Kartläggning av företags uppgiftslämnande till 14 myndigheter

Transkript

1 Kartläggning av företags uppgiftslämnande till 14 myndigheter Sammanfattning av slutrapport N2012/311/ENT

2

3 Bakgrund Sveriges företag har många krav på sig att lämna uppgifter till statliga myndigheter. Varje uppgiftskrav kan i sin tur leda till att flera olika uppgifter behöver lämnas in. För att kunna fullgöra sina skyldigheter lämnar företagen ibland samma uppgifter till flera olika statliga myndigheter. Det väcker irritation och kostar pengar för både företag och myndigheter. Att förenkla vardagen för entreprenörer och företag är centralt i regeringens arbete med att skapa förutsättningar för fler och växande företag. Ett förenklat och minskat uppgiftslämnande är därför en prioriterad åtgärd. Uppdraget Den 20 oktober 2011 fick 14 statliga myndigheter regeringens uppdrag att kartlägga företags uppgiftslämnande. Bolagsverket fick också i uppdrag att koordinera och leda arbetet. Bolagsverket har lämnat tre delredovisningar till Regeringskansliet i form av lägesrapporter. Uppdraget avslutades den 29 november 2013 i samband med att en slutrapportering skickades in till Näringsdepartementet. Uppgiftslämnarutredningen Under genomförandet och efter beslut av regeringen i april 2012 tillsattes en särskild utredare, som ska utreda och föreslå lösningar som leder till ett förenklat och minskat uppgiftslämnande för företag. Utredningen, kallad Uppgiftslämnarutredningen, och detta kartläggningsuppdrag har pågått parallellt och haft kontinuerliga utbyten. Samverkansformer och arbetssätt Arbetssättet som har tillämpats i uppdraget är en nätverksbaserad samverkan, med dialog och förankring mellan Bolagsverket som koordinator och de medverkande myndigheterna. Strukturen för uppdragets genomförande har bestått av: en styrgrupp en utförargrupp en koordinerande funktion. Sid. 3

4 Kartläggning av företag Myndigheternas kartläggning av uppgiftskrav har genomförts i två omgångar. Den första kartläggningen skedde under våren 2012, och uppdaterades under våren Kartläggning av uppgiftslämnandet Myndigheterna i uppdraget har kartlagt de uppgiftskrav som riktas mot företag till följd av lag, förordning eller föreskrift. Kartläggningen delades in i två nivåer; en översiktlig kartläggning över hela uppgiftslämnandet och en fördjupad kartläggning avseende vissa grundläggande uppgifter. Översiktlig kartläggning Syftet med den översiktliga kartläggningen var att få en samlad bild av företagens uppgiftslämnande och för att se om det finns särskilda mönster i uppgiftslämningen, till exempel för branscher eller när på året som uppgiftslämnandet sker. Dessa grundläggande uppgifter lämnas in ofta och i olika situationer. De används främst för att identifiera och kontakta företaget, men även för att kontrollera behörighet och få information om verksamheten. Den uppdaterade kartläggningen 2013 En uppdaterad kartläggning över uppgiftskrav inleddes i slutet av 2012 och genomfördes under våren Avgränsningarna och metodiken för kartläggningen var, med några modifikationer, desamma som Fördjupad kartläggning Den fördjupade kartläggningen tog reda på vilka grundläggande uppgifter som företagen lämnade in i uppgiftskraven och om återanvändning skedde. Exempel på dessa uppgifter är personnummer, organisationsnummer, företagsnamn samt postadress till företaget. Sid. 4

5 ens uppgiftslämnande De 14 myndigheterna har kartlagt uppgiftskrav, omfattande mer än 95 miljoner ärenden. Jordbruksverket har flest uppgiftskrav, 351 st. Trafikanalys är den myndighet med minst antal krav, 6 st. Skatteverket står för den största insamlingen med 76 procent av alla ärenden och på andra plats kommer Försäkringskassan med motsvarande 8 procent. Trafikverket 23 Trafikanalys 6 Tillväxtverket 19 Samtliga myndigheter, uppgiftskrav Skogsstyrelsen 69 Transportstyrelsen 293 Skatteverket 100 Tullverket 80 SCB 59 Livsmedelsverket 68 Bolagsverket 191 Jordbruksverket 351 Kronofogdemyndigheten 7 Försäkringskassan 28 Samtliga myndigheter, ärenden Trafikanalys Tillväxtverket Skogsstyrelsen Transportstyrelsen Trafikverket Tullverket Arbetsförmedlingen Försäkringskassan Bolagsverket Jordbruksverket Kronofogdemyndigheten Livsmedelsverket SCB Skatteverket Sid. 5

6 Resultat Grundläggande uppgifter Utvalda resultat från kartläggningen visar att: grundläggande uppgifter samlas in ofta, nästan i alla ärenden, grundläggande uppgifter som är frivilliga att lämna, det vill säga inte krävs för ärendets handläggning, samlas in, myndigheter hämtar dessa uppgifter från andra myndigheter och privata aktörer (företag som tillhandahåller företagsuppgifter) men samtidigt också begär in dem från företag vid uppgiftskraven, samt att 30 av de 38 grundläggande uppgifter som kartlades borde kunna återanvändas redan idag, och därmed skulle administrativa kostnader för företag kunna minska. När myndigheterna svarat att de grundläggande uppgifterna behövs för ärendets handläggning, det vill säga är obligatoriska för uppgiftskravet, visar resultatet att följande nio grundläggande uppgifter är mest vanliga att samla in, sett till både ärendevolym och antal uppgiftskrav: Personnummer/ organisationsnummer Företagsnamn Enskild näringsidkares namn Enskild näringsidkares personnummer Enskild näringsidkares postadress Postadress till företaget Telefon Registrerat företagsnamn Firmatecknare Sid. 6

7 Antal ärenden 2012 EU mm Inte angett Regelursprung Diagrammet visar regelursprunget för uppgiftskraven. 553 uppgiftskrav har nationellt regelursprung omfattande ärenden. 739 uppgiftskrav har EU och annan internationell lagstiftning som ursprung omfattande ärenden. Nationellt Antal ärenden 2012 Avser bestämd bransch Avser alla branscher Bransch Många uppgiftskrav sett till antal omfattar specifika branscher. Branscher med flest uppgiftskrav är jordbruk, skogsbruk och fiske samt transport och magasinering. Därefter följer Handel och tillverkning. Om man däremot ser till antalet ärenden, omfattar största delen av kraven alla branscher, och inte en bestämd bransch. De brancher som hade flest ärenden för sina uppgiftskrav 2012 var finans- och försäkringsverksamhet samt vård och omsorg/sociala tjänster. E-tjänstanvändning, antal ärenden E-tjänst används kanske E-tjänst används inte E-tjänst används Maskin-till-maskin används E-tjänster För de uppgiftskraven finns e-tjänst för 308 av dem, medan uppgifter i 988 uppgiftskrav inte kan lämnas in via e-tjänst. Däremot finns e-tjänst i 96,5 procent av den totala mängden ärenden. Det kan tolkas som att myndigheterna satsat på att utveckla e-tjänster för stora ärendevolymer, medan uppgiftskrav med mindre ärendevolymer inte kan lämnas in via e-tjänst. Diagrammet visar att maskin-till-maskin och e-tjänst användes i ärenden under 2012, alltså ca. 81 procent av den totala mängden ärenden För drygt 9 miljoner av den totala mängden ärenden används inte e-tjänst. Siffran är en sammanslagning av antalet ärenden där e-tjänst inte finns och där e-tjänst finns, men inte används av företagen. Sid. 7

8 Analyser ur ett företagsperspektiv För att få ett företagsperspektiv på det nuläge som kartläggningen visar har vi gjort ett urval av analyser av kartlagt material. Analyserna åskådliggör även vilka användningsområden kartläggningen kan ha. Företag har många uppgiftskrav att fullgöra mot myndigheter och för dem skickas många ärenden in. Vi vill dock poängtera att vissa branscher har ett omfattande uppgiftslämnande, som troligtvis ändå inte är alltför betungande. Uppgiftskrav som beror av storlek på företaget Vi ser att små företag drabbas hårdare av uppgiftslämnande till myndigheter än stora företag, särskilt som de troligen saknar möjligheten att anställa personal för att fullgöra sina uppgiftskrav. Små företag undantas endast från mycket få uppgiftskrav, och här finns möjlighet för ytterligare förenklingar. Berör företag Antal uppgiftskrav Antal uppgiftskrav där Antal ärenden Antal ärenden där av viss storlek små företag undantas små företag undantas Ja Nej Ej svar Summa Storlek, svar i kartläggning samt klassificering av uppgiftskrav utifrån vilken storlek på företagen som berörs Tabellen visar att 16 av de 95 uppgiftskrav som berör företag av viss storlek utesluter mikroföretag och små företag från uppgiftslämnande. Det innebär att 16 av kartlagda uppgiftskrav undantar mikroföretag eller små företag. Det betyder också att mikroföretag och små företag undantas från ärenden av de drygt 95 miljoner ärenden som kartläggningens alla uppgiftskrav leder till. Sid. 8

9 Händelser för företag Företags händelser innebär uppgiftslämnande till flera myndigheter vid samma händelse. Flest uppgiftskrav uppstår när en företagare vill börja med en viss verksamhet eller aktivitet. Även här finns möjligheter för myndigheter att utöka sin samordning för att förenkla för företagen. Att börja I kategorin Att börja med verksamhet eller aktivitet ingår 570 uppgiftskrav, som ledde till ärenden under Det omfattar uppgiftskrav kopplade till en viss verksamhet eller aktivitet som företaget vill göra, exempelvis tillstånd att avverka, ansöka om licens eller lämna anbud. Sluta 63 Antal uppgiftskrav 2013 Kontroll 162 Ändra 63 Registrera 53 Anställa 53 Kris 114 Börja 570 Finansiera 155 Administrativ kostnad för kalenderstyrda uppgiftskrav Företag drabbas av större administrativ kostnad vissa månader under året. De flesta uppgiftskraven lämnas i april. I analysen undersökte vi om även företagens administrativa kostnad är störst i april. Av de uppgiftskrav som finns i kartläggningen för 2013 är 266 kalenderstyrda. Analysen visar att den administrativa kostnaden för företagen är störst i juni med 45 procent. När ska uppgiftslämnandet ske? Det aktualiserar frågan om när företags uppgiftslämnande till myndigheter lämpligast sker. Finns det fördelar för företag att göra mycket under en månad eller underlättar det för företagen om uppgiftskraven sprids ut? Kalenderstyrda uppgiftskrav med administrativ kostnad fördelat per månad Oktober September November December Januari Februari Mars April Här finns en samordningspotential för myndigheterna när företag ska lämna uppgifter till flera myndigheter vid vissa tidpunkter. Kunskapen kan också komma till användning i lagstiftningen, när det ska bestämmas vilket datum ett uppgiftskrav ska fullgöras. Augusti Juli Juni Maj Sid. 9

10 Slutsatser och rekomme Regeringens uppdrag att kartlägga uppgiftskrav har satt fokus på företags uppgiftslämnande och myndigheternas insamling. Det har också bidragit till en högre prioritet för frågorna hos deltagande myndigheter, tillsammans med de insatser som bidrar till målet om ett förenklat och minskat uppgiftslämnande för företag. Aktuella insatser Resultatet från kartläggningen används i viss utsträckning redan idag som underlag för olika insatser. Myndigheternas aktuella åtgärder för att förenkla och minska uppgiftslämnandet omfattar i huvudsak förändringar i blanketter, utveckling av e-tjänster samt återanvändning av uppgifter. Förändringar i blanketter Myndigheterna arbetar ständigt med att förbättra och utveckla blanketter för företagen. Två av de positiva förändringar som framkommit direkt till följd av kartläggningsuppdraget är att: Jordbruksverket har uppmärksammat några gamla versioner av blanketter i deras blankettförråd. Dessa har nu rensats ut. Trafikanalys har tidigare samlat in företagsnamn och adress från åkerier i lastbilsundersökningen. De har nu ändrat blanketten så att detta bara behöver fyllas i om uppgifterna inte stämmer med de uppgifter som anges förifyllt i blanketten. Nya och förbättrade e-tjänster En stor potential för att förenkla för företag finns i att styra inlämning från papper till e-tjänster. Några exempel på satsningar som myndigheterna arbetar med är: Arbetsförmedlingen har automatiserat en webbaserad beräkningsmodell avseende arbetsgivarstöd för att bland annat underlätta för företag i samband med beslut. Bolagsverket arbetar med flera förbättringar av sina tjänster i verksamt.se, till exempel användbarhet, Snabbväg till registrerat AB och Enklare att lämna årsredovisning. Återanvändning av uppgifter Myndigheterna har inlett ett eget och gemensamt arbete för att öka återanvändning av uppgifter Försäkringskassan har exempelvis utökat sin prenumeration på företagsuppgifter från SCB och det allmänna företagsregistret, vilket medför ett minskat behov av att inhämta uppgifter från företagare och ökad möjlighet till förifyllnad i blanketter och e-tjänster. Fyra arbetsgrupper har startats för att arbeta med de områden som enligt kartläggningen bedöms ha särskild stor betydelse. Arbetsgrupperna är: Grundläggande uppgifter, Ekonomisk information, Offentlig upphandling och Ärendeinformation. Syftet är att möjliggöra ytterligare förenklingar och öka återanvändningen av uppgifter. Behov av fortsatta insatser Utöver de insatser som redan pågår hos myndigheterna visar kartläggningen att det finns mer att göra för att underlätta för företagarna. Återanvändning av uppgifter Resultatet från kartläggningen visar att myndigheter i större utsträckning kan återanvända uppgifter från varandra istället för att hämta dem direkt från företag. Den fördjupade kartläggningen visar främst att 30 av 38 grundläggande uppgifter borde kunna återanvändas redan idag. Sid. 8

11 ndationer Förbättrad information För många uppgiftskrav saknas information om kravet på myndighetens webbplats, det bör ses över. En annan insats är att myndigheterna tydliggör för företag vilka uppgifter som måste lämnas in och vilka uppgifter som är frivilliga. Rekommendationer för ett fortsatt arbete Erfarenheterna från uppdraget visar vikten av att dels kartlägga och beskriva den information som samlas in, dels att arbeta med åtgärder. Det senare för att hitta lösningar som leder till ett förenklat och minskat uppgiftslämnande för företag utifrån kartläggningens resultat. Användning av e-tjänster Kartläggningen kring e-tjänster ger myndigheterna en möjlighet att se över de uppgiftskrav där e-tjänster inte finns och se över varför vissa e-tjänster inte används. Här rekommenderar vi myndigheterna att överväga potentialen med att utveckla e-tjänster även för uppgiftskrav med mindre ärendevolymer, eftersom kartläggningen visar att större ärendevolymer hittills prioriterats. Samordning mellan myndigheter En analys visar att företag har med flera myndigheter att göra vid vissa händelser, till exempel när ett företags verksamhet ska kontrolleras av myndigheter. Här finns en samordningspotential mellan myndigheter, som förutsätter kunskap om varandras insamling och samverkan för att hitta gemensamma lösningar. Även vid vissa tidpunkter på året när företag lämnar uppgifter till flera olika myndigheter, visar den samordningspotential som finns. Förenkling för små företag Analysen visar också att små företag undantas från mycket få uppgiftskrav. Här finns möjlighet för ytterligare förenkling. Ett framtida uppgiftskravsregister Genom kartläggningen finns nu en aktuell källa, som med fördel kan vara grunden för ett uppgiftskravsregister. I registret kan det framgå vilka uppgifter som samlas in och när en uppgift lämnas fler än en gång. Kartläggning av ytterligare uppgiftskrav Även om antalet kartläggande aktörer inte har utvidgats inom detta uppdrag, så är vår bedömning att det med stor fördel kan göras i ett utvecklat arbete. Vikten av att kunna ge en mer samlad bild av de uppgiftskrav som riktas till företag från lokal, regional och nationell nivå eftersträvas. Det ger också större förutsättningar att vidta samordnade åtgärder och utöka stödet till företag kring de krav som ställs på dem. Förutsättningar för ett fortsatt arbete Förutom att myndigheter behöver ges ett formellt uppdrag att kartlägga sina uppgiftskrav, förordar vi att den återanvändning av uppgifter och samverkan som eftersträvas mellan myndigheter har sin grund i regleringsbrev, lag eller liknande Behov av myndighetsövergripande samordning Kartläggningsuppdraget har baserats på myndigheternas egna insatser och en övergripande koordinering. Vi bedömer att det behövs en utpekad och över tid kontinuerlig organisation för att hålla samman ett arbete av detta slag. En myndighetsövergripande samordnare bör stödja det kartläggande arbetet kring insatser men även skapa strukturer för samverkan. Sid. 9

12 Uppdraget till myndigheterna Den 20 oktober 2011 fick 14 myndigheter i uppdrag (N2011/5884/ENT) av regeringen att genomföra en kartläggning av de uppgiftskrav som myndigheter riktar till företag. Resultatet från kartläggningen överlämnades i en lägesrapport till regeringen den 19 juni Uppdraget till myndigheterna förlängdes av regeringen till den 29 november Myndigheterna i uppdraget: Arbetsförmedlingen, Bolagsverket, Försäkringskassan, Jordbruksverket, Kronofogdemyndigheten, Livsmedelsverket, Skatteverket, Skogsstyrelsen, Statistiska centralbyrån, Tillväxtverket, Trafikanalys, Trafikverket, Transportstyrelsen och Tullverket. Komplett slutrapport Slutrapporten, överlämnad till regeringen den 29 november 2013, kan laddas ned på: För mer information kontakta: Helena Morgonsköld, avdelningschef, , helena.morgonskold@bolagsverket.se Monica Ljungmark Åfeldt, projektledare, , fmul@bolagsverket.se Sundsvall Tfn: Fax: bolagsverket@bolagsverket.se