Uppföljning av personalpolitiskt program 2004

Uppföljning av personalpolitiskt program 2004 Vilhelmina kommun

Uppföljning 2004 Uppföljning av fem mål i det personalpolitiska programmet Det personalpolitiska programmet syftar till att ge riktlinjer och en gemensam ram för vad Vilhelmina kommun vill uppnå med personalpolitiken. Detta program innehåller de grundläggande värderingar som personalarbetet utgår ifrån och de strategiska frågor som är centrala för personalpolitiken de närmast kommande åren. Policy för personalområdet finns också i kommunens separata dokument för arbetsmiljö, rehabilitering, jämställdhet, sexuella trakasserier, mångfald, alkohol och droger samt lön. Strategiska områden Inom några huvudrubriker ryms viktiga personalpolitiska områden för Vilhelmina kommun: Kompetensförsörjning och personalplanering Arbetsmiljö och hälsa Ledarskap och medarbetarskap Anställningsvillkor och lön Samverkan och delaktighet Genom att arbeta med dessa områden strävar Vilhelmina kommun efter att vara en bra arbetsgivare som med hjälp av kompetenta, motiverade och effektiva medarbetare lyckas ge kommunens medborgare god service av hög kvalitet. Uppföljning av mål Det viktigaste steget är att varje verksamhet sedan arbetar för att uppnå målen. Uppföljningen av formulerade mål redovisas vid det första sammanträdet för kommunfullmäktige varje år. Mål på individnivå ska redovisas uppdelat på män och kvinnor. Ansvaret för uppföljningen har personalenheten respektive förvaltningscheferna. Uppföljning 2004 En enkätundersökning genomfördes bland organisationens arbetsledare i december 2004. 53 arbetsledare bjöds in att delta i uppföljningen och 42 kompletta svar kom in vilket ger en svarsfrekvens på 79 procent. Enkäten omfattar 740 tillsvidare och visstidsanställda inom organisationen och siffran är skattad genom att respondenterna angav hur många anställda som ingick i dennes arbetsgrupp eller arbetsgrupper vid den aktuella tidpunkten. Enkäten utformades i block med utgångspunkt i fem av de sammanlagt åtta formulerade målen i det personalpolitiska programmet och omfattade 50 frågor. Enkäten bestod i huvudsak av numeriska frågor av ren mätkaraktär men kompletterades med ett antal attitydfrågor samt uppföljning av eventuella utbildningsönskemål hos de tillfrågade arbetsledarna. Till samtliga frågor gavs även möjlighet och utrymme för respondentens egna reflektioner. De tre övriga målen som omfattar jämlikhet och jämställdhet, heltid och arbetsmiljö och hälsa redovisas separat. 2

1. SAMVERKANSAVTAL Dokumenterade arbetsplatsträffar ska hållas minst en gång varje månad på samtliga arbetsplatser. Dokumentation från arbetsplatsträff lämnas till respektive förvaltningschef. Förvaltningschefer rapporterar till Ks/au. För samtliga arbetsplatser redovisas antal arbetsplatsträffar som hållits under året. Samverkansavtalet för Vilhelmina kommun tecknades av arbetsgivaren tillsammans med de fackliga organisationerna i januari 2005. Tanken och modellen för samverkanssystem kan ändå sägas var något känd och spridd i organisationen redan innan själva avtalet tecknades genom bland annat utbildning av arbetsledare. Detta speglar sig i svaren i enkätundersökningen då det under 2004 hölls ett varierande antal dokumenterade arbetsplatsträffar bland organisationens arbetsgrupper. Någon arbetsledare uppgav att hela 63 arbetsplatser hölls under året medan ett antal uppgav noll. Medel antal arbetsplatsträffar som arbetsledarna uppgav hölls under året var 11.6 stycken. Sammanlagt hölls 482 arbetsplatsträffar (fram tom december månad) av de arbetsledare som deltog i enkäten. Hur ofta håller Ni dokumenterade arbetsplatsträffar på din arbetsplats/ i din arbetsgrupp? MER SÄLLAN 10% UNGEFÄR EN GÅNG PER KVARTAL UNGEFÄR EN GÅNG VARANNAN MÅNAD 17% MINST EN GÅNG PER MÅNAD 68% Ett stort antal arbetsledare hade redan under 2004 anammat samverkansavtalets målsättning med minst 10 arbetsplatsträffar per år. Uppföljningen visade dock att kraven på dagordning och att arbetsplatsträffar skall protokollföras ej slagit igenom i alla arbetsgrupper. Eftersom samverkansavtalet ej var tecknat vid tidpunkten för uppföljningen kan det vara svårt att uppskatta vad respondenterna tolkat in i begreppet arbetsplatsträff troligtvis har även verksamhetsmöten räknats in i vissa fall strikt enligt samverkansavtalets definitioner. 3

2. ARBETSLEDARENS ROLL OCH UPPGIFTER Medarbetarsamtal ska årligen genomföras mellan medarbetare och deras närmaste chef. Arbetsledare redovisar årligen hur många medarbetarsamtal som genomförts. Förvaltningschefer rapporterar till Ks/au. Genomförda samtal/antal medarbetare redovisas i procent. 76% av arbetsledarna uppger att de årligen håller medarbetarsamtal med sina anställda. Även här ser vi en variation i antal genomförda medarbetarsamtal, några arbetsledare har hållit runt 40 medarbetarsamtal medan några uppger antalet som 0. Medel är 8,6 samtal per arbetsledare. Av de arbetsledare som angett svarsalternativen nej inte varje år eller nej inte alls så är några exempel på kommentarer: Tidsbrist. Ambitionen att hinna med det är tyvärr omöjligt med dagens arbetsbelastning. Är ny som arbetsledareledare och väntar på att få en introduktion på vad samtalet ska grunda sig på och hur det ska se ut. Har tidigare som vanlig lärare ej haft något utv. samtal själv. Har varje medarbetare kontinuerliga (minst en gång per år) medarbetarsamtal med dig som arbetsledare? NEJ, INTE VARJE ÅR 10% JA, SAMTAL I GRUPP TILLSAMMANS MED FLERA MEDARBETARE 7% NEJ, INTE ALLS 7% JA, ENSKILT SAMTAL 76% 45 % av arbetsledarna tror att medarbetarsamtalen i stor eller ganska stor utsträckning leder till någon förbättring för verksamheten som till exempel en effektivare organisation eller ökad kvalitet, några kommentarer kring detta: Eftersom medarbetarna får/kan göra en egen utvecklingsplan att arbeta mot, så ger det en betydande effekt i verksamheten. Dessa utvecklingsplaner uppdateras och utvärderas under året och ska vara en del i lönesamtalet. 4

Framför allt får jag en djupare kännedom om hur läget är på arbetsplatsen och hur den enskilde medarbetaren upplever sin arbetssituation. Men visst ser jag att en del förändringar sker som jag kan härleda till medarbetarsamtalen och det känns bra, att samtalen burit frukt. En medarbetare kan ju ha blivit peppad att ta steget från tanke till handling. Förbättringar för individen i ganska stor och viss utsträckning tror 80 % av arbetsledarna att medarbetarsamtalen leder till, som till exempel kompetensutveckling eller ändrade arbetsuppgifter, kommentarer från arbetsledare: För medarbetaren innebär det ett större ansvar och insikt i sitt arbete och i sin roll i arbetslaget, detta medför även god självinsikt och ett säkrare förhållningssätt till sin kompetens - vilket i sin tur leder till utveckling! I en slimmad organisation finns inte så stora möjligheter att få andra arbetsuppgifter. Utbildningsbudgeten bantas varje år och ger inte så stora möjligheter för kompetensutveckling. Visst har personal omplacerats utifrån önskemål som framkommit vid medarbetarsamtalet. Det som de flesta medarbetare vill är att få kompetensutveckling, men tyvärr sätter ekonomin käppar i hjulet för att alla ska kunna få den kompetensutveckling som de önskar. De finns mycket begränsade resurser för att kunna tillgodose alla önskemål. 91 % av arbetsledarna anser att medarbetarsamtalen som de genomför är i mycket hög eller i ganska hög grad meningsfulla. 79 % av de deltagande arbetsledarna anser sig vara i mycket stort eller ganska stort behov av utbildning i att hålla medarbetarsamtal (viktiga och utvecklande samtal), så här kommenterade några arbetsledare: Jag vet inte riktigt vad jag ska svara eftersom jag aldrig känner mig säker på detta. Det är alltid gruvsamt innan jag kommit igång, men meningsfullt när det är genomfört. Jag skulle vilja ha mer utbildning i hur man ska ge konstruktiv kritik, så det hjälper och inte stjälper medarbetaren. Det är alltid aktuellt, och kunskaper behöver fyllas på. Mina önskemål gäller både medarbetarsamtal, svåra samtal och att lära mig mer om gruppsykologi. Man behöver hela tiden få nya influenser och bolla idéer med andra. Har du själv som arbetsledare haft något medarbetarsamtal med din närmaste chef under det senaste året (under 2004)? NEJ 48% JA 47% NEJ, MEN ETT SAMTAL ÄR INPLANERAT INNAN ÅRSSKIFTET Någon arbetsledare skriver att han/hon aldrig haft ett medarbetarsamtal med sin närmaste chef under de år han/hon varit anställd i organisationen. 5

3. FÖREBYGGANDE OCH HÄLSOFRÄMJANDE ARBETE Antalet medarbetare som motionerar på arbetstid ska öka. Antal personer som motionerar på arbetstid jämförs med antalet 2002. Personalenheten rapporterar till Ks/au. Aktivitetskort lämnas in av medarbetare. Nyttjar de anställda på din arbetsplats möjligheten att regelbundet (varje vecka) motionera på arbetstid, så kallad friskvårdstimme? I MYCKET LITEN GRAD 19% I MYCKET HÖG GRAD 12% I GANSKA HÖG UTSTRÄCKNING 29% I GANSKA LITEN GRAD 40% De tillfrågade arbetsledarna uppskattar att cirka 59 % av deras anställda inte eller i liten utsträckning nyttjar friskvårdstimmen. Kommentarer som arbetsledare lämnat angående nyttjandet av friskvårdstimmen är: Man gör det utifrån att verksamheten fungerar. Eftersom vi inte kan sätta in någon istället för den som har friskvårdstimmen så blir vi en personal kort. Vi försöker få in det dom dagar det är lite lugnare med mindre barn. Jag anser att vi inom Förskolan inte har samma förutsättningar att få ta ut friskvårdstimmen som dom som t.ex. jobbar på kontor. Jag peppar för detta och deltar även själv. En fristående utvärdering genomfördes som ett praktikarbete av Pernilla Hagerlund, student vid Mittuniversitetets program för rehabiliteringsvetenskap, med syfte att undersöka skillnader i nyttjandet av friskvårdstimmen (maj 2005). Utvärderingen och rapporten kan i sin helhet läsas på Intranätet. Förslag om åtgärder som presenteras i rapporten för att nå ökat nyttjande av friskvårdstimmen: Öka kommunikationen i och mellan arbetsgrupper samt mellan arbetsgrupper och ledning. Ökat engagemang hos ledningen samt aktualisering av friskvårdsrelaterade ämnen på arbetsplatsen. Andra åtgärder så som schemaläggning av friskvårdstimmen, föreläsningar om kost och hälsa samt konkretare uttal och mer information från arbetsledningen om friskvårdstimmen. 6

4. REHABILITERING Rehabiliteringsutredning ska göras senast när en medarbetare varit sjuk 3 veckor, eller 6 tillfällen under en 12-månadersperiod. Arbetsledare lämnar in kopia av utredning till lönekontoret där nya sjukskrivningar följs upp. Personalenheten rapporterar till Ks/au. Rehabiliteringsutredningsblankett från Försäkringskassan fylls i av arbetsledaren. Lönekontoret kontrollerar att den har skickats in när någon uppfyller kraven för att rehabiliteringsutredning ska göras. Det skall göras en rehabiliteringsutredning senast när en medarbetare varit sjuk i tre veckor, eller vid sex tillfällen under en 12- månadersperiod. Efterlevs detta på din arbetsplats? I LITEN UTSTRÄCKNING 10% I VISS MÅN I GANSKA STOR UTSTRÄCKNING 26% I MYCKET STOR UTSTRÄCKNING 59% 85 % av respondenterna svarar att en rehabiliteringsutredning genomförs i mycket stor eller i ganska stor utsträckning enligt målsättningen i det personalpolitiska programmet. Flertalet svarande arbetsledare kommenterar att servicen från personalenheten upplevs som mycket positiv vad det gäller att påminna arbetsledaren om att rehabiliteringsutredning skall genomföras för en medarbetare. En stor andel, 72 %, av de tillfrågade arbetsledarna svarade på frågan I vilket behov anser du som arbetsledare dig vara av utbildning gällande rehabilitering och rehabiliteringsutredningar? att behovet/önskemål av utbildning var mycket eller ganska stort. Så här kommenterar en arbetsledare: Vi har fått en del utbildning, men dessa utbildningar är ofta allmänt hållna och saknar konkreta verktyg. Tycker att det finns ett "glapp" mellan personalavdelningen och arbetsledarna/verksamheterna som visar sig i en ostrukturerad samordning /uppföljning. 7

5. REKRYTERING Mångfalden på arbetsplatserna avseende kön, etniskt ursprung och funktionshinder ska öka. Rekryteringar under tredje kvartalet ska följas upp på förvaltningsnivå. Personalenheten rapporterar till Ks/au. Särskild blankett om mångfald i genomförda rekryteringar fylls i av rekryteringsansvarig arbetsledare. Sammanställning görs av personalenheten uppdelat på respektive förvaltningskod. 19 av de tillfrågade arbetsledarna angav att de under det fjärde kvartalet 2004 rekryterat och anställt ny personal. Totalt 48 personer anställdes. Anställdes det i dessa fall personer av överrepresenterat kön? På frågan om den eller de som rekryterades under den här perioden tillhörde ett på arbetsplatsen redan överrepresenterat kön så angav 74 % av arbetsledarna att så hade skett (enbart eller övervägande av de som anställdes var av överrepresenterat kön). Ingen av arbetsledarna svarade att de särskilt uppmanat i annonser och dylikt ett underrepresenterat kön att söka dessa vakanser. NEJ, ÖVERVÄGANDE AV UNDERREPRESENTE RAT KÖN NEJ, ENBART AV UNDERREPRESENTE RAT KÖN HÄLFTEN AV VARDERA KÖN 16% JA, ÖVERVÄGANDE AV ÖVERREPRESENTER AT KÖN 26% JA, ENBART AV ÖVERREPRESENTER AT KÖN 48% ANNAN ANLEDNING (ANGE UNDER "KOMMENTAR"): 20% DEN SOM ANSTÄLLDES ANSÅGS SOM MER LÄMPLIG 12% DEN SOM ANSTÄLLDES ANSÅGS MER MERITERAD 16% INGA SÖKANDE AV UNDERREPRESENTE RAT KÖN FANNS 28% INGA SÖKANDE AV UNDERREPRESENTE RAT KÖN HADE LÄMPLGIA MERITER 24% Ange anledning varför överrepresenterat kön i förekommande fall anställdes? Här kommenterar två arbetsledare under Annan anledning : Der som var aktuella var inte intresserade när vi kallade till intervju. De som anställdes var övertaliga/under rehabilitering inom andra områden. 8