Kort presentation och produktfakta kring HeadCom Solutions kompetensbaserade lönemetod. Infoversion.3,05 2012 En av HeadCom Systems stora styrkor är det integrerade kompetensbaserade individuella lönesystemet. Unikt individuellt lönepoängsystem som sticker ut! Ett helt unik lönesystem som verkligen skapar rätt individuell lön baserad på kompetens, erfarenheter och utbildning. Genialt verktyg som skapar samma förutsättningar i hela koncernen oavsett befattning och bakgrund och som dessutom följer JÄMO:s kriterier och rekommendationer. Ladda hem och läs JÄMOs pdf här. Detta system och metod återspeglar mycket väl vad företag och organisationer kräver och önskar med en sådan lösning på ett individuellt lönesystem ur många aspekter. Tre medieföretag i Västsverige har gjort en undersökning bland Västsvenska företag och deras anställda vad som är viktiga faktorer i ett arbete och vad som gör medarbetarna nöjda. Här följer några av de viktigaste punkterna och vad som ligger högst upp i frågeenkäten; Ledningen,, hur medarbetarna känner och upplever sin närmaste chefs ledaregenskaper och kompetens samt ledningens förmåga att driva verksamheten. De anställda önskar och vill ha bra arbetsledning som kan göra medarbetarna synliga och hörbara samt förmågan att få bra sammansättningar i arbetsgrupper och team. Inflytande, att medarbetarna etarna känner att deras kompetens, kunskap och erfarenheter tas tillvara på bästa sätt. Att kunna vara delaktiga i företagets utveckling och att de känner att de kan påverka arbetsuppgifterna. Lönen,, att den står i proportion till kompetens, prestation och insats och att företaget har ett lönesystem som motsvarar detta. Alla dessa tre viktiga punkter och aspekter infrias helt och hållet med nya HeadCom Systems 2012.. Vi har hela tiden lyssnat på alla parter på arbetsmarknaden för just detta syfte, att utveckla och tillverka ett system som anpassas till varje företags- och organisations behov och krav. I denna demo och produktfaktablad presenterar vi helt kort de viktigaste delarna i det kompetensbaserade lönesystemet och vad vi kallar för 5 steg mot rättt individuell kompetensbaserad lön. 1
Befattningsbeskrivningar och ansvarsfördelningar. Denna del är själva startfasen i arbetet. Utifrån de befattningsbeskrivningar och roll varje medarbetare eller chef har för sin tjänst bygger du upp de mallar och kriterier du önskar i våra system. Alla inblandade parter måste se till att det finns aktuella befattningsbeskrivningar. Dessa är mycket viktiga och ligger till grund för hela systemets uppbyggnad. I kom-igång-guider och användarmanualen kan du se några exempel på hur du kan göra. Vi rekommenderar starkt att varje befattning skall ha tre mallar vilka bör vara följande; Tjänstemall på befattningen, kompetensmall för specialkompetens samt prestationsmall. Använder man dessa tre grundmallar får individen en bredare bedömning vilket skapar en mera objektiv och rätt lön. Från rollerna och befattningarna bygger du sedan upp olika mallar med ett antal kriterier. Se exempel här nedan hämtat från HeadCom Skill ; 2
I guiden om individuell lönesättning kan du läsa mer om hur du exempelvis bygger upp dina mallar och kriterier, hur många du bör registrera och hur många kriterier du bör ha i varje mall för att få rättutslag. Kompetensbedömning Här ligger det stora förarbetet. Att göra en research och bedömning på medarbetarnas kompetens. Detta arbete bör fortlöpa kontinuerligt under hela året. En seriös kompetensbedömning och utveckling är mycket komplex som innehåller många moment. Viktigt är som alltid en seriös research på medarbetarnas kunskaper och erfarenheter. Det är grunden och nyckeln till rätt kompetensbaserad lön. 3
Läs gärna chefsmanualen Kompetensutveckla organisationen. OBS för att en kompetensmall/tjänstemall skall bli certifierad krävs minst 12 kriterier. Kompetensbedömningen är främst baserad på de fem kompetensnycklarna som du kan läsa om i chefsguide nr.20. Seriöst arbetande företag och organisationer registrerar och gör en mall för varje kompetensnyckel, alltså 5 kompetensmallar. Då får man ut maximal effekt och utslag. Prestationsbedömning En prestationsbedömning har lika stor vikt som kompetensbedömningen. Inom prestationsbedömningen mäts medarbetarens prestation i olika kriterier. Vi rekommenderar 1 generell mall för alla a chefer och 1 generell mall för alla medarbetare med minst 8-10 kriterier/mall. I systemet finns 14 standardkriterier inlagda, bara att infoga i mall alltså. Varje chef har dessutom möjlighet att lägga in egna kriterier och anpassa det helt till det egna företaget. Själva bedömningssystemet fungerar på samma sätt som kompetensbedömningen. Arbetsbedömning I en befattningsmall med dess underkriterier utgår vi vanligtvis ifrån nedanstående 4 huvudgrupper som alla väl täcker in i befattningsbeskrivningen. 1. Kunskap, 2. Ansvar, 3. Social förmåga. 4. Fysisk och Psykisk förmåga. 4
Inom dessa grupper bedömer och värderar man individens arbetsförmåga och arbetskapacitet. Arbetet med att bedöma medarbetarnas arbetsinsats sker oftast och vanligast mycket subjektivt ute i de flesta organisationer och företag. Men, med HeadCom People mät- och graderingsskalor och viktskalor kan du göra ett systematiskt och objektiv bedömning och värdering av dina medarbetares arbetsinsatser. Systemets flexibilitet och dess anpassning tillåter dig att kombinera dessa mallar med kriterier hur du vill. Om man så önskar kan man alltså kombinera kompetensmallarna med dessa arbetsbedömningsmallar. Grundviktning, effektviktning och värde registrering. Viktning är ett viktigt verktyg i de flesta arbetsvärderingssystem och så även inom HeadCom People. Viktning används för att förstärka delar av organisationens kunskaper, utbildningar och erfarenheter. Viktning används för att ge större effekt i lönesättningen något som organisationen anser som viktigt, exempelvis kunskap och utbildning eller erfarenhet och prestation. Genom en effektiv viktning av utvalda roller, mallar och kriterier uppfyller man dessa krav och effekter. Inom HeadCom Systems lönemetod är viktningen indelad i två delar: A. Grundviktning. B. Förstärkningsviktning. (Slutviktning) Grundviktningen inom HeadCom People lönemetod innehåller en skala av fyra viktskalor och där gradering 1 får anses som neutral och ingen viktning eftersom man multiplicerar uppfyllda poäng med viktskalan. Skala 2-3 anses som medelviktig och gradering 4 får ses som den del av viktningen som är av största vikt för organisationens utveckling. Här nedan följer en gradering av de fyra viktskalorna. Grundviktningen i programmet kan användas inom alla kriterier. Det är endast de med viss behörighet i programmet som kan registrera de olika viktskalorna. Administratören och verksamhetschef kan alltid registrera viktskalorna även om det är arbetsgruppen som fastställt dessa. Utöver dessa fyra grundviktningar brukar man också ibland tala om de s.k. effekt- och förstärkningsviktningarna. Dessa är viktningar man i slutskedet lägger till för att uppnå än större effekt av vissa grupper och/eller huvudgrupper. Det är alltid en arbetsgrupp inom företaget och organisationen som fastställer viktningen. Vad och vilket som skall viktas. Vilka kriterier som skall viktas och vilka huvudgrupper som skall och bör slutviktas. En arbetsgrupp kan och bör exempelvis bestå av representanter från arbetsgivare/chefer, linjechefer/arbetsledare, löntagarrepresentanter/fack samt personalavdelningen/hr. Denna arbetsgrupp måste vara helt överens om tillvägagångssätt av lönemetod och viktning. Denna arbetsgrupp måste betona vikten av vissa kriterier och vad som är av största vikt för företaget och organisationen. Arbetsgruppen har här ett mycket viktigt arbete att fastställa ramarna för viktningarna. Efter fastställandet måste full information ges till samtliga i organisationen. 5
Till sist är det administratören som fastställer dessa viktskalor i modulen registrera värden. Grundviktning registreras utifrån varje kriterie och mall med effektviktningen sker på mallnivå. Effektvikting och slutviktning. Att göra en så kallad slutviktning eller förstärkningsviktning när själva slutpoängen är satt är mycket olika från organisation till organisation. Anledningen att man ibland väljer att förstärkningsvikta vissa grupper eller mallar kan vara att arbetsgruppen/arbetsgivaren vill uppnå en större effekt mellan exempelvis kompetens och utbildning gentemot erfarenhet eller att ansvar skall premieras större än andra grupper. Detta är givetvis helt upp till företaget och arbetsgruppen att värdera vilket som är viktigast för det enskilda företaget eller organisationen. Anser arbetsgruppen att man vill uppnå denna skillnad och effekt skall man givetvis slutvikta. I detta skede av beslutsprocessen måste man vara till 100 % överens annars bör man avstå från denna slutviktning. En förstärkningsviktning kan få positiva resultat för både medarbetare och organisation vad gäller bådas utveckling och individens motivation men är man osäker på effekterna bör man i regel välja att slopa slutviktningen. Förstärkningsviktningen inom HeadCom Systems har följande två effektskalor: 1. Skala 1,5. Här vill man uppnå en förhöjd effekt på vissa områden eller mallar. Multiplicera slutpoängen med 1,5. 2. Skala 2,0. Här anser arbetsgruppen att det är av allra största vikt att markera att vissa grupper eller områden är speciellt viktiga och bör därför ges en extra favör och bör premieras. Här bör tunga områden som exempelvis utbildning, specialkunskap eller ansvar markeras. Observera nu att om du väljer att förstärka viktningen och på så vis ge en större effekt åt speciella kunskaper i organisationen är det av allra största vikt att använda samma slutviktning till samtliga i organisationen. Du kan läsa mer i chefsguide nr. 19 om graderingsskalor och viktningar. 6
Graderingar. Själva grunden till en bra individuell lönesättning baserad på erfarenhet och kompetens är en bra graderingsskala. Graderingsskalan är basen i all värdering av sin personal. Grunden är minst en 5-gradig skala för att få utslagskraft i bedömningen. Det måste även vara en tydlig definition av varje gradering vilket HeadCom People har. Samtliga graderingar inom alla HeadCom Systems professionella mallar är graderade från 1-5 med möjlighet till ½-graderingar. ½ graderingarna kan exempelvis vara en stark 3 a eller en svag 4 a. Man kan använda ½ graderingarna både i sin bedömning och i sina mål för tjänsten. Det första ett företag och organisation måste göra och en av de viktigaste detaljerna är att värdesätta varje gradering för varje unik tjänst och roll i organisationen. Varje tjänst och arbete bör ha ett mål att uppnå inom sin kompetensnivå. Varje gradering bör alltså ha ett utsatt mål och målsättning. Det är viktigt att man har olika referensramar och målbilder inom varje gradering. För att förenkla bedömningarna och definitionerna är varje gradering indelad i 7 olika kriterier och dessa är följande: Allmänt. Om kunskap, inställning, respekt och ansvar. Utbildning, individens teoretiska utbildningar och påbyggnader. Erfarenhet och projektutveckling. 7
Mål och Förväntningar, om satta mål, krav och förväntningar. Den lärande organisationen, om inställning, kunskap och förbättringar. Språkskala, om olika nivåer inom språkkunskap. Prestationer. Chefen eller arbetsledaren bör kommunicera ut till varje individ och medarbetare vad som förväntas i respektive tjänst och roll och vad som är organisationens mål. Varje tjänst bör ha ett utsatt kompetensmål att eftersträva inom varje kunskapskomponent. Denna information måste kommuniceras ut tydligt i organisationen och till alla medarbetarna. Med mätning och gradering av kompetens vill vi framförallt uppnå en bättre objektiv kartläggning av alla våra samlade resurser inom humankapitalet i organisationen. Med en objektiv mätning av resurserna når vi även en rättvis tilläggslön baserad på kunskap, erfarenhet och utbildning något som gagnar alla i en organisation. Genom detta uppnår vi bland annat följande 6 viktiga punkter: - Effektivitet inom alla plan och delar i organisationen. - Motivation och delaktighet. - Ökade trivselfaktorer och ökad arbetsglädje. - Sammanfattning av kompetens och erfarenhet i Team och Grupp. - Medel- och Indexvärde av all samlad kompetens. - Rättvisa tilläggslöner och viktskalor byggd på objektiva bedömningar. 1. Kunskap och kompetens allmänt 2. Utbildning och vidareutbildning 3. Erfarenhet och projektutveckling 4. Mål och förväntningar 5. Den Lärande Organisationen 6. Språkkunskaper 7. Prestationer I guiden om individuell lönesättning kan du läsa mer om hur du exempelvis värderar och sätter poäng på ett korrekt och objektivs sätt. Dessa 7 huvudkriterier i kompetens- och prestationsbedömningen är av yttersta vikt för den slutliga individuella lönen baserad på kompetens. 8
Sammanfattningar. Systemet genererar en sammanfattning av värderade kriterier, mallar och registrerade viktningar och värde i poäng inklusive effektviktning. Här nedan följer två skärmdumpar och exempel på hur det kan se ut. Individuellt sammandrag på bedömda mallar, följande exempel baserat på ett värde av 5 sek/poäng för att illustrera den sammanlagda kompetensbaserade lönen; Följande exempel visar på en persons sammanlagda kompetenspoäng i en utvald mall; 9
Kompetenssammanställningar för team och grupp Varje chef kan lätt ta fram sammanställningar från sina grupper och team. Varje registrerad arbetsgrupp eller team har en sammanställning. Du kan ta fram en sammanställning av en mall som exemplet här nedan visar eller också tar du fram en sammanställning av alla registrerade mallar för teamet. Internkurs inom det kompetensbaserade lönesystemet. Inom HeadCom Education som finns integrerat i HeadComPeople finns det en dagkurs inlagd som tar dig igenom lönesystemet steg för steg. Denna kurs är avsedd för chefer och arbetsledare hur man på bästa sätt använder systemet. Kursen är även seminarium anpassad så att varje agent och konsult inom vår organisation kan använda den i utbildningssyfte. 10
Det obligatoriska lönesamtalet. Alla chefer måste ha ett lönesamtal med sin personal varje år. Detta är ett krav i de allra flesta organisationer. Inom HeadCom People har vi integrerat en hel del hjälpmedel för att en chef eller arbetsledare skall kunna genomföra ett mera korrekt och rationellt lönesamtal. Som standard i programmet finns en mall för ett lönesamtal. Bara att fylla i de aktuella uppgifterna. 11
Våra kompetensbaserade lönesystem finns integrerade i HeadCom People, HeadCom Skill och HeadCom ICIP är vi ensamma om just denna fantastiska metod. Välkommen att kontakta oss! www.headcom.eu Stockholm: marten@torsviken.eu Göteborg: karin@karimon.se Karlstad: margareta@headcom.eu Mårten Hellgren 0767 83 23 00 Karin Montonen 0705 68 68 70 Margareta Wik 0735 06 91 52 Hunnebostrand, HK Sven- Erik Nyberg 0706 51 96 28 svenerik@headcom.eu pal.ohlzon@headcom.eu Pål Ohlzon 0761 65 04 59 HeadCom Solutions 2012 All rights reserved HeadCom Solutions Scandinavia 12