Teknik- och fritidsnämndens handlingar 27 mars 2014
HALMSTADS KOMMUN KALLELSE Teknik- och fritidsnämnden 2014-03-19 Sida Box 246 301 06 Halmstad Tfn: 035 13 77 53 E-post: teknik.fritidsnamnden@halmstad.se Plats: Spaden Stationsgatan Sammanträdesdatum 2014-03-27 Tid: 13:00 Ordförande: Jennie Johansson (MP) Sekreterare: Carina Malmgren
HALMSTADS KOMMUN Teknik- och fritidsnämnden 2014-03-19 FÖREDRAGNINGSLISTA Sida ÄRENDEN Sida 1 TE 2014/0017 Val av justerare 2 TE 2014/0018 Godkännande av föredragningslista 3 TE 2014/0019 Förvaltningschefen, m fl, informerar Cykelkampanj Riktlinjer för serveringsvagnar 4 TE 2014/0011 Ekonomirapporter 2014 * Sid 5 5 TE 2014/0197 Organisationsutveckling teknik- och fritidsförvaltningen * Sid 26 6 TE 2014/0135 Remiss - Etablering av kontaktcenter* Sid 29 7 TE 2014/0136 Remiss - Motion om kompetensutveckling och kompetensväxling* Sid 81 8 TE 2013/0108 Revidering av dokumenthanteringsplan TE Sid 91 9 TE 2014/0143 Linehedsparken, planering, information Inga handlingar 10 TE 2014/0161 Remiss Ekohandlingsprogram för 2014-2017 Sid 121
HALMSTADS KOMMUN Teknik- och fritidsnämnden 2014-03-19 FÖREDRAGNINGSLISTA Sida ÄRENDEN Sida 11 TE 2014/0195 Redovisning av förstudie av biogasframställning Inga handlingar 12 TE 2014/0196 Exponeringsfördelning och innehåll samt prissättning LED-skylt Halmstad Arena Sid161 13 TE 2014/0020 Rapporter från branschkonferenser, information 14 TE 2014/0001 Anmälan om delegationsbeslut Sid 168 15 TE 2014/0021 Anmälningsärenden Sid 169 16 TE 2014/0032 Övriga frågor Ärende som berör personal
2014-03-27 Ekonomirapport Teknik- och fritidsnämnden Januari - februari 2014 TEKNIK- OCH FRITIDSFÖRVALTNINGEN
Innehållsförteckning Sid nr Drift- och investeringsbudget totalt 3 Driftbudget specificerad 5 Nämnd, förvaltningsledning och stab 6 Offentlig miljö: Gator och trafik 8 Offentlig miljö: Park och natur 10 Idrott och fritid 13 Halmstad Arena 15 Investeringsbudget specificerad 17 Kommentarer till investeringsbudget 18 2
3
Budget 2014 Bruttokostnader (403 719 kkr) 13363 14056 47785 17885 26140 14681 86162 105800 77847 Material Bidrag Konsult/entreprenad Löner Hyror Transporter Bränsle, energi och vatten Övrigt Kapitaltjänstkostnader 4
5
Teknik- och fritidsnämnd Nämnd, förvaltningsledning och stab (kkr) Helårs-utfall 2013 Utfall 2013-02 Utfall 2014-02 Budget 2014 Prognos 2014 Budgetavvikelse 2014 Verksamhetens Intäkter 739 91 79 720 720 0 Entreprenad/konsultkostnader -1 339-94 -350-680 -680 0 Lönekostnader -7 861-1 462-1 632-9 110-9 110 0 Pensionskostnader -889 0-1 300-1 300 0 IT-kostnader -2 114-543 -492-1 875-1 875 0 Övriga kostnader -1 386-118 -199-1 513-1 513 0 Interna verksamhetskostnader 9 993 1 822 1 568 3 366 3 366 0 0 Verksamhetens kostnader -3 596-395 -1 105-11 112-11 112 0 Periodens resultat / nettokostnad -2 857-304 -1 026-10 392-10 392 0 Verksamhetsansvar Teknik- och fritidsnämnden ansvarar för att kommunens mål i tillämpliga delar förverkligas inom givna ekonomiska ramar. Teknik- och fritidsnämnden ska se till att verksamheten drivs i enlighet med gällande arbetsmiljölagstiftning och föreskrifterna för arbetsmiljön. Som kommunens verkställande organ för nedanstående beskrivna ansvarsområde åvilar det teknik- och fritidsnämnden att förvalta och utveckla infrastrukturen till exempel idrotts-/fritidsanläggningar, parker och naturområden, gator, torg, parkeringar, cykelvägar, gatubelysning och parkeringsmöjligheter Förvaltningsansvaret innebär för respektive ansvarsområde att: verka för en god försörjning och planering av kommunens infrastruktur. svara för nyanläggning av infrastruktur svara för förnyelse, underhåll och drift av infrastruktur, bland annat genom att upprätta drifts- och underhållsplaner. utveckla och anpassa infrastruktur och verksamhet kontinuerligt efter nya behov i samhället och nya tekniska förutsättningar i mån av resurser med täckande av självkostnader bistå övriga nämnder, kommunala bolag med flera bistå med tjänster och kompetens genom sin verksamhet arbeta för att bidra till en god miljö Teknik- och fritidsnämnden skall genom delegation av fullmäktige besluta i följande grupper av ärenden 1. Avgifter och priser knutna till ansvarsområdet med undantag för avgifter vid användande av offentlig plats samt parkeringsavgifter. 2. Regler och riktlinjer för fördelning av bidrag till vägsamfälligheter, institutioner, föreningar organisationer och enskilda. 3. Besluta i ärenden om kommunal borgen för lån till vägföreningar och vägsamfälligheter. 6
Teknik- och fritidsnämnden skall dessutom i samråd med Halmstads City Utveckling AB verka för och delta i centrums utveckling. Förvaltningschefen är anställd av kommunstyrelsen och har att verkställa teknik- och fritidsnämndens beslut. Förvaltningschefen skall även ansvara att tagna beslut i fullmäktige och kommunstyrelse som är kommungemensamma implementeras i förvaltningen. Förvaltningschefen ingår även i kommunchefens koncernledningsgrupp och har där ett ansvar att följa koncernövergripande beslut. Staben har förvaltningschef som uppdragsgivare. Stabens kunder är i första hand chefer på alla nivåer inom förvaltningarna, men det kan även vara projektledare. Uppdraget är att stödja chefernas ansvarsstagande inom ekonomi, personal och verksamhet. Målet är att öka chefernas möjligheter att uppnå förvaltningens mål. Viktiga händelser Under 2014 kommer ett antal större förändringar att ske i förvaltningen. Under våren kommer LBVA som driftorganisation att särskiljas från teknik- och fritidsförvaltningen och bilda en egen förvaltning. I föreslaget alternativ förordas att det administrativa stödet erhålls från teknik- och fritidsförvaltningen som idag men med en tydligare överenskommelse. Ett arbete har påbörjats för att utveckla teknik- och fritidsförvaltningens organisation. Arbetet med att fastställa och bemanna den nya organisationen planeras vara slutfört 2015-01-01. Denna utveckling kommer att påverka stora delar av förvaltningen och kommer över tid att belasta stabens och ledningens resurser. Kommentar driftbudget Det finns för närvarande inga budgetavvikelser att rapportera. 7
Teknik- och fritidsnämnd Offentlig miljö: Gator och trafik (kkr) Helårs-utfall 2013 Utfall 2013-02 Utfall 2014-02 Budget 2014 Prognos 2014 Budgetavvikelse 2014 Intäkter parkering 30 024 5 203 3 877 28 200 28 200 0 Intäkter markupplåtelse 3 159 435 834 3 325 3 325 0 Exploatering 36 712 0 0 34 200 34 200 0 Övriga intäkter 2 745 462 312 2 745 2 745 0 Verksamhetens intäkter 72 640 6 100 5 023 68 470 68 470 0 Materialinköp -4 943-718 -254-5 635-5 635 0 Entreprenader/konsulter -69 455-6 598-4 068-59 567-59 567 0 Lönekostnader -810-134 -140-815 -815 0 Hyra arbetsmaskiner -3 197-229 -769-2 520-2 520 0 Elkostnader -11 893-1 293-1 149-11 680-11 680 0 Kapitalkostnader -34 228-5 625-5 476-33 729-33 729 0 Övriga kostnader -13 214-1 715-549 -14 247-14 247 0 Interna verksamhetskostnader -33 463-6 318-4 996-29 488-29 488 0 Verksamhetens kostnader -171 203-22 630-17 401-157 681-157 681 0 Periodens resultat / nettokostnad -98 563-16 530-12 378-89 211-89 211 0 Verksamhetsansvar Inom ansvarsområdet gator och trafik ligger följande uppgifter (2 ): gatu- och trafikverksamhet inklusive parkeringsverksamhet svara för kommunens skyldighet som gatu- och väghållare upplåtelse av offentlig plats med undantag av området framför Rådhuset samt att handlägga frågor om upplåtelse enligt torghandelsföreskrifterna. besluta i ärenden om bidrag till enskild väghållning avseende vägsamfälligheter svara för gatudrift inklusive gatubelysning åt vägföreningar som trafiknämnd fullgöra trafikuppgifter och frågor om parkeringstillstånd som avses 1 lagen (1978:234) om nämnder för vissa trafikfrågor samt därmed vara kommunens organ för trafiksäkerhetsarbete flyttning av fordon enligt lagen om flyttning av fordon i vissa fall bidra till en effektiv samordning av företags kontakter med kommunen i samband med tillståndsärenden, (KF 150, 2012-12-18) Som kommunens verkställande organ för ovanstående ansvarsområde åvilar det teknik- och fritidsnämnden att förvalta och utveckla infrastrukturen till exempel idrotts-/fritidsanläggningar, parker och naturområden, gator, torg, parkeringar, cykelvägar, gatubelysning och parkeringsmöjligheter. 8
Viktiga händelser Gång- och cykelbanor Satsningen på att förbättra gång- och cykelvägnätet med fokus på i första hand de s.k. superstråken fortsätter. Arbetet fortgår även med att hastighetssäkra cykelpassager. För att uppmärksamma cyklandet planeras en större informationskampanj att genomföras under våren. Trafiksäkerhet Korsningen Norra vägen/högelid kommer att byggas om till cirkulationsplats för att bl.a. förbättra gång- och cykelförbindelsen från centrum till skola och verksamhetsområde vid Slottsmöllan. Kollektivtrafik En större översyn av busslinjenätet pågår i Halmstad vilket bl.a. medför flytt och upprustning av många busshållplatser. Södra infarten Arbete med detaljplaner, förprojekteringar, vägplan vid E6:an startas upp på nytt vilket kräver väsentliga resurser från teknik och fritid och kommer få stor påverkan på trafik och vägnät. Resecentrum Planering och projektering av etapp 2 som bl.a. omfattar sänkning av Laholmsvägen och flytt av busshållplatserna till Viktoriagatan kommer att pågå under året och ett förfrågningsunderlag för byggstart 2015 ska tas fram. Wrangelsgatan Underlag för beslut om åtgärder för ökad trafiksäkerhet och framkomlighet på Wrangelsgatan håller på att arbetas fram. Mindre åtgärder planeras att genomföras under året medan byggstart för större ombyggnader blir 2015. Kommentar driftbudget Utrymmet för beläggningsförnyelse har minskat med 10 Mkr i förhållande till 2013. I övrigt ingen avvikelse att rapportera. 9
Teknik- och fritidsnämnd Offentlig miljö: Park och natur (kkr) Helårs-utfall 2013 Utfall 2013-02 Utfall 2014-02 Budget 2014 Prognos 2014 Budgetavvikelse 2014 Försäljningsmedel, momspliktigt 2 445 425 211 6 800 6 800 0 Driftsbidrag statliga myndigheter 3 940 271 268 3 000 3 000 0 Försäljning av tjänster 12 453 1 051 429 9 163 9 163 0 Exploatering 786 0 0 19 250 19 250 0 Verksamhetens Intäkter 19 624 1 747 908 38 213 38 213 0 Materialinköp -5 909-1 624-444 -4 780-4 780 0 Entrepenader/konsult -2 918-405 -158-18 880-18 880 0 Lönekostnader -641-105 -116-705 -705 0 Lokalkostnader -2 165-320 -30-1 830-1 830 0 Hyra arbetsmaskiner -2 896-279 -431-900 -900 0 Kapitalkostnader -4 456-743 -757-4 722-4 722 0 Övriga kostnader -1 193-227 -107-2 421-2 421 0 Interna verksamhetskostnader -38 826-5 420-3 187-38 568-38 568 0 Verksamhetens kostnader -59 055-9 125-5 230-72 806-72 806 0 Periodens resultat / nettokostnad -39 431-7 378-4 322-34 593-34 593 0 Verksamhetsansvar Inom ansvarsområdet park och natur ligger följande uppgifter (Reglementet för teknik- och fritidsnämnden 2 ): park- och naturverksamhet svara för kommunens skyldighet för allmän park- och naturmark svara för kustservice svara för offentliga toaletter på allmän plats Som kommunens verkställande organ för ovanstående ansvarsområde åvilar det teknik- och fritidsnämnden att förvalta och utveckla infrastrukturen till exempel idrotts-/fritidsanläggningar, parker och naturområden, gator, torg, parkeringar, cykelvägar, gatubelysning och parkeringsmöjligheter. Park och natur sköter och förvaltar kommunens park och grönområden på allmän plats inklusive lekplatser, aktivitetsytor samt tätortsnära skog. Park och natur ansvarar för kommunens blomsterprogram inom vilket utsmyckning med vår-, sommar- och höstblommor samt jul- och påsk dekorationer ingår, växtmaterialet för blomsterprogrammet drivs fram i kommunens växthus på Andersbergsdepån. Inom park och natur ligger också ansvaret för 9 belysta motionsspår och ett flertal vandringsleder och slingor. I kommunen finns 21 badplatser varav 18 finns längs kusten och 4 finns vid insjöarna. Ett årligt verksamhetsbidrag lämnas till Halmstad-Söndrums Livräddningssällskap för den verksamhet de bedriver på Tylösand-, Frösakull-, Ringenäs- och Vilshärads stränder. 10
Park och natur ansvar även för de offentliga toaletterna på allmän plats, att det städas och är hela och fräscha. Vidare genomförs olika utredningar, undersökningar och projekt inom verksamheten som till exempel nyanläggning men även förnyelse och utveckling av befintliga anläggningar. Viktiga händelser Tulpanfestivalen 2014 Under hösten planterades 100 000 lökar i kommunen till glädje för både boende och besökare i Halmstad. Till våren när löken blommar planeras guidade vandringar för allmänheten och den 8 maj arrangeras en branschdag för kommuner och företagare. Lekplatser För att kunna erbjuda trygga och stimulerande lekplatser fortsätter satsningen på lekplatser under året, 2014 planeras 8 upprustningar och 16 rivningar. Arbetet sker i enlighet med den lekplatsplan som togs fram 2006 och reviderades 2013. Trädplantering Träden är en av de viktigaste resurserna i skapandet av gröna miljöer i stadsmiljön, för att upprätthålla ett livskraftigt trädbestånd fortsätter satsningen på trädplantering 2014. Rhododendronparken 2013, då rhododendronparken firade 80-årsjubileum, påbörjades renoveringen av parken. Befintliga stigar renoverades och nya anlades, bänkar och bord placerades ut, vegetationen gallrades, dammar och bäckar rensades. Planeringen för 2014 års arbeten pågår, under våren fortsätter arbetet i parken med bl.a. komplettering av växt- och informationsmaterial. En återinvigning av parken planeras till början av juni då samtliga arbeten beräknas vara klara. Linehedsparken Satsningen på Linehedsparken fortsätter 2014. Ett för Halmstad helt unikt och stort utegym planeras tillsammans med en enklare löparslinga i stenmjöl. Därtill planeras ett område som kommer att kallas Världens träd där träd från stora delar av världen planteras. Dessutom förs diskussioner om möjligheten att upplåta ett område för stadsodling. Projektet genomförs i samarbete med utbildnings- och arbetsmarknadsenheten. En arbetsledare och sex ungdomar har anställts för att arbeta i projektet. Motionsslinga Simlångsdalen Belysningen längs motionsslingan i Simlångsdalen plockades ner efter en besiktning 2004 då det konstaterades att kraven på elsäkerhet inte uppfylldes, sedan dess har belysning längs motionsslingan varit ett stort önskemål hos de boende. Under 2013 planerades arbetet och i december månad togs första spadtaget. Slingan kommer att få belysning och förlängas till 1,7 km mot tidigare 900 m. Motionsslinga Galgberget, 3km Sedan 2004 har Halland drabbats av flera stormar, vid samtliga tillfällen har belysningen längs 3km slingan skadats. För att undvika detta och därmed kostnader för åtgärder kommer ledningen mellan belysningsstolparna att grävas ner och på så sätt bli mer stormsäker. I samband med detta byts stolpar och armaturer ut. 11
Kommentar driftbudget I stort ingen större förändring av driftbudgeten i förhållande till 2013 års budget. Hösten 2013 orsakade stormarna Simone och Sven stora skador inom park- och naturverksamheten vilket medfört att stora insatser skett inom kommunens natur- park- och grönområden, återställningsarbetet pågår fortfarande, det kan komma att ta upp till ett halvår innan det är klart. Träd blåste omkull i parker och grönområden, flera av de belysta motionsslingorna blev oframkomliga på grund av nedfallna träd och skadad belysning och längs kusten skadades sanddyner och träspänger. 12
Verksamhetsansvar Inom ansvarsområdet idrott och fritid ligger följande uppgifter: idrotts- och fritidsverksamhet vara huvudman för kommunens idrotts- och fritidsverksamhet exklusive fritidsgårdarna och därmed sammanhängande verksamhet upplåta och uthyra idrotts- och fritidsanläggningar/-lokaler åt föreningar, företag och enskilda fördela bidrag åt institutioner, föreningar, organisationer och enskilda enligt fastställt regelverk handlägga ärenden om tillstånd till eller registrering av lotterier enligt lotterilagen Idrott och fritid hyr ut och sköter ett brett utbud av idrottsanläggningar och föreningslokaler samt småbåtplatser utmed Nissan. Stöd till föreningarnas barn- och ungdomsverksamhet sker genom att betala ut olika former av bidrag samt övrig föreningsservice såsom rådgivning och utbildning. Idrott och fritid samordnar lägerverksamhet samt stödjer, servar och samordnar varierande arrangemang tillsammans med Destination Halmstad, föreningar, förbund och övriga arrangörer. Vidare genomförs olika utredningar, undersökningar och projekt, t.ex. gällande nya anläggningar, förnyelse och utveckling av befintliga anläggningar, föreningars värdegrundsarbete, kundundersökningar och utvärderingar. 13
Viktiga händelser Olympic Day Föreningsdag med konceptet Olympic Day är under planering, med genomförande 5-6 juni. Samarbetspartners är Svenska Olympiska Kommittén samt barn- och ungdomsförvaltningen. Kundundersökning Under året kommer det att genomföras en kundundersökning riktad till föreningsdrivna anläggningar. Kommentar driftbudget Inga budgetavvikelser att rapportera för närvarande. 14
Teknik- och fritidsnämnd Halmstad Arena (kkr) Helårs-utfall 2013 Utfall 2013-02 Utfall 2014-02 Budget 2014 Prognos 2014 Budgetavvikelse 2014 Uthyrning Arenan 6 077 644 1 306 5 300 5 300 0 Badavgifter 6 763 2 134 1 943 7 350 7 350 0 Övriga intäkter 3 815 506 538 3 650 3 650 0 Verksamhetens intäkter 16 655 3 284 3 787 16 300 16 300 0 Lönekostnader -9 433-1 463-2 209-14 165-14 165 0 Lokalhyra -35 982-5 995 0-35 507-35 507 0 Fastighetsservice -3 469-468 -5-3 300-3 300 0 El, värme, vatten -11 267-219 -1 544-12 080-13 180-1 100 Kapitalkostnader -3 108-518 -506-3 413-3 413 0 Övrigt -5 169-782 -651-4 100-4 100 0 Interna verksamhetskostnader -6 080-1 185-189 -1 676-1 676 0 Verksamhetens kostnader -74 508-10 630-5 104-74 241-75 341-1 100 Periodens resultat / nettokostnad -57 853-7 346-1 317-57 941-59 041-1 100 Verksamhetsansvar Halmstad Arena en multiarena Halmstad Arena är en given mötesplats för affärer, idrott, kompetensutveckling och kontaktskapande. Under ett och samma tak skapas oändliga förutsättningar för arrangemang av högsta klass. Halmstad Arena är en multiarena som erbjuder en mängd varierande hallar, lokaler och planer för såväl idrott som möten, konferenser, evenemang och mässor. Arenan fungerar som en naturlig samlingsplats där alla ska finna något som passar. Målbilden för Halmstad Arena fastställdes av kommunfullmäktige i december 2012. Halmstad Arenas personal, föreningar och hyresgäster jobbar tätt tillsammans för att skapa verklighet av målbilden. Fyra gånger per år bjuds samtliga in till ett arenaråd. Syftet med arenarådet är skapa teamkänsla och ge alla möjlighet att påverka arenans utveckling. Målbilden säger att Halmstad Arena skall: Vara ett modernt unikt multiområde som erbjuder besökare nöjes-, mötes-, idrotts- och hälsoverksamhet Kännas positiv och varmt välkomnande för alla besökare och kunder/aktörer Erbjuda något för alla Vara en attraktionskraft för besökare året om 15
Stärka Halmstad som varumärke lokalt, regionalt, nationellt och internationellt Halmstadbon skall känna stolthet över arenan Genomsyras av kvalitét, service och flexibilitet Samverka med kunderna/aktörerna för att ge en minnesvärd upplevelse för besökarna Besökarna skall ha tillgång till mat och dryck av god kvalitet och gärna med lokala råvaror till stora och mindre sällskap i samband med större evenemang. Mat- och dryckeskoncepten bör vara flexibla och passa behoven både vid föreningsdrivna aktiviteter och kommersiella arrangemang. Viktiga händelser Tillväxtdagen i Halland 14 mars Den 14 mars 2014 blir en riktig toppdag med både mässa och seminarium. På mässan finns mängder av företag och organisationer EM-kval i volleyboll 9-11 maj Efter framgången våren 2013 då det var VM-kval för herrar i Halmstad Arena är det återigen dags för Halmstad att bjuda in till mästerskapskval. Den 9-11 maj är det damernas tur att spela kval till EM i volleyboll. Titanic 15april-31aug Våren och sommaren 2014 kommer en av världens största vandringsutställningar till Halmstad; Titanic - The Exhibition Krakel & Spektakel 26-27 april Här möts föräldrar, blivande föräldrar, professionella och kunniga branschrepresentanter, nya entreprenörer och naturligtvis - en massa barn. Det blir en perfekt mix av kunskap, shopping, nyheter och underhållning Kommentar driftbudget Fr.o.m. 2013 fakturerar Hem Halmstad Arena för mediakostnader (el, vatten, fjärrvärme och fjärrkyla). Dessa ingick tidigare i internhyran från fastighetskontoret. Eftersläpning av faktureringen har skett för 2013 (1069 tkr). 392 tkr el för dec 2013. 677 tkr fjärrvärme för jan-dec 2013. 16
17
Kommentarer till investeringsbudget 6002 Maskiner/instrument/utrustning +- 0,0 Mkr. 6402 Mindre gatuombyggnader +- 0 Mkr. Omfattar diverse mindre gatuåtgärder. Under 2014 planeras åtgärder för säkrare skolvägar, mindre trafiksäkerhetsåtgärder i bl.a. Eketånga, hastighetssäkring av övergångsställen, belysning på Galgberget mm. 6403 Trafiksäkra korsningar +- 0 Mkr. En av delstrategierna i handlingsprogrammet för hållbara transporter är att trafiksäkra olycksdrabbade länkar och korsningar genom ombyggnad för att minska antalet dödade och svårt skadade i trafiken. Utgångspunkt för prioritering är bl.a. olycksstatistik och behovet av att knyta ihop större gång- och cykelstråk till skolor, arbetsplatser mm. Ingå även som en del i handlingsprogrammet för skydd mot olyckor att påskynda ombyggnadsarbetet. 6407 Kustvägen +-0,0 Mkr. Etableringsskötsel av återplanterad trädallé pågår under året. Ombyggnad av mindre lokalgata ska göras vid Knebildstorp. 6408 Södra infarten +- 0,0 Mkr. Arbete med detaljplaner, förprojekteringar, vägplan vid E6:an kommer att pågå under året. Shbk är projekt- och budgetansvariga. 6415 Bulleråtgärder + -0,0 Mkr. Utbyggnad av bullerplank längs Norra Infarten görs under våren. Utredning pågår om ev. ytterligare utbyggnad av bullerplank 2014. Prognosen är svårbedömd eftersom det är oklart hur många fastighetsägare som kommer att söka bidrag för fönsterbyte under året. 6422 4T Stråk (Tryggt, Tillgängligt, Trafiksäkert, Tillförlitligt) +- 0,0 Mkr. Samordnas med utbyggnad och översyn av i första hand superstråken, se 6440. Omfattar bl.a. komplettering av belysning, åtgärder för bättre sikt mm. 6423 Centrumgator +- 0,0 Mkr. Utredningsarbete kring Storgatans utformning pågår med Shbk som projekt- och budgetansvariga. Samfinansieringen med fastighetsägarna behöver lösas innan man kan gå vidare med arbetet. 6424 Arenahallsområdet, underfart m.m. +-0,0 Mkr. Toppbeläggning i cirkulationsplatsen och mindre gång- och cykel samt trafiksäkerhetsåtgärder görs under året. 6426 Wrangelsgatan Underlag för beslut om åtgärder för ökad trafiksäkerhet och framkomlighet på Wrangelsgatan håller på att arbetas fram. Mindre åtgärder planeras man att genomföra under året medan byggstart för större ombyggnader blir 2015. Projekt- och budgetansvaret ligger hos Shbk. 6440 Cykelplan +-0,0 Mkr. Byggnation av superstråken fortgår liksom hastighetssäkring av cykelpassager. Komplettering av ytterligare cykelställ planeras i centrum. 18
6451 Resecentrum +-0,0 Mkr. Planering och projektering av etapp 2 som bl.a. omfattar sänkning av Laholmsvägen och flytt av busshållplatserna till Viktoriagatan kommer att pågå under året och ett förfrågningsunderlag för byggstart 2015 ska tas fram. Budget för planering/projektering av etapp 2-3 ligger hos Shbk. 6452 Trafiksäkerhetsåtgärder +- 0,0 Mkr. Trafikverket har lämnat klartecken för statsbidrag och projektering av ny cirkulationsplats i korsningen Norra vägen/högelid pågår. 6454 Närhet Halmstad +- 0,0 Mkr. Utveckling och förändring av busslinjenätet I Halmstad medför bl.a. flytt och upprustning av busshållplatser. Hallandstrafiken lämnar bidrag för ombyggnad av busshållplatserna. Projektering av åtgärder pågår. 6457 Skydd av vattentäkter +- 0,0 Mkr. Utredning för att bedöma lämpliga åtgärder för övriga berörda vägar och vattentäkter pågår. Diskussion pågår med trafikverket om samordning av åtgärder längs E6:an RV 26/Norra infartsleden. 6458 Kattegattsleden +- 0,0 Mkr. I Halmstads norra del genom Steninge driver Trafikverket projektet och kommunen lämnar bidrag. I södra delen från Påarp/Laxvik till kommungränsen pågår utredning för upprustning av stråken genom naturreservaten med ny bro över Genevadsån. 6459 Oskarström Brogatan +- 0,0 Mkr. Kvarstår en kortare sträcka för att knyta ihop stråken längs Brogatan och Sennanvägen. Återstående arbeten projekteras och genomförs under året. 65 Offentlig belysning +- 0,0 Mkr. Armaturbyte planeras bl.a. längs del av Tylösandsvägen. Utbyte av äldre trästolpar kommer att göras i Eldsberga och längs Görviksvägen. Omfattar även t.ex. förnyelse av kablar i samband med ledningsgrävningar och elsäkerhetsåtgärder. 66 Parkeringsanläggningar +- 0,0 Mkr. Successiv ombyggnad görs av p-automaterna för att klara de nya kraven på chipläsare för betalkort. Översyn av kustparkeringarna ska göras och en upprustning av skyltningen vid parkeringsplatserna planeras. Utbyte till moderna övervakningskameror i bl.a. p-hus Gamletull och p-hus Högskolan undersöks och kommer sannolikt genomföras under året. 8200 Parker ramanslag +- 0,0 Mkr. Omfattar diverse mindre anläggningsarbeten inom park-, kust- och naturverksamheten, såsom dräneringsarbeten, perenn- och buskplanteringar m.m. Bland de åtgärder som planeras för 2014 kan nämnas discgolfbanan Sannarp, belysning Galgberget och ombyggnad av ramp på handikappbadet Östra stranden. 8202 Trädplantering +- 0,0 Mkr. Träden är en av de viktigaste resurserna i skapandet av gröna miljöer i stadsmiljön. För att upprätthålla ett livskraftigt trädbestånd fortsätter satsningen på trädplantering 2014. Planeringen av årets trädplanteringar pågår, under våren kommer ett mindre antal träd att planteras men den större delen av trädplanteringen kommer ske till hösten. 19
8216 Lekplatsförnyelse +- 0,0 Mkr. För att kunna erbjuda trygga och stimulerande lekplatser fortsätter satsningen på lekplatser under året. Under 2014 planeras 8 upprustningar och 16 rivningar. 8236 Andersbergs upprustning +- 0,0 Mkr. I projektet återstår uppförandet av en scen. Ursprungligen var det tänkt att scenen skulle byggas av Haldahuset men på grund av brist på resurser har de ingen möjlighet att bygga scenen. Ska en entreprenör tas in för att bygga scenen beräknas kostnaden uppgå till 1 mkr. Möjligheten till medfinansiering har undersökts utan resultat, alternativ utreds. 8240 Motionsspår +- 0,0 Mkr. Belysningen längs motionsslingan i Simlångsdalen plockades ner efter en besiktning 2004 då det konstaterades att kraven på elsäkerhet inte uppfylldes, sedan dess har belysning längs motionsslingan varit ett stort önskemål hos de boende. Under 2013 planerades arbetet och i december månad togs första spadtaget. Slingan kommer att få belysning och förlängas till 1,7 km mot tidigare 900 m. Arbetet beräknas vara klart månadsskiftet feb/mars och en invigning planeras under våren. 8266 Linehedsparken +- 0,0 Mkr. Satsningen på Linehedsparken fortsätter 2014. Ett för Halmstad helt unikt och stort utegym planeras tillsammans med en enklare löparslinga i stenmjöl. Därtill planeras ett område som kommer att kallas Världens träd där träd från stora delar av världen kommer planteras. Dessutom förs diskussioner om möjligheten att upplåta ett område för stadsodling. Projektet genomförs i samarbete med utbildnings- och arbetsmarknadsenheten. En arbetsledare och sex ungdomar har anställts för att arbeta i projektet. 8267 Trygghet, säkerhet, folkhälsa +- 0,0 Mkr. Arbetet med att bygga om och rusta upp otrygga miljöer för ökad trygghet fortlöper. Under 2014 planeras ytterligare en etapp i Norre Katts park för en bättre belysning av parken och då främst längs gång- och cykelstråk. 8268 Fylgiaparken +- 0,0 Mkr. Arbetet med att iordningsställa Fylleåleden fortsätter, går det enligt planen och vädret inte ställer till det kommer leden färdigställas under våren. 8269 Rhododendronparken +- 0,0 Mkr. 2013, då rhododendronparken firade 80-årsjubileum, påbörjades renoveringen av parken. Befintliga stigar renoverades och nya anlades, bänkar och bord placerades ut, vegetationen gallrades, dammar och bäckar rensades. Planeringen för 2014 års arbeten pågår, under våren fortsätter arbetet i parken med bl.a. komplettering av växt- och informationsmaterial. En återinvigning av parken planeras till början av juni då samtliga arbeten beräknas vara klara. 8401 Förnyelse idrottsanläggningar +- 0,0 Mkr. Fredag v.7 genomförs en geoteknisk undersökning på Kärlekens IP för att undersöka förutsättningarna för en konstgräsplan. Denna genomförs på befintlig grusplan. På Kärlekens IP:s har det även fyllts på grus för att få grusplanen spelbar. Kontinuerligt genomförs förnyelse av material i idrottshallarna samt byte av trasiga fotbollsmål. Efter 60 dagars provdrift är informationsskärmen till Halmstad arena godkänd i en slutbesiktning. 8404 Nya idrottshallar utrustning +- 0,0 Mkr. Denna investering kommer genomföras i sommar för att Eldsbergahallen ska vara fullt utrustad till öppnandet hösten 2014. 20
8415 Halmstad Arena konstgräsplan +3,0 Mkr. Konstgräsplanen håller längre än aviserat. Planen har bedömts av expertis på området. I nuläget är bedömningen att utbytet av konstgräsplanen inte behöver utföras förrän 2015. 8418 Halmstad Arena Bad, teknisk upprustning (vattenrening) +- 0,0 Mkr. Inventering och prioritering teknisk utrustning genomförd. Avtal med teknisk konsult tecknat. Underlag inför upphandling levereras 2014-02-13. Anbudshandlingar sammanställs enligt plan vecka 8 för att kunna påbörja upphandling under vecka 8 eller 9. 8428 Strömvallens isbana +- 0,0 Mkr. Förstudie o lokal o funktionsprogram har tagits fram avseende Bandybana både markarbete och aktivitetsyta samt förnyelse maskin. Avtal med teknisk konsult tecknat. Ett FFU inför anbud håller på att genomföras för att kunna påbörja upphandling under v 10 eller 11. 8429 Klorrening Brottet/Furulund +- 0,0 Mkr. 21
1(3) Uppdragsbeskrivning 2014-03-13 Diarienummer: TE 2014/0197 Version: 1.0 Beslutsorgan: TE TF Anders Ramsby E-post: Telefon: Organisationsutveckling teknik- och fritidsförvaltningen Förslag till beslut Teknik och fritidsnämnden beslutar ge förvaltningschefen uppdraget att utveckla teknikoch fritidsförvaltningens organisationsstruktur enligt fastställd tidplan. Uppdragets/projektets tillkomst I september 2013 anställdes ny förvaltningschef för teknik och fritidsförvaltningen. I uppdraget har det tydligt framgått att ny förvaltningschef har ett uppdrag att utveckla förvaltningen till att möta framtida utmaningar och verksamhetsförändringar. Kommunledningen har innan ny förvaltningschef anställts tagit beslut om en delning av teknik och fritidsförvaltningen och LBVA där LBVA skall bilda en egen förvaltning. Vidare har en studie kring Halmstads arenas organisatoriska tillhörighet genomförts och diskuterats i styrgruppen. Besluts har tagits att inte gå vidare med att arbeta fram förslag på ny organisatorisk tillhörighet, då det under det senaste året skett förändringar på chefsnivå. Kommunchefen har vidare låtit ta fram en studie kring behovet av samordning av tekniska tjänster i Halmstads kommun samt i samma uppdrag identifierat ett antal områden som har förbättringspotential. Vidare har det i Halmstad kommun påbörjats ett arbete med att etablera ett kontaktcenter där delar av teknik och fritidsförvaltningens tjänster kan etableras. Detta sammantaget har gjort bilden både komplex och i tid något forcerad att hantera för att kunna dra nytta av redan påbörjade tankar till förändringar. 1
Syfte och frågeställning Den nya förvaltningsorganisationen skall motsvara framtida förväntningar på hög och snabb leveranssäkerhet inom kompetensområdet ett starkt kundfokus samt en hög kostnadseffektivitet. Förvaltningen skall vara transparant och tydlig och möjliggöra en optimal samverkan med övriga bolag och förvaltningar. Vidare skall organisationen utvecklas mot att ta vara på synergieffekterna av ett kontaktcenter och ha en stark styrning och ledningsstruktur och ett utvecklat processinriktat arbetssätt som effektiviserar förvaltningens arbetsätt. Gällande styrande dokument i Halmstads kommun skall följas där reglemente för respektive nämnder, Vision 2020, planeringsdirektiv 2014-2016 är grundläggande. Human Resources 2020 och kulturprojektet skall styra utvecklingen av ledarskapet och medarbetarskapet i syfte att utveckla en modern förvaltning som attraherar framtidens medarbetare. Avgränsningar LBVA som organisation skall ej ingå i utredningsuppdraget. Projektorganisation Projektledare: Förvaltningschef teknik och fritid Projektsekreterare: Kommunikatör Projektarbetsgrupp: Staben Referensgrupp: Ledningsgrupp Tidplan Presentation och beslut av ny organisationsstruktur 2014-04-24 Hantering av eventuell övertalighet påbörjas 2014-05-01 Översyn av processer i ny organisation klart slutet på andra kvartalet 2014 Ny ekonomistruktur klart slutet på tredje kvartalet 2014 Tjänster och resurser samt hanteringsordning av vad som skall ingå från TF till kontaktcenter klart slutet på fjärde kvartalet 2014 Hela organisationen intagen och samtliga tjänster tillsatta 2015-01-01 Kostnader/budget Kostnader för projektet inryms i förvaltningschefs budget. 2
Rapportering och utvärdering Rapportering av ny organisationsstruktur görs till teknik- och fritidsnämnden. För teknik- och fritidsförvaltningen Anders Ramsby Förvaltningschef 3
1(3) Tjänsteskrivelse 2014-03-10 Diarienummer: TE 2014/0135 Version: Beslutsorgan: Enhet: Anders Ramsby E-post: Telefon: Etablering av kontaktcenter Förslag till beslut 1. Teknik- och fritidsnämnden beslutar anta remissyttrande enligt bilagor. Sammanfattning Teknik- och fritidsnämnden ställer sig positiv till skapandet av ett kontaktcenter då det ökar servicen och tillgängligheten för invånarna. Det gynnar också arbetsmiljön i verksamheten och förenklar kvalitetsarbetet i förvaltningen. När det gäller förslaget om samordnad kommunikationsfunktion är nämndens övergripande ställningstagande negativt då förslaget inte innebär någon utökning av resurser, utan enbart en centralisering av ledning och styrning. Även om kommunikationsenheten blir mindre sårbar vid en centralisering, så innebär det också att kommunikatörerna hamnar längre från fackkompetensen. Vad gäller övriga delar i ärendet (Konsument Halmstad, genomförandeprojekt och ombyggnad i rådhuset) har nämnden inga synpunkter. Ärendet Uppdrag Kommunstyrelsen har beslutat att remittera utredningen om kontaktcenter, med bilagor, till kommunens nämnder och bolag. 1
Ärendet handläggs av förvaltningschef i samråd med kundtjänstansvarig och kommunikatör i förvaltningen. Bakgrund I Planeringsdirektiv 2014-2016 formuleras under målområdet Demokrati och dialog ett uppdrag att utreda hur ett kontaktcenter ska skapas för att förstärka och förbättra servicen till kommunens invånare. De sista åren har flera svenska kommuner byggt kontaktcentra eller motsvarande för att skapa en väg in i kommunen. Stadskontoret föreslår att ett kontaktcenter utvecklas i enlighet med uppdraget i Planeringsdirektiv 2014-2016. Kommunstyrelsen föreslås ansvara för projektet. Verksamheten ska starta 2015-02-01. Från 2016-01-01 ska servicenämnden ta över driftsansvaret för kontaktcentret. Finansiering ska ske inom kommunens budgetram. Konsument Halmstad, med undantag för verksamheten i Medborgarservice på Andersberg, föreslås samlokaliseras med kontaktcentret. Inför etableringen av ett kontaktcenter föreslås kommunens kommunikationsfunktion att samordnas bland annat för att bättre kunna tillgodose de krav som kontaktcentret kommer att ställa. Analys, förslag och motivering Förvaltningen har redan idag utvecklat felanmälan till en kundtjänst, ett första steg mot ett framtida kontaktcenter. Förvaltningen är positiv till en etablering av ett kontaktcenter då det ökar servicen för invånarna, samtidigt som det förbättrar arbetsmiljön i verksamheten. Övriga analyser och de olika förslagens för- och nackdelar redovisas i bilaga 1-5. Konsekvenser Förvaltningens kundtjänst avvecklas och ingår istället i det föreslagna kontaktcentret. Personalbudgeten i kontaktcentret ska finansieras inom ram. Det innebär att förvaltningen får en omfördelningskostnad som motsvarar deras volym i det kommande kontaktcentret. Verksamheten måste därför se över organisationen och bemanningen. Ett kontaktcenter och en ökad satsning på e-förvaltning kommer också att ställa nya krav på kommunens kommunikationsfunktion. Därför finns en utredning och ett förslag till ändrat organisation för kommunikationsfunktionen. Den innebär en centralisering av samtliga kommunikatörer. 2
Ärendets beredning Inom kommunen Ärendet har skickats på remiss från stadskontoret och beretts av förvaltningschefen i samråd med kommunikatör och kundtjänstansvarig. Andra grupper - Fackliga organisationer Ärendet samverkas centralt. Lista över bilagor 1. Kontaktcenter 2. Samordnad kommunikationsfunktion 3. Konsument Halmstad 4. Genomförandeprojekt 5. Ombyggnader i Rådhuset För teknik- och fritidsförvaltningen Anders Ramsby Förvaltningschef 3
Svar på remiss angående etablering av kontaktcenter För att underlätta en snabb hantering av remissvaren ber stadskontoret nämnder och bolag att använda den här mallen för redovisning av synpunkter på förstudien om etablering av ett kontaktcenter i Halmstads kommun. Skriv i vitmarkerade celler. Kontakta anders.bergenek@halmstad.se eller catarina.eriksson@halmstad.se med eventuella frågor. Svarande nämnd/bolag BILAGA 1 - KONTAKTCENTER Övergripande ställningstagande (välj positiv eller negativ och skriv motivering på korresponderande rad). Positiv Negativ Teknik- och fritidsnämnden Motivering Nämnden är positiv till skapandet av ett kontaktcenter då det ökar servicen för invånarna. Tillgängligheten blir högre, samtidigt som svaren blir kvalitetssäkrade. Det gynnar också arbetsmiljön för de som arbetar ute i verksamheten. Det förenklar också uppföljningsoch kvalitetsarbetet i förvaltningen. Synpunkter och förslag utifrån ett invånar- och kundperspektiv Styrkor Förslag till ytterligare förbättringar Snabba och kvalitetssäkrade svar. Ökad Skapa 15-minutersparkeringar på gatan utanför service. Ökad tillgänglighet. Alla rådhuset, för ökad tillgänglighet och mindre krångel förvaltningar medverkar=en väg in. för besökare. Förbättringsområden Förslag till förbättringar Synpunkter och förslag utifrån ett verksamhetsperspektiv Styrkor Förslag till ytterligare förbättringar Bättre arbetsmiljö för de anställda då många frågor hanteras av KC. Bättre fokus på kärnverksamheten när rutinfrågor hanteras i KC. Förbättringsområden Förslag till förbättringar Tappad direktkontakt med kunden. Upparbeta rutiner för överföring av information, både från kontaktcenter till verksamheten och tvärtom. Synpunkter och förslag utifrån ett internt administrativt eller organisatoriskt perspektiv Styrkor Förslag till ytterligare förbättringar En möjlighet att genomlysa förvaltningens processer. Förbättringsområden Förslag till förbättringar Konsekvensen kan bli övertalighet och oro Det krävs tydlighet och information. bland de anställda. Övriga synpunkter
Svarande nämnd/bolag Teknik- och fritidsnämnden BILAGA 2 SAMORDNAD KOMMUNIKATIONSFUNKTION Övergripande ställningstagande (välj positiv eller Motivering negativ och skriv motivering på korresponderande rad). Positiv Negativ Förslaget innebär inte en utökning av resurser, utan bara en centralisering av ledning och styrning. Det finns en risk för att en central styrning inte tillgodoser förvaltningarnas behov av information/kommunikation. Det kan leda till oklara roller för kommunikatörerna. Synpunkter och förslag utifrån ett invånar- och kundperspektiv Styrkor Förslag till ytterligare förbättringar Förbättringsområden Med central styrning hamnar kommunikatören längre från fackkompentesen. Förslag till förbättringar Synpunkter och förslag utifrån ett verksamhetsperspektiv Styrkor Förslag till ytterligare förbättringar Mindre sårbar organisation. Förbättringsområden Förslag till förbättringar Dubbla tillhörigheter för kommunikatörerna. Genom att kommunikatörerna får ytterligare en ledningsstruktur så ökar förmodligen antalet möten. Synpunkter och förslag utifrån ett internt administrativt eller organisatoriskt perspektiv Styrkor Förslag till ytterligare förbättringar Ett stärkt nätverk inom professionen. Kommunikatörerna har en sammanhållen enhet att hantera sina frågor inom. Genom en central kommunikationschef lyfts den strategiska betydelsen av kommunikation. Förbättringsområden Förslag till förbättringar Otydlig styrning av kommunikationen då det Lägg de tre webbredaktörerna under den finns två uppdragsgivare. samordnade kommuikationsfunktionen, även om de Kommunikationen blir ej samordnad då är placerade på KC. tjänsterna delas mellan funktionen och kontaktcenter. Övriga synpunkter
Svarande nämnd/bolag Teknik- och fritidsnämnden BILAGA 3 KONSUMENT HALMSTAD Övergripande ställningstagande (välj positiv eller Motivering negativ och skriv motivering på korresponderande rad). Positiv En central placering ihop med kontaktcenter gör servicen mer synlig för invånarna. Negativ Synpunkter och förslag utifrån ett invånar- och kundperspektiv Styrkor Förslag till ytterligare förbättringar Lättare för invånarna att hitta. Förbättringsområden Förslag till förbättringar Synpunkter och förslag utifrån ett verksamhetsperspektiv Styrkor Förslag till ytterligare förbättringar Förbättringsområden Förslag till förbättringar Synpunkter och förslag utifrån ett internt administrativt eller organisatoriskt perspektiv Styrkor Förslag till ytterligare förbättringar Förbättringsområden Förslag till förbättringar Övriga synpunkter
Svarande nämnd/bolag Teknik- och fritidsnämnden BILAGA 4 GENOMFÖRANDEPROJEKT Övergripande ställningstagande (välj positiv eller Motivering negativ och skriv motivering på korresponderande rad). Positiv Inga synpunkter, en genomarbetad plan. Negativ Synpunkter och förslag utifrån ett invånar- och kundperspektiv Styrkor Förslag till ytterligare förbättringar Förbättringsområden Förslag till förbättringar Synpunkter och förslag utifrån ett verksamhetsperspektiv Styrkor Förslag till ytterligare förbättringar Förbättringsområden En risk är att tidsplanen är väl optimistisk, och om den spricker kan det påverka förvaltningarna med tanke på den omstrukturering som måste ske i samband med etableringen. Förslag till förbättringar Synpunkter och förslag utifrån ett internt administrativt eller organisatoriskt perspektiv Styrkor Förslag till ytterligare förbättringar Förbättringsområden Förslag till förbättringar Övriga synpunkter
Svarande nämnd/bolag Teknik- och fritidsnämnden BILAGA 5 OMBYGGNADER I RÅDHUSET Övergripande ställningstagande (välj positiv eller Motivering negativ och skriv motivering på korresponderande rad). Positiv Rådhuset är den naturliga mötesplatsen och vägen in till kommunen borde gå därigenom. Negativ Synpunkter och förslag utifrån ett invånar- och kundperspektiv Styrkor Förslag till ytterligare förbättringar Förbättringsområden Förslag till förbättringar Synpunkter och förslag utifrån ett verksamhetsperspektiv Styrkor Förslag till ytterligare förbättringar Förbättringsområden Förslag till förbättringar Synpunkter och förslag utifrån ett internt administrativt eller organisatoriskt perspektiv Styrkor Förslag till ytterligare förbättringar Förbättringsområden Förslag till förbättringar Övriga synpunkter
HALMSTADS KOMMUN Kommunstyrelsen Utdrag ur PROTOKOLL Sammanträdesdatum 2014-01-28 KS 39 KS 2012/0412 Etablering av Kontaktcenter Beslut 1. Kommunstyrelsen beslutar att remittera utredningen om kontaktcenter med bilagor till kommunens nämnder och bolag med önskat svar 2014-04-01. 2. Kommunstyrelsen beslutar att uppdra åt stadskontoret att fortsätta med förberedelserna för ett kontaktcenter med planerad start 2015-02-01. 3. Kommunstyrelsen beslutar att uppdrar åt samhällsbyggnadskontoret att förbereda lösningen av lokalfrågan enligt förslaget i utredningen med en planerad inflyttning 2014-12-01. Ärendet I Planeringsdirektiv 2014-2016 formuleras under målområdet Demokrati och dialog ett uppdrag att utreda hur ett kontaktcenter ska skapas för att förstärka och förbättra servicen till kommunens invånare. De sista åren har flera svenska kommuner byggt kontaktcentra eller motsvarande för att skapa en väg in i kommunen. Ett kontaktcenter utgör en praktisk tillämpning av idéer som diskuteras i Halmstads kommuns kultur- och värderingsprojekt, näringslivsarbete och utveckling av e-förvaltning. Stadskontoret föreslår att ett kontaktcenter utvecklas i enlighet med uppdraget i Planeringsdirektiv 2014-2016. Kommunstyrelsen föreslås ansvara för projektet. Verksamheten ska starta 2015-02-01. Från 2016-01-01 ska servicenämnden ta över driftsansvaret för kontaktcentret. Finansiering ska ske inom kommunens budgetram. Konsument Halmstad, med undantag för verksamheten i Medborgarservice på Andersberg, föreslås samlokaliseras med kontaktcentret. Inför etableringen av ett kontaktcenter föreslås kommunens kommunikationsfunktion att samordnas bland annat för att bättre kunna tillgodose de krav som kontaktcentret kommer att ställa. Ärendets beredning Kommunstyrelsens ledningsutskott 2014-01-14, 6. Stadskontoret, staben, har handlagt ärendet. Utredningen har föredragits som ett informationsärende i kommunstyrelsens ledningsutskott
2013-12-10 och i kommunstyrelsen 2013-12-17. Expertresurs från servicekontoret har arbetat som en av två projektledare under förstudien. Förvaltnings- och bolagscheferna har intervjuats. Utredarna har också träffat ett antal av verksamheternas ledningsgrupper. Förvaltningarnas kommunikatörer har intervjuats liksom chefen för Konsument Halmstad. Där har också ett personalmöte genomförts. Ekonomi- och HR-funktionerna har inom sina områden bistått utredningen. Detsamma gäller samhällsbyggnadskontorets ansvarige för lokalfrågor. Studiebesök har gjorts cirka tio kommuner. Utvärderings- och forskningsrapporter från projektet Innoveta har studerats. En facklig referensgrupp har träffats fyra gånger under utredningstiden. Formellt samråd kommer att ske sedan kommunstyrelsens ledningsutskott har ställt sig bakom förslagen. Förslag till beslut 1. Kommunstyrelsens ledningsutskott föreslår att kommunstyrelsen beslutar att remittera utredningen om kontaktcenter med bilagor till kommunens nämnder och bolag med önskat svar 2014-04-01. 2. Kommunstyrelsens ledningsutskott föreslår att kommunstyrelsen beslutar att uppdra åt stadskontoret att fortsätta med förberedelserna för ett kontaktcenter med planerad start 2015-02-01. 3. Kommunstyrelsens ledningsutskott föreslår att kommunstyrelsen beslutar att uppdrar åt samhällsbyggnadskontoret att förbereda lösningen av lokalfrågan enligt förslaget i utredningen med en planerad inflyttning 2014-12-01. Beslutsgång Kommunstyrelsen beslutar i enlighet med föreliggande förslag. Vid protokollet Mikael Petersson Justerat 2014-01-29 Ordförande Justerare Carl Fredrik Graf Anders Rosén
1(22) Bilaga nr 1 2013-08-21 Diarienummer: KS 2012/0412 Version: 1,0 Beslutsorgan: K-fullmäktige Staben Anders Bergenek/Catarina Eriksson Telefon: - E-post: anders.bergenek@halmstad.se catarina.eriksson@halmstad.se Bilaga 1 - Förslag till etablering av ett kommunalt kontaktcenter Innehåll 1 Uppdraget... 3 1.1 Beslut om uppdraget... 3 1.2 Mål... 3 1.3 Närliggande projekt... 4 1.3.1 Kultur- och värderingsprojektet... 4 1.3.2 Projektet kring e-förvaltning... 4 1.3.3 En väg in för näringslivet... 4 2 Allmänt om kontaktcenter... 5 2.1 Definition av begrepp... 5 2.2 Aktuellt läge... 5 2.2.1 Geografisk spridning... 5 2.2.2 Telefoni... 5 2.2.3 ROSA-modellen... 6 2.3 Effekter av kontaktcenter i andra kommuner... 7 3 Utveckling av kontaktcenter i Halmstads kommun... 8 3.1 Satsning på service... 8 3.2 Mål... 9 3.3 Omfattning... 9 1
3.4 Organisation och dimensionering... 9 3.4.1 Organisation... 9 3.4.2 Dimensionering... 10 3.5 Arbetssätt... 11 3.5.1 Invånare kontaktcenter... 11 3.5.2 kontaktcenter verksamhet... 12 3.5.3 Förändringar i rådhusets reception... 13 3.5.4 Service på Andersberg... 13 3.6 Rekrytering av personal... 13 3.7 Lokaler... 13 3.7.1 Olika lokalalternativ... 14 3.7.2 Förslag angående lokaler... 14 3.8 Telefoni... 15 3.9 IT-stöd... 15 3.9.1 Ärendehanteringssystem... 15 3.9.2 Callcenter system... 16 3.9.3 Schemaläggningssystem... 16 3.9.4 Besökshanteringssystem... 16 4 Ekonomi... 17 4.1 Investeringar... 17 4.2 Driftskostnader... 17 4.3 Intäkter inom befintlig ram... 18 4.4 Finansiering... 18 4.4.1 Modell för finansiering... 18 5 Övriga konsekvenser... 20 5.1 Konsekvenser i nuvarande organisation... 20 6 Kompletterande verksamheter... 20 6.1 Funktionen tillståndslots... 20 7 Genomförande och fortsatta utredningar... 21 7.1 Service i Oskarström och Getinge... 21 7.2 Förutsättningar för 24/7-myndighet... 21 7.3 Utvärdering av första halvårets drift... 22 7.4 Utvärdering av den förändrade kommunikationsfunktionen... 22 7.5 Utvärdering av utvecklingen av nya e-tjänster... 22 7.6 Utvärdering av effekterna för Konsument Halmstad med förändrad lokalisering 22 2
1 Uppdraget 1.1 Beslut om uppdraget I samband med en utredning om e-förvaltning (KS 2011/0594) beslutade kommunstyrelsen också att uppdra åt stadskontoret att ta fram förslag till utredningsuppdrag avseende upprättandet av ett kommunalt kontaktcenter dit invånare och företag ska kunna vända sig för att på ett samordnat sätt få personlig service liksom stöd/utbildning i att använda olika kommunala e-tjänster. I Planeringsdirektiv 2014-2016 förtydligas det här uppdraget under målområdet Demokrati och dialog : En kommun är till för sina invånare och dess verksamhet. Den ska så långt som möjligt vara organiserad utifrån medborgarnas behov av hjälp och stöd. Under 2012 färdigställdes en utredning om näringslivet i Halmstads kommun som bland annat ledde till att en tillståndslots inrättades. Nu vill vi gå vidare med att utveckla ett Contact center som ska kunna arbeta med att förstärka och förbättra servicen till kommunens invånare. Idag bedrivs det här arbetet inom ramen för varje nämnds ansvarsområde vilket kan leda till att invånare som behöver hjälp skickas runt mellan ett flertal olika förvaltningar. En samordnad verksamhet ska därför kunna finansieras genom att varje nämnd bidrar till detta inom befintliga ramar. För att det ska vara möjligt att kunna ta del av service och kunna vara med och påverka behöver invånare också information om vad som händer och varför. Därför är det även viktigt att alla verksamheter på ett systematiskt sätt arbetar med att berätta om planerade kommande planer och redogöra för vilka beslut som har tagits, varför de har tagits och på vilka sätt de kan komma att påverka den enskilde medborgaren. 1.2 Mål Mål för utredningen är: Ett samlat kontaktcenter ska upprättas i Halmstads kommun. Ur invånarnas perspektiv innebär det att det blir en väg in till kommunen. Begreppet kontaktcenter ska inkludera alla kanaler för kontakt med kommunen. Personalen ska rekryteras internt dock med beaktande kompetens och lämplighet. Personalkostnaderna finansieras inom kommunens totalram. Utredningen ska delas upp dels i en förstudie för att fastställa förutsättningarna, organisation med mera, dels i ett genomförandeprojekt där ett kontaktcenter byggs upp och nämndernas verksamhet kopplas ihop med kontaktcentret. 3
1.3 Närliggande projekt 1.3.1 Kultur- och värderingsprojektet Kulturprojektet är en del i arbetet att uppnå kommunens värdegrund och visionen om hemstaden, kunskapsstaden och upplevelsestaden. För att nå dit har Halmstads kommun under knappt två år redan arbetat med att utveckla personalens attityder och den kultur som finns i organisationen. Det handlar om att se kommunens verksamheter med invånarens perspektiv och som ett medel stärka medarbetares och förtroendevaldas engagemang, delaktighet och ansvarstagande. Arbetet med kultur och värderingar är tänkt att genomsyra alla nivåer och delar av kommunens organisation. På så sätt ska skapas en kultur, en anda som leder till bättre service till våra kommuninvånare och ett bra arbetsklimat för medarbetarna. Att utveckla mötet med invånarna genom ett kontaktcenter är en naturlig och logisk åtgärd för att förverkliga de idéer som kultur- och värderingsprojektet vilar på. 1.3.2 Projektet kring e-förvaltning Formerna för att tillhandahåla service utvecklas mycket snabbt med stöd av IT-tekniken. Allt fler personer förväntar sig med att via sin dator eller telefon hantera sitt personliga behov av service. Kommunerna har när det gäller e-tjänster inte kommit lika långt som handeln, bankerna eller flera statliga myndigheter. I rapporten Är e-förvaltning ett sätt att höja servicenivån (KS2011/0594) påtalar man betydelsen av ett kontaktcenter för utveckling mot e-förvaltning. Som ett komplement till de samlade e-tjänsterna rekommenderas att man upprättar ett servicecenter en samlad plats dit företag och invånare kan uppsöka kommunen för personlig kontakt för alla områden inom kommunens portfölj av serviceåtaganden. Om man vill ersätta alla kanaler och gå över till elektroniska flöden till 100 procent är ett servicecenter ett måste. Målet är att så mycket av kommunens service som möjligt ska bli digital. Detta är helt i linje med idén bakom ett kontaktcenter. Genom smarta e-tjänster och bra kommunikation ska invånarna själva kunna hantera sin kommunala service. Antalet besök eller telefonkontakter in till kontaktcentret ska över åren minska. Ett utbud av e-tjänster måste emellertid kombineras med möjligheter till personligt stöd och rådgivning samt hjälp till personer som inte har tillgång till dator. Den statistik som skapas i kontaktcentret blir en utmärkt kunskapskälla för att kunna bedöma vilka e-tjänster som är motiverade att utveckla eller vad som behöver kommuniceras. 1.3.3 En väg in för näringslivet Halmstads kommun och Halmstads Näringslivs AB arbetar gemensamt för att skapa ett bra företagsklimat i Halmstad. Arbetet har utvecklats ytterligare efter den stora näringslivsutredning som genomfördes 2011-2012. 4
I de här sammanhangen talas idag om Halmstads Big Five. Här ingår bland annat att underlätta myndighetskontakterna för företagarna genom en tillståndslots. En annan punkt är att skapa en anda av service som ska genomsyra alla kontakter med företagarna. I praktiken innebär de nya arbetsformerna att kommunen vad gäller näringslivet arbetar enligt principen om en väg in. Ett kommande kontaktcenter utgår från samma grundidé och vidgar tillämpningen att gälla även invånarna. 2 Allmänt om kontaktcenter 2.1 Definition av begrepp Medborgarkontor innebär en fysisk mötesplats som där flera funktioner tar emot personliga besök. Telefonväxel är en funktion som kopplar vidare inkommande samtal till lämplig person. Ett call center tar via telefon emot och hanterar frågor av standardtyp. Med kontaktcenter avses i den här utredningen en knutpunkt för invånare, företagare och besökare för alla kontakter med kommunen oavsett om de sker via digitala kanaler, brev, telefoni eller personliga besök. Kontaktcenter kallas i andra kommuner också för kundtjänst eller kundcenter. 2.2 Aktuellt läge 2.2.1 Geografisk spridning Som invånare måste man idag kunna orientera sig om vilken förvaltning som har hand om en viss verksamhet som man vill komma i kontakt med. Gäller behovet att göra ett personligt besök så är förvaltningarna spridda på knappt tio olika platser i kommunen. Det kan också vara så att besöket bör ske på ett distriktskontor eller liknande. De kan i så fall vara placerade på ytterligare fler platser. Halmstads kommun som organisation möter sina invånare på ett splittrat sätt. Beroende på vilken verksamhet man söker finns det flera vägar in. 2.2.2 Telefoni I de mätningar av samtal som har gjorts via Halmstads kommuns televäxel (035-137000) i samband med SKLs undersökning Kommunens kvalitet i korthet har endast 37 % av de som ringt in fått kontakt med en handläggare vid första försöket. Samtalen har resulterat i antingen hänvisning eller ej svar. Nedanstående tabell visar på samma sätt tillgängligheten på ca 2 500 direktnummer via Halmstads kommuns huvudväxel uppdelat per verksamhet. Mätningen är utförd mellan 2013-11-11 2013-11-15. Under denna vecka registrerades 31 482 inkommande samtal 5
varav 20 318 av dessa resulterade i uteblivet svar. Det innebär att 35 % av de som ringt in fått kontakt med en handläggare vid första försöket. I mätningen har samtal vidarekopplade till mobiltelefon registrerats som ej svar. Det innebär att tillgängligheten kan vara något högre än vad tabellen visar men ändå anses spegla resultatet från SKLs undersökning. 2.2.3 ROSA-modellen ROSA står för Rationell Organisation av Service Administration. Metoden är från början utvecklad av Danska kommunförbundet och används i Sverige sedan början av 90-talet. ROSA är en metod för att kartlägga, analysera och utveckla organisations invånarorienterade dialog och tjänster. Den är ett verktyg i förändringarbete som syftar till att förbättra och öka tillgänglighet till service, kvalitetssäkra processer och effektivisera ärendegrupper. Modellen utgår från att alla frågor och/eller ärenden som kommer in till en kommun går att klassa inom följande grupper: 1. Information/upplysning 2. Vägledning/rådgivning 3. Administrativa förberedelser 4. Rutinmässig och regelstyrd handläggning och beslut 5. Verksamhetsspecifika förberedelser (utredningar) 6. Värderande handläggning Erfarenheterna visar att upp till 80 % av alla inkommande frågor går att klassa grupperna 1-4. De kan med fördel hanteras i ett kontaktcenter. 6
2.3 Effekter av kontaktcenter i andra kommuner Flera av Sveriges kommuner har redan infört kontaktcenter. Många håller på att göra det. Erfarenheter beträffande beslut och genomförande är följande: Tidsperioden mellan beslut och genomförande är viktig och kräver omfattande förberedelser. Verksamheterna ska bestämma och beskriva de frågor och ärenden som ska hanteras i kontaktcentret. Personal ska rekryteras utbildas och övas. IT-stöd ska upphandlas. Lokal ska iordningställas och tekniskt stöd installeras. Informationskampanjer om kontaktcentret ska genomföras. Det förefaller bättre att starta i stor skala. Utvecklingen bedöms ha gått fortare och varit mer framgångsrik i kommuner som låtit alla verksamheter kopplas till kontaktcentret. När bara vissa verksamheter kopplas till kontaktcentret blir begreppet otydligt för invånarna. Likaså kan det vara svårt att motivera de utanförstående att gå med. Av samma anledning är det en fördel att alla frågor om information, rådgivning och förberedande hantering (exv. lämna ut blanketter) ses som obligatoriska att koppla till kontaktcentret. Inrättande av ett kontaktcenter ger påtagliga effekter i kommunerna. Telefonsamtalen kommer fram och hanteras i cirka 90 % av fallen att jämföra med 43 % i en normal kommunal växel. Antalet telefonsamtal minskar bland annat eftersom det räcker med ett samtal för att få resultat. Längden på samtalen minskar också med upp till 50 % genom personalens skicklighet i att leda samtalen och förekomsten av talmanuskript. Personliga besök i kontaktcentret är relativt få. De som kontaktar kontaktcentret får en mer lik behandling. Cirka 70 % av frågorna i ett kontaktcenter kan hanteras direkt. Resterande kräver koppling till handläggare med särskild kompetens. Kundnöjdheten i uppföljningar brukar visa på höga resultat. De som arbetar i verksamheten får en mer ostörd arbetsmiljö och kan höja sin prestationsnivå. Verksamheten i ett kontaktcenter dokumenteras och bidrar starkt till verksamhetens utveckling. Frågorna som ställs uppenbarar ofta brister i verksamheten som kan rättas till. Erfarenheterna påskyndar kvalitetsutvecklingen som då mer en tidigare blir efterfrågestyrd. Frågorna som ställs uppenbarar också ofta brister i kommunikationen. Det innebär att också den kan utvecklas till att bli alltmer efterfrågestyrd. Kontaktcenter sätter stort fokus på webbplatsen och dess utveckling. Det uppstår ett samspel mellan de här faktorerna där kontaktcentret bidrar till utvecklad e-förvaltning, bättre verksamhetskvalitet och kommunikation som i sin tur bidrar till att minska behovet av att kontakta kontaktcentret. Ett kontaktcenter ger utåt en samlad bild av organisationen. Man möter på scenen sina invånare som X-stads kommun. Hur det ser ut bakom scenen ska 7
invånaren inte behöva känna till eller funderara över. På det här sättet bryts stuprörstänkandet ner och ersätts av ett helhetsperspektiv, något som svenska kommuner i allmänhet eftersträvar. Ett framgångsrikt kontaktcenter skapar ett erfarenhetsmaterial som utgår från kontaktvägen utifrån-in, det vill säga invånarens perspektiv. Traditionellt ligger fokus i administration och ledning av en kommun mer på inre processer inom styrning, ekonomi och HR. Kontaktcenter bidrar på så sätt till en ökad kundorientering. 3 Utveckling av kontaktcenter i Halmstads kommun 3.1 Satsning på service En kommuns uppgift är att ge service till invånarna så effektivt som möjligt. Efter etablering av ett kontaktcenter görs detta på tre olika vägar. 1. Självservice för invånaren genom e-servicetjänster och information på kommunens webbplats. 2. Kontakt med kommunens kontaktcenter via telefoni, meddelande eller personligt besök. 3. Kontakt med handläggare på en förvaltning eller ett bolag. Att skapa ett kontaktcenter ska ses som ett projekt för att ge bättre service. Utmaningen ligger i att skapa en stark servicekultur som omfattar alla kommunens anställda. Ord som enkelt, snabbt och vänligt beskriver hur kontakten med en kommun idealt bör vara. Enkel är ett nyckelord. Människor har idag vant sig vid att kunna hantera frågor med myndigheter digitalt. Bankerna och Skatteverket är exempel på organisationer som har kommit långt i det här avseendet. E-service har fördelen att fungera dygnets alla timmar. Detsamma gäller och webbplatser där information ska kunna inhämtas. Samtidigt som utvecklingen mot digitala servicekanaler går fort finns emellertid också ett behov från invånargrupper att få också personlig service. Kontaktcentret ska göra kontakterna med kommunen enkla för alla grupper. Snabb är en viktig kundrelaterad kvalitetsfaktor. Långa väntetider sänker upplevelsen av kvalitet i en tjänst. Detta blir extra uttalat då information till och med saknas om när en fråga kan väntas bli behandlad. Kontaktcenter skapar möjlighet till snabbare handläggning både i centret och i verksamheten. Det skapar också möjlighet att bättre tydliggöra och följa upp olika serviceåtaganden. Begreppet vänlig sammanfattar det engagemang som ska finnas i mötet mellan kommun och invånare. Det knyter an till Halmstads kommuns vision om hemstaden ett ställe där människor möts med trygghet, respekt och kärlek. 8
3.2 Mål Ett kontaktcenter i Halmstads kommun ska uppnå följande: Minst 70 % av frågorna ska kunna avslutas i den första kontakten (få svar direkt). 100 % av telefonsamtalen ska besvaras. Kötider ska inte överstiga två minuter. Antalet telefonsamtal till kommunen ska minska med minst 20 % på två år. Mer än 90 % av tillfrågade ska uppleva bemötandet i kontaktcentret som vänligt. Grundfilosofin i kontaktcentret är en väg in. Det ska hantera kontakter via: E-service där det är lämpligt. Digitala kanaler som e-post, Facebook, Twitter och liknande. Telefoni. Personliga besök. Detta betyder att andra kontaktvägar ska begränsas. Telefonnummer till tjänstemän eller verksamheter ska inte kommuniceras ut på webbplatsen. Kontaktvägen in är via kontaktcentret på de kanaler som anges ovan. 3.3 Omfattning Samtliga nämnders verksamhet föreslås omfattas av inrättandet av ett kontaktcenter. Detsamma gäller de kommunala bolag som har sin telefoni kopplad till kommunens växel. För nämnderna är det obligatoriskt att använda kontaktcentret för ärenden som rör information, rådgivning och förberedande handläggning (lämna ut blanketter och motsvarande). För vart och ett av de kommunala bolagen, som ingår i växeln, behöver fastställas vilka ärenden som är lämpliga att handlägga i kontaktcentret. Halmstads Fastighets AB och Halmstad Energi och Miljö AB har idag egna växlar och kontaktcentra. De föreslås inte beröras i förslaget vilket överensstämmer med vad som är vanligt i andra kommuner. Detsamma gäller Hallands Hamnar AB som idag också har egen växel. Principen om en väg in får dock inte brytas. Ringer en invånare till något av dessa bolag med en fråga av allmän kommunal karaktär, ska de kopplas vidare till kontaktcentret, inte hänvisas att ringa ett annat nummer. Samma princip gäller i den andra riktningen. Ringer en invånare kontaktcentret med en fråga som rör något av dessa bolag, ska samtalet kopplas vidare till bolaget. 3.4 Organisation och dimensionering 3.4.1 Organisation Det finns två alternativ till organisatorisk placering av ett kontaktcenter. Det ena är kommunstyrelsen. För det alternativet talar: 9
kommunstyrelsens samordnande roll med de befogenheter som den medför närheten till kommunikations- kvalitets och de strategiska IT-frågorna. Mot det alternativet talar att kommunstyrelsen inte ska ansvara för omfattande operativ verksamhet. Det andra alternativet till organisatorisk tillhörighet är servicenämnden. För det alternativet talar: En hög grad av kunnande kring att utveckla just service. Kompetens inom telefoni samt IT. Mot alternativet talar att servicenämnden relativt kommunstyrelsens har en svagare styrande roll. Stadskontoret föreslår att Halmstads kommuns kontaktcenter organiseras som en del i servicekontoret. Dels finns här en bred kompetens inom service och telefoni, dels ska kommunstyrelsen inte belastas med omfattande operativ verksamhet. Under uppbyggnaden av kontaktcentret föreslås kommunstyrelsen emellertid ansvara för verksamheten och projektledningen föreslås kopplas till stadskontoret. Kommunstyrelsen har en bred samordnande roll och därmed enklare att vid behov ställa krav på övriga verksamheter. Kontaktcentret föreslås överföras till servicenämnden 2016-01-01. Vid intervjuer med förvaltnings- och bolagschefer har förts fram en idé att inrätta en styrgrupp för kontaktcentret bestående av till exempel kommunchef samt en förvaltningschef hämtad från var och en av ärendegrupperna i kontaktcentret. I en sådan grupp bör även förvaltningschefen på servicekontoret ingå. Stadskontoret bedömer att detta är en god idé för att närmare koppla förvaltningarna till kontaktcentret. 3.4.2 Dimensionering Bemanning i Halmstads kommuns kontaktcenter Chef 1,00 Administratör 1,00 Servicevägledare (varav teamledare) 25,00 (3 x 0,5) Webbredaktörer/servicevägledare + IT 4,00 Kommuner i Halmstads storlek som har studerats i samband med utredningen har haft en bemanning mellan 20-35 årsarbetare. Storleken beror självklart mycket på hur omfattande uppdraget är definierat. Dimensioneringen är baserad på: En samtalsvolym på 26 000 samtal 10
50 % av volymen utgöt koppling av samtal som i genomsnitt tar 30 sekunder. 50 % av volymen är hantering av frågor som i genomsnitt tar 240 sekunder. Väntetiden för inkommande samtal ska inte överstiga 60 sekunder. Ett kontaktcenter i Halmstads kommun beräknas fullt utbyggt behöva bestå av 31 årsarbetare. 25 av dem (servicevägledare) ska sköta telefoni och en kommungemensam reception. De ska delas in i tre ärendegrupper. I varje ärendegrupp föreslås finnas en teamledare på halvtid, bland annat med uppgift att sköta kontakterna med verksamheten, utvecklingen av svarsmallar och liknande. Tre webbredaktörer, en per ärendegrupp, ska arbeta som en webbredaktion knuten till ärendegrupperna i kontaktcentret. Deras uppgift ska vara att ständigt uppdatera och anpassa kommunens webbplats utifrån den kundefterfrågan som kommer fram i kontaktcentret. Vid behov ska de också kunna arbeta med att uppdatera och anpassa kommunens intranät så att också det ger ett effektivt informationsstöd till servicevägledarana. Dessa personer kan också erbjuda en reservkapacitet vid hög belastning på kontaktcentrat. Ytterligare en administratör är utvecklings- och systemansvarig för telefonin och kontaktcentrets eget IT-stöd. Kontaktcentret ska ledas av en chef med ansvar för verksamheten, dess utveckling, resultat, ekonomi och personal. Ytterligare en administratör behövs för att hantera daglig ledning, utbildning och schemaläggning. 3.5 Arbetssätt 3.5.1 Invånare kontaktcenter Införandet av ett kontaktcenter innebär för invånare och företag förändrad kontakt med kommunen enligt följande: En väg in till Halmstads kommun är en förändring av invånarnas och företagens sätt att kontakta kommunen per telefon. Det är inte helt problemfritt att minska möjligheten att ringa direkt till handläggare inom respektive verksamhet. Dock har erfarenheter av tillämpningen av den här principen i andra kommuner visat att tillgängligheten ökar och därmed också kundnöjdheten. Det gäller i detta fall att vara uthållig då det kommer att resultera i kritik inledningsvis. Varje inkommande fråga/ärende besvaras. Många ärenden löser kontaktcentret direkt. De ärenden som inte kontaktcentret kan svara på skickas vidare till överenskommen handläggare inom verksamheten. Kontaktcentret har via ärendehanteringssystemet hela tiden kontroll över ärendet och kan bevaka handläggningstider. Från kommunens servicevägledare ska invånare och företag kunna förvänta sig ett vänligt, respektfullt och välkommet bemötande samt: Tydliga besked Bra hjälp till självhjälp Råd och tips Gemensam proaktiv problemlösning 11
Att få ett nej på ett förståeligt sätt Snabba, enkla och förståeliga svar Att ge realistiska svar om väntetider etc. Tydlig bild över hur ärendet handläggs Kvalitetssäkrade och lika svar oavsett vem som ringer Att få svar om när man kan räkna med återkoppling Tydliga besked om när handläggare kan nås Hjälp med blanketter och ansökningar mm Detta innebär att det måste ställas höga krav på servicevägledarnas kompetens inom service och bemötande. 3.5.2 kontaktcenter verksamhet Införandet av kontaktcenter medför en stor omställning av den kommunala verksamheten och dess arbetssätt. Verktygen för samarbetet är: Leverensöverenskommelse, som fastställer servicenivå och åtagande mellan förvaltning/bolag och kontaktcenter Ärendelista och ärendeunderlag, en bilaga till leveransöverenskommelsen Checklistor för hur ärendena ska hanteras, ingår i ärendeunderlag Kunskapsdatabas med information om ärendet Webbplatsens information Utbildning av servicevägledare Regelbundna och täta möten med kontaktcentret och förvaltningar/bolag. Varje förvaltning/bolag har en utsedd kontaktperson i kontaktcentret. Tvärtom gäller också. Dessa ansvarar för att sprida snabb information till servicevägledarna i kontaktcentret. Leveransöverenskommelsen skrivs mellan verksamhetschef och kontaktcenterchefen. Överenskommelsen uppdateras en gång per år, medan ärende- och checklistorna ska kunna uppdateras löpande. Ändring av ärendeunderlag ska alltid godkännas av ansvarig chef i verksamheten eller av denne särskilt utsedd person. Överenskommelsen mellan kontaktcentret och förvaltning/bolag ska bl a beskriva: Ansvarsförhållanden mellan kontaktcentret och förvaltning/bolag (kontaktcentrets och förvaltningens åtaganden) Tillgänglighet och servicemål Ärendeprocessen, dvs. hur ärenden ska hanteras, inom vilken tidsram och med vilka kvalitetskrav. Uppföljning och uppdatering Finansiering Kontaktpersoner på förvaltning/bolag och kontaktcenter Arbetet med att definiera rutiner och processer för ovan hanteras i ett av delprojekten i genomförandet, se bilaga 4. 12
3.5.3 Förändringar i rådhusets reception Rådhusets reception föreslås bli en del i kommunens framtida kontaktcenter. I första hand innebär det att kommunens invånare och företag som ska få service från receptionen. Kontaktcentrets servicevägledare schemaläggs till att alternera mellan att ge service per telefon och via Rådhusets reception. I och med detta föreslås ett automatiserat självbetjäningssystem för att hantera andra besökare till rådhuset och på så sätt avlasta receptionisterna. Idag är det ca 70-100 besök om dagen till Rådhusets handläggare. Dessa hanteras manuellt via receptionen, det vill säga inskrivning, utskrivning av besöksbricka, incheckning, information om besök till handläggaren och utcheckning. De besök som ska till en given handläggare ska i fortsättningen använda sig av självbetjäningssystemet och kontaktcentrets receptionister ska i första hand koncentrera sig på kontaktcentrets egna besökare. 3.5.4 Service på Andersberg Medborgarservice på Andersberg arbetar bland annat med att stödja invånarna där i deras kontakter med myndigheter, både kommunala och andra. Den verksamheten ingår i Konsument Halmstad med kulturnämnden som ansvarig nämnd. Det finns ett stort värde i att denna verksamhet är placerad på Andersberg. Den föreslås därför inte integreras med kontaktcentret utan i framtiden ses som en filial. Personalen i receptionen på medborgarservice föreslås ges samma utbildning och ITstöd som kontaktcentrets servicevägledare. Detta bedöms kunna utveckla verksamheten i medborgarservice ytterligare ett steg. 3.6 Rekrytering av personal Rekrytering vid starten i första hand ske genom internrekrytering. Det innebär att man tar till vara den gedigna kommunala kompetens som idag finns i organisationen. Dessutom innebär en intern rekrytering att nämndernas omställningskostnader minskar. Det är ingen självklarhet att den som i dagens organisation sköter serviceuppgifter direkt kan gå över till kontaktcentret. För detta krävs att personen uppfyller den kravprofil som gäller. Beroende på vilka ärenden som ska handläggas kan de formella kompetenskraven variera mellan olika ärendegrupper. Gemensamma krav är dock en uttalad servicekänsla, flexibilitet och stresstålighet. 3.7 Lokaler Ett kontaktcenter ska ha bra tillgänglighet även vid besök. En central lokalisering för själva besöksdelen är en förutsättning. Det ska kännas enkelt för invånarna att hitta kontaktcentret och miljön ska upplevas som attraktiv och representativ för kommunen. Arbetslokalerna ska vara inbjudande och väl anpassade till verksamheten som ska bedrivas. De bör vara utformade så att de medger arbete i öppna aktivitetsbaserade 13
landskap. Kontaktcentrets ärendegrupper ska sitta i direkt anslutning till varandra och vara placerade så att de har tillgång till varandra på ett enkelt sätt. I och med denna lösning är det viktigt med god akustik så att risken att störas av varandras tal minimeras. I de delar det förekommer landskap ska det gå att använda material som absorberar och dämpar ljud, exempelvis textilier, absorberande skärmar och takabsorbenter. Det kan även förekomma mjuka mattor, framförallt i gångstråk. Eftersom kontaktcentret kommer att ta över växelfunktionen samt ska kunna fungera som kommunens upplysningsfunktion i händelse av kris, måste reservkraft finnas att tillgå. Det ska även vara möjligt att säkra upp kommunikationen mellan kontaktcentret, rådhuset och Länssjukhuset i Halmstad där växeln är placerad. Lokalerna ska ha god ventilation och ett bra inomhusklimat. Det är viktigt att skapa en attraktiv arbetsplats för kontaktcentrets personal. 3.7.1 Olika lokalalternativ Vid intervjuer framhåller de flesta att rådhuset är den mest naturliga platsen för ett kontaktcenter. Det är där som invånarna sannolikt spontant förväntar sig att finna en sådan verksamhet. Ett alternativ som har nämnts är stadsbiblioteket. Exempel finns också i andra kommuner på att man placerat kontaktcentret på bibliotek vilket har varit framgångsrikt. Lokalerna i Halmstad är mycket attraktiva men förslaget faller på att biblioteksverksamheten skulle få begränsas avsevärt om ett kontaktcenter tillsammans med Konsument Halmstad skulle förläggas där. Ytterligare ett förslag är Halmstads Teater. Här är dock lokalerna för receptionen och Konsument Halmstad mindre lämpliga. Förslag har också förts fram att kontaktcentret kan använda sig av lediga lokaler i Halmstads centrum. De måste i så fall tillgodose de krav som bör ställas vad gäller enkelhet att hitta och använda för invånarna och möjligheter till bra arbetsförhållanden för personalen. 3.7.2 Förslag angående lokaler Sett ur ett invånarperspektiv är rådhuset den bästa placeringen av ett kontaktcenter tillsammans med Konsument Halmstad. För rådhuset talar: Dess centrala placering. Det är lätt att hitta. Här finns parkering. Placeringens logik utifrån ett invånarperspektiv. Det är sannolikt här man skulle spontant söka sig för att hitta ett kontaktcenter. Det är möjligt att skapa attraktiva och levande miljöer i rådhuset vars entré via stora fönsterutor dessutom är mycket transparent. Närheten till politiken som tydliggör kommunen som en demokratisk organisation. Rådhuset behöver oavsett kontaktcentrets placering ha en reception. Att lägga kontaktcentrets besöksdel på annan plats skulle skapa en otydlig situation i förhållande till invånarna om vilken som är den enda vägen in till kommunen. Reservkraft finns. 14
Stadskontoret förordar att kontaktcentret och Konsument Halmstad flyttar till rådhuset (se förslag på utformning av lokaler i bilaga 5). Detta kommer på ett positivt sätt att ändra upplevelsen av rådhuset ur ett invånarperspektiv. Kontaktcentret tillsammans med Konsument Halmstad skapar en mer livlig och spännande miljö i entrén än vad den är idag. Rådhusets identitet som förvaltningsbyggnad skulle gradvis ändras mot att bli mer av en servicebyggnad. Det bedöms positivt och viktigt att satsningen på förbättrad service på ett så här tydligt sätt avspeglas utåt. 3.8 Telefoni Kontaktcentret ersätter den befintliga telefonväxeln. Från kontaktcentrets start hänvisas alla invånare och företag till kontaktcentret som därmed tar över numret till Halmstads kommuns huvudväxel 035-13 70 00. Enligt mätningen i avsnitt 2.2.2 Telefoni får endast 37 % av de som ringer i kontakt med handläggare. För att säkerställa tillgängligheten i hela kontakten från invånare till handläggare ska samtliga handläggare som är kopplade till ärenden som hanteras av kontaktcentret, och med behov av en mobiltelefon, ha en så kallad mobil växelanknytning. Det innebär att mobiltelefonen blir integrerad med växeln och att kontaktcentret kan se om handläggaren är upptagen i telefon eller när han/hon är tillgänglig igen efter möte. Med denna lösning är det möjligt att göra full uppföljning av handläggarnas tillgänglighet. De samtal som inte besvaras av handläggaren efter ett bestämt antal signaler ska med automatik kopplas till kontaktcentret. I och med detta säkerställs det att den som ringer in alltid får ett svar och att tillgängligheten ökar vid de tillfällen samtalen går direkt ut till handläggaren. 3.9 IT-stöd 3.9.1 Ärendehanteringssystem I kontaktcentret ska det finnas ett bra ärendestöd som hjälper till att organisera arbetet och som ger kunskap och statistik om i vilka ärenden och med vilken frekvens kunder/invånare vänder sig till kommunen. Funktioner som system för kontaktcenter minst ska innehålla är: Ta emot och styra de inkommande samtalen, e-post, chatt med mera så att de hamnar i rätt ärendegrupp i kontaktcentret. Dokumentation av kundkontakten och av ärenden. Det ska gå att ta emot, hantera och följa upp ärenden som kommer in, ta fram rapporter och statistik. Flödeshantering av ärenden, det vill säga en funktion som kan hantera vidarebefordring av ärenden till verksamheten och därefter återkoppling till invånare och kontaktcenter. Kunskapsbank för att samla kunskap, checklistor och talmanus gällande alla ärenden som kontaktcenteret hanterar. Det är denna kunskapsbank som säkerställer svarskvaliteten, det vill säga att alla servicevägledare alltid ger samma svar. 15
Funktion för att stödja schemaläggning av kontaktcentrets personal, där hänsyn tas till den mängd samtal som kommer in vid olika tider. Detta är absolut nödvändigt för att det ska gå att anpassa bemanningen så att rätt servicenivå kan garanteras gentemot kunder/invånare. Ovan nämnda funktioner ska stödja de processer som kontaktcenteret hanterar och ge information och kontroll över de ärenden som kommer in från kunder/invånare. Informationen ska ligga till grund för uppföljning av mål och nyckeltal, statistik (antalet inkomna ärenden, handläggningstider och svarstider), samt ge kunskap om utvecklingsområden. Kontaktcentret har också behov av att ha tillgång till olika verksamhetssystem för att kunna svara på statusfrågor och eventuellt även registrera/komplettera ärenden. Befintliga IT-stöd i Halmstads kommun har inventerats och inget av dem är i befintlig utformning tillräckligt bra för att ge ett tillräckligt bra stöd i ett kontaktcenter. Stadskontoret föreslår att en kravspecifikation för ett IT-stöd till kontaktcentret utarbetas så snart som möjligt och att en upphandling av system startar direkt efter ett positivt beslut i kommunfullmäktige. Vid utarbetande av underlag för de ärenden, som ska hanteras i kontaktcentret, ska även behovet av åtkomst till verksamhetssystem analyseras. 3.9.2 Callcenter system Ett Callcentersystem används för att bygga upp köer och menystyrningar. Detta gör att det går att ha fler svarsmenyer än ärendegrupper med servicevägledare. Varje svarsmeny är i sin tur kopplad till servicevägledare med kompetens att svara inom det specifika området. Denna funktion kallas för kompetensstyrning och innebär att systemet med automatik kan styra inkommande samtal och fördela dessa till de handläggarna i kontaktcentret som har bäst kompetens inom det efterfrågade området. Vid hög belastning kan samtalen styras till en annan servicevägledare som har en godkänd men lägre kompetens inom samma område. Detta medför förbättrad tillgänglighet och kundservice och förkortar även tiden för samtalshantering. Det leder till bättre produktivitet och resursutnyttjande. 3.9.3 Schemaläggningssystem För att kunna garantera tillgängligheten för invånare och företag krävs ett avancerat schemaläggningssystem som är baserat på de samtalsströmmar som kommer in till kontaktcentret. Schemaläggningssystemet ska vara integrerat med Callcentersystemet så att den samtalsstatistiken kan användas för schemaläggning och prognostisering. 3.9.4 Besökshanteringssystem Ett självbetjäningssystem till Rådhusets reception kan ta hand om hela flödet i samband med besök från kontakt till direktkommunikation med handläggaren, inskrivning, utskrivning av besöksbricka samt utcheckning. Med denna lösning får Rådhuset en innovativt och modernt mottagande med förhöjd servicenivå. 16
4 Ekonomi 4.1 Investeringar Investeringar 2014 Kontorsutrustning IT-stöd Summa 1 000 000 kr 1 150 000 kr 2 150 000 kr Investeringarna ovan är kostnader för anskaffning och konsulttjänster gällande ITsystem samt kontorsutrustning och inredning. Eventuella verksamhetsanpassningar av lokaler innefattas inte av dessa investeringskostnader. 4.2 Driftskostnader Driftkostnader 2014 2015 Personalkostnader -1 123 000 kr -14 649 000 kr Ledning -374 000 kr -1 497 000 kr Projektkostnader 1-2 440 000 kr -1 000 000 kr Lokalkostnader -120 000 kr -1 450 000 kr Utbildning -230 000 kr -310 000 kr Verksamhetskostnader -210 000 kr -1 029 000 kr IT-stöd och telefoni -303 000 kr -800 000 kr Marknadsföring, kommunikation och kundundersökningar -200 000 kr -200 000 kr Avskrivningar/internränta 0 kr -463 000 kr Summa -5 000 000 kr -21 398 000 kr 1 Projektkostnaderna för 2014 innefattar även det i projektet upplupna kostnaderna under förstudiearbetet 2013. Inför 2016 kommer projektkostnaden att upphöra. 17
4.3 Intäkter inom befintlig ram Intäkter 2014 2015 Från verksamheten 5 000 000 kr 2 0 kr Driftsbidrag telefonisttjänst Budgeterade medel telefonisttjänst (ersättning från verksamheten) Budgeterade medel rådhusets reception (ersättning från verksamheten) 1 450 000 kr 778 000 kr 1 151 000 kr Summa 5 000 000 kr 3 379 000 kr 4.4 Finansiering Finansieringen sker genom omfördelning av befintliga anslag. Intäkter 2014 2015 Kostnader för kontaktcenter -5 000 000 kr -21 398 000 kr Befintliga intäkter inom ram 5 000 000 kr 3 378 000 kr Summa kostnader att omfördela 0 kr -18 020 000 kr 4.4.1 Modell för finansiering Modellen för finansering som föreslås är att 50 % av kostnaderna fördelas utefter antalet samtal per verksamhet. Dessa mäts på samtliga direktnummer oavsett om de går via kontaktcentret eller inte och representerar telefonisttjänsten. I tabellen på följande sida visas de verkliga samtalsflödena per verksamhet mellan 2013-01-01 2013-10-31. Övriga 50 % fördelas utifrån antal ärenden som hanteras i kontaktcentret samt den tid dessa ärenden tar. Sådana uppgifter saknas i Halmstad inför 2015 eftersom verksamheten inte har startat. I tabellen har antalet servicevägledare uppskattats utifrån hur ärendefördelningen ser ut i Skellefteå. De kommunala bolagens ärenden är dock inte med i statistiken från Skellefteå. Sannolikt kommer fördelningen mellan verksamheterna att förändras något då de berörda bolagens ärenden läggs till. 2 Intäkter från verksamheterna 250 000 kr/st. 18
Tabellen visar således en preliminär uppskattning av hur kostnadsfördelningen kan komma att göras inför 2015, det vill säga hur verksamheternas anslag kan påverkas vid införandet av ett kontaktcenter. Verksamhet Samtal Servicevägledare Nettokostnad 3 Byggnadskontoret 31 825 1,5 644 000 kr Barn- och ungdomsförvaltningen 266 347 5,0 4 183 000 kr Fastighetskontoret 12 585 0,2 29 000 kr Halmstad & Co 16 221 0,0 132 000 kr Hemvårdsförvaltningen 270 297 4,0 3 816 000 kr Halmstad Näringslivs AB 2 269 0,0 18 000 kr Halmstad stadsnät AB 12 164 0,0 99 000 kr Kulturförvaltningen 34 288 1,5 880 000 kr Miljö- och hälsoskyddskontoret 9 881 1,0 320 000 kr Räddningstjänsten 3 300 0,2 108 000 kr Servicekontoret 36 482 0,2 379 000 kr Samhällsbyggnadskontoret 13 337 1,0 334 000 kr Socialförvaltningen 142 611 3,0 2 368 000 kr Stadskontoret 76 607 1,4 741 000 kr Teknik och fritidsförvaltningen 79 569 4,0 2 249 000 kr Utbilnings- och arbetsmarknadsförvaltningen 112 290 2,0 1 720 000 kr Summa 1 120 073 25,0 18 020 000 kr Erfarenheter från andra kommuner visar att efter relativt kort tid i drift går det att samla statistik som är representativ för helåret. I genomförandeprojektet är det viktigt att stödsystemen för att erhålla denna statistik är på plats innan driftstart och utformas så att det blir ett stöd för kostnadsfördelningen per verksamhet. 3 Uppskattad kostnad 2015 19
5 Övriga konsekvenser 5.1 Konsekvenser i nuvarande organisation Servicekontorets receptions- och växelfunktioner föreslås ingå i det kommande kontaktcentret. Det innebär att de avvecklas i sin nuvarande organisation. Personalbudgeten i kontaktcentret ska finansieras inom ram. Det innebär att respektive förvaltning får en omfördelningskostnad som motsvarar deras volym i det kommande kontaktcentret. Samtliga berörda verksamheter ska därför se över den egna organisationen och bemanningen. Ett kontaktcenter i kombination med en satsning på ökad e-förvaltning kommer att ställa nya krav på kommunens kommunikationsfunktion. Dessa bedöms inte kunna tillgodoses tillfredsställande i den nuvarande organisationen. Förslag till ändrad organisation för kommunikationsfunktionen redovisas i bilaga 2. En särskild bedömning av arbetsmiljökonsekvenserna görs tillsammans med de fackliga organisationerna inför det formella samrådet. 6 Kompletterande verksamheter 6.1 Funktionen tillståndslots Funktionen tillståndslots är tänkt att hjälpa företag i deras myndighetskontakter med kommunen. Den ingår kommunens totala servicepaket till företagarna utifrån konceptet en väg in där också Halmstads Näringslivs AB spelar en viktig roll. Tillståndslotsen ska enligt beslut i kommunfullmäktige 2012 ha följande uppgifter: 1. Information till företagare om de olika myndighetsprocesserna, deras förutsättningar, handläggningstider, avgifter med mera. 2. Samordning av ansökningar. 3. Lämnande av prognos för handläggningstider. 4. Samordning av de olika förvaltningarnas/bolagens arbete när det gäller aktuella ärenden där företagslotsen är inblandad. 5. Detta kan innebära att arrangera ett gemensamt möte mellan företagaren och berörda förvaltningar/bolag. 6. Ha ett identifieringssystem för ärenden så att de kan följas/bevakas i de olika förvaltningarnas/bolagens handläggningsprocess. 7. Information till den tillståndssökande företagaren om hur ärendet fortskrider. Funktionen tillståndslots har använts och uppskattats sedan den inrättades 2013. Fokus har legat på punkterna 1 och 5 ovan. Tillståndslotsen har ett värde som stöd till företag som söker olika tillstånd. Likaså bidrar den till att kommunens attraktivitet ur företagens synvinkel. Mycket av tillståndslotsens arbete har legat på att hantera uppkomna problem i samverkansprocesserna och att generellt utveckla ett bättre samverkansklimat. 20
Ett kontaktcenter kan ta hand om punkt 1-3 som handlar om information och förberedande handläggning. Då det gäller punkterna 4-5 behövs idag ett bredare mandat än vad personal i ett kontaktcenter normalt besitter. Punkterna 6 och 7 kan hanteras i ett kontaktcenter. Inrättandet av ett kontaktcenter innebär att detta blir vägen in till kommunen också för företagare. Funktionen tillståndslots blir på så sätt mer tillgänglig. Det är idag dock för tidigt att kunna bedöma när funktionen helt kan integreras i kontaktcentret. 7 Genomförande och fortsatta utredningar Målet är att kunna starta Halmstads kommuns kontaktcenter 2015-01-15. En parallell planering med start 2014-09-15 har gjorts. Den innebär en kostnadsökning på 7 000 kkr utöver redan beslutad budget. Likaså finns oklarhet om huruvida lokaler hinner iordningställas och upphandling av IT-stöd bli klar. Uppdrag för ett genomförandeprojekt redovisas i bilaga 4. Ytterligare utredningar inom ramen för projektet förslås genomföras 2014-2015. Se bilaga 4. 7.1 Service i Oskarström och Getinge Det upplevda avståndet till Halmstads centrum kan förefalla långt för personer som vill ha personlig kontakt med kommunen för att hitta information eller att hantera e- servicetjänster. Oskarström och Getinge är två kommundelar med relativt stort befolkningsunderlag och med en längre transportsträcka till centrum. Stadskontoret föreslår att en utredning görs under 2014 om möjligheten att ge receptionerna på biblioteken i Oskarström och Getinge samma IT-stöd samt krav att registrera kundärenden av kontaktcentertyp som gäller i kontaktcentret. 7.2 Förutsättningar för 24/7-myndighet Halmstads kommun har inom hemvårdsnämnden ett medicinskt centrum med öppettid via telefon dygnet runt sju dagar i veckan. En del kommuner, bland annat Laholm, utreder för närvarande att ta hem och centralisera sina olika larmfunktioner inom till exempel fastighetsnämnden, teknik- och fritidsnämnden, socialnämnden med flera. Tillsammans med hemvårdsnämndens medicinska centrum skulle här kunna finnas en möjlighet att skapa ett underlag för en 24/7-myndighet, det vill säga en öppen telefon till kommunen dygnet runt samtliga dagar i veckan. Detta skulle också gagna Halmstads City Airport som har ett behov av en öppen telefonfunktion under kvällarna. En utredning om förutsättningarna för och önskvärdheten i en sådan lösning föreslås genomföras under 2015. 21
7.3 Utvärdering av första halvårets drift Det är viktigt att kommunstyrelsen gör en utvärdering efter ett halvårs drift för att försäkra sig om ifall kontaktcentret i Halmstad har utvecklats såsom det var tänkt. Det gäller i första hand i förhållande till invånarna men också i förhållande till verksamheterna. Kommunstyrelsen får då i november 2015 ett underlag för ställningstagande till eventuella, ytterligare utvecklingsåtgärder innan verksamheten lämnas över till servicenämnden 2016-01-01. 7.4 Utvärdering av den förändrade kommunikationsfunktionen I samband med etableringen av det kommunala kontaktcentret föreslås också göras betydande förändringar i hur kommunikationsfunktionen är organiserad och arbetar. En förutsättning är att denna aktivt ska understödja arbetet i kontaktcentret. Bra service inom det här området är att inte behöva kontakta kontaktcentret med en fråga. Informationen ska i så stor utsträckning som möjligt finnas tillgänglig ändå. Hur detta samspel har fungerat är viktigt att utvärdera samt att ta fram förslag på eventuella förbättringar. 7.5 Utvärdering av utvecklingen av nya e-tjänster Ytterligare en förutsättning för att förbättra servicen till invånarna är att utbudet av e- tjänster ökar och tillgodoser behov som kommer fram vi kontaktcentret. Tidigt bör en utvärdering göras som belyser utvecklingen och lämnar underlag till förbättringar. 7.6 Utvärdering av effekterna för Konsument Halmstad med förändrad lokalisering Flytten av Konsument Halmstad bör också utvärderas för att kunna tidigt se om några åtgärder behöver vidtas för att ännu bättre uppnå avsikterna med beslutet. 22
1(9) Bilaga nr 2 2013-11-19 Diarienummer: KS 2012/0412 Version: 1,0 Beslutsorgan: K-fullmäktige Stab Anders Bergenek E-post: anders.bergenek@halmstad.se Telefon: 035 13 72 75 Bilaga 2 - Samordnad funktion för kommunikation För att få ut full effekt av ett kontaktcenter krävs ett bättre och mer samordnat användande av kommunens kommunikationsresurser. Ett sådant utredningsuppdrag har också lagts in i förstudien om att inrätta ett kontaktcenter. Innehåll 1 Utredningsuppdraget... 2 2 Trender i samhällsutvecklingen... 2 3 Nuvarande organisation och resurser... 3 3.1 Aktuella styrkor och svagheter... 4 4 Kommunikationsuppdraget... 5 5 Organisationsförslag... 7 5.1 Alternativ A... 7 5.2 Alternativ B... 8 6 Analys och förslag angående kommunikation... 8 7 Implementering... 9 8 Förslag på ytterligare utredning... 9 1
1 Utredningsuppdraget Behovet av att bättre samordna kommunens kommunikation har diskuterats i olika sammanhang. Senast skedde detta i samband med näringslivsutredningen 2012. De lösningar som har presenterats har byggt på tillskott av resurser som inte har prioriterats i samband med arbetet med planeringsdirektiven. Därför har inga förändringar kunnat genomföras. Kommunstyrelsen har i verksamhetsplanen för 2013 uppdragit åt kommunchefen att komma med förslag om hur nuvarande kommunikationsresurser ska samordnas på ett bättre sätt. Det uppdraget redovisas genom den här bilagan. Syftet med utredningen om en bättre samordnad kommunikation är att genom skapa möjligheter för: En tydligare strategisk styrning av kommunens samlade kommunikation En ur invånarnas och företagarnas perspektiv samordnad information om kommunens service. En bättre samordnad marknadsföring av Halmstads kommun. Ett införande av ett kontaktcenter gör frågan akut om hur kommunens kommunikationsresurser ska utformas. Ett kontaktcenter bygger på idén om goda möjligheter för invånarna att inte minst genom webben kunna ta del av e-tjänster samt information. Webbplatsen behöver då vara strukturerad på ett mer enhetligt och pedagogiskt sätt än idag. Anpassningar behöver kunna göras snabbt utifrån de erfarenheter som kommer fram via invånarnas och företagens kontakter med kontaktcentret. Detta är av avgörande betydelse för att kommunen ska upplevas som en modern och framgångsrik förmedlare av service. Likaså blir både webbplatsen och delar av intranätet viktiga källor där servicevägledarna i kontaktcentret hämtar information under samtalen med invånarna. 2 Trender i samhällsutvecklingen Många av dagens starka trender i samhällsutvecklingen berör kommuners och andra organisationers kommunikation. Människors livsstil och beteendemönster präglas i allt högre utsträckning av de möjligheter till snabb och interaktiv kommunikation som modern IT erbjuder. Intresset för kommunikationsformer som medger dialog ökar. Förväntningarna ökar på tidigt, reellt inflytande bland annat på kommunala frågor. För kommunen blir kommunikationen alltmer en strategisk resurs för att stärka det egna varumärket samt nå verksamhetsmål som inte sällan har upplevelsekaraktär. I ett kommunikativt präglat samhälle ökar den interna kommunikationens betydelse. Allt fler organisationer arbetar med att göra alla anställda till effektiva förmedlare av organisationens budskap samt av aktuella nyheter. De olika utvecklingstendenserna innebär stora utmaningar för kommunernas framtida arbete. Det här är ett område som är under mycket snabb utveckling. 2
3 Nuvarande organisation och resurser Syftet med kommunens arbete med kommunikation är att bidra till verksamhetens resultat och i förlängningen att kommunen uppnår sina mål. Dagens organisation av kommunens kommunikatörer har inte skapats genom ett tydligt och genomtänkt beslut. Istället har den vuxit fram genom ett antal lokala beslut i organisationen. Att beskriva antalet kommunikatörer i Halmstads kommun är svårt. Rollen kan definieras av uppdraget i organisationen men också av utbildning. I en del förvaltningar finns flera som arbetar med kommunikation direkt nära verksamheten och inte sällan bara som en mindre del av sitt ordinarie uppdrag. Nedanstående tabell listar kommun- eller förvaltnings- och bolagsövergripande tjänster som oavsett utbildning kallas kommunikatör, informatör eller motsvarande. Förvaltning Kommunikatörer Kommentar Barn- och ungdomsförvaltningen 1,00 Byggnadskontoret 0,00 Söker finansiering av 0,50 kommunikatör. Fastighetskontoret 0,25 Hemvårdsförvaltningen 1,00 Arbetar för närvarande även som nämndssekreterare. Kulturförvaltningen 2,00 Miljö- och hälsoskyddskontoret 0,50 Räddningstjänsten 0,00 Samhällsbyggnadskontoret 0,25 Servicekontoret 1,00 Socialförvaltningen 1,00 Stadskontoret 3,50 Arbetar både strategiskt och övergripande samt internt för stadskontoret. Tillkommer 1,50 informationssekreterare med uppdrag mot kommunråden samt sköter vissa kommunikationsfrågor. Tekniska kontoret 1,00 Utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen 1,00 Arbetar även med IT-frågor. Summa förvaltningar 12,50 3
Bolag Kommunikatörer Kommentar Halmstad Fastighets AB 1,00 Finns även resurs för marknadsföring. Halmstad Energi & Miljö AB 1,00 Finns även resurs för marknadsföring. Halmstad & Co AB 2,00 Halmstad Näringslivs AB 1,00 Halmstad Stadsnät AB 0,00 Finns resurs för marknadsföring. Halmstad City Airport AB 0,00 Hallands Hamnar AB 0,00 Finns resurs för marknadsföring. Summa bolag 4,50 Halmstads kommuns kommunikationsfunktion är lågt bemannad jämfört med likvärdiga kommuner som väljer att satsa på det här området. Där Halmstad idag har mindre än tre strategiskt inriktade kommunikatörer centralt finns exempel på kommuner (Skellefteå, Helsingborg, Linköping och Karlstad) som har minst det dubbla antalet kommunikatörer med motsvarande uppgifter. Även förvaltningarnas bemanning av kommunikatörer är relativt låg i Halmstad. Alla stora förvaltningar har inte självklart en heltidskommunikatör. Likaså finns det mindre förvaltningar som helt saknar egna kommunikatörer. I ett läge där det saknas tjänster som kommunikatörer hanteras arbetet ofta av personer utan formell utbildning vilket dels är tidsödande, dels ger sämre resultat. 3.1 Aktuella styrkor och svagheter Styrkor i Halmstads kommuns aktuella arbete med kommunikation bedöms vara: Ambitiösa utvecklingsidéer utifrån kommunfullmäktiges riktlinjer för kommunikation. Ett allt aktivare sätt att arbeta med pressmeddelanden för att underlätta lokala medias arbete med att bevaka kommunen. En jämfört med tidigare tydligare och bättre kommunikation om vad som händer i nämnder, styrelser samt i kommunfullmäktige. Ett bra utvecklat koncept för kriskommunikation som har uppmärksammats nationellt. Framgång med att nå många via nya, digitala kanaler, främst Facebook. Ett internt nätverk med kommunens kommunikatörer som fungerar som ett bra stöd. 4
Lokalt placerade kommunikatörer som har en bra förankring i den egna förvaltningen eller bolaget. Tillkomsten av ett intranät 2012 innebär att kommunen har de grundläggande verktygen som krävs i en modern organisation. Kommunikationsfunktionen i Halmstads kommun kännetecknas också av flera svagheter: Kommunikationsfrågorna har inte behandlats en som strategisk ledningsresurs. Kommunikationsansvariga arbetar ofta med ett organisatoriskt avstånd till de högsta cheferna. Kommunikationsaspekter kommer då ofta in för sent i handläggningen av ett ärende. Arbetet styrs mer kortsiktigt än långsiktigt. I ett läge där den kommunövergripande kommunikationsenheten inte hinner prioritera viktiga och möjliga utvecklingsinsatser genomförs dessa med lokala medel ibland ute i verksamheten. Resultatet blir suboptimering av resurser och bristfällig enhetlighet både externt och internt. Nuvarande kommunikationsansvarig har inget formellt mandat och otillräckligt med tid att samordna det arbete som bedrivs utanför stadskontoret. Trots den utveckling som har skett med nya digitala kanaler läggs mycket tid på produktion av trycksaker. Internkommunikation är ett annat område som har prioriterats ner i ett läge med små resurser. Nyhetsförmedlingen på intranätet är till exempel inte tillräckligt snabb eller omfattande. Intranätet är inte färdigt utan behöver kompletteras med samarbetsfunktioner och sociala ytor. IT-infrastrukturen behöver också utformas så att alla anställda får tillgång till intranätet. Organisationen av arbetet av webbplatsen och intranätet är ineffektiv. Produktionen utförs av över 100 medarbetare som ofta har detta som ett uppdrag vid sidan om sina ordinarie arbetsuppgifter. Motivation, kompetens och tillgänglig tid varierar starkt. Behovet av styrning och support blir mycket stort. Utvecklingen går långsamt och är olika mellan men även inom förvaltningarna. Styrning och samordning av marknadsföring är ett område som idag uppvisar brister. Ansvaret på stadskontoret ligger på utvecklingsavdelningen som saknar personella resurser för ändamålet. Den centrala kommunikationsenheten har inte heller personella resurser för att tillgodose behovet. Mycket av det praktiska arbetet utförs i Halmstad Näringslivs AB och Halmstad & Co AB. Sammantaget är svagheterna av sådan karaktär att stadskontoret bedömer att det finns anledning att göra en förändring av organisation och arbetssätt. Då svagheterna också relaterar till otillräckliga resurser kommer vissa att kvarstå även efter en sådan förändring. 4 Kommunikationsuppdraget Det kommande kontaktcentret ställer nya krav på kommunikationsfunktionen. Utöver detta finns det anledning att så långt det är möjligt försöka finna en organisation som kan eliminera de svagheter som har redovisats ovan. 5
Eftersom utredningsuppdraget bygger på befintlig ram så kommer prioriteringar att behöva göras. En minimibemanning för att för Halmstads del kunna klara hela det strategiska uppdraget skulle förutsätta ett tillskott med ytterligare två strategiskt inriktade tjänster samt ytterligare ett antal på förvaltningsnivån. Följande områden anser stadskontoret ska en oförändrad eller större plats i kommunikationsfunktionens uppdrag: Strategiskt inriktad kommunikation kopplad till ett kommunikativt ledarskap. Med det avses här långsiktigt planerade kommunikationsinsatser för att bidra till verksamhetens måluppfyllelse. Kommunikatörer ska arbeta tillsammans med verksamhetscheferna för att tidigt i processen kunna lägga kommunikationsaspekter på aktuella frågor. Kommunikatörer bör ingå i förvaltningarnas ledningsgrupper eller motsvarande. Detta gäller även på en kommunövergripande nivå. Stöd åt arbetet med att etablera ett kontaktcenter. Det innebär att styra utvecklingen av webbplatsen och intranätet mot att matcha invånarnas efterfrågan samt det behov av informationsstöd som kontaktcentrets servicevägledare har. Även om kontaktcentret föreslås ha egna resurser för detta så ska arbetas kopplas samman med den ram och inriktning som sätts centralt respektive lokalt på i verksamheterna. Stöd åt utvecklingen av e-tjänster. Även detta innebär krav på ökade insatser för att utveckla kommunens webbplats. Informationsinsatser som direkt kan kopplas till att uppnå de politiska målen i planeringsdirektiv, verksamhets- eller affärsplaner. Utveckling av digitala kanaler med dialogmöjligheter. Invånarna vill i allt större utsträckning kunna kommunicera snabbt och enkelt med kommunen och till exempel få svar på enkla frågor. Nyhetsförmedling via intranätet. Kriskommunikation där kommunen har ett behov av att upprätthålla en redan etablerad hög nivå. Mediarelationer där bra service till media en bas för en nyanserad och korrekt bevakning från medias sida av vad som händer kommunen. Halmstads kommuns grafiska profil. Även en del av de punkter som angetts som prioriterade ovan kan med nuvarande resurser endast hanteras på en relativt elementär nivå. Dessutom krävs att nedanstående uppdrag får minskar utrymmer eller prioriteras bort. Svara på Facebook och Twitter. Denna uppgift övergår till kontaktcentret. Varumärkesarbete. Även om området är angeläget är kommunikationsfunktionen inte bemannad för att kunna göra satsningar på det här området. Samordning och utveckling av marknadsföringen av Halmstad. Strategiska resurser att samordna marknadsföring av Halmstad som ort saknas idag och bedöms inte kunna tillgodoses inom tillgänglig ram utan att på ett mycket negativt sätt tunna ut verksamheternas kommunikationsstöd. Halmstads Näringslivs AB marknadsför Halmstad ur ett näringslivsperspektiv och Halmstad & Co marknadsför Halmstad ur ett besöksperspektiv. 6
Olika produkter med tryckt information. Även om det i verksamheten finns angelägna behov av broschyrer och liknande så är grafisk produktion en tjänst som kan köpas på marknaden, dock med beaktande av centrala riktlinjer för kommunens grafisk profil. I ett läge med knappa resurser kan även en kanal som Hjärtefrågor ifrågasättas. 5 Organisationsförslag En organisation som ger bättre utrymme för samordning samt minskad sårbarhet kan utformas på olika sätt. 5.1 Alternativ A Ett alternativ A föreslår utredningen att forma enligt följande: Samtliga kommunikatörer på förvaltningarna organiseras under kommunstyrelsen. För kommunikatörer som arbetar heltid åt en förvaltning gäller att de geografiskt kan vara placerade på förvaltningen. På så sätt tillgodoses också behovet av verksamhetskunskaper. En funktion som kommunikationschef (1,00 åa) inrättas med ansvar för kommunens samlade kommunikation och med arbetsgivar- och utvecklingsansvar för förvaltningarnas kommunikatörer (9,00 åa) och för en stab kommunikationsstrateger (2,50 åa). Denna kommunikationsfunktion ska ingå i stadskontoret. Dess organisatoriska ställning där ska fastställas av kommunchefen. De kommunala bolagens kommunikatörer omfattas inte av förslaget. Kommunikationschefen föreslås få följande uppdrag: Kommunchefens strategiska resurs för kommunikation Ingående av överenskommelser med verksamheterna om användandet av kommunikatörerna. Kommunens styrdokument för arbetet med kommunikation Strategisk planering och samordning av kommunens kommunikation och marknadsföring. Utveckling av formerna för kommunens arbete med kommunikation och marknadsföring. Verksamhets- och arbetsgivaransvar samt ekonomiskt ansvar för kommunikationsfunktionen Staben med kommunikationsstrateger ska arbeta med: Utveckling av kommunens externa och interna kommunikation (se prioriterade områden ovan). Olika tekniska plattformar kopplade till webbplatsen, intranätet med mera. Övriga strategiskt inriktade kommunikationsprojekt Rådgivning och stöd till kommunikatörerna i deras arbete Förvaltningarnas kommunikatörer ska: 7
Arbeta på uppdrag av förvaltningarna inom de ramar som kommunikationschefen anger. Inriktningen på arbetet regleras via en överenskommelse mellan kommunikationschefen och ansvarig verksamhetschef. Samordna arbetet med förvaltningens webbplats mellan olika aktörer på förvaltningen och webbredaktörerna på kontaktcentret. Dela på arbetet med att tillgodose stadskontorets kommunikationsbehov. Punkten nödvändiggörs genom att stadskontorets aktuella produktionsresurser i förslaget har omvandlats till strategiska resurser. Sammanfattningsvis är det liksom tidigare förvaltningen som lämnar uppdrag till kommunikatörerna som vid genomförandet ska ta hänsyn till den samordning av funktionen som kommunikationschefen utövar. Eventuella konflikter ska hanteras mellan kommunikationschef och förvaltningschef. Vid kommunikatörers frånvaro ska kommunikationschefen kunna fördela uppgifterna mellan kommunikatörerna i gruppen. 5.2 Alternativ B Ett organisationsalternativ B för bättre samordning kan se ut så här: Samtliga kommunikatörer på förvaltningarna organiseras under kommunstyrelsen och placeras gemensamt. Detta möjliggör en yrkesmässig specialisering. En funktion som kommunikationschef (1,00 åa) inrättas med ansvar för kommunens samlade kommunikation och med arbetsgivar- och utvecklingsansvar för samtliga kommunikatörer (11,50 åa). Kommunikatörerna placeras i specialiserade grupper som till exempel: - Webbplats + externa, digitala kanaler - Internkommunikation och intranät - Mediakontakter och marknadsföring I varje specialiserad grupp avsätts en person som på hel- eller deltid får mer strategiska utvecklingsuppgifter med motsvarande innehåll som i alternativ A. Ansvaret som kontaktperson i förhållande till förvaltningarna fördelas på enskilda medlemmar i grupperna. Kommunikationschefen föreslås ha samma uppdrag som i alternativ A: 6 Analys och förslag angående kommunikation Fördelarna med alternativ A är: Möjlighet till effektivare central samordning Ökat utrymme för utveckling av funktionen Möjlighet att arbeta utifrån ett mer planerat, strategiskt perspektiv Bevarande av koppling till förvaltning och dess kärnverksamhet Minskad sårbarhet Främsta nackdelen med alternativ A är att den ger en dubbel ledning från både kommunikationschef och ansvarig chef på förvaltningen. 8
Fördelarna med alternativ B är desamma som för alternativ A med tillägget: Möjlighet till djupare specialiserad kunskap inom kommunikation Främsta nackdelen med alternativ B är att kopplingen till viss förvaltning och dess kärnverksamhet tunnas ut. Stadskontoret gör bedömningen att alternativ A är att föredra. Vad organisationen vinner i effektivitet på specialisering i alternativ B förlorar man snabbt genom medarbetarnas sämre kunskaper om den verksamhet som man ska informera om. Se även bilaga 1 angående inrättande av konatktcenter som föreslås innehålla tre webbredaktörer med uppgift att göra de anpassningar och utveckling av kommunens webbplats samt intranätet. För dessa personer är närheten till kontaktcentret viktig. Arbetet ska samtidigt ha en förankring hos kommunikatören i den förvaltning vars webb utvecklas. 7 Implementering Implementeringen av en ny organisation för kommunens kommunikatörer föreslås starta snarast efter beslut i kommunfullmäktige. Kommunchefen föreslås avgöra hur tjänsterna i den nya organisationen ska rekryteras och tillsättas. När en kommunikationschef har tillsatts är det den funktionens uppgift att med stöd av projektledaren för inrättande av kontaktcentret bygga den nya organisationen tillsammans med medarbetarna. 8 Förslag på ytterligare utredning Att inrätta en inhousebyrå för grafisk produktion kan innebära fördelar för Halmstads kommun. Man minskar på så sätt kostnaderna för externa reklambyråer och avlastar samtidigt förvaltningarnas kommunikatörer. Likaså kan en samlad verksamhet bidra till en större grafisk enhetlighet i produktionen. En sådan inhousebyrå skulle uppskattningsvis innehålla en till två grafiska formgivare och en skribent. En särskild utredning behöver göras för att se om det finns underlag för en inhousebyrå i Halmstad samt belysa vilka värden den skulle kunna skapa och om en sådan verksamhet skulle innebära några risker. 9
1(2) Bilaga nr 3 2013-11-24 Diarienummer: KS 2012/0412 Version: 1,0 Beslutsorgan: K-fullmäktige Staben Anders Bergenek E-post: anders.bergenek@halmstad.se Telefon: 035 13 72 75 Bilaga 3 Ökad tillgänglighet för Konsument Halmstad Uppdrag Kommunfullmäktiges ordförande har inför den nya mandatperioden tagit upp ett antal frågor som föreslås utredas. Som ett av förslagen ingick att stadskontoret skulle få i uppdrag att se över placeringen av Konsument Halmstad. I diskussioner med politiken förtydligades sedan uppdraget. Avsikten var en önskan att öka Konsument Halmstads tillgänglighet och synlighet, inte att se över den organisatoriska tillgängligheten. Kommunstyrelsen beslutade 2013-09-03 (KS 246) att frågan om verksamheten inom Konsument Halmstad skulle behandlas inom ramen för utredningen om Kontaktcenter. Bakgrund Konsument Halmstad består av följande funktioner: Konsumentrådgivning som arbetar med rådgivning kring invånarnas rättigheter som konsumenter. Energi- och klimatrådgivning ger råd till allmänheten, organisationer och företag om olika åtgärder för att spara energi eller minska negativa klimatkonsekvenser. Detta är ett projekt, finansierat av energimyndigheten. Budget- och skuldrådgivning är en funktion som riktar sig till invånarna med praktiska råd om vardagsekonomin och om att upprätta en hushållsbudget. Dessutom lämnas skuldrådgivning och hjälp med ansökan om skuldsanering. Enligt lag har budget- och skuldrådgivningen därefter ansvar för personer som beviljats skuldsanering. Medborgarservice på Andersberg erbjuder invånarna en mötesplats med café, utvald kommunal service, samhällsinformation och ett varierat utbud av arrangemang Verksamheten är organiserad som en avdelning direkt under förvaltningschefen. Under våren 2013 genomförde kulturförvaltningen en utredning om verksamhetens framtida 1
organisatoriska placering. Utredningens slutsats var att en eventuell splittring av verksamheten och flytt till en annan nämnd inte skulle ge verksamheten bättre förutsättningar än de som gäller under kulturnämnden. Förutsättningarna för arbetet i förhållande till kund skulle inte förbättras. Det finns vissa synergieffekter mellan de olika funktionerna inom Konsument Halmstad som idag tas tillvara. Lokaler Konsument Halmstads funktioner konsumentvägledning, energirådgivning och skuldsanering är idag placerade på Österskans. Det innebär en ganska anonym placering av verksamheten. Lokalerna är inte speciellt ändamålsenliga då det gäller att ta emot besök. De känns trånga. Verksamhetens profil skulle bli tydligare om dessa funktioner istället förläggs i anslutning till kontaktcentrets reception som planeras förläggas till rådhuset. Samarbetsytor kan då skapas med receptionen och kontaktcentret. Det skulle också innebära ett bättre användande av utställningsytan i anslutning till receptionen. Ett sådant förslag innebär sannolikt att det ur ett invånarperspektiv blir lättare att hitta till dessa funktioner inom Konsument Halmstad. Ur kontaktcentrets synvinkel skulle det också vara positivt att vara samlokaliserade med Konsument Halmstad. Det skulle bli mer liv och rörelse i lokalerna. Konsument Halmstad kan erbjuda intressanta utställningar och liknande. Marknadsföringen av båda verksamheterna bedöms vinna på en samlokalisering. Den här analysen gäller inte för medborgarservice på Andersberg. Här finns en god synlighet för verksamheten som utifrån sitt uppdrag har en etablerad profil i området. Medborgarservice skulle däremot kunna ses som kontaktcentrets filial på Andersberg. Det skulle då utrustas med samma IT-stöd samt krav att registrera kundärenden av kontaktcentertyp på samma sätt som i kontaktcentret. På det här sättet kan servicenivån utvecklas Stadskontoret föreslår att Konsument Halmstads verksamhet vid Österskans samlokaliseras med det kommande kontaktcentret. Medborgarservice på Andersberg utrustas för att fungera som en filial till kontaktcentret. 2
1(7) Bilaga nr 4 2013-11-19 Diarienummer: KS 2012/0412 Version: 1,0 Beslutsorgan: K-fullmäktige Staben Anders Bergenek/Catarina Eriksson E-post: anders.bergenek@halmstad.se catarina.eriksson@halmstad.se Bilaga 4 - Uppdrag genomförandeprojekt kommunalt kontaktcenter Innehåll 1 Syfte och mål... 2 2 Genomförandeplan... 2 2.1 Delprojekt... 2 2.1.1 Lokaler... 2 2.1.2 Verksamhet... 2 2.1.3 Juridik... 3 2.1.4 Personal... 3 2.1.5 Teknik... 3 2.1.6 Kommunikation... 3 2.2 Tidplan... 3 3 Projektorganisation i genomförandet... 4 3.1 Projektorganisation... 4 3.1.1 Beställare... 4 3.1.2 Styrgrupp... 4 3.1.3 Projektledare... 4 3.1.4 Delprojektledare... 5 3.1.5 Projektstöd... 5 1
3.1.6 Kontaktperson på förvaltning... 5 3.1.7 Facklig samverkan... 5 3.1.8 Stödfunktioner... 5 3.1.9 Bemanningsplan... 6 4 Finansiering... 6 5 Kompletterande utredningar under 2014-2015... 6 1 Syfte och mål Genomförandeprojektets syfte är att bygga upp ett komplett kontaktcenter i enlighet med kommunfullmäktiges beslut. Målet för genomförandeprojektet är att första ärendegruppen i kontaktcentret ska starta 2015-01-15 och att kontaktcentret ska vara fullt utbyggt senast 2015-05-15. 2 Genomförandeplan 2.1 Delprojekt Förutsatt att kommunfullmäktige i februari beslutar att gå vidare med genomförandet av ett kontaktcenter inleds ett genomförandesprojekt med en förberedelseperiod plus driftsättning. 2.1.1 Lokaler Delprojektet inkluderar ombyggnad av lokaler, inköp av utrustning och inredning samt tillgänglighetsanpassning. I samband med detta kommer att behöva göras utredningar arbetsmiljökonsekvenser i ett nytt kontaktcenter. Åtgärder ska planeras och genomföras för att säkra en attraktiv och bra arbetsmiljö. 2.1.2 Verksamhet I detta delprojekt definieras kontaktcentrets processer, de ärenden som ska hanteras, formulering av överenskommelser mellan kontaktcentret och verksamheten, framtagning av ärendeunderlag och uppbyggnad av kunskapsdatabas. I samband med detta anpassas även webb och intranät för att bättre stödja invånarnas sökande efter information samt kontaktcentrets arbete. Vissa delar i detta delprojekt måste förberedas innan formellt beslut i fullmäktige. Delprojektet kommer också att kräva stora insatser av verksamheterna. 2
2.1.3 Juridik Formerna för handläggning av ärenden med sekretess kräver att kommunen skapar ett system som säkerställer den enskildes integritet samt att hanteringen uppfyller gällande lagkrav. Detta delprojekt kräver tillgång till juridisk kompetens. Inom ramen för delprojektet ska även berörda nämnders reglementen anpassas till att kommunen har ett kontaktcenter. 2.1.4 Personal Delprojektet ska ta fram kravspecifikationer inför rekrytering och därefter genomföra rekrytering samt utbildning av kontaktcentrets personal. Arbetet ska utföras i samverkan mellan projektledningen, servicekontoret och de förvaltningar som ingår i respektive ärendegrupp. I samband med delprojektet ska också tas ställning till med vilken personalvolym som kontaktcentret inledningsvis ska starta. 2.1.5 Teknik Detta delprojekt innehåller formulering av kravspecifikationer samt upphandling och implementering av systemstöd. 2.1.6 Kommunikation I detta delprojekt ingår att upprätta en plan för kommunikation om och marknadsföring av projektet samt dess resultat, kontaktcentret. 2.2 Tidplan Genomförandeplan kontaktcenter Övergripande Inleds Avslutas Projekt & tidplan 2013-12-01 Fastställande av projektplan 2014-02-28 Styrgrupp arbetar 2013-01-01 2015-12-31 Delprojekt Lokaler - Utredning och kostnadsberäkning 2014-03-01* 2014-05-01 Delprojekt Lokaler - Ombyggnad 2014-08-01 2015-01-01 Delprojekt Verksamhet 2014-03-01* 2014-11-01 Delprojekt Juridik 2014-03-01 2014-07-01 Delprojekt Teknik 2014-03-01* 2014-11-01 Delprojekt Personal 2014-03-01* 2014-08-01 Delprojekt Kommunikation 2014-03-01 2015-04-01 Start 2015-01-15 Löpande Kompletterande utredningar 2015-03-01 2015-12-01 Delprojekt där startdatum är markerat med en stjärna behöver förberedas så snabbt som möjligt. 3
Stadskontoret bedömer att det är lämpligt att om möjligt starta alla svarsgrupperna i kontaktcentret samtidigt. 3 Projektorganisation i genomförandet Kommunstyrelsen är beställare av genomförandeprojektet. Implementeringen av den nya organisationen för kommunens kommunikation föreslås genomföras direkt efter beslut. Den leds av samme projektledare som för kontaktcentret fram tills dess att en kommunikationschef rekryterats/blivit utsedd. Ansvaret för kommunens kontaktcenter övergår till servicenämnden 2016-01-01. 3.1 Projektorganisation 3.1.1 Beställare Kommunstyrelsen är beställare av genomförandeprojektet genom kommunchefen. 3.1.2 Styrgrupp Styrgruppen för genomförandeprojektet ska bestå av kommunchefen, förvaltningschefen för servicekontoret samt tre verksamhetschefer som representerar de tre ärendegrupperna. Följande uppgifter vilar på styrgruppen: Fastställer projektplan. Ansvarar för att resurser ställs till projektets förfogande Fattar beslut när projektet står inför olika vägval som inte kan beslutas inom projektets ramar. Beslutar om avvikelser från projektplanen Godkänner projektets organisation Godkänner projektets ekonomi Godkänner projektets leverans 3.1.3 Projektledare 1,0 årsarbetare som kommunchefen utser Projektledarens ansvar: Ta fram projektplan Ha ett nära samarbete med beställaren genom löpande avstämningar Rapporterar till styrgruppen Verkställer beslut som fattas av styrgruppen Driver projektet enligt direktiv, mål och syfte Fattar beslut om det som ligger inom ramarna för projektet Leder och fördelar arbetet i projektet Godkänner delprojektens leveranser 4
Kopplar på referensgrupper vid behov Kvalitetssäkrar så att projektets genomförande håller hög kvalitet Ansvarar för att det finns en enhetlig kommunikation av projektet. 3.1.4 Delprojektledare 1,0 årsarbetare som kommunchefen utser. Delprojektledaren ansvarar för: Framtagandet av delprojektplan Säkerställer att projektets genomförande håller hög kvalitet Säkerställer att delprojektet håller tidplan och avslut Föreslår bemanning för delprojektet Deltar i projektgruppens arbete Rapporterar till projektledare 3.1.5 Projektstöd Under perioder behöver projektorganisation få stöd från stadskontoret med mindre delar av tjänster inom följande funktioner: ekonomi HR kommunikation juridik 3.1.6 Kontaktperson på förvaltning En kontaktperson ska utses på varje förvaltning. Kontaktpersonen ska arbeta mot projektledningen och framförallt i delprojekt Verksamhet. Kontaktpersonen leder arbetet på den egna förvaltningen med att ta fram ärendeunderlag till kontaktcentret. Förvaltningsrepresentanterna ansvarar för: Förvaltningens arbete med kontaktcenter Sprida information om projektet internt på förvaltningen Samordna förvaltningens interna resurser som krävs i delprojekten. 3.1.7 Facklig samverkan Genomförandet av projektet ska ske i samverkan med de fackliga företrädarna samt skyddsombud. Under förstudien har funnits en kommunövergripande, facklig referensgrupp som planeras fortsätta under genomförandeprojektet. Respektive förvaltning ansvarar för att samverka inom ramen för sin verksamhet. 3.1.8 Stödfunktioner Webbredaktörer och systemadministratör (4,00 årsarbetare) som sedan övergår till tillsvidareanställningar i kontaktcentret samt resurser kommunikation, ekonomi, juridik och HR. 5
3.1.9 Bemanningsplan Bemanningsplan Resurs Inleds Avslutas Projektledare 1 2014-03-01 2015-12-31 Projektledare 2 2014-03-01 2014-11-01 Chef kontaktcenter 2014-10-01 Tills vidare Administratör kontaktcenter 2014-11-01 Tills vidare Systemstöd 2014-11-01 Tills vidare Webbredaktörer/servicevägledare 2014-11-01 Tills vidare Servicevägledare 2014-11-01 Tills vidare 4 Finansiering Genomförandeprojektet finansieras under 2014 med de medel som anslagits i budgeten. Kommunfullmäktige kommer att behöva ta fram en kompletterande finansiering för investeringar och ombyggnad av lokaler under 2014. 5 Kompletterande utredningar under 2014-2015 Förutom implementeringen av kontaktcentret finns ytterligare kompletterande utredningar som bör göras under perioden 2014-2015: Utredningsuppdrag Inleds Avslutas Prövning av möjligheterna att erbjuda service enligt kontaktcentrets modell på biblioteken i Getinge respektive Oskarström. Utredning om framtida öppettider i kontaktcentret. Uppdraget kombineras med möjligheter att skapa en servicenivå men viss service 24 timmar/7 dagar. Utvärdering av kontaktcentret efter fyra månaders drift. Utvärdering av den nya organisationen av kommunikationsfunktionen och dess stöd till arbetet i kontaktcentret. För- och nackdelar med att inrätta en inhousebyrå för grafisk produktion. Utvärdering av utveckling av nya e-tjänster kopplat till kontaktcentrets behov. Utvärdering av effekterna för Konsument Halmstad med en förändrad lokalisering. 2014-03-01 2014-07-01 2015-02-01 2015-06-01 2015-05-01 2015-12-01 2015-05-01 2015-12-01 2015-08-01 2015-12-01 2015-08-01 2015-12-01 2015-08-01 2015-12-01 6
Det är troligt att ytterligare utredningsuppdrag uppstår under implementeringsperioden 2014-2015 och som måste läggas till ovanstående lista. Samtliga genomförandeprojektet och kompletterande utredningar ska vara färdiga och rapporteras till kommunstyrelsen i november 2015. 2016-01-01 förutsätts kontaktcentret vara fullt utvecklat. Ansvaret för verksamheten går då över till servicenämnden/servicekontoret. 7
GRUPPRUM UTBILDNINGSLOKAL GRUPPRUM UTBILDNINGSLOKAL STOL / BORD FÖRRÅD STOL / BORD FÖRRÅD STÅBORD STÅBORD PAUS PAUS SKALA 1:100 0 1 2 5 10 METER RÅDHUSET PLAN -1 - FÖRSLAG TILL LOKALISERING AV UTBILDNINGSLOKALER 2013-11-20
X X YTA 245 m 2 YTA 277 m 2 PL + SVARSGRUPP + TEAMLEDARE 10 + 11P PRAKTIKANTER 4 ST IT PLATSER ADMINISTRATÖR KONTAKT- CENTERCHEF SVARSGRUPP + TEAMLEDARE 9-10P SVARSGRUPP + TEAMLEDARE 9-10P OMBYGGNADSYTA. 73 m2 KONFERENSRUM MÖTESRUM RUM MÖTESRUM E L C KPR MÖTESRUM FÖRRÅD TYSTRUM KPR KOPIERING TYSTRUM FÖRRÅD KPR MÖTESRUM TYSTRUM KPR KOPIERING/ FÖRRÅD skriv fax PROJEKTLEDARE RECEPTION TYSTRUM MÖTESRUM TRAPPA 102C 021 KONFERENSRUM 022 KONTOR 5 KONTOR 6 KONTOR 7 KONFERENSRUM KONFERENSRUM SK PRESSRUM 023 KONFERENSRUM KONTOR 1 KONTOR 2 KONTOR 3 MÖTESRUM / KONTOR 4 KONFERENSRUM DISP / TEKNIK 024 KONSUMENT HALMSTAD YTA 150 m 2 SKALA 1: 250 0 1 METER 2 3 5 1 0 RÅDHUSET PLAN 1 - ÖVERSIKTSPLAN - FÖRSLAG TILL LOKALISERING AV KONTAKTCENTER, KONSUMENT HALMSTAD, KONFERENSCENTER & ENTRÉ / LOBBY 2013-11-20
1(5) Tjänsteskrivelse 2014-03-04 Diarienummer: TE 2014/0136 Version: 1.0 Beslutsorgan: KS Enhet: Susanne Isacson E-post: susanne.isacson@halmstad.se Telefon: 035-137746 Remiss - Kompetensutveckling och kompetensväxling Förslag till beslut 1. Teknik- och fritidsnämnden beslutar att godkänna förslag till yttrande daterat 6 mars 2014 och överlämna det till kommunstyrelsen. Sammanfattning En motion har inkommit till kommunstyrelsen med förslag på olika insatser kopplade till kompetensutveckling och kompetensväxling. Syftet är att möta de utmaningar som Halmstads kommun som arbetsgivare står inför då många nya medarbetare ska ersätta de som går i pension. Kommunstyrelsen har beslutat att remittera motionen till barnoch ungdomsnämnden, utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden, socialnämnden, hemvårdsnämnden samt teknik- och fritidsnämnden. Nämnden arbetar på bred bas med frågorna och ställer sig positiv till att ett program för generationsväxling arbetas fram i samarbete med de olika nämnderna och styrelserna. Arbetet med planen bör ligga centralt för att få ett program som gäller samtliga verksamheter inom Halmstads kommun vilket gagnar även rörligheten mellan förvaltningar i förlängningen. Idag samarbetar nämnden med Made by Halmstad, en länk mellan skola och näringsliv i Halmstads kommun för att attrahera kommande medarbetare. Vidare samverkar nämnden med övriga nämnder och styrelser vid jobbmässor samt vid centrala projekt såsom trainee-program samt Morgondagens ledare. Teknik- och fritidsnämnden har under 2014 som mål i verksamhetsplanen att utveckla det strategiska mångfaldsarbetet bl.a. genom utbildning och samarbete med aktörer som idag har kommit långt inom området. Ett av målen är att bl.a. att få en jämnare fördelning mellan kvinnor och män. Den strategiska rekryteringsprocessen lyfter mångfaldsperspektivet i kravprofilen vilket gör att den belyses vid varje rekrytering. 1
Nämnden ser positivt på rörlighet mellan verksamheter. 2010 påbörjades ett arbete tillsammans med övriga nämnder och styrelser med syfte att strukturera och säkra att den kompetens som finns i organisationen som helhet tas till vara. Kompetensgruppens arbete har nu införlivats i projektet HR-utveckling. Processerna som arbetats fram kommer också att ligga till grund för det kommande arbetet med att attrahera, rekrytera och behålla medarbetare. Teknik- och fritidsnämnden ser kompetensförsörjning och kompetensutveckling som viktiga områden. Att uppfattas som en attraktiv arbetsgivare är betydelsefullt ur bland annat rekryteringsperspektiv. Ärendet har beretts inom förvaltningsstaben. Ärendet Uppdrag Ulla Winblad (S), Marianne Norell (V), samt Krissi Johansson (S) föreslår i motion till kommunstyrelsen att rätten till kompetensutveckling, vidareutbildning och karriärutveckling utvecklas och omfattar fler. I motionen tas även vikten av jämn könsfördelning och mångfald upp som viktiga faktorer i kommunens rekryteringsarbete. Bakgrund Motionen belyser en angelägen fråga. Motionärerna pekar på vikten av att kommunen är en attraktiv arbetsgivare som satsar på kompetensutveckling och karriärutveckling för sina medarbetare. En ytterligare viktig fråga som berörs är att ta vara på den kompetens och erfarenhet som befintliga medarbetare har och arbeta med aktiva lösningar för kompetensöverföring och kompetensväxling i syfte att klara utmaningarna inför kommunens kommande pensionsavgångar. Analys, förslag och motivering De förslag som särskilt omfattas av teknik- och fritidsnämndens område är: - Att ett program för generationsväxling upprättas - Att samtliga förvaltningar upprättar en plan för mångfald - Att rörelse mellan olika verksamheter främjas och personalens kompetens tas till vara. Att ett program för generationsväxling upprättas Teknik- och fritidsnämnden har idag inte en dokumenterad rutin för hur kompetensöverföring sker från medarbetare som går i pension till nyanställda. I den 2
mån det går och tidsplanen tillåter, sker bredvidgång en kortare period. Detta gäller generellt då medarbetare väljer att lämna organisationen. Förvaltningar och bolag samarbetar via stadskontoret när det gäller jobbmässor. Under 2014 deltar kommunen bl.a vid Kårens Arbetsmarknads dag och på Tillväxtdagen på Halmstads Arena. Ett kommunalt nätverk, där teknik- och fritidsförvaltningen medverkar, har börjat formas under paraplyet Made by Halmstad, bron mellan skola och näringsliv i Halmstads kommun. Syftet är att ta fram enkla verktyg för samarbete med skolan. I skolan finns de som kommunen vill rekrytera i framtiden. Vinsten i att delta i aktiviteterna är framförallt att väcka förståelse för vilka yrken som finns i en kommun och locka framtida medarbetare. Ett exempel på detta är förvaltningens årliga aktivitet, Yrkesmingel, som anordnas tillsammans med gymnasieskolan. Elever från teknikprogrammet, åk1, besöker förvaltningen och får träffa ingenjörer inom olika verksamhetsområden. Syftet är att lära sig mer om framtida arbetsmöjligheter och om hur kommunen är som arbetsgivare. Nätverket diskuterar strategier kring hur vi bäst kan finna en bra struktur på ett gott samarbete med högskolan, vilka frågor inom kompetensområdet som kommer att vara viktiga, hur vi kan arbeta för att fånga upp framtidens kompetens m.m. Nämnden har genom HR varit aktiv i två centrala kompetensförsörjningsprogram, trainee-programmet samt Morgondagens ledare. Programmen har som syfte att locka till sig och marknadsföra Halmstads kommun som en attraktiv arbetsgivare och visa på de många möjligheter kommunens verksamheter kan erbjuda. De syftar även till att utveckla redan anställd personal och visa på karriärmöjligheter. Programmen har resulterat i att förvaltningen de senaste två åren har erbjudit tre traineer arbete som ingenjörer inom VA samt Gata/Trafik. I hård konkurrens har två av medarbetarna erhållit en utbildningsplats i Morgondagens ledare. Teknik- och fritidsnämnden ställer sig positiv till att ett program för generationsväxling arbetas fram i samarbete med de olika förvaltningarna och bolagen. Arbetet med planen bör ligga centralt för att få ett program som gäller samtliga verksamheter inom Halmstads kommun vilket gagnar även rörligheten mellan förvaltningar i förlängningen. Att samtliga förvaltningar upprättar en plan för mångfald En förväntad förändring i samhället är ett ökat fokus på individen och individens eget inflytande. Detta ställer krav på individuella anpassningar inom många verksamheter och påverkar i sin tur även krav på personalens erfarenheter och kunskaper. Teknik- och fritidsnämnden har under 2014 som mål i verksamhetsplanen att utveckla det strategiska mångfaldsarbetet. Detta ska ske genom utbildning och samarbete med aktörer som idag har kommit långt inom området samt med studenter på Högskolan i Halmstad. Ett av målen är bl.a. att få en jämnare fördelning mellan kvinnor och män. Idag innebär det svårigheter då få kvinnor är utbildade till de hantverksyrken som förvaltningen söker och de är även underrepresenterade på vissa ingenjörs- och chefsbefattningar. Den strategiska rekryteringsprocessen lyfter mångfaldsperspektivet i kravprofilen vilket gör att den belyses vid varje rekrytering. Att rörelse mellan olika verksamheter främjas och personalens kompetens tas till vara 3
Teknik- och fritidsnämnden ser positivt på rörlighet mellan verksamheter. 2010 påbörjades ett arbete tillsammans med övriga förvaltningar och bolag med syfte att strukturera och säkra att den kompetens som finns i organisationen som helhet tas till vara. Kompetensgruppens arbete har nu införlivats i projektet HR-utveckling. HR:s strategi kring processarbete har visualiserats och har använts inför den upphandling av IT-stöd som nu är genomförd. Processerna kommer också att ligga till grund för det kommande arbetet med att attrahera, rekrytera och behålla medarbetare. Till viss del sker intern rörlighet redan idag då anställda av olika skäl söker nya utvecklingsmöjligheter. Internt sökande i rekryteringar beaktas särskilt i processen. Vidare sker idag ett samarbete med HEM där vi kan använda varandras resurser t.ex. vid föräldraledighet. Konsekvenser Teknik- och fritidsnämnden ser det som angeläget att arbeta med framtida kompetensförsörjning och kompetensutveckling för att möta framtidens rekryteringsbehov samt behålla medarbetare som kan trivas och utvecklas på arbetet. Vid rekryteringsarbetet är förutom kompetenskraven, mångfald och jämställdhet en viktig del. Att som arbetsgivare lyckas med att attrahera, rekrytera och bibehålla rätt kompetens är avgörande för att Halmstads kommun ska lyckas med sina framtida uppdrag, oavsett verksamhet. Ärendets beredning Inom kommunen Ärendet är berett av förvaltningsstaben Andra grupper --- Fackliga organisationer Ärendet faller inte inom ramen för MBL Lista över bilagor 1. Förslag till remissvar 2. Motion om kompetensutveckling och kompetensväxling 4
För teknik- och fritidsförvaltningen Anders Ramsby Förvaltningschef Susanne Isacson HR-ansvarig 5
1(2) Yttrande 2014-03-06 Diarienummer: TE 2014/0136 Version: 1,0 Beslutsorgan: KS Förvaltningsstaben Susanne Isacson E-post: susanne.isacson@halmstad.se Telefon: 035-137746 Svar på remiss gällande kompetensutveckling och kompetensväxling(ks 2013/0638) Teknik- och fritidsnämnden har blivit utvald att lämna remissvar på en motion som inkommit från Vänsterpartiet och Socialdemokraterna till kommunstyrelsen. De frågor som specifikt avser skola och omsorg väljer teknik- och fritidsnämnden att inte yttra sig om utan inriktar sig på de frågor som berör den egna verksamheten. Nämnden arbetar på bred bas med frågorna och ställer sig positiv till att ett program för generationsväxling arbetas fram i samarbete med de övriga nämnderna och styrelserna. Arbetet med planen bör ligga centralt för att få ett program som gäller samtliga verksamheter inom Halmstads kommun vilket gagnar även rörligheten mellan förvaltningar i förlängningen. Idag samarbetar nämnden med Made by Halmstad, en länk mellan skola och näringsliv i Halmstads kommun för att attrahera kommande medarbetare. Vidare samverkar nämnden med övriga nämnder och styrelser vid jobbmässor samt vid centrala projekt såsom trainee-program samt Morgondagens ledare. Teknik- och fritidsnämnden har under 2014 som mål i verksamhetsplanen att utveckla det strategiska mångfaldsarbetet bl.a. genom utbildning och samarbete med aktörer som idag har kommit långt inom området. Ett av målen är att bl.a. att få en jämnare fördelning mellan kvinnor och män. Den strategiska rekryteringsprocessen lyfter mångfaldsperspektivet i kravprofilen vilket gör att den belyses vid varje rekrytering. Nämnden ser positivt på rörlighet mellan verksamheter. 2010 påbörjades ett arbete tillsammans med övriga nämnder och styrelser med syfte att strukturera och säkra att den kompetens som finns i organisationen som helhet tas till vara. Kompetensgruppens arbete har nu införlivats i projektet HR-utveckling. Processerna som arbetats fram kommer också att ligga till grund för det kommande arbetet med att attrahera, rekrytera och behålla medarbetare. Teknik- och fritidsnämnden ser kompetensförsörjning och kompetensutveckling som viktiga områden. Att uppfattas som en attraktiv arbetsgivare är betydelsefullt ur bland annat rekryteringsperspektiv. 1
För Teknik- och fritidsnämnden Jennie Johansson Ordförande Anders Ramsby Förvaltningschef 2
HALMSTADS KOMMUN Kommunstyrelsen Utdrag ur PROTOKOLL Sammanträdesdatum 2014-01-28 KS 31 KS 2013/0638 Motion om kompetensutveckling och kompetensväxling - remiss Beslut Kommunstyrelsen beslutar att remittera motionen om kompetensutveckling och kompetensväxling inom Halmstads kommun till barn- och ungdomsnämnden, utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden, socialnämnden, teknik- och fritidsnämnden samt hemvårdsnämnden för svar senast 2014-04-11. Ärendet En motion har inkommit till kommunstyrelsen från Ulla Winblad (S), Mariann Norell (V) samt Krissi Johansson (S). Förslaget berör olika insatser med koppling till kompetensutveckling och kompetensväxling i syfte att möta de utmaningar Halmstads kommun som arbetsgivare står inför. Stadskontoret föreslår att motionen remitteras till barn- och ungdomsnämnden, utbildningsoch arbetsmarknadsnämnden, socialnämnden, teknik- och fritidsnämnden samt hemvårdsnämnden för svar senast 2014-04-11. Ärendets beredning Ärendet är berett av stadskontorets personalavdelning. Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att remittera motionen om kompetensutveckling och kompetensväxling inom Halmstads kommun till barn- och ungdomsnämnden, utbildningsoch arbetsmarknadsnämnden, socialnämnden, teknik- och fritidsnämnden samt hemvårdsnämnden för svar senast 2014-04-11. Beslutsgång Kommunstyrelsen beslutar i enlighet med föreliggande förslag. Vid protokollet Mikael Petersson
Justerat 2014-01-29 Ordförande Justerare Carl Fredrik Graf Anders Rosén
1(3) Tjänsteskrivelse 2013-10-30 Diarienummer: TE 2013/0108 Version: 1.0 Beslutsorgan: TE Enhet: Adm avd Carina Malmgren E-post: Telefon: Revidering av dokumenthanteringsplan för teknik- och fritidsnämnden Förslag till beslut 1. Teknik- och fritidsnämnden beslutar att godkänna dokumenthanteringsplanen daterad 3 mars 2014. Sammanfattning Enligt arkivlagen (SFS 1990:782) och av fullmäktige antagna riktlinjer för kommunens arkiv- och dokumenthantering (2012-06-19, 86) ska varje myndighet upprätta en dokumenthanteringsplan. Teknik- och fritidsnämndens nuvarande plan är sedan 2005 och tillgodoser inte dagens behov. Teknik- och fritidsförvaltningen har därför tagit fram ett förslag till reviderad dokumenthanteringsplan med utgångspunkt från de olika avdelningarnas aktuella behov. Ärendet Uppdrag Uppdraget har initierats internt. Målet har varit att ta fram en mer lästläst dokumenthanteringsplan uppdelad efter respektive avdelning och dess processer. Planen ska fungera som ett administrativt stöd och uppmuntra till större ordning och reda och i det stora bättre laguppfyllnad. 1
Bakgrund Dokumenthanteringsplanen fastställer vilka handlingar som ska bevaras respektive gallras (förstöras). Planen ger en överblick över myndighetens allmänna handlingar och förbättrar de anställdas och allmänhetens möjligheter att återsöka information. Med myndighet avses nämnd eller bolag. Förutom lagstiftningens krav har hänsyn tagits till de nationella gallringsråden utgivna av Sveriges kommuner och Landsting samt Riksarkivet. Analys, förslag och motivering Dokumenthanteringsplanen innehåller uppgifter om handlingarnas namn, sorteringsordning, eventuell gallringsfrist och när handlingarna som ska bevaras ska levereras till kommunarkivet. Hanteringen av handlingar, som endast finns i digital form, redovisas på ett tydligare sätt än tidigare. Underlaget har tagits fram av teknik- och fritidsförvaltningen med utgångspunkt från tidigare dokumenthanteringsplan från 2005, uppkomna behov på respektive avdelning och de nationella gallringsråden. De föreslagna gallringsfristerna har tagit hänsyn till bestämmelserna i arkivlagens 3: - rätten att ta del av allmänna handlingar - behovet av information för rättsskipning och förvaltning - forskningens behov Det är angeläget att dokumenthanteringsplanen i fortsättningen revideras minst vartannat år samt vid större organisationsförändringar. Konsekvenser Den reviderade dokumenthanteringsplanen ger möjligheter till en mer korrekt arkiv- och dokumenthantering än tidigare. Den innebär inga ekonomiska konsekvenser. Ärendets beredning Inom kommunen Underlaget har arbetats fram med hjälp av handläggare på förvaltningen och i samråd med arkivarien. Andra grupper _ 2
Fackliga organisationer _ Lista över bilagor 1. Reviderad dokumenthanteringsplan daterad 3 mars 2014. För teknik- och fritidsförvaltningen Anders Ramsby Förvaltningschef Susanne Isacson HR-ansvarig 3
DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR TEKNIK- OCH FRITIDSNÄMNDEN I HALMSTAD Daterad 3 mars 2014 Beslut: Inledning Allmänt om dokumenthantering Allmänt om dokumenthantering för teknik- och fritidsnämnden Kort om offentlighet och sekretess Delplaner: Ekonomi Personal Allmänt om arkiv- och dokumenthantering Vad gäller enligt arkivlagen och kommunens riktlinjer för arkiv- och dokumenthantering? Arkivlagen och kommunens riktlinjer ger teknik- och fritidsnämnden ett preciserat ansvar för sitt arkiv. Nämnden skall bl.a: * för sin dokumenthantering använda material och metoder som garanterar informationens äkthet och beständighet under bevarandetiden * registrera handlingarna på ett sätt som främjar framtida återsökning * rensa och på ett klart sätt avgränsa arkivhandlingar från övrig information * besluta om gallring i arkivet och i förekommande fall genomföra gallringen * skydda arkivet mot förstörelse m m * redovisa arkivet i arkivbeskrivning och arkivförteckning Kommunarkivet svarar praktiskt för denna tillsyn. Varje myndighet skall upprätta en dokumenthanteringsplan som visar vilka typer av handlingar som förekommer, vad som kan gallras, när handlingarna
skall levereras till komunarkivet o s v. Arkivmyndigheten Kommunstyrelsen är arkivmyndighet i Halmstads kommun. Arkivmyndigheten skall enligt arkivlagen utöva tillsyn över att de kommunala myndigheterna fullgör sina skyldigheter enligt arkivlagen. I följande fall är nämndens beslutanderätt enligt arkivreglementet inskränkt till förmån för arkivmyndigheten: * beslut om materiel och metoder när det gäller handlingar som skall bevaras åt eftervärlden * beslut om bevarande av vissa handlingar * beslut om utlån av arkivhandlingar Arkivmyndighetens beslut har i dessa fall delegerats till kommunarkivarien. Arkivbeskrivning Enligt arkivlagen skall varje myndighet upprätta en arkivbeskrivning "som ger information om vilka slag av handlingar som kan finnas i myndighetens arkiv och hur arkivet är organiserat" Följande uppgifter skall ingå i beskrivningen: * myndighetens arbetsuppgifter (och hur de förändrats) * myndighetens organisation (och hur den utvecklas) * arkivets huvudsakliga struktur * gallringsregler * arkivorganisation/arkivansvar Kravet på arkivbeskrivning för teknik- och fritidsnämnden med föregångare tillgodoses genom denna dokumenthanteringsplan samt genom den dokumentation som finns i kommunarkivets arkivförteckningar och förvaltningshistoriska dokumentation. Arkivförteckning Enligt arkivlagen skall varje kommunal myndighet förteckna sitt arkiv. Arkivförteckningen är ett systematiskt inventarium över myndighetens arkivhandlingar ned till volymnivå. Förteckningen bör bygga på den systematik som återfinns i det s k allmänna arkivschemat. Arkivförteckningar i Halmstads kommun upprättas av kommunarkivet. Dokumenthanteringsplan för teknik- och fritidsnämnden
Enligt kommunens riktlinjer för arkiv- och dokumenthantering skall varje myndighet upprätta en dokumenthanteringsplan som visar hur myndighetens verksamhet dokumenteras och dokumenten arkivmässigt skall tas om hand. Dokumenthanteringsplaner befrämjar effektivitet, kvalitet och säkerhet i informationshanteringen och möjliggör en mer ordnad arkivbildning. Dokumenthanteringsplanen är en förteckning över de dokument som används inom teknik- och fritidsförvaltningens olika verksamheter med uppgifter om hur de skall hanteras när de är aktuella, vilka handlingar som skall bevaras och vad som får gallras. Dokumenthanteringsplanen är på samma gång ett inledande moment i den ordnade arkivbildningen. Planen innehåller därför även uppgifter om när respektive handling kan gallras (förstöras) och vad som skall levereras till centralarkivet. Indelning efter verksamhetsområde Teknik- och fritidsnämndens verksamhet sönderfaller i tre verksamheter: * Gata/trafik * Idrott/fritid * Park/natur I var och en av dessa uppstår dokumentation i form av handlingar, på papper eller i digital form. Fastställande av plan och ändringsbeslut Beslut om gallring av allmänna handlingar och överföring av allmänna handlingar till arkivmyndigheten (kommunarkivet) kan endast fattas av myndigheten. Eftersom dokumenthanteringsplanen innehåller sådana beslut har planen fastställts i teknik- och fritidsnämnden. Planen är dock ett levande instrument. En dokumenthanteringsplan baserad på verksamheten påverkas i mindre grad av organisationsförändringar, men planen kan ändå behöva ändras därför att myndighetens verksamhet ändrar innehåll eller därför att sättet att dokumentera en och samma verksamhet utvecklas. Förändringar i planen som innebär ökad gallring - eller att nytillkomna handlingstyper föreslås gallrade - bör underställas nämnden. Sådana ändringar skall föregås av samråd med kommunarkivet. Mindre förändringar som rör planens disposition och tillägg av handlingstyper till olika aktiviteter kan i regel beslutas av ansvarig administrativ personal, eventuellt efter samråd med kommunarkivet. Överlämnande och utlån Överföring av handlingar till kommunarkivet enligt denna dokumentplan är en formell åtgärd som innebär att ansvaret för handlingarna överlämnas till arkivmyndigheten. Beslut om gallring, utlämnande av sekretesskyddad handling m m skall då fattas av kommunarkivet. Alla leveranser till kommunarkivet skall åtföljas av leveransbevis med en förteckning över de handlingar som överlämnas/mottages. Utlån av handlingar till plats utanför teknik- och fritidsförvaltningens egna lokaler skall godkännas av kommunarkivet.
Skrivmateriel Handlingar som skall bevaras för framtiden måste framställas och lagras med materiel som garanterar informationens beständighet. De skrivmateriel som tillhandahålls i kommunens förråd är normalt godkända för arkivbruk. När handlingarna som lagras digitalt skall bevaras för eftervälden kan överföring till annat lagringsmedium bli aktuellt. I sådana fall sker samråd med arkivmyndigheten (kommunarkivet). Gallring och aktrensning Gallring innebär förstöring av handlingar i en myndighets arkiv eller att uppgifter som ingår i ljudupptagning eller upptagning för ADB utplånas. Den tid som skall förflyta innan gallringsbara handlingar får gallras ut kallas gallringsfrist. Gallringsfristen räknas i regel från utgången av det år under vilket handlingen har kommit in eller upprättats. Gallringen underlättas om gallringsbara handlingar kan avskiljas redan vid arkivläggningen. Gallringspunkten kan då anges på resp volym. Gallrade handlingar skall malas eller brännas. Sekretesskyddade handlingar skall förstöras under kontroll. Aktrensning innebär att akten i ett ärende befrias från arbetspapper som endast är av tillfällig betydelse och som är onödiga för förståelsen av ärendet. Det kan gälla minnesanteckningar som inte tillfört ärendet sakuppgift, utkast, övertaliga kopior och dubbletter. Aktrensningen avser handlingar som inte är allmänna handlingar och har därför inte någon gallringsåtgärd. Den skall utföras av handläggaren när ärendet är slutbehandlat, före arkivläggningen IT och arkiv En stor del av förvaltningens dokumenthantering sker i digital form. Dokument i ärenden skrivs normalt ut på papper och arkiveras då i denna form. De verksamhetssystem som används för de administrativa systemen för personal- och ekonomirapportering innehåller däremot information som aldrig kan skrivas ut och som därför måste hanteras i digital form så länge den existerar. Teknik- och fritidsförvaltningen skall gemensamt med kommunarkivet och kommunens IT-enhet utveckla regler och rutiner för denna långsiktiga digitala arkivering. Nämndens diarium förs helt och hållet digitalt. En växande del av de handlingar som inkommer till diarieexpeditionerna är likaså digitala, i form av e-post eller bilagor till e-post. Det är av utomordentlig betydelse att också diarium och elektroniska postlådor hanteras i enlighet med gällande lagstiftning när det gäller hantering av personuppgifter (PuL), offentlighet och sekretess. Kort om offentlighet och sekretess Allmänhetens rätt att ta del av allmänna handlingar hos myndigheter baseras på grundlagsskyddade regler i tryckfrihetsförordningens 2:a kapitel, som gäller allmänna handlingars offentlighet. Allmän handling Med handling avses framställning i skrift eller bild inkl telefax och elektroniskt lagrad information. En handling är allmän om den förvaras hos
myndigheten och enligt TF:s definition är inkommen dit eller upprättad där. En handling anses inkommen till myndigheten när den anlänt eller tagits emot av en behörig representant för myndigheten. Registrering eller diarieföring är således inte ett krav för att handlingen skall anses som inkommen. Undantag gäller för handlingar enligt 2 kap 9 2 st TF: utkast eller koncept till myndighets beslut eller skrivelse som mottagits endast för synpunkter på utformningen s k "delning". Sådana skrivelser anses heller inte expedierade hos den andra myndigheten. Enligt 2 kap 7 TF skall en handling anses upprättad * när den har expedierats * när det ärendet till vilket den hör har slutbehandlats; eller * när den på annat sätt färdigställts. Handlingar som inte expedieras och inte tillhör ärenden; t ex fristående promemorior och utredningar, blir således allmänna när de är färdigställda. Protokoll blir enligt samma allmänna efter justering, diarier och register så snart de färdighetställs för anteckningar. Vissa handlingar blir allmänna först om och när de omhändertas för arkivering. Det gäller sådana minnesanteckningar, utkast och koncept som avses i 2 kap 9 TF. Sådana handlingar skall omhändertas för arkivering om de tillför sakuppgifter av betydelse och blir därmed allmänna handlingar. Om de arkiveras trots att de inte tillför sakuppgifter av betydelse blir de ändå allmänna handlingar. I förvaltningslagen finns intaget dokumentationskrav vid muntlig handläggning, vilket leder till att minnesanteckningar skall placeras i akten. Därvid arkivläggs de och blir allmänna handlingar. Huvudregeln är att handlingar som är allmänna enligt ovanstående definition också är offentliga. Var och en har därmed rätt att ta del av handlingarnas innehåll utan oskäligt dröjsmål. Krav på registrering m m Den allmänna handlingen måste kunna återfinnas. Enligt 5 kap Offentlighets- och sekretesslagen OSL (2009: 400) måste myndigheten hålla sina handlingar i sådan ordning att den som söker information kan få en överblick och därmed möjlighet att återfinna en viss handling. Här behövs de obligatoriska arkivbeskrivningarna och arkivförteckningarna. Diariet är det viktigaste instrumentet för handlingsregistrering. För sekretessskyddade handlingar är denna registrering obligatorisk. Rätten att ta del av allmänna handlingar gäller oavsett om handlingarna finns i digital form eller på papper. Myndigheten skall ordna så att rätten att ta del av allmänna handlingar garanteras och skall även, om den sökande så begär, ställa terminal eller annat tekniskt hjälpmedel till förfogande. Sekretess Vissa allmänna handlingar är sekretesskyddade. Sekretessen gäller både gentemot enskilda och mot andra myndigheter och förvaltningar, även inom kommunen. Sekretessen skall iakttas av den som p g a anställning, uppdrag, tjänsteplikt eller på annan liknande grund deltar
i den offentliga verksamheten (inkl politiker, praktikanter m fl). Exempel på verksamheter där sekretesskyddade uppgifter förekommer är vissa upphandlingar, omplacerings- och anpassningsärenden, personliga utvecklingssamtal, heter. Dokumentplanen innehåller inga preciserade uppgifter om vilka handlingar som är sekretesskyddade utan det ankommer på den verksamhetsansvarige att själv upprätthålla sådan kunskap. Observera att uppgifter i allmänna handlingar kan hemlighållas endast med stöd av bestämmelser i sekretesslagen eller annan lag som sekretesslagen hänvisar till. Självklart gäller samma regler för kopior av sekretessbelagda handlingar som för originalhandlingarna. Skydd för personuppgifter Personuppgiftslagen (SFS 1998:204), PUL, ger skydd för enskilda personer med avseende på behandling av personuppgifter. Lagen är generell och omfattar all behandling av personuppgifter. PUL begränsar möjligheten att publicera dokument med uppgifter som gör det möjligt att söka och identifiera enskilda personer, i den mån varje individ inte lämnat sitt samtycke. Behandling är dock tillåten om syftet är att utföra en arbetsuppgift av allmänt intresse eller en arbetsuppgift i samband med myndighetsutövning. Teknik- och fritidsnämnden har utsett Carina Malmgren som personuppgiftsombud inom teknik- och fritidsförvaltningen.
VERKSAMHETSHANDLINGAR Arbetsområde Kop Medium Gallring Leverans D -diarie Anmärkning (om annat (förstöring) till föra Handling (x) än papper) efter kommunarkiv S - syste- D = Handlingar som diarieförs levereras till efter matisk kommunarkivet enligt riktlinjer för diariet förvaring (efter 5 år) O - Objektsreg P = Handllingar som ska finnas i personalakter P - förvaras levereras till kommunarkivet enligt riktlinjer i personal- för personalakter akten Anbud Anbud antaget 5 år D ej antaget 2 år S Anbudsdiarium/utvärdering 5 år D Beställning 5 år D Förfrågningsunderlag 5 år D Tilldelningsbeslut/besked 5 år D Arbetsplats Beredskapsjournal Halmstad kommun inaktualitet S Uppdateras kontinuerligt Passerkort, utdelningslistor 1år e.g.utg behörighetsvis Nycklar till arbetsplatsen Nr-lista och Namn-lista inaktualitet S Nycklar och kvitterad lista förvaras i kassaskåp Utryckningsrapporter larm 2 år S Arbetsmiljö Kallelse 2 år S Protokoll 5 år S Skyddsrond, protokoll 5 år S Delegering av arbetsmiljöansvar 5 år D Avdelningsmöte Kallelse 2 år S Protokoll 2 år S Info. av vikt för verksamheten ska bevaras 1 (6)
VERKSAMHETSHANDLINGAR Arbetsområde Kop Medium Gallring Leverans D -diarie Anmärkning (om annat (förstöring) till föra Handling (x) än papper) efter kommunarkiv S - syste- D = Handlingar som diarieförs levereras till efter matisk kommunarkivet enligt riktlinjer för diariet förvaring (efter 5 år) O - Objektsreg P = Handllingar som ska finnas i personalakter P - förvaras levereras till kommunarkivet enligt riktlinjer i personal- för personalakter akten Avtal/kontrakt/överenskomme lser Alla avtal ska diarieföras Avtal leverans av varor och tjänster 5 år D Avtal mark 5 år D Avtal myndigheter 5 år D Avtal upphandling utöver 5 år D Avtal/Överenskommelser, övr 5 år D Entreprenadavtal 5 år D Kontrakt, övrigt 5 år D dokumenteras 5 år D Brev/skrivelser in o ut av vikt för verksamheten 5 år D övriga 2 år S Inkomna brev/skrivelser reg på postlista Detaljplaner Kostnadsuppföljningar 5 år uppdragsvis Laga krafts bevis 5 år D Remisser 5 år D Yttrande 5 år D E-post/mail Databas av vikt för verksamheten 5 år D övriga 2 år S Officiell epost reg på postlista, epost handläggare finns hos handläggare - kan skicka till TE diairum 2 (6)
VERKSAMHETSHANDLINGAR Arbetsområde Kop Medium Gallring Leverans D -diarie Anmärkning (om annat (förstöring) till föra Handling (x) än papper) efter kommunarkiv S - syste- D = Handlingar som diarieförs levereras till efter matisk kommunarkivet enligt riktlinjer för diariet förvaring (efter 5 år) O - Objektsreg P = Handllingar som ska finnas i personalakter P - förvaras levereras till kommunarkivet enligt riktlinjer i personal- för personalakter akten Fax om tillhör ett ärende 5 år D övriga 2 år S Hemsida, halmstad.se digital se centrala riktlinjer Info, reklam mm- extern inaktualitet S Kartor/ritningar Kartor med TK- info ritfilm/digital 5 år S Mikrofotografier lednkartv. film inaktualitet S Nybyggnadskartor BK löpnr Bevaras i verksamheten Relationsritningar papper/film/dig 5 år S Ritningar, verksamheter - anläggn. papper/film/dig 5 år S Info mtrl eget, broschyrer 5 år S 1 arkivex bevaras Projekthandlingar Anbud se ovan se ovan Arbetshandlingar, egen regiarb digital/ritfilm inaktualitet S sparas internt Arbetshandlingar, digital/ritfilm inaktualitet S sparas internt Arkeologiska undersökningar 5 år D Tekniska beräkningar inaktualitet S sparas internt Beställningar/avrop till lev 5 år D Budget Ska finnas i ekonomisystemet Foton papper/film/dig inaktualitet S Brev till fastighetsägare 5 år D 3 (6)
VERKSAMHETSHANDLINGAR Arbetsområde Kop Medium Gallring Leverans D -diarie Anmärkning (om annat (förstöring) till föra Handling (x) än papper) efter kommunarkiv S - syste- D = Handlingar som diarieförs levereras till efter matisk kommunarkivet enligt riktlinjer för diariet förvaring (efter 5 år) O - Objektsreg P = Handllingar som ska finnas i personalakter P - förvaras levereras till kommunarkivet enligt riktlinjer i personal- för personalakter akten Kalkyl 5 år S Kostnadsuppföljningar 5 år S Nybyggnadskarta BK löpnr BK har original Offerter 5 år D Protokoll Besiktningsprotokoll, före, efter 5 år D Egen regi 5 år D Entreprenör Byggmötesprotokoll 5 år D Egen regi 5 år D Entreprenör Garanti 5 år D Entreprenör Rörinspektion S Digitalt i ledningsregistret Tidplaner inaktualitet S Tillstånd, externa 5 år D Underlagsritning, ex Telia inaktualitet S Videofilmer, dokumentation - besiktn magnetban/cd inaktualitet S Sparas i arkiv( f.n i källaren) Register, (personuppgifter) 2 år, e inak S Remisser 5 år D Skadeanmälan 4 (6)
VERKSAMHETSHANDLINGAR Arbetsområde Kop Medium Gallring Leverans D -diarie Anmärkning (om annat (förstöring) till föra Handling (x) än papper) efter kommunarkiv S - syste- D = Handlingar som diarieförs levereras till efter matisk kommunarkivet enligt riktlinjer för diariet förvaring (efter 5 år) O - Objektsreg P = Handllingar som ska finnas i personalakter P - förvaras levereras till kommunarkivet enligt riktlinjer i personal- för personalakter akten Beslut 5 år D Anmälan 5 år D Anordning-utbetalning 5 år D Ekonomi Foto, verks.dokumentation, film/dig papper/film/dig 5 år D Korrenspondes övrig 5 år D Utredning 5 år D Sociala medier Facebook Inlägg av rutinmässig karaktär inaktualitet S Denna hade fallit bort Inlägg av ärendemässig karaktär 5 år D Inlägg av kränkande eller stötande karaktär Omedelbart Statsbidrag 5 år D Verksamhetsmöte/styrgrupp Kallelse 2 år S Protokoll 5 år S Måldokument TE 5 år D Mål för gata/trafik 5 år D Mål för idrott/fritid 5 år D Mål för park/natur 5 år D Organisationsstruktur (schema) 5 år D Rapporter, övriga 5 år S 5 (6)
VERKSAMHETSHANDLINGAR Arbetsområde Kop Medium Gallring Leverans D -diarie Anmärkning (om annat (förstöring) till föra Handling (x) än papper) efter kommunarkiv S - syste- D = Handlingar som diarieförs levereras till efter matisk kommunarkivet enligt riktlinjer för diariet förvaring (efter 5 år) O - Objektsreg P = Handllingar som ska finnas i personalakter P - förvaras levereras till kommunarkivet enligt riktlinjer i personal- akten Riktlinjer 5 år D Verksamhetsplanering papper/digital 2 år S Utredningar och planer för verksamhet 5 år S Verksamhetsberättelse 5 år D -underlag mm inaktualitet S Åsikter Allmänn karaktär: övrig post 2 år S Ärendekaraktär 5 år D för personalakter 6 (6)
NÄMNDSADMINISTRATION Arbetsområde Kop Medium Gallring Leverans D -diarie Anmärkning (om annat (förstöring) till föra Handlingar som diarieförs levereras till Handling (x) än papper) efter kommunarkiv S - syste- kommunarkivet enligt riktlinjer för diariet efter matisk (efter 5 år) förvaring Arkiv/arkivering Arkivbeskrivning 5 år D Leveransbevis X Sänd original S Skall fyllas i och sändas med handlingar med till kommunarkivet. Kopia på leveransbeviset handlingarna fås tillbaka. Lämnas till registrator Delegation Delegationsordning 5 år D Delegationsbeslut 5 år D Anmälningsärenden 5 år D Diarium Databas, LIS D f o m 2014 heter systemet Ephorte TE diairum TE elektroniskt arkiv Postlista 2 år Övrig post 2 år Dokumenthanteringsplan 5 år D Kommunfullmäktige Protokollsutdrag X berör ärende X 5 år D övriga X 2 år S Övrig post Kommunstyrelsen Protokollsutdrag X berör ärende X 5 år D övriga X 2 år S Övrig post MBL Kallelse 2 år S Protokoll 5 år D Protokoll TE Handlingar 5 år D 1 (2)
NÄMNDSADMINISTRATION Arbetsområde Kop Medium Gallring Leverans D -diarie Anmärkning (om annat (förstöring) till föra Handlingar som diarieförs levereras till Handling (x) än papper) efter kommunarkiv S - syste- kommunarkivet enligt riktlinjer för diariet efter matisk (efter 5 år) förvaring Kallelse 2 år S TE sammanträde Protokoll 5 år D Protokoll/utdrag från andra nämnder/styrelse berör ärende X 5 år D övriga X 2 år S Övrig post PUL Arbete pågår med att ha gemensam struktur för Förteckning över register Excel, word uppdateras S registerförteckning kontinuerligt Nämnd ersättning, underlag 2 år S Ersättning görs via TROMAN till Agresso Underlag sparas systematiskt 2 år, kvitto 7 år närvarolista 2 år S Samverkan Kallelse 2 år S Protokoll 5 år S Förslagsverksamhet databas uppdateras S kontinuerligt 2 (2)
EKONOMI Arbetsområde Kop Medium Gallring Leverans D -diarie Anmärkning (om annat (förstöring) till föra Handlingar som diarieförs levereras till Handling (x) än papper) efter kommunarkiv S - syste- kommunarkivet enligt riktlinjer för diariet efter matisk (efter 5 år) förvaring Attestflöde 10 år S Avstämningar 2 år S Bokslutsspecifikationer 2 år S Ekonomisk prognosrapport 5 år D Internbudget 5 år D Kassarapporter 10 år S Kodplan 10 år S Kontoutdrag koncernvalutakonto 10 år S Ordererkännande/bekräftelse 10 år S Verifikationer: Batch-input 10 år S Huvudbok 10 år S Kundfakturor interna/externa 10 år 5 år om D S och D Om tillhör ett ärende lämna kopia till diariet Leverantörsfakturor manuella 10 år S Periodiseringar 10 år S Underlag till verifikationer/följesedlar 10 år S Verksamhetsförändringar 5 år D Verksamhetsplan 5 år D Årsredovisning och bokslut 5 år D
PERSONAL Arbetsområde Kop Medium Gallring Leverans D -diarie Anmärkning (om annat (förstöring) till föra Handling (x) än papper) efter kommunarkiv S - syste- Handlingar som diarieförs levereras till efter matisk kommunarkivet enligt riktlinjer för diariet förvaring (efter 5 år) P - förvaras i personal- akten Handllingar som ska finnas i personalakter levereras till kommunarkivet enligt riktlinjer för personalakter Anställningar, tillsvidare Se kommunövergripande riktlinjer anställda Anställningar, allmän Annonseras via Offentliga jobb. visstidsanställning, vikariat Pappersansökningar scannas säsong och läggs in i offentliga jobb Annons Offentliga 5 år D Ansökning = personligt brev Jobb 5 år D Annons och sammanställning återfinns i diariet CV/meritförteckning P Ansökningshandlingar samt anställningsinfo på betyg anställd personal återfinns i personalakten. Anställningsinformation P Anteckna i diariet vem som fått tjänsten. P S/P Vikariat visstidsanställning över sex mån. Vikariat visstidsanställning under sem mån. Återkommande vik - kvar i verksamheten Sammanställning över sökande 5 år D De som ej erhållit tjänst 2 år Pappersansökningar återsänds efter avslutad rekrytering Anställningar S Ankomststämpla samtliga ansöknings-
PERSONAL Arbetsområde Kop Medium Gallring Leverans D -diarie Anmärkning (om annat (förstöring) till föra Handling (x) än papper) efter kommunarkiv S - syste- Handlingar som diarieförs levereras till efter matisk kommunarkivet enligt riktlinjer för diariet förvaring (efter 5 år) P - förvaras i personal- akten Handllingar som ska finnas i personalakter levereras till kommunarkivet enligt riktlinjer för personalakter (vikariat visstidsanställning), säsong För den som fått tjänsten: Ansökan + CV + betyg m m + anställningsinfo handlingar. Dessa skall hållas tillgängliga för allmänheten under anställningsprocessen Personalakt för återkommande vikarier centrala riktlinjer De som ej erhållit tjänst Återsänds efter rekryteringen är avslutad Anhörigblankett När anställd S slutar Ansvarsförbindelse P Direktiv: Se HK IT-handbok Vid användandet av Skrivs in i Agresso Halmstad kommuns datorer och nätverk Arbetsskadeanmälan X P/D Original finns på Försäkringskassan Arbetstid
PERSONAL Arbetsområde Kop Medium Gallring Leverans D -diarie Anmärkning (om annat (förstöring) till föra Handling (x) än papper) efter kommunarkiv S - syste- Handlingar som diarieförs levereras till efter matisk kommunarkivet enligt riktlinjer för diariet förvaring (efter 5 år) P - förvaras i personal- akten Handllingar som ska finnas i personalakter levereras till kommunarkivet enligt riktlinjer för personalakter Flexrapport, stämpelkort 2 år S kronologisk Bisyssla, blankett 4 år S Förhandlingsprotokoll, MBL 5 år D Arbetsmiljöplan 5 år D Ligger i verksamhetsplanen Jämställdhetsplan 5 år D Ligger i verksamhetsplanen Matrikel P Plockas ut från AGRESSO av lönekontoret (vid avslut vid förvaltningen) Omplaceringshandlingar 5 år D OSL 5 kap 1-4, Scanna ej P Pensionshandlingar P Personalakter 2 månader S Om nya uppgifter skall in i akten efter avslutad efter leverans till kommunakrivet, anställning kontakta arkivet (komplett) Kortare anställning Efter avslutad Även för anställda med kortare anställn. anställning än 6 mån kan personalakt upprättas Personliga avtal exv bilavtal P Personalstatistik D Personuppgifter, se PUL Postförsäkran P Registerutdrag X P
PERSONAL Arbetsområde Kop Medium Gallring Leverans D -diarie Anmärkning (om annat (förstöring) till föra Handling (x) än papper) efter kommunarkiv S - syste- Handlingar som diarieförs levereras till efter matisk kommunarkivet enligt riktlinjer för diariet förvaring (efter 5 år) P - förvaras i personal- akten Handllingar som ska finnas i personalakter levereras till kommunarkivet enligt riktlinjer för personalakter (Rikspolisstyrelsen) Rehabiliteringshandlingar 5 år D+P OSL 5 kap 1-4. Scanna ej Sekretessförsäkran P Semesterlistor 3 år S planeringsunderlag Läkarintyg 2 år S Original förvaras på försäkringskassan Skyddsronder, protokoll S Tjänstgöringsbetyg P Tjänstgöringsintyg 2 år S Uppsägning (egen) 5 år D + P Uppsägning/avsked D + P Ev sekretess bedöms av arbetsgivaren (arbetsgivaren) Varsel om uppsägning 5 år tillsvidareanställda D + P Ev sekretess bedöms av arbetsgivaren upphör: visstidsanst. Inaktualitet S Varningar, skriftliga 5 år P
GATA/TRAFIK Arbetsområde Kop Medium Gallring Leverans D -diarie Anmärkning (om annat (förstöring) till föra Handlingar som diarieförs levereras till Handling (x) än papper) efter kommunarkiv S - syste- kommunarkivet enligt riktlinjer för diariet efter matisk (efter 5 år) förvaring Ansökan om blomlådor Ansökan efter avslut S Beslut efter avslut S Ansökan om boendeparkering Reg i TE Trafik Ansökan Avslag 2 år S Beviljade 2 år S Inbetalning av tillståndsavgift 10 år Faktura årskort 10 år se ekonomi Upphörda tillstånd/ansökningar 2 år S Ansökan om parkeringsplats Ansökan 3 år S Avtal om parkeringsplats 2 år S efter de gått ut, upphört gälla Faktura 10 år S Se ekonomi Uppsägning av parkeringsplats 3 år S Ansökan om p-tillstånd för miljöfordon Reg i TE Trafik Ansökan Avslag 3 år S Beviljade 3 år S Upphörda tillstånd 3 år S Inbetalning av tillståndsavgift 10 år se ekonomi Ansökan om p-tillstånd för rörelsehindrad Reg i TE Trafik Ansökan med läkarintyg 2 år S efter utgång Avslag 2 år S efter utgång 1 (3)
GATA/TRAFIK Arbetsområde Kop Medium Gallring Leverans D -diarie Anmärkning (om annat (förstöring) till föra Handlingar som diarieförs levereras till Handling (x) än papper) efter kommunarkiv S - syste- kommunarkivet enligt riktlinjer för diariet efter matisk (efter 5 år) förvaring Tillstånd 2 år S efter utgång upphörda & avlidna 2 år S efter utgång Foto till tillstånd 2 år S efter utgång Överklagande av beslut 2 år S efter utgång Beslut från länsstyrelsen 2 år S efter utgång Beslut från Transportstyrelsen 2 år S efter utgång Överklagande från sökande 2 år S efter utgång Beläggning Solen digitalt Broliggare, anläggn.dok. BATMAN digitalt Enskilda vägar, bidrag mm Beslut om bidrag, sammanställning 5 år D Verksamhetsberättelse, ansökan om bidrag 5 år D Särskilda bidrag 5 år D Fordonsflyttning, delegation TE Reg i TE Trafik Ansökan om flyttning av fordon 10 år S Beslut 10 år S Brevväxling om flyttning-fordonsägare 10 år S Gaturegister Galant Digitalt Kommunalt väghållningsomr Solen Digitalt Kontrollavgifter 2 (3)
GATA/TRAFIK Arbetsområde Kop Medium Gallring Leverans D -diarie Anmärkning (om annat (förstöring) till föra Handlingar som diarieförs levereras till Handling (x) än papper) efter kommunarkiv S - syste- kommunarkivet enligt riktlinjer för diariet efter matisk (efter 5 år) förvaring Reklamationer 10 år S SVEA-ekonomi; HOJAB hanterar Lokala trafikföreskrifter Reg i RDT Lokala trafikföreskrifter, TE beslut Digitalt 5 år S Bevaras i systemet Lokala trafikföreskrifter, TE tillfälliga Digitalt 2 år S Lokala trafikföreskrifter, TE upphörda Digitalt 5 år S Bevaras i systemet Torghandlarregister, (PUL) 10 år S Trafikdispenser Reg i TE Trafik Ansökan dispens tung, bred transport 2 år S Beslut 2 år S Dispens tillfällig, ex flytt, företag 2 år S Trafikanordningsplaner 3 år S Upplåtelse av allmän platsmark Reg i TE Trafik Ansökan 2 år S Faktura 10 år S Se ekonomi Tillståndsbevis 2 år S -julgransförsäljning 2 år S Yttrande 2 år S 3 (3)
Park/Natur Arbetsområde Kop Medium Gallring Leverans D -diarie Anmärkning (om annat (förstöring) till föra Handlingar som diarieförs levereras till Handling (x) än papper) efter kommunarkiv S - syste- kommunarkivet enligt riktlinjer för diariet efter matisk (efter 5 år) förvaring Alla avtal ska diaireföras, se avtal - verksamhetshandling Avtal Disponering av allmän platsmark 5 år D Kalkdoserare 5 år D Skötsel, grönområde/ekonomiskogar 5 år D Hyresavtal 5 år D Övriga avtal 5 år D Beställningsuppdrag Externa 10 år S Fakturaunderlag Interna 10 år S Fakturaunderlag Kalkverksamhet Kalkning-redovisning-ekonomi 5 år D Kalkning-skötsel-upphandling 5 år D se anbud-verksamhetshandling Kustservice Rapporter strandbadvatten 5 år D Ansökningar Blå flagg 5 år D Lekplatser Besiktningsprotokoll Inaktualitet S Uppdateras kontinuerligt. Projekt Projekt inom naturpark-, park- och kustverksamheten Mål- och policydokument Lekplatsplan 5 år D Halmstads gröna värden 5 år D Vandringsleder och slingor i Halmstad kommun 5 år D Se projekt-verksamhetshandling
Park/Natur Arbetsområde Kop Medium Gallring Leverans D -diarie Anmärkning (om annat (förstöring) till föra Handlingar som diarieförs levereras till Handling (x) än papper) efter kommunarkiv S - syste- kommunarkivet enligt riktlinjer för diariet efter matisk (efter 5 år) förvaring Övriga mål- och policydokument 5 år D Styrdokument Skötselplan Park/Natur 5 år D Naturvårdsområde/naturreservat 5 år D Badplan 5 år D Övriga styrdokument 5 år D
Idrott/fritid Arbetsområde Kop Medium Gallring Leverans D -diarie Anmärkning (om annat (förstöring) till föra Handlingar som diarieförs levereras till Handling (x) än papper) efter kommunarkiv S - syste- kommunarkivet enligt riktlinjer för diariet efter matisk (efter 5 år) förvaring Arrangemang Ansökan 2 år S Avtal Tillfälliga, enstaka 2 år S efter utgång Återkommande 5 år D Se avtal verksamhetshandling Faktura 10 år S Se ekonomi Arrangemangsplan (per år) inaktuellt S Annonser ändrat öppeth på anläggn inaktuellt Avtal Hyreskontrakt externa 5 år D Hyreskontrakt interna 5 år D Drift/underhållsavtal 5 år D Se avtal verksamhetshandling Nyttjanderättsavtal 5 år D Övriga avtal 5 år D Analysrapporter Bassängbadvatten Inaktualitet S Markprover Inaktualitet S Bidrag Aktivitetsbidrag 5 år S Anläggningsbidrag 5 år S Investeringsbidrag 5 år S Redovisas till teknik- och fritidsnämnden tertialvis enligt nämndens delegationsordning.
Idrott/fritid Arbetsområde Kop Medium Gallring Leverans D -diarie Anmärkning (om annat (förstöring) till föra Handlingar som diarieförs levereras till Handling (x) än papper) efter kommunarkiv S - syste- kommunarkivet enligt riktlinjer för diariet efter matisk (efter 5 år) förvaring Ledarutbildningsbidrag 5 år S Lokalbidrag 5 år S Avslag X 5 år S Kommuniceras via e-post till sökande part Utbetalning av bidrag X 10 år S Sker via FRI och Agresso Sammanställning över beviljade bidrag X 5 år D Bidragsbroschyr 5 år S Beslut i diariet, 1 arkivex Bokning/uthyrning av idrottsanläggningar Sköts i FRI Ansökan papper/fax/epost 2 år S Faktura 10 år S Se ekonomi Uthyrningsbesked 2 år S Uthyrningsschema Inaktualitet S Uthyrningsstatistik X Inaktualitet S Excelfiler Avgiftsbroschyr 5 år S 1 arkivex, beslut tas i nämnden Föreningsregister Sköts i FRI Underlag med föreningsuppgifter 1 år S Uppgifterna läggs in i FRI. Ansökan om lösen för webbförening Inaktualitet S Scannas in och sparas digitalt Utskick av lösen för webbförening X 1 år S E-post Föreningsdokument (årsmöteshandlingar) X 5 år D Kundundersökningar Besvarade enkäter 1 år S Rapport 5 år D Lotteritillstånd, TE Ansökan 2 år S
Idrott/fritid Arbetsområde Kop Medium Gallring Leverans D -diarie Anmärkning (om annat (förstöring) till föra Handlingar som diarieförs levereras till Handling (x) än papper) efter kommunarkiv S - syste- kommunarkivet enligt riktlinjer för diariet efter matisk (efter 5 år) förvaring Beslut 5 år D Anmäls till TE som delegationsbeslut Småbåtsplatser (uthyrning) Ansökan om båtplats 2 år S Faktura 10 år S Se ekonomi
1(4) Tjänsteskrivelse 2014-03-05 Diarienummer: TE 2014/0161 Version:1.0 Beslutsorgan:TE Enhet:PoU Kenneth Sunesson E-post:kenneth.sunesson@halmstad.se Telefon:035 13 75 21 Remiss ekohandlingsprogram 2014-2017 Förslag till beslut 1. Teknik- och fritidsförvaltningen beslutar att avge yttrande enligt upprättat förslag daterat 5 mars 2014. Sammanfattning Halmstads är en ekokommun, medlem i föreningen Sveriges ekokommuner, med ett program för ekologisk hållbarhet beslutad av kommunfullmäktige. Det nu föreliggande ekohandlingsprogrammet är det fjärde i ordningen sedan kommunen blev medlem 1997. Förslaget till nytt ekohandlingsprogram för tiden 2014-2017 är nu ute på samråd. Teknik- och fritidsförvaltningen har fått samrådshanhandlingarna för yttrande. Teknikoch fritidsnämnden är ansvarigt för två mål inom temaområdet begränsad klimatpåverkan och god hushållning med mark som man nu lämnar synpunkter på. 1
Ärendet Uppdrag Yttrande angående förslaget till kommunens miljöprogram, Ekohandlingsprogram för 2014-2017 (KS 2013/0204). Samrådshandlingen omfattar Förslag till Ekohandlingsprogram 2014-2017 samt en bilaga Genomförande plan för ekohandlingsprogrammet - förslag till nya åtgärder. Bakgrund Halmstads är en ekokommun, medlem i föreningen Sveriges ekokommuner, med ett program för ekologisk hållbarhet beslutad av kommunfullmäktige. Det nu föreliggande ekohandlingsprogrammet är det fjärde i ordningen sedan kommunen blev medlem 1997. Föreningen Sveriges ekokommuner grundar sig på principen om ett hållbart samhälle som kan behålla en jämvikt gentemot naturen utan att människors behov behöver stå tillbaka. Det Naturliga Steget beskriver det i fyra hållbarhetsprinciper som Halmstads kommun ställt sig bakom och skall vara vägledande i den kommunala verksamheten. Det nationella miljömålssystemet består av tre delar, för att uppnå generationsmålet finns det ett antal etappmål och flera miljökvalitetsmål. Ekohandlingsprogrammet bygger på miljökvalitetsmålen som har grupperats i fyra tematiska grupper. Begränsad klimatpåverkan. Sunda boendemiljöer. God hushållning med mark. Friska vatten. Ekohandlingsprogrammet antas av kommunfullmäktige och innehåller de ambitioner och inriktningar som kommunen har för en ekologisk hållbar utveckling. Det ingår som en del i kommunens verksamhetsstyrningsprocess och budgetprocessen. Programmet skall vart annat år utvärderas och följas upp. Teknik- och fritidsnämnden är ansvariga för två mål inom två temaområden begränsad klimatpåverkan och god hushållning med mark. Begränsad klimatpåverkan Mål 3:3 Beslutade åtgärder: Utreda förutsättningarna att nyttja tång, park och trädgårdsavfall samt växtmaterial från dagvattendammar och våtmarker för biogasproduktion. Mål 3:3 Nya förslag till åtgärder: Utveckla metoder för att tillvarata t.ex. tång, park- och trädgårdsavfall och växtmaterial från dammar för biogasproduktion. God hushållning med mark Mål 1:2 Beslutade åtgärder: Utreda möjligheten att starta ett stadsodlingsprojekt. 2
Mål 1:2 Nya förslag till åtgärder: Identifiera platser i tätorten som lämpliga för statsodling. Analys, förslag och motivering För tre av temaområdena lämnas följande kommentarer: Begränsad klimatpåverkan Det är positivt att använda tång, park- och trädgårdsavfall samt växtmaterial från dagvattendammar och våtmarker för biogasproduktion. En del av materialen är periodiska under året och park- och trädgårdsavfall används sedan flera år för flisning. Tång som tidvis förekommer rikligt utmed kommunens stränder skulle kunna ge ett mervärde som material till biogasproduktion. Synpunkt mål 3:3 Utreda möjligheten att även utnyttja t ex alg- och tångbiomassa till förbränning och värmeproduktion. God hushållning med mark I projektet med att rusta upp Linehedsparken ingår ett förslag att tillsammans med Studiefrämjandet driva en stadsodling. Studiefrämjandet har ambitionen att driva stadsodlingen som en kurs med teoretisk och praktisk del. Kommunen föreslås förbereda en plats för ca 70 kvm odlingsyta och bistå med bevattningsmöjligheter. Studiefrämjandet får ansvaret att ordna med odlingslådor, jord och skötsel för ytan. Målsättningen är att stadsodlingen i framtiden blir självgående med hjälp av ideell förening. Kan ses som ett pilotprojekt då liknande projekt inte genomförts tidigare i Halmstad. Det är ej beslutat om projektet genomförs i år. Synpunkt mål 3 Varje år nyanlägga våtmarker och dagvattendammar som syftar till att främja biologisk mångfald inom tätorter i Halmstads kommun. Friskt vatten Synpunkter mål 3 För att leva upp till förbättrad vattenkvalitet måste kunskapsläget över rådande status förbättras. Värdefulla vattenområden måste inventeras och kartläggas. Exempelvis måste kommunens grunda havsområden inventeras på flora- och faunainnehåll för att säkerställa att värdefulla områden bibehållas för kommande generationer. Kustvattenlandskapets dynområden måste inventeras och för att motverka erosion bör arbete med olika typer av åtgärder igångsättas t ex återförning av sand på känsliga områden samt att plantera växter för att hindra sandflykten, erosionen. Konsekvenser Vision 2020 är en vision om framtiden i Halmstad och hur man vill att kommunen upplevs av de som bor här och av besökare. Ekohandlingsprogrammet är en viktig del i detta tillsammans med andra handlingsprogram för att kommunfullmäktige kan ta fram konkretiserade mål och prioriteringar som styr verksamhetsstyrningsprocessen och budgetprocessen. 3
Ärendets beredning Inom kommunen Vid handläggning av yttrandet har Anna Melin, landskapsarkitekt och Lars Ohlsson, miljöansvarig, medverkat. Andra grupper Inga Fackliga organisationer Ärendet faller inte inom ramen för MBL. Lista över bilagor Inga För teknik- och fritidsförvaltningen Anders Ramsby Förvaltningschef Kenneth Sunesson Miljösamordnare 4
1(2) Yttrande 2014-03-05 Diarienummer: TE 2014/0161 Version:1:0 Beslutsorgan:TE <!Enhet>PoU Kenneth Sunesson E-post:kenneth.sunesson@halmstad.se Telefon:035 13 75 21 Remiss ekohandlingsprogram 2014-2017(KS 2013/0204) För temaområdena lämnas följande kommentarer: Begränsad klimatpåverkan Det är positivt att använda tång, park- och trädgårdsavfall samt växtmaterial från dagvattendammar och våtmarker för biogasproduktion. En del av materialen är periodiska under året och park- och trädgårdsavfall används sedan flera år för flisning. Tång som tidvis förekommer rikligt utmed kommunens stränder skulle kunna ge ett mervärde som material till biogasproduktion. Synpunkt mål 3:3 Utreda möjligheten att även utnyttja t ex alg- och tångbiomassa till förbränning och värmeproduktion. God hushållning med mark I projektet med att rusta upp Linehedsparken ingår ett förslag att tillsammans med Studiefrämjandet driva en stadsodling. Studiefrämjandet har ambitionen att driva stadsodlingen som en kurs med teoretisk och praktisk del. Kommunen föreslås förbereda en plats för ca 70 kvm odlingsyta och bistå med bevattningsmöjligheter. Studiefrämjandet får ansvaret att ordna med odlingslådor, jord och skötsel för ytan. Målsättningen är att stadsodlingen i framtiden blir självgående med hjälp av ideell förening. Kan ses som ett pilotprojekt då liknande projekt inte genomförts tidigare i Halmstad. Det är ej beslutat om projektet genomförs i år. Synpunkt mål 3 Varje år nyanlägga våtmarker och dagvattendammar som syftar till att främja biologisk mångfald inom tätorter i Halmstads kommun. Friskt vatten Synpunkter mål 3 För att leva upp till förbättrad vattenkvalitet måste kunskapsläget över rådande status förbättras. Värdefulla vattenområden måste inventeras och kartläggas. Exempelvis måste kommunens grunda havsområden inventeras på flora- och 1
faunainnehåll för att säkerställa att värdefulla områden bibehållas för kommande generationer. Kustvattenlandskapets dynområden måste inventeras och för att motverka erosion bör arbete med olika typer av åtgärder igångsättas t ex återförning av sand på känsliga områden samt att plantera växter för att hindra sandflykten, erosionen. För teknik- och fritidsnämnden Jennie Johansson Ordförande Anders Ramsby Förvaltningschef 2
Utskick enligt sändlista 2014-01-31 KS 2013/0204 Tyck till om förslaget till kommunens miljöprogram Ekohandlingsprogram för 2014-2017 (KS 2013/0204) Kommunstyrelsens samhällsbyggnadsutskott beslutade den 28 januari 2014 att samråda om förslaget till ett nytt ekohandlingsprogram för 2014-2017. Förslaget sänds på remiss enligt sändlistan. Kommunen välkomnar även synpunkter från andra externa aktörer och från allmänheten under samrådstiden som pågår fram till den 31 mars 2014. Samrådshandlingen ska ses som ett förslag och yttranden kommer att beaktas innan kommunfullmäktige fattar beslut om att anta ett nytt ekohandlingsprogram för perioden 2014-2017. Förslaget har tagits fram av samhällsbyggnadskontoret under ledning av en politisk styrgrupp. Välkommen till ett öppet möte med politiker och tjänstemän. Tid: Kl 15.00-18.30 onsdagen den 26 februari 2014 Samlad information hålls klockan 15.00 och kl 17.30 Plats: Kyrkogatan 5, Rådhuset vid Stora torg Lokal: Se & Hörnan på entréplan Synpunkter på samrådsversionen lämnas skriftligen till Kommunstyrelsen (KS 2013/0204), Box 153, 301 05 Halmstad eller via e-post till; kommunstyrelsen@halmstad.se ange ärendenummer KS 2013/0204 För att kunna beakta synpunkterna ska de vara inkomna senast 2014-03-31 Förslaget finns även som pdf på Halmstads kommuns hemsida www.halmstad.se och utställt i Se & Hörnan på Rådhuset vid Stora torg. För ytterligare frågor kontakta: Samhällsbyggnadskontoret, Karin Larsson, Miljöstrateg Telefon: 035-13 73 39, e-post: karin.larsson@halmstad.se Bifogas Förslag till Ekohandlingsprogram 2014-2017 samrådshandling Bilaga 1 Genomförandeplan med förslag till nya åtgärder samrådshandling Henrik Oretorp Ordförande i kommunstyrelsens samhällsbyggnadsutskott Styrgrupp Henrik Oretorp (C) Johan Rydén (M) Bertil Andersson (S) Anna-Karin Malmqvist (S) Inger Larsson (FP) Tove Bergman (MP) Tony Stané (S)
Sändlista för samråd av förslag till Ekohandlingsprogram 2014-2017 Kommunala nämnder Byggnadsnämnden Fastighetsnämnden Miljö- och hälsoskyddsnämnden Räddningsnämnden Servicenämnden Teknisk- och fritidsnämnden Laholmsbuktens VA-nämnd Barn- och ungdomsnämnden Kulturnämnden Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden Socialnämnden Hemvårdsnämnden Kommunala bolag Halmstads Fastighets AB Halmstads Energi och Miljö AB Halmstads Näringslivs AB Halmstad & Co Regionala organisationer och kommuner Länsstyrelsen i Hallands län Region Halland Högskolan i Halmstad Laholms kommun Hylte kommun Falkenbergs kommun Varbergs kommun Kungsbackas kommun Intresseorganisationer Naturskyddsföreningen Halmstadkretsen Hallands Botaniska Förening Svenskt Näringsliv Vattenrådent för Nissan, Fylleån och Suseån LRF Halland Den Goda jorden Företagarna i Halland Kulturmiljö Halland Energi- och MiljöCentrum Vattenrådet för Nissan Vattenrådet för Fylleån Vattenrådet för Suseån
SAMRÅDSHANDLING Förslag till Ekohandlingsprogram 2014-2017 UNDER PERIODEN 2014-02-03-2014-03-31 SAMRÅDER HALMSTADS KOMMUN OM FÖRSLAGET TILL ETT NYTT EKOHANDLINGSPROGRAM FÖR 2014-2017 Illustrationer av miljökvalitetsmålen:tobias Flygar HALMSTADS KOMMUN KS 2013/ 0204 Samhällsbyggnadskontoret 2014-01-20 Samhällsbyggnadskontoret Halmstads kommun Box 153, 301 05 Halmstad Besöksadress: Rådhuset Tel 035-13 70 00 Fax 035-13 73 08 www.halmstad.se
FÖRSLAG TILL EKOHANDLINGSPROGRAM 2014-2017 - SAMRÅDSHANDLING 2.0 Innehåll 1. Inledning 3 1.1 Halmstad är en ekokommun 3 1.2 Det svenska miljömålssystemet 3 1.3 Uppföljning 4 1.4 Andra styrande dokument 5 2. Målområden för ekohandlingsprogrammet 6 Begränsad klimatpåverkan 7 Sunda boendemiljöer 10 God hushållning med mark 12 Friska vatten 15 3. Genomförandeplan för ekohandlingsprogrammet 17 Begränsad klimatpåverkan 18 Sunda boendemiljöer 20 God hushållning med mark 21 Friska vatten 22 Bilaga 1 Genomförandeplan för ekohandlingsprogrammet - förslag till nya åtgärder 2
FÖRSLAG TILL EKOHANDLINGSPROGRAM 2014-2017 - SAMRÅDSHANDLING 2.0 1. Inledning 1.1 Halmstad är en ekokommun För att vara med i föreningen Sveriges Ekokommuner krävs att kommunfullmäktige antagit ett program för ekologisk hållbarhet. Detta är det fjärde ekohandlingsprogrammmet sedan Halmstads kommun blev medlem 1997. Föreningens verksamhet grundar sig på en definition av hållbar utveckling med principen att ett hållbart samhälle är ett samhälle som kan behålla sin jämvikt gentemot naturen samtidigt som människors förmåga att tillgodose sina behov inte hindras. Det Naturliga Steget beskriver det genom fyra hållbarhetsprinciper. De fyra hållbarhetsprinciperna som Halmstads kommun ställt sig bakom är: 1. Ämnen som är tagna från berggrunden får inte öka i naturen. 2. Ämnen från samhällets produktion får inte öka i naturen. 3. Det fysiska underlaget för naturens kretslopp och mångfald får inte utarmas. 4. Vi ska ha en effektiv och rättvis resursfördelning så att människor kan tillgodose sina behov. Dessa principer ligger i linje med värdegrunden för Halmstads kommun och ska ligga till grund för beslut och handlande i all kommunal verksamhet. 1.2 Det svenska miljömålssystemet Det svenska miljömålssystemet innehåller ett generationsmål, arton etappmål och sexton miljökvalitetsmål. Generationsmålet anger vilken samhällsomställning som behöver ske inom en generation för att vi ska få en bra miljö. Generationsmålet är vägledande för miljöarbetet på alla nivåer i samhället. Miljökvalitetsmål beskriver det tillstånd i den svenska miljön vi ska ha år 2020 (2050 då det gäller klimatmålet). Etappmål i april 2012 fattade regeringen ett beslut etappmål inom några prioriterade områden och uppdaterade preciseringar till miljökvalitetsmålen. Det finns totalt 18 etappmål för miljökvalitetsmålet Begränsad klimatpåverkan och områdena avfall, biologisk mångfald, farliga ämnen samt luftföroreningar. I samband med regeringens uppdatering av miljömålssystemet avförde Länsstyrelsen i Hallands län tidigare regionala miljömål och hänvisar till de nationella miljökvalitetsmålen med tillhörande preciseringar. Ekohandlingsprogrammet utgår från miljökvalitetsmålen som har grupperats i fyra tematiska områden. 3
FÖRSLAG TILL EKOHANDLINGSPROGRAM 2014-2017 - SAMRÅDSHANDLING 2.0 Halmstad 2020 och visionsstyrningsmodellen Ekohandlingsprogrammet är en del av Halmstads kommuns visionsstyrningsmodell som förtydligar kommunens prioriteringar i arbetet för att nå fram till de nationella miljökvalitetsmålen. Handlingsprogrammet antas i kommunfullmäktige och innehåller Halmstads kommuns ambitioner och inriktningar för en ekologiskt hållbar utveckling. Halmstad 2020 är en vision om framtiden i Halmstad. Den beskriver hur vi vill att Halmstad ska upplevas av alla som bor här och av besökare. För att organisationen stegvis ska närma sig visionen har kommunen infört en visionsstyrningsmodell. Utifrån de övergripande målen, ekohandlingsprogrammet och övriga handlingsprogram tar kommunfullmäktige fram konkretiserade mål och prioriteringar. Dessa styr verksamhetsstyrningsprocessen och budgetprocessen. Varje nämnd och bolag tar i nästa led fram sina verksamhetsmål utefter de konkretiserade målen, prioriterade områdena och handlingsprogrammen. Vision Halmstad 2020 och nio målområden Visionsstyrningsmodellen preciseras genom nio målområden med övergripande inriktningar och konkretiserade mål. Barn och utbildning Bygga och bo Demokrati och dialog Miljö och energi Näringsliv och arbetsmarknad Omsorg och stöd Resor och trafik Trygghet, säkerhet och folkhälsa Uppleva och göra Målområdenas övergripande inriktning med konkretiserade mål beskrivs mer utförligt i kommunens planeringsdirektiv med budget som årligen beslutas i kommunfullmäktige. Samt i OPUS som är ett dokument där kommunens omvärldsanalys och basfakta för de olika målområdena årligen sammanfattas. Visionen och dess värdegrund Hållbar utveckling Visionen innehåller tre värdegrundsområden som ska genomsyra allt arbete och alla beslut. Ett område handlar om hållbar utveckling. Värdegrundsområde Hållbar utveckling Halmstads kommuns utveckling ska vara långsiktigt hållbar. Detta innebär att utvecklingen tillgodoser dagens behov utan att äventyra kommande generationers möjligheter att tillgodose sina behov. (Ur Vision Halmstad 2020) För att främja hållbar utveckling ska förtroendevalda och anställda ha de aktuella kunskaper som behövs för att kunna lösa arbetsuppgifterna på ett miljömässigt ansvarsfullt sätt. förtroendevalda och anställda vara föredömen och kontinuerligt verka för miljöförbättringar. allt samhällsbyggande stimulera och ge goda förutsättningar för en resurssnål och ekologiskt hållbar utveckling som utgår från ett hållbart nyttjande av mark, vatten och övrig fysisk miljö. särskild hänsyn tas till miljö- och naturresursaspekterna när intressekonflikt föreligger. kommunen stimulera och underlätta för myndigheter, företag, organisationer och kommuninvånare att minska negativ miljöpåverkan och bidra till en bättre miljö. 1.3 Uppföljning Kommunstyrelsen ansvarar för att handlingsprogrammet följs upp och utvärderas. Handlingsprogrammet innehåller fyra temaområden. Till vart och ett av dem finns det ett antal angivna indikatorer som ska mäta utvecklingen inom området. En uppföljning och utvärdering av hela ekohandlingsprogrammet ska göras vart annat år. En del av indikatorerna redovisas årligen i samband med uppföljning av planeringsdirektivet, några rapporteras in till Sveriges ekokommuner gröna nyckeltal på www.sekom.se. 4
FÖRSLAG TILL EKOHANDLINGSPROGRAM 2014-2017 - SAMRÅDSHANDLING 2.0 1.4 Andra styrande dokument Ekohandlingsprogrammet har en övergripande karaktär som knyter an till de nationella miljökvalitetsmålen, men det är inte heltäckande för kommunens miljöarbete. Utöver ekohandlingsprogrammet finns det ett antal planer, riktlinjer och policys som styr arbetet i Halmstads kommun. Andra kommunala handlingsprogram och riktlinjer kan vara mer specialiserade inom ett specifikt område, till exempel för transporter, energi, avfall och fysisk planering. Vid framtagande eller revidering av riktlinjer eller andra styrdokument ska ambitioner och viljeinriktningar i befintliga styrdokument beaktas så de inte blir motstridiga. Handlingsprogram för hållbar energi 2010-2014 (KF 2010 105). Ett strategidokument som anger kommunens riktlinjer för en hållbar utveckling på energiområdet som minskade koldioxidutsläpp och annan miljöpåverkan från energianvändningen, energieffektivisering och mer förnybar energi. Handlingsprogram för hållbara transporter (KF 2012 24) med transportstrategi och transportplan för Halmstad 2030. Handlingsprogrammet anger trafikplaneringens inriktning och ge en samlad beskrivning av hur transportsystemen kan utvecklas för att gynna en hållbar stadsutveckling. Renhållningsordning för Halmstads kommun 2013-2016 (KF 2013 59) innehållande avfallsplan som tydliggör den politiska ambitionen för en hållbar utveckling på avfallsområdet samt föreskrifter som anger hur avfallshanteringen ska skötas. Avfallshanteringen är en del av samhällets tekniska infrastruktur, men också en miljöfråga då avfall är både en resurs och ett problem. Framtidsplan 2030 - Strategisk översiktsplan för Halmstads kommun (KF 2014 xx ) planerar att antas av kommunfullmäktige under första halvåret 2014. Översiktsplanen anger kommunens långsiktliga inriktning med användning av mark och vatten. Den redovisar planeringsinriktningar för kommunens bebyggelseutveckling och strategier för bevarande av bl.a. värdefull jordbruksmark och övriga allmänna intressen. Halmstads gröna värden (KF 2008 23) identifierar kommunens mest värdefulla naturområden och de viktigaste rekreationsområdena samt anger riktlinjer för att säkerställa och utveckla naturkapitalet i Halmstads kommun. Reseriktlinjerna (KF 2009 70) innehåller regler och anvisningar för hur tjänsteresor ska ske, både korta inspektionsresor och längre resor inklusive övernattning. Innehållet ska kontinuerligt uppdateras för att stämma överens med aktuella avtal. Riktlinjer för tjänstefordon (KF 2013 6) anger allt om fordon som används i tjänsten, från hur fordon beställs till regler kring användandet. Bilparken ska ha en miljöprofil. Minst 90 procent av de fordon under 3,5 ton som kommunen anskaffar ska drivas med förnybara bränslen, i första hand biogas. Riktlinjer för upphandlingar och inköp (KF 2008 120) ska ge vägledning till hur anställda och förtroendevalda skall agera när det gäller upphandling och inköp. Upphandlingen skall också användas för att främja angelägna samhällsmål som hållbar miljö, minskad ekonomisk brottslighet samt ta de sociala och etiska hänsyn som föreligger inom ramen för gällande lagstiftning. 5
FÖRSLAG TILL EKOHANDLINGSPROGRAM 2014-2017 - SAMRÅDSHANDLING 2.0 2. Målområden för ekohandlingsprogrammet Temaområdenas indelning Ekohandlingsprogrammet är indelat i fyra temaområden. Många gånger går orsaker och verkan för de olika nationella miljökvalitetsmålen in i varandra, men i huvudsak passar miljökvalitetsmålen in i områdena enligt tabellen nedan. Temaområde Begränsad klimatpåverkan Sunda boendemiljöer God hushållning med mark Friska vatten Nationella miljökvalitetsmål Begränsad klimatpåverkan God bebyggd miljö Frisk luft Giftfri miljö Skyddande ozonskikt Säker strålmiljö Ett rikt odlingslandskap Levande skogar Ett rikt växt- och djurliv Grundvatten av god kvalitet Myllrande våtmarker Ingen övergödning Hav i balans samt levande kust Levande sjöar och vattendrag Bara naturlig försurning Rubriker inom temaområdena Nationella miljökvalitetsmål De nationella miljökvalitetsmål som i huvudsak berör temaområdet. Eftersom effekterna av vissa åtgärder går in i varandra så kan det vara flera av de nationella miljömålen som påverkas. Utmaning Beskriver kortfattat temaområdet och kommunens utmaningar. Vilka problem vi står inför och vilka strategier som finns på EU eller regeringsnivån. Viljeyttring Anger strategiskt viktiga inriktningar för Halmstads kommuns miljöarbete som ska bidra till uppfyllelse av de nationella miljökvalitetsmålen och en långsiktig miljömässigt hållbar utveckling. Resurser och genomförandebeslut relaterade till programmets ambitioner/viljeyttringar hanteras inom ramen för planeringsdirektivet. I kapitel 3 redovisas en genomförandeplan. Den redovisar antagna beslut om åtgärder som bidrar till att uppfylla miljökvalitetsmålen och den viljeyttring som kommunen uttrycker. Förslag till nya åtgärder för att nå den ambitionsnivå som anges i viljeyttringen redovisas i bilagan Genomförandeplan för ekohandlingsprogrammet - nya förslag till åtgärder. Förslagen ska vara ett underlag till kommunfullmäktige, nämnderna och de kommunala bolagen för att de ska kunna sätta upp bra mål inom miljöområdet. Indikatorer Redovisar utvecklingen inom respektive område. De ger inte alltid ett konkret mått på måluppfyllelsen men kan visa på utvecklingen över tid eller hur läget i Halmstad förhåller sig till andra kommuner eller nationellt. 6
FÖRSLAG TILL EKOHANDLINGSPROGRAM 2014-2017 - SAMRÅDSHANDLING 2.0 Begränsad klimatpåverkan Nationella miljökvalitetsmål Begränsad klimatpåverkan Halten av växthusgaser i atmosfären ska i enlighet med FN:s ramkonvention för klimatförändringar stabiliseras på en nivå som innebär att människans påverkan på klimatsystemet inte blir farlig. Målet ska uppnås på ett sådant sätt och i en sådan takt att den biologiska mångfalden bevaras, livsmedelsproduktionen säkerställs och andra mål för hållbar utveckling inte äventyras. Sverige har tillsammans med andra länder ett ansvar för att detta globala mål kan uppnås. Utmaning I atmosfären ökar halterna av växthusgaser vilket påverkar jordens klimat. Klimatförändringarna förväntas ge Halmstad hetare somrar och mildare vintrar samt ökade nederbördsmängder med risk för översvämningar och överbelastade dagvattensystem. Ett förändrat klimat påverkar också ekosystemen och dess förmåga att leverera ekosystemtjänster. EU:s övergripande klimatmål är att hindra den globala uppvärmningen från att öka med mer än två grader jämfört med tiden innan industrialiseringen startade. Jämfört med 1990 års nivåer ska EU-länderna till år 2020 minska utsläppen av växthusgaser med minst 20 procent, minska energianvändningen med 20 procent och öka den förnybara andelen av energianvändningen till 20 procent samt öka andelen biobränsle för transporter till 10 procent. Den svenska regeringen har aviserat en Färdplan 2050 som innebär att Sverige ska ha en hållbar och resurseffektiv energiförsörjning utan nettoutsläpp av växthusgaser i atmosfären till 2050. Enligt miljömålet begränsad klimatpåverkan ska utsläppen från den icke handlande sektorn (omfattar bland annat transporter, jordbruk, bostäder och lokaler) i Sverige ha minskat med 40 procent till 2020. Ungefär 80 procent av utsläppen av växthusgaser är koldioxid som bildas vid förbränning av fossila bränslen vid energianvändning och transporter. I Halmstad har koldioxidutsläppen från energiförsörjningen kraftigt minskat perioden 1990-2012 medan utsläppen från transportsektorn har ökat och står för mer än hälften av koldioxidutsläppen från energianvändningen. De senaste åren har utsläppen från personbilarna börjat minska som en följd av energieffektivare fordon och en ökad andel förnybara drivmedel. Åtgärder som minskar trafikmängderna ger även andra effekter som tryggare och säkrare miljöer. Fordonstrafiken orskar i dag höga olyckstal och de oskyddade trafikanterna är mest utsatta. Många trafikolyckor äger rum i stadsområden. Utmaningen i bebyggelsesektorn ligger i att en stor del av fastighetsbeståndet som kommer att finnas 2050 redan är byggt. Fjärrvärmeproduktionen har kraftigt bidragit till en minskning av koldioxidutsläpp i kommunen. Produktionen av förnybar energi är ännu liten jämfört med den totala energitillförseln till Halmstad, men det planeras för vindkraftsetableringar och solenergianläggningar. Förutom koldioxid sker även mer diffusa och svårkontrollerade utsläpp av andra ännu kraftfullare växthusgaser som dikväveoxid och metangas. Jordbruket är en stor källa för utsläpp av dikväveoxid genom kväveberikad mark och avgång från stallgödsel. Idisslande boskap släpper ifrån sig stora mängder metangas. Viljeyttring 1. Koldioxidutsläpp från energianvändningen per invånare ska minska med 50 procent mellan år 1990-2020. 2. Energianvändningen ska effektiviseras med minst 20 procent under perioden 2009-2020. 3. Lokal produktion av förnybar energi och el ska öka under perioden 2010-2020. 4. En ökande andel av den energi kommunen använder ska komma från förnybara energikällor. 5. Biltrafiken ska minska till förmån för gång, cykel och kollektivtrafik. 7
FÖRSLAG TILL EKOHANDLINGSPROGRAM 2014-2017 - SAMRÅDSHANDLING 2.0 Indikatorer Koldioxidutsläpp Förnybar energi Andel förnybara bränslen i kollektivtrafiken, % (Sekom) Biogas 46,0 Biodiesel 0,2 Total 46,2 2012 2013 Diagram Koldioxidutsläppen från energianvändare per invånare har minskat med drygt 30 % mellan 1990-2011. Källa:RUS Koldioxidutsläpp från kommunens fordon och maskiner (KomMa moduler ska tas fram av servicenämnden) Energieffektiviering Tabell Andel fordonkilometer med biogas respektive biodiesel för stadstrafiken i Halmstad. Källa: Hallandstrafiken Andel förnybar och återvunnen energi i kommunala lokaler, % (Sekom) Diagram Energianvändning för kommunens fastigheter MWh/år Energianvändningen har minskat i kommunens(inkl bolagens) lokaler och bostäder mellan 2009-2012. (diagrammet är ej normalårskorrigerat) Källa: Halmstads kommun Diagram Andelen förnybar/återvunnen energi var 83 % år 2012. Återvunnen energi är främst fjärrvärme från Kristinehed. Källa: Halmstads kommun Kvadratmeter solceller på kommunala fastigheter. 2011 2012 2013 m 2 705 1 721 3 083 Tabell Solcellerna ökar kraftigt på de kommunala fastigheterna. Källa: Fastighetskontoret Diagram Energianvändning för kommunens tjänsteresor med bil MWh/år. Energianvändningen har minskat med 7 % för kommunens tjänsteresor med personbilar mellan 2009-2012. Källa: Halmstads kommun 8
FÖRSLAG TILL EKOHANDLINGSPROGRAM 2014-2017 - SAMRÅDSHANDLING 2.0 Minskad biltrafik Färdmedelsfördelning - gång/cykel/kollektivtrafik/bil Andel miljöbilar av totalt antal registrerade bilar. Diagram Huvuddelen av resorna i Halmstad görs med bil. Resvaneundersökning 2012. Källa: RVU Diagram Andel miljöbilar har ökat i Halmstad men nivån är lägre än riksgenomsnittet och tex Växjö. Källa: SCB Antal resor med kollektivtrafik, per invånare och år (Sekom) 2010 2011 2012 53 57,2 56,5 Tabell Påstigande resenärer med stadsbuss och regionbuss delat på aktuellt invånarantal. Källa: Hallandstrafiken Diagram Biltätheten i Halmstad i jämförelse med Sverige, Halland och med Växjö. Källa: SCB Diagram Medelkörsträcka med bil per invånare i Halmstad i jämförelse med Sverige, Halland och med Växjö. Källa: SCB 9
FÖRSLAG TILL EKOHANDLINGSPROGRAM 2014-2017 - SAMRÅDSHANDLING 2.0 Sunda boendemiljöer Nationella miljökvalitetsmål God bebyggd miljö Städer, tätorter och annan bebyggd miljö ska utgöra en god och hälsosam livsmiljö samt medverka till en god regional och global miljö. Natur- och kulturvärden ska tas tillvara och utvecklas. Byggnader och anläggningar ska lokaliseras och utformas på ett miljöanpassat sätt och så att en långsiktigt god hushållning med mark, vatten och andra resurser främjas. Frisk luft Luften skall vara så ren att människors hälsa samt djur, växter och kulturvärden inte skadas. Giftfri miljö Miljön ska vara fri från ämnen och metaller som skapats i eller utvunnits av samhället och som kan hota människors hälsa eller den biologiska mångfalden. Viljeyttring 1. Minska andelen hälsofarliga kemikalier i barns och ungdomars vardag. 2. Förorenade miljöer ska inte utgöra något hot mot människans hälsa eller miljön. 3. Halterna av kvävedioxid, svaveldioxid, bensen, ozon och partiklar (PM10 & PM2,5) ska inte överstiga de nationella riktvärdena för miljökvalitetsmålet frisk luft. 4. Antalet människor som utsätts för trafikbullerstörningar i bostaden ska minska. 5. Förebygga uppkomsten av avfall i linje med kommunens avfallsplan. Utmaning Skyddande ozonskikt Ozonskiktet ska utvecklas så att det långsiktigt ger skydd mot skadlig UVstrålning Säker strålmiljö Människors hälsa och den biologiska mångfalden ska skyddas mot skadliga effekter i den yttre miljön. I Halmstad pågår en omfattande förnyelse av bostäder, infrastruktur och verksamheter för att möta den ökande efterfrågan. För att kommande generationer också ska ha möjlighet att tillfredsställa sina behov behöver samhället utformas och byggas på ett ekologiskt, socialt och ekonomiskt hållbart sätt där hela livscykelperspektivet beaktas. En bra boendemiljö är viktig för ortens utveckling. I tätbebyggda områden kan stora trafikmängder orsaka bullerstörningar och försämra luftkvalitén. Buller kan ge upphov till stressrelaterade symtom och påverkar det allmänna välbefinnandet. Luftföroreningar kan ge betydande hälsoproblem i form av cancer, hjärt- och kärlsjukdomar och astmatiska sjukdomar. 10 Även kulturhistoriska värden skadas av luftföroreningar. Dessutom riskerar de kulturhistoriska miljöerna som berättar om vår historia att trängas undan av det höga exploateringstrycket. Avfallsmängderna växer i takt med att konsumtionen ökar och ställer stora krav på omhändertagning och behandling. Genom att göra det enkelt för kunden att sortera rätt kan utsorteringsgraden förbättras och farligt avfall och giftiga ämnen hållas skilt från det naturliga kretsloppet. Vad som konsumeras har också stor betydelse. Andelen ekologiska livsmedel ökar i många kommuner men det är svårare att ställa krav på närproducerade livsmedel.
FÖRSLAG TILL EKOHANDLINGSPROGRAM 2014-2017 - SAMRÅDSHANDLING 2.0 Indikatorer Hälsosam miljö Luftkvalitet Tätortsluftens halt av kvävedioxid, svaveldioxid, bensen, ozon och partiklar (µg/m3). Jämfört med aktuella miljökvalitetsnormer och nationella miljömål. Diagram Inköp av ekologiska livsmedel i den kommunala organisationen, % (Sekom) Källa: Servicekontoret Diagram Andel miljöcertifierade skolor/förskolor, % (Sekom) Grön Flagg skolorna har kraftigt minskat mellan 2010-2012 Avfall Diagram Total mängd hushållsavfall samt andel materialåtervunnet avfall från hushållen (kg/invånare) Källa: HEM Mätserier finns för närvarande endast för kvävedioxid och partiklar PM 10.Källa:Miljö- och hälsoskyddskontoret 11
FÖRSLAG TILL EKOHANDLINGSPROGRAM 2014-2017 - SAMRÅDSHANDLING 2.0 God hushållning med mark Nationella miljökvalitetsmål Ett rikt odlingslandskap Odlingslandskapets och jordbruksmarkens värde för biologisk produktion och livsmedelsproduktion skall skyddas samtidigt som den biologiska mångfalden och kulturmiljövärdena bevaras och stärks. Levande skogar Skogens och skogsmarkens värde för produktion ska skyddas samtidigt som den biologiska mångfalden bevaras samt kulturmiljövärden och sociala värden värnas. Ett rikt växt- och djurliv Den biologiska mångfalden ska bevaras och nyttjas på ett hållbart sätt, för nuvarande och framtida generationer. Arternas livsmiljöer och ekosystemen samt deras funktioner och processer ska värnas. Arter ska kunna fortleva i långsiktigt livskraftiga bestånd med tillräcklig genetisk variation. Människor ska ha tillgång till en god natur- och kulturmiljö med rik biologisk mångfald, som grund för hälsa, livskvalitet och välfärd. Viljeyttring 1. Odlingslandskapet och jordbruksmarkens värde för biologisk produktion och livsmedelsproduktion ska skyddas. 2. Vid fysisk planering och samhällsbyggande ska värdet av natur och rekreationsområden vägas in och beaktas på samma villkor som andra intressen. 3. Biologisk mångfalden och ekosystemens möjlighet att leverera ekosystemtjänster ska bevaras och nyttjas på ett hållbart sätt för nuvarande och framtida generationer. Utmaning Tillväxt och inflyttning gör att trycket är högt på Halmstads markresurser. Utmaningen är att arbeta in och följa nya strategier för hur kommunen ska kunna växa och samtidigt minimera nyttjandet av oexploaterad mark. I många fall tas jordbruksmark i anspråk för bebyggelse, industriändamål och utbyggnad av infrastruktur. Kommunen ska då visa vilket väsentligt samhällsintresse som ska tillgodoses och varför det inte kunnat genomföras utan att ta jordbruksmark i anspråk. Vi har ett ansvar att bevara värdefull jordbruksmark och se till att den tryggas för framtida produktion av livsmedel och biogrödor. Regeringens inriktningsmål är att den ekologiskt odlade andelen av den totala åkermarken bör uppgå till 20 procent. Samtidigt föreslås konsumtionen av ekologiska livsmedel i offentlig sektor öka till 25 procent för att stimulera en positiv marknadsutveckling. Naturen i vår omgivning är en del av vår livsmiljö och utgör en grund för vår hälsa och välfärd. Livskraftiga ekosystem förser oss med funktioner som gynnar människan. Pollinering av fruktträd, vattenrening, fotosyntes, temperaturreglering är exempel på gratis ekosystemtjänster som naturen bjuder på. En rik naturmiljö signalerar också hög kvalitet till boende, besökare och näringsliv, och är viktig för kommunens utveckling. Halmstad har mycket bra förutsättningar när det gäller goda naturmiljöer. Samtidigt riktas ett starkt exploateringstryck mot tätortsmiljöerna. Förlusten av arter och en biologisk mångfald fortsätter och gröna urbana miljöer blir allt viktigare för den biologiska mångfalden. Områden med höga naturvärden måste skyddas och skötas på rätt sätt för att bevara viktiga livsmiljöer för bland annat hotade arter. Insikten om naturens värde, viktiga ekologiska samband och kunskapen om vår biologiska mångfald behöver öka hos både vuxna och barn. 12
FÖRSLAG TILL EKOHANDLINGSPROGRAM 2014-2017 - SAMRÅDSHANDLING 2.0 Indikatorer Areal jordbruksmark Natur och rekreationsområden Andelen kommuninvånare i staden med tillgång till större naturområden inom 500m. 2007: 54% 2013: 62% Invånarantalet i Halmstad har ökat genom förtätning, framförallt flerfamiljshus under denna period. Andelen kommuninvånare utanför staden med tillgång till rekreationsområden av hög kvalitet inom 500m. 2007: 75% 2013: 74% Diagram Återstående jordbruksmark i Halmstads kommun. Invånare i kommunens mindre tätorter har blivit något färre under perioden. 13
FÖRSLAG TILL EKOHANDLINGSPROGRAM 2014-2017 - SAMRÅDSHANDLING 2.0 Friska vatten Nationella miljökvalitetsmål Grundvatten av god kvalitet Grundvattnet ska ge en säker och hållbar dricksvattenförsörjning samt bidra till en god livsmiljö för växter och djur i sjöar och vattendrag. Myllrande våtmarker Våtmarkernas ekologiska och vattenhushållande funktion i landskapet ska bibehållas och värdefulla våtmarker bevaras för framtiden. Ingen övergödning Halterna av gödande ämnen i mark och vatten skall inte ha någon negativ inverkan på människors hälsa, förutsättningarna för biologisk mångfald eller möjligheterna till allsidig användning av mark och vatten. Hav i balans samt levande kust Västerhavet och Östersjön ska ha en långsiktigt hållbar produktionsförmåga och den biologiska mångfalden ska bevaras. Kust och skärgård ska ha en hög grad av biologisk mångfald, upplevelsevärden samt natur- och kulturvärden. Näringar, rekreation och annat nyttjande av hav, kust och skärgård bedrivs så att en hållbar utveckling främjas. Särskilt värdefulla områden ska skyddas mot ingrepp och andra störningar. Levande sjöar och vattendrag Sjöar och vattendrag ska vara ekologiskt hållbara och deras variationsrika livsmiljöer ska bevaras. Naturlig produktionsförmåga, biologisk mångfald, kulturmiljövärden samt landskapets ekologiska och vattenhushållande funktion ska bevaras samtidigt som förutsättningar för friluftsliv värnas. Bara naturlig försurning De försurande effekterna av nedfall och markanvändning skall understiga gränsen för vad mark och vatten tål. Nedfallet av försurande ämnen skall heller inte öka korrosionshastigheten i tekniska material eller kulturföremål och byggnader. Utmaning Halmstads kommun har stora vattenresurser. Vattenförsörjningen i kommunen tillgodoses med grundvatten och sjöar, åar och kuststräckan ger fantastiska naturupplevelser och har en stor artrikedom. Genom en hållbar vattenförvaltning kan vi trygga dessa värden för kommande generationer i Halmstad. EU:s ramdirektiv för vatten har till syfte att långsiktigt säkerställa en hållbar och rättvis användning av vatten där miljö- och samhällsintressen vägs samman. Målet är god status i allt yt- och grundvatten och i Halmstads kommun ska detta uppnås innan 2021. Rapportering om hur Halmstad arbetar med vattendirektivet sker årligen till vattenmyndigheten. Halmstads kommuns vattenförsörjning kommer från grundvatten som generellt håller mycket hög kvalitet. Några vattentäkter kräver dock särskild behandling för att ta bort bekämpningsmedel och kväve. För att säkerställa grundvatten av god kvalitet i framtiden ska skyddsföreskrifterna för vattenskyddsområdena följas. Exploatering inom vattenskyddsområden påverkar grundvattenkvaliteten negativt och ska därför undvikas. Bebyggelse och hårdgjorda ytor minskar infiltrationsmöjligheterna för vatten genom marken. Vid kraftiga skyfall, något som beräknas bli vanligare i och med klimatförändringarna, har dagvattensystemet svårt att ta hand om vattnet. På ett flertal ställen leds dagvattnet ner i avloppsnätet och vidare till reningsverket. Vid kraftig nederbörd sker ibland breddning av avloppsnätet ut i åar och havet vilket påverkar främst badvattenkvaliteten men också näringsbelastningen. Ökade nederbördsmängder väntas även öka läckaget av näringsämnen från jordbruksmarken. Övergödningen påverkar våra sjöar och åar negativt och i havet orsakar den algblomning och syrefria bottnar vilket kan slå ut växt- och djurliv inom stora kustområden. Lokalt omhändertagande av dagvatten genom öppna dagvattendammar och system minskar belastningen på spillvattennätet och naturen. Det kan dessutom med fördel användas som delar i rekreationsområden och det höjer naturvärdet på platsen. Våtmarker i jordbrukslandskapet minskar näringsläckaget från åkermarken men det har också en vattenhållande effekt vilket ger ett jämnare 14
FÖRSLAG TILL EKOHANDLINGSPROGRAM 2014-2017 - SAMRÅDSHANDLING 2.0 vattenflöde nedströms. Klimatförändringarna förutspås ge fler, längre och varmare värmeböljor och våtmarkerna kan då användas som vattenreservoarer i jordbrukslandskapet. För att våtmarker och dagvattendammar ska fungera optimalt krävs ett visst underhåll, annars avtar effekten efter ca 10 år. Försurningen är fortfarande ett av våra största miljöproblem och Halmstads kommun är en av de värst drabbade i landet. Omfattande kalkning av sjöar och vattendrag är nödvändig för att upprätthålla ekosystemen men det finns även andra åtgärder som kan minska effekten av försurningen. Frågor som rör vatten spänner över många olika intresse- och verksamhetsområden. Samverkan längs vattendragen är en viktig pusselbit för att uppnå en hållbar vattenförvaltning och för se vattnet som en gemensam resurs. Halmstads kommun är en stor verksamhetsutövare men påverkar även vattnet genom samhällsplanering, tillståndshantering och tillsyn. Intern samverkan inom organisationen är viktig för att uppnå målen i detta dokument. Extern samverkan med intresseorganisationer och andra verksamhetsutövare är också viktigt och aktivt deltagande i vattenråden ökar möjligheterna att uppnå god status enligt vattendirektivet och en hållbar vattenförvaltning. Viljeyttring 1. God vattenkvalitet i enlighet med EUdirektiven. Indiktatorer Grundvatten Antal kommunala vattentäkter där behandling av dricksvattnet från ämnen orsakade från pågående markanvändning sker. 2013: Vid 4 av 15 vattentäkter krävs behandling av vattnet. Diagram Idag äger kommunen ca 28 % av marken inom vattenskyddsområdena. Ca 9 % av områdena är bebyggda, något som påverkar grundvattenkvaliteten negativt. Våtmarker och dagvattenanläggningar Antal nya planer där dagvatten omhändertas lokalt och kombineras så rekreation och naturvärden höjs i området. Enskilda avlopp Antal avlopp som är kretsloppsanpassade. 2012: 410 av 3500 avlopp är kretsloppsanpassade Vattensamordning Antal vattenråd kommunen deltar aktivt i. Vatten- och badvattendirektivet 2. Grundvattnet i Halmstads kommun ska skyddas och varken kvalité eller kvantitet försämras. 3. Samhällsplanering ska leda till förbättring av vattenkvaliteten så att miljökvalitetsnormerna för vattendrag, sjöar, havet och grundvattnet nås. 4. Öka andelen kretsloppsanpassade enskilda avlopp för att hushålla med resurser och möjliggöra återföring av näringsämnen. 5. Samverkan kring vatten ska utgå från vattendragets avrinningsområde. Diagram Badvattenprovet tas under sommarhalvåret på de kommunala badplatserna. Breddning av avloppsnät vid skyfall kan påverka badvattenkvaliteten negativt. 15
FÖRSLAG TILL EKOHANDLINGSPROGRAM 2014-2017 - SAMRÅDSHANDLING 2.0 Diagram Andel yt- och grundvattenförekomster som inte uppnår miljökvalitetsnormerna enligt vattendirektivet. Vattendragen i jordbrukslandskapen och kustvattnet uppnår inte god ekologisk status på grund av övergödning. Kraftiga åtgärder måste vidtas för att uppnå god status till och med 2021. Diagram Förekomst av tungmetallerna bly, kvicksilver och kadmium i kommunens avloppsslam (årsmedelhalt). 16