Strategisk plan 2014 2016 för Bibliotek och IT

Malmö högskola, Bibliotek och IT Gunilla Lilie Bauer, Åke Jansson PM Strategisk plan 2014 2016 för Bibliotek och IT Postadress Malmö högskola Bibliotek och IT Gatuadress Nordenskiöldsgatan 10 205 06 Malmö E-post gunilla.lilie.bauer@mah.se, ake.jansson@mah.se Webb www.mah.se

Innehåll Bakgrund och syfte... 2 Övergripande målbild... 2 Värdegrund... 3 Intern och extern kommunikation för integration och nytta... 3 Prioriteringar i sammanfattning... 3 s ansvarsområden målbilder och strategier... 4 Utveckling av informationskompetens... 4 Vetenskaplig medieförsörjning... 5 Informationsteknisk infrastruktur och IT-tjänster... 6 Informationsservice och IT-support... 7 Forskarstöd och vetenskaplig kommunikation... 8 Offentligt bibliotek... 10 som arbetsplats... 10 1

Bakgrund och syfte Malmö högskolas strategiska plattform, Strategi 2020, beskriver det önskvärda framtida tillståndet för högskolan år 2020 och vägen dit. Det långsiktiga målet är att högskolan bidrar till en hållbar samhällsutveckling. I Strategi 2020 formuleras Malmö högskolas målbild för 2020: Malmö högskola är en global förebild för hur lärosäten genom forskning och utbildning tar en aktiv roll i hållbar samhällsutveckling. Malmö högskolas forskning, utbildning och innovationsverksamhet är gränsöverskridande och har stort internationellt genomslag. Malmö högskolas utbildningar präglas av hög kvalitet och relevans och studenterna är väl förberedda för ett föränderligt arbetsliv. Malmö högskolas studenter och medarbetare är efterfrågade och har förmåga och vilja att göra skillnad. Malmö högskola är en öppen, nyfiken och lärande organisation. Högskolan genomsyras av kreativitet och mångfald och vi tar gemensamt ansvar för kunskapsutveckling. :s strategiska plan utgår från Malmö högskolas Strategi 2020, högskolans strategiska satsningar för utbildning, forskning och samverkan, fakulteternas strategiska utvecklingsplaner samt omvärldstrender med koppling till :s ansvarsområden. Planen ska fungera som ett stöd för verksamhetsplaneringen och underlätta prioriteringar främst för medarbetare, men den ska också tydliggöra ambitioner, prioriteringar och utmaningar för uppdragsgivare och intressenter, det vill säga högskolans ledning, studenter, forskare, lärare och andra anställda. Det är av stor vikt att fortsätta att tänka framtidsinriktat och vidareutveckla verksamheten även om fortsatta ekonomiska besparingar kan innebära begränsningar för de ambitioner som uttrycks i planen. Övergripande målbild :s tjänster och informationsresurser ingår fortsatt som väsentliga förutsättningar för högskolans kvalitetsutveckling och bidrar till att utbildning, forskning och samverkan når de mål som är beskrivna i Strategi 2020. :s kompetens är välkänd och medarbetarna är efterfrågade som samarbetspartners och stöd i högskolans utbildning, forskning och samverkan. har en ändamålsenlig organisation, ett fortsatt gott arbetsklimat och är attraktiv som arbetsplats för medarbetare med relevant kompetens. 2

Värdegrund tillämpar högskolans värdeord mångfald, kreativitet, kvalitet och samhällsengagemang i de dagliga mötena med en mångfacetterad användargrupp. tillämpar ett ledarskap och medarbetarskap som kännetecknas av öppenhet, tydlighet, tillit och frihet under ansvar och som uppmuntrar nyfikenhet, kreativitet, förbättringstänkande och medarbetardelaktighet. Intern och extern kommunikation för integration och nytta Ett gränsöverskridande samarbete, god intern kommunikation och integration med högskolans utbildning, forskning och samverkan är en förutsättning för att :s informationsresurser, tjänster och kompetens ska utnyttjas fullt ut och därmed bidra till högskolans kvalitetsutveckling. :s samarbete och kommunikation med biblioteks- och IT-världen regionalt, nationellt och internationellt är också en viktig förutsättning för fortsatt kvalitetsutveckling. När de ekonomiska förutsättningarna ändras är externa samarbeten och samutnyttjande av resurser särskilt betydelsefulla. Externa samarbeten skapar också goda möjligheter till omvärldsbevakning. En tolkning av aktuella trender i universitetsvärlden är att alltfler lärosäten kommer att etablera alltfler samarbeten, både av kvalitetsskäl och på grund av ekonomiska begränsningar. Prioriteringar i sammanfattning Etablera en verksamhetsdialog med fakultetsledningarna för planering och uppföljning av samarbetet mellan respektive fakultet och. Fördjupa samarbetet med högskolans lärare för att integrera informationssökning och informationsvärdering i utbildningarna i syfte att utveckla studenternas informationskompetens och lärande. Bidra i utvecklingsarbetet och etableringen av en ny virtuell lärandemiljö. Utveckla högskolans vetenskapliga medieförsörjning i linje med den pågående förändringen från tryckta källor till digital tillgång Utveckla forskarstödet samt bidra i arbetet med att förtydliga uppdrag och roller avseende system och processer för forskningsinformation och vetenskaplig kommunikation. Samordna och effektivisera högskolans IT-organisation samt :s informationsservice och IT-support. Utveckla samarbetet med andra bibliotek, IT-avdelningar och organisationer inom :s områden och effektivisera omvärldsbevakningen. 3

Utveckla :s organisations- och ledningsstruktur, värna om och vidareutveckla ett gott arbetsklimat samt verka för fortsatt jämställdhets- och mångfaldsarbete där uttrycket olika är bäst sammanfattar ambitionen. :s ansvarsområden målbilder och strategier Här beskrivs målbilder, strategier och kopplingar till högskolans strategiska satsningar för :s ansvarsområden: Utveckling av informationskompetens Vetenskaplig medieförsörjning Informationsteknisk infrastruktur och IT-tjänster Informationsservice och IT-support Forskarstöd och vetenskaplig kommunikation Offentligt bibliotek Utveckling av informationskompetens Att söka, bearbeta, tillägna sig, skapa och förhålla sig kritisk till information och kunskap är olika förmågor som ryms i begreppet informationskompetens 1. Alla dessa förmågor är viktiga för att skapa mening i den kunskapande processen och för att fördjupa förståelsen för ett ämne. tolkar högskolestyrelsens uppdrag att utveckla kvalitet, kritiskt tänkande och vetenskaplighet i utbildningen 2 som en direkt uppmaning till att aktivt delta i högskolans utbildningar för att utveckla studenternas generiska kompetenser som en grund för det livslånga lärandet. Målbild 2016 utgår Malmö högskolas utbildningar från ett utmaningsbaserat lärande där samarbetet mellan lärare, studenter och bibliotekarier är integrerat i den nya lärandemiljön. Genom detta samarbete har studenterna fått verktyg och förmågor att söka och värdera information utifrån ett kritiskt förhållningssätt. Tankar och förslag som togs fram 2012-2013 i projekten Studenthandledning i frirummet och Vad är utbildning på vetenskaplig grund? har varit viktiga utgångspunkter i detta arbete. 1 http://www.mah.se/bibliotek/bibliotekets-undervisning/idepapper-ominformationskompetens/ 2 Beslut om verksamhetsuppdrag 2014. 2013-06-20, Dnr Mahr 20-2013/107) 4

deltar aktivt i högskolans utbildningar och i nära samarbete med högskolans lärare ger vi studenter förutsättningar att söka och värdera kunskap på vetenskaplig nivå är en aktiv partner i högskolans pedagogiska utveckling och bidrar med kompetens, verktyg och stöd för användning av IT i den pedagogiska och vetenskapliga verksamheten erbjuder och utvecklar en öppen och inkluderande fysisk och digital lärandemiljö följer utvecklingen av, har beredskap för, och medverkar i högskoleaktiviteter som innebär en ökad internationalisering, exempelvis globala öppna onlinekurser Koppling till högskolans strategiska satsningar Kvalitetssäkring för kvalitetsutveckling och Lärande för förändring. Vetenskaplig medieförsörjning Högskolebibliotekens etablerade sätt att ge tillgång till vetenskapliga informationskällor fortsätter att utvecklas och förändras. Från att hantera ägda, tryckta samlingar handlar uppgiften till allt större del om föränderliga digitala informationsresurser, vilket innebär ett annat arbetssätt. Även i fortsättningen handlar det om att bedriva en långsiktig och stark lobbyverksamhet i kontakter med leverantörer av innehåll och tjänster. Målbild De svenska universitets- och högskolebibliotekens konsortium för nationella licensavtal har stärkt sin roll och utövar nu tillsammans med övriga nordiska länders motsvarigheter en stark part i förhandlingar med informationsleverantörerna. Den internationella och nationella e-bokmarknaden genomgår en utveckling liknande den som e-tidskrifter gjorde för 15 år sedan. Det kan innebära att förvärv på kapitelnivå blir möjligt, vilket leder till en fragmentisering av monografin. Det innebär även ett automatiserat förvärv baserat på användning 3. En annan sannolik utveckling är att svenskspråkiga akademiska e- böcker kommer att finnas tillgängliga i större antal. Generationsskiftet inom bibliotekssystemen möjliggör nya arbetsflöden, vilket leder till tidsbesparande arbetsprocesser vid förvärv, katalogisering och tillgängliggörande av 3 Principen Patron Driven Acquisition, PDA, som innebär att biblioteken köper in/ger access till resurser som aktivt efterfrågas av användarna, tillämpas i allt större utsträckning, vilket leder till både högre kundnöjdhet och lägre kostnader. 5

informationsresurser. En aktiv omvärldsbevakning och en hög grad av externt samarbete bidrar till denna positiva utveckling. stärker utvecklingen från ägda tryckta samlingar till att erbjuda access till efterfrågade digitala informationsresurser utvecklar processerna för metadata- och mediehantering och anpassar dem till de nya standarder som kommer att etableras inom området väljer e-medier som första alternativ framför tryckta versioner där det är relevant bevakar utvecklingen av mediemarknaden och anpassar arbetssättet till önskvärda förändringar har beredskap för det systemskifte som kommer att ske inom universitets- och högskolebibliotekens systemlandskap under treårsperioden deltar i relevanta upphandlingskonsortier och samarbeten Koppling till högskolans strategiska satsningar Kvalitetssäkring för kvalitetsutveckling och Lärande för förändring. Informationsteknisk infrastruktur och IT-tjänster Förväntningarna på en väl fungerande teknisk infrastruktur och moderna, lättanvända IT-tjänster är fortsatt höga samtidigt som kraven på kostnadsbesparingar är stora. Utvecklingen av en samorganiserad IT-verksamhet i kombination med intentionen i Strategi 2020 att högskolans IT-användning ska ligga i framkant ställer höga krav. Målbild Den verksamhetsdialog som numera tillämpas mellan fakulteter och bidrar till att tydliggöra vad olika tjänster kostar. IT-avdelningen har fortsatt att arbeta processinriktat med hjälp av ramverket ITIL 4 och knutit detta till högskolans processer. På det sättet har arbetet effektiviserats och rutinerna blivit säkrare. Alla högskolans system har en fungerande systemförvaltning och gemensamma data som finns i olika administrativa system är numera synkroniserade så att dubbelregistrering inte längre behövs. Det har lett till en betydligt högre datakvalitet och nya möjligheter att använda befintliga data för administration, planering och uppföljning. De strategiska IT-frågorna är naturliga delar i 4 Information Technology Infrastructure Library, http://www.itil-officialsite.com/ 6

utvecklingen och behandlas precis som annan verksamhetsutveckling i högskolans ledningsgrupp. erbjuder framtidsinriktade och funktionella och samtidigt säkra informationsoch IT-tjänster som är minst lika lättillgängliga som de vardagsnära nättjänster som de flesta studenter, forskare, lärare och andra anställda är vana vid. Gränsen mellan arbete och privatliv har blivit alltmer flytande, vilket har resulterat i nya krav på högskolans tekniska infrastruktur, systemfunktionalitet och förhållningssättet till användning av informationsteknik, vilket i sin tur får konsekvenser för säkerhet, integritet och support. 2016 finns en högskolegemensam policy för det som redan 2012 började kallas Bring Your Own Device, BYOD. Arbetet har inneburit att ta ställning till många aspekter (juridiska, tekniska, kostnads- och säkerhetsmässiga). Policyn ger ett stort mått av frihet, men av säkerhets- och kostnadsskäl är det inte möjligt att få full support för alla typer av enheter. Högskolans satsning på centrumbildningen Internet of Things and People har fått positiva bieffekter även för högskolans egna arbetssätt. samarbetar med externa aktörer, för ökad tillgång till nätaccess och infrastruktur, nationellt och internationellt tillhandahåller lättillgängliga men samtidigt säkra IT- och bibliotekstjänster i samarbete med externa innehålls- och teknikleverantörer, exempelvis molntjänster samordnar den högskoleövergripande systemutvecklingen, IT-arkitekturen och systemintegrationen för att på effektivaste sätt stödja verksamhetens processer har beredskap för att kunna erbjuda tjänster som tillgodoser ökande användarkrav på mobilitet och åtkomst av tjänster via olika typer av mobila enheter, oberoende av tid och plats Koppling till högskolans strategiska satsningar Kvalitetssäkring för kvalitetsutveckling, Lärande för förändring och Mötesplatser för samarbete. Informationsservice och IT-support :s informationsservice och IT-support samlokaliseras i samband med omflyttningen i Orkanen våren 2014. 7

Målbild Informations- och IT-support tillhandahålls både i s öppna studiemiljö och på nätet. Att samla servicen underlättar och har gett effektivitetsvinster för bemanningen. Det har också visat sig att fler utnyttjar den tekniska supporten när den är integrerad med informationsservicen och där det är lätt att se hur tekniken kommer till praktisk nytta för studier och forskning. I lokalerna finns ett "labb" där man kan prova ny teknik och hjälpmedel som underlättar studier och forskning och få hjälp med hur den kan användas för individuella behov. För att klara kraven på stöd från det ökande antalet besökare (som bland annat beror på att fakulteterna Kultur och samhälle samt Teknik och samhälle flyttar till kvarteret Niagara 2015) har nya digitala kommunikationstjänster utvecklats som komplement till redan befintliga. utvecklar och marknadsför en samordnad informationsservice och IT-support som gör det lätt för studenter, lärare och forskare att få hjälp utvecklar digitala supporthjälpmedel som komplement till användarservice som erbjuds på plats i de fysiska biblioteken erbjuder plats och kompetens som stöd för experiment med ny teknik Koppling till högskolans strategiska utmaningar Lärande för förändring och Kvalitet för kvalitetsutveckling. Forskarstöd och vetenskaplig kommunikation 2013 etablerade Vetenskapsrådet begreppet ekosystem för forskningsinformation. Ekosystemet beskriver helheten utifrån ett nationellt perspektiv, det vill säga alla system som behövs för att forskare, forskningsresultat och -publikationer ska vara synliga och komma samhället till nytta. Samtidigt finns en pågående utveckling där lärosäten samordnar och underlättar hanteringen av olika typer av forskningsinformation på lokal nivå, exempelvis genom att införa CRIS och använda sig av standarder för forskaridentifikation. 5 EU:s nya ramprogram Horisont 2020 är ett exempel på hur forskningsmedel i dag utlyses både i form av renodlade forskningsprojekt och innovationsprojekt. 6 Samverkan med samhället utanför akademin samt tvärvetenskap är faktorer som har 5 CRIS Current Research Information System: Information knuten till forskningsprocessen; forskare och organisationer, projekt, forskningsprogram, finansiering, forskningens resultat 6 http://www.vinnova.se/sv/eu-internationell-samverkan/horisont-2020/ 8

betydelse för finansiering av forskning. Det innebär utmaningar för att synliggöra forskningsresultat - och forskare - på olika sätt och i nya kanaler som kan skapa förutsättningar för nya samarbeten. Finansiärerna har även ökade krav på att tillgängliggöra forskningsresultat i form av publikationer och forskningsdata. Det får betydelse för forskarnas vetenskapliga kommunikation och publicering open access och därmed även för frågor om upphovsrätt och publiceringsstrategier. En nationell policy för open access diskuteras. Forskning och forskare utvärderas på olika sätt såväl lokalt och nationellt som av finansiärer. Kvantitet, kvalitet och det internationella perspektivet är alla viktiga komponenter i detta. En ny modell för den nationella utvärderingen av forskning kommer att utvecklas av Vetenskapsrådet under 2014. Målbild :s ansvar för högskolans infrastruktur för forskningsinformation, innefattande publikationer och forskningsdata, upphovsrätt och bibliometri, utvecklas och samordnas i allt större utsträckning med lokala, nationella och internationella tjänster och aktörer, för fördjupat stöd för forskarna och forskningsprocessen. :s uppdrag inom forskarstödet har tydliggjorts och utvidgats, i första steget genom det rektorsbeslut som togs 2013 angående samordning av publiceringsservice. Open access står för majoriteten av Malmö högskolas forskares vetenskapliga publicering och samtliga forskningspublikationer som produceras inom högskolan finns fritt tillgängliga i MUEP. Ett fungerande system för finansiering av OApublicering är i bruk för högskolans forskare. Det har lett till att vetenskaplig litteratur finns fritt åtkomlig i ökad utsträckning, vilket leder till minskade kostnader för såväl medieinköp som vetenskaplig publicering och framför allt till att högskolans forskning har fått en ökad synlighet i omvärlden. erbjuder och tillgängliggör en teknisk infrastruktur för forskningsinformation med mål att högskolans forskning ska ingå i det nationella ekosystemet för forskningsinformation senast 2016 erbjuder omvärlds- och specialistkunskap för hantering, spridning, publicering och bibliometrisk analys av forskningsinformation inklusive forskningsdata och annat källmaterial har beredskap för att anpassa verksamheten till förändrade förutsättningar, exempelvis på grund av ökad open access deltar i uppdraget för samordning av högskolans forskarstöd samordnar högskolans publiceringsservice enligt rektorsbeslut i december 2013 9

Koppling till högskolans strategiska satsningar Mötesplatser för samarbete, Kvalitetssäkring för kvalitetsutveckling, Nyttiggörande och innovation för samhällsutveckling och Ett globalt perspektiv i en global värld. Offentligt bibliotek Den nya bibliotekslagen (SFS 2013:801) föreskriver att universitet och högskolor ska ha ett högskolebibliotek som ingår i det allmänna biblioteksväsendet. Alla offentliga bibliotek ska samverka och ställa sina resurser till gemensamt förfogande. Den nya lagen innebär ingen förändring för högskolan jämfört med tidigare ordning. Målbild Högskolebiblioteket har fördjupat samarbetet med andra bibliotek, i första hand inom regionen, till exempel med Malmö stadsbibliotek, men även med andra folkbibliotek och Region Skånes avdelning för kultur i syfte att de medborgare som använder såväl folk- som högskolebibliotek ska få en service med jämn och hög kvalitet. Även samarbetet med övriga universitets- och högskolebibliotek har utvecklats och fördjupats, till exempel via Lärosäten Syd, Kungliga biblioteket och SUHF:s Forum för bibliotekschefer. Lokalerna som är öppna för alla och som dagligen besöks av mer än tusen personer utnyttjas fortsatt för samverkansaktiviteter som bidrar till kommunikation om högskolans verksamhet och samhällsnytta. utnyttjar det öppna högskolebibliotekets möjligheter som mötesplats mellan högskola och samhälle prioriterar samverkansaktiviteter som ligger i linje med högskolans samhällsinriktade profil och dess verksamhetsidé: Utbildning och forskning för hållbar samhällsutveckling samverkar med andra bibliotek i marknadsföringssyfte och för gemensam kompetens- och teknikutveckling Koppling till högskolans strategiska satsningar Mötesplatser för samarbete och Mångfald för kvalitet. som arbetsplats fördjupar samarbetet mellan biblioteks- och IT-verksamheterna, samordnar och effektiviserar högskolans informationsförsörjning och IT-verksamhet samt utvecklar organisationen och arbetssättet. använder omvärldsbevakning och 10

omvärldsanalys på ett systematiskt sätt i den årliga verksamhetsplaneringen och hittar nya arbetssätt som gör att verksamheten kan utveckla och förbättra stödet till utbildning, forskning och samverkan trots besparingskrav. Att bevara ett gott arbetsklimat är en viktig ambition och en förutsättning för att klara de utmaningar som står inför. vidareutvecklar samverkansmodellen med dialog på individ- och gruppnivå för kvalitetssäkring, god arbetsmiljö och fortsatt stor medarbetardelaktighet i verksamhetens utveckling bidrar till högskolans kvalitetsutveckling genom ett aktivt och systematiskt kvalitetsarbete, till exempel genom att använda och vidareutveckla ett processorienterat arbetssätt, ramverket ITIL 7 samt högskolans styrmodell för intern styrning och kontroll, ISK tillämpar ett proaktivt arbetssätt och har en responsiv verksamhetskultur som har beredskap för att kunna ställa om snabbt och flexibelt med god förmåga att analysera förändringar i omvärlden och planera för dess konsekvenser planerar kompetensförsörjningen på längre sikt och utvecklar det kollaborativa och kollegiala lärandet tar till vara högskolans samlade IT-kompetens genom förändringen till en gemensam IT-verksamhet och IT-organisation tillämpar principen gemensam organisation lokal närvaro bidrar aktivt till utvecklingen av nya digitala kanaler för internkommunikation, till exempel intranät bidrar i den fortsatta processen mot en gemensam serviceorganisation (Facility service) effektiviserar lokalanvändningen samt förbättrar arbetsmiljön och förutsättningarna för ett ökat samarbete mellan s medarbetare värnar om och vidareutvecklar ett gott arbetsklimat och arbetar aktivt för att attrahera medarbetare med olika bakgrund och kompetens Koppling till högskolans strategiska satsningar Kvalitetssäkring för kvalitetsutveckling, Mångfald för kvalitet och Nyttiggörande och innovation för samhällsutveckling. 7 Information Technology Infrastructure Library: http://www.itil-officialsite.com/ 11