Verksamhetsplan och budget för 2015, beslut 1 Verksamhetsplan och budget för Ladokkonsortiet 2015 I detta dokument redovisar styrelsen hur vårstämmans rambeslut 2014-05-22 omsatts i en plan för Ladokkonsortiets samlade verksamhet med tillhörande budget. Styrelsens bedömning är att planen ryms inom de ramar som stämman satt upp; därför krävs i den delen inget nytt beslut av höststämman. Föreliggande budget bygger dock på ett något lägre avgiftsuttag än det rambeslutet förutsatte därför krävs stämmobeslut om den nya avgiftsnivån. Aggregeringen nedan uttrycker en övergripande uppdelning mellan verksamhetsdelarna Ladok3-projektet Projektet Förnyad förvaltning Förvaltning av nya Ladok Förvaltning av befintligt system Till var och en finns knutet en målskrivning och en budgetpost. Kapitalkostnader särredovisas. Den sammantagna budgeten för Konsortiet visas i avsnitt 9. 1 2014 nya förutsättningar Två förhållanden förändrar delvis förutsättningarna för planerings- och budgetprocessen i Konsortiet: - Systemförnyelseprojektet Ladok3 gör under året en första leverans av funktionalitet till förvaltning; - Den inledda omläggningen till en förvaltningsorganisation baserad på förvaltningsmodellen pm3, som bl a innebär att en nyinrättad förvaltningsstyrgrupp nu har ansvaret för förvaltningen av såväl det befintliga som det nya systemet. I vårstämmans rambeslut anges mål och ekonomiska ramar för verksamheten, samt preliminär fördelning av medlemsavgifter. Utifrån rambeslutet har planeringen fortsatt inom de olika verksamhetsdelarna i syfte att styrelsen i sitt oktobermöte ska kunna besluta om en samlad verksamhetsplan och budget samt informera höststämman. Enligt beslut om den nya förvaltningen ska en förvaltningsplan tas fram för det nya systemet. Den beslutas av förvaltningsstyrgruppen och ingår i underlaget till denna verksamhetsplan. Den återfinns i bilaga 1. 2 Huvudinriktning och övergripande mål Läget inför versamhetsplaneringen Systemförnyelseprojektet Ladok3 är inne i en intensiv utvecklingsfas och står inför sin första leverans. Ett 85-tal personer är direkt engagerade i genomförandet. Förberedande kontakter med lärosätena fortsätter att intensifieras. Parallellt har inom Konsortiet en ny förvaltningsorganisation för att ta emot det nya systemet etablerats liksom en infrastruktur för sammanhållen drift av det nya systemet. Styrelsens strävan är att behålla tillräcklig kvalitet på befintligt Ladok tills Ladok3 kan ersätta. Endast mycket begränsad nyutveckling i befintligt system bedöms bli aktuell 2015. 2014 beräknas gå med ett underskott på ungefär 5 mnkr (jämfört med budgeterade -13 mnkr), varför det kommer att finnas ett balanserat kapital som tas med till 2015 och ska kunna användas som förstärkning av budget för 2015.
Verksamhetsplan och budget för 2015, beslut 2 Övergripande mål Vårstämman angav tre gemensamma och övergripande mål, härledda ur Ladokstrategin, för konsortieverksamheten att uppnå 2015: Säkra att Konsortiets medlemmar har tillgång till studieadministrativt systemstöd som minst uppfyller de krav som lagar och förordningar föreskriver. Ge möjlighet till inflytande i samband med nyutveckling av funktionalitet i systemstödet för de målgrupper som nämns i Ladokkonsortiets visionsdokument. Arbeta för lösningar som direkt eller på sikt ger möjlighet till effektiviseringar inom högskolesektorn. Dessa lösningar kan vara av såväl teknisk, organisatorisk som processförbättrande art. Nedan finns mer specificerade delmål som knyts till de enskilda verksamhetsdelarna i avsnitt 3-6. För att möjliggöra att dessa mål ska kunna uppnås tilldelade stämman ett antal ekonomiska ramar. Uppskattningarna som rambeslutet vilar på utgår från planerad aktivitet i de olika projekten samt förväntat resursbehov i befintlig och framväxande förvaltningsorganisation. Nedan specificeras planerna för verksamhetsområdena ett steg. 3 Insatser inom Ladok3-projektet Mål att uppnå i Ladok3-projektet I stämmans rambeslut anges mål att uppnå inom området under 2015 så: - rekrytera resurser av olika slag i tillräcklig omfattning - säkra styrning och ledning i projektet - verifiera att utvecklad funktionalitet är relevant hela vägen till slutanvändarna - fortsätta förbättra framförhållning i arbetet med verksamhetskrav ( backlog ) - hålla planerad takt i utvecklingsarbetet - säkra samordning med behov i projektet Förnyad förvaltning - leverera enligt plan (leveranser för uppföljning och resultathantering till förvaltning samt planerade leveranser till testmiljö) Verksamhetsresurser för Ladok3 Hit räknas projektledning inkl vissa nyckelroller och administration, utredningar på verksamhetssidan samt krav- och testresurser fr a från medlemshögskolorna. En stor uppgift ligger i att se till att utvecklingsteamen hela tiden har tillräckliga underlag i form av användningsfall etc. För såväl verksamhets- som lösningssidan har beräkningarna av resursbehov för 2015 utgått från dels hur många parallella utrednings- och utvecklingsteam man kan rekrytera högskolebaserade personer till och samtidigt hålla kontroll över, dels vilka styrnings/ledningsresurser som krävs för detta. Projektet har under 2014 passerat halvtid i ekonomiska termer. Volymen för 2015 blir något lägre än föregående år. Direkt kostnad för året 5 724 tkr; Lånefinansiering 18 623 tkr. Lösningsresurser via UHR för Ladok3 UHR levererar huvuddelen av utvecklingsresurserna i projektet. De första systemkomponenterna levereras från projektet i november 2014. Under 2015 kommer ytterligare systemleveranser i form av uppföljningsfunktioner och resultathantering. Direkt kostnad för året 10 433 tkr; Lånefinansiering 27 629 tkr.
4 Projektet Förnyad förvaltning Mål att uppnå i projektet Förnyad förvaltning Verksamhetsplan och budget för 2015, beslut 3 I stämmans rambeslut anges mål att uppnå inom området under 2015 så: - stödja nyetablerad förvaltningsorganisation - få fullständig förvaltningsorganisation på plats - säkra samordning med behov i projektet Ladok3 - se till att få alla relevanta driftmiljöer operativa - fortlöpande uppdatera produktionssättningsplaneringen - klara återstående leveranser så att projektet kan avslutas Projektet kommer under 2015 att bli av mer stödjande karaktär, då den nya förvaltningsorganisationen växer fram och tar över fler och fler ansvarsområden som Förnyad förvaltning under föregående år haft ansvar för. Antalet externa konsulter kommer att kunna trappas ner under 2015 och kostnaderna kommer att vara störst under första halvåret. Projektet ska även hjälpa den nya förvaltningsorganisationen med framtagande av rutiner och arbetssätt under 2015. Direkt kostnad för året 2 500 tkr; Lånefinansiering 0 tkr. 5 Förvaltning av nya Ladok Mål att uppnå i förvaltningen av nya Ladok I stämmans rambeslut anges mål att uppnå inom området under 2015 så: - etablera en acceptanstestinstans/-organisation - ta emot leverans 2 från Ladok3-projektet på ett fullödigt sätt - förbereda mottagande av leverans 3 från Ladok3-projektet inklusive konvertering/migrering - förstärka ett effektivt samspel med medlemshögskolorna i dessa processer - säkra samordning med behov i projektet Förnyad förvaltning - etablera ett heltäckande dokumentations-/kommunikationspaket för Konsortieverksamheten Den nya förvaltningsorganisationen kommer att fortsätta etableringen under 2015 i den takt mottagandet av nya leveranser från Ladok3-projektet kräver. Nya roller värderas och utlyses först när behov av dessa finns. Samarbete med flera aktörer i form av teknikleverantören UHR och dess underleverantör, projektet Förnyad förvaltning samt den part man i systemförvaltningen valt för driftuppdraget ska hanteras, samtidigt som ett fortsatt mycket nära samarbete med Ladok3-projektet är av yttersta vikt. Under 2015 kommer förvaltningsorganisationen att behöva förstärkas med någon eller några tidsbegränsade roller främst för att ta över visst ansvar från projektet Förnyad förvaltning. De båda objektägarna ska tillsammans med förvaltningsstyrgruppen styra både förvaltning av nya Ladok och den gamla systemgenerationen och även fungera som styrgrupp till projektet Förnyad förvaltning. Uppföljning av förvaltningen av nya Ladok kommer att göras för delarna: Förvaltningsorganisation hos Konsortiet Denna del består av personresurser på olika nivåer inom den nya förvaltningsorganisationen, från Objektägare och förvaltningsledare till kommande kravresurser och testare inom acceptanstestorganisationen. Direkt kostnad för året 9 860 tkr; Lånefinansiering 0 tkr.
Verksamhetsplan och budget för 2015, beslut 4 Förvaltningsorganisation hos teknikleverantör Här finns personresurser främst hos UHR:s underleverantör - Enheten för IT- och systemutveckling vid Umeå universitet. Här har man givetvis teknikfokus bl a kan nämnas roller som databasadministratör, ansvarig för ändringshantering (CM) och systemadministratör. Direkt kostnad för året 2 000 tkr; Lånefinansiering 0 tkr. Ändrings- och felhantering För att säkra att eventuella fel och restlistor från Ladok3-projektet kan hanteras efter mottagande och acceptans av systemleveranserna från Ladok3-projektet, kommer tre utvecklare från Ladok3-projektet att föras över till förvaltningsorganisationen. Dessa personer kommer att kunna lånas ut tillbaka till Ladok3-projektet om arbetsbelastningen i förvaltningen inte blir tillräcklig. Direkt kostnad för året 3 000 tkr; Lånefinansiering 0 tkr. Drift av nya Ladok Här hanteras kostnader för det driftavtal Konsortiet skriver med driftleverantören för uppdragen applikationsdrift och 2nd line support samt systemdrift. Avtalsstrukturen består av ett övergripande ramavtal som reglerar det övergripande samarbetet mellan parterna. Till ramavtalet biläggs ett antal bilagor, bland annat leveransavtal för respektive avtal. Direkt kostnad för året 10 540 tkr; Lånefinansiering 0 tkr. 6 Förvaltning av befintligt system Mål att uppnå i förvaltningen av befintligt system I stämmans rambeslut anges mål att uppnå inom området under 2015 så: - förbereda och planera för avveckling av befintligt Ladok - beskriva mål för underhållet av befintligt Ladok fram till avveckling - ev genomföra något utvecklings-/utredningsprojekt därutöver - verifiera eventuell besparing vid byte av databashanterare Och två mål riktade direkt till styrelsen: - utvärdera den initiala organisationen/ansvarsfördelningen avseende ny förvaltningsorganisation - påbörja utvärderingen av samverkansformer för hela det nationella Ladoksamarbetet Som de senaste åren ligger fokus på förnyelseprojektet Ladok3. Nu kommer även visst fokus att riktas mot förvaltning av de systemleveranser som lämnas från Ladok3-projektet till acceptans och produktionssättning i den nya förvaltningsorganisationen. De projektförslag som kan bli aktuella för utvecklingsprojekt inom det ordinarie Ladokuppdraget ska antingen klassas som åligganden och vara tvingande p g a krav från omvärlden. Om prioriterade projekt ska bli aktuella ska de vara av särskilt stort värde för sektorn och/eller underlätta vid införandet av Ladok3-projektets leveranser. Basorganisation för befintlig systemlösning Här samlas kostnader för styrelse och stämma med den övergripande nivån i Konsortieledningen - Konsortiechef och IT-strateg tillsammans med områdesorganisationen som ska hantera den gamla systemgenerationen fram till avveckling. Även gemensamma resurser hos teknikförvaltaren ingår i denna budgetpost tillsammans med licenskostnader för utvecklingsverktyg, databashanterare och testmiljöer som hör till den gamla systemgenerationen. Direkt kostnad för året 16 467 tkr; Lånefinansiering 0 tkr.
Verksamhetsplan och budget för 2015, beslut 5 Projekt i befintligt system Under denna rubrik ryms delar från verksamhetsförvaltning inom områdesorganisationen såsom Kompetensutveckling och utbildning. Resurserna används främst för nätverk för lokala kontaktpersoner och kompetensutvecklingsdagar riktade till personer som har centrala roller hos våra medlemmar när det gäller förvaltning av Ladok lokalt. Även de två utvecklingsprojekt som bedrivs inom befintligt system har förts hit. Dels kommer vi att anpassa Ladok för att flytta över reservantagning till NyA under 2015, dels skapar vi beredskap för att dra igång ett samarbetsprojekt med våra nordiska grannländer för att underlätta informationsöverföring vid olika typer av studentutbyten. Ett projekt under beteckningen EMREX är beskrivet, och tillsammans med våra samarbetspartners söker vi nu Erasmus plusprojektmedel. Direkt kostnad för året 1 488 tkr; Lånefinansiering 314 tkr. Underhåll av befintligt system Underhåll av systemdelar i drift är en basverksamhet som innefattar felrättning och i begränsad omfattning insatser till följd av ändringsbegäran. Enligt plan kommer dessa aktiviteter att minska successivt under de år vi har kvar tills avveckling av den gamla systemlösningen kan ske. Trots minskade resurser för underhållet under senare år har antalet kvarstående fel minskat och därför ser vi med tillförsikt även på kommande år trots fortsatt planerad minskning av resurser. Fortsatt låga nyutvecklingsvolymer under 2015 och den förbättrade metodiken inom underhållet bör medge denna minskning när det gäller kritiska och allvarliga fel. En viss försämring av möjligheterna att hantera prioriterade ändringsförslag måste däremot förutses. Förutom de rena underhållsprojekten avsätts även medel i ett projekt för att upprätthålla standarder för gränssnitt och funktioner. Direkt kostnad för året 9 994 tkr; Lånefinansiering 0 tkr. 7 Kapitalkostnader Kapitalkostnaderna utgör en egen budgetpost vid sidan av projekt- och förvaltningskostnader. Nästan uteslutande bestående av avskrivningskostnader speglar de gjorda investeringar med viss eftersläpning och ökar nu snabbt. De beräknas uppgå till 40 000 tkr och ökar därmed med 22 %. Kapitalkostnaderna kommer att fortsätta öka fram till 2016. 8 Finansiering Investeringsvolym Investering i nyutveckling av programvara, dvs Ladok3, minskar med 21 % jämfört med 2014. Investering görs i endast ett teknikprojekt i befintligt Ladok. Fördelningen mellan verksamhetsdelar och teknikdelar i projektet är inte nämnvärt förändrad. Med tillämpning av ESV:s föreskrifter lånefinansieras 75 % av tidsbaserade kostnader i Ladok3- projektet, medan 72 % av motsvarande kostnader i nyutvecklingsprojekt i befintligt Ladok lånefinansieras. Omkostnader i alla nyutvecklingsprojekt lånefinansieras till 100 %.
Verksamhetsplan och budget för 2015, beslut 6 Totala kostnader Den totala kostnadsmassan ligger i förslaget för 2015 på 110,2 mnkr, drygt 10 mnkr eller 13 % högre än 2014. Till största del hänger detta samman med en ny kostnadspost, drift av systemet, på 10,5 mnkr; initiala kostnader som måste tas redan innan någon mer omfattande drift blivit aktuell. Därutöver minskar direkta teknikkostnader i teknikuppdraget till UHR med 9 %. Ladok3-projektets andel är nu 31 % av direkta teknikkostnader. Hela teknikuppdraget till UHR, oavsett låne- eller direktfinansiering, minskar med 15 %. Kostnader på verksamhetssidan ökar med ca 37 %, en följd av nya åtaganden och behov av mer resurser under övergång från en förvaltningsorganisation till en annan. Den nya förvaltningsorganisationen är redan från 2015 större än den som avser befintligt Ladok, där nedtrappningen fortsätter. Finansieringsbehov och finansiering Finansieringen är i princip helt beroende av avgifter från konsortiemedlemmarna. CSN:s medlemsavgift följer avgiftsutvecklingen för medlemshögskolorna. Kapitalkostnader som härrör från projektet Anpassning för studieavgifter är till stor del regeringsfinansierade. Oförbrukade bidrag från detta anslag är öronmärkta för avskrivningar av detta projekt och beräknas under 2014 kunna tas i anspråk för kapitalkostnader om ca 500 tkr. Utfallet av verksamheten 2014 är svårbedömd men har bedömts gå med ett underskott om ca 5 mnkr, vilket är ca 8 mnkr mindre än budgeterat. Skälen till detta ligger fr a i att kapitalkostnaderna blir mindre p g a lägre investeringsvolymer än budgeterat 2013 och 2014. Vidare beräknas verksamhetsförvaltningen gå under budget, till stor del eftersom den nya organisationen börjat bemannas senare än planerat. Den ökning av avgiftsnivån som fanns med i underlaget för stämmans rambeslut 18 % upp kan därmed bli något lägre, då ett balanserat kapital om ca 18,2 mnkr (23,2 mnkr balanserades från 2013 minus 5 mnkr för 2014) beräknas finnas med in till 2015 och kommer till stor del att kunna disponeras i budgetarbetet. Med en avgiftsökning på 16 % tas 97,6 mnkr in som avgifter för 2015 från Konsortiets medlemmar. Den behövliga underfinansieringen innebär att reserverna utnyttjas till 2/3 och att ca 6,7 mnkr kan balanseras vidare. Medlemsavgifterna står därmed för ca 90 % av den totala finansieringen. Fördelning av medlemsavgifter En preliminär fördelning av medlemsavgifterna för 2015 beslutades av vårstämman 2014. Fördelningen följde därvid den fördelningsprincip som anges i nu gällande konsortialavtal: Högskolornas bidrag är direkt proportionella mot antalet studenter i grund- /avancerad respektive forskarutbildning enligt SCB. Information om nästa års avgift har därmed kunnat användas i den lokala budgeteringen, med det förbehållet att fördelningsbeslutet bara kunde vara preliminärt, eftersom det nya konsortialavtalet där fördelningsprincipen regleras avseende 2015 ännu inte beslutats av stämman. Om höststämman beslutar om konsortialavtal enligt styrelsens förslag i dessa delar kan fördelningen avseende 2015 bekräftas. I bilaga 2 återfinns den fördelning av avgifterna mellan Konsortiets medlemmar som vårstämman beslutade om.
9 Konsortiebudgeten i sammandrag Verksamhetsplan och budget för 2015, beslut 7 A. Investeringar i ny programvara under året: Att lånefinansiera (skrivs av på 5 år) (tkr) Verksamhet Teknik Deltotal Tot området Ladok3-projektet 46 252 Verksamhetsdelar 18 623 Teknikdelar 27 629 Övriga utvecklingsprojekt 314 314 INVESTERINGAR TOTALT 2015 46 565 B. Kostnader under året: (tkr) Verksamhet Teknik Deltotal Tot området PROJEKT 18 207 Ladok3-projektet 15 707 Verksamhetsdelar 5 274 Teknikdelar 10 433 Förnyad förvaltning 2 500 2 500 FÖRVALTNING AV - NYTT SYSTEM 25 400 Basorganisation 11 860 Systemförvaltningsorganisation hos Konsortiet 9 860 Systemförvaltningsorg hos teknikleverantör 2 000 Ändring och felhantering i nytt system 3 000 3 000 Drift av nytt system 10 540 10 540 - BEFINTLIGT SYSTEM 27 949 Basorganisation 16 467 Styrelsenivån 450 Ledning och områdesorganisation 5 615 Systemförvaltningsorg hos teknikleverantör 10 402 Övriga projekt 1 488 Utredningsprojekt 860 Utvecklingsprojekt 628 Underhåll av befintligt system 9 994 9 994 KAPITALKOSTNADER 38 606 KOSTNADER TOTALT 2015 110 163
Verksamhetsplan och budget för 2015, beslut 8 Årets kostnader ska täckas av: Intäkt tkr Medlemsavgifter från Konsortiets medlemshögskolor 96 496 Årsavgift från CSN 1 115 Utnyttjade bidrag från regeringen för avskrivningar 500 Intäkter totalt 98 111 Budgeterat resultat således: - 12 052 10 Beslut Styrelsen beslutar - att fastställa verksamhetsplan och budget för 2015 för Ladokkonsortiet enligt förslag, - att uppdra åt konsortiechefen att slutligt utforma uppdraget till UHR avseende teknisk systemförvaltning 2015, samt ta fram förslag till förvaltningsavtal om detta till styrelsens decembermöte för beslut, - att föreslå stämman att fastställa det preliminära beslutet från vårstämmomötet om fördelning av medlemsavgifter, samt att besluta om avgiftsnivå enligt förslag ovan. Bilagor: 1 Förvaltningsplan avseende nya Ladok 2 Fördelning av medlemsavgifter 3 Flerårsprognos, översiktlig
Verksamhetsplan och budget för 2015, beslut 9 Underbilaga 1 (beslutad av förvaltningsstyrgruppen 2014-10-13) Förvaltningsplan för nya Ladok År 2015 Innehållsförteckning 1 Inledning...10 1.1 Syfte och målgrupp...10 1.2 Förvaltningsperiod...10 2 Förvaltningsobjektet...10 2.1 Objektverksamhet...10 2.2 Förvaltningsprodukter...10 2.3 IT-komponenter...11 3 Förvaltningsaktiviteter...11 4 Mål och budget...12 4.1 Övergripande mål...12 4.2 Specificerade delmål för förvaltning av nya Ladok...12 4.3 Budgeterade medel för de delar som inryms i förvaltning av nya Ladok 13 5 Förvaltningsorganisation...14 5.1 Bemannad förvaltningsorganisation...14 5.2 Beslutsfora...14
1 Inledning Verksamhetsplan och budget för 2015, beslut 10 1.1 Syfte och målgrupp Syftet med förvaltningsplanen för Ladoksystemet är att klargöra vad som ska göras i förvaltningsarbetet samt hur förvaltningen ska utföras och styras. Förvaltningsplanen är det operativa styrdokumentet för Ladoksystemet. Till förvaltningsplanen hör en specifikation som mer detaljerat beskriver förvaltningsobjektets innehåll och avgränsningar, roller samt förvaltningsprocesserna. Målgrupp för dokumentet är de som ansvarar för och de som bedriver förvaltningen av Ladoksystemet. Dokumentet ägs av Objektägare och förvaltas av Förvaltningsledare. 1.2 Förvaltningsperiod Förvaltningsplanen gäller för perioden 2015-01-01 2015-12-31. Inför påföljande period ska förvaltningsplanen förnyas enligt processen för målstyrning (se Förvaltningsspecifikationen avsnitt 4.1). 2 Förvaltningsobjektet Förvaltningsobjektet är det som ska förvaltas och avgränsar därmed förvaltningsorganisationens ansvarsområde. Inledningsvis beskrivs den objektverksamhet som förvaltningsobjektet ska stödja, därefter beskrivs förvaltningsobjektet i form av förvaltningsprodukter och IT komponenter. 2.1 Objektverksamhet Ladoksystemet ska fungera som ett processtöd till de verksamhetsprocesser som objektverksamheten definierat. Endast de delprocesser som anses kunna effektiviseras med ett systemstöd ska stödjas av Ladoksystemet. Den verksamhet som Konsortiet ska stödja är det arbete som sker på lärosätena inom studieadministration. Den nya systemgenerationen av Ladok förvaltas i ett samlat förvaltningsobjekt, Studieadministration. Den tekniska infrastrukturen för Ladok ska förvaltas i samma förvaltningsobjekt. Förvaltningsobjektet Studieadministration syftar till att stödja arbetet med utbildningsadministration, studiedeltagande och planering och uppföljning av utbildningar. För 2015 kommer främst delprocessen för stöd till planering och uppföljning att stödjas av nya Ladok. Även delprocessen för stöd till resultathantering kommer att stödjas av ny funktionalitet. Denna lösning baseras dock på en kombination av gamla och nya Ladok. 2.2 Förvaltningsprodukter Förvaltningsobjektet Studieadministration är ett relativt omfattande objekt som bör delas in i mindre delar, så kallade förvaltningsprodukter. Förvaltningsprodukterna är baserade på de processer som Ladok3-projektet identifierat inom studieadministration. Hänsyn har även tagits till den uppdelning som Ladok3-projektet tagit fram för nya Ladok, där systemet delas in i domäner. En slutsats av arbetet är att en domän i nya Ladok inte bör förvaltas i mer än en förvaltningsprodukt. Då arbetet med att utforma nya Ladok inte är klart kan de framtagna förvaltningsprodukterna komma att ändras. Följande förvaltningsprodukter ingår i förvaltningsobjektet Stiudieadministration: Stöd för etablering och studentinformation Stöd för Utbildningsadministration Stöd för studiedeltagande Stöd för resultathantering Stöd för hantering av examen Stöd för planering och uppföljning
Verksamhetsplan och budget för 2015, beslut 11 För att beskriva förvaltningsprodukterna och deras relation till processer och Ladok3-projektets domäner har följande matris tagits fram. Förvaltningsprodukt Processer och delar av processer som ingår Domän Stöd för etablering och studentinformation Stöd för Utbildningsadministration Hantera ansökan och anta student (Ladok-relaterade delar av processen, ex ta emot information om studenter) Besluta om och utveckla utbildning och examen Planera och fastställa utbildningstillfällen Publicera utbildningstillfälle Planera genomförandet av utbildningstillfälle Stöd för studiedeltagande Hantera studiedeltagande Stödja student Genomföra utbildningstillfälle Vårda alumnrelationer Stöd för resultathantering Utvärdera utbildningstillfälle Sätta betyg och offentliggöra resultat Tentamensanmälan Stöd för hantering av examen Etablera Studentinfo Utbildningsinformation Studiedeltagande Studieplan Resultat Utfärda examen och kursbevis Examen Stöd för planering och uppföljning Strategisk planering och uppföljning Följa upp processen utbilda student Uppföljning 2.3 IT-komponenter IT-komponenter som ingår i objektet är nya Ladok. Här ingår även den infrastruktur som krävs för att Ladok ska fungera i form av utvecklings-, test-, utbildnings- och produktionsmiljö. 3 Förvaltningsaktiviteter Förvaltningsaktiviteterna i samband med förvaltning av Ladoksystemet är följande; Förvaltningsstyrning Användarstöd Ändringshantering Daglig IT-drift och underhåll För en fördjupad beskrivning av förvaltningsaktiviteterna se Ny förvaltningsorganisation för Ladok kap 11 och 12.
4 Mål och budget Verksamhetsplan och budget för 2015, beslut 12 4.1 Övergripande mål Följande problem- och behovsbild har identifierats för förvaltningen av Ladoksystemet. Säkra att Konsortiets medlemmar har tillgång till studieadministrativt systemstöd som minst uppfyller de krav som lagar och förordningar föreskriver. Ge möjlighet till inflytande i samband med nyutveckling av funktionalitet i systemstödet för de målgrupper som nämns i Ladokkonsortiets visionsdokument. Arbeta för lösningar som direkt eller på sikt ger möjlighet till effektiviseringar inom högskolesektorn. Dessa lösningar kan vara av såväl teknisk, organisatorisk som processförbättrande art. 4.2 Specificerade delmål för förvaltning av nya Ladok Etablera en acceptanstestinstans/-organisation Ta emot leverans 2 från Ladok3-projektet på ett fullödigt sätt Förbereda mottagande av leverans 3 från Ladok3-projektet inklusive konvertering/migrering Förstärka ett effektivt samspel med medlemshögskolorna i dessa processer Säkra samordning med behov i projektet Förnyad förvaltning Etablera ett heltäckande dokumentations-/kommunikationspaket för Konsortieverksamheten
Verksamhetsplan och budget för 2015, beslut 13 4.3 Budgeterade medel för de delar som inryms i förvaltning av nya Ladok Nedan beskrivs de ramar som Ladokkonsortiets stämma beslutat om för den nya förvaltningsorganisationen för 2015. FÖRVALTNING tkr Basorganisation Underhåll Systemförvaltningsorganisation NY 9 640 Org hos teknikleverantören 2 000 Uh av nytt system 2 000 Drift av nytt system 12 000 Totalt för ny förvaltningsorganisation 25 640 Budgeterade kostnader för nya förvaltningsorganisationen 2015 fördelar sig i rambeslutet enligt nedan: Förvaltningskostnader 2015 tkr Ny Förvaltningsorganisation (NFO): Styrgrupp och OÄ 810 Förvaltningsledare 2 450 Produktansv o övr roller 6 600 Summa NFO 9 860 Org hos teknikleverantören 2 000 Underhåll nya Ladok 3 000 Drift av nya Ladok 10 540 Totalt för ny förvaltningsorganisation 25 400 Fördelning i den beslutade förvaltningsplanen: Förvaltningskostnader 2015 tkr Ny Förvaltningsorganisation (NFO) Styrgrupp och OÄ 810 Förvaltningsledare 2 450 Produktansv o övr roller 6 600 Summa NFO 9 860 Org hos teknikleverantören 2 000 Underhåll nya Ladok 3 000 Drift av nya Ladok 10 540 Totalt för ny förvaltningsorganisation 25 400 Skillnader mot vårstämmans rambeslut är främst lägre driftkostnader som klarnat efter avtalsförhandlingar med driftleverantören och att vi kommer att behöva budgetera för tre utvecklarresurser inom underhåll av nya Ladok från januari 2015. Dessa tre utvecklarresurser lämnas över från Ladok3-projektet och ska säkra att felrättning och ev ändringsbehov under 2015 kan hanteras inom förvaltningsorganisationen. Budgeterade medel för 2015 understiger rambeslutet med knappt 250 tkr. I Konsortiets samlade verksamhetsplan och budget för 2015 kommer att klargöras hur dessa medel ska användas.
5 Förvaltningsorganisation Verksamhetsplan och budget för 2015, beslut 14 5.1 Bemannad förvaltningsorganisation Med utgångspunkt i de mål som formulerats för Ladoksystemet bemannas förvaltningsorganisationen för år 2015 av följande personer och roller. Nivå Budgetnivå Beslutsnivå Operativ nivå Part Verksamhetsnära förvaltning Objektägare Karin Åström Förvaltningsledare Tor Fridell Produktansvarig Uppföljning Testledare Testresurser Utbildningsansvarig Resursansvarig Produktionssättningsansvarig IT-nära förvaltning Objektägare IT Ulrika Ringeborn Förvaltningsledare IT Erik Wallenberg IT-specialister hos underleverantör För beskrivning av rollerna, se Ny förvaltningsorganisation för Ladok bilaga 1-4 sidorna 6-11. Ytterligare stöd till förvaltningsledningen kommer att rekryteras under 2015 i form av följande roller. Omfattningen av respektive roll är inte fastställd ännu. Informatör/kommunikatör Controller HR-ansvarig Administrativt stöd 5.2 Beslutsfora För att arbetet med Ladoksystemet ska kunna styras så effektivt som möjligt krävs följande beslutsfora: Beslutsfora Arbetsuppgifter Deltagare Ladokstyrelsen Se konsortialavtalet 6 Styrelsemedlemmar utsedda av stämman Två studentrepresentanter utsedda av SFS Adjungerade: Konsortiechefen Objektägare Objektägare IT Styrgrupp för förvaltningen Se styrelsebeslut från 2014-06-03och bilaga om tidpunkter för övertagande av ansvar 4 Styrgruppsmedlemmar utsedda av styrelsen En studentrepresentant utsedd av SFS Objektägare (ordförande) Objektägare-IT
Verksamhetsplan och budget för 2015, beslut 15 Underbilaga 2 BESLUT S t ä m m a n 2014-05-22 Version 1.0 Underlag för och förslag till fördelning av medlemsavgifter i Ladokkonsortiet 2015 Registrerade i högskoleutbildning på grundnivå och avancerad nivå under budgetåret 2013 enl SCB, fördelade efter uppgiftslämnande högskola: Högskola Antal studenter på G- och A- nivå Aktiva doktorander under budgetåret 2013 enl SCB, fördelade efter uppgiftslämnande högskola: (Med aktiv avses att doktoranden har en aktivitet om minst 1 %.) Antal studenter på Fo-nivå Antal stud totalt Andel Blekinge tekniska högskola 5052 106 5158 0,94 Chalmers tekniska högskola 12276 1 279 13555 2,47 Dans- och cirkushögskolan 1) 344 0 0,00 Ersta Sköndal högskola 1383 1383 0,25 Försvarshögskolan 970 970 0,18 Gymnastik- och idrottshögskolan 1224 20 1244 0,23 Göteborgs universitet 40762 1 943 42705 7,79 Högskolan Dalarna 13874 8 13882 2,53 Högskolan i Borås 9409 53 9462 1,73 Högskolan i Gävle 13975 18 13993 2,55 Högskolan i Halmstad 9213 31 9244 1,69 Högskolan i Jönköping 13416 168 13584 2,48 Högskolan i Skövde 9327 23 9350 1,70 Högskolan Kristianstad 11769 11769 2,15 Högskolan på Gotland 2) 2775 0 0,00 Högskolan Väst 9889 29 9918 1,81 Karlstads universitet 14109 270 14379 2,62 Karolinska institutet 9981 2 537 12518 2,28 Konstfack 1234 1234 0,22 Kungl. Musikhögskolan i Stockholm 1157 1157 0,21 Kungl. Tekniska högskolan 20614 2 166 22780 4,15 Linköpings universitet 26332 1 337 27669 5,04 Linnéuniversitetet 27862 317 28179 5,14 Luleå tekniska universitet 16995 576 17571 3,20 Lunds universitet 41304 3 204 44508 8,11 Malmö högskola 22435 182 22617 4,12 Mittuniversitetet 14782 213 14995 2,73 Mälardalens högskola 13173 225 13398 2,44 Operahögskolan i Stockholm 1) 66 0 0,00 Polishögskolan 3) 793 793 0,14 Röda Korsets Högskola 599 599 0,11 Sophiahemmet Högskola 784 784 0,14 Stockholms dramatiska högskola 1) 369 0 0,00 Stockholms konstnärliga högskola 1) 779 779 0,14 Stockholms universitet 55930 1823 57753 10,53 Sveriges lantbruksuniversitet 6026 715 6741 1,23 Södertörns högskola 11267 63 11330 2,07 Teologiska högskolan i Stockholm 706 706 0,13 Umeå universitet 28936 1 221 30157 5,50 Uppsala universitet 2) 44217 2 499 46716 8,52 Örebro universitet 14387 506 14893 2,72 Summa 526 941 21 532 548 473 100,00 i % 1) Dans- och cirkushsk, Operahsk och Sthlms dramatiska hsk har sammanförts under Stockholms konstnärliga högskola 2) Antalsuppgiften för HGo (vt) har tillförts Uppsala Universitet 3) Enl PHS-statistik, ej SCB-uppgift. OBS denna uppgift avser det sista hela läsåret, alltså 2012/13. Uppgiften för bå 2013 kan komma att avvika från läsårsuppgiften.
Verksamhetsplan och budget för 2015, beslut 16 Underbilaga 3 Prognos alla kostnader 2012-2020 120 000 100 000 80 000 Driftskostnader hos driftlev Verksamhetsförvaltning samlat Basförvaltning UHR TKr 60 000 Kapitalkostnader 40 000 20 000 Ny och vidareutveckling utom L3 Ladok3-projektet direkt kostnad 0 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020 Prognosen bygger på ett antal antaganden om: - Plan/prognos för investeringar och kostnader i Ladok3-projektet vi använder projektets siffror; - Ny-/vidareutveckling vid sidan av Ladok3-projektet; de närmaste åren i befintligt system idag mycket små och efter införandet av Ladok3 vidareutveckling av systemet den enskilt kanske svåraste delen att fånga i en prognos långt i förväg. Principen om rätta-mun-efter-matsäcken lär gälla, och medlemmarnas ambitionsnivå och betalningsvilja blir ju avgörande. Någon form av prioriterad flerårsplan för vidareutvecklingen måste etableras i samband med projektslut; - Underhållsnivåer även här en fråga om ambitionsnivå och övrig basförvaltning på dels teknik-, dels verksamhetssidan (en kalkyl finns framtagen i Förnyad förvaltning-projektet); - Nya kostnadskomponenter: för acceptanstestinstans och gemensam drift av Ladok3 även här är siffrorna baserade på Förnyad förvaltning-projektets kalkyl; - Hur balanserat kapital kan användas för att stärka budgeten vissa år; vi antar inte att nya överskott ska uppstå utan lägger bara ut i tiden det överskott som finns idag; - Kapitalkostnaderna är ju en direkt följd av genomförda investeringar + avskrivningstider (5 år). Utgör en avsevärd del av totala kostnadsmassan, toppar 2016 och står 2016-2017 för runt hälften av Konsortiets kostnader.