Lärdomar från projektet Smartare inköp genom tidig dialog Information från Upphandlingsmyndigheten, Sveriges Kommner och Landsting och Teknikföretagen
Under perioden janari-november 2015 drev pphandlingsstödet på Konkrrensverket och sedermera Upphandlingsmyndigheten ett gemensamt initiativ, Smartare inköp genom tidig dialog, i samverkan med Sveriges Kommner och Landsting (SKL) och Teknikföretagen. Projektet har hämtat inspiration från det arbete som bedrivs i Norge inom ramen för nationellt program för leverantörstveckling. Projektet bjöd in myndigheter, landsting och kommner att vara med och testa tidig dialog. Fyra piloter tsågs: Uddevalla kommn, Ale kommn, Försäkringskassan och Lantmäteriet.
Våra erfarenheter Pilotprojektet har följts pp med telefonintervjer med 17 representanter från offentliga verksamheter och leverantörer. En enkät har skickats t till ett 60-tal leverantörer med en svarsfrekvens på 40 procent. Samtliga verksamhetsföreträdare sklle, enligt dessa ndersökningar, rekommendera andra att arbeta på detta sätt. Projektet har tagits emot mycket väl och piloterna vittnar om att metoden bidragit till en tydligare vision och målbild av vad som sklle ppnås. (På sidan 6 och framåt kan d läsa mer om projektet och de tvalda piloterna.) Projektet har innebrit att verksamhetsföreträdarna fått ökad knskap om och hr de kan föra dialog med potentiella leverantörer. Projektet har hjälpt dem att både identifiera vad de vill och vad som är möjligt. Samtliga verksamhetsföreträdare sklle rekommendera andra offentliga verksamheter att arbeta med tidig dialog. Samtliga verksamhetsföreträdare har ökat sin kompetens om tidig dialog och om hr det kan användas. Samtliga verksamhetsföreträdare har spridit eller kommer att sprida erfarenheter och knskaper om tidig dialog. 8 av 10 deltagande leverantörer sklle rekommendera offentliga verksamheter att arbeta med tidig dialog. 6 av 10 leverantörer har fått inspiration till vidaretveckling av sina varor och tjänster. TESTA TIDIG DIALOG DU OCKSÅ! På följande ppslag ger vi råd till dig som vill använda dig av tidig dialog i pphandlingsprojekt. 3
Råd till dig som vill använda tidig dialog GE PROJEKTET RÄTT FÖRUTSÄTTNINGAR! Våra erfarenheter visar att pphandlingsprojekt kan bidra till verksamhetstveckling. För att åstadkomma detta behöver vissa förtsättningar finnas på plats. Tänk på att: Upphandlingsprojekten behöver vara förankrade i både ledningen och verksamheten. Verksamheten behöver avsätta tillräckligt med resrser och tid. Koppla till samhällsnyttan, service till medborgarna och den offentliga verksamhetens ppdrag. TÄNK BRETT FRÅN BÖRJAN! Det finns betydande potential att få verksamheter att tänka större och bredare inför en pphandling. Involvera olika delar av verksamheten för att få med olika perspektiv. Ställ följande frågor i det förberedande arbetet: Vilka berörs av pphandlingen? Är det i första hand en fråga för en enskild förvaltning eller behöver fler delar av organisationen involveras? I vilken tsträckning påverkas verksamhetens knder/ brkare? Kan brkarna tillföra knskap och erfarenheter? 4
VAR ÖPPEN FÖR LEVERANTÖRERS IDÉER Med ett grndligt förarbete är det enklare för verksamheten att vara modig och efterfråga lösningar på ett problem eller ett önskat resltat. Offentliga verksamheter ska inte ha tänkt färdigt på egen hand. Det är viktigt att tillvarata leverantörers idéer om tvecklingsmöjligheter inom det aktella pphandlingsområdet. Tänk också på att: Använda verksamhetens kommnikationsresrser i arbetet med att föra dialog och nå t till potentiella leverantörer. 5
Om projektet Syftet med projektet var att testa metoder för tidig dialog i tvalda pphandlingspiloter. Erfarenheter och knskaper kommer tillvaratas i Upphandlingsmyndighetens långsiktiga satsning i Programmet för tvecklande inköp - tidig dialog för innovation. Projektets primära målgrpp var offentliga verksamheter som inte för dialog i den tsträckning de önskar på grnd av osäkerhet om förtsättningar för att föra dialog och vilka metoder som kan användas. Målet med projektet var att bidra till att: Bygga knskap och erfarenheter som kan tillämpas i en långsiktig satsning. Tillgängliggöra knskap till offentliga verksamheter om hr de förbereder och för en tidig dialog inför en kommande pphandling. Tidig dialog innebär att offentliga verksamheter tbyter information med potentiella leverantörer, branschorganisationer, experter och andra aktörer innan kraven tformas i den kommande pphandlingen. 6
PILOTER I början av 2015 bjöd projektet in myndigheter, landsting och kommner att vara med och testa tidig dialog. Fyra piloter tsågs: Uddevalla kommn, Ale kommn, Försäkringskassan och Lantmäteriet. Uddevalla kommn nytt verksamhetssystem för miljö- och byggärenden Kommnens mål med ett nytt verksamhetssystem är att få helt digitala handläggningsprocesser från ansökan till sltarkivering. Det gäller oavsett om man söker bygglov eller miljötillstånd. Tanken är att förenkla för medborgare/företagare att ansöka, följa sitt ärende och få information om beslt. Ett annat syfte är att integrera dessa processer med kommnens andra befintliga system. Försäkringskassan konslttjänster inom HR Myndighetens mål med pphandlingen är att stötta HR-fnktionens ppdrag att svara pp mot verksamhetens krav på tillgång till personal med rätt kompetens i rätt tid, på såväl chefs- som medarbetarnivå, på alla de orter där Försäkringskassan är etablerad. Lantmäteriet nytt ärende- och dokmenthanteringssystem Myndighetens mål med ett nytt ärende och dokmenthanteringssystem är att få helt digitala handläggningsprocesser som möter de krav som ställs på processbaserad arkivredovisning. Ale kommn reparation av elevdatorer Kommnens mål med pphandlingen är att hitta nya lösningar för att reparera it- trstning i kommnens skolverksamheter snabbare och mer effektivt. Verksamheten ställer stora krav på att trstningen fngerar optimalt och finns tillgänglig. 7
PROJEKTMODELLEN Stödet till piloterna omfattade tre hvdsteg: Intern workshop hos offentlig verksamhet Dialogmöte med leverantörer Enskilda möten med leverantörer Piloterna fick stöd med att planera, kommnicera, genomföra och dokmentera varje delsteg. Intern workshop hos offentlig verksamhet En intern workshop genomfördes med respektive pilot i syfte att fånga in olika perspektiv på behovet samt bidra till nytänkande. Deltagarna bestod av företrädare från verksamheten, ledningssamt inköpsfnktioner. Frågor som diskterades nder workshopen var bland annat följande: Verksamhetens övergripande mål/visioner kopplat till de aktella behoven. Verksamhetens mål och krav, mätetal och åtaganden kopplat till behoven. Befintliga, eller nya lösningar, och dess påverkan på verksamhetens behov och dess bidrag till tveckling av verksamheten. Branschtrender som kan påverka behoven och kravställningen. 8
Samhällstrender och förtsättningar som påverkar verksamheten på kort och lång sikt. Önskvärda effekter av pphandlingen hos medborgare eller andra intressenter. Resltaten från workshoparbetet sammanfattades i en övergripande behovsbeskrivning med information kring: 1. Önskad målbild och efterfrågade fnktioner/behov. 2. Bakgrnd och nläge i den planerade pphandlingen. 3. Tidplan för pphandlingsprojektet. Om jag hade en timme på mig att lösa ett problem sklle jag använda 55 minter åt att tänka på problemet och fem minter åt att tänka på lösningar. Albert Einstein Kreativitet innebär att bryta sig loss från givna mönster för att knna se saker på ett nytt sätt. Edward de Bono 9
Dialogmöte med leverantörer Inbjdan till dialogmötet och behovsbeskrivningen pblicerades på verksamheternas webbplatser och via pphandlingsverktyg. Inbjdan skickades även t via branschorganisationer. I mötena deltog mellan 5 och 35 leverantörer. Dialogmöte med leverantörer omfattade två delar: Presentation av verksamheten, projektet och målet med pphandlingen. Presentationen gav en bakgrnd och inramning till behovsbeskrivningen. Diskssioner i grpper mellan leverantörer och verksamheten rnt frågeställningar som verksamheten formlerat. Exempel på frågeställningar var: Vad behöver vi tänka på när det gäller e-legitimering, e-signering och loggföring för att ha tillräckligt god säkerhet och spårbarhet? Vilka är fördelarna/nackdelarna med att ta in konslthjälp i hela respektive delar av en rekryteringsprocess? Vad har ni för tips och råd till oss för att knna bedöma en leverantörs mognad inom det aktella området? Utifrån behovsbeskrivningen, vilken fnktionalitet finns idag och vad behöver tvecklas? Hr kan ni hjälpa till att effektivisera vår verksamhet? Efter dialogmötet sammanställdes de synpnkter som verksamheten fått in. 10
Enskilda möten med leverantörer Ett par veckor efter dialogmötet genomfördes enskilda möten mellan leverantörer och verksamheten. Syftet med dessa möten var att verksamheten sklle få ökade knskaper om olika typer av lösningar som leverantörer knde erbjda. Inför mötena pblicerades information på verksamheternas webbplatser för att säkerställa att alla deltagare fått samma information. Verksamheterna skickade i förväg frågor till de leverantörer som anmält sig. Frågorna bidrog till att de enskilda mötena var strktrerade och avgränsade. Verksamheterna avsatte mellan 45 till 60 minter med varje leverantör för att tillsammans gå igenom varje fråga. 11
Vill d veta mer om tidig dialog för att främja innovation i pphandlingar? Upphandlingsmyndigheten har n startat Programmet för tvecklande inköp - tidig dialog för innovation. Besök gärna Upphandlingsmyndighetens webbplats för mer information om vilket stöd vi kan erbjda dig och dina pphandlingsprojekt: www.pphandlingsmyndigheten.se/tvecklande-inkop Kontakta oss på e-post: dialog@hmynd.se Box 45140, SE-104 30 Stockholm Besöksadress: Torsgatan 13, Stockholm Telefon: 08-586 21 700 E-post: info@hmynd.se pphandlingsmyndigheten.se