Förfrågningsunderlag Upphandling av lokalvård för Lotteriinspektionens lokaler i Sundby Park, Strängnäs Inledning Lotteriinspektionen är en central förvaltningsmyndighet för frågor om spel och lotterier i Sverige. Inspektionen ger tillstånd till olika former av lotterier. Inspektionen utövar också kontroll och tillsyn över den svenska spel- och lotterimarknaden. Andra arbetsområden rör exempelvis information, statistik och omvärldsanalys. Lotteriinspektionens lokaler är belägna i Sundby Park i Strängnäs. Lokalerna omfattar tre våningar på totalt ca 1 500 kvadratmeter. Nuvarande avtal om lokalvård löper ut den 31 december 2007, varför Inspektionen har ett behov av att upphandla lokalvård. Anbudsutvärdering Förutsättningen för att ett anbud ska kunna delta i anbudsutvärderingen är att samtliga ska-krav är uppfyllda. Lotteriinspektionen kommer att anta det ekonomiskt mest förmånliga anbudet med hänsyn till följande rangordnade utvärderingskriterier. - Kvalitet i anbudsgivarens förslag till helhetslösning av lokalvård i fastigheten - Anbudsgivarens resurser, kompetens och erfarenhet av liknande tjänster - Summan av priset för respektive delmoment baserat på takpriset för momentet Leverantörskrav Anbudsgivaren ska bifoga en beskrivning över företaget, som bl.a. innehåller antal anställda och vilka tjänster företaget erbjuder. Anbudsgivaren ska inneha dokumenterade resurser, kompetens och erfarenhet av att utföra lokalvård. Anbudsgivaren ska bifoga skriftlig dokumen- 1(9)
tation som visar att de personer som planeras utföra uppdraget har referenser från liknande uppdrag. Referenserna får inte vara äldre än två år. Personerna ska behärska svenska språket muntligt. Anbudsgivaren ska tillämpa rutiner som säkerställer att uppdragens olika delar sker på ett sådant sätt att överenskommen tidplan, omfattning och kvalitet upprätthålls. Anbudsgivaren ska kunna tillhandahålla flera personer med likartad kompetens. Förlust av enskild person får inte medföra att anbudsgivarens möjligheter att tillhandahålla avtalad kompetens eller resurser påverkas. Anbudsgivare ska uppfylla lagenligt ställda krav avseende registrerings-, skatte- och avgiftsskyldigheter. Företaget, eller person som företräder företaget, får inte vara dömd för brott i yrkesutövningen eller ha gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen. Ovan ställda krav på dokumentation ska bekräftas skriftligt i anbudet; - En beskrivning av företaget och dess verksamhet, med antal anställda och tjänsteutbud samt vilken typ av förbrukningsmaterial som används. - Anbudsgivarens resurser, kompetens och erfarenhet av lokalvårdstjänster. - En förteckning över de personer som kan vara aktuella för uppdraget ska bifogas som visar att de uppfyller ställda krav; referenser från liknande uppdrag. - En beskrivning ska bifogas som visar hur uppdragens tidplan, omfattning och kvalitet ska upprätthållas. - Kopia av registreringsbevis och intyg från skattemyndigheten som visar fullgjorda skatte- och avgiftsskyldigheter ska bifogas. - Anbudsgivaren ska genom bifogad sanningsförsäkran garantera att angivna förhållanden föreligger. Dokumentation/referenser som styrker ovanstående kommer i utvärderingen att tillmätas större betydelse än utfästelser utan referenser. Beskrivning av lokalerna Den fastighet i vilken Lotteriinspektionen bedriver sin verksamhet är belägen i Sundby Park på Tosterön i Strängnäs. Fastigheten är byggd omkring 1920 och har varit administrationsbyggnad till Sundby Sjukhus fram till slutet av 1980-talet. Lokalerna renoverades i samband med 2(9)
inspektionens inflyttning sommaren 2001, exempelvis nya klinkergolv och ca 50% nya linoleumgolv. Fastigheten består av tre plan med en yta om ca 1 500 kvadratmeter samt källare med en yta om ca 250 kvadratmeter. Ritningar bifogas över fastigheten. Lotteriinspektionen disponerar samtliga ytor utom utrymme nr 001-008 i källarplanet. Källarplan; rum som börjar med 0. Entréplan; rum som börjar med 1. Plan 1; rum som börjar med 2. Plan 2; rum som börjar med 3. Golvytor Golven i utrymme nr 101, 102, 103, 136, 113, 201, 213, 215, 301 samt trapporna består av kalksandsten. Golven i utrymme nr 124, 130 samt 314 består av oljad ek. Golven i utrymme nr 206, 207, 209, 218, 219 och 220/221 består av trägolv. Golven är slipade och lackade. Golven i utrymme nr 114, 134, 137, 138, 142, 203, 212, 222, 223, 238a, 316a och 317 består av klinkers (Höganäs Serie). Samtliga dessa utrymmen utgör toaletter. Golven i utrymme nr 116, 132, 133, 135, 214 och 303 består av plastmatta. Dessa utrymmen utgör lokalvårdsutrymme, tvättstuga och förråd. Golven i utrymme nr 216, 217 består av heltäckningsmatta. Övriga utrymmen består av linoleumgolv. Skötselinstruktioner från hyresvärden av golvbehandling kommer att lämnas över till leverantören vid avtalets början. Disposition av ytor - Del av nr 103 är reception. - Rum nr 111, 124, 130 samt 207 är sammanträdesrum. - Rum nr 140, och 209 är kopierings-, fax- och skrivarrum samt materialförråd. - Utrymme nr 238 är skrivar- och faxrum. 3(9)
- Rum nr 117 är arkiv, fuktlarm finns i utrymme 119. - Rum nr 128 och 139 är kök och matsal. - Rum 204 är bibliotek. - Rum nr 241/242 samt ett utrymme på vinden till vänster om rum nr 308 utgör serverrum. - Rum nr 316 är solarium och träningsrum. - Rum nr 314 är utbildningslokal i spelmiljö (kasino- och roulettebord samt spelautomater). - Övriga rum nyttjas som kontorsarbetsplatser. Övrigt Fönstren är spröjsade tvåglasfönster och består av flera små rutor. Fönstren på entréplanet har 4x6 rutor, på plan 1 4x5 rutor och på plan 2 4x3 rutor. Fönstren på entréplanet är utrustade med fönsterlås. Samtliga fönster öppnas utåt. Källsortering tillämpas för hushållsavfall, tidningspapper, batterier, metallförpackningar, ofärgade och färgade glasförpackningar, pappförpackningar samt hårda plastförpackningar. Sophus finns intill fastigheten. Krav på lokalvård Lotteriinspektionen presenterar nedan ett förslag på lokalvården. Anbudsgivaren ska lämna ett förslag till helhetslösning av Inspektionens lokalvård. Den dagliga lokalvården ska genomföras. Lokalvården ska utföras enligt upplagt schema så att intervallen inte varierar. Vid veckor med helg- och klämdagar kan lokalvård vid andra tillfällen accepteras efter överenskommelse. Lokalvården ska utföras på dagtid under inspektionens öppettider kl. 8.00-12.00. Om behov skulle uppstå kan lokalvård accepteras även kl. 13.00-15.30. Så långt det är möjligt ska lokalvården, utom årlig lokalvård, utföras av samma person ur säkerhetsperspektiv och för att uppnå en kontinuitet. Leverantören ska tillämpa miljövänliga medel. Leverantören står för nödvändig utrustning och förbrukningsmaterial. Lotteriinspektionen står för hygienmaterial (tvål och papper). Lotteriinspektionen står för lokalvårdsutrymme. Utrymme finns på varje våningsplan i nr 116, 214 och 303. Avrapportering ska ske till Lotteriinspektionen en gång per kvartal. Kontaktpersoner ska utses för den löpande kontakten hos Lotteriinspektionen och Leverantören. 4(9)
Daglig; - Toaletter; fuktsvabbning, tömning av papperskorg, avtorkning av utsatta väggpartier, avtorkning av speglar, rengöring sanitära enheter, påfyllning av hygienmaterial (tvål och papper), avtorkning av utsatta dörrpartier. - Matsal/kök; fuktmoppning, tömning av papperskorg, avtorkning av bord och stolar, avtorkning av bänkar i köksdelen inkl diskho, avtorkning av mikrovågsugnar invändigt och utvändigt, avtorkning av dörr. Tillsyn av utrymme 130 med avtorkning vid behov. - Entré + del av korridor; fuktmoppning av utrymme 101, 102, 103 (halva ytan), avtorkning av entrédörrar, varannan dag fuktmoppning och varannan dag torrmoppning med fläckborttagning (ex kaffe) av utrymme 123, 126. Måndag, onsdag, fredag - Matsal/kök; avtorkning av diskmaskin utvändigt, avtorkning av kyl samt frys utvändigt, avtorkning av spis, avtorkning av utsatta väggpartier och skåpluckor. - Trapp; fuktmoppning av trappor från entréplan till plan 2 samt utrymme 201, 301. - Kopieringsrum; tömning av papperskorg Veckovis - Toaletter; damma fria vågräta ytor, damma element och rör, avtorkning av fönsterbänk. - Matsal/kök; damma fria vågräta ytor, avtorkning av kylskåp invändigt, avtorkning av ugn invändigt och utvändigt, damma element och rör, avtorkning fönsterbänkar, tömning av källsorterade papperskorgar. - Köksdel plan 2; avtorkning av pentrykök som helhet (diskbänk, kylskåp, skåp m.m.) - Kontorsrum; fuktmoppning, dammsugning av mattor, damma fria vågräta ytor, damma element och rör samt kabelränna på golv, avtorkning fönsterbänkar. Tömning av papperskorg två gånger per vecka. - Konferensrum; fuktmoppning, damma fria vågräta ytor, tömning av papperskorg, avtorkning dörrar och utsatta väggpartier, damma element och rör samt kabelränna på golv, avtorkning av fönsterbänkar. - Kopieringsrum; fuktmoppning, damma fria vågräta ytor, avtorkning dörrar och utsatta väggpartier, damma element och rör samt kabelränna på golv, avtorkning av fönsterbänkar. 5(9)
- Solarium/träning; fuktmoppning, dammsugning av mattor, damma fria vågräta ytor, damma element och rör samt kabelränna på golv, tömma papperskorgar, avtorkning av dörr och utsatta väggpartier. - Entré/trappor; avtorkning av fönsterbänkar. Månadsvis - Toaletter, matsal/kök, kontorsrum, konferensrum, korridorer, trappor och förråd; damma lister och golvsocklar. Byte av handdukar två gånger per månad - Korridorer; avtorkning av speglar, hatthyllor, skohyllor och sittgrupper. - Entré; byte av matta, storlek ca 100 cm x 200 cm. - Hiss; fuktmoppning, avtorkning av spegel. - Källarplan; fuktmoppning, tillsyn av toalett och duschrum vid behov fuktsvabbning, tömning av papperskorg, avtorkning av speglar, rengöring sanitära enheter, påfyllning av hygienmaterial (tvål och papper). - Serverrum; fuktmoppning, tömning av papperskorg (tillträde via behörig personal). - Arkiv; fuktmoppning (tillträde via behörig personal). - Rum 216, 217; tvätt av heltäckningsmatta 4 ggr/år. Årlig lokalvård Mer omfattande lokalvård ska ske en gång per år på våren/sommaren. Den ska i samtliga utrymmen innehålla; fyrsidig fönsterputsning samt rengöring av persienner i förekommande fall (ca 50%), avtorkning och dammsugning av möbler samt avfläckning av tyg, torrmoppning av väggar, rengöring av ventiler, damning av larmsensorer, avtorkning av dörrar och dörrkarmar, avtorkning av element inklusive baksida, fönsterbrädor och fönsterkarmar, rengöring av fria ytor i och ovanpå hyllor, skåp, stolar, bord och andra fria ytor, damma taklister och hängande armaturer. Den årliga lokalvården får inte inkräkta på ordinarie lokalvård. Golvvård I samband med den årliga lokalvården ska även golvvård utföras av samtliga linoleumgolv och stengolv. Golvvården får inte inkräkta på ordinarie lokalvård. Tvätt (Frivilligt) Anbud angående tvätt av handdukar för Inspektionens räkning, ca 2 gånger per månad. 6(9)
- Anbudsgivaren ska i anbudet presentera sitt förslag på lösning av lokalvården i fastigheterna i Sundby Park med utgångspunkt i ovan angivna nivå. Avvikelse från den angivna nivån ska motiveras. Lösningen ska skapa en fungerande helhet. Indelning ska ske i delmoment (se vidare under anbud). - Anbudsgivaren ska i anbudet presentera de miljövänliga medel som ska tillämpas i lokalvården och för vilka ytor de ska användas. Använd miljöklassning på materialet ska anges (t.ex. svanmärkning, bra miljöval) Anbud som avviker från förslaget kan i utvärderingen komma att påverka bedömningen av kvaliteten i lämnat anbud. Visning av lokalerna Om anbudsgivaren för att kunna lämna anbud behöver se lokalerna ska en tid för detta avtalas med Kristina Antman Eklund, tel 0152-461 79. Då alla anbudsgivare ska ha tillgång till samma information måste frågor ställas skriftligen och om behov föreligger kommer frågor och svar att tilldelas alla anbudsgivare. Uppdragets genomförande Uppdraget ska genomföras löpande under avtalstiden, ett år med möjlighet till förlängning upp till ytterligare ett år, från avtalets undertecknande med start onsdagen den 2 januari 2008 Avtal Leverantören ska utföra alla delar (eventuellt exkl tvätt) av uppdraget med den skicklighet, snabbhet och omsorg som inspektionen har anledning att förvänta av ett välrenommerat företag verksamt inom branschen. Den löpande lokalvården faktureras kvartalsvis i förskott. Årlig lokalvård och golvvård faktureras efter utfört och av inspektionen godkänt uppdrag. Betalningsvillkor är 30 dagar. Ingen faktureringsavgift får tas ut. Dröjsmålsränta debiteras enligt räntelagen vid försenad betalning. Överenskommet pris för årlig lokalvård och golvvård är fast under avtalstiden. Överenskommet pris för löpande lokalvård är fast t.o.m. den 31 december 2008. Därefter får uppräkning ske efter konsumentprisindex för januari innevarande år. Uppräkning får ske en gång per år per den 1 januari under avtalstiden. 7(9)
Överenskommen tidplan är bindande. Försening med mer än 1 dag orsakad av Leverantören ger inspektionen rätt till avdrag på avtalat pris för uppdraget med 5% per dag. Lotteriinspektionen har rätt att efter eget val låta avhjälpa brist på Leverantörens bekostnad eller kräva prisavdrag motsvarande värdet om Leverantören efter skriftligt påpekande inte avhjälper brist inom föreskriven tid. Tvist angående tillämpning eller tolkning av avtal och därmed sammanhängande rättsförhållanden ska prövas av svensk allmän domstol. Anbudet ska baseras på villkoren i bifogat avtal. De närmare bestämmelserna regleras i avtalet. - Anbudsgivaren ska bekräfta i anbudet att villkoren accepteras. Om delar av villkoren inte accepteras ska anbudsgivaren ange rubrik samt förslag till ny skrivning. Anbud som accepterar villkoren i sin helhet kommer i utvärderingen att tillmätas större betydelse än avvikande anbud om förslaget till ny skrivning innebär förändring i ansvaret hos parterna. Anbudet Anbudet ska lämnas skriftligt. En anbudsgivare ska utföra hela uppdraget. Anbudet ska innehålla all begärd information enligt ovanstående. Eventuella avvikelser ska tydligt framgå av anbudet. Avvikelser kommer att påverka utvärderingen av anbudet. Anbudet ska innehålla en plan över hur anbudsgivaren avser att genomföra uppdraget. Planen ska vara uppdelad i följande delmoment; Löpande lokalvård Årlig lokalvård Golvvård Tvätt Anbudet ska innehålla ett takpris för respektive moment, dvs. ett maxpris som inte får överskridas. Varje moment ska också vara prissatt per timme. Priset ska inkludera anbudsgivarens samtliga kostnader såsom utrustning, förbrukningsmaterial, resor, restid, traktamenten m.m. och besök hos inspektionen i Strängnäs. Beräknad tidsåtgång ska anges per dag och vecka 8(9)
för delmoment 1. Beräknad tidsåtgång ska anges totalt för delmoment 2 respektive delmoment 3. Förhandling kan bli aktuell på initiativ av Lotteriinspektionen, men anbud kan även antas utan förhandling. Alla handlingar är sekretessbelagda fram till dess att avtal slutits. Därefter sker sedvanlig sekretessprövning. Anbud ska ha inkommit till Lotteriinspektionen senast torsdagen den 6 december 2007. Anbudet ska vara bindande till och med den 31 januari 2008. Anbud och anbudskuvert ska märkas med Upphandling lokalvård, dnr 933/2007 Anbudsadress Lotteriinspektionen Box 713 645 59 Strängnäs Upplysningar Frågor om uppdraget eller anbudet m.m. ska ställas skriftligen till ekonomihandläggare Katarina Andersson. Frågor kan sändas per post, fax eller e-post katarina.andersson@lotteriinspektionen.se Bilagor Ritningar över fastigheten Skötselanvisningar, golv Sanningsförsäkran 9(9)