Ändamålsenlig handläggning inom äldre-omsorgen

www.pwc.se Revisionsrapport Joanna Hägg Fredrik Markstedt Ändamålsenlig handläggning inom äldre-omsorgen Knivsta kommun

Innehållsförteckning 1. Sammanfattande bedömning och rekommendationer... 1 2. Inledning... 3 2.1. Bakgrund... 3 2.2. Revisionsfråga... 3 2.3. Revisionskriterier... 3 2.4. Avgränsning... 4 2.5. Metod... 4 3. Nuvarande organisation för biståndshandläggning... 6 3.1. Socialnämnden och dess förvaltning... 6 4. Granskningsresultat... 8 4.1. Det finns riktlinjer som är kända och tillämpas för biståndsbedömningen.. 8 4.1.1. Kommentar och bedömning... 9 4.2. Det finns skriftliga rutiner som är kända och tillämpas för handläggning, uppföljning och informationsöverföring... 9 4.2.1. Kommentar och bedömning... 11 4.3. Bedömningsinstrument finns i tillräcklig utsträckning som stöd i utredningsarbetet... 11 4.3.1. Kommentar och bedömning... 12 4.4. Övergripande systematisk uppföljning av kritiska moment i biståndshandläggnings-processen genomförs... 12 4.4.1. Kommentar och bedömning... 12 Knivsta kommun

1. Sammanfattande bedömning och rekommendationer På uppdrag av Knivsta kommuns förtroendevalda revisorer har granskat huruvida Socialnämnden säkerställer en ändamålsenlig biståndshandläggning inom äldreomsorgen. Efter genomförd granskning är vår sammanfattande bedömning att socialnämnden inte fullt ut säkerställer en ändamålsenlig biståndshandläggning inom äldreomsorgen. Utifrån de kontrollmål granskningen baseras på grundar sig bedömningen ovan på följande observationer: Det saknas ändamålsenlig delegationsordning och riktlinjer med tillhörande tillämpningsanvisningar. Riktlinjerna ska revideras under hösten 2013 och ny tidsschablon är under utarbetning. En revidering av delegationsordningen har också inletts. Vi bedömer att detta bör prioriteras och aktivt följas upp av nämnden. Det saknas heltäckande skriftliga rutiner som är kända och tillämpas för handläggning, uppföljning och informationsöverföring. Rutiner och mallar tillämpas i vissa delar av handläggningsprocessen medan det i flera fall saknas tydliga och dokumenterade rutiner. Bedömningsinstrument finns inte i tillräcklig utsträckning och ger således inget stöd i utredningsarbetet. Däremot inhämtar handläggarna andra professioners åsikter och utlåtanden om den enskilde i många fall. Övergripande systematisk uppföljning av kritiska moment i biståndshandläggningsprocessen genomförs inte i den utsträckning som det bör. Enheten använder inga nyckeltal för uppföljning och det upplevs svårt att sammankoppla verksamhet och ekonomi. Det kan dock konstateras att berörda personer är medvetna om problematiken och att ett viktigt arbete med revidering och översyn av delegationsordning, riktlinjer och rutiner har påbörjats. Det kan också nämnas att flera av de observationer som ovan redovisas inte är nya, men att åtgärder inte har vidtagits i tillräcklig utsträckning efter tidigare granskningar. Med hänsyn till detta rekommenderar vi socialnämnden att Prioritera att ny delegationsordning och nya riktlinjer, inklusive reviderad Plan för Vård och Omsorg, tas fram och godkänns av nämnden. Riktlinjerna bör följas av tidsschabloner och tillämpningsanvisningar för att underlätta handläggarnas arbete. Knivsta kommun 1 av 13

Utveckla nyckeltal för kontinuerlig uppföljning av kritiska moment, volymer och verksamhetstal. Säkerställa att verksamhetssystemet kan ta fram efterfrågade rapporter utan omfattande handpåläggning. Begrunda möjligheterna att införa bedömningsinstrument till stöd för biståndsbedömningsarbete och/eller ta fram rutiner för dokumentation kring inhämtande av utlåtanden från övriga professioner. Säkerställa att genomförandeplaner arbetas fram och används för de enskilda brukarna. Uppföljningen bör tillförsäkra den enskilde att den utförda insatsen så långt det är möjligt ska motsvara det beviljade stödet i innehåll och omfattning. Skapa ett forum för samverkan mellan utförarna och myndighetssidan/- förvaltningen för att säkerställa att informationsöverföringen fungerar ändamålsenligt. Vi föreslår nämnden att upprätta en tydlig plan för att genomföra aktiviteter/prioriterade åtgärder med tillhörande tidsplan för genomförande i syfte att säkerställa att nödvändiga förändringar faktiskt sker. Det är i denna granskning inte möjligt att bedöma huruvida biståndsbedömningen är för generös. Tidigare erfarenhet visar emellertid att avsaknad av riktlinjer, rutiner och andra stödfunktioner till handläggarna, i kombination med långtgående delegering ofta leder till mer individuella bedömningar handläggare emellan. Sammantaget innebär detta svårigheter att upprätthålla rättsäkerheten för den enskilde och ökar risken för felaktiga och ibland för generösa beslut. Förutsättningarna för handläggarna i Knivsta kommun att bedriva ändamålsenlig och rättsäker biståndsbedömning kan förbättras, vilket i sin tur bör leda till att nämnden ökar sina förutsättningar att aktivt styra verksamheten i önskvärd riktning. Knivsta kommun 2 av 13

2. Inledning Nedan presenteras kort bakgrunden till denna granskning och granskningsmålen tydliggörs. 2.1. Bakgrund Enligt Socialtjänstlagen skall socialnämnden utan dröjsmål inleda utredning av vad som genom ansökan eller på annat sätt har kommit till nämndens kännedom och som kan föranleda någon åtgärd av nämnden. Utredningen ska mynna ut i en individuell bedömning av den enskildes behov. Socialtjänstlagen är en ramlag, vilket innebär att en kommun har viss frihet i hur och på vilken nivå lagen ska tillämpas. Socialtjänstlagen är såväl en rättighetslag som skyldighetslag. Rätten till bistånd är ett exempel på en rättighet, för vilken en skälig levnadsnivå ska tillförsäkras. Riskfaktorer såsom personalförändringar, avsaknad av alternativt bristande kännedom om riktlinjer och rutiner samt eventuella oklarheter i informationsöverföringen i en beställar-/utförarmodell riskerar försämra rättsäkerheten inom biståndsbedömningen. 2.2. Revisionsfråga Revisionsfrågan som ska besvaras är: Säkerställer socialnämnden en ändamålsenlig biståndshandläggning inom äldreomsorgen? För att besvara granskningens övergripande revisionsfråga kommer följande kontrollmål att vara styrande för granskningen: Det finns riktlinjer som är kända och tillämpas för biståndsbedömningen Det finns skriftliga rutiner som är kända och tillämpas för handläggning, uppföljning och informationsöverföring Bedömningsinstrument finns i tillräcklig utsträckning som stöd i utredningsarbetet Övergripande systematisk uppföljning av kritiska moment i biståndshandläggningsprocessen genomförs I uppdraget ingår även en redogörelse över kommunens organisation för biståndshandläggning. 2.3. Revisionskriterier Socialstyrelsen har utfärdat föreskrifter och allmänna råd om handläggningen inom socialtjänsten (SOSFS 2006:5). Av föreskrifterna framgår bland annat att en genomförandeplan bör tas fram till beslutade insatser. Knivsta kommun 3 av 13

Bistånd enligt Socialtjänstlagen beviljas efter utredning och individuell bedömning. Socialtjänstlagen är som ovan nämnt en ramlag utan beskrivning av vilket bistånd som kan beviljas. Istället anger lagen grundläggande värderingar, principer och mål. 4 kap. 1 Socialtjänstlagen Den som inte själv kan tillgodose sina behov eller kan få dem tillgodosedda på annat sätt har rätt till bistånd av socialnämnden för sin försörjning(försörjningsstöd) och för sin livsföring i övrigt. Den enskilde skall genom biståndet tillförsäkras en skälig levnadsnivå. Biståndet skall utformas så att det stärker hans eller hennes möjligheter att leva ett självständigt liv. Som stöd till handläggarnas bedömningar kan den nämnd som ansvarar för socialtjänsten i kommunen anta riktlinjer. I riktlinjerna tar nämnden, i olika principiella frågor, ställning till vad som bör anses som skälig levnadsnivå och därmed berättigar till bistånd enligt lagen. Revisionskriterierna utgör bedömningsgrunder och bildar underlag för rapportens kommentarer. 2.4. Avgränsning Granskningen avser biståndshandläggningen inom äldreomsorgen av hemtjänst och särskilt boende för äldre. Handläggning av övrigt bistånd inom socialnämndens verksamhetsområde har inte granskats. 2.5. Metod Granskningen har genomförts via intervjuer med myndighetschef, enhetschef för enheten Utredning vuxna, äldre och funktionsnedsättning och två biståndshandläggare på enheten. Dokumentgranskning har genomförts av för granskningen relevanta riktlinjer och rutiner. Följande interna dokument har granskats: Plan för Vård och Omsorg för perioden 2006-01-01 2008-12-31 (beslutad i Kommunfullmäktige 2005-12-18, 153) Riktlinjer för biståndsbedömning enligt Socialtjänstlagen, 2010 Socialnämndens delegationsordning, antagen 2012-06-12 Manual för samordnad vårdplanering, 2007-04-10 Riktlinje för vård och omsorg: Avvikelserapportering och anmälan enligt Lex Sarah, 2011-07-01 Rutiner för biståndshandläggare och utförare vid flytt till/från särskilt boende, 2011-01-05. Knivsta kommun 4 av 13

Rutin för utskrivningsplanering som påbörjas innan patienten är utskrivningsklar, 2011-03-20 Rutiner inom Sociala enheten Rutiner vid flyttning mellan boenden I de fall datum saknas ovan har dokumentet inte daterats. Därtill har tidigare externt gjorda utvärderingar inhämtats: Granskning av likvärdig biståndsbedömning i Knivsta kommun, Ernst & Young, 2007 Handläggningsprocessen och genomförande av beslutade insatser i äldreomsorgen, Länsstyrelsen Uppsala län, 2007 På grund av att kommunens tillförordnade socialchef nyligen har slutat har det inte varit möjligt att genomföra en intervju med denne. En ny socialchef inleder sin anställning efter att intervjuer med övriga i verksamheten genomförts. Vidare har granskningen omfattat 15 aktgranskningar. Akterna valdes ut slumpmässigt och granskades vid ett tillfälle på plats i kommunens lokaler. Ett utkast av rapporten har sakgranskats av myndighetschef och enhetschef. Knivsta kommun 5 av 13

3. Nuvarande organisation för biståndshandläggning 3.1. Socialnämnden och dess förvaltning Socialnämnden ansvarar för omsorgen om äldre och personer med funktionsnedsättning samt individ- och familjeomsorgen i kommunen. I detta ingår bland annat särskilda boenden, korttidsboenden och hemtjänst. Socialförvaltningen leds av socialchefen. Förvaltningen är organiserad under två verksamhetschefer (utförarchef och myndighetschef) samt stabsfunktioner. Kommunen tillämpar en så kallad beställar-/utförarmodell. Således särskiljs utredning och prövning av de äldres behov från ansvaret för det faktiska utförandet av insatserna. Verksamhetschefen för myndighetsutövningen ansvarar för två enheter: enheten Utredning vuxna, äldre och funktionsnedsättning samt enheten för barn och unga. Enheterna leds av respektive enhetschef. Figur 1 Organisationsskiss Socialförvaltningen Socialchef Stabsfunktioner Verksamhetschef utförare Verksamhetschef myndighet Enhetschef Utredning vuxna,äldre och funktionsnedsättn. Enhetschef Barn och unga I januari 2013 genomfördes en omorganisation av förvaltningen. I samband med detta anställdes en ny enhetschef för Utredning vuxna, äldre och funktionsnedsättning och därefter en verksamhetschef för de sju utförarverksamheterna. Mellan februari och midsommar 2013 har det funnits en tillförordnad socialchef, men denne har slutat. En ny socialchef inleder sin anställning i. Omorganisationen och den föränderliga ledningsstrukturen har inneburit att myndighetschefens roll har varit otydlig vid vissa tillfällen. Det har varit svårt att dra gränser mellan tillförordnade socialchefer och myndighetschef med större kännedom om kommunen, vilket bland annat har tydliggjorts i otydlighet för vem som i praktiken ansvarar för kontakt med politiken. Gränsdragningen mellan enhetschef och myndighetschef, uppges ha fungerat bättre. Det uppfattas av nuvarande myn- Knivsta kommun 6 av 13

dighetschef att det är troligt att dennes uppdrag renodlas och att fokus på verksamheten ska kunna öka när en ny socialchef tillträder. På enheten Utredning vuxna, äldre och funktionsnedsättning arbetar idag nio handläggare. Fem av dem arbetar med vuxna, försörjningsstöd och arbetsmarknad, en arbetar med LSS medan de övriga tre arbetar med äldre, funktionsnedsättning och socialpsykiatrin. Ingen av de tre handläggarna jobbar endast med äldre. Enheten har haft låg personalomsättning. Även enhetsstrukturen förändrades i och med organisationsförändringen. Biståndshandläggarna satt tidigare tillsammans med enheten för barn och unga. De tre handläggarna inom Utredning vuxna, äldre och funktionsnedsättning som arbetar med biståndsbedömning inom äldreomsorgen har ca 130 akter var, varav ca 30 avser särskilda boenden. Ärenden fördelas efter geografi, vilket av handläggarna upplevs fungera bra och ge en någorlunda rättvis arbetsbelastning. Det är tydligt vem som ska ta hand om ett inkomment ärende. Enheten uppges inte använda sig av vikarier utan handläggarna täcker upp för varandra vid semester och sjukdom. Knivsta kommun 7 av 13

4. Granskningsresultat 4.1. Det finns riktlinjer som är kända och tillämpas för biståndsbedömningen Riktlinjer för biståndsbedömning enligt Socialtjänstlagen (SoL) beskriver rätten till bistånd enligt SoL samt det förhållnings- och arbetssätt som enligt Plan för Vård och Omsorg (beslutad i Kommunfullmäktige 2005-12-18, 153) ska råda. I riktlinjerna beskrivs även det innehåll och den nivå som politiskt anses utgöra skälig levnadsnivå inom verksamhetsområde äldreomsorg. Riktlinjerna saknar datering utöver årtal 2010. Riktlinjerna syftar till att ge vägledning till kommunens biståndshandläggare samt skapa likställighet i bedömningarna. De anger att verksamheten ska kännetecknas av tillgänglighet och professionell handläggning (s.3). Med detta avses enligt skrivelsen bland annat att de skrivna besluten ska vara tydligt utformade, i syfte att göra det lätt att utläsa vad som har beslutats. Plan för Vård och Omsorg som hänvisas till i riktlinjerna - redogör också för vikten av individens delaktighet i uppföljnings- och utredningsarbetet samt poängterar vikten att skapa förutsättningar för en god levnadsnivå hos individen, med mera. I riktlinjerna anges vad som ska ses utgöra skälig levnadsnivå, i form av insatsernas innehåll och omfattning i flera fall. Det tydliggörs att en individuell prövning ska ske i varje enskilt ärende. Inga riktlinjer om när särskilt boende ska övervägas finns. En mer omfattande tidsschablon som stöd för bedömningarna är enligt enhetschefen under utarbetning. Vid intervjuerna framkommer att riktlinjerna är i behov av revidering. Nämnden har gett förvaltningen i uppdrag att genomföra en revidering, enligt myndighetschef och enhetschef. Det har bland annat diskuterats om att införa en uppföljning av nya ärenden efter tre månader, i syfte att kunna justera insatserna vid förändrade behov, samt att snabbt involvera arbetsterapeut, sjukgymnast med flera i arbetet inför beslut. Arbetet är planerat att slutföras under hösten 2013. Baserat på intervjun med biståndshandläggarna uppfattas inte riktlinjerna vara ett levande dokument i biståndsbedömningen. Nyanställda introduceras till arbetet via handledare och muntliga genomgångar av praxis och arbetssätt. Riktlinjerna uppfattas inte ha en naturlig plats i introduktionen av nyanställda. Riktlinjer och andra relevanta dokument och rutiner finns inte samlade på en gemensam plats och det framkommer vid intervjuerna att det saknas en struktur för var man hittar rutiner, riktlinjer och stöd till det faktiska arbetet. I verksamhetssystemet finns heller inga hållpunkter, påminnelser eller andra stöd att tillgå. Som även nämns under metodavsnittet saknas datum för ett antal av de dokument som ska styra arbetet. Det finns riktlinjer för avvikelserapportering och anmälan enligt Lex Sarah, där de nya bestämmelserna från 1:a juli 2011 redogörs för. Förvaltningens delegationsordning från juni 2012 är under omarbetning. Enligt verksamhetschef och enhetschef har delegationsordningen inte anpassats till den Knivsta kommun 8 av 13

nya organisationen vilket innebär att den i dagsläget inte är fullt ut aktuell. Revideringen ska slutföras så snart som möjligt. Vidare framkommer att delegationen till handläggarna är långtgående, exempelvis har handläggana full delegation att fatta beslut om särskilt boende. Myndighetschefen deltar inte i beslut medan enhetschefen involveras endast i ett fåtal ärenden. 4.1.1. Kommentar och bedömning Det är av vikt för en rättsäker och tydlig biståndsbedömning att det finns en tydlig koppling mellan kommunens politiska ambitioner, gällande riktlinjer och tillämpningsanvisningar. Socialtjänstlagen är en ramlag och tydliggör inte vilka specifika insatser en individ har rätt till, varför det är viktigt att kommunen tydliggör detta och ger ramar för vad som anses vara en rimlig omfattning av insatserna för handläggarna. Vi uppfattar att det i kommunen saknas tillämpningsanvisningar. I Plan för Vård och Omsorg samt i riktlinjerna bör kommunens ambitionsnivå tydliggöras. Plan för Vård och Omsorg gäller för 2006-2008 och har enligt uppgift inte uppdaterats sedan 2005-12-18, trots att planen enligt utsago ska uppdateras vart tredje år. Därtill kan det konstateras att ett antal styrdokument, bland andra riktlinjerna, saknar tydlig datummärkning. Datum och eventuellt giltighetstider bör framgå på dokument ämnade att styra verksamheten. Direktiv om en revidering av riktlinjerna har kommit från socialnämnden, vilket vi uppfattar som positivt. Enligt förvaltningen pågår arbetet och det ska färdigställas under hösten. Vår bedömning är att detta bör prioriteras och aktivt följas upp av nämnden. 4.2. Det finns skriftliga rutiner som är kända och tillämpas för handläggning, uppföljning och informationsöverföring Som nämnt i granskningen av likvärdig biståndsbedömning från 2007 saknas en processkarta för handläggningsprocessen 1. I den tidigare granskningen konstateras att en ändamålsenlig process med underliggande rutiner bör ha definierats och dokumenterats för att säkerställa kvaliteten i arbetet. Utan en tydlig bild av processen är det svårt att utforma rutiner och anvisningar till stöd för handläggarna. Det kan i vår granskning konstateras att en processkarta fortsatt saknas. Rutiner kring dokumentation beskrivs i en powerpoint-presentation benämnd Dokumentation inom socialtjänsten. Presentationen är baserat på Socialstyrelsens allmänna råd och föreskrifter för dokumentation vid handläggning inom socialtjänsten (SOSFS 2006:5) och citerar texten i original samt sammanfattar innehållet. I personakterna sker dokumentation utefter mall i verksamhetssystemet. Aktgranskningen visar att personakten innehåller tre filer: en journal, en utredning och en fil benämnd övrigt. Filen övrigt samlar exempelvis genomförandeplan och samtyckesblankett. I samtliga granskade akter finns en journal som redogör för tidpunkt och innehåll för väsentliga händelser, ansökan, uppföljning, genomförandeplan, med mera. Journalanteckningarna avser i många fall hälso- och sjukvårds- 1 Granskning av likvärdig biståndsbedömning i Knivsta kommun, Ernst & Young, 2007 Knivsta kommun 9 av 13

dokumentation, vilket styrker vad som framkom i Länsstyrelsens översyn 2007 2. Utredningarna redogör bland annat för tid för ansökan, bakgrund om den ansökande, aktuell situation, bedömning, beslut och syfte. I samtliga fall kan vi finna en motivation till bedömning och beslut. Besluten är tidssatta till ett år för hemtjänstinsatser och tillsvidare för boendebeslut. Det som framkommer i denna aktgranskning är i linje med vad som framkom i Länsstyrelsens översyn 2007. Genomförandeplanerna är strukturerade enligt rubrikerna Behov Mål och delmål När, var och hur tillgodoses behoven Utvärdring och uppföljning, datum signatur. Överlag är behov, mål och tillgodoseende väl beskrivna i de akter som har granskats. Aktgranskningen visar att genomförandeplanerna i de flesta fall inte har hanterats och följts upp. På samtliga saknas Utvärdring och uppföljning, datum och signatur. Det saknas även underskift om brukarens delaktighet. Bristen av plan för uppföljning rör samtliga insatser och blir särskilt tydligt rörande uppföljning av brukare i särskilt boende. Uppföljning av beslut och insatser innan tidsspannets slut görs endast vid påkallande, ingen rutin för tätare uppföljning finns. Främst kommer rapporter om eventuella avvikelser från den biståndsbedömda tiden såväl uppåt som nedåt från kommunens avgiftshandläggare, som har noterat avvikelser i verksamhetssystemet. Det finns rutiner för samverkan i form av en manual för samordnade vårdplaneringsmöten inom Uppsala län, daterad 2007-11-01. Denna beskriver vem som ska delta, hur mötet ska genomföras och vad som ska diskuteras, samt hur informationen ska föras vidare efteråt. Det finns även efterföljande Rutin för utskrivningsplanering som påbörjas innan patienten är utskrivningsklar, från 2011. Enhetschef och handläggare träffas tre timmar per vecka, vid ett tillfälle. Träffarna innehåller tid för ärendedragning och diskussion om särskilt svåra ärenden. Ansökan om särskilt boende från boende i annan kommun diskuteras alltid. Denna rutinmässiga träff anses av de intervjuade utgöra tillräckligt stöd inför bedömningar. Vid dessa träffar tar även enhetschefen upp aktuella frågor, exempelvis den diskussion som har funnits kring de hemtjänstbeslut som har fattats och det faktum att hemtjänsten inte har utfört all tid som har beviljats. Under våren anges att samtliga biståndsbeslut i hemtjänst har reviderats och kontrollerats på uppdrag i politiken. Omfattningen av hemtjänstinsatserna har i flera fall minskats, vilket också bekräftas i aktgranskningen, även om inga större fel har upptäckts. De intervjuade uppger att en muntlig avrapportering till nämnden gjordes i juni 2013, ingen skriftlig rapport har författats. Det saknas andra rutiner för samråd med enhetschef och det saknas tydliga rutiner för vad som ska tas upp till diskussion. Det uppges att även om enhetschef ska rådfrågas vid frångående från tidsschabloner sker inte alltid detta. Rutin för samverkansmöte mellan handläggare, sjuksköterska, chef för hemtjänstens egenregi, representanter från rehab, sjuksköterska från hemsjukvården, med 2 Handläggningsprocessen och genomförande av beslutade insatser i äldreomsorgen, Länsstyrelsen Uppsala län, 2007 Knivsta kommun 10 av 13

flera, finns. Inför dessa möten anges vilka ärenden som ska tas upp. Vid varje tillfälle genomgås samtliga brukare som befinner sig på korttidsboende. Vid mötena diskuteras även namngivna personer och hur ser det ut med kommande vårdplaneringar, dvs när någon ska komma hem från sjukhuset. Träffarna är mycket uppskattade av handläggarna. På grund av den sekretessplikt som råder ska en samtyckesblankett skrivas på av brukaren. Nya kunder anges dock inte ha skrivit på en sådan. I Länsstyrelsens rapport från 2007 omnämns problemtiken kring integriteten för den enskilde i dessa samverkansmöten. Denna problematik kvarstår än idag. De privata utförarna deltar ej i samverkansmötena men det uppges av handläggarna att diskussioner har förts om hur de ska involveras och delges relevant information. Det saknas också rutiner för annan samverkan med de privata utförarna. De privata utförarna är inte kopplade till verksamhetssystemet vilket bland annat innebär att de inte kan ta emot beställningar via detta. Rutinerna för informationsöverföring skiljer sig således mellan de privata utförarna och egenregin. Därtill skiljer sig också ersättningssystemen åt mellan egenregin och privata utförare. Egenregin ersätts enligt utförd tid (mäts via tidmätningssystem) medan de privata utförarna ersätts för beviljad tid. Skilda ersättningssystem kräver olika typer av dokumentation av utförd tid. 4.2.1. Kommentar och bedömning Skriftliga rutiner för informationsöverföring och samverkan saknas i många fall, oavsett om det gäller när man ska lyfta frågor till enhetschef eller annan samverkan. Detta tycks ske vid behov. Vidare kan det konstateras att det saknas tydliga rutiner och forum för samverkan som inkluderar de privata utförarna. Det framkommer att endast ett mindre antal brukare har annan utförare än den kommunala egenregin, men vikten av likabehandling består. Detta gäller även ersättningssystemen. Kommunen behöver således ta fram tydliga rutiner för samverkan (tydliggörande av när, hur, vem) för att alla ska delges samma information. Vi bedömer att strukturerade och tydliga uppföljningar kan minska problemet med att för omfattande eller för få insatser beviljas. Det kan även stärka kvaliteten i bedömning och beslut. På grund av förändrad lagstiftning från och med 2014 kommer kraven på uppföljning i särskilt boende att öka. Rådande bristande uppföljning kommer att sättas i särskilt fokus med den nya lagstiftningen. 4.3. Bedömningsinstrument finns i tillräcklig utsträckning som stöd i utredningsarbetet Handläggarna tillhandahålls inga bedömningsinstrument för att underlätta bedömning av biståndsbehovet. Bedömningsinstrument kan exempelvis utgöras av skattningsskalor (Katz ADL, PADL, GBS-skalan för demens, GDS 20 vid misstänkt depression etc.), screeningsinstrument GMF-Generell Motorisk Funktionsbedömning och dylikt. Däremot hämtar handläggarna in information från andra professioner i utredningsarbetet. Via handläggarnas deltagande i vårdplaneringsmöten, regelbundna träffar och ärendegenomgångar hämtas utlåtanden och kunskap från andra om särskilda Knivsta kommun 11 av 13

individer in. Ingen skriftlig dokumentation förs dock över detta utan informationen kommer dem till del endast muntligt. Ingen förenklad biståndsbedömning förekommer. Mycket få avslag ges enligt intervjuade handläggare. 4.3.1. Kommentar och bedömning Vi bedömer att förutsättningarna för ökad likvärdighet i handläggarnas bedömning skulle kunna ökas via användandet av bedömningsinstrument och andra hjälpmedel. Eftersom andra professioners åsikter inhämtas bedömer vi dock att delar av risken på så sätt minskas. 4.4. Övergripande systematisk uppföljning av kritiska moment i biståndshandläggningsprocessen genomförs Vid intervjuerna framkommer att enheten inte arbetar aktivt med egenkontroller av kritiska moment eller på annat sätt använder sig av systematisk uppföljning. Idag används inga nyckeltal i uppföljningsarbetet. Verksamhets- och dokumentationssystemet för handläggarna byttes för ett par år sedan till Siebel, men det saknas kunskap om hur systemet kan användas i uppföljningssynpunkt. Det förs fram att det är svårt att skapa en koppling mellan ekonomi och verksamhet och att det är svårt att få tag i kompetens i kommunen för att ta fram detta ur systemet. Om nyckeltal ska tas fram idag krävs en stor del handpåläggning. 4.4.1. Kommentar och bedömning Uppföljning är mycket viktigt för att undersöka hur väl arbetet fortskrider och är en väsentlig del i ett medvetet utvecklings- och kvalitetsarbete för att skapa goda förutsättningar för biståndsbedömning. Förutsättningarna för enheten att ta fram relevanta nyckeltal ur verksamhetssystemet bedöms vara begränsade. Det krävs idag mycket handpåläggning för att kunna genomföra uppföljningar av denna typ. Vi bedömer att det finns stora möjligheter att utveckla arbetet med uppföljning genom bättre utnyttjande av befintligt verksamhetssystem. 2013-09-16 Knivsta kommun 12 av 13

Fredrik Markstedt Projektledare Henrik Fagerlind Uppdragsledare Knivsta kommun 13 av 13