RADAR ADVISORY OFFICE365 Radar Advisory är en serie expertrapporter inom viktiga strategiska IT initiativområden. Rapporterna är framtagna av ledande experter knutna till Radars rådgivningstjänst under varumärket Radar Advisory. Pris för icke befintliga kunder: SEK 7 500 kr, exkl. moms.
Sida 2 av 17 1. Sammanfattning För företag som idag står inför en situation där man måste förnya hårdvara och/eller klient- och serveroperativ på grund av föråldrad infrastruktur som inte lever upp till förnyade krav, finns det idag helt andra typer av alternativ att ta ställning till. På kort tid har molntjänsterna utvecklats och paketerats till en funktionsrik lösning så att de på allvar kan konkurrera med traditionella lösningar. Samtidigt som den traditionella driften kräver fler servrar än tidigare vilket gör att driftsättning av nya tjänster kräver mer kunskap och större investeringar. Bring your own device (BYOD) har omfamnats av användarna, men inte samma utsträckning av företagens IT- avdelningar eftersom detta ökar risken att användaren flyttar verksamhetskritiska filer till privata tjänster som ex. Dropbox och Sendit, detta resulterar i sämre kontroll av informationsflödet och försämrar möjligheten till en bra support från helpdesk då man inte har en enhetlig lösning för t.ex. fildelning. Genom att använda molnlösningar som t.ex. Office365 kan man eliminera en del av de vanligast förekommande problemen som finns i traditionella IT- miljöer idag, så som: bristande underhåll, uppdatering ingen eller undermålig bevakning bristfällig redundans på servrar inga eller bristfälliga säkerhetskopior och återställningsmöjligheter ingen eller bristfällig tillgång till företagsfiler utanför kontoret spridning av företagsfiler via tredjepartstjänster (t.ex. Dropbox) fulla inkorgar, p.g.a. låga gränsvärden för lagring på server gamla/inkompatibla mjukvarorversioner ingen möjlighet till mobil e- post inget eller bristfälligt skräppostfilter Molnlösningar är ofta svaret på hur företag, oavsett storlek, kan dra nytta av stordriftens alla fördelar och detta till en förutsägbar och ofta lägre kostnad jämfört med egen drift och underhåll.
Sida 3 av 17 2. Innehållsförteckning 1. SAMMANFATTNING... 2 2. INNEHÅLLSFÖRTECKNING... 3 3. INLEDNING OCH DEFINITIONER... 4 4. ANALYS... 5 5. REKOMMENDATIONER... 13 6. RADAR ADVISORY INOM OFFICE365... 15 7. OM RADAR ECOSYSTEM SPECIALISTS... 16
Sida 4 av 17 3. Inledning och definitioner Office365, som är tillgänglig i olika prenumerationer, kan integreras till den befintliga infrastrukturen eller fungera som en helt fristående lösning. Företagen kan sänka sina kostnader genom att se över den befintliga servermiljön och kalkylera de faktiska kostnaderna som uppkommer i samband med drift av befintliga IT- funktioner i förhållande till tillgänglighet och säkerhet. Tjänster och funktioner i Office365 utökas löpande, för en helt uppdaterad funktionslista hänvisar Microsoft till Office 365 Service Description som ingående beskriver varje enskild funktion och tjänst. För en allmän beskrivning av prenumerationstyper och dess funktioner finns det ett Appendix i slutet av denna rapport. I rapporten kommer en hel del produkter och funktioner att nämnas som kan fås som fristående tjänst eller är inkluderade i en prenumeration. Gemensamt för all dessa tjänster är att de hyrs till en fast kostnad. Några av dessa produkter finns beskrivna nedan följt av en funktionsförklaring. Produkter som ingår i Office 365 OneDrive PRO lagring i molnet som kan synkroniseras till pc, mac och mobila enheter Exchange centralt nav för företagets e- post, kalender och kontakter Outlook program för att ansluta till Exchange Office program för att skapa offerter, kalkyler, presentationer, databaser SharePoint webbaserad dokumenthantering som kan integreras till datorn Lync program för chatt, konferens, telefoni, samarbete på distans via dator och mobila plattformar Visio program för att skapa diagram, kartor, nätverksritningar Project program för att planera och hantera projekt Yammer social plattform som kan integreras i Office 365 CRM Dynamics verktyg för att skapa underlag för produktion, processer, tjänster och försäljning Access program för att skapa relationsdatabaser, formulär och rapporter Power BI molnbaserad delning av aktiva Excel- baserade rapporter och datafrågor För att kunna använda Office365 behöver klienterna vara uppdaterade till Windows 7, Windows 8 alternativt OSX 10.6 och senare för full funktionalitet. Äldre operativsystem stöds inte och kan innebära begränsad funktionalitet. Utveckling och kravställning av tjänsten kan följas via office365sd.com. Office365 utökas och uppgraderas löpande, den senast gällande sammanställningen finns på office.microsoft.com
Sida 5 av 17 4. Analys Omkring 15% (globalt) av de som använt Exchange tidigare har redan flyttat till Office365. Goodyear, Coop, Findus och SVT är några av dem ur svenskt perspektiv. 60% av Fortune 500 företagen använder Office 365 idag. Källa: Microsoft Microsoft har utvecklat och prissatt sina molntjänster till en nivå som gör att en traditionell lösning med servrar med tillhörande underhåll och drift fått stark konkurrens. Minskade resurser inom IT- avdelningarna gör också att man letar efter sätt att minska det administrativa trycket, detta utan att sänka kraven på säkerhet och tillgänglighet. Utvecklingen inom mobil och trådlös teknik har också bidragit till att man idag är mer positiv till att använda molntjänster. 40% 35% 30% 25% 20% 15% 10% 5% 0% Diagram 1 Microsog Google Projectplace C2 Salesforce Libra Annan Diagram 1 visar fördelningen på Software as a Service 2013 Källa: Cloud Computing Office365 är en modulärt uppbyggd infrastruktur som helt eller delvis kan köras i molnet och kan integreras till den egna lokala infrastrukturen. Fokus ligger på att erbjuda lösningar för kommunikation, projekthantering och Business Intelligence (BI). Office365 är flexibel men begränsas genom sina prenumerationsalternativ.
Sida 6 av 17 Molntjänster är flexibla men inte anpassningsbara Oavsett verksamhet behöver man fatta ett antal beslut innan man sätter igång med Office365. Man behöver se över för- och nackdelar och begränsningar som är by design som t.ex. att maxstorlek på e- postbilagor är satt till 25 megabyte att man inte kan segmentera den globala adressboken i Exchange att man SharePoint bibliotek inte stödjer inkommande e- post tjänsterna är standardlösningar och leverantören tar inte ansvar för specialanpassade lösningar tjänsterna drivs enligt leverantörens policy data lagras i leverantörens datacenter, kontrollera att/om regler och lagar följs av leverantören så att du följer dem som krävs av din verksamhet uppgraderingstakten för tjänsten bestäms av leverantören inte av kund, delar av dessa görs utan förvarning Som med alla prenumerationer behöver man välja den som passar verksamheten. Om man endast behöver ersätta sin nuvarande lokala E- postlösning räcker Exchange Online men vill man utveckla hela företagets kommunikation och samarbetsmöjligheter är Small Business eller Enterprise att föredra. Lagar och regler Via sidor som Office 365 Trust Center förmedlar Microsoft om sitt engagemang i att leva upp till lagkrav, säkerhet, lagring och återställning. Avtalen som ingås görs mellan leverantör och den juridiska enheten som tecknar avtalet i samband med att tjänsten startas upp. Du kan direkt i samband med uppstarten av din prenumeration teckna avtal för säkerhetstillägg, databehandling samt HIPAA/HITECH. Om åtkomst till tjänsten ges till tredjepart måste man komma ihåg att stärka dessa regler med ett separat avtal med personuppgiftsombudet. Varför välja Office 365 Microsoft Office 365 är idag störst i Norden och Europa på att leverera mjukvara som tjänst inom sitt område. Följande kalkyler visar kostnadsskillnaden mellan att köpa in och underhålla en egen Exchangebaserad miljö eller välja molnalternativet Exchange Online. Tabell 1 Office 365 Egen IT Servrar 0:- 40 000:- Inst. och konfig. 10 000:- 30 000:- Licenser 16 620:- 26 000:- Skräppost- och virusfilter ingår 1250:- Backup ingår 15 000:- Underhåll och drift ingår 25 000:- 26 620:- 137 250:- Exchange Online 50 användare initial kostnad år 1 (Tabell 1) Scenario: Företag A använder idag en Exchange Server 2003 som e- postserver. Man kan endast komma åt e- post från kontoret eller via VPN. Stöd för mobila enheter saknas. Användarna har 1 GB lagringsutrymme på servern för sin e- post. Nuvarande server är föråldrad i sin hårdvara och kan inte uppgraderas. Mervärde vid val av Exchange Online Förutom den initialt lägre kostnaden om man väljer Exchange Online, kan användarna komma åt e- posten utanför kontoret via mobila enheter och webbaserad e- post. Varje användare har nu 50GB lagring för e- post. Alla användarkonton lagras i molnet. Drift, underhåll, säkerhetskopiering och uppgraderingar av systemet är automatiserad. I tabell 1 är endast nyuppsättning och driftsättning kalkylerad. Vid omfattande migreringsarbete, krav på tillgänglighet, integration och redundans ökar kostnaden.
Sida 7 av 17 Tabell 2 E1 plan 50 användare initial kostnad år 1 (Tabell 2) Scenario: Företag B använder Exchange Server 2003 som e- postserver och en Server 2003 för fillagring. Man kan endast komma åt e- post och filer från kontoret eller via VPN. Stöd för mobila enheter saknas. Användarna har 1 GB lagringsutrymme på servern för sin e- post och 5GB lagring för filer. Ingen av servrarna kan uppgraderas i sin hårdvara eller mjukvara då de är för gamla. Mervärde vid val av Office 365 E1 alternativ Förutom den initialt lägre kostnaden om man väljer E1 alternativ, kan användarna komma åt e- posten utanför kontoret via mobila enheter och webbaserad e- post. Varje användare har 50GB lagring för e- post och 25 GB för egna filer i molnet. Alla användarkonton lagras i molnet. Drift, underhåll, säkerhetskopiering och uppgraderingar av systemet är automatiserad. Ytterligare mervärden är nu verktyg för dokumenthantering och e- möten. I tabell 2 är endast nyuppsättning och driftsättning kalkylerad. Vid omfattande migreringsarbete, krav på tillgänglighet, integration och redundans ökar kostnaden. Office 365 Egen IT Servrar 0:- 70 000:- Inst. och konfig. 20 000:- 40 000:- Licenser 32 250:- 45 000:- Skräppost- och virusfilter ingår 1250:- Backup ingår 15 000:- Underhåll och drift ingår 35 000:- E- möten ingår extra Dokumentportal ingår extra Lagring ingår extra 52 250:- 206 250:- Jämförelse på 5- årsbasis exkl. Officeversion (företag med 50 personer) Jämförelsen i tabell 3 baseras på prisuppgifter från hårdvaruleverantörer och licensdistributörer. Inga uppgraderingar eller andra licensavtal är inkluderade. Drift och underhåll sköts av en extern resurs. Tabell 3 Office 365 E1 Egen IT Total kostnad exkl. Office 181 250:- 446 250:- Jämförelse på 5- årsbasis inkl. Officeversion (företag med 50 personer) Jämförelsen i tabell 4 baseras på prisuppgifter från hårdvaruleverantörer och licensdistributörer. Inga uppgraderingar eller andra licensavtal är inkluderade. Drift och underhåll sköts av en extern resurs. Vid val av Microsofts hårt prispressade Midsize prenumerationen ingår Office 2013 för installation på dator. Upp till 5 installationer tillåts per licens. Tabell 4 Office 365 Midsize Egen IT Total kostnad inkl. Office 331 700:- 576 385:- * *Vid inköp av 50 licenser av traditionella Office 2013 Pro licenser utan uppgraderingar under 5 år, inga rabatter inkluderade
Sida 8 av 17 Konkurrenter Alternativ till egen drift och Office 365 är hostade lösningar och Google Apps. Då denna rapport fokuserar på den nordiska marknaden kommer vi att stanna kvar inom norden vad det gäller att ta upp alternativ. Marknaden utvecklas i snabb takt med nya tekniker, alternativa lösningar och nya tjänster. De två största aktörerna inom norden på SaaS är Microsoft och Google som ofta jämställs. Det är dock stora skillnader i tjänster, integration, avtal och support. I tabell 5 visar en jämförelse på några vanliga intressepunkter. Tabell 5 Google Apps Office 365 Office för installation i dator Nej Ja Redigera Officefiler online Ja Ja Office på begäran* Nej Ja SLA 99.9% 99.9% SLA intervall (innan avbrottet räknas) 10 min** från första sekunden Ersättning vid tjänstebortfall max 15 dagars återbetalning 100% per incident/max 12mån 24/7/365 support Nej Ja Informations Right Managemant Nej Ja Stöd för lokal integration (OnPremises/Hybrid) Nej Ja Möjlighet till digitala signaturer Nej Ja 2- steg autentisering för användare Ja Ja Efterlevnad av ISO 27001 Ja Ja Efterlevnad av FISMA Ja Ja * online åtkomst till fullständiga Office-program, inklusive Word, Excel och PowerPoint ** tjänsten måste vara otillgänglig i minst 10 minuter för att anses vara nere Källa: Microsoft
Sida 9 av 17 Kan Google Apps vara ett alternativ? Det korta svaret är nej. Google Apps för Företag (GAPPS) är Gmail för personligt användande med möjlighet att ansluta en egen domän och möjlighet till central administration. Som enskild tjänst fungerar e- post, lagring och dokumenthantering utan större problem. Samarbete mellan organisationer och inom den egna kan bli problematisk då Gapps förlitar sig på programtillägg (Google Apps Sync for Outlook) för att ge stöd för Outlook som i sin tur inte stödjer alla funktioner som Outlook stödjer då den är ansluten mot Exchange 2013 som ingår i Office 365. Dokument kan redigeras online endast och det finns ingen skrivbordsversion av Office. Lagringen som ingår i GAPPS delas mellan Google Drive och E- post. Gapps kan inte heller integreras till Microsoft Office på samma sätt som det är möjligt med Office 365. I tabell 6 jämförs de två prenumerationer som funktionsmässigt ligger närmast varandra då det gäller e- post, lagring och dokumenthantering. Tabell 6 Total kostnad exkl. Office Google Apps Office 365 E1 plan Kostnad/användare/mån 71:- 56:- Lagring E- post 30GB 50GB Lagring filer Delas med e- post 25GB Rätt prenumeration kan öka din produktivitet Att välja rätt prenumeration är en avgörande faktor kostnadskalkylen och är starkt påverkandeför framtida behov och utveckling. Valet blir än mer komplext då man har befintliga licensavtal. Här rekommenderas att man tar kontakt med en Cloud- eller licenspartner som kan hjälpa till i en eventuell konvertering av traditionella licenser till Office365. När en prenumeration har valts kan denna inte kombineras med andra inom samma prenumeration (tenant), t.ex. att blanda Small Business och Enterprise kräver 2 separata prenumerationer. Man kan inte heller dela på en domän mellan 2 prenumerationer. Man kan dock gå från en E1 plan till en E3 för alla aktiva licenser inom samma prenumeration. Alla prenumerationer tecknas för 12 månader, betalning kan göras på månads- eller årsbasis. Om licenser är köpta direkt via Microsofts Office365 portal utan inblandning av licensdistributör kan överflödiga licenser efter migrering sägas upp innan periodens utgång genom att kontakta Microsoft. (gällde Q1 2014) Andra regler gäller om du köpt dina licenser via licensdistributören som oftast anser att licensen är förbrukat då den aktiverats. Betalning av tjänsten kan ske med betalkort, via faktura från din licensdistributör eller via den egna administrativa portalen om beloppet överstiger $250. Integrerad telefoni med Lync Väljer du en plan som inkluderar Lync med telefonistöd kan Lync användas för samtal till fasta nätet, som fristående telefonväxel eller integrerad till traditionella växlar och SIP- trunkar. Det finns endast ett fåtal certifierade leverantörer i världen, i Sverige är CellIP en av de första operatörerna som erbjuder integrerad Lync och telefoni i molnet. Jämfört med traditionella telefoniavtal är Lyncintegration relativ dyr och många aktörer behöver blandas in och tecknas avtal med innan. (om du inte kan välja CellIP som helhetsleverantör). Hur det ser ut för dig beror på dina avtal och befintliga lösningar. Lync- klienten finns för pc, mac och de flesta mobila plattformar. Med alla prenumerationer där Lync ingår kan du genomföra kostnadsfria datasamtal d.v.s. att det alltid måste finns en Lync klient i båda ändar. Kvalitén för samtal och video bestäms av den aktuella internetanslutning, där ett typiskt röstsamtal ligger på omkring 60Kbps och det dubbla för video.
Sida 10 av 17 Nätverk och bandbredd Med molntjänster flyttas en stor del av den interna trafiken ut till internet, detta betyder ett ökat tryck på alla nätverkskomponenter och internetanslutningar. Därför bör den befintliga miljön ses över för att säkerställa funktion, bandbredd och därmed undvika vanliga flaskhalsar som långa svarstider på DNS servrar och för låg hastighet på internetanslutningen. Tillsammans orsakar dessa en dålig användarupplevelse av Office365. Microsoft tillhandahåller verktyg för att uppskatta bandbreddsbehov och andra nyttiga värden via bl.a. OnRamp. Lagring Online Alla prenumerationer som omfattar OneDrive för Företag ger tillgång till 25GB individuell fillagring som kan utökas till f.n. upp till 1TB lagring, detta utöver 50GB individuell e- postlagring. Att säkerställa återställning för dessa datamängder är kostsamt i traditionella miljöer och ingår i Office365. Återställningstiden sträcker sig 14-90 dagar bakåt i tiden beroende på tjänst. OneDrive i sitt basutförande räcker väl för den genomsnittliga användaren som idag tilldelas mellan 1-5GB utrymme på centrala servrar varav 10-15 procent är kopior av filer samtidigt som OneDrive s delningsfunktioner ytterligare kommer att sänka lagringsbehoven. Prenumerationens totala lagringskapacitet är beroende av antalet aktiva prenumerationer som läggs i en lagaringspool och kan delas ut via den administrativa portalen till enskilda användare eller nyttjas av alla. Om mer data behövs kan poolen utökas genom inköp av mer lagring, f.n. 13,90/10GB och månad. Den stora ut utmaningen ligger i att överföra de mängder data som uppkommer vid t.ex. migreringtillfället då varken FTP eller SSH åtkomst finns att tillgå. Om den enskilda filen överstiger 2GB måste OneDrive klientsynkronisering användas. Överföringshastighet och svarstider bestäms inte enbart av den aktuella internethastigheten utan också av anslutningen till Microsofts datacenter. Katalogtjänst och licenser Alla prenumerationer kräver licenser som knyts till konton, dessa konton kan skapas direkt i molnet eller lokalt genom enkelriktad synkronisering av befintligt Active Directory som kan kombineras med SSO - Single Sign On via Active Directory Synkronisering eller ADFS Active Directory Federation Services. Vilken modell du väljer beror på krav och behov. Organisationer utan befintlig infrastruktur kan med fördel låta Office365 hantera alla konton, det eliminerar behovet av egna servrar som skall sköta kontohantering och inloggningsprocesser. För högre säkerhet kan 2- stepsautentisering aktiveras utan extrakostnad, vilket rekommenderas på alla konton som tilldelats en administrativ roll. I större organisationer där mycket tid har lagts på den befintliga katalogtjänsten är det att föredra att synkronisera egenskaper och specifikationer i samband med migreringen. Inköp av licenser Det går utmärkt att kombinera befintliga Software Assurance avtal med Office365. Beroende på avtalstyp kan även en konvertering av licensavtalet rekommenderas. Här kan din Cloud Partner vara till hjälp för att matcha dina behov mot en kostnadseffektiv lösning. Upplägget kring inköp av licenser kan se väldigt olika ut. Något att ha i åtanke är att om du köper licenser via tredjepart kan andra regler för återköp gälla än de som tillämpas vid köp via Microsoft. Exempel 1 Företaget tar hjälp av en Partner för att bestämma vilken prenumeration som täcker behoven och Partnern köper licenser direkt i portalen, migrerar data och gör alla behövliga inställningar. Det är sedan kundens ansvar att betala och administrera tjänsten med eventuellt stöd från en utvald Partner.
Sida 11 av 17 Exempel 2 Vid större volymer eller om man vill undvika licens- och faktureringshantering helt kan du kontakta din nuvarande licensdistributör eller molnpartner. Exchange i molnet eller hybrid Om den befintliga miljön består av Exchange 2007 eller nyare finns stöd för hybridläge, d.v.s. att man t.ex. av lagliga skäl behåller konton med känslig information på den lokala servern och övriga mindre känsliga mejlboxar, t.ex. konsulters, läggs i molnet. Migrering av data Om det endast är ett fåtal konton, sker flytt av befintliga mejldata genom att exportera dessa till en.pst och läsa tillbaka denna efter att man anslutit sin Outlook klient till det nya kontot. Outlooks Webmail klient - OWA kan inte användas för migrering däremot finns många tredjepartverktyg som kan förenkla och centralisera denna process. Exempel på dessa är Skykick och CodeTwo. Microsoft egna centrala snabbmigrering är begränsad till max 2000 konton och lämpar sig bäst då du helt vill ta din befintliga Exchangemiljön ur drift. Migreringstiden påverkas av serverkälla, versioner, och inte minst datalänkshastighet. All data kommer att synkroniseras till Office365 i en enda körning för att sedan uppdateras löpande en gång per dygn tills den lokala servern stängs ner. Det går inte att kombinera en snabbmigrering med AD synkronisering eller ADFS. Vid större volymer, äldre serverlösningar eller icke Microsoftbaserade servrar kan en IMAP migrering tillämpas. Sharepoint Online Stödet från Microsoft för migrering av SharePoint data till Office365 är mycket dåligt, istället får man förlita sig på tredjepartslösningar. Migrering av hela dokumentbibliotek sker förslagsvis genom OneDrive för företag klienten eller uppladdning direkt online om det är mindre filer. Klientpreparation Office365 är plattformsoberoende, men kan vara begränsad i funktionalitet beroende på ditt val av operativsystem. Office365 tillhandahåller uppdateringar via en s.k. Click- to- Run installation, d.v.s. att användaren hämtar själv en installationsfil som preparerar datorn. Omfattningen av denna uppdatering är helt beroende av valet av vilken plattform och de programversioner du har. Utrullning eller uppgradering av Office- paketet kan också ske via Active Directory eller annan tredjepartmjukvara som stödjer denna process. EOP- Exchange Online Protection eller tredjepart skräppostskydd I Exchange Online ingår skydd mot skräppost som uppskattningsvis tar 85-90% av den globala skräpposten. 4-7% av skräpposten är av nordisk härkomst vilket detta skydd inte kan hantera och i sin tur kräver ett tredjepartsfilter med stöd för nordisk skräppost. Beroende på vilken plan du väljer finns möjlighet till avancerad hantering av meddelande karantän. För mer kontroll rekommenderas tredjepartsfilter som t.ex. Stay Secure.
Sida 12 av 17 Backupbehov och arkivering Säkerhetskopiering av alla data görs av Microsoft och ingår i tjänsten. Återställning av för kunden förlorade data kan återskapas med hjälp av Microsoft s support samt via den administrativa portalen. Detta gäller alla tjänster där lagring av data sker. Tiden för återställning är olika beroende på typ av tjänst och kan komma ändras med tiden. Information om tjänstens förändringar fås via Partner, direkt från Microsoft eller tidigare nämnda Service Description. Tabell 7 visar en sammanställning av olika situationer och antal dagar som det är möjligt för användaren och/eller administratören att återställa data. Tabell 7 Tjänst Outlook återställning av raderade meddelanden Exchange återställning av raderad mejlbox SharePoint återställning av filer SharePoint återställning av en webbplats SharePoint bibliotek versionshantering av dokument OneDrive återställning av egna filer Transfer log backup Lagringstid av backups Egen återställning 14- dagar 30 dagar 90 dagar 90 dagar 10 versioner 90 dagar Var 13:e minut *21 dagar *utökning är planerad Intervallerna för säkerhetskopiering av de data som lagras på Microsofts datacenter visas i Tabell 8. Tabell 8 Datacenter Lagring av all data inkl. spegling Full backup Diff backup Intervall 10 servrar Varje vecka Varannan dag För att arkivera ut data från Office 365 eller skapa egna punkter för återställning som ligger utanför Microsoft egna intervaller behöver man ta till tredjepartslösningar.
Sida 13 av 17 5. Rekommendationer För att lyckas med en migrering behöver du veta hur en flytt påverkar hela verksamheten. Analysera noga vad du vill uppnå med att byta till Office365 och sök upp svar för alla frågor du har innan du sätter igång! Här kommer några viktiga punkter att tänka på! Tänk 3-5 år framåt, att migrera från nuvarande miljö kostar men på lång sikt räknar du lätt hem din investering genom att slippa underhåll, uppgraderingar och migreringar Bestäm en tidpunkt för migrering som passar verksamheten. Den totala tiden för en migrering kan ta från ett par dagar till veckor och vara uppdelat i flera parallella processer. Gå hela vägen för att utnyttja din prenumerations alla fördelar. Sätt upp en strategi för att integrera Lync, OneDrive och SharePoint i din verksamhet om du valt en sådan prenumeration Kom ihåg att kontrollera om andra IT- system t.ex. säljstöd behöver integreras och har stöd för Office365 Simulera nyttan för dig och din verksamhet planera utbildningsbehovet Behovsanalys Förstudie Projekvas Implementering Utbildning Gör en behovsanalys Behovsanalysen ger dig en bas inför ditt val av prenumeration. Specificera dina behov och jämför med prenumerationerna som finns, använd Microsofts tjänstelista på www.office365sd.com för att bestämma rätt prenumerationsplan. Microsoft vinklar sina prenumerationer mot antal användare istället för mot de tjänster som erbjuds. Företag med 20 anställda kan ha samma nytta av funktioner som finns i de prenumerationer som annonseras för de stora företagen. Ta hjälp av en specialist i områden du inte behärskar själv det kan bli dyrare att låta bli. Förstudie Starta upp en prenumeration och provkör den tilltänkta prenumerationen. Tillsätt en grupp som inkluderar användare som utvärderar funktionerna och sammanställ dessa. Utvärdera och skapa samsyn i hela verksamheten på att det val som gjorts motsvarar förväntning och behov ett par år framöver. Ta hjälp av t.ex. en Workshop för att live matcha behov och lösningar. Bestäm hur du vill migrera! Om du inte har några servrar att ta hänsyn till kan du fortsätta vara serverlös och låta Office365 att ta hand om konto och lagring. Med befintliga servrar påverkas ditt nuvarande läge annorlunda, ju äldre servrar ju mer förberedelser behövs för att lyckas. Om du idag lagrar arbetsfiler på en central server som sett sina bästa dagar kan du spara stora investeringspengar om du väljer att nyttja OneDrive och få sökbarhet och mobilitet inkluderat.
Sida 14 av 17 Projektfas Ta med följande punkter i din att göra lista kontrollera dina servrars hälsa, d.v.s. Active Directory, DNS, Certifikat, korrekt konfigurerad m.m. ta reda på om användarnas datorer eller program behöver uppdateras för att stödja Office 365 kontrollera din internetanslutning. En anslutning med 10Mbit in och 2Mbit ut är inte att rekommendera. Som lägsta hastighet borde 10/10 väljas, gärna det dubbla. Vid fler användare ökar bandbreddsbehovet ytterligare. kontrollera att brandväggar orkar med den ökade trafiken och antalet sessioner bestäm hur uppdateringen skall gå till, i större organisationer kan uppdateringarna skötas centralt via policyn men det går också att både uppdatera och installera via förberedda Click- to- Run som inte kräver några tekniska förkunskaper se till att du har tillgång och kunskap kring publika domäninställningar att konfigurera Office365 innebär justeringar på externa dns- och domäninställningar som måste göras i rätt ordning för att undvika avbrott ha en plan färdig för om något går snett, en migrering kan fastna och därmed påverka andra planerade åtgärder Implementering Inte alla migreringar behöver innebära storslagna planer. För användarna kan molntjänster innebära nya arbetssätt och processer som inte är helt självklara. Kom ihåg att ge helpdesk tid att lära sig alla nyheter och förbered videoinstruktioner eller tydliga guider på de vanligaste momenten som uppkommer i samband med övergången, t.ex. Hur byter jag lösenord om kontohantering sker i molnet var kan användaren uppdatera sin egen adressboksinformation och profilbild hur lägger man till en delad inkorg i Outlook hur delas kalendrar hur och var lagras informationen hur hittar jag till motsvarande enheter som Gemensam och Mina Dokument hur ansluts mobil och andra enheter till e- post, SharePoint och OneDrive Mer utbildning Office 365 ger möjlighet till stor förändring inom kommunikation och samarbete. Att administrera Office 365 innebär ny teknik och kräver nya kunskaper, en del administration kräver kunskap i t.ex. PowerShell. Outlook, OneDrive, SharePoint och Lync är utmärkta verktyg för samarbete dock måste man veta hur dessa skall användas för att få full effekt.
Sida 15 av 17 6. Radar Advisory inom Office365 Radar Advisory är expertkanalen inom Radar Ecosystem. I den organiseras Radars egna experter, men också utvalda och associerade oberoende experter inom aktuella strategiska IT- initiativområden. Radar Advisory erbjuder oberoende tjänster inom de olika expertområdena. De kan sammanfattas under följande rubriker: Workshop; Möjligheten att ta de första stegen till fördjupning tillsammans med en ledande expert inom området. En workshop handlar ofta om att göra en nulägesanalys och identifiera möjligheter eller om att arbeta med kompetensutveckling genom workshop. Workshop genomförs till fast pris genom Radar Advisory. Mentorskap; När behovet är identifierat erbjuder vi tryggheten i att koppla en expert som rådgivare till din organisation och din beslutsprocess. Mentorskapet utgår oftast från att man identifierat att något behöver göras, men man vet ännu inte vad, hur eller vilka konsekvenser olika beslut kan få. Mentorskap genomförs mot upplägg av en timbank genom Radar Advisory. Tjänster; Oavsett om behoven handlar om förstudier eller om genomförande kan Radar Advisory leverera de kompetenser ni behöver ledda av experter inom området. Vi levererar kompetens eller åtaganden för att uppnå en så hög effekt som möjligt hos våra kunder. Kontakta oss för mer information: FRÅGOR OM RADAR ADVISORY: Johan Swärdh +46 70 2 55 22 28 johan.swardh@radarecosystem.se
Sida 16 av 17 7. Om Radar Ecosystem Specialists Radar Ecosystem Specialists är Nordens ledande leverantör av lokal faktabaserad insikt för aktörer i IT- branschen. Genom att kunna följa en krona genom ekosystemet erbjuder Radar en unik detaljnivå för såväl IT- verksamheter som IT- leverantörer på den lokala marknaden. Med tusentals datapunkter i ekosystemet, samt närhet och kunskap om den lokala marknaden, levererar Radar ett värdeskapande och expertnivå som är lokalt ledande på såväl operativ som strategisk nivå. Våra insikter och tjänster skapar möjligheten att ständigt styra med aktuell information om nuläge, planer och prioriteringar. Kontakta oss för mer information!