Sammandrag av kurs i Presentationsteknik

Sammandrag av kurs i Presentationsteknik

Inledning 2 Oavsett var i en organisation man arbetar ställs krav på att medarbetare ska kunna förmedla budskap till en större eller mindre grupp åhörare. För att öka den personliga säkerheten inför ett framträdande och öka utsikterna att nå fram med sitt budskap är det viktigt att planera vad som ska framföras. Nedan följer ett antal frågor som hjälper dig vid planeringen: 1. Deltagaranalys Vilka är åhörarna? 2. Tid Hur lång tid har jag till förfogande? 3. Mål Vad ska uppnås? 4. Innehåll Vad är huvudbudskapet, hur disponerar jag innehållet? 5. Metod Bör jag välja föreläsning, grupparbete, dialog/diskussion eller kanske rollspel? 6. Hjälpmedel Vilka visuella hjälpmedel vill jag använda? 7. Framförande Hur blir mitt framförande effektivt? Utöver denna planering kan du alltid träna på ditt fysiska framträdande. 8. Röstvård En avspänd röst, god artikulation och rätt andning förbättrar ditt tal. 9. Kroppsspråket Med kroppen förmedlar vi signaler och gester som har stor betydelse för hur våra budskap uppfattas.

1. Deltagaranalys 3 Skaffa dig kunskap om dina åhörare. Ju mer du vet om deltagarna desto bättre är förutsättningarna att få gehör för budskapet! Försök i förväg att skaffa dig en uppfattning om: ~ antal ~ ålder ~ kön ~ språknivå Om du vet detta, blir det lättare att anpassa budskap, ordval och exempel. Det är väsentligt att framförandets faktainnehåll är på sådan nivå att gruppen kan tillgodogöra sig det. Det är därför också viktigt att du tar reda på åhörarnas: ~ kunskaper i ämnet ~ erfarenheter av ämnet ~ förväntningar ~ aktuella behov 2. Tid Det är viktigt att disponera framförandet med hänsyn till den tid du har till förfogande. Målgruppen och vad du vill uppnå spelar stor roll då du planlägger din tid. 3. Mål/Syfte Tänk efter vad du vill med ditt budskap och vart du vill nå. Om du i förväg preciserar önskat resultat, blir budskapet klarare. Målet fungerar som styrmedel för innehållet. Målet, som ofta är att deltagarna ska tänka eller handla annorlunda efter föredraget eller kursen, kan vara svårt att uppnå men förhoppningsvis har en tankeprocess satts igång. Vår erfarenhet är att de flesta vill få med alldeles för mycket i sina framställningar och sätter för höga mål. Men det är minst lika allvarligt om du underskattar åhörarnas kunskaper och erfarenheter och lägger dig för lågt. Då tappar deltagarna snabbt intresset. Ett utbildningsmål kan bestå av tre delar: kunskap, färdigheter och attityder. I deltagaranalysen har du fått reda på gruppens förkunskaper. Utifrån vad du vet om gruppen kan du lägga tyngden på ditt framförande. Behövs mer kunskaper eller ska du ägna dig åt att diskutera vilken inställning gruppen har till ämnet? Ofta förekommer alla tre delarna i målbeskrivningen.

4 Vuxna lär sällan nytt innan de vet vad de ska använda kunskapen till. Det är alltså ingen idé att ge ny kunskap i ett ämne om attityden till ämnet är negativ. Då lönar det sig att först diskutera attityderna till ämnet för att sedan ge kunskapen. Fundera slutligen på din egen inställning - både till ämnet och till gruppen och den yrkeskategori de tillhör. Du vinner på att ha en positiv syn. Är du rätt person för uppdraget? 4. Innehåll Ett innehåll ska följa en given linje så att åhörarna lätt kan följa med och förstå dina resonemang och dina budskap. En disposition kan enkelt se ut så här: inledning mellanrubrik mellanrubrik mellanrubrik osv avslutning Mellanrubrikerna markerar de olika avsnitt du vill ta upp. Inledningen Inledningen är oerhört viktig i alla presentationer. Under det första skedet i din presentation vill du få alla att lyssna, du vill skapa ett engagemang för ämnet och kanske framkalla en viss stämning hos gruppen. I presentationstekniken brukar vi tala om fyra magiska minuter, dvs den tid det tar för deltagarna att bestämma sig för om de ska lyssna på dig eller inte. Fyra minuter är inte lång tid. Förbered därför inledningen extra noga! Den kan vara avgörande huruvida du lyckas med ditt framförande eller inte. En inledning bör innehålla: - presentation av dig själv - ev presentation av deltagarna - syftet med din information - vilken nytta deltagarna har av din information, what s in it for me - framförandets innehåll i stora drag, dvs dispositionen - agenda, tider och praktiska frågor Du kan välja olika sätt att presentera själva innehållet/ämnet. En bra regel att alltid ta helheten först. Gå sedan in på delarna och detaljerna. Du kan plocka russinen ur kakan, dvs börja med det som är mest spännande, mest kontroversiellt, mest aktuellt eller mest engagerande för din grupp. Du kan ta det viktigaste först, att arbeta i så kallad löpsedelsteknik. Du kan välja att inleda med en berättelse som illustrerar dina budskap. Anpassa valet av inledning till syftet med hela presentationen men kom ihåg att målet är att tidigt engagera.

Delavsnitten (mellanrubrikerna) När det gäller de avsnitt du väljer att ta upp, har vi följande råd att ge dig: sovra i ditt material - korvstoppning är inte bra för någon - kill your darlings fokusera på syftet och renodla budskapen markera huvudtanken och återkom ofta till den ta fram rubriker och nyckelord markera när du övergår från ett avsnitt till ett annat gör pauser var personlig när du kan använd många exempel, företrädesvis hämtade från åhörarnas vardag (det är ofta dem som delta garna har lättast att återberätta efteråt) 5 Det finns olika sätt att lägga upp ett ämne: 1. Den naturliga ordningsföljden Du presenterar ditt material i den ordningsföljd det uppträder, exempelvis i kronologisk ordning. 2. Kategoriuppdelning Du delar upp ett stort ämne i underrubriker. 3. Problemet och lösningen Hur det är Hur det borde vara Vad som måste göras 4. Kontrasten och jämförelsen Du presenterar två eller flera fall/lösningar. I de två sista förslagen (3 & 4) kan du åstadkomma stor aktivitet och stort deltagande bland dina åhörare. Avslutningen Gör alltid en avslutning och understryk ditt huvudbudskap! En avslutning ska vara kort och kan innehålla en sammanfattning av de viktigaste punkterna, ge återkoppling till syftet och till din inledning. Den kan också innehålla något som får ditt ämne att stanna kvar i deltagarnas tankar ytterligare en stund, t ex en ny fråga (som du inte besvarar) eller ett försök att ge ditt ämne en ny dimension.

5. Metod 6 Vilken metod du ska välja är beroende av antal deltagare och tiden du har till förfogande samt målet med din presentation. Du bör fundera på vad deltagarna ska göra med den kunskap/de budskap du förmedlar och vilket tänkande som krävs för att de ska tillgodogöra sig dina budskap. Är det en påverkan av attityder, krävs t ex mycket tid till debatt. Om det är något som ska kunna tillämpas efteråt behövs träning under kursens gång. Att få ett material konkret presenterat för sig och att det antingen ger oss något nytt, eller en bekräftelse på tidigare prövad kunskap underlättar lärandet, likväl som att deltagarna är motiverade. Blir deltagarna dessutom aktiva - dvs de kan göra något med det du presenterar, har du skapat goda förutsättningar för inlärning. Frågan är alltså: Hur kan du få deltagarna att tänka kreativt, kritiskt annorlunda, i andra banor? Problemet är ofta inte att lära, utan att komma ihåg det inlärda vid senare tillfällen. Vi lär och påverkas oftast bara då vi är aktiva och själva få ta ansvar. Låt deltagarna göra egna associationer, egna reflexioner, dra egna slutsatser, experimentera, på egen hand och tillsammans med andra, för att skapa de bästa förutsättningarna för vars och ens personlighet. Människor lär sig olika. Somliga är aktiva, andra passiva och en del är reflekterande. En regel inom pedagogiken är att ju fler sinnen som engageras vid ett inlärningstillfälle, desto större chans får man att minnas. En del människor har ett utvecklat bildminne medan andra bäst minns sådant de hört och somliga lär sig bäst genom att få pröva. Alla våra sinnen engageras vid en inlärningssituation men det tycks vara så att ett dominerar. Tänk därför på att variera dig genom att låta deltagarna använda alla sina sinnen: visa bilder, beskriv muntligt och när det passar, låt deltagarna pröva. Exempel på olika metoder för att underlätta inlärning och som du kan använda är: bikupa (två och två diskuterar en kort stund, sitter kvar i storgrupp) grupparbete föreläsning dialog/diskussion rollspel studiebesök De flesta vuxna vill se nytta och meningsfullhet i det de ska lära in. Därför bör du planera för återkommande grupparbeten, bikupor eller frågestunder för att alla ska komma till tals. För att deltagarna ska bli riktigt motiverade ska helst inlärningstillfället dessutom vara lustbetonat. Dialog, variation, meningsfullhet och gärna humor är nyckelorden när du väljer metod! Något generaliserat kan man säga: Information deltagarna lyssnar och skaffar sig kännedom och kunskap om ämnet Information + diskussion deltagarna lyssnar, är delaktiga, förstår och får färdigheter i ämnet Information, diskussion, agerande, praktisering deltagarna lyssnar, är delaktiga, praktiserar i övningar och kan därmed få ökad insikt i ämnet och om sig själva.

6. Hjälpmedel 7 Du är ditt bästa hjälpmedel. Först när orden inte räcker till för att förklara budskap, behöver du ta till hjälpmedel. Detsamma gäller om du tycker att det är tunnsått med metoder i din framställning. Syftet med hjälpmedel är att: förtydliga öka uppmärksamheten ge variation förstärka budskapet sammanfatta roa Exempel på hjälpmedel är: overhead, PowerPoint blädderblock white board diabildsprojektor video Vi lever i en värld fylld av symboler. Människan är van vid att se bilder och hjärnan lär tänka i bilder och färger. Sträva därför efter att använda bilder eller symboler för att underlätta för deltagarna att minnas dina budskap. Bilden underlättar för den visuellt lärande. Gör bilderna/symbolerna så enkla som möjligt. Använd inte för många bilder. De ska inte vara för proffsiga så att de drar intresset från ämnet, men så pass bra att text och bild lätt uppfattas. Variera gärna mellan hjälpmedlen. Overhead och PowerPoint Försök att tänka kreativt för att hitta symboler eller enkla illustrationer kopplade till dina budskap. Ibland är detta svårt och kan stundom kännas omöjligt. Skriv då dina ord som nyckelord och undvik hela meningar. Skriv orden i kortform t ex att ta emot istället för emottaga. Tänk på att din bild ska kunna uppfattas av ögat på 8 sekunder! Ha som tumregel: Högst sex rader per bild, max sex ord per rad och minst sex millimeters höjd på bokstäverna. Bilder som skapats med datateknik t ex PowerPoint är kanske mest vanliga idag. Bilderna ska vara tydliga sovra i innehållet! För många effekter, stilar och färger gör bilden rörig och drar uppmärksamheten bort från budskapen. Vi rekommenderar följande storlek på texten på dina bilder: Storlek i mm Syns upp till antal meter 6 6-8 10 12-15 15 20 20 25

8 Eftersom ögat uppfattar gemena (små) bokstäver snabbare än versaler bör du alltså alltid använda gemena bokstäver. EN TEXT SOM ÄR SKRIVEN ENBART MED VERSALER BLIR SVÅR ATT UPPFATTA FÖR ÖGAT. DÄRFÖR SKRIVS TIDNINGSRUBRIKER MED STORA GEMENA BOKSTÄVER. VAD TYCKER DU OM DENNA TEXT? Var konsekvent och använd antingen stående eller liggande format på dina bilder. Du slipper då bl a ändra skärpan på OH-apparaten under framförandets gång. Vi rekommenderar liggande format för att: ögonen är vana vid att läsa horisontellt alla ser bilden bättre du får färre rader per bild Växla gärna färger när du skriver och då mellan: rött/svart blått/rött svart/grönt Använd olika färger för att visa kontraster eller samhörighet. Tänk på att vissa färger kan ha speciell betydelse för vissa målgrupper. Läs inte direkt från dina PowerPoint eller handskrivna overhead. Använd dem istället för att förtydliga och understryka ditt budskap. Lämna gärna åhörarkopior om du finner det lämpligt, dela ut dem till åhörararna i förväg. Då slipper de ägna koncentration på att ta egna anteckningar och kan istället samla uppmärksamheten på det du säger och dina budskap. Prova bilderna eller PowerPoint presentationen hemma först. Hur gör den sig förstorad på filmduken? Syns den tillräckligt långt bort? Kontrollera dessutom alltid OH-apparaten eller datorn och videokanonen i god tid före presentationen så att allt fungerar. Tänk också igenom om du tänker stå eller sitta och var, hur och med vad ska du peka? Blädderblock Använder du blädderblock kan du tillämpa ovanstående råd som t ex bild, färg och stora gemena bokstäver. Det är lätt att skriva på blädderblock. Bladen kan tejpas upp på väggarna och också sparas till uppföljningar och dokumentation. När du använder metoden att vaska fram idéer från dina åhörare, är blädderblocket ett utmärkt hjälpmedel.

7. Framförande 9 Vad händer när du står framför en grupp eller ett auditorium? Du har många saker att tänka på. Gruppen påverkar dig och du påverkar gruppen. Du blir nervös Nervositet tar sig olika uttryck för olika människor. Det finns olika sätt att hantera sin nervositet. Ett sätt är att försöka acceptera den: är jag nervös så är jag, alla andra är nervösa etc. Ett annat sätt är att lära känna sin nervositet. I vilka situationer blir du nervös? När du vet det, kan du sedan försöka eliminera faktorerna som utlöser oron, så långt det är möjligt. Ett tredje sätt är att utmana oron: vad är det värsta som kan hända? Acceptera Ett visst mått av nervositet kan vara stimulerande! Vi skärper till oss och blir lite klarare i huvudet. Men nervositet kan också blockera, så att vi inte kan tänka och till och med tro att vi inte kan formulera oss överhuvudtaget. När detta inträffar är det en tröst att veta att nervositeten inte märks speciellt mycket utåt. Videoinspelningarna i samband med vår kurs kanske har gett dig denna insikt. Nervositeten kan synas i dina händer och höras på rösten. Om du märker att händerna darrar eller att du inte kan hålla dem stilla, så håll dem bakom ryggen! Om rösten inte bär kan du träna att andas med magen som vi lärt ut. Om du tycker att du blir otydlig, eller t o m får en blackout, så tänk då på att du inte blir så otydlig som du tror! I allmänhet går nervositeten över på några sekunder och ingen har märkt något. Det är också en tröst att veta att du inte är nervös en hel föreläsning. Nervositeten släpper efter ett tag. Alla är nervösa, även de till synes mycket säkra. Lära känna Nervositet är vanligast i början av ett framträdande. Då känner vi nervositeten som starkast. Om du förbereder ditt anförande ordentligt, var då extra noga med att tänka igenom inledningen. Öva på den så att du vet att den sitter väl. Om du är väl förberedd, så minskar alltid oron. Egna stödanteckningar minskar också din nervositet. Ovana situationer gör oss oroliga. Ett sätt att eliminera oro är i detta läge att tala klartext till gruppen genom att säga det. Det känns ovant för mig, jag är mer van vid att.... För de flesta av oss släpper mycket av nervositeten när vi skapar en dialog. Därför är det bra att tidigt skapa kontakt med gruppen eller publiken. Planera t ex för frågor tidigt i ditt anförande. På så sätt skapar du kontakt. Ett annat bra sätt är att möblera i lokalen så att du känner dig hemmastadd. Flytta bord och stolar, kateder och liknande som det passar dig.

Utmana Bestäm dig för en strategi innan du vill utmana dina rädslor. Om du tror att du ska komma av dig, berätta för gruppen att du kanske kommer att göra det. Du kan också ha dina stolpar eller nyckelord lätt tillgängliga. Har du andra fantasier om vad som kan hända, gå då igenom dem med dig själv. Ofta kan du få dig ett gott skratt. Kom ihåg att de som lyssnar på dig också är människor. Ingen begär att du är fulländad. Försök att se åhörarna som dina vänner. Kom ihåg att gruppen också har ett ansvar. Självklart ger träning säkerhet med tiden men det avgörande är att du tycker att budskapet är viktigare än att du gör ett gott intryck. 10 8. Röstvård Många som vi träffar på kurser i presentationsteknik och lärarträning, tycker att de har problem med rösten. De menar att rösten låter entonig, att de blir andfådda, torra i halsen, att rösten är för svag eller t o m pipig och att de efter ett tag blir hesa. Logopeders råd för ett bra tal är att man andas rätt, har bra bukmuskler, en avspänd röst och god artikulation. Här följer några råd till hur du kan förbättra ditt tal. Andning Om du andas med magen, blir rösten starkare. Blir du spänd, övergår andningen ofta till bröstandning, som inte alls är lika effektiv som bukandningen. Med rätt andning tömmer du lungorna bättre och kan fylla på med frisk luft igen. Vill du träna på bukandning lägger du handen på magen och låtsas blåsa ut några ljus som du har framför dig. Lägg märke till att magen och mellangärdet dras in och att magen arbetar som en pump. Kroppshållningen är viktig för att understödja bra andning. Träna på att vara rak i ryggen, stå något isär med fötterna, sänk axlarna och fram med hakan. Om du är rak i ryggen och välbalanserad inger du säkerhet och budskapet går tydligare fram. Rösten Det påstås att nästan alla människor har förutsättningar för att tala starkt. Styrkan på rösten beror på luftströmmens intensitet och det motstånd som luften möter i stämbandens röstspringa. Du får en avslappnad röst om du kan åstadkomma en gäspkänsla i svalget. Då blir stämbanden avspända, svalget vidgas och rösten sjunker. Resonans och artikulation När du gäspar, öppnas samtidigt munhåla och svalg. Då blir resonansen fyllig och klangfull. Klangen i rösten beror alltså på hur stor resonanslåda en människa har ovanför struphuvudet. Tänk dig att du har en het potatis i munnen, som du så småningom lyckas tugga sönder och svälja. Då har du jobbat med underkäken. Mmmm-ställning är viloläge för käken och därmed har du givit förutsättningar för en god artikulation.

9. Kroppsspråket 11 Med kroppen förmedlar vi många omedvetna budskap till vår publik. Viss forskning visar t o m att kroppsspråket har större betydelse än orden då vi tar emot budskap. Människor uppfattar signaler i hållning och gester som ibland kan få för stor betydelse. Men eftersom kroppsspråket är omedvetet har vi svårt att manipulera eller göra om oss. Här får ni ändå några träningstips som på sikt kan bidra till att skapa ökat självförtroende och förmedla en personlig image. sträck på er i er fulla längd (glada punkten, lodet) sänk axlarna (knip ihop skinkorna) ha hela fötterna i golvet när ni börjar rör eller flytta fötterna efter ett tag (ej klister) le titta på varje person i rummet (landa en sekund i vars och ens ögonpar om det går) ha händerna fria (håll aldrig i papper, pennor i bord eller stolar) visa böcker, material mm genom att hålla ut föremålen från kroppen korsa inte händer och armar framför bröstet stå mitt i rummet från början, så att alla kan se er var tyst när du gör något t ex lägger på en over head, mm

12 Sammanfattning Precisera önskat resultat Sträva efter att hitta rätt nivå Gör alltid en disposition av ditt anförande Lägg stor vikt på inledningen och avslutningen Sovra i ditt innehåll och renodla budskapen Fundera över vad deltagarna ska göra med de budskap du förmedlar Aktivera deltagarna, det underlättar lärandet Variera metoderna, låt deltagarna använda alla sinnen Använda tydliga och enkla bilder Använd inte för många bilder Variera bilderna Använd olika hjälpmedel Ditt framförande blir effektivare genom att du är dig själv Undersök om informationen gått fram till åhörarna be dem gärna repetera Tala tydligt Ha ögonkontakt med alla Ge många exempel Försöka skapa dialog istället för föreläsning Variera, repetera och sammanfatta Håll tidsramen. Börja på tid och dra aldrig över tiden Slutord De flesta informatörer/presentatörer tänker mest på sig själva: vad ska jag säga, vad ska jag göra, hur ska jag gå etc. Det viktigaste rådet vi kan ge är: Vänd strålkastaren åt andra hållet! Vad vill åhörarna, vad tänker de, vad behöver de? Låtsas att de tänker: What s in it for me? Påminn dig själv om att du är bra, är förberedd, styr och har gott om tid. Intala dig själv att de lyssnar och att du är intressant. LYCKA TILL! Textbearbetning och layout: Ulrika Carlstein, Carlstein Ord & Bild ulrika@carlstein.se, Tel: 08-540 23351