Innehåll Förbundsstyrelsesammanträde Sverok 2001-07-08 59 Rapporter Kanslirapport maj/juni och plan för hösten Ekonomisk rapport Ekonomiskt ansvariges kommentarer till den ekonomiska rapporten över förbundets ekonomi 2001-06-28 Riksmötet 2002 Fansinarkivering Arbetsbeskrivningar för anställda Distriktsarbetet Kontraktsförhandlingar Sveroks IT-verksamhet Ungdomsmässan IUK-mässan Planerade PR-arbetet Historiska världar Nytt bidragsregelsystem Styrelsevård Grafisk profil Historiska museet Ordförandes arbetsrapport Mässmonter på Ungdomsriksdagen PR-arbetet Operation Frispel Beslutsunderlag 60 Sveroks grafiska profil och logga 61 Kontrakt med Rävarna 62 Kontrakt med Portal Arena 63 Sverox upplaga 65 Gratisprenumeration på Sverox 65 Ratificering av antagna föreningar Övriga frågor 66 Frågor från Sverox 67 Boken om Sveroks verksamhet 68 Kommande möten Bilagor Arbetssätt Styrelsearbetet är uppdelat i olika ansvarsområden där olika ledamöter är ansvariga. En ansvarslista finns i slutet av protokolldelen av protokollet. Ansvarig ledamot har befogenhet att ta större beslut inom sitt eget område. Detta för att ägna styrelsemötena åt viktigare frågor samt att bättre kunna hinna med allt som ska tas upp på mötena. I fortsättningen kommer det att krävas utförliga rapporter om vad som händer inom respektive arbetsområde för att styrelsen ska kunna fortsätta med detta arbetssätt. Mötesordförandens signatur Mötessekreterarens signatur Utdragsbestyrkande
Förbundsstyrelsesammanträde Sveriges Roll- och Konfliktspelsförbund Plats och tid Gamla Soldathemmet, Linköping, 10.00 Tjänstgörande: Övriga deltagare: Björn Flintberg, mötesordförande Petra Malmgren, mötessekreterare Michael Bjurshagen Fredrik Bonander Moa Hartman Peter Johnels Hanna Jonsson Björn von Knorring Marcin Kucharski Jon Nilsson Lars Johansson, Sveroks kansli Johan Strömqvist, Sverok Stockholm Paragrafer 59-68 Underskrifter Björn Flintberg, mötesordförande Petra Malmgren, mötessekreterare Mötesordförandens signatur Mötessekreterarens signatur Utdragsbestyrkande
FS2001 59 RAPPORTER Christer Pettersson rapporterar angående ekonomin. Fredrik Bonander rapporterar angående kommentarer till rapport angående ekonomin. Jon Nilsson rapporterar angående riksmötet 2002. Björn von Knorring rapporterar angående fansinarkivering. Petra Malmgren rapporterar angående arbetsbeskrivningar för anställda. Petra Malmgren rapporterar angående distriktsarbetet. Björn von Knorring rapporterar angående kontraktsförhandlingar. Björn Flintberg rapporterar angående Sveroks IT-verksamhet. Marcin Kucharski rapporterar angående ungdomsmässan i Skaraborg. Marcin Kucharski rapporterar angående IUK-mässan. Marcin Kucharski rapporterar angående det planerade PR-arbetet. Hanna Jonsson rapporterar angående Historiska världar. Hanna Jonsson rapporterar angående nytt bidragsregelsystem. Hanna Jonsson rapporterar angående styrelsevård. Hanna Jonsson rapporterar angående den grafiska profilen. Hanna Jonsson rapporterar angående Historiska Museet. Hanna Jonsson rapporterar angående ordförandes arbetsrapport. Marcin Kucharski rapporterar angående mässmonter på ungdomsriksdagen. Marcin Kucharski rapporterar angående PR-arbetet. Johan Strömqvist rapporterar angående Operation Frispel. BESLUT Styrelsen beslutar att 1) Kanslirapport maj/juni och plan för hösten, ekonomisk rapport, ekonomisk ansvariges kommentar till den ekonomiska rapporten över förbundets ekonomi 2001-06-28, rapport angående riksmötet 2002, rapport angående Fansinarkivering, rapport angående arbetsbeskrivningar för anställda, rapport angående distriktsarbetet, rapport angående kontraktsförhandlingar, rapport angående Sveroks IT-verksamhet, rapport angående ungdomsmässan, rapport angående IUK-mässan, rapport angående planerade PR-arbetet, rapport angående historiska världar, rapport angående nytt bidragsregelsystem, rapport angående styrelsevård, rapport angående grafisk profil, rapport angående historiska museet, ordförandes arbetsrapport, rapport angående mässmonter på ungdomsriksdagen, rapport angående PR-arbetet biläggs protokollet 2001-07-08. Mötesordförandens signatur Mötessekreterarens signatur Utdragsbestyrkande
FS2001 60 SVEROKS GRAFISKA PROFIL OCH LOGGA På uppdag av Riksmötet 2000 har förbundsstyrelsen beslutat att utveckla en ny grafisk profil. I detta arbete har framtagning av ny logga ingått. Många förslag har kommit in och för att fortsätta arbetet måste styrelsen bestämma sig för vilken logga som i fortsättningen ska användas. BESLUT Styrelsen beslutar att 1) avslå förslaget att för att loggan ska kännas mer som hela förbundets logga presentera de olika förslagen i augustinumret av Sverox och därefter anordna en rådgivande omröstning via lämpligt forum. 2) logoförslag inskickat av Peter Hagström i fortsättningen ska vara Sveroks logga. 3) byta ut morgonstjänan i loggan mot en glad teatermask. Motivering att-sats 1 En omröstning där alla medlemmar får komma till tals på lika villkor skulle av tekniska skäl vara svår att genomföra och dessutom ta mycket lång tid. Motivering att-sats 2 Loggan är konkret samt enkel att koppla till våra verksamheter och visar att vi är ett ungdomligt spelförbund, även för en utomstående betraktare. De uppställda symbolerna visar på den självklara gemenskapen mellan förbundets spelare. Röstningsförfarande Istället för att varje styrelseledamot endast röstade på ett av de tre förslagen som fanns kvar efter sista utgallringen valdes ett annat röstningsförfarande. De tre alternativen A, B och C ordnades i tre olika par; A-B, A-C och B-C, så varje alternativ stod mot de båda andra. För varje par fick sedan ledamöterna välja vilket alternativ de tyckte var bäst. A (gamla loggan) B (loggan med ett bord som symbol) 3 7 A (gamla loggan) C (loggan med spelfigurer) 0 10 B (loggan med ett bord som symbol) C (loggan med spelfigurer) 5 5 Mötesordförandens signatur Mötessekreterarens signatur Utdragsbestyrkande
FS2001 61 KONTRAKT MED RÄVARNA Sedan förra mötet då förbundsstyrelsen beslutade att låta Rävarna producera förbundstidningen Sverox har förslag på ett kontrakt med Rävarna arbetats fram. Handlingar i ärendet: Beslutsunderlag angående kontrakt med Rävarna SAKNAS BESLUT Styrelsen beslutar att 1) det föreslagna kontraktet med rävarna (Gillbring Grafisk design HB) skrivs under av Sverok firmatecknare Hanna Jonsson och Fredrik Bonander. 2) beslutsunderlag angående kontrakt med Rävarna samt avtalet biläggs protokollet 2001-07-08. Mötesordförandens signatur Mötessekreterarens signatur Utdragsbestyrkande
FS2001 62 KONTRAKT MED PORTAL PUBLISHING Sverox ska tryckas och skickas ut tillsammans med tidningen Codex, ägd av Portal Publishing. Ett kontrakt som reglerar samarbete behövs. Handlingar i ärendet: SAKNAS BESLUT Styrelsen beslutar att 1) Sveroks firmatecknare Hanna Jonsson och Fredrik Bonander skriver under avtalet med Portal Publishing om samdistribution med Codex. 2) beslutsunderlag angående kontrakt med Portal Publishing samt avtalet biläggs protokollet 2001-07-08. Mötesordförandens signatur Mötessekreterarens signatur Utdragsbestyrkande
FS2001 63 SVEROX UPPLAGA Förbundsstyrelsen måste ta beslut i hur stor upplagen för förbundstidningen i fortsättningen ska vara. Handlingar i ärendet: Beslutsunderlag angående Sverox upplaga BESLUT Styrelsen beslutar att 1) Sverox upplaga för augustinumret 2001 sätts till 21 000 exemplar. Av dessa ska 3 000 användas för att täcka Sveroks behov och 12 000 gå ut tillsammans med Codex till SFbokhandelns medlemmar och resen sändas till Codexprenumeranter och butiker. 2) ordinarie upplaga sätts till 11 000 exemplar. 3) beslutsunderlag angående Sverox upplaga biläggs protokollet 2001-07-08. Mötesordförandens signatur Mötessekreterarens signatur Utdragsbestyrkande
FS2001 64 GRATISPRENUMERATION PÅ SVEROX Tidigare har gratisprenumeration på förbundstidningen Sverox inte ansetts vara ekonomiskt möjligt, men nu ser läget ganska annorlunda ut. Handlingar i ärendet: SAKNAS BESLUT Styrelsen beslutar att 1) alla medlemmar i en Sverokansluten förening har möjlighet att prenumerera gratis på Sverox. 2) prenumerationen gäller för sex (6) nummer i taget. 3) Björn Flintberg ansvarar för den tekniska lösningen. 4) beslutsunderlaget angående gratisprenumeration på Sverox biläggs protokollet 2001-07-08. Mötesordförandens signatur Mötessekreterarens signatur Utdragsbestyrkande
FS2001 65 RATIFICERING AV ANTAGNA FÖRENINGAR Handlingar i ärendet: Nyantagna föreningar 2001-04-06 -- 2001-05-11 BESLUT Styrelsen beslutar att 1) att ratificera antagningen av föreningarna. 2) nyantagna föreningar 2001-04-06--2001-05-11 biläggs protokollet 2001-04-08. Mötesordförandens signatur Mötessekreterarens signatur Utdragsbestyrkande
FS2001 66 ÖVRIG FRÅGA FRÅGOR FRÅN SVEROX Redaktionen för Sverox vill ha tillgång till den grafiska profilen snarast. Styrelsen uppmanas att skicka in sina svar på frågorna till tidningen i kväll. Foton att skicka in ska också ordnas fram snarast. Rävarna undrar dessutom ifall styrelsen är intresserad av att ha med ett 16-sidigt introduktionsrollspel i någon framtida Sverox. Björn von Knorring ska kontakta dem för vidare information. Mötesordförandens signatur Mötessekreterarens signatur Utdragsbestyrkande
FS2001 67 ÖVRIG FRÅGA BOKEN OM SVEROKS VERKSAMHETER Styrelsen diskuterar Boken om Sveroks verksamheter. Mötesordförandens signatur Mötessekreterarens signatur Utdragsbestyrkande
FS2001 68 ÖVRIG FRÅGA KOMMANDE MÖTEN Schemat för styrelsens möten måste ändras, då vi fick skjuta på ett möte. BESLUT Styrelsen beslutar att 1) höstens styrelsemöten ska hållas 28-30 augusti och 16-18 november samt att visionshelgen flyttas till 31 augusti till 2 september. Mötesordförandens signatur Mötessekreterarens signatur Utdragsbestyrkande
ANSVARSLISTA Mötesordförande Mötessekreterare Personalutvecklare Styrelsevård Ekonomi Distrikt Riksmötet IT Utbildning för distrikt, styrelse och kansli Föreningskontakt Fitness 2001 Historiska världar Ideell Arena LSU Studiefrämjandet Studieförbund Operation Frispel Nationell spelvecka PR-satsning Vision Värdegrund Boken om Sverok Sverox Organisationsstruktur Arbetsbeskrivningar Grafisk profil/ikonisering Arrangörssamverkan Andreas Nyström Petra Malmgren Fredrik Bonander Andreas Nyström Fredrik Bonander Petra Malmgren, Magnus Alm,, Marcin Kucharski Peter Johnels Jon Nilsson, Andreas Nyström Björn Flintberg, Peter Johnels Marcin Kucharski Magnus Alm Fredrik Bonander Hanna Jonsson, Björn Flintberg, Moa Hartman Hanna Jonsson Peter Johnels, Michael Bjurshagen Petra Malmgren Hanna Jonsson Petra Malmgren, Hanna Jonsson Michael Bjurshagen, Jon Nilsson, Magnus Alm Marcin Kucharski, Björn Flintberg, Peter Johnels Hanna Jonsson, Fredrik Bonander Andreas Nyström Björn von Knorring, Magnus Alm Björn von Knorring, Fredrik Bonander, Peter Johnels Hanna Jonsson, Michael Bjurshagen, Jon Nilsson, Andreas Nyström Jon Nilsson, Marcin Kucharski, Fredrik Bonander, Petra Malmgren Andreas Nyström, Marcin Kucharski, Moa Hartman Moa Hartman Mötesordförandens signatur Mötessekreterarens signatur Utdragsbestyrkande
KANSLIRAPPORT MAJ/JUNI 2001 OCH PLAN FÖR HÖSTEN Rapport Förbundsstyrelsesammanträde 2001-07-08 Allmänt Kansliet fungerar just nu utmärkt. Under våren var vi tungt belastade och nu när vi har Madeleine som hjälp har vi tid att komma ifatt och utveckla nya arbetsrutiner, nya projekt och annat bra för förbundet. Det är inte förrän nu som Molle har tid att se över organisationsutvecklingen och Chrisp har tid att se över ekonomin och rutiner kring detta. Arbetspraktikanter och annan kanslihjälp Johan Averin har varit anställd för att ta hand om ekonomiarbetet i Sverok. Det har han utfört på ett mycket förtjänstfullt sätt. Han slutar den 30 juni. På kansliet arbetar sedan en tid arbetspraktikanten Madeleine Rösliden. Hon har snabbt kommit in i de arbetsuppgifter vi givit henne och hon är redan en stor tillgång på kansliet. Flera i förbundsstyrelsen (Marcin, Moa, Magnus, Petra och Hanna) har varit kansliprao en heldag sedan förra mötet. Även Dan Sivnert har kansliat en dag. Fler är givetvis välkomna. Bidragshearing med Ungdomsstyrelsen Molle, Chrisp och Hanna var i Stockholm på hearing inför det nya statsbidragssystemet. Med var också Wille Raab och Anna Westerling. Vi började med ett förmöte på LSU med ca 30 deltagare där vi lyckades få de flesta närvarande med på våra argument för vad som var bra och dåligt med det föreslagna systemet. På själva hearingen lyckades vi få fram våra åsikter och Hanna har tagit tag i den fortsatta lobbningen. Av totalt 45 inlägg i debatten stod Hanna för 9 och Molle för 8 inlägg, dvs Sverok stod för en fjärdedel av allt prat, trots att det var ca 100 personer närvarande. Dessutom var några inlägg från andra förbund helt i vår linje där de upprepade våra åsikter och höll med oss. Vi drev framför allt att en förening ska få bidrag om den har fem medlemmar, mot Ungdomsstyrelsens förslag på tio medlemmar, vilket de verkar ha tagit till sig. Vi fick också US att acceptera att bjuda in ungdomsorganisationerna när de nya reglerna ska tolkas och beredas rent praktiskt, vilket egentligen är viktigare än själva beslutet. Man kan lugnt säga att vi dominerade hela debatten, hade de bästa argumenten och de mest relevanta frågorna. Vi börjar bli ruggit bra på lobbyverksamhet. Vi gör det också på helt rätt sätt, dvs ärligt och med raka rör. Vi är beredda att sticka ut hakan, ifrågasätta och stå för vad vi tycker och tänker. Mycket bra jobbat av Hanna! En kul detalj vi fick reda på är att Jack Vegas-pengarna ökar rejält nästa år. Eventuellt kommer kanske halva vårt bidrag från staten att vara Jack Vegas-pengar. I år var det ca 20% Statsbidrag Planen för det närmaste rekvisitionen av statsbidraget är att försöka få in så mycket rapporter som möjligt av föreningarna, kanske främst genom ideell administrationsprojektet. Under september kommer rekvisitionen att revideras av KPMG. Den första oktober ska rekvisitionen vara inskickad till Ungdomsstyrelsen. Distrikten och andra ideella kommer att engageras att jaga på föreningarna med deras rapportering för förra året. Oroväckande många har inte rapporterat medlemmar eller verksamhet ännu. Denna arbetsuppgift tar mycket tid i anspråk under en intensiv period.
Bidragskontroller Molle har jobbat en del med bidragskontroller. Dels finns det två gamla fall kvar från 1999 som kommer att tas upp med revisorn. De flesta kontroller från år 2000 är klara men det återstår att tjata in från några föreningar. Dessa ska vara klara till dess revisorn och hennes gruntar dyker upp i augusti och gör den årliga lusläsningen av alla pärmar och ansökningar. Föreningsrapport Kansliet har designat, utvecklat och skickat ut en föreningsrapport till alla föreningar, där uppgifter för 2000, 2001 och 2002 kan rapporteras. Vi hittade också på en ny sammankomstblankett på genomskinligt papper och skickade dessa till de föreningar som ännu inte rapporterat något för år 2000. Förhoppningsvis kommer många att fylla i dem. Nytt på rapporten är att vi frågat dem om de vill ha nyhetsbrev från förbundsstyrelsen, om de vill ha nyhetsbrev till någon epostadress och om föreningen vill ha plats på Sveroks server. Vi har också förenklat den. Ekonomi Redovisningen flyter på excellent under Johan Averins fana. Han har fått tid för att sätta sig in i flera av redovisningsprogrammets SPCS 500 finesser och därigenom utvecklat ekonomirutinerna så att redovisningen kan ske effektivare. Där kan främst nämnas fakturahantering och bokföring kopplad till betalningsservice. Föreningsbidragen kan fortfarande inte betalas via SPCS eftersom programmet inte är förberett för att kommunicera med vår databas. Detta är inget större problem, eftersom vi kan göra betalningarna via vår gamla MacIntosh istället. Johan slutar denna vecka (vecka 26 alltså) och då återgår Chrisp till heltid. Låneavtal och gamla lån Vi har tagit fram ett bra ramavtal till lån, bidragslån och andra former där förbundet ger pengar och förväntar sig något tillbaka (t ex pengarna tillbaka, en rapport eller redogörelse). Avbetalningsplan ingår som standard i de fall det är lån. Vi har också nya rutiner för skulder. Vi har också skickat kronofogden på hårddiskmannen Vi har också tagit tag i gamla lån och fodringar som legat ett tag. Ideell administration Projektet startar på allvar efter den 30 juni då självuttryck och ledarskapskursen startar. Planen är att tidigt kontakta personer i distrikten och först och främst be dem att kontakta föreningar i distriktet som inte rapporterat minst 10 sammankomster under 2000. Efter första kurstillfället hoppas Chrisp kunna ge en mer uttömmande rapport och plan på vad som kommer att hända inom projektet. Om Chrisps vanliga arbete verkar bli lidande av projektet kommer han att prioritera det vanliga jobbet. Förhoppningsvis ska satsningen på arbetspraktikanter att minska den risken. Trycksaker Vi har fått nya Starta förening -häften, framtagna av Sverok Västra Götaland och tryckt av Sverok Stockholm. De är rätt fräcka och mycket bra texter. Vi har slut på Håll igång din förening och Demokrati i Sverok. Texterna i dessa häfte måste ses över. Vi trycker nya så snart vi gjort det. Eventuellt kör vi ihop dem till ett häfte. Vi
kommer hur som helst bara trycka en liten upplaga eftersom vi har nya bidragsregler på gång till våren. Förhoppningsvis kan Sverok Stockholm trycka dem åt oss. Databas Det har varit ganska mycket jobb i den gamla databasen inför det senaste utskicket av föreningsrapport och för att göra det enkelt att mata dessa och att anta nya föreningar. Planen är att den gamla databasen ska avvecklas under hösten. Dock kommer bidrag tidigare än 2002 att föras i den gamla databasen tills vidare och kanske inte föras över i den nya databasen förrän senare. Vi kommer alltså att köra båda registren parallellt under en övergångsperiod. Arbetet med den nya databasen flyter på och under sista helgen i juni kommer Chrisp att få den demonstrerad. Planen är att nya föreningar ska kunna antas i databasen som första tjänst. Databasen utvecklas av Kriss Andsten och webbgränssnittet av Wille Raab. Standardrapportsättet från databasen lär bli pdf, men Chrisp har inte sett något ännu. Vi får väl se. Chrisp tror inte att den nya databasen kommer att ersätta den gamla genast, utan det kommer att bli en hel del utveckling under helgen i takt med att kansliet behöver fler tjänster i databasen. Kontaktlista Molle har sammanställt en kontaktlista, tryckt den på den coola och skicka ut den till alla distriktare, FS och andra berörda. Bra att ha och ökar förhoppningsvis kontakten mellan de aktiva i organisationen. Landstingssammanställning Molle har ringt runt till alla 21 landstingen och begärt bidragsregler och uppgifter om bidragsnivåer och en del andra intressanta uppgifter. Jag har också pratat med landstingsförbundet som är mycket intresserade av att ta del av resultatet. En särskild rapport om detta kommer på nästa styrelsemöte och förhoppningsvis till nästa Slag. Projektet tar rätt lite arbetstid för Molle och kommer att utveckla organisationen en hel del. Hela projektet är i fem separata steg: Steg 1. Samla data om landstingsbidrag, bidragsregler, blanketter och annat. Detta är klart om några veckor eftersom det är svårt att få tag i bidragshanterarna i semestertider. Steg 2. Sammanställa data och intervjuer med bidragshanterarna till en rapport. Rapporten kommer att användas i det framtida lobbyarbetet med att bearbeta landstingen att ha bättre bidragsregler. Den kommer att presenteras för Ungdomsstyrelsen, Landstingsförbundet, landstingen (många bidragshanterare är nyfikna på resultatet) och på nästa Slag. Steg 3. Lobbyarbete med de landsting som har konstiga och orättvisa regler. Bland annat har en del landsting extra bidrag till de politiska ungdomsförbunden, oftast helt omotiverat. En del ger dessutom extra bidrag till idrottsförbunden, nykterhetsförbund och till pensionärsorganisationer. I extrema fall kanske vi ska ha ett kyrkligt, nyktert socialdemokratiskt idrottsdistrikt bara för att visa att det är konstiga regler de har.
Steg 4. Presentera bidragsregler, blanketter och rutiner för distriktarna på nästa Slag. I de flesta landsting finns det möjlighet för föreningarna att få ledarkursbidrag via sitt distrikt. Detta är väldigt få föreningar som känner till och i vissa fall inte ens distriktarna själva. Min mening är att vi ska visa föreningarna hur enkelt det är att själva hålla en ledarutbildning i sin förening, eller varför inte för sin egen och andra föreningar. Eftersom man måste söka kursbidragen via distrikten måste distriktsstyrelsena få fram bra och enkla rutiner för att ta hand om ansökningarna. Ett gott exempel är Sverok Ost, som har haft regler och rutiner för detta i flera år. De har dock haft problem med att föra ut informationen om ledarkurser till sina föreningar. Givetvis måste rutiner tas fram tillsammans med respektive distriktsstyrelse och anpassas till de landstingsregler som finns. Steg 5. Presentera ledarkursbidragen för föreningarna. I det brev föreningarna får när de startar kommer det i framtiden att finnas med ett stycke om distriktet samt hur och var man söker för ledarkurser. Det kommer också finnas en enkel guide om hur man gör en ledarkurs i Håll igång din förening -häftet samt en länk till den sida på hemsidan där bidragsregler och blanketter från respektive landsting kommer att finnas för nedtankning. Målet med det hela är att våra föreningar ska börja ha kurser. Det är enkelt och ger en hel del resurser både till föreningarna och till distrikten. Förhoppningsvis kommer de att börja ha ledarkurser för varandra, vilket ger en ökad kontakt mellan föreningar och även en kontakt mellan föreningarna och distrikten. Distrikten får därmed en självklar plats i föreningens medvetande, precis som Riks har just nu. Självklart kommer vi med tiden att få ihop en hel del kursmaterial efter genomförda ledarkurser, som vi kan lägga upp som goda exempel på hemsidan. I snitt ger en ledarutbildning med tio personer en helg mellan 3000-4000 kronor. Det kan man använda till att betala kurslokal, resor, mat och kursmaterial. Detta är en utmärkt förberedelse inför startandet av studieförbund, då vi även kan erbjuda cirklar och vanliga kurser, inte bara ledarkurser (även om det inte är så stor skillnad). Jag tycker det är oansvarigt av våra distrikt att inte förmedla dessa resurser och möjligheter till våra föreningar. Det är därför jag har tagit tag i det. Riksmötet Chrisp har arbetat med att skriva samman en beskrivning av processen inför riksmötet 2002. Den kommer att skickas till Jon Nilsson så snart som möjligt. Den innehåller förslag på beslut som är bra om de tas för att få processen att löpa vidare så att vi är överens om vad som gäller för framförallt riksmötesvalet. Förenings-CD Molle har skjutit upp framtagandet av en förenings-cd. Bland annat på grund av nya bidragsreglr till nästa vår, ny logo på gång men framför allt i väntan på nya databasen. Realistiskt borde en förenings-cd kunna tillverkas i höst så att föreningarna får den i december med de nya reglerna, nya blanketter och länkar mellan CD:n och den nya coola online-databasen.
Eventuellt kommer Molle att tillverka en CD till varje distrikt med information om deras landstingsbidrag, kommunregister, blanketter och annat bra. Förhoppningsvis kommer vi hinna få med den nya grafiska profiln och regler om hur den ska användas. Kansliflytt? Vi har börjat nosa lite på nya lokaler, dels för att kanske hitta något bättre, och dels för att ha priser att jämföra med om vi ska förhandla med hyresvärden om hela våningen här på kansliet. Om vi får hela våningen kan vi egentligen bygga om och flytta väggar lite hur vi vill. Vi kan bygga kök, dusch och annat som vi vill. Till hösten skulle v kunna få ta över hela våningen om vi vill. Det hela beror ju på hyran och vad en ombyggnad skulle kosta. Semester Molle har en veckas semester 14/7 till 29/7, samt två veckor under medeltidsveckan och veckan efter, alltså 3/8 till 19/8. Chrisp har två veckors semester veckan före och under medeltidsveckan, 28/7 till 12/8. Madeleine har semester 14/7 till 12/8. Det betyder att kansliet bara har stängt under Medeltidsveckan. Christer Pettersson kanslichef
Förbundets ekonomi 2001-06-28 Rapport Förbundsstyrelsesammanträde 2001-07-08 Linköping, 2001-06-28 riksmötets arbets- utfall utfall not Intäkter Budget budget 2001-06-29 vägt*) Statsbidrag 5 508 000 kr 3 345 246 kr 21,5% 7 Räntor 8 000 kr 50 000 kr 1 380 kr -65,5% 1 Företagarstöd 43 000 kr 37 000 kr 20 176 kr -6,2% 2 Återvunna nedskrivna fordringar 0 kr 5 400 kr - 9 Summa intäkter 5 559 000 kr 3 372 202 kr 21,3% Kostnader Bidrag 2 183 000 kr 669 835 kr -38,6% 10 Bidrag 1999 7 285 kr Bidrag 2000 534 905 kr Bidrag 2001 127 645 kr Administration& organisation Styrelse & arbetsgrupper Arvoderingar 216 000 kr 128 141 kr 18,6% Styrelsens löpande kostnader 215 000 kr 137 499 kr 27,9% Valberedning 20 000 kr 6 381 kr -36,2% Kansli Personal 782 000 kr 760 000 kr 387 722 kr -0,8% 3 Löpande kostnader 261 000 kr 287 000 kr 159 700 kr 22,4% 4 Övrig A&O Riksmöte 256 000 kr 233 456 kr 82,4% Internet 68 000 kr 98 000 kr 5 010 kr -85,3% 5 Föreningsmedlemsskap 16 000 kr 10 448 kr 30,6% Ekonomifunktioner 70 000 kr 21 774 kr -37,8% Internationellt 30 000 kr 0 kr 0 kr -100,0% 6 Arrangörssamverkan 60 000 kr 20 000 kr -33,3% Organisationsutveckling Distrikt 140 000 kr 83 710 kr 19,6% Operation frispel 350 000 kr 0 kr -100,0% Ekonomisk grundgaranti 200 000 kr 0 kr -100,0% Kommunikation och PR Information 175 000 kr 108 426 kr 108 426 kr 23,9% 8 Förbundstidning 480 000 kr 2 521 kr -98,9% Marknadsföring och PR 300 000 kr 336 574 kr 51 465 kr -65,7% 5 Nationell spelvecka 113 000 kr 0 kr -100,0%
Övrigt Övrigt 30 000 kr 15 040 kr 0,3% Summa kostnader 5 965 000 kr 2 041 128 kr -31,6% Resultat 2001-406 000 kr -344 000 kr 1 331 074 kr *) Vägningen är beräknad som procentuell skillnad mellan utfall och riksmötesbudgeten jämnt fördelad på månaderna beräknat från årsskiftet. not 1 Förbundets kontanta medel är placerade i andra kontoformer än vid budgeteringen. Den föreslagna arbetsbudgeten är antagligen underdriven. not 2 Företagsstödet var beräknat på att vi skulle ha en kommunikatör och en extra kanslist en dag per vecka till hösten. not 3 Personalkostnaden var beräknad på en extra kanslist en dag per vecka till hösten. not 4 I riksmötesbudgeten missades en hel del avskrivningar. Ändringarna beslutades på tidigare styrelsemöte. not 5 Från PR förs 30 000 kr över till Internet som en del i PR-satsningen. not 6 Internationellt var tänkt som stöd till Knutpunkt. Knutpunkt är överförd till Arrangörssamverkan. not 7 Jack Vegaspengarna kom i början av året. not 8 Större delen av budgeten har gått till informatören som var anställd i början av året. Övriga pengar är överförda till Marknadsföring och PR. Detta innebär att pressklipp kommer att kostnadsföras under marknadsföring och PR resten av året. not 9 Det budgeterades inte att vi skulle få tillbaka några av våra nedskrivna fordringar i år. no 10 De flesta som söker för 2001-bidrag gör det först efter halvårsskiftet. Christer Pettersson kanslichef
Linköping, 2001-07-03 EKONOMISKT ANSVARIGES KOMMENTAR TILL DEN EKONOMISKA RAPPORTEN ÖVER FÖRBUNDETS EKONOMI 2001-06-28 Rapport Förbundsstyrelsesammanträde 2001-07-08 Förbundets ekonomi löper på i god ordning. En anmärkning kan dock vara på sin plats. Under verksamhetsåret 2001 ska vi genomföra verksamhet inom i huvudsak tre stora projektområden. Detta är Operation frispel, Marknadsföring och PR samt Nationell spelvecka. Ingen av dessa projektområden har en ordentlig plan samt en subbudget specificerad. Jag tror det är av största intresse att detta görs omedelbart så vi vet var vi styr förbundsprojekten samt att de medel som avdelats till projektområdena dels räcker, dels spenderas. Fredrik Bonander Ekonomiskt ansvarig
Halmstad, 2001-06-30 RIKSMÖTET 2002 Rapport Förbundsstyrelsesammanträde 2001-07-08 Arbetet med att välja ort för kommande Riksmöte har nu inletts på allvar. De städer som undersöks är Hässleholm (som rekommenderades av Riksmötet), Eksjö (där årets inslag hölls), Halmstad (Hotell Tylösand, norra Europas största konferenshotel). Utöver dessa har vissa mindre undersökningar gjorts om möjligheterna att hålla Riksmötet i Malmö eller Lund gjorts. Av dessa är det Halmstad och Eksjö som hittills ser bäst ut. Hässleholm har vissa fördelar (allt i ett t.ex.) men också svagheter såsom det höga priset och brist på flygplats i staden. För Eksjö talar priset (som är mycket lägre än vad vi troligen kan få någon annan stans). Mot Eksjö talar att kommunikationerna till staden inte är så bra då inga större tåglinjer, motorvägar eller flygplatser finns i staden. För Halmstad talar kommunikationerna (flygplats samt mycket bra tåg- och motorvägsförbindelser) samt de betydligt exklusivare möteslokalerna (med tillhörande pr-effekt, såväl mot yttre grupper (t.ex. media) men även delegaterna själva). Mot Halmstad talar priset samt att det är något avsides beläget i förhållande till stadens centrum. Ännu finns inget färdigt förslag då de tänkbara lokalerna inte inkommit med skriftliga anbud innehållande pris och lokalspecifikationer m.m. Det bör finnas senast 20:e juli varvid styrelsen skall kunna ta beslut genom en Per Capsulum-omröstning. Det är för övrigt min åsikt att största delen av det praktiska arbetet runt Riksmötet bör skötas av ideella krafter och ej av kanslisterna eller annan avlönad personal. Jon Nilsson Riksmötesansvarig
Uppsala, 2001-07-02 FANSINARKIVERING Rapport Styrelsesammanträde 2001-07-08 Jag pratade med Leif Bergman (som är fansinbidragsansvarig) och efter en viss diskussion kom vi fram till att det finns stora mängder av fansin (svenska & en del utländska), konventsfoldrar m m som är en viktig del både i Sveroks kulturarv och den svenska spelutvecklingens historia. Leif själv har ett väldigt stort lager av fansin, konvensfoldrar m m som kommer att förfaras förr eller senare (när han flyttar och slänger det t ex). Det handlar totalt om ett par hundra kilo. Vi kom fram till att detta bör arkiveras någonstans. Leif tog på sig uppdraget att ordna med arkivering i vårt förråd bara han får resurser att transportera samt tillgång till material (plastfickor, pärmar o s v). Jag sade att detta är ok. Leif kommer att ta tag i frågan i början av augusti. Totaltkostnaden (med att transportera allt till Linköping, förvaringmaterial o s v) kommer troligen ej att överstiga 5000 kr. Pengarna kommer att tas från posten fansibidrag (som ändå kommer att ligga väl inom ramarna då kostnaderna för fansinbidrag har minskat kraftigt de senaste åren). Björn von Knorring styrelseledamot