring frågor om ett ISBN och ISSN nummer för att ingå i Södertörns avhandlingsserie. (En avhandling kan med fördel ingå i flera serier och har då fler än ett ISBN-nummer). Kontakta Greta Linder från biblioteket för att få publikationslistan över Södertörn Doctoral Dissertations. - Södertörns högskolas logga till omslaget finner ni på intranätet: Logga in och gå till: Dokument/Grafisk profil/högskolans logotyp i färg för tryck (zipped EPS-fil). - Glöm inte att tacka din(a) finansiär(er). - Om du inte trycker avhandlingen via Södertörns högskola lämnar du 3 exemplar för arkivering till biblioteket. Gäller även avtalsdoktorander. - Olika universitet har olika rutiner och regler kring hur många avhandlingar som skall tryckas. Kontakta ditt universitet för information. Vid Södertörns högskola är 200 exemplar ett minimum. - Skicka färdig avhandling till opponent och betygsnämnd senast i samband med spikning. - Distribuera avhandlingen efter instruktioner som givits vid antagande universitet. Se till att distribuera avhandlingen till alla i ditt ämne samt tänkbara intresserade vid institutionen. 5

6 Spikning/spikningscermoni - Avhandlingen tillkännages genom den så kallade spikningen som ska ske senast tre veckor före disputation. (Andra tider kan gälla för avtalsdoktorander så kontrollera vad som gäller vid ditt universitet). Avhandlingen måste då finnas i tryckt form. Spikningen sker elektroniskt i Digitala vetenskapliga Arkivet (DiVA). Inför spikningen registrerar doktoranden själv uppgifterna om avhandlingen och disputationen i DiVA. Det så kallade spikbladet, inkl. abstract, genereras därefter automatiskt i DiVA och skickas till doktoranden. - Kontakta institutionssekreteraren för bokning av spikningsceremoni i biblioteket (mån-tors kl.15.00). Biblioteket står för lokal, spik, hammare, högtalare, overhead, dator, projektor (efter önskemål). Institutionssekreteraren bokar kaffe och tårta till bibliotekets lunchrum till efter ceremonin. Institutionssekreteraren ansvarar för att information publiceras på Södertörns högskolas hemsida. Doktoranden förser institutionssekreteraren med ett abstract och eventuell framsida på avhandlingen. (Doktorand, handledare, institutionssekreterare) - Senast två terminsveckor före spikning ska en populärvetenskaplig sammanfattning på svenska om maximalt en A4-sida e-postas till nyhetsgruppen@sh.se, som underlag till pressmeddelande och nyhet på högskolans externa webbplats. Rutin och instruktion finns i forskarutbildningshandboken på medarbetarwebben. Vid frågor kontakta nyhetsgruppen för instruktioner. - Doktoranden tar med ca 30 exemplar av avhandlingen till spikningscermonin. 6

7 Efter disputation - Skicka en kopia på betygsnämndsprotokollet för disputationen enligt lista handbok för forskarutbildningen: or_forskarutbildning/utbildning/disputation_examensbevis_och_promovering (Ordförande för disputationsakten/handledare) - Godkänd avhandling rapporteras i Ladok av ansvarig administratör vid den institution där doktoranden är anställd. - När disputationen och samtliga kurser är avklarade och godkända vänder doktoranden sig till Studentavdelningen som utfärdar examensbevis. 7