Underlag till ansökan försöksverksamheter kring de mest sjuka äldre. SKL Dnr 10/1832 2010-04-29. Hemvårdscentral i samverkan - genomförande av personalintroduktion med stöd av LEAN Sammanfattning Vid starten av en gemensam hemvårdscentral i Vännäs kommer en introduktionsutbildning att genomföras. En del i utbildningen handlar om att kartlägga och identifiera samtliga moment i vård- och omsorgsprocessens flöden (personcentrerad) utifrån ett multiprofessionellt synsätt med stöd av LEAN och Genombrottsmetodik. Kartläggning av ett hälsoärende med stöd av resultatet av Nationell informationsstrukturs arbete kommer också att genomföras. Samverkansarbetet inom Hemvårdscentralen kräver att vi lämnar huvudmannaskapsgränser och organisationsstyrda arbetssätt och blickar framåt med ett gemensamt syn- och arbetssätt. Viktiga delar är individanpassning, personcentrering, ett utvecklat multiprofessionellt arbetssätt och kontinuerlig praktisk träning. Ett antal processer och flöden kommer att kartläggas och sammanställas avseende vad som är Rätt Från Början (RFB), ett begrepp/arbetsverktyg som används inom LEAN. Rubrikerna i arbetet kommer att vara värdighet och välbefinnande och nyckelorden, privatliv och kroppslig integritet, självbestämmande, individanpassning och delaktighet, insatser av god kvalitet, gott bemötande, trygghet och meningsfullhet. Syftet med föreliggande projekt är också att kartlägga ett antal befintliga vård- och omsorgsprocesser utifrån nationell informationsstrukturs resultat (www.socialstyrelsen.se/ni) som beskrivs i de olika delrapporterna och genom att navigera via det webbaserade verktyget. Därefter ska innehållet ersättas i processerna och nya arbetssätt formas med utgångspunkt av nya processer, termer och begrepp med målet att intentionerna i såväl God vård ( SOSFS 2005:12 och 2006:11) som God kvalitet i socialtjänsten uppfylls. Parallellt med utvecklingsarbetet kommer vi även att följa processen med införandet av IT tjänst för samverkan vid in- och utskrivning av patienter i sluten vård i Västerbotten (Prator), genom information från länsprojektgruppen och genom representation i en av de lokala delprojektsgrupperna. Deltagare i personalintroduktionen är medarbetare vid Hälsocentralen Tre Älvar och vid Vård- och omsorgsförvaltningen i Vännäs. Under vissa moment deltar medarbetare vid Vännäs FrivilligCenter med fokus på varaktiga former för anhörigstöd. Antalet personer som involveras är 75 personer En för- och eftermätning av psykosocial arbetsmiljö kommer att genomföras med stöd av enkäter rörande hälsa, arbetsstress, KASAM och Work Locus of Control (WLC). 1
Frågeställningarna som kommer att besvaras är till exempel hur den psykosociala arbetsmiljön ser ut för medarbetarna på gruppnivå vid hemvårdscentralen? hälsa, med avseende på subjektiv symtomskattning, stress, med avseende på arbetsstress, arbetsbelastning och bristande arbetsstöd, KASAM, med avseende på meningsfullhet, hanterbarhet och begriplighet, samt WLC, med avseende på subjektivt upplevd kontroll i arbetet Därutöver kommer viktig kunskap rörande balans, obalans mellan krav och kontroll respektive möjlighet och behov eller avsaknad av socialt stöd i arbetet att kunna belysas vilket är betydelsefullt i ett organisationsutvecklingsperspektiv. Resultatet bör ge en ökad kunskap om vad en systematisk granskning och kartläggning av befintliga arbetssätt kan resultera i och på vilket sätt granskningen och kartläggningen bidrar till utveckling av nya effektivare arbetssätt med högre kvalitet med brukarens värden i fokus Arbetet ska resultera i att stärka individens egen process, öka samverkan och målstyrning mot en kunskapsbaserad vård- och omsorg vid en hemvårdscentral som drivs i samverkan mellan landsting och kommun. - Arbetet ska ske i samverkan mellan vård- och omsorgsförvaltningen i Vännäs Kommun och Västerbottens läns landsting, Hälsocentralen Tre Älvar, Vännäs hälsocentral - Resultatet av arbetet ska spridas till övriga kommuner och hälsocentraler i Västerbotten Bakgrund Under 2007 pågick ett processarbete inom landstinget med fokus på att föra över hemsjukvården till kommunerna i Västerbotten. Parallellt pågick ett utvecklingsarbete mellan vård- och omsorgsförvaltningen i Vännäs och Hälsocentralen Tre Älvar. Målsättningen var att medverka till att överföringen av hemsjukvården från hälsocentralen till kommunen skulle ske på bästa sätt, i enlighet med gemensamma utgångspunkter för hemsjukvårdspatienter och brukares bästa (God vård principen och God kvalitet i socialtjänsten). Överföringen av hemsjukvården från landstinget till kommunerna bordlades vid årsskiftet samma år. För att tillvarata de positiva resultaten i det förberedelsearbete som genomförts och skapa ett mervärde och bättre förutsättningar för patient/brukare i behov av hemsjukvård fortsatte arbetet i samverkan lokalt i Vännäs. Verksamhetschefen vid Tre Älvar och socialchefen vid vård- och omsorgsförvaltningen gav arbetsgruppen istället uppdraget att undersöka möjligheten att utveckla en gemensam hemvårdcentral för behovsgrupperna. Teoretisk bakgrund Organisationer kan ses som öppna system, som successivt genomgår strukturförändringar. Genom att positioner och relationer inom organisationen ändras, kommer även den struktur av regler, gränser och möjligheter som organisationen vilar på, att förändras. En jämvikt rubbas temporärt, för att återigen stabiliseras när individerna inom systemet hittat nya förhållningssätt till varandra (Lundsbye, Sandell, Holmberg, Währborg & Fälth, 2000). En organisationsförändring innebär också en förändring av relationer (Svedberg, 2007). Om delar av systemet förändras, behöver hela systemet hitta en ny jämvikt. För att koordinera arbetet som genomförs i en organisation utförs merparten av arbetet i mindre enheter, s.k. team, utbildnings- och/eller arbetsgrupper (jmf Wheelan, 2005). Organisationsförändringar möter ofta motstånd eftersom en förändring innebär både förluster och vinster, vilka inte är jämlika för samtliga involverade. Några berörs mycket andra i mindre utsträckning. Ledningen ser ofta vinsten före medarbetaren som istället upplever ökade krav och vad de går miste om. På grund av detta bör en organisationsförändring få pågå under en längre tid för att det nya arbetssätten och processerna ska accepteras av samtliga involverade (Heinskou & Visholm, 2005). Ellström och Kock (2009) skriver om att 2
såväl inom privat som offentlig sektor pågår det en strukturförändring mot mer teambaserade och processinriktade organisationer där kundens behov sätts i fokus. Antonovsky (1991) skriver om det salutogena (hälsofrämjande) perspektivet i motsats till det patogena (sjukdomsframkallande). Antonovsky menar att man bör tänka i termer av faktorer som befrämjar en rörelse mot den friska polen på ohälsa hälsa kontinuumet. Känsla av sammanhang (KASAM) är en viktig faktor vad gäller denna rörelse. KASAM består av tre komponenter; begriplighet, hanterbarhet och meningsfullhet. Theorell (2003) definierar psykosocial som interaktionen mellan psykiska och sociala faktorer Hanson (2004) menar att hälsoarbete i arbetslivet måste utgå ifrån medarbetarnas arbetssituation. Vad som fungerar hälsofrämjande på en arbetsplats behöver inte vara lika framgångsrik i ett annat sammanhang. För att åstadkomma hälsa på en arbetsplats behövs processliknande arbetssätt, pga. av organisationers komplexitet som system, samt på grund av all den ovisshet som en förändring i sig medför. Behovet är därför stort av processer som involverar såväl värderingar och kunskap som åsikter och idéer. Intention Intentionen är att utveckla en gemensam hemvårdscentral i Vännäs där verksamheten som ska bedrivas är ändamålsenlig, trygg, säker och till nytta för de individer som är i behov av stöd, vård- och omsorg. Verksamheten som ska bedrivas med individen i fokus, med god kvalitet och vara framåtblickande såväl när det gäller att leverera God vård som att utveckla IT-baserad kommunikation och dokumentation. Verksamhetens innehåll ska vara överförbar och bli ett föredöme i Västerbotten. Övergripande mål Insatserna ska anpassas och genomföras i samråd mellan individen och det multiprofessionella teamet och utgå ifrån individens resurser och behov med målet att vardagen ska fungera på bästa sätt. Hemvårdspatienten ska uppleva att insatserna utförs av en gemensam instans. Hemvården som erbjuds ska vara tillgänglig dygnet runt. Hemvårdsinsatserna ska utföras med tydlighet, trygghet, säkerhet och med god kvalitet. Hemvårdsinsatserna ska genomföras med tillgänglighet och kontinuitet och antalet involverade personer/professioner per patient bör baseras på individens behov. Hemvårdscentralens medarbetare ska arbeta i gemenskap och i samsyn. Medarbetarna ska uppleva att hemvårdscentralen är en gemensam verksamhet oberoende av ett formellt delat huvudmannaskap Förutsättningar - Gemensamma lokaler samt den utrustning som behövs från respektive huvudmans ingående resurser. - Tvärprofessionella team utvecklas genom utbildning och färdighetsträning - Gemensam IT-baserad kommunikation och dokumentation i enlighet med intentionerna i den Nationella IT-strategin för vård och omsorg (bl.a. Nationell informationsstruktur och Nationellt fackspråk) - Samverkan med externa aktörer behöver utvecklas och fördjupas, exempelvis med Svenska kyrkans diakoner, dagverksamheter och frivilliga aktörer inom anhörigstöd. Enkla kontaktvägar till hemvårdscentralen för individen, exempelvis: - ett ingående telefonnummer, *två kontaktpersoner, (*en ordinarie en back up), information på hemsida som länkas, informationsbroschyr, möjlighet till IT-baserad kommunikation mm. Hemvårdscentralens patienter och brukare 3
Hemvårdscentralens arbete innefattar stöd, vård och omsorg till alla personer i behov av hemsjukvård och/eller hemtjänst. Rubrikerna i personcenterad kartläggning (brukarens värde i fokus) Värdighet och välbefinnande Nyckelbegrepp privatliv kroppslig integritet, självbestämmande, individanpassning och delaktighet, insatser av god kvalitet, gott bemötande, trygghet och meningsfullhet. Rubrikerna i organisationsöversynen (grupp- organisation) Mål (värdet för individen) Nyckelbegrepp delaktighet, överenskommelse, kompetens, kunskaps-, beslutsstöd och ansvar. Informationsbehovet mål, planer, avsteg/avvikelse, resultat, resurser, beslut, överenskommelser, hantering av frågeställning, bedömning och analys, kunskaps- och beslutsstöd, aktörer och kompetens Tidsplan (preliminär) Preliminär inledning av förberedelsearbete, uppstart, iordningställande och personalintroduktion och en fördjupad processkartläggning med utgångspunkt av Nationell Informationsstruktur planeras till den 1 september 2010. Kartläggning och analys med stöd av LEAN (parameter RFB) och gemensam nystart planeras att ske efter grundkartläggningen och analysen. Syfte Syftet med det planerade projektet är att kartlägga samtliga delar i hemvårdscentralens arbetsfält med utgångspunkt av NI (den nationella informationsstrukturen för vård- och omsorg). Det handlar om att kartlägga flöden, processer och informationsmodeller avseende alla involverade aktörers arbetsfält och deras kommunikations och kontaktytor. Redan nu har utvecklingsgruppen vid hemvårdcentralen inlett arbetet att beskriva aktuella flöden, arbetsprocesser och samverkansområden samt identifierat vilka skillnader det är i språkbruk avseende termer och begrepp som dagligen kommuniceras vid respektive organisation. Det som betonas av involverade i arbetet är att skapa en verksamhet som upplevs trygg, god och säker av individen. Detta förutsätter att roller och ansvar är tydliga 4
och legitima på alla nivåer i respektive organisation och att man är överens om innehållet i den gemensamma vård- och omsorg som ska ges. Metod Steg ett Genomförande av personalintroduktion inklusive förmätning av den psykosociala arbetsmiljön Steg två Kartläggning av befintliga flöden, processer och modeller samt identifiering av termer och begrepp som används i dagligt arbete inom en hälsocentral respektive inom en kommunal hemtjänst- och rehabiliteringsverksamhet. Steg tre Analysera kartläggningens resultat, vad gäller hinder och möjligheter i respektive flöde och process och med stöd av en handledare (med kompetens i modelleringsarbete) förädla och utveckla resultatet i enlighet med NI:s informationsstruktur, LEAN (RFB) och eventuellt Genombrottsmetodik (Nolans modell) med PDSA - cirkeln (Plan, do, study, analyze) som verktyg i arbetet. PDSA - Cirkeln Nolans förbättringsmodell Planera (plan) Göra (do) Studera (study) Agera (analyze) Steg fyra Följa ett hälsoärende i samtliga flöden och processer som utgör hemvårdscentralens arbetsinriktning. Införliva NI:s informationsmodell och aktuella termer och begrepp i enlighet med nationellt fackspråk. Fokusera hälsobegreppet och enas om vad det innebär konkret praktiskt. Utbildning av medarbetare med utgångspunkt av NI i syfte att tydliggöra gemensamma förhållnings- och kommunikationssätt. Ur arbetsinnehållet; Intern och extern kommunikation Hur aktualiseras ett hälsoärende? Samordnad vårdplanering? Individuell vårdplanering - genomförandeplan- aktivitetsplan Levnadsberättelse hälsohistoria - intervju- formulär Rehabilitering och Samverkan (RoS) Beläggningsgrupp- process- innehåll Steg 5 Utvärdering av genomfört arbete d) Arbets- tidsplan Start 2010-10-01-2011-09-30 Utvärdering 2011-12-31 e) Förväntad betydelse Vår förhoppning är att projektet kommer att stärka individens ställning, medverka till bättre samverkan, förbättra kommunikation och dokumentation inom ett hälsoärende. 5
Medarbetarna kommer att ha tydligare roller och ansvarsområden och ett gemensamt språkbruk vilket leder till ett ökat värde för individen. f) Planerad implementering/fortsättning efter projekttiden Nationella IT-strategin för vård och omsorg har sex insatsområden. Vi behöver goda exempel i vårt län som påskyndar den regionala utvecklingen inom området. Vi vill inom projektet: Fortsätta med tester av resultatet i hemvårdscentralens verksamhet. Fortsätta med att analysera socialtjänstens och hälso- och sjukvårdens behov. Medverka med spridning och integrering av resultaten i reguljära verksamheter inom vårdoch omsorg. g) Planerad kunskapsspridning Informations- och kommunikationsspridning kommer att ske fortlöpande under projekttiden inom befintliga lokala regional och nationella nätverk. En tänkbar extern samverkansaktör blir vård- och omsorgsstrategen vid regionförbundet Västerbotten. Vår intention är att utvecklingsarbetets olika faser ska kunna följas i det nyhetsbrev som går ut till länets kommuner Vård och omsorgsbulletiner samt via vår hemsida som ska skapas på www.vannas/se/vard och omsorg/liv och hälsa med stöd av NI/ länkning ska ske till vll.se hälsocentral och Äldrecentrum Västerbotten. Parallella utvecklingsarbeten som pågår i länet till exempel uppdraget från länets nämndsordföranden att evidensbasera socialtjänsten i glesbygden och inrättandet av FoU ombud i länets kommuner, kommer att medverka till att det planerade projektet får många möjligheter att både kommunicera ut kunskaper och erfarenheter och att nya kunskaper och erfarenheter tillförs projektet utifrån. Efter år 1 kommer projektet att hålla ett erfarenhetsseminarium riktat till medarbetare inom vård- och omsorg i samtliga kommuner inom Västerbottens län och vid hälsocentralerna på respektive ort. Detta seminarium kan med fördel genomföras i samverkan med Äldrecentrum Västerbotten. Efter år 2 avser projektet att hålla en konferens i Västerbotten med temat Hemvårdscentral i samverkan - genomförande av personalintroduktion med stöd av LEAN, Hur gick det? Innehållet på konferensen blir kring erfarenheter av hela arbetsprocessen, strukturen, konkreta lärdomar och erfarenheter, hinder och möjligheter samt synpunkter utifrån patient- och anhörigperspektivet. Vision Vi vill forma en gemensam hemvårdscentral i Vännäs så att den gör största möjliga nytta för de som bäst behöver den och att hemvårdscentralens utvecklingsprocess och arbetsmetoder kan spridas till kommunerna och hälsocentralerna inom Västerbotten! Framgångsfaktorer 1. Att med stöd av Nationell informationsstruktur för vård- och omsorgs (NI) resultat ytterligare utveckla innehållet i kommunikation och dokumentation så att individen erbjuds god vård och omsorg med ett värde för individen. 2. Vid hemvårdscentralen start påbörjas en verksamhetsanalys med stöd av Nationell informationsstrukturs (NI) resultat, LEAN, (RFB) och genom en för och eftermätning av den psykosociala arbetsmiljön. Arbetet ska resultera i att stärka individens egen process, öka samverkan och målstyrning mot en kunskapsbaserad vård och omsorg vid hemvårdscentralen. 3. Broschyrer för patient- respektive närstående avseende hemvårdscentralen som är tydlig och lättläst ska utformas. De ska innehålla information om kontaktvägar, relevant 6
faktainformation och vad som kan erbjudas vid enheten. Syftet är att underlätta kontakter och minimera risken för missförstånd och att patientens och närståendes trygghet ska öka. 4. Långsiktigheten i satsningen garanteras av att båda huvudmännen vill att en gemensam hemvårdscentral ska säkerställa hemsjukvårdspatienters behov av trygg, god och säker vård och att den ska utföras gemensamt i ett helhetsperspektiv. 5. Samverkan kan bestå av olika nätverk och gemensamma träffar patient och närstående brukar- och intresseorganisationer, gemensam utbildning för hemvårdscentralens medarbetare samt generell kunskaps- och erfarenhetsspridning mellan olika professioner och arbetsfält. 6. Genom kartläggning och tester med stöd av NI och LEAN kan man skapa nya gemensamma riktlinjer, goda och säkra lokala rutiner och gemensamt testa och utvärdera för att skapa underlag till evidensbaserade metoder. Referenslista Antonovsky, A., Hälsans mysterium. (1991), Stockholm, Natur och Kultur. Ellström, P-E. & Kock, H. (2009). Mot ett förändrat ledarskap? Om chefers arbete i teamoch processorganiserad verksamhet. Lund: Studentlitteratur. Garson, B. E. & Stanwyck, D. J. (1997). Locus of control and incentive in self-managing teams. Human Resource Development Quarterly, 8, 247-258. Hanson, A. Hälsopromotion i arbetslivet. (2004), Lund, Studentlitteratur. Heinskou, T. & Visholm, S. (2005). Psykodynamisk organisationspsykologi. Omedvetna processer på arbetet. Stockholm: Liber Ab. Lundsbye, M., Sandell, G., Holberg, B., Währborg, P., & Fälth, T. (2000). Familjeterapins grunder. Falköping: Natur och kultur. Millet, P. (2005). Locus of control and its relation to working life: Studies from the fields of vocational rehabilitation and small firms in Sweden. Doctoral thesis. Luleå, Sweden: Departement of Human Work Sciences, Technical Psychology, Luleå University of Technology. Svedberg, L. (2007). Gruppsykologi. Om grupper, organisationer och ledarskap. Studentlitteratur. Theorell, T. (2003). Psykosocial miljö och stress. Lund: Studentlitteratur Wheelan, S. A. (2005). Group processes, A developmental perspective. Boston: Allyn and Bacon. Internetsidor www.socialstyrelsen.se/ni Bilagor Budget (se medföljande excelfil) (Arbetsmaterial bildspel PPT- presentation, steg för steg ärendegång Genombrottsmetoden med Nolans cirkel Underlag utvärderingsansats- förmätning 7