Hej, För några veckor sedan skickade vi ut viktig information om vad som gäller inför läsårsslut och läsårsstart. Vi skickar ut den igen och passar på att göra vissa förtydliganden: 1. Den definitiva juni-körningen görs under förmiddagen den 2 juni. Även integrationsfiler till ekonomisystem kommer att publiceras denna dag. Först efter detta kommer vi att kunna publicera preliminära underlag för juli. Vi räknar med att publicera definitiva underlag samt filer till ekonomisystem för såväl juli som augusti den 14 respektive 17 juni. Detta kommer att flyttas till 15 resp 17 juni. Se över slutdatum för tillägg och avdrag på samtliga elever. Vid behov kan vi behöva skjuta en eller par dagar på publicering av filerna. När det gäller programersättningar är juli- och augustifilen en kopia av junifilen, dvs. har det gått ut programersättning för en elev i juni kommer det också att gå ut programersättning för den eleven i juli och augusti. OBS! Om ni har stoppat den ordinarie programersättningen för juni och istället lagt in särskilda tillägg på elevnivå kombinerat med en Betalas-ej-rad så går det inte ut någon ersättning för eleven i juli och augusti. Det regleras då istället i septemberkörningen. Om ni ändå vill betala ut förskott till t.ex. en fristående huvudman för dessa elever måste man lägga ett enhetstillägg för juli och augusti, och sedan ett motsvarande enhetsavdrag för september på samma summa. Då kommer friskolan få förskottsbetalning men sedan ett motsvarande avdrag i september. Detta görs under Organsation, Huvudmanöversikt. OBS! man måste göra enhetstillägg, det går inte att göra tillägg/avdrag på huvudmannanivå. All elevpeng regleras via körningarna. Se Bilder. OBS! om ni vill att friskolor skall få ersättning för juli och augusti (gäller för elever det inte gått ut programersättning för i juni) måste dessa tillägg/avdrag läggas in senast 14 juni.
I bilden ovan är ett tillägg lagt till enheten AMB Education, det är lagt med start och stoppdatum så utbetalning sker både juli och augusti. Det är det totala beloppet för alla elever ni vill att friskolan skall få ersättning för. Ni kan givetvis fylla i kontering om ni så önskar.
I bilden ovan är ett avdrag gjort i september på samma totalbelopp som vi betalat ut till AMB Education i juli och augusti. Även här kan ni fylla i kontering om ni så önskar.
Så här ser ovanstående tillägg och avdrag ut när ni står i listformat. Om det finns ett tillägg på elev- eller enhetsnivå kommer det att betalas ut för juli och augusti såvida det inte finns ett stoppdatum inlagt före den 2016-07-01. Om det finns ett stoppdatum på ett tillägg går ingen ersättning ut för juli och augusti. Hör av er till någon av oss om ni har frågor! 2. Klassuppflyttning för kommuner med Extens som elevregister. Här måste först en preliminär klassuppflyttning göras på samtliga elever och därefter en definitiv uppflyttning enligt IST:s instruktioner. Detta för att eleverna måste ha stoppdatum 2016-06-30 för detta läsår och startdatum 2016-07-01 för nästa läsår (eller senare för nya elever). OBS! Dessa datum måste finnas i Elevhistoriken som man ser genom att på elevkortet högerklicka och gå till elevhistorik. För Procapita och andra system arbetar ni enligt tidigare uppsatta rutiner. 3. Årskursuppflyttning för friskoleelever och elever på landstingsskolor. Detta görs centralt efter den 1 juli. Elever som tidigare går i åk3 med skolform gymnasieskola eller åk4 med skolform gymnasiesär eller gymnasieskola avslutas med slutdatum 30 juni om inget avbrottsdatum finns på eleven. Är det några elever som går i åk3 med skolform gymnasieskola men som ska gå i åk4 nästa läsår så får dessa skrivas in igen när det nya läsåret är på plats. Elever som idag går i åk1 och åk2 flyttas upp till åk2 respektive åk3 samt elever i åk 3 med skolform gymnasiesärskolan flyttas upp till åk4 när årskursuppflyttning görs. Detta kräver att inga elever har avbrottsdatum ifyllt. Om eleven har avbrottsdatum ifyllt som är tidigare än den 1 juli i år så är eleven avslutad och flyttas inte upp. 4. Synken mellan elevregister och Östergötlands Elevdatabas kommer att vara avstängd från den 10/6 och sättas igång igen den 10/8.
5. Inläsning av friskoleelever till år 1 till friskolor inom regionen, från antagningssystemet görs centralt efter det att andra reservantagningen är gjord i augusti. Första inläsningen görs fredagen den 5 augusti. Därefter läses en fil in efter varje reservantagning (tisdagar respektive torsdagar). Den sista filen läses in den 14 september. 6. Nya priser bör matas in senast den 31 augusti för att det ska finnas gott om tid att gå igenom underlag inför septemberkörningen.