Informationssystem Affärssystem Moment 10 Suzana Ramadani 1
Agenda Egenskaperna hos ett informationssystem Företagsorganisation som ett system Värdekedja ERP (Enterprise Resource Planning) IS som stöd IS som konkurrenskraft Suzana Ramadani 2
System och organisation Relationerna mellan datorer, nätverk och organisationer är lättare att förstå om vi betraktar dem som system Suzana Ramadani 3
Systemets anatomi System: uppsättning integrerade delar som arbetar tillsammans för att uppnå ett syfte Ett system utför tre grundläggande funktioner: Input: material som behövs samlas in och organiseras Bearbetning: material manipuleras för att ge önskad effekt Output: resultat överförs eller levereras till en destination (kund) eller ett annat system Suzana Ramadani 4
Systemets anatomi Återkoppling: mäter utvecklingen av input-, bearbetning- och output-funktioner i systemet, ger mätdata till kontrollfunktionen Kontroll: utvärderar återkopplingsdata, justerar systemets input och bearbetningsfunktioner för att säkerställa den önskade utsignalen skapas Suzana Ramadani 5
Systemets anatomi Boundary (avgränsning): definierar gränserna för ett system Omgivning: någonting utanför systemets gräns Omgivning ger input resurser och använder utdata från systemet Suzana Ramadani 6
Systemets anatomi Suzana Ramadani 7
Organisationer som system Företagsorganisation: utformat för att skapa produkter och tjänster Omgivning består av kunder, aktieägare, konkurrenter, leverantörer, banker, myndigheter. Bolaget förvärvar människor, material, pengar, kunskap och andra resurser som indata. Dessa resurser används i processer såsom tillverkning, marknadsföring, försäljning för att producera resultat. Resultaten inbegriper produkter, tjänster, utdelningar, skatter. Suzana Ramadani 8
Organisationer som system Suzana Ramadani 9
Värdekedjor Värdekedjans modell: visar verksamhet som en rad aktiviteter som syftar till att höja värdet på en produkt eller tjänst När förädlingsvärdet överstiger kostnaden för denna aktivitet resultatet är vinsten Företagets verksamhet indelas i primära och sekundära aktiviteter Suzana Ramadani 10
Värdekedjor Primära aktiviteter: direkt relaterade till att tillverka produkten Inkommande logistik Drift Utgående logistik Marknadsföring och försäljning Tjänster Sekundära aktiviteter: stödja företagets huvudsakliga verksamhet Ledning och administration Personalförvaltning Teknikutveckling Upphandling Suzana Ramadani 11
Värdekedjor Suzana Ramadani 12
Värdekedjor En organisations effektivitet ökar när primära och sekundära aktiviteter ger önskad effekt med lägre kostnader Effektivitet är hur kunderna betygsätter dessa produkter Suzana Ramadani 13
Informationssystem Ett informationssystem är ett delsystem som stödjer organisationen med information. Ingång: data eller rå fakta Bearbetning: organiserar och arrangerar data så folk kan förstå och använda det Utgång: informationsprodukt av något slag Lagring: spara data och information Presentation: visa information i olika format Kontroll: ser till att resultatet är av hög kvalitet Suzana Ramadani 14
Informationssystem Suzana Ramadani 15
Exempel på informationssystem i organisationer Dokumenthanteringssystem E-mailsystem Intranätsystem Mobiltelefonsystem Ärendehanteringssystem Beslutsstödsystem E-handelssystem Lärandesystem Affärssystem Data warehouse stystem Help-desksystem Bokningssystem Order-lager-faktureringssystem Material och produktionsstyrningssystem Ekonomisystem Teknik!!! + Människor!!! Suzana Ramadani 16
IT och ledarskap Varje organisation har begränsad med tid, pengar och människor. Management / ledarskap: uppsättning aktiviteter som hjälper människor effektivt använda resurser för att utföra organisationens mål Chefer planerar, organiserar, leder och styr de olika processerna i företaget. Suzana Ramadani 17
Hierarkin Suzana Ramadani 18
IT och ledarskap Strukturerade beslut: görs när en chef förstår situationen klart, använder fastställda rutiner och information för att lösa problemet Semistrukturerade beslut: görs när det finns en viss osäkerhet om ett problem, chef måste använda omdöme för att fylla i luckorna Ostrukturerad beslut: görs enligt unika omständigheter som kräver kvantitativa och etiska bedömningar Suzana Ramadani 19
IT och ledarskap Operativ nivå: ansvarar för tillsynen av dag-till-dag aktiviteter i organisationens värdekedja Taktisk nivå (mellanchef): kan vara ansvarig för en stor organisatorisk enhet, till exempel försäljnings region eller en produktionsanläggning Strategisk nivå: (högsta chef): ansvarig för långsiktiga frågor som rör företagets tillväxt och utveckling Suzana Ramadani 20
IT och beslutsfattande Det är svårare att fatta beslut i dagens affärsklimat än det har varit tidigare. Eftersom många organisationer använder stora, komplexa, sammankopplade system, risker-och kostnader för att göra ett felaktigt beslut kan vara massiva. Fördelarna kan vara enorma när kloka beslut sprids snabbt genom en organisation. Suzana Ramadani 21
Enterprise Resource Planning - ERP Ett företag kan förbättra sina processer genom Enterprise Resource Planning (ERP). Ett affärssystem samlar transaktionsdata från olika affärsprocesser och lagrar data i en enhetlig databas eller datalager (data warehouse) När data är lagrad, affärsprocesser kan dela det automatiskt. Chefer i alla delar av organisationen kan hämta data. Suzana Ramadani 22
Affärssystem Processorienterade system som stödjer integrerade affärsprocesser, tvärs de funktionella avdelningarna så som t.ex.: ERP Enterprice resource planning (allt från inköp till kundorder, dock ofta med tyngdpunkt på ekonomiska transaktioner) CRM Customer Relationship management (Focus på kundrelationerna, stöder även kundprospektering, dvs. före själva säljtransaktionen, tar hand om kunden genom hela dess livscykel Customer lifetime value) SCM Supply chain management (Focus på hela den fysiska värdekedjan, inklusive leverantörer och distributörer, samt egen produktion och lagerverksamhet) HRM Human Resources Management (Personaladministrativa system, inklusive lön och kompetensutveckling) Ofta standardsystem, ex. på välkända produkter är; Navision, Garp, SAP, Sieble, PeopleSoft, Baan, JD Edwards, Movex, mfl. Suzana Ramadani 23
Garp laboration $ Gå igenom flödet för en verksamhetsprocess $ $ Enter sales Purchasing order Sales orders can be entered manually or imported from external legacy systems. Validates item, customer and pricing. Specify tax, shipping, constraints, invoicing constraints and sales credits. Quality Pick Assurance confirmation Generate pick slips. Pick material as per customer and regulatory requirements. Resolve inventory discrepancies. Stage material for shipping. Customer reciepts and cash application MICROSOFT CORPORATION Finance Book and schedule Customer Service Booking Validates customer available credit limit. Legal binding between the customer and supplier. Scheduling Assign fulfillment warehouse. Assign a shipment schedule date to meet requested date. Provide manufacturing visibility and consume forecast. Confirm Shipping shipment Generate shipping document for domestic and export compliances. Capture freights costs and surcharges. Relieve inventory Ship products and send an ASN to customer. Financial reconciliation Accounts Receivable Manufacturing Satisfy demand Produce product make to order. Provide services Procure product Drop shipment (shipment from supplier to end consumer) Generate invoice Mail Room Generate customer invoice. Recognize revenue as per industry per industry specific norms and GAAP. Send invoice to customer. Allocate inventory Warehouse Inventory allocation as per predefined organizational rules and policies, preferred customers, e.g, FIFO for perishable goods with limited shelf life or LIFO for products with regular price increases in raw materials. Warehouse Management inventory allocation rules to improve picking effiency. Customer Service follow up Customer calls Issuing dunning letters Customer disputes Inloggning på Sante-portal via Remote Desktop Connection Adress: 130.241.192.2:4055 Username/psw: hvuser/juta8rar Inloggning på Garp-server: Garp06 Username: CFA01 Psw: L4bb41 Inloggning på Garp-programmet Username: SYS Psw: SYS Recieve payments from customers. Apply recieved payments against corresponding invoices. Reconcile shipments with invoicing. Reconcile invoices with customer payments. Suzana Ramadani 24