Sammanfattning av lägesrapport 1 mars 2013

Relevanta dokument
Kartläggning av företags uppgiftslämnande till 14 myndigheter

Sammanfattning av lägesrapporten:

UPPGIFTSLÄMNARSERVICE FÖR FÖRETAGEN

Uppdraget om ett förenklat och minskat uppgiftslämnande för företag

RAPPORT TILL REGERINGSKANSLIET. Utvecklingsområdet företag och företagande

Kartläggning av näringsidkares uppgiftslämnande till 14 myndigheter

Kartläggning av företags uppgiftslämnande till 14 myndigheter

Ett förenklat och minskat uppgiftslämnande för företagen i Sverige

Utvecklingsmyndighet Bolagsverket

Slutbetänkande Ett minskat och förenklat uppgiftslämnande för företagen (SOU 2013:80)

Dialogmöten Företag och företagande

Delbetänkandet Ett minskat och förenklat uppgiftslämnande för företagen dnr 2013/4

Uppdrag att följa upp mål för förenklingsarbetet på centrala myndigheter

Ett minskat och förenklat uppgiftslämnande (SOU 2013:80)

överenskommelse mellan regeringen och Sveriges Kommuner och Landsting om ett enklare företagande med digital förvaltning för perioden

REMISSVAR. SOU 2013:80 Ett minskat och förenklat uppgiftslämnande för företagen 1(10) REGERINGSKANSLIET. N äringsdepartementet STOCKHOLM

Kommittédirektiv. En expertgrupp för digitala investeringar. Dir. 2017:62. Beslut vid regeringssammanträde den 8 juni 2017.

SERVERAT (TIDIGARE VERKSAMT.SE/KOMMUN) Enklare restaurangföretagande

Dialogmöte. 24 april Tillsammans förenklar vi företagarens vardag

Hur kan Sverige förenkla och minska företagens uppgiftslämnande?

Bolagsverket. NNR den 8 maj Annika Bränström Generaldirektör

Yttrande över betänkandet Ett minskat och förenklat uppgiftslämnande för företagen (SOU 2013:80)

Uppdrag om ett säkert och effektivt elektroniskt informationsutbyte inom den offentliga sektorn

Delbetänkande Ett minskat och förenklat uppgiftslämnande för företagen (dnr. 2013/4)

Mina meddelanden säker digital post från myndigheter och kommuner

Remiss av SOU 2013:80 Ett minskat och förenklat uppgiftslämnande för företagen

Betänkandet SOU 2017:23 digital forvaltning.nu

Betänkande SOU 2015:33 Uppgiftslämnarservice för företagen

Ank L. m.fl. Regeringsbeslut REGERINGEN Energimarknadsinspektionen Box Eskilstuna. Naringsdepartementet

Yttrande över Delbetänkande Ett minskat och förenklat uppglftslämnande för företagen Dnr, 2013/4

Förenklat uppgiftslämnande av ärendeinformation

E-tjänst över näringsidkare

Remiss av betänkande (SOU 2015:33) Uppgiftslämnarservice för företagen

Så enkelt som möjligt för så många som möjligt.

Aktiviteter inom Skogsstyrelsen som innebär förenklingar för företagen

Delrapport 28 februari 2019 N2018/02033/FF

Interoperabilitet mellan myndigheter och näringsliv Bolagsverkets erfarenheter från samarbetsprojekt och utvecklingen av nya tjänster

Kommittédirektiv. Samordning av statliga utbetalningar från välfärdssystemen. Dir. 2018:50. Beslut vid regeringssammanträde den 14 juni 2018

Nya grunder för IT-baserad verksamhetsutveckling i offentlig förvaltning

Näringsdepartementet STOCKHOLM

Strategi för myndigheternas arbete med e-förvaltning

Kommittédirektiv. Delegation för hållbara städer. Dir. 2011:29. Beslut vid regeringssammanträde den 24 mars 2011

Betänkande av Utveckling av lokal service i samverkan: Se medborgarna för bättre service för medborgarna (SOU 2009:92)

E-tjänst över näringsidkare

Ett minskat och förenklat uppgiftslämnande för företagen, SOU 2013:80

Betänkandet Uppgiftslämnarservice för företagen (SOU 2015:33)

Regeringsuppdrag Uppdrag att stödja det fortsatta utvecklingsarbetet med Statens servicecenter. Birger Tellmann (Zahn)

MISSIV. Redovisning av uppdrag Utvecklingsområde Privatpersoner

Tidplan för kompetenssatsning om digitaliseringens möjligheter i plan- och byggprocessen

Uppdraget att utveckla tjänsten för digital ingivning av årsredovisningar m.m. för alla företagsformer

Mina Meddelanden säker digital post Från vision till verkstad

Regleringsbrev för budgetåret 2013 avseende Bolagsverket inom utgiftsområde 24 Näringsliv

Introduktion till regeringsuppdraget. automatiserad ärendehantering

Remissyttrande över delbetänkande Ett minskat och förenklat uppgiftslämnande för företagen Dnr. 2013/4

Utvecklingsmyndighet Bolagsverket

Lotta Ruderfors. Sambruk 2004 Jönköpings kommun. Projektkoordinator. Projektledare Metodansvarig processer Teamledare

Betänkande av utredningen för ett stärkt civilsamhälle - Palett för ett stärkt civilsamhälle (SOU 2016:3) Ku2016/00504/D

Återrapportering Arbetsförmedlingen och Försäkringskassan. Förstärkt stöd till unga med aktivitetsersättning

Särskilda persontransporter - moderniserad lagstiftning för ökad samordning - SOU 2018:58

Angående remissen om Kvalificerad välfärdsbrottslighet förebygga, förhindra, upptäcka, beivra (SOU 2017:37)

1 (5) Yttrande. Utrikesdepartementet Enheten för internationell handelspolitik och EU:s inre marknad Stockholm

Kommittédirektiv. En delegation mot överutnyttjande av och felaktiga utbetalningar från välfärdssystemen. Dir. 2016:60

Kommittédirektiv. Åtgärder för att öka småföretagens itanvändning. Dir. 2011:54. Beslut vid regeringssammanträde den 22 juni 2011

Arbetsförmedlingens Återrapportering2011

Remiss av betänkande (SOU 2015:33) Uppgiftslämnarservice för företagen

Göran Kristiansson Nordisk El-Arkivseminar Island maj E-delegationsuppdraget Förstudie e-arkiv och e-diarium

Arbetsförmedlingens Återrapportering 2012

verksamt.se/kommun för att skapa enklare företagande med digital förvaltning

Kommittédirektiv. Koordinator för samverkan inom storstadspolitikens lokala utvecklingsarbete. Dir. 2006:66

Innehåll. Om uppdraget Om Mina meddelanden Anslutning Hur fungerar det? Tillgängligt stöd Vad händer nu? Frågor

Från lantbrukare till butiksägare. Förenkla för kombinatörer på landsbygden

Uppdrag om säker och effektiv tillgång till grunddata

Sammansatta bastjänsten

Kommittédirektiv. Bättre förutsättningar för vidareutnyttjande av handlingar från den offentliga förvaltningen. Dir. 2013:2

Betänkandet SOU 2010:4 Allmänna handlingar i elektronisk form offentlighet och integritet (Dnr Ju2010/1020/L6)

It-kostnadsuppdraget

Yttrande över Uppgiftslämnarservice för företagen (SOU 2015:33)

Mina meddelanden. säker digital post från myndigheter och kommuner

Uppdrag att verka för digitalt först - för ett enklare företagande

Klimatanpassning Sverige 2017

Försöksverksamheten om onödig efterfrågan

Bolagsverket. Vi registrerar och informerar för ett enkelt företagande

Styrning Mina meddelanden. Inger Greve

Utvecklingsmyndighet Bolagsverket

Verksamhetsinriktning

Målmedveten satsning på aktionsforskning i Varberg

Beslut vid regeringssammanträde: Delegation för åtgärder mot felaktiga utbetalningar från trygghetssystemen Senast ändrad:

Handledning för upphandling av projektutvärdering

Kommittédirektiv. Elektroniska inkomstuppgifter per individ och månad. Dir. 2009:91. Beslut vid regeringssammanträde den 8 oktober 2009

Kommittédirektiv. Tilläggsdirektiv till Arbetsmarknadsutredningen (A 2016:03) Dir. 2017:71. Beslut vid regeringssammanträde den 22 juni 2017

Kommittédirektiv. Tilläggsdirektiv till Statistikutredningen 2012 (Fi 2011:05) Dir. 2012:15. Beslut vid regeringssammanträde den 8 mars 2012

Öppna upp företagsdata

I följande bilaga beskriver vi genomförandet av uppdraget. Vi diskuterar också vissa metodologiska överväganden.

Regleringsbrev för budgetåret 2012 avseende Bolagsverket inom utgiftsområde 24 Näringsliv

Cirkulärnr: 12:12 Diarienr: 12/2004 Handläggare: Avdelning: Sektion/Enhet:

Regleringsbrev för budgetåret 2016 avseende Bolagsverket inom utgiftsområde 24 Näringsliv

Dialogdag. Stockholm Hotel C 22 maj

Stärkt ställning och bättre levnadsvillkor för transpersoner

Kommunikationsmaterial

Ansökan till Samordningsförbundet RAR om medel till uppstart av TUNA Nyköping/ Oxelösund

Transkript:

Sammanfattning av lägesrapport 1 mars 2013 14 myndigheter i samverkan för ett förenklat och minskat uppgiftslämnande N2013/311/ENT

Sammanfattning Att förenkla vardagen för företagare skapar förutsättningar för fler och växande företag. Det är inte okej att företag i sin dagliga verksamhet ska behöva lämna samma uppgift till flera olika statliga myndigheter. Det kostar både tid och pengar för företagen, men även för myndigheterna. På uppdrag av regeringen och med utgångspunkten en uppgift en gång ska 14 myndigheter nu genomföra insatser för att åstadkomma en positiv märkbar förändring för företag. Register över uppgiftskrav I över ett år har 14 myndigheter arbetat med att kartlägga företagens uppgiftslämnande. Det görs för att få en översikt över de krav som ställs på företag att lämna uppgifter. Ambitionen är att det ska leda till skapandet av ett uppgiftskravsregister. Med ett sådant register skulle det bli tydligare när en uppgift samlas in fler än en gång. Det skulle även vara möjligt att skapa lösningar för företagare där de kan se vilka uppgifter som behöver lämnas in. Mindre och enklare uppgiftslämnande För att minska företagens börda vid uppgiftslämnande, behöver vi hitta sätt att strukturera och koordinera informationsutbytet mellan myndigheter och mellan företag och myndigheter, så att det blir enhetligt. Genom att bland annat öka återanvändningen av uppgifter mellan myndigheter ska uppgiftslämnandet minska. Enklare blir det till exempel med fler förifyllda uppgifter och genom att standardisera uppgiftslämnandet. Återanvändning Resultatet av myndigheternas kartläggning finns sammanställt i en databas. För att hålla uppgifterna aktuella arbetar myndigheterna nu med att uppdatera kartläggningen. De erfarenheter och den kunskap som kartläggningen hittills gett, har bland annat resulterat i att myndigheterna identifierat vissa områden där de ser en stor potential för ökad återanvändning. Det är områden som ofta behandlar stora mängder standardiserad information om företag. De områden som myndigheterna valt att fördjupa sig i är grundläggande uppgifter, ekonomisk information, offentlig upphandling och ärendeinformation. Tre viktiga faktorer För att lyckas med målsättningen att genomföra insatser för ett förenklat och minskat uppgiftslämnande för företag finns tre viktiga och av varandra beroende faktorer: det som myndigheterna ensamma kan bidra med det som kräver ett myndighetsgemensamt arbete det som behöver lösas på en mer övergripande, politisk nivå. Varje myndighet måste arbeta med att ständigt ifrågasätta och bedöma om de uppgifter som samlas in från företag verkligen är nödvändiga och om de används. För ett framgångsrikt förenklingsarbete behövs tydligt ledarskap samt medvetna och tydliga strategier för varje myndighet. Med gemensamma insatser kan myndigheterna åstadkomma omfattande förändringar över gränserna. Från politiskt håll behövs förutsättningar för att genomföra nödvändiga förändringar.

Pågående och planerade aktiviteter Genom bland annat förifyllda formulär och samordning kring uppgiftslämnande vill myndigheterna göra vardagen enklare för företag. Här beskrivs vad myndigheterna hittills har genomfört, men även vad du kan förvänta dig av samarbetet i detta uppdrag fram till den 29 november 2013. Med målet att göra vardagen enklare för företag är de givna som prioriterad målgrupp för myndigheterna. Arbetet har hittills fokuserat på följande frågeställningar: Hur ser företags uppgiftslämnande till myndigheter faktiskt ut? Vilka möjligheter finns att hämta uppgifter mellan myndigheter istället för att begära in dem från företag? Vad behövs för att företag ska se väsentlig skillnad i sin vardag? Uppdaterad kartläggning I över ett år har fjorton myndigheter arbetat med att kartlägga företags uppgiftslämnande. Resultatet finns sammanställt i en databas. För att hålla uppgifterna aktuella ska myndigheterna genomföra en ny kartläggning under våren 2013. Tanken är att materialet ska kunna användas i ett framtida register över myndigheters uppgiftskrav för att underlätta informationsutbytet mellan myndigheterna. Liksom den föregående kartläggningen kommer vårens uppdatering att genomföras av de fjorton medverkande myndigheterna. Analys av kartlagda uppgifter Resultatet från den tidigare kartläggningen har hjälpt myndigheterna att belysa områden där det finns möjligheter till förbättring. Till exempel har det visat sig att uppgiftsinlämningen varierar för olika branscher. Här finns förutsättningar för att närmare utreda om dessa skulle kunna samordnas. För att identifiera den potential som finns för återanvändning planerar myndigheterna att under 2013 genomföra ett antal analyser av de kartlagda uppgifterna. Bland annat ska myndigheterna titta närmare på företagens faktiska användning av e-tjänster. Återanvändning av uppgifter Med återanvändning av uppgifter menas att myndigheterna hämtar information från varandra, istället för att begära in dem från företaget. Tidigare kartläggning visar att det finns stor potential att öka återanvändningen av uppgifter. Till en början har följande fyra områden identifierats som intressanta att arbeta vidare med: Grundläggande uppgifter Ekonomisk information Offentlig upphandling Ärendeinformation Grundläggande uppgifter I slutet av juni 2012 startade en arbetsgrupp för grundläggande uppgifter av Bolagsverket, Skatteverket och Statistiska centralbyrån. Utgångspunkten är att förenkla möjligheten till återanvändning, förbättra kvaliteten och minska insamling av grundläggande uppgifter.

Hittills har arbetsgruppen arbetat med att skapa begrepps- och informationsmodeller för grundläggande uppgifter om företag. De är viktiga för att den som återanvänder ska kunna förstå vilken information som tas emot och hantera den på ett korrekt sätt. Modellerna kan även användas för att sammanställa information från flera myndigheter, för att till exempel presenteras för den enskilde företagaren. Arbetsgruppen har som mål att det ska skapas överenskommelser om återanvändning mellan myndigheter, för att på så sätt göra direkt skillnad för företagens uppgiftslämnande. Ekonomisk information Tidigare kartläggning visar att det finns ett stort antal uppgiftskrav där ekonomisk information efterfrågas. Den administrativa bördan för företag bedöms därför vara stor och här finns potential för ökad återanvändning. En arbetsgrupp planerar att starta 2013, under ledning av Skatteverket. Övriga myndigheter som ska ingå i arbetsgruppen är Statistiska centralbyrån, Bolagsverket och Transportstyrelsen. Offentlig upphandling Ett av uppgiftskraven som myndigheterna kartlagt är offentlig upphandling. Här finns det potential för myndigheterna att samordna kontrollen av anbudsgivande företag. Tillväxtverket är utsett att leda arbetsgruppen och Trafikverket kommer att ingå som deltagare när arbetet under 2013, ska påbörjas. Möjligheten finns också att fler myndigheter kommer att delta i arbetet. Ärendeinformation När myndigheterna ska återanvända uppgifter mellan varandra är det viktigt att alla använder samma termer 1 för att säkerställa att vi pratar om samma saker. Skatteverket har en begreppsmodell för ärendeinformation. Tillsammans med Trafikverket och Transportstyrelsen ska Skatteverket utveckla den modellen, för att hitta en standard för begrepp inom ärendeinformation. Arbetsgruppen har för avsikt att starta under 2013. Uppdragets samarbeten Parallellt med de fjorton myndigheternas uppdrag har regeringen tillsatt en utredning, Uppgiftslämnarutredningen (Dir.2012:35). Båda uppdragen har samma övergripande mål att förenkla och minska företags uppgiftslämnande. Uppgiftslämnarutredningen ska bland annat föreslå insatser för att skapa en infrastruktur för informationsutbyte mellan myndigheter. Beröringspunkterna är flera och därför finns idag ett samarbete mellan de båda uppdragen. Bolagsverket har idag ett etablerat samarbete och erfarenhetsutbyte med den norska myndigheten Brönnöysundregistrene, när det gäller att förenkla och minska uppgiftslämnandet för företag. Även med den norska samhandlingsarenan Semicolon, där forskare och experter tagit fram flera rapporter på området, finns ett gott samarbete. Norge har på flera sätt kommit längre än Sverige i sitt förenklingsarbete. De har till exempel redan ett fungerande register för uppgiftskrav och en gemensam portal för uppgiftslämnande till flera myndigheter. Det gör dessa samarbeten extra värdefulla. 1 Med termer menar vi i detta fall till exempel ärende och handling.

Vunna erfarenheter från uppdraget Fram till 1 mars 2013 har myndigheterna i uppdraget till stor del fokuserat på att hitta en bra struktur för det egna och det gemensamma förenklingsarbetet. Resultatet från den uppdaterade kartläggningen kommer att användas som underlag till mer utförliga analyser och förslag på insatser, i uppdragets slutrapport den 29 november 2013. Här beskrivs erfarenheter från arbetet hittills i det förlängda uppdraget. Myndigheterna har, tack vare den kartlagda informationen från 2012, ett gott underlag för att identifiera användningsområden och hitta den samordningspotential som finns. Att myndigheterna arbetar tillsammans för att förenkla och minska uppgiftslämnandet skapar förutsättningar för att genomföra enskilda men även gemensamma insatser. Fokus på företagaren Det händer för lite inom området och utvecklingsarbetet går alltför sakta. Dessa påståenden hörs då och då i olika forum kring förenklat och minskat uppgiftslämnande. Erfarenheter från uppdraget visar tvärtemot den bilden, att det finns en hög ambitionsnivå och en vilja att arbeta med förenkling, både inom den egna myndigheten och i samverkan med andra. Myndigheternas arbete med kartläggningen har, tillsammans med andra uppdrag och insatser som just nu genomförs, bidragit till att sätta fokus på företags administrativa börda. Potential för förenklat och minskat uppgiftslämnande Myndigheter måste hela tiden göra nya bedömningar, om de uppgifter som samlas in från företag verkligen är nödvändiga och om de används. I vissa fall samlas uppgifter in som inte är nödvändiga för handläggningen. Myndigheterna kan här bli tydligare med att visa vilka uppgifter i blanketter och e-tjänster som företagen måste lämna in och vilka som är frivilliga. Ibland måste företag lämna samma uppgifter till flera myndigheter. Till exempel vid registrering av aktiebolag, då delvis samma uppgifter ska lämnas både till Skatteverket och till Bolagsverket. Även vissa tidpunkter på året kan företag uppleva att bördan av uppgiftslämnandet är extra stor. Det vara olika uppgifter som ska lämnas in, men det krockar i tid. Det vore enklare för företagen om dessa uppgiftskrav istället samordnades och planerades till mer lämpliga tidpunkter. Kartläggningen ger i detta fall värdefull information till de myndigheter som vill arbeta vidare på området. Återanvändning av uppgifter är ett exempel på en konkret insats som leder till minskat uppgiftslämnande. Redan idag sker återanvändning av uppgifter mellan myndigheterna, men det kan göras i större utsträckning. Det finns även potential i att öka återanvändningen av uppgifter inom myndigheten. Ett exempel på det kan vara att erbjuda företagen förifyllda blanketter och formulär i e-tjänster.

Hinder som behöver undanröjas Myndigheterna har under arbetet med kartläggningen stött på ett antal hinder för ökad återanvändning. De hinder som identifierats är både juridiska, organisatoriska och tekniska hinder och måste undanröjas för att få en effektiv återanvändning av uppgifter. Ett exempel är att vissa myndigheter är avgiftsfinansierade och därför måste ta betalt för att lämna ut information, även om beställaren är en annan myndighet. Det gör att myndigheter hellre samlar in uppgifter från företaget, eftersom det blir billigare. Vilka uppgiftskrav har jag som företagare? Ambitionen med myndigheternas kartläggning av företags uppgiftslämnande är att det ska leda till skapandet av ett uppgiftskravsregister. Registret ska innehålla information om de uppgifter som samlas in, ett så kallat metadataregister. Även i fortsättningen behöver förenklingsarbetet omfatta ett bredare perspektiv än enbart uppgiftsinhämtning. Det finns mycket annat som kan göra vardagen enklare för företag, till exempel myndigheters handläggningstider och bemötande. För att åstadkomma en märkbar förändring och skapa en enklare vardag för företag behövs vissa förutsättningar. Till att börja med måste varje myndighet aktivt arbeta med förenkling på den egna myndigheten. Tillsammans kan myndigheterna sedan åstadkomma stora förändringar genom samordning och återanvändning. För att genomföra förändringarna behövs politiska förutsättningar på en övergripande nivå. Utgångspunkten en uppgift en gång är ett bra ledord som behöver slå igenom i ord och handling på alla plan. Med ett sådant register skulle det bli tydligare när en uppgift samlas in fler än en gång. Det skulle även vara möjligt att skapa lösningar för företagare där de kan se vilka uppgifter som behöver lämnas in. Det skulle kunna kompletteras med information eller länkar till information om hur kraven ska fullgöras. Ett framtida förenklat och minskat uppgiftslämnande Det förenklingsarbete som i och med detta uppdrag bedrivs mellan myndigheterna behöver fortsätta även efter detta uppdrag är slut, den 29 november 2013. Det handlar om att hitta gemensamma processer som utgår från företagens behov.

Uppdraget till myndigheterna Den 20 oktober 2011 fick 14 myndigheter i uppdrag (N2011/5884/ENT) av regeringen att genomföra en kartläggning av de uppgiftskrav som myndigheter riktar till företag. Resultatet från kartläggningen överlämnades i en lägesrapport till regeringen den 19 juni 2012. För att ge myndigheterna möjligheten att tillvarata den potential som rapporten redovisade, beslutade regeringen att förlänga myndigheternas uppdrag (N2012/311/ENT) till och med 29 november 2013. Bolagsverket ska, som koordinator för myndigheterna i uppdraget, lämna en lägesrapport till regeringen den 1 mars 2013 och slutrapport den 29 november 2013. Myndigheterna i uppdraget: Arbetsförmedlingen, Bolagsverket, Försäkringskassan, Jordbruksverket, Kronofogdemyndigheten, Livsmedelsverket, Skatteverket, Skogsstyrelsen, Statistiska centralbyrån, Tillväxtverket, Trafikanalys, Trafikverket, Transportstyrelsen och Tullverket. Komplett lägesrapport Den kompletta lägesrapporten, överlämnad till regeringen den 1 mars 2013, kan laddas ned på: http://bolagsverket.se/om_bolagsverket/verksamhet/rapporter För mer information kontakta: Helena Morgonsköld, avdelningschef, 072-236 05 88, helena.morgonskold@bolagsverket.se Monica Ljungmark Åfeldt, projektledare, 060-18 44 80, fmul@bolagsverket.se 851 81 Sundsvall Tfn: 0771-670 670 Fax: 060-12 98 40 bolagsverket@bolagsverket.se www.bolagsverket.se