Kartläggning av näringsidkares uppgiftslämnande till 14 myndigheter

Transkript

1 AD 1871/2011 Kartläggning av näringsidkares uppgiftslämnande till 14 myndigheter N 2011/5884/ENT Lägesrapport Datum: Version: 1.0 Upprättad av: Ewa Carlsson

2 AD 1871/2011 Innehållsförteckning Sammanfattning Inledning Bakgrund Uppdraget Genomförande av uppdraget Erfarenhetsåtervinning 6 2 Kartläggning av företags uppgiftslämnande till myndigheter Urval och definitioner Översiktlig kartläggning Fördjupad kartläggning Inrapporteringsformulär Webb-presentation Felkällor 11 3 Resultat per myndighet Arbetsförmedlingen Bolagsverket Försäkringskassan Jordbruksverket Kronofogdemyndigheten Livsmedelsverket Skatteverket Skogsstyrelsen Statistiska Centralbyrån (SCB) Tillväxtverket Trafikanalys Trafikverket Transportstyrelsen Tullverket 27 4 Resultat översiktlig kartläggning sammanställning alla myndigheter Allmänt Händelsestyrda och kalenderstyrda uppgiftskrav E-tjänster E-tjänster och underskrift Regelursprung Bransch Företagsformer 39 5 Resultat Fördjupning angående grundläggande uppgifter Insamling av grundläggande uppgifter från företag 42

3 AD 1871/ Insamling av grundläggande uppgifter från annan källa Lämpliga källor 46 6 Register över uppgiftskrav Slutsatser och rekommendationer Den översiktliga kartläggningen Den fördjupade kartläggningen om grundläggande uppgifter Arbete i nästa steg 53 8 Förteckning över bilagor Bilaga 1: Förteckning över medverkande myndigheter och personer 55 Bilaga 2: Anvisningar för kartläggningen 55 Bilaga 3: Grundläggande uppgifter svar per myndighet 55 Bilaga 4: Resultat och rekommendationer per grundläggande uppgift 55 Bilaga 5: Rekommenderade lämpliga källor för återanvändning av grundläggande uppgifter 55 Bilaga 6: Register över uppgiftskrav 55

4 AD 1871/2011 Figurförteckning Figur 1 Övergripande tid- och aktivitetsplan... 5 Figur 2 Inrapporteringsformulärets struktur Figur 3 Uppgiftskrav, antal Figur 4 Uppgiftskrav, volym Figur 5 Uppgiftskrav volym, undantaget Skatteverket Figur 6 Kalenderstyrda uppgiftskrav, andel av antal och volym Figur 7 Kalenderstyrt, antal Figur 8 Kan lämnas genom e-tjänst, totalt Figur 9 Kan lämnas genom e-tjänst, per myndighet Figur 10 Underskrift krävs, e-tjänst möjlig? Figur 11 Underskrift krävs inte, e-tjänst möjlig? Figur 12 Regelursprung Figur 13 Regelursprung, andel av antal uppgiftskrav per myndighet Figur 14 Regelursprung, andel av ärendevolym per myndighet Figur 15 Branscher som omfattas av uppgiftskrav, antal ärenden Figur 16 Branscher som omfattas av uppgiftskrav, antal uppgiftskrav Figur 17 Uppgiftskrav som beror på företagsform Figur 18 Uppgiftskrav per företagsform, antal Figur 19 Uppgiftskrav per företagsform, volym Figur 20: Grundläggande uppgifter med volym över 1 miljon Figur 21: Grundläggande uppgifter med volym som understiger 1 miljon Figur 22 Informationsmodell över metadataregistret

5 AD 1871/2011 Tabellförteckning Tabell 1 Arbetsförmedlingen, översiktlig kartläggning Tabell 2 Arbetsförmedlingens tre största uppgiftskrav utifrån volym Tabell 3 Bolagsverket, översiktlig kartläggning Tabell 4 Bolagsverkets tre största uppgiftskrav utifrån volym Tabell 5 Försäkringskassan, översiktlig kartläggning Tabell 6 Försäkringskassans tre största uppgiftskrav utifrån volym Tabell 7 Jordbruksverket, översiktlig kartläggning Tabell 8 Jordbruksverkets tre största uppgiftskrav utifrån volym Tabell 9 Kronofogdemyndigheten, översiktlig kartläggning Tabell 10 Kronofogdemyndighetens tre största uppgiftskrav utifrån volym Tabell 11 Livsmedelsverket, översiktlig kartläggning Tabell 12 Livsmedelsverkets tre största uppgiftskrav utifrån volym Tabell 13 Skatteverket, översiktlig kartläggning Tabell 14 Skatteverkets tre största uppgiftskrav utifrån volym Tabell 15 Skogsstyrelsen, översiktlig kartläggning Tabell 16 Skogsstyrelsens tre största uppgiftskrav utifrån volym Tabell 17 SCB, översiktlig kartläggning inklusive uppdragsundersökningar Tabell 18 SCB, översiktlig kartläggning exklusive uppdragsundersökningar Tabell 19 SCB:s tre största uppgiftskrav utifrån volym Tabell 20 Tillväxtverket, översiktlig kartläggning Tabell 21 Tillväxtverkets tre största uppgiftskrav utifrån volym Tabell 22 Trafikanalys, översiktlig kartläggning Tabell 23 Trafikanalys tre största uppgiftskrav utifrån volym Tabell 24 Trafikverket, översiktlig kartläggning Tabell 25 Trafikverkets tre största uppgiftskrav utifrån volym Tabell 26 Transportstyrelsen, översiktlig kartläggning Tabell 27 Transportstyrelsens tre största uppgiftskrav utifrån volym Tabell 28 Tullverket, översiktlig kartläggning Tabell 29 Tullverkets tre största uppgiftskrav utifrån volym Tabell 30 Uppgiftskrav, antal och volym Tabell 31 Insamling av grundläggande uppgifter Tabell 32 Myndigheter som är lämpliga källor för grundläggande uppgifter

6 (55) Sammanfattning I denna rapport beskrivs resultat från den kartläggning av näringsidkares uppgiftslämning som genomförts av 14 myndigheter 1 under våren Rapporten innehåller också rekommendationer och förslag på fortsatt arbete. Resultatet av det gemensamma arbetet är att det nu finns en samlad kunskap om hur näringsidkares uppgiftslämnande ser ut till dessa myndigheter, en kunskap som möjliggör ett framtida förenklat och minskat uppgiftslämnande. Uppdraget har satt fokus på och höjt prioriteten för arbetet med förenkling. Det har gett en ökad kunskap om möjligheterna att återanvända uppgifter inom och mellan myndigheter istället för att begära in dem från företagen. Det har även visat den potential som finns och de åtgärder som kan vidtas framöver. Kartläggningen har delats in i två nivåer; en översiktlig kartläggning över hela uppgiftslämnandet och en fördjupad kartläggning som rör vissa grundläggande uppgifter. Den översiktliga syftar till att ge en samlad bild om den uppgiftslämning som sker men också till att se om det finns särskilda mönster i uppgiftslämningen, till exempel för branscher eller när på året som uppgiftslämnandet sker. Den fördjupade kartläggningen används som grund för att kunna bedöma möjligheterna till återanvändning av vissa grundläggande uppgifter 2 mellan myndigheterna. Sammanlagt har 1164 uppgiftskrav kartlagts och den redovisade ärendevolymen uppgår till ärenden. Jordbruksverket har i kartläggningen flest antal uppgiftskrav, 388 st. och Trafikanalys är den myndighet som har minst antal med fem uppgiftskrav. Sett till ärendevolym så står Skatteverket för den absolut största insamlingen nämligen 73 % av den totala volymen. Den översiktliga kartläggningen visar på områden att undersöka vidare. Exempelvis riktar sig ett stort antal uppgiftskrav sig mot specifika branscher och det finns förutsättningar att närmare utreda om dessa kan samordnas. Många uppgiftskrav innebär att uppgifter lämnas till följd av en viss händelse vilket kan analyseras vidare för att skapa stöd till företagens process. I dessa vidare analyser kan fler aktörer behöva delta, såsom regionala och lokala myndigheter, branschorganisationer och fler statliga myndigheter. Resultatet av den fördjupade kartläggningen av grundläggande uppgifter innehåller följande perspektiv: insamling av grundläggande uppgifter från företag per uppgiftskrav återanvändning av grundläggande uppgifter som redan sker vilka myndigheter som är lämpliga källor för vilka grundläggande uppgifter 1 Arbetsförmedlingen, Försäkringskassan, Kronofogdemyndigheten, Skatteverket, Statistiska Centralbyrån, Tullverket, Livsmedelsverket, Skogsstyrelsen, Statens Jordbruksverk, Bolagsverket, Tillväxtverket, Trafikanalys, Transportstyrelsen och Trafikverket. 2 Med grundläggande uppgifter menas sådana uppgifter som används för att identifiera och kontakta företaget men också uppgifter som krävs för att kontrollera behörighet och få information om verksamheten. Under förarbetet identifierades 38 sådana uppgifter som definierades och fastställdes att ingå i kartläggningen.

7 (55) Kartläggningen av grundläggande uppgifter visar att det redan nu sker en hel del återanvändning men också att uppgifter i många fall samlas in både från företag och från annan källa. Utifrån svaren i kartläggningen kan 30 av de 38 grundläggande uppgifterna redan idag återanvändas mellan myndigheterna. Möjligheten till denna återanvändning bygger på att den myndighet som ska återanvända uppgiften kan använda den insamlande myndighetens definition, format, kvalitetskriterier etc. om uppgiften. Skatteverket, SCB och Bolagsverket är de myndigheter av dem som ingått i kartläggningen som i flest fall är lämpade som källor till undersökta grundläggande uppgifter. Resultatet visar att en stor andel av insamlingen av grundläggande uppgifter är frivillig, dvs. uppgifterna samlas in men är inte nödvändiga för ärendets handläggning. Utifrån detta rekommenderas att myndigheterna slutar samla in sådana uppgifter och det är särskilt viktigt att det framgår till uppgiftslämnaren vilka uppgifter som måste lämnas in. Det finns olika anledningar till att myndigheterna samlar in dessa uppgifter och respektive myndighet behöver därför göra en egen översyn. Även om återanvändning redan sker i viss utsträckning och, utifrån kunskapen i kartläggningen, fler myndigheter redan idag kan börja återanvända uppgifter från andra myndigheter, finns det ett behov av att fortsätta arbetet. Myndigheterna behöver gemensamt arbeta fram lösningar för att skapa en smidigare hantering av grundläggande uppgifter om företag men också för att hålla kartläggningens resultat uppdaterat. I rapporten presenteras förslag om nästa steg i ett fortsatt myndighetsgemensamt arbete.

8 (55) 1 Inledning I denna rapport beskrivs resultat från den kartläggning av näringsidkares uppgiftslämning som genomförts av 14 myndigheter 3 under våren Rapporten innehåller också rekommendationer och förslag på fortsatt arbete. 1.1 Bakgrund Att förenkla vardagen för näringsidkare och företag i Sverige fortsätter att vara centralt i regeringens arbete med att skapa förutsättningar för fler och växande företag. Regeringens övergripande mål med förenklingsarbetet är att åstadkomma en märkbar positiv förändring i företagarens vardag. Företagare måste ibland lämna samma uppgift till flera olika statliga myndigheter för att kunna fullgöra sina skyldigheter. Detta väcker irritation och kostar tid och pengar för både företag och myndigheter. Regeringen prioriterar därför ett förenklat och minskat uppgiftslämnande. Utgångspunkten är att företagare endast ska behöva lämna en och samma uppgift till statliga myndigheter en gång och att myndigheterna i största möjliga mån ska hämta uppgifter från och dela uppgifter med varandra. Bolagsverket har tidigare haft i uppdrag att ta fram förslag till minskat uppgiftslämnande för företag i syfte att minska de administrativa kostnaderna för företagen (N2007/8915/MK). Den rapport 4 som Bolagsverket lämnade till Regeringskansliet i maj 2009 innehöll flera förslag för det fortsatta arbetet med att minska företagens uppgiftslämnande. Ett av förslagen var en kartläggning av bland annat vilka uppgiftskrav som statliga myndigheter under regeringen riktar mot näringslivet, ändamålet med dessa, vilka myndigheter som samlar in uppgifterna, hur uppgifterna samlas in och när detta sker. 1.2 Uppdraget Med ovanstående som utgångspunkt lämnade regeringen den 20 oktober 2011 ett uppdrag till 14 myndigheter att inom sitt verksamhetsområde kartlägga företags uppgiftslämnande som följer av lag, förordning eller föreskrift. För Bolagsverkets del innebär uppdraget även att koordinera och leda arbetet med kartläggningen samt att sammanställa denna i ett register. Till stöd för myndigheternas inrapportering samt för hantering av uppgiftskraven ska Bolagsverket utveckla en systemlösning. Registret ska vara utformat för att möjliggöra att ett eventuellt framtida elektroniskt uppgiftslämnande kan ske mot ett gränssnitt som är gemensamt för alla statliga myndigheter. Vidare ska Bolagsverket beakta det tidigare arbete som genomförts i samband med Tillväxtverkets mätningar av företagens administrativa börda. En lägesrapport har redovisats till Regeringskansliet (Näringsdepartementet) den 20 januari 2012 (AD1871/2011). 3 Arbetsförmedlingen, Försäkringskassan, Kronofogdemyndigheten, Skatteverket, Statistiska Centralbyrån, Tullverket, Livsmedelsverket, Skogsstyrelsen, Statens Jordbruksverk, Bolagsverket, Tillväxtverket, Trafikanalys, Transportstyrelsen och Trafikverket. 4 Se

9 (55) Det uppdrag som avrapporteras här ska ses som ett led i det mer långsiktiga arbetet med att förenkla och minska uppgiftslämnandet för företag. Att detta arbete är viktigt visas inte minst av att regeringen i april 2012 förordnade en särskild utredare med uppdrag att presentera förslag som innebär att uppgifter som lämnas från företagen till statliga myndigheter som regel endast ska behöva lämnas en gång och till ett ställe (dir. 2012:35). Slutligt förslag ska lämnas till Regeringskansliet (Näringsdepartementet) senast den 29 november Resultatet av kartläggningen som redovisas i denna rapport utgör en viktig grund i utredningen och i tillskapandet av ett uppgiftslämnarregister för företagen. Av denna anledning har regeringen valt att ändra beslutet från den 20 oktober 2011 och förlänga uppdraget till de 14 myndigheterna (N2012/311/ENT). Förlängningen innebär bland annat att Bolagsverket fortlöpande ska hålla databasen över myndigheternas uppgiftskrav uppdaterad. Det förlängda uppdraget ska slutredovisas den 29 november Bolagsverket ska lämna delredovisningar i form av lägesrapporter dels senast den 20 juni 2012 (föreliggande rapport) och dels senast den 1 mars 2013.

10 (55) 1.3 Genomförande av uppdraget Den 15 november 2011 startade Bolagsverket ett projekt för att leda och koordinera kartläggningen. Projektet har tagit fram anvisningar för hur kartläggningen ska genomföras, tagit fram systemstöd för inrapportering och hantering av uppgiftskraven samt varit metodstöd till medverkande myndigheter. Efter genomförd kartläggning och inrapportering från varje myndighet har projektet kvalitetssäkrat materialet samt gjort sammanställningar och analyserat delar av resultatet i en slutrapport och en webbpresentation. Den totala kartläggningen har samlats i en databas som möjliggör ytterligare analys. En övergripande tid- och aktivitetsplan beskrivs i nedanstående figur. Figur 1 Övergripande tid- och aktivitetsplan Medverkande myndigheter har själva ansvarat för att organisera sin kartläggning och omfattningen av deras arbete har varit olika beroende på hur stora uppgiftsinsamlare de är. Sammanlagt har myndigheterna lagt ner cirka 3000 timmar på att delta i uppdraget och Bolagsverket har lagt cirka 5500 timmar i koordineringsuppdraget Samverkansformer och arbetssätt Erfarenheter från tidigare arbete visar att området som ska kartläggas är komplext och att det saknas gemensamma och enhetliga definitioner. För att få kvalitet i arbetet och i resultatet har stor vikt lagts vid att skapa ett förtroendefullt samarbete och delaktighet med de medverkande myndigheterna. Det gemensamma arbetet inleddes med ett uppstartmöte den 1 december 2011 där representanter från alla berörda myndigheter, E-delegationen och Näringsdepartementet deltog. Syftet var bland annat att skapa samsyn om det gemensamma uppdraget och diskutera förutsättningar och arbetsupplägg.

11 (55) I december 2011 och januari 2012 besökte projektet myndigheterna för att bland annat få reda på deras uppfattningar om kartläggningen, deras förutsättningar att genomföra den och för att diskutera företags uppgiftslämnande till varje myndighet. De inledande mötena var viktiga dels för att förbereda myndigheterna, dels för att projektgruppen skulle få kunskap om förutsättningar för genomförandet av uppdraget. Projektet fick också information om andra pågående, och för uppdraget relevanta, arbeten på de olika myndigheterna. Under projekttiden har projektet haft en myndighetsgemensam styrgrupp 5 med en representant från varje myndighet. Representanterna har varit ansvariga för sin myndighets arbete. Styrgruppen har haft fem sammanträden under projekttiden. För att skapa dialog och erfarenhetsutbyte mellan myndigheterna och för att koordinera det operativa arbetet har projektet haft en utförargrupp 6. Denna grupp har träffats vid sex tillfällen och de flesta myndigheterna har deltagit med minst en representant. Utförargruppen har fått se och kommentera inrapporteringsformulär, definitioner på grundläggande uppgifter, diskutera frågor om återanvändning och delning, resultat och analys samt förslag till fortsatt arbete. Vid ett tillfälle deltog representanter från norska Brønnøysundregistrene. De berättade om Oppgaveregisteret, dess utveckling till semantikregistret SERES och om projektet Semicolon. Myndigheternas kontaktpersoner har uppmanats att kontakta projektgruppen vid minsta problem eller fråga. Detta för att säkerställa kartläggningens kvalitet. Projektgruppen har sammanställt frågor och svar i ett dokument som har delats till alla. Alla dokument inklusive inrapporteringsformulären har hanterats genom en dokumenthanteringssajt, vilket har gjort det möjligt att dela dokument och att säkerställa att aktuella versioner har använts. Dessa former för samarbete har uppskattats och bidragit dels till ökad kunskap inom ett komplext område och dels till att förenklingar har identifierats. 1.4 Erfarenhetsåtervinning Projektet har arbetat aktivt med att ta del av tidigare genomförda och nu pågående arbeten som berör området förenklat och minskat uppgiftslämnande för företag. Alla berörda myndigheter har också hjälpt till att identifiera sådana arbeten. Nedan nämns några av dessa arbeten. Projektet har etablerade kontakter med norska myndigheten Brønnøysundregistrene för att kunna använda deras kompetens och erfarenheter från uppbyggnaden av Oppgaveregisteret och semantikregistret SERES. Dessutom finns ett erfarenhetsutbyte med projektet Semicolon som samlar norska myndigheter, näringsliv och forskare som tillsammans arbetar med semantiska frågor och samordning av information från medborgare och företag. 5 Se bilaga 1 Förteckning över medverkande personer och myndigheter 6 Se bilaga 1 Förteckning över medverkande personer och myndigheter

12 (55) Det regelförenklingsarbete som många myndigheter har genomfört och som har syftat till att minska företagens administrativa kostnader med 25 procent till 2012, har varit en viktig källa till kunskap. Projektet har återanvänt delar av kartläggningen av administrativ börda som finns i databasen Malin hos Tillväxtverket som underlag till aktuell kartläggning. Bland annat har informationskrav och vilken lagstiftning dessa kommer ifrån återanvänts. Tillväxtverket har bidragit med kompetens för att öka kunskapen om materialet i Malin. Andra arbeten som har varit intressanta för uppdraget är förändringen från årliga till månatliga kontrolluppgifter, E-delegationens förstudie Effektiv informationsförsörjning, SKL:s och Linköpings universitets gemensamma projekt DUKAT för restaurangföretagare, Skogsstyrelsens arbete med en dörr in för skogsägare, företagarsajten verksamt.se, länsstyrelsernas förenklingsarbete Förenkla på riktigt och EU:s arbete med grundläggande uppgifter i ISA-programmet 7. 7 Europakommissionens program Interoperability solutions for European public administrations (ISA)

13 (55) 2 Kartläggning av företags uppgiftslämnande till myndigheter 2.1 Urval och definitioner Ett första steg inför kartläggningen var att definiera begreppet näringsidkare. Detta för att veta vilket uppgiftslämnande som myndigheterna skulle kartlägga. Den definition som använts har diskuterats och förfinats tillsammans med kartläggande myndigheter: Näringsidkare: Fysisk eller juridisk person som bedriver näringsverksamhet i Sverige. I begreppet innefattas även fysiska eller juridiska personer som avser att bedriva näring, vilande företag samt företag/näringsidkare som är i processen att avveckla näringsverksamheten. Näringsidkare och företag används synonymt. (Projektets definition, ) För att projektet skulle kunna göra kartläggningen behövde också begreppet uppgiftskrav tydliggöras. Uppgiftskrav är krav på näringsidkare att lämna uppgifter till myndigheter. Uppgiftskraven följer av lag, förordning eller föreskrift. Ett uppgiftskrav kan leda till att flera olika uppgifter behöver lämnas in. Det kan ske med viss regelbundenhet eller efter en viss händelse. För att underlätta arbetet med att hitta vilka uppgiftskrav som ställs på näringsidkare att lämna uppgifter till statliga myndigheter har utgångspunkten varit de informationskrav 8 som finns dokumenterade i Tillväxtverkets databas Malin. Databasen innehåller resultatet från de mätningar som gjordes under åren för att beräkna företagens administrativa börda och innehåller till största delen krav som uppkommer löpande. Den senaste uppdateringen av Malin skedde De kartläggande myndigheterna fick i anvisning att se informationskraven i Malin som en utgångspunkt och hjälp för kartläggningen. För att kartläggningen skulle avse nuläget har varje myndighet fått komplettera med de uppgiftskrav som inte fanns med i Malin. För varje informationskrav har ansvarig myndighet fått ange om kravet leder till att uppgifter samlas in från näringsidkare. Två av myndigheterna, Kronofogden och Trafikverket, hade inga informationskrav alls i Malin och de har alltså fått ta fram sina uppgiftskrav utan hjälp av Malin Med grundläggande uppgifter menas sådana uppgifter som används för att identifiera och kontakta företaget men också uppgifter som krävs för att kontrollera behörighet och få information om verksamheten. Under förarbetet identifierades 38 sådana uppgifter som definierades och fastställdes att ingå i kartläggningen. I det fall någon myndighet haft andra definitioner, eller ytterligare uppgifter som de ansett vara grundläggande, har de haft möjlighet att komplettera i inrapporteringsformuläret. Grundläggande uppgifter är ett område med samordningspotential. Att grundläggande uppgifter inte samordnas myndigheter emellan innebär irritation hos företagen och 8 Ett informationskrav innebär att företag har en skyldighet att upprätta, lagra eller överföra information. De informationskrav som leder till att uppgifter ska lämnas in kallas uppgiftskrav och ingår i kartläggningen. 9 Mätningarna gjordes under åren och avsåg , dvs. mätningen som gjordes 2007 avsåg 2006 osv.

14 (55) kostnader för både myndigheter och företag för att hålla de grundläggande uppgifterna uppdaterade. För att kunna leverera ett användbart resultat till den 20 juni 2012 har kartläggningen delats in i två nivåer; en översiktlig kartläggning över hela uppgiftslämnandet och en fördjupad kartläggning som rör vissa grundläggande uppgifter. 2.2 Översiktlig kartläggning Den översiktliga kartläggningen syftar till att ge en samlad kunskap om den uppgiftslämning som sker med anledning av uppgiftskraven men också för att se om det finns särskilda mönster i uppgiftslämningen, till exempel för branscher eller när på året som uppgiftslämnandet sker, för att identifiera möjliga förenklingar. De områden som kartlagts för denna uppgiftslämning är när kravet uppstår, vem som kravet riktar sig mot och hur uppgifterna lämnas. Dessutom har frågor ställts om uppgiftskravet innehåller ekonomiska uppgifter om företaget eller uppgifter om företagets anställda. 2.3 Fördjupad kartläggning Den fördjupade kartläggningen används som grund för att kunna bedöma möjligheterna till återanvändning av vissa grundläggande uppgifter mellan myndigheter. De medverkande myndigheterna har i fördjupningen av de grundläggande uppgifterna svarat på: vilka av de 38 fördefinierade grundläggande uppgifterna som samlas in från företag eller annan källa om de grundläggande uppgifter som samlas in från företag är obligatoriska, dvs. nödvändiga för att handlägga ärendet, eller frivilliga att lämna. Utifrån svaren fick de myndigheter som hade identifierats som lämpliga källor svara på ytterligare frågor om återanvändning av dessa grundläggande uppgifter. Frågorna handlade om åtkomst, livslängd, registerkvalitet, kostnader och juridiska förutsättningar.

15 (55) 2.4 Inrapporteringsformulär För att få hög kvalitet i resultatet var det viktigt med en enhetlig struktur och modell för dokumentation och inrapportering av kartläggningen. För det ändamålet gjordes en informationsmodell som låg till grund för uppbyggnaden av ett formulär för kartläggning och inrapportering. Formuläret skapades i excelformat och består av ett antal flikar med olika frågor. Varje myndighet fick ett formulär som var förifyllt med informationskrav som hade hämtats från databasen Malin. Se Figur 2 Inrapporteringsformulärets struktur. Vad Uppgiftskrav Innehåller ekonomiska uppgifter om företaget Innehåller uppgifter om företagets anställda GU per uppgiftskrav Uppgiftskrav Person-/organisationsnummer Registrerat företagsnamn (Firma) Företagsnamn Postadress till företaget När Uppgiftskrav Kalenderstyrt Periodicitet Händelsestyrt Övrigt E-post Fax Telefon Mobiltelefon Företagets webbadress Postadress för företagets arbetsställe Belägenhetsadress till företagets arbetsställe Kommun Insamling Myndighet Informationskrav Författning Paragraf Ursprung Beskrivning Anteckning Leder till insamling från företag Upphört Ja Vem Uppgiftskrav Bransch Arbetsgivare Företagsform Storlek Storlekskriterier Övriga urvalskriterier Ingivare annan Hur Uppgiftskrav Kan uppgifter i uppgiftskravet samlas in via e-tjänst Underskrift Volymer Övrigt Vilka grundläggande uppg (GU) Grundläggande uppgift Definition Kommentar till definitionen Samlas uppgiften in från företag Samlas uppgiften in från annan källa Samlas uppgiften in från annan källa ange källa Län Antal anställda Räkenskapsår Firmatecknare Verkställande direktörens namn Verkställande direktörens personnummer Verkställande direktörens postadress Verkställande direktörens folkbokföringsadress Enskild näringsidkares namn Enskild näringsidkares personnummer Enskild näringsidkares postadress Enskild näringsidkares folkbokföringsadress SNI-kod (bransch) Företagsform Datum för registrering av ett företag hos Bolagsverket Företagets status Näringslivsregistrering F-skatt status Om företaget är vilande Momsregistrering Momsregistreringsnummer Arbetsgivarregistrering CFAR-nummer Arbetsställenummer (ASTNR) Församling EORI-nummer Figur 2 Inrapporteringsformulärets struktur I formuläret fanns stödtexter och projektet tog också fram anvisningar 10 för hur kartläggningen skulle göras. För att säkerställa att anvisningar och inrapporteringsformulär var begripliga och stödjande diskuterades och förankrades de i utförarargruppen innan kartläggningsarbetet startade Kvalitetssäkring av inlämnade inrapporteringsformulär All inrapporterad information har förts över till en databas för att möjliggöra lagring och fortsatt hantering. För att kunna göra överföringen krävs att informationen är jämförbar. I syfte att begränsa felaktigt ifyllda formulär lades därför vissa kontroller och begränsningar 10 Bilaga 2 - Anvisningar

16 (55) in i excel-filerna. Till exempel eftersträvades att ha så lite fritext som möjligt och istället använda förutbestämda svarsalternativ. Innan överföringen till databasen har alla inlämnade inrapporteringsformulär kvalitetssäkrats för att säkerställa att svaren följt anvisningarna. I de fall felaktigheter upptäckts har respektive myndighet fått göra korrigeringar. Kvalitetssäkringen har i första hand gått ut på att kontrollera att svaren följt de format som anvisats. I vissa fall har projektet upptäckt orimligheter i svaren och stämt av detta med respektive myndighet. Däremot har det inte varit möjligt att kontrollera rimligheten i innehållet i alla svar generellt. Om det upptäcks ytterligare felaktigheter eller missförstånd kan dessa ändras vid ett fortsatt förädlings- och uppdateringsarbete. 2.5 Webb-presentation Utöver denna rapport har en enklare webb-presentation 11 tagits fram för att tillgängliggöra kartläggningens resultat. Aktuell data från databasen presenteras vilket innebär att om databasen uppdateras med ny information så kommer webb-presentationen också att uppdateras. I webb-presentationen, under rubriken Helhet, finns sammanställningar för alla myndigheter och under rubriken Myndighet finns sammanställningar för varje myndighet. Det som presenteras är endast ett urval av resultatet. Lösningen är en prototyp vilket bland annat innebär att det inte är möjligt för var och en att göra andra sökningar i databasen än de som presenteras. Bolagsverket kommer att tillhandahålla stöd för att göra nya sökningar och rapportuttag. 2.6 Felkällor I detta avsnitt redogörs för de felkällor som upptäckts. Två myndigheter har enbart utgått från Malin-databasen i sin kartläggning vilket innebär att om uppgiftskrav saknas där så saknas de också i kartläggningen. Den främsta anledningen till denna avgränsning anges vara att tiden varit knapp för genomförandet Volym De största felkällorna i kartläggningen rör antal ärenden per år, det som i rapporten redovisas som volymer. Drygt 11 %, 131 av 1164 uppgiftskrav, saknar uppgift om volym. Av de 131 rör 62 st Jordbruksverket, 7 st Skatteverket och 62 st Transportstyrelsen. Orsaken till att uppgifter om volym saknas uppges i flera fall vara svårigheter att få fram siffror enligt anvisningarna Hur många ärenden, t ex anmälningar, ansökningar, undersökningar etc, lämnas totalt in varje år för detta uppgiftskrav? Bransch För varje uppgiftskrav ska det anges om kravet berör någon specifik bransch enligt en förteckning med klassificering av branscher. En eller flera av bokstäverna A T ska skrivas in. Om uppgiftskravet inte berör specifik bransch ska bokstaven 11 Webbpresentationen finns på 12 Vid utförargruppsmöte reviderade projektet anvisningarna enligt följande: I första hand ska man ange hur många näringsidkare som kravet riktar sig mot, om det riktar sig mot en bestämd grupp. I andra hand hur många som lämnas in. Om det är så att uppgiften bara lämnas tex vart tredje år så ska man ange volymen och skriva i kolumnen Övrigt att uppgiftskravet uppstår vart tredje år.

17 (55) X (inte relevant eller avser alla) anges. Syftet med frågan var att kunna göra utsökningar på vilka uppgiftskrav som drabbar vissa branscher. I samband med att inrapporterat material kvalitetssäkrades väcktes tanken att frågeställningen om bransch kan ha varit svår att avgöra för några myndigheter. Vår bedömning är att flera myndigheter valt alternativ X (inte relevant eller avser alla) även om uppgiftskravet troligen inte vänder sig till alla branscher. I databasen finns 416 uppgiftskrav som inte avser specifik bransch utan omfattar alla branscher och vår bedömning är att den siffran borde vara lägre Grundläggande uppgifter I avsaknad av myndighetsgemensamma begrepp och definitioner gjordes ett förarbete inför kartläggningen med att sätta definitioner för de 38 grundläggande uppgifter som ingick i kartläggningen. Dessa definitioner togs fram för att säkerställa att resultatet skulle bli jämförbart. Under förarbetet ombads myndigheterna att lämna synpunkter och under själva kartläggningen har de också kunnat lämna kommentarer om definitionen inte stämde med respektive myndighets definition av begreppet. I samband med sammanställning och analys av resultatet finns det indikationer på att vissa svar inte är överensstämmande med den satta definitionen. Dessa indikationer har tagits med i analysen av grundläggande uppgifter.

18 (55) 3 Resultat per myndighet I detta kapitel beskrivs resultatet av alla 14 myndigheters kartläggning sammanfattat. Fler uppgifter kan ses i webb-presentationen (se avsnitt 2.5) och bilaga 3 med detaljer om grundläggande uppgifter per myndighet. 3.1 Arbetsförmedlingen Arbetsförmedlingen har rapporterat 21 uppgiftskrav med en total volym på ärenden per år. Arbetsförmedlingen hamnar därmed på en tolfte plats bland de kartlagda myndigheterna vad avser antalet uppgiftskrav och på en femte plats när det gäller antalet ärenden per år. Arbetsförmedlingen samlar in 20 av de definierade grundläggande uppgifterna från företag. Merparten av dessa, 18 stycken, begärs också in från annan källa. Arbetsförmedlingen återanvänder uppgifter från ett privat företag som tillhandahåller företagsinformation och Skatteverket. Sex grundläggande uppgifter samlas endast in från annan källa och inte från företag. Tabellen nedan visar Arbetsförmedlingens svar på den översiktliga kartläggningen. Arbetsförmedlingen Antal uppgiftskrav Andel av Volym Andel av volym antal Innehåller ekonomiska uppgifter om 2 10 % ,06 % företaget Innehåller uppgifter om företagets anställda 5 24 % ,32 % Endast kalenderstyrt 6 29 % ,46 % Endast händelsestyrt % ,54 % Berör endast arbetsgivare % ,94 % Berör företag eller produktion av en viss 3 14 % ,26 % storlek Kan lämnas av ombud/annan ingivare % ,00 % Kan samlas in via e-tjänst 8 38 % ,52 % Kräver underskrift elektroniskt eller på % ,71 % papper Antal uppgiftskrav där man angett 0 i volym 1 5 % 0 0,00 % Regelursprung EU 5 24 % ,32 % Regelursprung Nationellt % ,68 % Tabell 1 Arbetsförmedlingen, översiktlig kartläggning. I nedanstående tabell redovisas Arbetsförmedlingens tre största uppgiftskrav. Inget av de tre största uppgiftskraven innehåller ekonomisk information om företaget eller uppgifter om företagets anställda, de är kalenderstyrda och ska lämnas in månadsvis. Uppgiftskraven är inte riktade mot speciell bransch, företagsform, storlek på företag eller produktion. Alla tre vänder sig enbart till arbetsgivare. Ombud för företaget kan lämna in uppgiftskraven som alla kräver underskrift och uppgiftslämnandet kan ske genom e-tjänst.

19 (55) ID 13 Uppgiftskrav Volymer ARF1 Rekvisition av lönebidrag ARF7 Lämna underlag till länsarbetsnämnden för beräkning av det stödbelopp som skall krediteras skattekontot ARF8 Ansökan om stöd för nystartsjobb Tabell 2 Arbetsförmedlingens tre största uppgiftskrav utifrån volym. 3.2 Bolagsverket Bolagsverket har rapporterat 124 uppgiftskrav med en total volym på ärenden per år. Bolagsverket hamnar därmed på en tredje plats bland de kartläggande myndigheterna när det gäller antalet uppgiftskrav och på en sjunde plats när det gäller antalet ärenden per år. Bolagsverket samlar in 23 av de definierade grundläggande uppgifterna från företag. Sex uppgifter samlas in från annan källa, nämligen Domstolsverket, Skatteverket och Revisorsnämnden. De grundläggande uppgifterna F-skatt status, folkbokföringsadresser och person-/organisationsnummer samlas både in från företag och annan källa. Bolagsverkets är i vissa fall primärkälla som skapar några av de grundläggande uppgifterna och bedöms vara källa enligt kapitel 5.3. Tabellen nedan visar Bolagsverkets svar på den översiktliga kartläggningen. Bolagsverket Antal uppgiftskrav Andel av Volym Andel av volym antal Innehåller ekonomiska uppgifter om % ,33 % företaget Innehåller uppgifter om företagets anställda 10 8 % ,45 % Endast kalenderstyrt 2 2 % ,36 % Endast händelsestyrt % ,50 % Både kalenderstyrt och händelsestyrt 1 1 % ,14 % Berör företag eller produktion av en viss 1 1 % ,29 % storlek Kan lämnas av ombud/annan ingivare % ,00 % Kan samlas in via e-tjänst % ,58 % Kräver underskrift elektroniskt eller på % ,76 % papper Regelursprung EU % ,32 % Regelursprung Nationellt % ,32 % Regelursprung okänt % ,36 % Tabell 3 Bolagsverket, översiktlig kartläggning. 13 Dessa ID-nr refererar till databasen där kartläggningen sammanställts

20 (55) I nedanstående tabell redovisas Bolagsverkets tre största uppgiftskrav. De två största uppgiftskraven innehåller ekonomiska uppgifter om företaget. Det enskilt största uppgiftskravet innehåller också uppgifter om företagets anställda och är kalenderstyrt med juni som vanligast förekommande tidpunkt för inlämning. De båda andra uppgiftskraven är händelsestyrda. Inget av uppgiftskraven vänder sig till specifik bransch och berör inte heller endast arbetsgivare. Uppgiftskravet Inlämnande av årsredovisningshandlingar är obligatoriskt för ett antal företagsformer och beror på vissa storlekskriterier för andra företagsformer. De båda andra vänder sig endast till aktiebolag och storlek är inte avgörande. Alla tre uppgiftskraven kan lämnas av ombud. Det finns e-tjänst för inlämning och alla tre kräver underskrift. ID Uppgiftskrav Volymer BOL257 Inlämnande av årsredovisningshandlingar BOL159 Bolagsordning: Anmälan till aktiebolagsregister av beslut om ändring av bolagsordningen BOL191 Bolagets ledning: Registrering i aktiebolagsregistret om bolagets ledning Tabell 4 Bolagsverkets tre största uppgiftskrav utifrån volym. 3.3 Försäkringskassan Försäkringskassan har rapporterat 35 uppgiftskrav med en total volym på ärenden per år. Försäkringskassan hamnar därmed på en åttonde plats bland myndigheterna när det gäller antalet uppgiftskrav och på en andra plats när det gäller antalet ärenden per år. Försäkringskassan samlar 30 av de definierade grundläggande uppgifterna från företag, 16 av dessa uppgifter samlas även in från annan källa, nämligen SCB. Två uppgifter samlas endast in från annan källa och inte från företag. Tabellen nedan visar Försäkringskassans svar på den översiktliga kartläggningen. Försäkringskassan Antal uppgiftskrav Andel av Volym Andel av volym antal Innehåller ekonomiska uppgifter om 4 11 % 182 0,00 % företaget Innehåller uppgifter om företagets anställda % ,30 % Endast händelsestyrt % ,00 % Både kalenderstyrt och händelsestyrt 1 3 % 300 0,00 % Berör endast arbetsgivare % ,06 % Berör företag eller produktion av en viss 1 3 % 170 0,00 % storlek Kan lämnas av ombud/annan ingivare % ,10 % Kan samlas in via e-tjänst 7 20 % ,92 % Kräver underskrift elektroniskt eller på papper % ,22 %

21 (55) Regelursprung Nationellt % ,00 % Tabell 5 Försäkringskassan, översiktlig kartläggning. I tabellen nedan redovisas Försäkringskassans tre största uppgiftskrav. Inget av de tre största uppgiftskraven innehåller ekonomiska uppgifter om företaget. De två största uppgiftskraven innehåller uppgifter om företagets anställda. Alla tre uppgiftskraven är händelsestyrda. Det största uppgiftskravet är det enda kravet av de tre som riktar sig mot en specifik bransch: Q Vård och omsorg; sociala tjänster och mot specifika företagsformer: enskilda näringsidkare, aktiebolag och handelsbolag. Uppgiftskravet rör tandvårdsersättning och är det uppgiftskrav som gör att Försäkringskassan hamnar på en andra plats vad gäller volym. Det minsta av de tre berör endast arbetsgivare medan de andra två uppgiftskraven även berör de som inte är arbetsgivare. Storlek på företag eller produktion har ingen betydelse för uppgiftskraven. Inget av uppgiftskraven kräver underskrift. Det största uppgiftskravet kan inte ges in av ombud, vilket de båda övriga kan. Det finns e-tjänster för att sända in uppgifterna. ID Uppgiftskrav Volymer FKA6 Ersättningsbegäran FKA60 Uppgifter från arbetsgivare FKA24 Anmäla sjukdomsfall till FK Tabell 6 Försäkringskassans tre största uppgiftskrav utifrån volym. 3.4 Jordbruksverket Jordbruksverket har rapporterat 388 uppgiftskrav med en total volym på ärenden per år. Jordbruksverket hamnar därmed på en första plats bland myndigheterna när det gäller antalet uppgiftskrav och på en fjärde plats när det gäller antalet ärenden per år. Jordbruksverket samlar in 21 av de definierade grundläggande uppgifterna från företag, 13 av dessa uppgifter samlas in även från annan källa, nämligen Skatteverket och Bolagsverket. Två uppgifter samlas endast in från annan källa och inte från företag. Tabellen nedan visar Jordbruksverkets svar på den översiktliga kartläggningen. Jordbruksverket Antal uppgiftskrav Andel av Volym Andel av volym antal Innehåller ekonomiska uppgifter om 28 7 % ,30 % företaget Innehåller uppgifter om företagets anställda 4 1 % ,18 % Endast kalenderstyrt % ,64 % Endast händelsestyrt % ,34 % Både kalenderstyrt och händelsestyrt 4 1 % 546 0,02 % Endast kalenderstyrt, händelsestyrt tom 1 0 % 0 0,00 % Berör företag eller produktion av en viss 4 1 % ,04 % storlek Kan lämnas av ombud/annan ingivare % ,97 %

22 (55) Kan samlas in via e-tjänst % ,52 % Kräver underskrift elektroniskt eller på % ,83 % papper Antal uppgiftskrav där man angett 0 i volym % 0 0,00 % Antal uppgiftskrav där man lämnat tomt i % 0,00 % volym Regelursprung EU % ,92 % Regelursprung Nationellt % ,08 % Tabell 7 Jordbruksverket, översiktlig kartläggning. I tabellen nedan redovisas Jordbruksverkets tre största uppgiftskrav. Inget av de tre uppgiftskraven innehåller ekonomisk information om företaget eller uppgifter om företagets anställda. De båda största uppgiftskraven är händelsestyrda medan de tredje är kalenderstyrt och ska lämnas in i mars månad varje år. Uppgiftskraven är riktade mot branschen Jordbruk, skogsbruk och fiske. Uppgiftskraven påverkas inte av företagsform, storlek på företag eller produktion och gäller oavsett om företaget är arbetsgivare eller inte. Ombud för företaget kan lämna in uppgiftskraven, de kräver alla underskrift och e-tjänst kan användas. ID Uppgiftskrav Volymer SJV385 Rapportera förändrat djurinnehav (CDB) SJV451 Anmälan om registrering av ägarskap av hund samt byte av ägarskap SJV144 Ansökan om direktstöd och utbetalning - GÅRDSSTÖD Tabell 8 Jordbruksverkets tre största uppgiftskrav utifrån volym. 3.5 Kronofogdemyndigheten Kronofogdemyndigheten har rapporterat 6 uppgiftskrav med en total volym på ärenden per år. Kronofogdemyndigheten hamnar därmed på en trettonde plats bland myndigheterna när det gäller antalet uppgiftskrav och på en sjätte plats när det gäller antalet ärenden per år, volym. Kronofogdemyndigheten samlar in 18 av de definierade grundläggande uppgifterna från företag. Av dessa samlas fyra stycken även in från annan källa, nämligen Skatteverket. Inga uppgifter samlas endast in från annan källa och inte från företag. Tabellen nedan visar Kronofogdemyndighetens svar på den översiktliga kartläggningen. Kronofogdemyndigheten Antal uppgiftskrav Andel av Volym Andel av volym antal Innehåller ekonomiska uppgifter om 2 33 % ,65 % företaget Innehåller uppgifter om företagets anställda 3 50 % ,57 % Endast händelsestyrt % ,00 % Berör endast arbetsgivare 1 17 % ,92 %

23 (55) Kan lämnas av ombud/annan ingivare 3 50 % ,43 % Kan samlas in via e-tjänst 3 50 % ,35 % Kräver underskrift elektroniskt eller på 5 83 % ,86 % papper Regelursprung Nationellt % ,00 % Tabell 9 Kronofogdemyndigheten, översiktlig kartläggning. I tabellen nedan redovisas Kronofogdemyndighetens tre största uppgiftskrav. Inget av de tre uppgiftskraven innehåller ekonomisk information om företaget. Ett av uppgiftskraven, det minsta, innehåller uppgifter om företagets anställda. Alla tre är händelsestyrda. Uppgiftskraven är inte riktade mot speciell bransch, företagsform eller storlek på företag eller produktion. Det minsta uppgiftskavet vänder sig endast till arbetsgivare, kräver underskrift och kan inte lämnas in av ombud. Alla tre kan lämnas via e-tjänster. Om det största uppgiftskravet lämnas via filöverföring krävs ingen underskrift. ID Uppgiftskrav Volymer KFM1 Ansökan om betalningsföreläggande/vanlig handräckning/ särskild handräckning KFM2 Ansökan om verkställighet (inregistreringsteam) KFM4 Förfrågan till arbetsgivare om anställdas lön mm Tabell 10 Kronofogdemyndighetens tre största uppgiftskrav utifrån volym. 3.6 Livsmedelsverket Livsmedelsverket har rapporterat 62 uppgiftskrav med en total volym på ärenden per år. Livsmedelsverket hamnar därmed på en sjätte plats bland myndigheterna när det gäller antalet uppgiftskrav och på en 14:e plats när det gäller antalet ärenden per år. Livsmedelsverket samlar in 19 av de definierade grundläggande uppgifterna från företag. Inga av dessa samlas även in från annan källa. Tabellen nedan visar Livsmedelsverkets svar på den översiktliga kartläggningen. Livsmedelsverket Antal uppgiftskrav Andel av Volym Andel av volym antal Innehåller ekonomiska uppgifter om 1 2 % 0 0,00 % företaget Innehåller uppgifter om företagets anställda 1 2 % 0 0,00 % Endast kalenderstyrt 1 2 % 8 0,17 % Endast händelsestyrt % ,17 % Både kalenderstyrt och händelsestyrt 3 5 % 32 0,66 % Berör företag eller produktion av en viss 1 2 % 0 0,00 % storlek Kan lämnas av ombud/annan ingivare % ,11 % Kan samlas in via e-tjänst % ,55 % Kräver underskrift elektroniskt eller på % ,29 %

24 (55) papper Antal uppgiftskrav där man angett 0 i volym % 0 0,00 % Regelursprung EU % ,38 % Regelursprung Nationellt % 15 0,31 % Regelursprung okänt 1 2 % 15 0,31 % Tabell 11 Livsmedelsverket, översiktlig kartläggning. I tabellen nedan redovisas Livsmedelsverkets tre största uppgiftskrav. Inget av de tre uppgiftskraven innehåller ekonomisk information om företaget eller uppgifter om företagets anställda, de är alla händelsestyrda. Uppgiftskraven är inte riktade mot speciell bransch, företagsform eller storlek på företag eller produktion, eller om företaget är arbetsgivare. Ombud för företaget kan inte lämna in det största uppgiftskravet. Uppgiftskravet Anmäla livsmedel för särskilda näringsändamål SLV49 kan inte lämnas via e-tjänst och kräver inte underskrift. De båda övriga kan lämnas via e-tjänst och kräver underskrift. ID Uppgiftskrav Volymer SLV76 I förväg anmäla av sändning till gränsstation SLV49 Anmäla livsmedel för särskilda näringsändamål 170 SLV187 Föranmälan vid import från Kina (vissa produkter) 150 Tabell 12 Livsmedelsverkets tre största uppgiftskrav utifrån volym. 3.7 Skatteverket Skatteverket har rapporterat 102 uppgiftskrav med en total volym på ärenden per år. Skatteverket hamnar därmed på en fjärde plats bland myndigheterna när det gäller antalet uppgiftskrav och på en första plats när det gäller antalet ärenden per år. Skatteverket samlar in 28 av de definierade grundläggande uppgifterna från företag. Tio av dessa grundläggande uppgifter samlas även in från annan källa. Denna källa är i de flesta fall Bolagsverket, men också Kronofogdemyndigheten används som källa. En uppgift samlas endast in från annan källa och inte från företag. Skatteverket är i vissa fall primärkälla och skapar några av de grundläggande uppgifterna. De bedöms kunna utgöra källa enligt kapitel 5.3. Tabellen nedan visar Skatteverkets svar på den översiktliga kartläggningen. Skatteverket Antal uppgiftskrav Andel av Volym Andel av volym antal Innehåller ekonomiska uppgifter om % ,78 % företaget Innehåller uppgifter om företagets anställda 5 5 % ,45 % Endast kalenderstyrt % ,25 % Endast händelsestyrt % ,39 % Både kalenderstyrt och händelsestyrt % ,49 % Berör endast arbetsgivare 6 6 % ,47 % Kan lämnas av ombud/annan ingivare % ,91 %

25 (55) Kan samlas in via e-tjänst % ,72 % Kräver underskrift elektroniskt eller på % ,62 % papper Antal uppgiftskrav där man angett 0 i volym 3 3 % 0 0,00 % Antal uppgiftskrav där man lämnat tomt i 7 7 % 0,00 % volym Regelursprung EU % ,54 % Regelursprung Nationellt % ,46 % Tabell 13 Skatteverket, översiktlig kartläggning. I tabellen nedan redovisas Skatteverkets tre största uppgiftskrav. Inget av de tre uppgiftskraven innehåller ekonomisk information om företaget eller uppgifter om företagets anställda, de är kalenderstyrda och alla ska lämnas in i januari varje år. Uppgiftskraven är inte riktade mot speciell bransch, storlek på företag eller produktion, eller om företaget är arbetsgivare. Det största uppgiftskravet gäller bara för aktiebolag och ekonomiska föreningar. Ombud för företaget kan inte lämna in uppgiftskraven och de kräver inte underskrift. E-tjänst kan användas för alla tre. ID Uppgiftskrav Volymer SKV16 Skyldighet att lämna KU 31, kontrolluppgift - utdelning på delägarrätter m.m. SKV17 Skyldighet att lämna kontrolluppgift - KU25, kontrolluppgift ränteutgifter SKV20 Skyldighet att lämna kontrolluppgift - KU18, kontrolluppgift - pensions- och försäkringsutbetalare m fl Tabell 14 Skatteverkets tre största uppgiftskrav utifrån volym. 3.8 Skogsstyrelsen Skogsstyrelsen har rapporterat 31 uppgiftskrav med en total volym på ärenden per år. Skogsstyrelsen hamnar därmed på en nionde plats bland myndigheterna när det gäller antalet uppgiftskrav och på en elfte plats när det gäller antalet ärenden per år, volym. Skogsstyrelsen samlar in 16 av de definierade grundläggande uppgifterna från företag. Av dessa samlas sex även in från annan källa, nämligen från Lantmäteriet. Tre uppgifter samlas endast in från annan källa och inte från företag. Tabellen nedan visar Skogsstyrelsens svar på den översiktliga kartläggningen. Skogsstyrelsen Antal uppgiftskrav Andel av Volym Andel av volym antal Innehåller ekonomiska uppgifter om 3 10 % 700 0,92 % företaget Innehåller uppgifter om företagets anställda 3 10 % ,32 % Endast kalenderstyrt 6 19 % ,21 % Endast händelsestyrt % ,79 %

26 (55) Berör företag eller produktion av en viss 6 19 % ,22 % storlek Kan lämnas av ombud/annan ingivare % ,54 % Kan samlas in via e-tjänst 6 19 % ,49 % Kräver underskrift elektroniskt eller på % ,96 % papper Regelursprung EU % ,62 % Regelursprung Nationellt % ,38 % Tabell 15 Skogsstyrelsen, översiktlig kartläggning. I tabellen nedan redovisas Skogsstyrelsens tre största uppgiftskrav. Inget av de tre största uppgiftskraven innehåller ekonomisk information om företaget eller uppgifter om företagets anställda, de är alla händelsestyrda. Uppgiftskraven är riktade mot branschen Jordbruk, skogsbruk och fiske. De omfattar alla företagsformer och storlekar på företag eller produktion och gäller oberoende av om företaget är arbetsgivare. Ombud för företaget kan lämna in uppgiftskraven som inte kräver underskrift och e-tjänst kan användas. ID Uppgiftskrav Volymer SKS1 Anmälan om åtgärder i skog SKS2 Anmälan för samråd med sameby SKS24 Anmälan för samråd om åtgärder som väsentligt ändrar naturmiljön Tabell 16 Skogsstyrelsens tre största uppgiftskrav utifrån volym. 3.9 Statistiska Centralbyrån (SCB) SCB har rapporterat 59 uppgiftskrav med en total volym på ärenden per år. SCB hamnar därmed på en sjunde plats bland myndigheterna när det gäller antalet uppgiftskrav och på en åttonde plats när det gäller antalet ärenden per år. För 24 av dessa 59 rapporterade uppgiftskrav gäller att SCB samlar in för annans räkning, nämligen Finansinspektionen, Medlingsinstitutet, Naturvårdsverket, Skolverket, Statens energimyndighet och Tillväxtanalys. SCB samlar in tio av de definierade grundläggande uppgifterna från företag. Av dessa samlas åtta stycken även in från annan källa De källor som används är Skatteverket, Tullverket och privata företag som tillhandahåller företagsinformation. Arton uppgifter samlas endast in från annan källa och inte från företag. SCB har bedömts vara lämplig källa för vissa grundläggande uppgifter enligt kapitel 5.3. Tabellen nedan visar SCB:s svar på den översiktliga kartläggningen, inklusive deras uppdragsundersökningar. SCB Totalt inklusive undersökningar åt Finansinspektionen, Medlingsinstitutet, Naturvårdsverket, Skolverket, Statens energimyndighet och Tillväxtanalys Innehåller ekonomiska uppgifter om företaget Antal uppgiftskrav Andel av antal Volym Andel av volym % ,16 %

27 (55) Innehåller uppgifter om företagets anställda 9 15 % ,20 % Endast kalenderstyrt % ,00 % Endast händelsestyrt 1 2 % 10 0,00 % Berör företag eller produktion av en viss % ,87 % storlek Kan lämnas av ombud/annan ingivare % ,76 % Kan samlas in via e-tjänst % ,03 % Kräver underskrift elektroniskt eller på 1 2 % 10 0,00 % papper Regelursprung EU % ,70 % Regelursprung Nationellt % ,30 % Tabell 17 SCB, översiktlig kartläggning inklusive uppdragsundersökningar. Denna tabell visar SCB:s svar på den översiktliga kartläggningen, exklusive uppdragsundersökningar. SCB exklusive uppdragsundersökningar Antal uppgiftskrav Andel av Volym Andel av volym antal Innehåller ekonomiska uppgifter om % ,16 % företaget Innehåller uppgifter om företagets anställda 4 11 % ,53 % Endast kalenderstyrt % ,00 % Endast händelsestyrt 1 3 % 10 0,00 % Berör företag eller produktion av en viss % ,53 % storlek Kan lämnas av ombud/annan ingivare % ,00 % Kan samlas in via e-tjänst % ,19 % Kräver underskrift elektroniskt eller på 1 3 % 10 0,00 % papper Regelursprung EU % ,06 % Regelursprung Nationellt % ,94 % Tabell 18 SCB, översiktlig kartläggning exklusive uppdragsundersökningar. I tabellen nedan redovisas SCBs tre största uppgiftskrav. SCBs uppgiftskrav beskrivs med produktkod som finns för alla statistiska undersökningar. Det största uppgiftskravet innehåller ekonomisk information om företaget, vilket de båda andra inte gör. De båda minsta av de tre innehåller uppgifter om företagets anställda, vilket det största inte gör. Alla tre kraven är kalenderstyrda. Det största uppgiftskravet är inte riktat mot speciell bransch, medan de övriga två riktar sig till alla branscher utom förvärvsarbete i hushåll. Uppgiftskraven gäller oberoende av företagsform, storlek på företag eller produktion eller om företaget är arbetsgivare. Ombud för företaget kan lämna in uppgiftskraven som inte kräver underskrift och e-tjänst kan användas. ID Uppgiftskrav Volymer SCB2 produktkod HA0201, utrikeshandel med varor (Intrastat)

28 (55) SCB3 produktkod AM0201, kortperiodisk sysselsättningsstatistik SCB16 produktkod AM0701, konjunkturstatistik över vakanser Tabell 19 SCB:s tre största uppgiftskrav utifrån volym Tillväxtverket Tillväxtverket har rapporterat 23 uppgiftskrav med en total volym på ärenden per år. Tillväxtverket hamnar därmed på en delad tionde plats bland myndigheterna när det gäller antalet uppgiftskrav och på tolfte plats när det gäller antalet ärenden per år. Tillväxtverket samlar in 28 av de definierade grundläggande uppgifterna från företag. Av dessa samlas 20 stycken även in från annan källa De källor som används är Skatteverket, SCB, Bolagsverket, och privata företag som tillhandahåller företagsinformation. Sju uppgifter samlas endast in från annan källa och inte från företag. Tabellen nedan visar Tillväxtverkets svar på den översiktliga kartläggningen. Tillväxtverket Antal uppgiftskrav Andel av Volym Andel av volym antal Innehåller ekonomiska uppgifter om % ,59 % företaget Innehåller uppgifter om företagets anställda % 982 2,00 % Endast kalenderstyrt 2 9 % 2 0,00 % Endast händelsestyrt % ,10 % Både kalenderstyrt och händelsestyrt 1 4 % ,90 % Berör endast arbetsgivare % ,24 % Berör företag eller produktion av en viss % ,24 % storlek Kan lämnas av ombud/annan ingivare % ,58 % Kan samlas in via e-tjänst % ,68 % Kräver underskrift elektroniskt eller på % ,67 % papper Regelursprung EU 4 17 % ,58 % Regelursprung Nationellt % ,42 % Tabell 20 Tillväxtverket, översiktlig kartläggning. I tabellen nedan redovisas Tillväxtverkets tre största uppgiftskrav. Det största uppgiftskravet innehåller ekonomisk information om företaget, vilket de båda övriga inte gör. Inget av de tre innehåller uppgifter om företagets anställda. Vidare är det största uppgiftskravet kalenderstyrt och riktar sig mot Hotell- och restaurangbranschen medan de andra två är händelsestyrda och gäller oberoende av bransch. Det största uppgiftskravet gäller bara för näringsidkare med vissa företagsformer som har hotell med ett visst antal bäddar och endast för arbetsgivare. De båda övriga riktar sig inte mot någon särskild företagsform eller storlek på företag eller produktion, och gäller oavsett om näringsidkaren är arbetsgivare eller inte. Ombud för företaget kan lämna in uppgiftskraven. Det största

29 (55) uppgiftskravet kan lämnas genom e-tjänst och kräver inte underskrift. De andra kan inte lämnas genom e-tjänst och kräver underskrift. ID Uppgiftskrav Volymer TVV11 produktkod NV1701, inkvarteringsstatistik TVV21 Ansökan om utbetalning av stöd från europeiska regionala utvecklingsfonden TVV22 Intyg om offentligt stöd Tabell 21 Tillväxtverkets tre största uppgiftskrav utifrån volym Trafikanalys Trafikanalys har rapporterat fem uppgiftskrav med en total volym på ärenden per år. Trafikanalys är därmed på fjortonde plats av de kartlagda myndigheterna när det gäller antalet uppgiftskrav och trettonde plats när det gäller antalet ärenden per år. Trafikanalys samlar in fem av de definierade grundläggande uppgifterna från företag. Av dessa samlas tre stycken även in från annan källa De källor som används är SCB och Transportstyrelsen. Fyra uppgifter samlas endast in från annan källa och inte från företag. Tabellen nedan visar Trafikanalys svar på den övergripande kartläggningen. Trafikanalys Antal uppgiftskrav Andel av Volym Andel av volym antal Innehåller ekonomiska uppgifter om % ,00 % företaget Innehåller uppgifter om företagets anställda 2 40 % 570 4,34 % Endast kalenderstyrt % ,00 % Kan lämnas av ombud/annan ingivare % ,00 % Kan samlas in via e-tjänst 4 80 % ,57 % Regelursprung EU 3 60 % ,99 % Regelursprung Nationellt 2 40 % 395 3,01 % Tabell 22 Trafikanalys, översiktlig kartläggning.

30 (55) I tabellen nedan redovisas Trafikanalys tre största uppgiftskrav. Alla tre uppgiftskraven innehåller ekonomisk information om företaget och det minsta av de tre innehåller även uppgifter om företagets anställda. De är alla kalenderstyrda. Det största av de tre uppgiftskraven riktar sig mot näringsidkare oberoende av bransch medan de övriga riktar sig mot transportbranschen. De riktar sig inte mot någon speciell företagsform eller storlek på företag eller produktion, och vänder sig inte endast till arbetsgivare. Ombud för företaget kan lämna in uppgiftskraven och de kräver inte underskrift. E-tjänst kan inte användas för det största uppgiftskravet, men för de båda andra. ID Uppgiftskrav Volymer TRA2 produktkod TK1006, Inrikes och utrikes trafik med svenska lastbilar TRA3 produktkod TK0802, Sjötrafik 480 TRA5 produktkod TK0701, Postverksamhet 320 Tabell 23 Trafikanalys tre största uppgiftskrav utifrån volym Trafikverket Trafikverket har rapporterat 23 uppgiftskrav med en total volym på ärenden per år. Trafikverket hamnar därmed på en delad tionde plats bland myndigheterna när det gäller antalet uppgiftskrav och en tionde plats när det gäller antalet ärenden per år. Trafikverket samlar in 20 av de definierade grundläggande uppgifterna från företag. Av dessa samlas elva stycken även in från annan källa. De källor som används är Skatteverket, Bolagsverket och privata företag som tillhandahåller företagsinformation. Tolv uppgifter samlas endast in från annan källa och inte från företag. Tabellen nedan visar Trafikverkets svar på den översiktliga kartläggningen. Trafikverket Antal uppgiftskrav Andel av Volym Andel av volym antal Innehåller ekonomiska uppgifter om 2 9 % ,75 % företaget Innehåller uppgifter om företagets anställda 3 13 % ,76 % Endast kalenderstyrt 3 13 % ,22 % Endast händelsestyrt % ,63 % Både kalenderstyrt och händelsestyrt 2 9 % ,92 % Inte händelse- eller kalenderstyrt 1 4 % ,22 % Kan lämnas av ombud/annan ingivare % ,96 % Kan samlas in via e-tjänst % ,72 % Kräver underskrift elektroniskt eller på % ,27 % papper Regelursprung EU 1 4 % ,83 % Regelursprung okänt % ,17 % Tabell 24 Trafikverket, översiktlig kartläggning.

31 (55) I tabellen nedan redovisas Trafikverkets tre största uppgiftskrav. Inget av de tre uppgiftskraven innehåller ekonomisk information om företaget eller uppgifter om företagets anställda. De båda största uppgiftskraven är händelsestyrda medan det minsta av de tre är kalenderstyrt. Det största uppgiftskravet är inte riktat mot speciell bransch, det näst största av de tre gäller bara för Transportbranschen medan det minsta av de tre gäller för Transport-, Jordbruks-, Utvinning av minerals-, Tillverknings- och Byggbranschen. Alla de tre uppgiftskraven gäller för samtliga företagsformer och för alla storlekar på företag och produktion. De vänder sig till alla näringsidkare oavsett om de är arbetsgivare eller inte. Uppgiftskravet Ansökan om transportdispens på väg kan inte lämnas av ombud och kräver underskrift. De båda andra kan lämnas av ombud och kräver inte underskrift. Alla tre uppgiftskraven kan lämnas via e-tjänst. Trafikverket är bara en av intressenterna i Ledningskollen. Den utvecklas och drivs av Post- och telestyrelsen med Trafikverket som delfinansiär. Flertalet av dessa ärenden gäller troligen inte Trafikverket. Eftersom Post- och telestyrelsen eller någon av de stora ledningsägarna inte ingår i kartläggningen är det däremot ingen risk för dubbelräkning. ID Uppgiftskrav Volymer TRV5 Tillgång till Ledningskollen TRV7 Ansökan om transportdispens på väg TRV9 Ansökan om tågläge Tabell 25 Trafikverkets tre största uppgiftskrav utifrån volym Transportstyrelsen Transportstyrelsen har rapporterat 209 uppgiftskrav med en total volym på ärenden per år. Transportstyrelsen hamnar därmed på en andra plats bland myndigheterna när det gäller antalet uppgiftskrav och på en nionde plats när det gäller antalet ärenden per år. Transportstyrelsen samlar in 26 av de definierade grundläggande uppgifterna från företag. Av dessa samlas 20 stycken även in från annan källa. De källor som används är Skatteverket, Bolagsverket, Tullverket och privata företag som tillhandahåller företagsinformation. Inga grundläggande uppgifter samlas endast in från annan källa och inte från företag. Tabellen nedan visar Transportstyrelsens svar på den översiktliga kartläggningen. Transportstyrelsen Antal uppgiftskrav Andel av Volym Andel av volym antal Innehåller ekonomiska uppgifter om % ,83 % företaget Innehåller uppgifter om företagets anställda % ,24 % Endast kalenderstyrt 15 7 % ,93 % Endast händelsestyrt % ,33 % Både kalenderstyrt och händelsestyrt 2 1 % ,68 % Inte händelse- eller kalenderstyrt 1 0 % 120 0,07 %

32 (55) Berör endast arbetsgivare % ,84 % Berör företag eller produktion av en viss 10 5 % ,06 % storlek Kan lämnas av ombud/annan ingivare % ,82 % Kan samlas in via e-tjänst % ,31 % Kräver underskrift elektroniskt eller på % ,01 % papper Antal uppgiftskrav där man angett 0 i volym 17 8 % 0 0,00 % Antal uppgiftskrav där man lämnat tomt i % 0,00 % volym Regelursprung EU % ,65 % Regelursprung Nationellt % ,65 % Regelursprung okänt % ,70 % Tabell 26 Transportstyrelsen, översiktlig kartläggning. I tabellen nedan redovisas Transportstyrelsens tre största uppgiftskrav. Inget av de tre uppgiftskraven innehåller ekonomisk information om företaget. Endast i uppgiftskravet Rapportering till sjömansregistret lämnas uppgifter om företagets anställda. Alla tre är händelsestyrda, även om Rapportering till sjömansregistret i vissa fall istället kan vara kalenderstyrt. Det största uppgiftskravet riktar sig endast mot företag i Transport- och magasineringsbranschen, medan de övriga inte riktar sig mot någon speciell bransch. Det är bara arbetsgivare som omfattas av uppgiftskraven, som gäller oavsett företagsform. Det är endast fartyg med en bruttodräktighet om 20 eller mer som omfattas av uppgiftskravet Rapportering till sjömansregistret. Alla tre uppgiftskraven kan lämnas via e-tjänst. Uppgiftskravet Rapportering till sjömansregistret kan inte lämnas av ombud. Det minsta av de tre uppgiftskraven är det enda av de tre som kräver underskrift. ID Uppgiftskrav Volymer TRS251 Anmälan ankomst till respektive avgång från hamn TRS175 Rapportering sjömansregistret TRS362 Anmälan/avanmälan om fordon i Y-trafik mm g9, b Tabell 27 Transportstyrelsens tre största uppgiftskrav utifrån volym Tullverket Tullverket har rapporterat 76 uppgiftskrav med en total volym på ärenden per år. Tullverket hamnar därmed på en femte plats bland myndigheterna när det gäller antalet uppgiftskrav och på en tredjeplats när det gäller antalet ärenden per år. Tullverket samlar in 33 av de definierade grundläggande uppgifterna från företag. Av dessa samlas 16 stycken även in från annan källa. De källor som används är EU kommissionens system för att kontrollera momsregistreringsnummer, VIES, och privata företag som tillhandahåller företagsinformation. Inga grundläggande uppgifter samlas endast in från annan källa och inte från företag. Tabellen nedan visar Tullverkets svar på den översiktliga kartläggningen.

33 (55) Tullverket Antal uppgiftskrav Andel av Volym Andel av volym antal Innehåller ekonomiska uppgifter om 3 4 % ,02 % företaget Endast händelsestyrt % ,00 % Kan lämnas av ombud/annan ingivare % ,78 % Kan samlas in via e-tjänst % ,20 % Kräver underskrift elektroniskt eller på % ,96 % papper Antal uppgiftskrav där man angett 0 i volym % 0 0,00 % Regelursprung EU % ,95 % Regelursprung Nationellt % ,05 % Tabell 28 Tullverket, översiktlig kartläggning. I tabellen nedan redovisas Tullverkets tre största uppgiftskrav. Inget av de tre uppgiftskraven innehåller ekonomisk information om företaget eller uppgifter om företagets anställda, de är händelsestyrda. Uppgiftskraven är inte riktade mot speciell bransch, företagsform eller storlek på företag eller produktion, och vänder sig till alla näringsidkare oavsett om de är arbetsgivare eller inte. Ombud för företaget kan lämna in uppgiftskraven som kräver underskrift och e-tjänst kan användas. ID Uppgiftskrav Volymer TUV2 Anmälan av varor enligt importförfarandet TUV3 Anmälan av varor enligt exportförfarandet TUV189 Anmälan av transitering enligt förfarandena för intern och extern transitering Tabell 29 Tullverkets tre största uppgiftskrav utifrån volym.

34 (55) 4 Resultat översiktlig kartläggning sammanställning alla myndigheter I det här kapitlet redovisar vi valda delar av den översiktliga kartläggningen. Fokus ligger här på allmänt om kartläggningen, kalenderstyrda uppgiftskrav, e-tjänster, underskrift, regelursprung, bransch och slutligen företagsformer för att visa mönster i uppgiftslämnandet. 4.1 Allmänt Kartläggningen som omfattade 14 myndigheter resulterade i 1164 uppgiftskrav. Antalet uppgiftskrav fördelade sig enligt Figur 3 mellan myndigheterna. Jordbruksverket har i kartläggningen flest antal uppgiftskrav; 388 st. Trafikanalys är den myndighet som har minst antal med 5 uppgiftskrav. Uppgiftskrav, antal Arbetsförmedlingen Tullverket Bolagsverket Försäkringskassan Transportstyrelsen Trafikverket Trafikanalys Tillväxtverket Skogsstyrelsen Skatteverket Jordbruksverket SCB Figur 3 Uppgiftskrav, antal. Livsmedelsverket Kronofogdemyndigheten Den totala redovisade volymen uppgår till ärenden per år och visas tillsammans med antal uppgiftskrav per myndighet i Tabell 30 nedan. Myndighet Uppgiftskrav, antal Uppgiftskrav, volym Arbetsförmedlingen Bolagsverket Försäkringskassan Jordbruksverket Kronofogdemyndigheten

35 (55) Livsmedelsverket SCB Skatteverket Skogsstyrelsen Tillväxtverket Trafikanalys Trafikverket Transportstyrelsen Tullverket Summa Tabell 30 Uppgiftskrav, antal och volym. Diagrammet visar andelen av angiven volym för respektive myndighet. Skatteverket står för 73 % av den totala volymen, Försäkringskassan för 12 % och Tullverket för 6 %. Trafikanalys Tillväxtverket Skogsstyrelsen Uppgiftskrav, volym Arbetsförmedlingen Transportstyrelsen Trafikverket Bolagsverket Tullverket Försäkringskassan Kronofogdemyndigh eten Livsmedelsverket SCB Skatteverket Figur 4 Uppgiftskrav, volym.

36 (55) Uppgiftskrav volym, undantaget Skatteverket Transportstyrelsen Trafikverket Tullverket Trafikanalys Tillväxtverket Skogsstyrelsen SCB Livsmedelsverket Försäkringskassan Jordbruksverket Figur 5 Uppgiftskrav volym, undantaget Skatteverket I Figur 5 visas hur volymen fördelar sig mellan de olika myndigheterna när Skatteverkets siffror inte finns med. Se Tabell 30 för exakt fördelning. 4.2 Händelsestyrda och kalenderstyrda uppgiftskrav Till antalet är 961 av 1164 uppgiftkrav händelsestyrda 14, dvs. uppgiftslämnandet sker till följd av en viss händelse. Av den totala redovisade volymen är 33 % händelsestyrt 15. Av de 1164 uppgiftskraven är 227 stycken kalenderstyrda, det vill säga att uppgiften lämnas in utifrån förutbestämd tidpunkt. Av den totala redovisade volymen är 75 % kalenderstyrt 16, varav 96 % av är uppgiftskrav som ställs av Skatteverket. För att bestämma när i tid som ett uppgiftskrav infaller gavs i kartläggningen svarsalternativen Januari - December, Kvartalsvis, Månadsvis och Inte relevant. Vid svarsalternativet Kvartalsvis har vi i diagrammet (Figur 6) fördelat svaren på mars, juni, oktober och december, vid svarsalternativet Månadsvis har vi fördelat svaren på varje månad. På 31 uppgiftskrav har svaret Inte relevant angetts. Då har kartläggande myndigheter i fritext angett t ex flera månader, veckovis och årligen. I de fall det varit möjligt har svaren fördelats på månaderna i diagrammet. När inget svar angetts eller när svaret inte gått att fördela på andra månader redovisas antalet och volymen under Okänt i diagrammet. Högst antal kalenderstyrda uppgiftskrav ställs i mars medan 81 % av volymen kommer in i januari. Diagrammet visar i den inre cirkeln andelen av antalet kalenderstyrda uppgiftskrav fördelade över året och i den yttre cirkeln andelen volym per månad. 14 av dem är det 26 som också är kalenderstyrda 15 Nästan 7 % av den totala volymen är både kalenderstyrt och händelsestyrt. 16 Nästan 7 % av den totala volymen är både kalenderstyrt och händelsestyrt.

37 (55) Kalenderstyrda uppgiftskrav, andel av antal och volym 7% 8% 2% 8% 8% Januari Februari Mars April 6% 13% Maj Juni 9% Juli Augusti 7% 6% 10% 7% 9% September Oktober November December Okänt Figur 6 Kalenderstyrda uppgiftskrav, andel av antal och volym. Skogsstyrelsen 3% Trafikverket 2% Trafikanalys 2% Tillväxtverket 1% Kalenderstyrt, antal Arbetsförmedlingen 3% Bolagsverket 1% Försäkringskassan 0% Jordbruksverket 25% Skatteverket 27% Livsmedelsverket 2% SCB 26% Figur 7 Kalenderstyrt, antal.

38 (55) Figur 7 visar andelen kalenderstyrda uppgiftskrav per myndighet. Skatteverket har 62 kalenderstyrda uppgiftskrav och Försäkringskassan har ett. Kronofogdemyndigheten och Tullverket har inga kalenderstyrda uppgiftskrav. Antalsmässigt fördelar sig det kalenderstyrda uppgiftslämnandet ganska jämnt över året. Volymmässigt sker den största delen uppgiftslämnande i januari. I huvudsak är det Skatteverkets krav på kontrolluppgifter som ska lämnas in i januari. 4.3 E-tjänster I inrapporteringsformuläret ställdes frågan: Kan uppgifter i uppgiftskravet samlas in via e- tjänst? med anvisningen Har ni en e-tjänst som kan användas för insamling av uppgiftskravet (dvs tjänst som möjliggör automatiserad behandling av uppgifterna)? Här avses även dator-till-dator-koppling men inte t ex pdf-blankett som måste skrivas ut. Kartläggningen visar att 371 uppgiftskrav kan fullgöras genom e-tjänster. Den visar också att de uppgiftskrav med störst volymer kan fullgöras genom e-tjänster. Se fördelning i Figur 8 nedan. Yttre cirkel avser volym och inre cirkel avser antal. Kan lämnas genom e-tjänst 3% 32% Ja Nej 68% 97% Figur 8 Kan lämnas genom e-tjänst, totalt. Av de totalt 793 uppgiftskrav som inte kan samlas in genom en e-tjänst är det endast 86 som överstiger en volym om ärenden per år. Av de 600 uppgiftskrav som leder till insamling av uppgifter vid en volym om 100 eller färre ärenden varje år är det 511 som inte kan ske genom en e-tjänst. Figur 9 visar andelen av antalet uppgiftskrav som kan samlas in via e-tjänst i de blåa staplarna och andelen av volymen i de vinröda staplarna. Störst andel uppgiftskrav har SCB med 81,4 % och störst andel av volymen har Kronofogdemyndigheten med 99,3 %.

39 (55) 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Kan samlas in via e-tjänst, andel av antal Kan samlas in via e-tjänst, andel av volym Figur 9 Kan lämnas genom e-tjänst, per myndighet 4.4 E-tjänster och underskrift I 149 uppgiftskrav krävs underskrift och uppgiftskravet kan också samlas in via e-tjänst. Volymen för dessa uppgiftskrav uppgår till en fjärdedel av den totala volymen. Figur 10 visar förekomsten av svar Ja på inrapporteringsformulärets frågor "Underskrift" och "Kan uppgifter i uppgiftskravet samlas in via e-tjänst?". Den inre ringen visar andel av antalet och den yttre ringen andel av volymen. Underskrift krävs, e-tjänst möjlig? 5% 20% Ja Nej 80% 95% Figur 10 Underskrift krävs, e-tjänst möjlig?

40 (55) I 222 uppgiftskrav krävs inte underskrift och man kan samtidigt samla in uppgiftskravet via e-tjänst. Volymen för dessa uppgiftskrav uppgår till drygt 72 % av den totala volymen. Figur 11 visar förekomsten av svar Nej på frågan "Underskrift" och svar Ja på frågan "Kan uppgifter i uppgiftskravet samlas in via e-tjänst?". Den inre ringen visar andel av antalet uppgiftskrav och den yttre ringen visar andel av volymen ärenden. Underskrift krävs inte, e-tjänst möjlig? 2% 47% 53% Ja Nej 98% Figur 11 Underskrift krävs inte, e-tjänst möjlig? Sett till det totala antalet så är det färre uppgiftskrav som kan lämnas genom e-tjänst om det krävs underskrift. Om man däremot bortser från de uppgiftskrav som har en årlig volym understigande så kan man inte längre se denna skillnad. Myndigheter utvecklar e-tjänster i lika stor utsträckning för de uppgiftskrav som kräver underskrift som för de uppgiftskrav som inte kräver underskrift, förutsatt att uppgiftslämnandet uppgår till viss volym.

41 (55) 4.5 Regelursprung I materialet från Malin-databasen var informationskraven märkta med ursprung, antingen Nationellt eller EU mm. Med regelursprung menas vilket ursprung den aktuella författningen för informationskravet har. I de fall myndigheterna har lagt till egna uppgiftskrav saknas i vissa fall uppgift om regelursprung. Kartläggningen visar att även om en majoritet av de rättsregler som ligger bakom uppgiftslämnandet har sitt ursprung i EU eller andra internationella åtaganden, så står regler med nationellt ursprung för den största delen sett till volym, se fördelning i Figur 12. I den inre cirkeln visas andelen av antalet uppgiftskrav och i den yttre cirkeln andelen av volymen. Regelursprung 17% 12% 1% 33% Nationellt EU mm Inte angett 55% 82% Figur 12 Regelursprung.

42 (55) I Figur 13 visas att antalet uppgiftskrav till mer än hälften har sitt regelursprung i EU för Jordbruksverket, Tullverket, Livsmedelsverket, Trafikanalys, SCB och Skogsstyrelsen. 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% Regelursprung okänt, andel av antal Regelursprung Nationellt, andel av antal Regelursprung EU, andel av antal 0% Figur 13 Regelursprung, andel av antal uppgiftskrav per myndighet. I Figur 14 visas att majoriteten av andelen ärenden per år har sitt regelursprung i nationell lagstiftning för Arbetsförmedlingen, Försäkringskassan, Kronofogdemyndigheten, Skatteverket och Skogsstyrelsen. För Bolagsverket och Trafikverket var regelursprunget okänt i en majoritet av andelen ärenden och för övriga myndigheter har majoriteten av andelen ärenden per år sitt ursprung i EU-lagstiftning. 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% Regelursprung okänt, andel av volym Regelursprung Nationellt, andel av volym Regelursprung EU, andel av volym 10% 0% Figur 14 Regelursprung, andel av ärendevolym per myndighet.

43 (55) 4.6 Bransch Om uppgiftskravet endast berör specifik bransch har myndigheterna i kartläggningen angett dem på den översta nivån av SNI-koderna 17 med en eller flera av bokstäverna A-T. Om bransch inte är ett urvalskriterium för uppgiftskravet har bokstaven X 18 angetts. De flesta uppgiftskrav, 748 st, riktar sig mot särskilda branscher. Däremot sker 67 % av uppgiftsinsamlandet avseende volym oberoende av bransch. Företag verksamma inom jordbrukssektorn har både många uppgiftskrav och relativt stora volymer. Figur 15 visar volymen ärenden för olika branscher. Finans- och försäkringsverksamhet har störst volym följt av Vård och omsorg; sociala tjänster. 17 A Jordbruk, skogsbruk och fiske B Utvinning av mineral C Tillverkning D Försörjning av el, gas, värme och kyla E Vattenförsörjning; avloppsrening, avfallshantering och sanering F Byggverksamhet G Handel; reparation av motorfordon och motorcyklar H Transport och magasinering I Hotell- och restaurangverksamhet J Informations- och kommunikationsverksamhet K Finans- och försäkringsverksamhet L Fastighetsverksamhet M Verksamhet inom juridik, ekonomi, vetenskap och teknik N Uthyrning, fastighetsservice, resetjänster och andra stödtjänster P Utbildning Q Vård och omsorg; sociala tjänster R Kultur, nöje och fritid S Annan serviceverksamhet T Förvärvsarbete i hushåll; hushållens produktion av diverse varor och tjänster för eget bruk 18 Inte relevant eller avser alla.

44 (55) Branscher som omfattas av uppgiftskrav, antal ärenden Figur 15 Branscher som omfattas av uppgiftskrav, antal ärenden. Figur 16 visar antalet uppgiftskrav som har branschangivelse. Störst antal uppgiftskrav avser Jordbruk, skogsbruk och fiske. Branscher som omfattas av uppgiftskrav, antal uppgiftskrav Figur 16 Branscher som omfattas av uppgiftskrav, antal uppgiftskrav. 4.7 Företagsformer I kartläggningen ställdes frågan om uppgiftskravet endast berörde specifika företagsformer. De alternativ som gavs var enskild näringsidkare, aktiebolag, handelsbolag,

45 (55) kommanditbolag, bostadsrättsförening, ekonomisk förening och annan företagsform eller om företagsform inte utgjorde något kriterium för uppgiftskravet. En stor majoritet av uppgiftskraven gäller för samtliga företagsformer. En knapp tredjedel av de ärenden som hanteras är beroende på företagsform. Av de ärenden som endast gäller för vissa företagsformer rör de flesta aktiebolag, enskilda näringsidkare, handelsbolag eller ekonomiska föreningar. Det finns väldigt få uppgiftskrav som specifikt gäller för andra företagsformer än dessa. Figur 17 visar i den inre cirkeln att 150 av de 1164 uppgiftskraven endast berör specifika företagsformer. I den yttre cirkeln visas hur stor andel av volymen som beror på företagsform. Uppgiftskrav som beror på företagsform 29% 150 Gäller alla företagsformer Gäller specifika företagsformer % Figur 17 Uppgiftskrav som beror på företagsform. Figur 18 visar att 68 uppgiftskrav berör aktiebolag och 30 uppgiftskrav berör bostadsrättsförening. I diagrammet är flera uppgiftskrav upptagna flera gånger eftersom man för ett uppgiftskrav kunde ange flera företagsformer Figur 18 Uppgiftskrav per företagsform, antal.

46 (55) Figur 19 visar volymer för de uppgiftskrav som berör specifika företagsformer. I diagrammet är flera uppgiftskrav upptagna flera gånger eftersom man för ett uppgiftskrav kunde ange flera företagsformer Figur 19 Uppgiftskrav per företagsform, volym.

47 (55) 5 Resultat Fördjupning angående grundläggande uppgifter Resultatet av den fördjupade kartläggningen av grundläggande uppgifter innehåller följande perspektiv: insamling av grundläggande uppgifter från företag per uppgiftskrav, inklusive vilka uppgifter som är obligatoriska och frivilliga för ärendets handläggning. återanvändning av grundläggande uppgifter som redan sker från annan källa vilka myndigheter som är lämpliga källor för vilka grundläggande uppgifter Kapitlet är en sammanfattning av en omfattande sammanställning och analys. I bilaga 4 finns en detaljerad sammanställning av resultat och rekommendationer för varje grundläggande uppgift. I bilaga 5 finns en sammanställning av svaren på frågor om återanvändning och delning för de grundläggande uppgifter som bedömts kunna återanvändas. I bilaga 3 har svaren om insamling och återanvändning av grundläggande uppgifter sammanställts. För att få reda på vad som ingick i den fördjupade kartläggningen se kapitel 2.3. Den mer detaljerade sammanställningen som finns i bilagorna behövs för att kunna utgöra en grund för fortsatt arbete både hos respektive myndighet med att undersöka lämpliga källor för återanvändning och i det fortsatta myndighetsgemensamma arbetet för att skapa förbättringar runt grundläggande uppgifter. Även kommittén som ska utreda förenklat och minskat uppgiftslämnande för företag (Dir. 2012:35) kan ha stor nytta av resultatet. 5.1 Insamling av grundläggande uppgifter från företag I kartläggningen ombads myndigheterna svara på om de 38 fördefinierade grundläggande uppgifterna samlades in från företag kopplat till varje uppgiftskrav. Myndigheterna skulle välja mellan tre svarsalternativ: obligatorisk, dvs. om uppgiften någon gång kan vara obligatorisk, dvs nödvändig för handläggningen frivillig, dvs. om uppgiften rutinmässigt begärs in men inte är nödvändig för handläggningen nej, dvs. om den grundläggande uppgiften inte samlas in från näringsidkaren/företaget för aktuellt uppgiftskrav Insamlandet av grundläggande uppgifter kopplat till volymer ärenden per år ser ut enligt nedanstående två diagram. Den röda delen av staplarna visar svaret frivilliga, dvs. att den grundläggande uppgiften samlas in från företag men är inte nödvändig för att handlägga ärendet, och den blåa delen av staplarna visar svaret obligatoriska, dvs. den grundläggande uppgiften som samlas in från företag är nödvändig för att handlägga ärendet. Den gröna delen av staplarna är uppgiftskrav där någon myndighet inte lämnat något svar på om uppgiften samlas in.

48 (55) Ingen uppgift Frivillig Obligatorisk Figur 20: Grundläggande uppgifter med volym över 1 miljon Ingen uppgift Frivillig Obligatorisk Figur 21: Grundläggande uppgifter med volym som understiger 1 miljon. En relativt stor andel av de uppgifter som samlas in i de kartlagda uppgiftskraven är frivilliga att lämna, dvs. inte är nödvändiga för att handlägga ärendet som uppgiftskravet gäller. Orsaken till att myndigheterna samlar in dessa uppgifter uppges vara: samma blankett eller e-tjänst används för flera olika ändamål och uppgiftskrav exakt vilka uppgifter som ska samlas in finns uttryckt i lag, förordning eller föreskrift och i vissa fall är det inte de uppgifter som behövs för handläggningen otillräckliga IT-lösningar i ärendehandläggningen gör att handläggare inte har tillgång till tidigare inrapporterade eller återanvända uppgifter uppgifter som inte är nödvändiga för ärendehandläggningen används för kontrollera andra obligatoriska uppgifter, exempelvis för att kunna identifiera företaget

49 (55) vilka uppgifter som måste lämnas beror av i vilken kanal som uppgiftslämnandet sker När myndigheterna svarat att de grundläggande uppgifterna behövs för ärendets handläggning, dvs. är obligatoriska för uppgiftskravet, visar resultatet att följande nio grundläggande uppgifter är mest vanliga att samla in, sett till både ärendemängd och antal uppgiftskrav: person-/organisationsnummer företagsnamn enskild näringsidkares namn enskild näringsidkares personnummer enskild näringsidkares postadress postadress till företaget telefon registrerat företagsnamn firmatecknare Sammantaget ser insamlingen av grundläggande uppgifter ut enligt nedanstående tabell som visar kartläggningsresultatet för alla de 38 grundläggande uppgifterna. Kolumnerna visar hur många myndigheter som samlar in uppgiften från företag, i hur många uppgiftskrav den grundläggande uppgiften samlas in från företag och i hur stor volym ärenden som den grundläggande uppgiften samlas in samt hur många myndigheter som återanvänder uppgiften från annan källa. Grundläggande uppgift Antal myndigheter som samlar in från företag (i något fall) Antal uppgiftskrav där uppgiften samlas in från företag Ärenden där uppgiften samlas in från företag Antal anställda Arbetsgivarregistrering Arbetsställenummer Belägenhetsadress till företagets arbetsställe CFAR-nummer Datum för registrering av ett företag hos Bolagsverket Enskild näringsidkares folkbokföringsadress Enskild näringsidkares namn Enskild näringsidkares personnummer Enskild näringsidkares postadress EORI-nummer Antal myndigheter som samlar in från annan källa

50 (55) E-post Fax Firmatecknare F-skatt status Företagets status Företagets webbadress Företagsform Företagsnamn Församling Kommun Län Mobiltelefon Momsregistrering Momsregistreringsnummer Näringslivsregistrering Om företaget är vilande Person /organisationsnummer Postadress till företaget Postadress till företagets arbetsställe Registrerat företagsnamn Räkenskapsår SNI-kod Telefon Verkställande direktörens folkbokföringsadress Verkställande direktörens namn Verkställande direktörens personnummer Verkställande direktörens postadress Tabell 31 Insamling av grundläggande uppgifter 5.2 Insamling av grundläggande uppgifter från annan källa Kartläggningen visar att det redan nu sker en hel del återanvändning. I Tabell 31 visas vilka grundläggande uppgifter som myndigheterna samlar in från annan källa. Återanvändning sker från SCB, Skatteverket, Bolagsverket, Lantmäteriet och privata företag som tillhandahåller företagsinformation. Det är inte givet att den primära källan, det vill säga där uppgiften skapas, är den källa som används. I många fall samlas grundläggande uppgifter in från både företag och annan källa. Anledningar till det kan vara att; myndigheter begär in uppgifterna i ett uppgiftskrav vid ett tillfälle från företag, lagrar dem och återanvänder dem internt, sedan används annan källa för uppdatering av uppgifter,

51 (55) myndigheter använder andra källor endast för att kontrollera de uppgifter som företagen lämnat in och inte för att förenkla eller minska uppgiftslämnande, myndigheter återanvänder uppgifterna som regel men måste begära in från företag vid vissa tillfällen för att säkerställa korrekta uppgifter. 5.3 Lämpliga källor Genom att analysera svaren om vilka grundläggande uppgifter som samlas in av respektive myndighet samt svaren på de fördjupade frågorna om återanvändning och delning har lämpliga källor identifierats bland myndigheterna. För att bedöma lämpliga källor har flera olika kriterier har undersökts, såsom åtkomst, livslängd på uppgift och registerkvalitet. I bilaga 3-5 finns fördjupat material. Skatteverket, SCB och Bolagsverket är de myndigheter som i flest fall är lämpade som källor till de undersökta grundläggande uppgifterna. Tullverket är lämplig källa för en grundläggande uppgift. Myndighet Lämplig källa för: Skattverket Person-/organisationsnummer Postadress till företaget Folkbokföringsuppgifter (ex. verkställande direktörs och enskild näringsidkares namn, personnummer, folkbokföringsadress) Kommun Län Räkenskapsår SNI-kod Företagsform F-skatt status Momsregistrering Momsregistreringsnummer Arbetsgivarregistrering Bolagsverket Person-/organisationsnummer Registrerat företagsnamn Räkenskapsår Firmatecknare Verkställande direktörs namn och personnummer Företagsform Datum för registrering hos Bolagsverket Företagets status Näringslivsregistrering SCB Person-/organisationsnummer Postadress till företaget Telefon Postadress och Belägenhetsadress till företagets arbetsställen

52 (55) Kommun Län Antal anställda (enligt i bilaga 4 beskrivna definitioner) SNI-kod Företagsform CFAR-nummer Arbetsställenummer (ASTNR) Tullverket EORI-nummer (För de myndigheter som enligt reglering får använda uppgiften vid tullaktivitet.) Tabell 32 Myndigheter som är lämpliga källor för grundläggande uppgifter. Grundläggande uppgifter finns i tjänster som Skatteverket, SCB och Bolagsverket levererar och kan därmed återanvändas redan idag. Dessa tjänster kan innebära kostnader och kanske innehåller paket av flera uppgifter och inte endast enstaka uppgifter.

53 (55) 6 Register över uppgiftskrav Den information som insamlats från myndigheterna i inrapporteringsformulären angående uppgiftskrav har sammanställts och hanteras i ett register där varje post består av 68 delar. Registret innehåller information om uppgiftskraven och i många fall länk till Tillväxtverkets databas Malin. Nedanstående figur visar den informationsmodell som registret är utformat efter. Grå färg avser det som hämtats från Malin-databasen, grön färg är den översiktliga kartläggningen, orange är en del av den fördjupade kartläggningen och gul är förklaringar. En fördjupad beskrivning av innehållet i registret beskrivs i bilaga 6 Register över uppgiftskrav. Figur 22 Informationsmodell över metadataregistret. Registret är upplagt i en databas hos Bolagsverket och sammanställningar på valda delar av kartläggningen går att se i en webbpresentation 19. Inrapporteringsformulären, webbpresentationen och registret är utvecklade för att möta de krav som fanns i uppdraget av att samla in och hantera uppgiftskraven. Däremot är registret inte utformat för att möta kraven i uppdraget på att möjliggöra ett eventuellt framtida elektroniskt uppgiftslämnande från företag till myndigheter som ska kunna ske mot ett gränssnitt som är gemensamt för alla statliga myndigheter. Projektets tolkning är att ett sådant register syftar på att företagen ska kunna lämna uppgifter till myndigheter vilket är något annat än det register som nu finns över vilka uppgiftskrav som riktar sig till företag. Den samlade kunskapen i kartläggningen kan användas för att öka återanvändningen av uppgifter inom och mellan myndigheter samt för att kravställa ett framtida gemensamt gränssnitt. 19 Se kapitel 3.5 eller